Matriz de Riesgos y Controles

Matriz de Riesgos y
Controles
Proceso Contable
A continuación encontrarán una guía para la identificación
de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso
contable. Esta guía es solo un modelo que busca orientar
al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá
analizar la viabilidad de los controles sugeridos de
acuerdo a los riesgos de su industria.
www.auditool.org
12 de diciembre de 2011
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Parametrización
Modificaciones no
autorizadas al plan
de cuentas
Asignación
inadecuada de
accesos
1
Definición de
políticas y
procedimientos
formalmente
establecidos para el
proceso contable
Asignar a un
funcionario de nivel
adecuado la
aprobación de las
modificaciones en
el plan de cuentas.
Toda creación o
modificación en el
plan de cuentas
debe estar
debidamente
soportada.
El sistema no permite
la duplicidad de
cuentas ni la creación
de cuentas con más
de un digito a los
permitidos
El sistema genera
un aviso de error
cuando se ingresa
una cuenta por
fuera de los
parámetros
establecidos
Las cuentas
inactivas son
bloqueadas por
personal de nivel
adecuado
La aprobación de los
accesos a los
sistemas es realizada
por el Gerente
Contable.
Los accesos son
verificados
periódicamente,
validando que solo
las personas
autorizada tienen
los accesos
correctos según el
nivel de
segregación de
funciones.
Los accesos no
autorizados son
investigados
oportunamente.
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Cambios en el
libro mayor que no
son procesados
de forma completa
y precisa
Todo cambio
realizado en el libro
mayor es registrado y
comparado contra los
documentos
originales.
Un funcionario
independiente a la
función de registro
y modificación de la
información,
verifica lo
adecuado y
pertinente de los
cambios.
Todos los cambios
se encuentran
debidamente
documentados.
Registro de
operaciones que
no corresponden
con la realidad del
hecho económico
Todos los registros
contables tienen
niveles de
preparación, revisión
y aprobación.
Todos los registros
contables cuentan
con documentación
soporte adecuado y
pertinente a la
naturaleza de la
operación.
Diferencias en el
registro contable
Todos los registros
contables tienen
niveles de
preparación, revisión
y aprobación.
El sistema no
procesa un registro
que no esté
cuadrado,
generando un
mensaje de error
Registro
2
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Registro de
operaciones no
autorizadas
Registro
inadecuado de las
facturas
3
Control 1
Control 2
Control 3
Los accesos son
verificados
periódicamente,
validando que solo
las personas
autorizada tienen los
accesos correctos
según el nivel de
segregación de
funciones.
Todas las
operaciones deben
contar con niveles
de preparación,
revisión y
aprobación.
Todas las facturas
ingresadas
corresponden con las
ordenes de pedido
Se concilian los
valores totales de
las facturas
ingresadas con los
pedidos
El sistema valida
que la información
de las facturas
corresponda con
los parámetros
preestablecidos
El sistema solo
permite registrar una
orden de compra por
factura
Los precisos de
lista, las
referencias y los
terceros no pueden
ser modificados al
momento de
ingresar las
facturas
Todas las facturas
tienen el registro de
aceptación y
aprobación
Toda factura anulada
debe contar con un
nivel de aprobación
Todo registro de
anulación debe
contar con los
correspondientes
registros
En el sistema se
encuentran
parametrizados los
descuentos que
pueden ser
otorgados al
momento de
facturar
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Pérdidas
económicas por
inadecuada
aplicación de
pagos
Para la aplicación del
pago de una factura,
la misma debe tener
la orden de compra
asociada
Los beneficiarios
del pago y su
cuenta bancaria
son inscritos a
cada factura
automáticamente
Se realizan
confirmaciones
periódicas entre los
reportes de
cuentas por pagar
y el saldo de
proveedores.
El sistema no permite
modificar la fecha de
pago establecida
según previo
acuerdo.
El sistema solo
permite pagar una
factura una sola
vez.
La anulación de
pagos en el
sistema solicita un
nivel de
autorización.
Los recaudos del
efectivo son
reportados,
registrados y
conciliados
diariamente
Los registros
contables de los
recaudos son
previamente
validados
La aplicación de los
pagos recaudos
afecta en línea los
saldos de las
cuentas por cobrar
Los pagos que son
rechazados por
banca electrónica
son investigados y
solucionados
oportunamente.
Se realiza
confirmación de
saldos con los
proveedores.
Control 2
Control 3
Pagos
Pérdidas
económicas por
pagos no
registrados
4
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
El sistema una vez
se realiza el cierre
contable, no permite
realizar
modificaciones a los
registros
Todos los ajustes a
realizar antes de
hacer el cierre tiene
un nivel de revisión
y aprobación, así
como tiene su
correspondiente
documentación
soporte
Todos los módulos
del sistema son
conciliados con el
libro mayor
Se han establecido
listas de validación
para garantizar que
se han cumplido con
todos los controles
para el cierre
contable.
Los estados
financieros son
revisados y
aprobados por un
nivel adecuado
Los estados
financieros antes
de su emisión
oficial son avalados
por diferentes
áreas de la
organización
Se ha establecido un
cronograma de cierre
que es conocido por
toda la organización
Se llevan
indicadores de
errores, que
permiten ejecutar
planes de
mejoramiento
haciendo más
eficiente los cierres
Los cronogramas
de cierre y los
resultados del
mismo son acordes
a las necesidades
de la
administración para
la toma de
decisiones.
Cierre
Pérdidas
económicas por
modificaciones en
los registros no
autorizados
Los estados
financieros no
reflejan la realidad
económica de la
compañía
Pérdidas
económicas por
información
financiera no
oportuna
5
Riesgo y/o
Componente de
Riesgo
Pérdidas
económicas por
información
financiera errada
Presentación
inadecuada de
estados
financieros para
su análisis y
evaluación
6
Control 1
Control 2
Control 3
La información
financiera es
aprobada por un nivel
adecuado a la
administración
La información
financiera es
presentada en los
reportes requeridos
por la
administración
Los módulos del
sistema no
permiten ser
modificados una
vez se ha realizado
el cierre.
Los estados
financieros se
presentan en los
modelos estándar de
informes definidos
por la organización
Las áreas evalúan
periódicamente si
el modelo de
presentación de
informes se ajusta
a las necesidades
de la organización