OAS Cataloging-in-Publication Data OEA/Ser.W/I.8.1 Rev.2 (9 de

OAS Cataloging-in-Publication Data
OEA/Ser.W/I.8.1 Rev.2
(9 de noviembre de 2012)
Original: Reglamento de la Comisión Interamericana de Puertos
Aprobado por la Quinta Reunión del CIDI en la sesión plenaria celebrada el 14 de abril de 2000.
Incluye las modificaciones aprobadas por la Quinta Reunión del Comité Ejecutivo de la Comisión
Interamericana de Puertos en la segunda sesión plenaria celebrada el 2 de diciembre de 2003 en
Puerto La Cruz, Venezuela. Asimismo, las modificaciones aprobadas por la Décimo Séptima Reunión
Ordinaria del CIDI mediante CIDI/RES. 266 (XVII-O/12) en la sesión plenaria celebrada el 15 de
mayo de 2012, a solicitud de la Séptima Reunión de la Comisión Interamericana de Puertos en la
quinta sesión plenaria celebrada el 16 de marzo de 2012 en Lima, Perú.
Reglamento de la Comisión Interamericana de Puertos..................................................................1 - 29
Rules of Procedure of the Inter-American Committee on Ports………………………………....30 - 56
Règlement de la Commission Interaméricaine des Ports...............................................................57 - 84
Regulamento da Comissão Interamericana de Portos..................................................................85 - 111
Organización de los Estados Americanos
Reglamento de la
Comisión Interamericana de
Puertos
-3-
INDICE
Pág.
CAPÍTULO PRIMERO .................................................................................................................. …5
NATURALEZA, FINALIDAD, COMPOSICIÓN Y FUNCIONES………………………………..5
CAPÍTULO SEGUNDO................................................................................................................. …7
ESTRUCTURA DE LA COMISIÓN .................…………………………………………………...7
I. REUNIONES DE LA COMISIÓN ............................................................................................. …7
A. Participación en las reuniones de la Comisión ................................................................. ...9
B. Autoridades de las reuniones de la Comisión………….....………………………..……....11
C. Sesiones............................................................................................................................. ..12
D. Subcomisiones y grupos de trabajo................................................................................... ..12
E. Debates.................................................................................................................................14
F. Votaciones............................................................................................................ ……..…..16
G. Documentos................................................................................................................... ......18
II. EL COMITÉ EJECUTIVO…………………………………………………………………....... 19
III. LOS COMITÉS TÉCNICOS CONSULTIVOS……...……………………………....................23
IV. LA SECRETARÍA..................................................................................................................... .27
CAPÍTULO TERCERO................................................................................................................... .27
ASPECTOS FINANCIEROS ........................................................................................... .............. .27
CAPÍTULO CUARTO..................................................................................................................... .27
DISPOSICIONES GENERALES.................................................................................................... .29
-4-
CAPÍTULO PRIMERO
NATURALEZA, FINALIDAD, COMPOSICIÓN Y FUNCIONES
Naturaleza y finalidad
Artículo 1
1.
La Comisión Interamericana de Puertos (CIP) (en adelante “la Comisión”) es una
comisión del Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI) establecida en cumplimiento
de la resolución AG/RES. 1573 (XXVIII-O/98) de la Asamblea General, de acuerdo con los artículos
93 y 77 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos (en adelante “la Organización”) y
los artículos 5 y 15 del Estatuto del CIDI.
2.
La Comisión tiene por finalidad servir de foro interamericano permanente de los
Estados miembros de la Organización, para el fortalecimiento de la cooperación hemisférica para el
desarrollo del sector portuario, con la participación y colaboración activas del sector privado. La
Comisión deberá implementar sus actividades teniendo en cuenta las prioridades del Plan Estratégico
de Cooperación Solidaria para el Desarrollo Integral (en adelante el “Plan Estratégico”).
Composición
Artículo 2
La Comisión estará integrada por todos los Estados miembros de la Organización,
representados por las máximas autoridades gubernamentales nacionales del sector portuario.
