procedimiento i - Portal del Ministerio de Relaciones Exteriores

PROCEDIMIENTO I
PARA LA RECEPCION Y HABILITAR LOS LIBROS DE
REGISTRO CIVIL ENVIADOS A LAS MISIONES DIPLOMATICAS
Y CONSULARES DE BOLIVIA EN EL EXTERIOR
1. INTRODUCCION
La Dirección General de Asuntos Consulares perteneciente al Ministerio
de Relaciones Exteriores tiene entre sus atribuciones la gestión de
información de registro civil en todas las representaciones diplomáticas y
consulares de Bolivia en el exterior las mismas registran información de
partidas de nacimiento, reconocimiento, matrimonio y defunción en cada
uno de los libros de registro civil.
La información de las partidas contenidas en los libros de registro civil
una vez llenados son enviados de vuelta a la Dirección General de
Asuntos Consulares la cual los envía al Servicio de Registro Cívico.
2. ENVIO DE LIBROS
La Unidad de Gestoría Consular dependiente de la Dirección General de
Asuntos Consulares realiza el envío de libros de registro civil a las
representaciones diplomáticas y consulares de Bolivia en el exterior a
través del módulo de Administración SERECI. En ese sentido cada uno
de los libros enviados obtiene un estado y es responsabilidad del
administrador local de la misión el aceptar e libro para registrar la fecha
en la cual el libro llega al Consulado.
3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE LIBROS DE REGISTRO
CIVIL
El Sistema de envío y gestión de libros de registro civil se encuentra en
el Portal de Gestión Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores,
por lo cual por razones de seguridad se requiere lo siguiente:



Acceso al Portal Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores
como administrador local.
Acceder al módulo de Sereci Cliente.
Una vez que se han obtenido los accesos se visualizará la
pantalla de inicio que se muestra en la figura 1.1
Cuando un libro ha sido enviado desde la Dirección General de Asuntos
Consulares corresponde a la misión consular la aceptación de los libros
de forma que estos puedan activarse posteriormente.
Administrador de libros
Figura 1.1
Una vez accedido el enlace de Admin Libros se mostrara la pantalla de la figura
1.2 la cual visualiza la interface de administración del sistema, esta pantalla
tiene los selectores de gestión, tipo de libro y estado mediante los cuales el
consulado puede realizar el seguimiento de los libros que han sido enviados.
Selector de tipo de libro
Selector de estados
Enlace para actualizar información
Enlace para aceptar libro
Figura 1.2
Una vez que un libro ha sido enviado este debe ser aceptado por lo cual en la
Figura 1.2 se muestra el enlace para aceptar libro, visualizando la pantalla de la
figura 1.3.
Figura 1.3
La figura 1.3 muestra una ventana de confirmación de aceptación de un libro,
que lleva a dos opciones:


Si es la primera vez que se acepte un libro el sistema pedirá un número
de libro, que corresponde a la numeración interna de la misión consular
y debe ser incrementada de forma secuencial. (Figura 1.4)
Si ya se ha introducido un número de libro inicial entonces se aceptara el
libro con una numeración automática.
Espacio para ingresar el número de libro correlativo del consulado
Enlace para el registro del libro
Figura 1.4
Una vez aceptado un tipo de libro por primera vez se mostrara la figura 1.5 la
cual tiene el enlace “Aceptar todos”, con el que se aceptan todos los libros
asignándoles un numero de libro en base al registrado de forma inicial.
Enlace “Aceptar todos”
Figura 1.5
Una vez que se ha accedido al enlace “Aceptar todos” se muestra la pantalla
de confirmación de la operación la cual se muestra en la figura 1.6.
Figura 1.6
Posteriormente se visualizará la figura 1.7 que muestra los libros activados y el
estado que ha cambiado a “En el consulado”.
Figura 1.7
4. PROCEDIMIENTO PARA LA ACTIVAR LOS LIBROS ACEPTADOS
Una vez que se ha aceptado un libro para realizar el uso del mismo debe
previamente activarse en el mismo módulo de envió y gestión de libros de
registro civil. Para lo que se debe acceder al menú de activación visualizado
en la figura 2.1 que muestra selectores de gestión y tipo de libro.
Tipo de libro a ser activado
Enlace de actualización de grilla de
libros
Enlace de activación de libro
Figura 2.1
La figura 2.1 muestra la opción de activación de libro que se realiza de forma
individual y se debería activar en forma correlativa en relación con el número
de libro. En la figura 2.2 se muestra la pantalla de confirmación de la activación
de un libro.
Tipo de libro a ser activado
Figura 2.2
Una vez confirmado se mostrara la pantalla de la figura 2.3 que evidencia que
se ha activado el libro y está listo para ser usado en el módulo de trámites.
Solo está permitido que se activen a la vez dos libros, por lo que si se requiere
activar más de dos libros se debe contactar con la Unidad de Gestoría
Consular dependiente de la Dirección General de Asuntos Consulares.
Registro de libro activado
Figura 2.3
Es importante la activación de los libros recibidos debido a que la activación
forma parte de la cadena de estados por los que pasa un libro enviado desde la
Dirección General de Asuntos Consulares hacia las diferentes
representaciones diplomáticas y consulares de Bolivia en el exterior.