instrucciones libros escolaridad

INSTRUCCIONES LIBROS ESCOLARIDAD
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PETICIÓN DE LIBROS DE CALIFICACIONES EN GESTIÓN DE CENTROS
PASO PREVIO: PREPARAR LA GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LA SOLICITUD
Si no se trata de la primera solicitud que se hace con el programa y antes de generar una solicitud,
deberemos comprobar que no tenemos ninguna solicitud pendiente de recibir y/o incorporar los números de
los libros contenidos en el disquete (PASO [7])
El programa genera automáticamente la solicitud de los libros de calificaciones de los alumnos de la etapa
educativa que le indiquemo s (Primaria/ESO, Bachillerato, Ciclos Formativos o Artes Plásticas y Diseño).
Para que se produzca esta generación automática es necesario que en la ficha del alumno (Alumnos >>
Actualización) aparezca activada la opción de “Libro de escolaridad: No tiene”
Por lo tanto para preparar la solicitud deberemos repasar la ficha de cada alumno de 1º de ESO, 1º de
Bachillerato o 1º de Ciclo Formativo y comprobar que en el apartado “Libro de escolaridad” aparece activado
el “No tiene” y el campo “Núm:” está vacío.
Posibles casos que se nos pueden presentar:
Si el alumno es de nueva matricula en el centro, ambos campos “Libro de escolaridad: No tiene” y “Núm: =
vacío” ya los tendremos preparados, por lo que no tendremos que hacer nada en estos casos.
Que en el alumno figure que “Libro de escolaridad: Tiene” y aparezca su número. Esto se puede deber a dos
posibles casos y se deberá actuar de forma diferente según el caso:
Si se trata de un antiguo alumno de nuestro
centro que el curso pasado acabó los estudios de
ESO, probablemente aparecerá el Número del
Libro de escolaridad de ESO diferente del que
necesitamos solicitar ahora que será el LIBRO
DE CALIFICACIONES para Bachillerato o
Ciclos Formativos (OJO en la ficha del alumnos
sigue apareciendo el término Libro de
Escolaridad). En este caso deberemos cambiar a
“Libro de escolaridad: No tiene” y “Núm: = vacío”
Por el contrario puede suceder que el alumno sea
repetidor de 1º y en este caso el Número de
Libro que aparece en su ficha si que es un libro
de Calificaciones de la etapa en la que está
matriculado, en consecuencia, a este alumno no
se le debe solicitar libro, es decir que
deberemos dejar el número que ya aparece para
evitar que el programa genere automáticamente la solicitud.
PARA OBTENER LAS DIFERENTES OPCIONES DE LOS PROCESOS DE SOLICITUDES DE LIBROS SE
HARÁ DESDE EL MENÚ (Alumnos >> Solicitud de... >> Libros de escolaridad >> Procesos)
PASO [1]: GENERAR AUTOMÁTICAMENTE LA SOLICITUD
Seleccionamos la primera opción “[1] Generar solicitudes de libros”, a continuación indicaremos la etapa para
la que deseamos generar la solicitud.
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PASO [2]: COMPROBACIÓN Y CORRECCIÓN DE ERRORES DE LA SOLICITUD GENERADA POR EL
PROGRAMA
Seleccionamos la
segunda opción “[2]
Mantenimiento de
solicitudes”
etapa) o dar de baja un alumno (porque es repetidor y ya tiene libro de esta etapa)
Desde aquí deberemos
repasar las solicitudes
que ha generado el
programa una a una
para poder corregir,
dar de alta una
solicitud (porque se
nos olvidó decir que no
tiene libro de esta
Desde este apartado también seleccionaremos el carácter de la petición: si es normal o extraordinaria1 , y en
el caso de Ciclos Formativos o de Artes Plásticas deberemos indicar la especialidad.