Funciones y atribuciones
Artículo 3
La Comisión tendrá las siguientes funciones y atribuciones:
a)
Actuar como órgano asesor principal de la Organización y de sus Estados miembros
en todos los temas concernientes al desarrollo del sector portuario;
b)
Proponer y promover políticas de cooperación hemisférica para el desarrollo del
sector portuario, conforme a las directrices emanadas de la Asamblea General, el
CIDI y las Cumbres de las Américas;
c)
Examinar y formular propuestas para responder a las necesidades comunes del sector
portuario;
d)
Facilitar y promover el desarrollo y mejoramiento de las actividades del sector
portuario en el Hemisferio;
e)
Aprobar el presupuesto bienal preparado por el Comité Ejecutivo;
-5-
f)
Formular lineamientos para la elaboración y presentación de propuestas de
programas, proyectos y actividades de cooperación solidaria por parte de los Estados
miembros, en concordancia con el Plan Estratégico, el Estatuto del Fondo Especial
Multilateral del CIDI (FEMCIDI), el Programa Interamericano correspondiente y
otros instrumentos pertinentes;
g)
Apoyar la preparación y dar seguimiento a las reuniones especializadas o sectoriales
a nivel ministerial o equivalente en las que se traten asuntos del sector portuario;
h)
Proponer estrategias para la captación y movilización de recursos adicionales
destinados a financiar programas, proyectos y actividades de cooperación solidaria en
el sector portuario;
i)
Promover y organizar reuniones de expertos portuarios para estudiar la planificación,
regulaciones, administración, operaciones, comercialización, financiamiento y demás
asuntos técnicos relacionados con el desarrollo del sector portuario del Hemisferio y
difundir sus resultados;
j)
Promover el desarrollo de proyectos conjuntos entre las entidades del sector portuario
de los Estados miembros;
k)
Desarrollar e implementar programas de capacitación y entrenamiento técnico para
todos los niveles del personal del sector portuario de los Estados miembros;
l)
Impulsar la adopción de acuerdos de cooperación relativos al sector portuario entre
los gobiernos de los Estados miembros;
m)
Reunir y difundir información relacionada con las actividades del sector portuario en
los Estados miembros, en especial sobre los avances tecnológicos, inversiones,
legislación, titularidad, administración, operaciones, seguridad, estadísticas, recursos
humanos y medio ambiente;
n)
Generar, analizar, proponer y adoptar programas, proyectos y actividades en materia
del sector portuario que estén directamente relacionados con el Plan Estratégico y en
concordancia con la Declaración de Asunción sobre “Lineamientos de Política
Portuaria Interamericana”, y el “Acuerdo de Cooperación y Asistencia Mutua entre
las Autoridades Portuarias Interamericanas” y otros documentos pertinentes;
o)
Mantener contacto permanente con organismos internacionales y regionales,
gubernamentales y no gubernamentales, relacionados con materias del sector
portuario, tales como la Asociación de Autoridades Portuarias Americanas (AAPA),
la Asociación de Administradores Portuarios del Caribe (PMAC), la Asociación de
Navieras del Caribe (CSA), la Asociación Internacional de Puertos (IAPH), el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID), el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF), la Comisión Centroamericana de Transporte Marítimo
(COCATRAM), la Comisión Económica de las Naciones Unidas para América
Latina y el Caribe (CEPAL), la Conferencia Internacional de Capacitación Portuaria,
-6-
la Organización Marítima Internacional (OMI), la Organización Internacional del
Trabajo (OIT) y la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo
(UNCTAD), entre otros;
p)
Realizar otras funciones acordes con sus objetivos, así como las que le asigne la
Asamblea General o le solicite la Comisión Ejecutiva Permanente del CIDI
(CEPCIDI).
CAPÍTULO SEGUNDO
ESTRUCTURA DE LA COMISIÓN
Artículo 4
La Comisión realiza sus objetivos, cumple sus funciones y ejerce sus atribuciones mediante la
celebración de sus reuniones y por intermedio del Comité Ejecutivo y de los Comités Técnicos
Consultivos, con el apoyo de la Secretaría General de la Organización (en adelante “la Secretaría”).
I.
REUNIONES DE LA COMISIÓN
Reuniones ordinarias
Artículo 5
1.
La Comisión celebrará una reunión ordinaria al menos cada dos años, en cualquiera
de los Estados miembros, con sujeción a lo dispuesto en el artículo 81 de este Reglamento.
2.
