Tarea 4 Tema: Sistemas de Gestión de la Calidad en el Sector

Tarea 4
Tema: Sistemas de Gestión de la Calidad en el Sector Público Colombiano
Fecha: Del 8 al 14 de Agosto de 2011.
1. Cada integrante del Equipo de Trabajo, producto de su propio análisis de la Norma Técnica de
Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009 y la Guía de Armonización del Sistema
de Control Interno MECI 1000:2005 con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004,
expedidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP en colaboración de la
Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. (las cuales se adjunta en Lecturas Complementarias), debe:
a). Identificar 3 aspectos compatibles y 3 aspectos complementarios del Sistema de Gestión de la
Calidad – SIG (NTCGP 1000:2009) con el Sistema de Control Interno – SCI (MECI 1000:2005) y,
b). Determinar el grado de avance y desarrollo de los mismos en Entidad en la que labora, con
base en los siguientes criterios de implementación:
1. Básico: que se encuentran documentados.
2. Aceptable: que se han adelantado acciones de mantenimiento posteriores.
3. Óptimo: que existen evidencias de medición y planes de mejoramiento.
2. Una vez efectuado el análisis, de aspectos compatibles y complementarios del SGC con el SCI
anterior, diligencie individualmente el siguiente cuadro:
Nombre y Apellido del Alumno (a):
Entidad:
SGC (NTCGP) – SCI (MECI)
(*)Aspectos Compatibles:
1. El SCI (MECI 1000:2005) y el SGC
(NTCGP 1000:2009)
evalúan y
verifican que cada uno de los
elementos y requisitos cumplan el fin
para el cual fueron concebidos y
establecen 3 criterios de medición:
eficiencia, eficacia y efectividad.
Tanto el SCI (MECI 1000:2005) como
el SGC (NTCGP 1000:2009) plantean
la
necesidad
de
contar
con
mecanismos de medición para los
procesos, la operación y los usuarios,
y
realizar
acciones
para
el
mejoramiento continuo.
ETB: nivel óptimo de avance y
desarrollo.
En
ETB
existen
mecanismos
definidos
para
la
María Victoria Mafla Sánchez
ETB
Niveles de Avance y Desarrollo
(Marque con una X)
Básico
Aceptable
Óptimo
(soporte
(acciones de
(medición y
documental)
mantenimiento)
mejora)
X
medición de procesos, proyectos y
satisfacción de las necesidades de los
clientes, cuyos resultados son la base
objetiva para la toma de decisiones
en la compañía y la elaboración e
implementación
de
planes
de
mejoramiento.
2.
En el SCI (MECI 1000:2005), la
auditoría interna es definida como un
examen sistemático, objetivo e
independiente de los procesos,
actividades, operaciones y resultados
de las entidades y se constituye en
una herramienta de retroalimentación
del sistema de control interno.
X
Por su parte, el SGC (NTCGP
1000:2009) contempla la auditoría
como
un
proceso
sistemático,
independiente y documentado para
obtener evidencias del grado de
cumplimiento de los criterios definidos
para la auditoría interna.
Tanto el SCI (MECI 1000:2005) como
en
SGC
(NTCGP
1000:2009)
plantean la auditoria interna como un
ejercicio que realiza la entidad a su
interior, con el fin de evaluar el
cumplimiento del cometido de los
sistemas de control y gestión, y por
ende el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
ETB: nivel óptimo de avance y
desarrollo. En ETB, el ejercicio de
auditoría
interna
se
realiza
anualmente, con base en un
cronograma y alcance específico. Sus
resultados son una de las fuentes
para la elaboración de planes de
mejoramiento, a los cuales se les
efectúa seguimiento para verificar su
implementación.
3.
En el SCI (MECI 1000:2005), el
mejoramiento continuo corresponde al
subsistema control de evaluación,
componente planes de mejoramiento.
En el SGC (NTCGP 1000:2009)
corresponde a la mejora continua,
X
acciones preventivas y correctivas.
Ambos buscan la mejora en la
satisfacción de las necesidades y
expectativas de los usuarios. Tanto el
SCI (MECI 1000:2005) como el SGC
(NTCGP 1000:2009) plantean el
mejoramiento continuo como algo
muy importante que surge del análisis
de la información proveniente de
indicadores, quejas, reclamos y
auditorías internas.