PASO [3]: VISUALIZAR EN PANTALLA EL IMPRESO DE LA SOLICITUD
Seleccionamos la tercera opción “[3] Ver por pantalla anexo de solicitudes”
PASO [4]: OBTENCIÓN DEL IMPRESO DE LA SOLICITUD Y EL LISTADO DE ALUMNOS
Seleccionamos la cuarta opción “[4] Imprimir anexo solicitudes”
PASO [5]: GENERAR EL DISQUETE
Introducimos un disquete con formato en la unidad A: del ordenador y seleccionamos la quinta opción “[5]
Generar el disco para enviar a Conselleria”
PASO [6]: COMPROBAR QUE SE HA GRABADO CORRECTAMENTE
Mantenemos el disquete que acabamos de grabar en la unidad A: del ordenador y seleccionamos la sexta
opción “[6] Comprobación contenido del disco”
ENTREGA DE LA DOCUMENTACIÓN Y RECEPCIÓN DE LOS LIBROS Y DEL DISQUETE
Después se entregara la solicitud y el disquete en la Dirección Territorial. Hasta que no recibamos los libros y
el disquete no se podrá dar de baja ningún alumno.
Cuando recibamos los libros recibiremos también el mismo disquete que se entregó, necesario para poder
realizar el siguiente paso:
PASO [7]: ACTUALIZAR AUTOMÁTICAMENTE LA FICHA DE LOS ALUMNOS CON EL NÚMERO DEL
LIBRO DE CALIFICACIONES
Cuando recibamos el escrito de que podemos pasar a retirar los libros de escolaridad solicitados, se nos
devolverá el disquete conteniendo el número del Libro de Calificaciones asignado a cada alumno.
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Introducimos el disquete en la unidad del ordenador y procedemos a pasar la información al programa. Para
ello seleccionamos la séptima opción “[7] Incorporación de disco con números de Libros”
Mediante este proceso se colocará a cada alumno, del que se solicitó libro, el Número del libro asignado y se
marcará la opción de: “Libro de escolaridad: Tiene”.
OBTENCIÓN DE LAS ETIQUETAS AUTOADHESIVAS
Pueden obtenerse etiquetas
autoadhesivas con los datos
personales de cada alumno para
pegar en la página 3 del libro de
calificaciones (Menú: Alumnos >>
Etiquetas libros de calificaciones
>> Datos personales / Matrícula).
El tamaño de las etiquetas –siempre
menor que la página del libro- viene
expuesto en la Ayuda del Programa
(Ayuda >> Indice >> Gestión >>
Etiquetas Libros de calificación).
En un ángulo debe estamparse el
sello del centro, cubriendo, a la vez,
la etiqueta y la página base.
SEGUNDA PETICIÓN DE LIBROS
EN
EL
MISMO
CURSO
ACADÉMICO
Si hubiera que realizar una segunda petición de Libros de Escolaridad/Calificaciones en el mismo curso
escolar se deberá esperar a recibir los libros y el disquete de la primera petición.
A continuación proceder a la incorporación del número de libro indicado en el PASO [7], un vez finalizado el
proceso se realizara el siguiente paso:
PASO [8]: BORRAR TODAS LAS SOLICITUDES
Este proceso sólo se deberá realizar después de haber realizado el PASO [7]
ALUMNOS QUE SE TRASLADAN DE CENTRO ANTES DE RECIBIR EL LIBRO SOLICITADO
En el caso de traslado de centro de un alumno, no puede registrarse la baja en el ordenador antes de la
solicitud de su Libro de Calificaciones. Para recuperar la ficha de un alumno indebidamente dado de baja, hay
que recurrir a su ficha histórica (Menú: Alumnos >> Actualización >> Nuevo [Nombre del alumno y su número
de expediente]).
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Petición normal u ordinaria: los alumnos del primer curso de Bachillerato o Ciclos Formativos; peticiones
extraordinarias: alumnos a los que se solicita el libro fuera del periodo normal: es decir, del año de
incorporación al primer curso de Bachillerato o Ciclos Formativos La opción de petición extraordinaria sólo
se puede ejercer junto con la petición normal de cada curso escolar; en caso contrario se repite toda la
petición. Otras peticiones extraordinarias excepcionales se formularán en el modelo impreso: consúltese las
instrucciones de Petición de Libros de Calificaciones de Bachillerato.