La Comisión, en sus reuniones ordinarias, considerará asuntos de carácter general en
materia de cooperación en el sector portuario y, en particular, se ocupará de:
a)
Determinar las políticas necesarias para el cumplimiento de sus funciones
dispuestas en el artículo 3 de este Reglamento;
b)
Formular y adoptar un plan de acción bienal para la Comisión;
c)
Elegir a los miembros del Comité Ejecutivo;
d)
Establecer los Comités Técnicos Consultivos y definir sus responsabilidades;
e)
Proponer al CIDI modificaciones al Reglamento de la Comisión, de ser el
caso;
f)
Considerar y adoptar decisiones sobre cualquier otro asunto que esté en la
esfera de competencia de la Comisión.
-7-
Reuniones extraordinarias
Artículo 6
1.
La Comisión celebrará reuniones extraordinarias por decisión de la Asamblea
General, del CIDI o por decisión de la propia Comisión adoptada por el voto favorable de dos terceras
partes de sus miembros. En este último caso, la Comisión sufragará todos los costos de la reunión e
informará a la CEPCIDI sobre su decisión de celebrar una reunión extraordinaria y sobre su temario.
2.
Las reuniones extraordinarias de la Comisión considerarán los temas específicos para
los cuales hayan sido convocadas.
Lugar y fecha de las reuniones
Artículo 7
1.
Las reuniones ordinarias de la Comisión se realizarán, teniendo en cuenta los
ofrecimientos de sede hechos por los Estados miembros, en el lugar y fecha que se acuerde al
finalizar la reunión precedente. Cuando no exista ofrecimiento de sede para una reunión 90 días antes
de la fecha acordada para su celebración, o cuando no pueda celebrarse en el lugar elegido, la
Comisión se reunirá en la sede de la Secretaría. La presidencia del Comité Ejecutivo consultará con
los demás Estados miembros un posible cambio de fecha, de ser éste necesario.
2.
El Comité Ejecutivo comunicará a los miembros de la Comisión, el lugar y fecha de
las reuniones extraordinarias.
Temario
Artículo 8
1.
El Comité Ejecutivo preparará un proyecto preliminar de temario para cada reunión
ordinaria de la Comisión y lo presentará a consideración de los demás miembros de la Comisión, por
lo menos 100 días antes de la inauguración de la correspondiente reunión. Simultáneamente, la
Secretaría enviará copia del proyecto preliminar de temario a las misiones permanentes a través de la
CEPCIDI. Los Estados miembros tendrán 30 días consecutivos para enviar sus observaciones a la
presidencia del Comité Ejecutivo. Sobre la base de las observaciones recibidas, el Comité Ejecutivo
redactará el proyecto de temario, el cual será informado a la CEPCIDI y distribuido a los Estados
miembros con 45 días de anticipación a la reunión ordinaria.
2.
La presidencia del Comité Ejecutivo fijará los procedimientos y plazos para la
preparación y distribución del temario de las reuniones extraordinarias.
Convocatoria de las reuniones
-8-
Artículo 9
1.
La CEPCIDI convocará una reunión ordinaria de la Comisión una vez que la
presidencia del Comité Ejecutivo comunique el lugar y fecha acordados para su celebración. Para ese
efecto, el país que ofreció ser sede de una reunión ordinaria debe haber confirmado a la Secretaría la
fecha, ciudad y lugar específico de la reunión e indicar que está en condiciones de suscribir con la
Secretaría el correspondiente acuerdo para la celebración de la reunión, en el que se disponen las
obligaciones financieras de las partes. Esta confirmación debe ser presentada a la Secretaría por lo
menos 90 días antes de la fecha propuesta para su celebración. Si no hubiera confirmación dentro de
ese plazo, la CEPCIDI convocará la reunión para celebrarse en la sede de la Secretaría. La Secretaría
transmitirá los anuncios de convocatoria tan pronto como ésta haya sido decidida.
2.
Las resoluciones en que se convoquen las reuniones de la Comisión indicarán la
fuente de financiamiento que se utilizará para sufragar los gastos de la reunión.
A.
Participación en las reuniones de la Comisión
Delegaciones
Artículo 10
Las delegaciones de los Estados miembros estarán integradas por representantes, asesores y
demás miembros que los gobiernos acrediten. Cada delegación tendrá un o una representante titular o
jefe de delegación, quien podrá delegar sus funciones en cualquier otro de sus miembros.