ETB: nivel óptimo de avance y
desarrollo. En ETB, el mejoramiento
continuo es una parte vital del sistema
de gestión y control, y es visto como
un vehículo para la satisfacción de las
necesidades de nuestros clientes y
para exceder sus expectativas. Los
planes
de
mejoramiento
están
plenamente documentados y existen
evidencias de su medición.
(**) Aspectos Complementarios:
1. MECI 1000:2005: subsistema control
de gestión. Componente actividades
de control. Elemento manual de
procedimientos o de operación: la
documentación es entendida como un
elemento de control que apoya el
cumplimiento de las actividades que
permiten alcanzar los resultados
previstos.
NTCGP 1000:2009: numeral 4
Sistema de gestión de calidad 4.2
Gestión documental: desarrollar y
mantener la documentación necesaria
para asegurar el funcionamiento del
SGC, adaptado a las necesidades
específicas de la organización.
El
manual
de
operaciones
(procedimientos) exigido por el MECI
1000:2005 consolida todos los
lineamientos, políticas, normas o
disposiciones
internas,
y
la
documentación del SGC exigida por
la NTCGP 1000:2009 (política de
calidad y manual de calidad)
conforma en gran parte este manual.
ETB: nivel óptimo de avance
y
X
desarrollo. La documentación de los
procesos y procedimientos es uno de
los criterios que se tienen en cuenta
para el desarrollo de las auditorías
internas y se verifica su cumplimiento
anualmente. Adicionalmente se mide
la apropiación de la política de calidad
y el conocimiento del manual de
calidad, entre otros aspectos.
2.
MECI 1000:2005: subsistema control
estratégico.
Componente
direccionamiento
estratégico.
Elemento estructura organizacional:
forma de identificar los cargos,
funciones, relaciones y niveles de
autoridad para cumplir con la función
de la entidad, sus objetivos y
procesos.
NTCGP 1000:2009: numeral 5.1
compromiso
de
la
dirección:
garantizar el compromiso de la alta
dirección, asegurando la identificación
continua de las necesidades y
expectativas de los clientes, la
asignación de recursos para su
cumplimiento y la gestión sobre los
procesos y programas de la entidad
para que los objetivos de calidad se
alcancen.
Son complementarios en la medida
que la alta dirección debe asignar
autoridad y responsabilidades, y
además debe comprometerse con el
mantenimiento de los sistemas de
gestión y control.
ETB: nivel óptimo de avance y
desarrollo.
La
estructura
organizacional de ETB ha sufrido
transformaciones de fondo en los
últimos años y actualmente se busca
flexibilizar aún más dicha estructura,
para hacerla más moderna y ágil en la
respuesta a los requerimientos de los
clientes internos y externos. Están
claramente identificados los roles,
responsabilidades y niveles de
autoridad dentro de la organización.
La alta dirección es consciente de su
X
papel en la asignación oportuna de
recursos y gestión de procesos para
el normal desarrollo de las actividades
en la compañía. Los funcionarios de
ETB identifican su papel dentro de la
compañía.
3.
MECI 1000:2005: los 3 principios que
plantea permiten la generación y
consolidación de una cultura que
posibilita una eficiente y eficaz gestión
para el cumplimiento de los objetivos
institucionales. También son el pilar
que fundamenta las actitudes y el
compromiso de los funcionarios frente
a sus actividades.
NTCGP 1000:2009: principios de la
gestión de calidad: mediante la
puesta en práctica de estos principios
por parte de los funcionarios, se
busca conducir a la entidad a la
mejora de su desempeño.
Son complementarios pues los
principios del MECI 1000:2005 (SCI)
encajan en la aplicación de los
principios de calidad establecidos en
la NTCGP 1000:2009 (SGC), y
conducen a la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los
usuarios.
ETB: nivel óptimo de avance y
desarrollo. La medición sobre la
gestión de procesos en ETB ha
permitido establecer los puntos
críticos en los cuales es necesario
implementar planes de mejoramiento.
La evaluación por competencias
permite identificar el grado en el que
los funcionarios autocontrolan y
autogestionan sus actividades, entre
otros aspectos.
X