Credenciales
Artículo 11
Los miembros de cada delegación y los Observadores Permanentes ante la Organización
serán acreditados por sus respectivos gobiernos, para cada reunión ordinaria o extraordinaria de la
Comisión, mediante comunicación dirigida al Secretario General de la Organización.
Artículo 12
El Secretario General recibirá las credenciales y presentará un informe a la Comisión, en una
sesión plenaria, para que ésta adopte las decisiones que corresponda.
Precedencia
Artículo 13
El orden de precedencia de las delegaciones para cada reunión de la Comisión se establecerá
al inicio de la misma, siguiendo el orden alfabético en español a partir del país que ejerce la
presidencia.
Órganos y Organismos del Sistema Interamericano
-9-
Artículo 14
Los representantes de los Órganos y Organismos del Sistema Interamericano podrán
concurrir a las sesiones de la Comisión y a las de sus subcomisiones con derecho a voz.
Observadores Permanentes
Artículo 15
Los Observadores Permanentes ante la Organización podrán concurrir a las sesiones de la
Comisión y a las de sus subcomisiones. Asimismo, podrán hacer uso de la palabra siempre que la
presidencia correspondiente así lo decida.
Otros observadores
Artículo 16
1.
También podrán enviar observadores a las reuniones de la Comisión:
a)
Los gobiernos de los Estados miembros de la Organización de las Naciones
Unidas o de los organismos especializados vinculados a ella que hayan
expresado interés en asistir, previa autorización de la presidencia del Comité
Ejecutivo, en consulta con las vicepresidencias de dicho Comité;
b)
Las entidades y organismos interamericanos gubernamentales de carácter
regional o subregional que no estén comprendidos entre los órganos y
organismos de la Organización, previa autorización de la presidencia del
Comité Ejecutivo, en consulta con las vicepresidencias de dicho Comité;
c)
Los organismos especializados vinculados con la Organización de las
Naciones Unidas y otros organismos internacionales, cuando su participación
en esa calidad esté prevista en acuerdos vigentes celebrados con los órganos
pertinentes de la Organización o, a falta de dichos acuerdos, con la previa
autorización de la presidencia del Comité Ejecutivo, en consulta con las
vicepresidencias de dicho Comité.
2.
Los observadores a que se refiere el presente artículo podrán hacer uso de la palabra
en las reuniones de la Comisión o de sus subcomisiones cuando la presidencia del órgano
correspondiente los invite a hacerlo.
3.
A los efectos de este artículo, la Secretaría cursará las correspondientes
comunicaciones.
Invitados especiales
Artículo 17
- 10 -
1.
Previa autorización de la presidencia del Comité Ejecutivo y con la anuencia del país
sede, podrán asistir a las reuniones de la Comisión, como invitados especiales, siempre que
manifiesten interés en concurrir a ellas, organismos o entidades gubernamentales nacionales e
internacionales y personas de reconocida competencia en los asuntos a ser considerados en la reunión.
2.
Los invitados especiales a que se refiere este artículo podrán hacer uso de la palabra
en las reuniones de la Comisión cuando la presidencia del órgano correspondiente los invite.
3.
La petición para asistir como invitados especiales a las reuniones de la Comisión
deberá ser enviada a la presidencia del Comité Ejecutivo directamente o por intermedio de la
Secretaría por lo menos con 15 días de antelación a la apertura de la reunión de la Comisión.
4.
A los efectos del presente artículo, la Secretaría extenderá las invitaciones
correspondientes.
La Secretaría
Artículo 18
El Secretario General de la Organización y el Secretario Ejecutivo para el Desarrollo Integral
participan con voz pero sin voto en las reuniones de la Comisión y en las de sus órganos subsidiarios.
B.
Autoridades de las reuniones de la Comisión
Presidencia y vicepresidencias
Artículo 19
1.
En la primera sesión plenaria de cada reunión de la Comisión, se elegirá un
presidente y dos vicepresidentes entre los jefes de delegación de los Estados miembros representados
en la reunión. La elección se hará por el voto afirmativo de la mayoría de las delegaciones acreditadas
en la reunión.
2.
reunión.
La presidencia y las vicepresidencias permanecerán en el cargo hasta la clausura de la
Suplencia de la presidencia
Artículo 20
En caso de impedimento temporal o permanente de la presidencia, la sustituirá la primera
vicepresidencia con las mismas atribuciones y deberes, y en caso de impedimento de ésta, la sustituirá
la segunda vicepresidencia.
Artículo 21
- 11 -
En caso de que la presidencia y las dos vicepresidencias estén ausentes, ejercerá
temporalmente la presidencia el titular del Estado miembro que corresponda según el orden de
precedencia que se establezca de acuerdo con el artículo 13 de este Reglamento.
Atribuciones de la presidencia
Artículo 22
La presidencia convocará las sesiones plenarias; fijará el orden del día de las mismas; abrirá y
levantará las sesiones plenarias; dirigirá sus debates; concederá la palabra a las delegaciones en el
orden que lo soliciten; someterá a votación los puntos en discusión y anunciará los resultados;
decidirá las cuestiones de orden conforme a lo dispuesto en el artículo 36 del presente Reglamento;
instalará las subcomisiones; desempeñará cualquier otra responsabilidad que la Comisión le confiera;
y, en general, cumplirá y hará cumplir las disposiciones del presente Reglamento.
C.
Sesiones
Artículo 23
En cada reunión de la Comisión habrá una sesión preliminar de carácter informal de jefes de
delegación, una sesión inaugural, las sesiones plenarias que se requieran y una sesión de clausura.
Cuando se trate de una reunión extraordinaria, podrá prescindirse de la sesión inaugural.
Sesión preliminar de jefes de delegación
Artículo 24
La presidencia del Comité Ejecutivo convocará a los jefes de delegación de los Estados
miembros a una sesión preliminar con carácter informal, antes de la sesión inaugural, en la cual se
adoptarán acuerdos sobre la organización de los trabajos de la reunión de la Comisión.
Sesiones plenarias
Artículo 25
En la primera sesión plenaria se decidirá:
1.
La elección de la presidencia y vicepresidencias;
2.
La integración de la subcomisión de estilo;
3.
El temario final de la reunión;
4.
La designación de subcomisiones y grupos de trabajo;
5.
6.
El plazo límite para la presentación de propuestas;
La duración de la reunión;
- 12 -
7.
Otros asuntos.
Sesiones públicas y privadas
Artículo 26
1.
Las sesiones plenarias y de subcomisiones de las reuniones de la Comisión serán
públicas, a menos que las mismas determinen lo contrario.
2.
Las sesiones de los grupos de trabajo serán privadas, a menos que los mismos
determinen lo contrario.
D.
Subcomisiones y grupos de trabajo
Subcomisiones y grupos de trabajo
Artículo 27
En el curso de cada reunión, la Comisión podrá establecer subcomisiones y grupos de trabajo,
los cuales elegirán sus propias autoridades. Las subcomisiones podrán a su vez establecer los grupos
de trabajo que estimen necesarios para el estudio de los temas sometidos a su consideración. Las recomendaciones que adopten o las conclusiones a que lleguen las subcomisiones y los grupos de trabajo
serán presentadas a las sesiones plenarias de las reuniones de la Comisión en un informe aprobado
por la respectiva subcomisión o grupo de trabajo. Cualquier miembro de una subcomisión o grupo de
trabajo podrá pedir que su posición quede registrada en el informe correspondiente. La Comisión, en
sesión plenaria, tomará conocimiento de dichos informes y aprobará las decisiones que corresponda.
Artículo 28
Todas las delegaciones tienen derecho a integrar las subcomisiones y grupos de trabajo que se
establezcan durante una reunión de la Comisión. No obstante, para facilitar sus labores, las subcomisiones y grupos de trabajo se instalarán con las delegaciones que hubieren solicitado participar en sus
reuniones.
Artículo 29
Los grupos de trabajo podrán continuar trabajando en los períodos entre reuniones de la
Comisión.
Subcomisión de estilo
Artículo 30
- 13 -
En cada reunión deberá establecerse una subcomisión de estilo integrada por cuatro
delegaciones que representen, respectivamente, cada uno de los idiomas oficiales de la Organización,
a menos que los países acuerden celebrar la reunión en menos idiomas.
Artículo 31
1.
La subcomisión de estilo funcionará durante la reunión o, con posterioridad a ella, en
la sede de la Secretaría.
2.
La subcomisión de estilo recibirá las resoluciones, declaraciones y acuerdos
aprobados por la Comisión, corregirá los defectos de forma y velará por la concordancia de los textos
en los idiomas utilizados en la reunión. De observar defectos de forma que no pudiera corregir,
elevará el asunto a la presidencia de la reunión para que decida al respecto. Si la reunión ya hubiera
sido clausurada, corresponderá al Comité Ejecutivo decidir.
E.
Debates
Quórum
Artículo 32
La presencia de la mayoría de las delegaciones de los Estados miembros constituye quórum
en las sesiones plenarias de las reuniones de la Comisión.
Artículo 33
En las sesiones de las subcomisiones y de los grupos de trabajo que se constituyan para
funcionar durante las reuniones de la Comisión, el quórum se constituirá con la tercera parte de los
Estados miembros inscritos en ellos. No obstante, para proceder a aprobar decisiones se requerirá que
estén presentes en la sesión correspondiente por lo menos la mayoría de las delegaciones inscritas.
Propuestas
Artículo 34
Las propuestas que se sometan a la consideración de la reunión de la Comisión deben ser
presentadas por escrito a la Secretaría. Esta entregará a las delegaciones, copias de esas propuestas
con anticipación no menor de 24 horas a la celebración de la sesión en que se discutirá el asunto. Sin
embargo, la Comisión, por el voto de dos terceras partes de los Estados miembros presentes en la
sesión correspondiente, podrá autorizar la discusión de una propuesta cuya urgencia no haya
permitido cumplir con el procedimiento anterior.
Retiro de propuestas
Artículo 35
- 14 -
Una propuesta puede ser retirada por su proponente antes de que el texto original o cualquier
enmienda al mismo haya sido sometida a votación. Cualquier otra delegación puede presentar una
propuesta retirada.
Cuestiones de orden
Artículo 36
Durante la discusión de un asunto, cualquier delegación puede plantear una cuestión de orden
relativa a la aplicación del presente Reglamento, la cual será inmediatamente decidida por la presidencia. La delegación que lo haga no podrá tratar el fondo del asunto en discusión. La decisión de la
presidencia puede ser apelada. La apelación será puesta inmediatamente a votación y se declarará
aprobada si cuenta con el voto de dos terceras partes de las delegaciones presentes.
Suspensión del debate
Artículo 37
La presidencia o cualquier delegación puede proponer la suspensión del debate. Sólo dos
delegaciones podrán hablar a favor y dos en contra de la moción de suspensión. Esta será puesta
inmediatamente a votación y se declarará aprobada si cuenta con el voto de dos terceras partes de las
delegaciones presentes.
Cierre del debate
Artículo 38
La presidencia o cualquier delegación puede proponer que se cierre el debate cuando
considere suficientemente discutido el asunto. Esta moción podrá ser impugnada por dos delegaciones
y se declarará aprobada si cuenta con el voto de dos terceras partes de las delegaciones presentes.
Suspensión o levantamiento de la sesión
Artículo 39
Durante la discusión de cualquier asunto, la presidencia o cualquier delegación puede
proponer que se suspenda o se levante la sesión. La propuesta se someterá inmediatamente a votación
sin debate y se declarará aprobada si cuenta con el voto de dos terceras partes de las delegaciones
presentes.
Orden de las mociones de procedimiento
Artículo 40
Las siguientes mociones tendrán precedencia sobre todas las demás propuestas o mociones
presentadas, en el orden que a continuación se indica:
- 15 -
1.
Suspensión de la sesión;
2.
Levantamiento de la sesión;
3.
4.
Suspensión del debate sobre el tema en discusión;
Cierre del debate sobre el tema en discusión.
Reconsideración de decisiones
Artículo 41
Para reconsiderar una decisión tomada por la Comisión o sus subcomisiones se requerirá que
la moción correspondiente sea aprobada por el voto de dos terceras partes de las delegaciones que
integren esos órganos.
F.
Votaciones
Derecho a voto
Artículo 42
Cada Estado miembro tiene derecho a un voto.
Adopción de decisiones
Artículo 43
La Comisión adoptará sus decisiones en sus sesiones plenarias en forma de resoluciones,
declaraciones o acuerdos. La Secretaría las distribuirá inmediatamente después de su adopción.
Mayorías requeridas
Artículo 44
1.
Una vez verificado el quórum establecido en los artículos 32 y 33, en ausencia de
acuerdo en las deliberaciones, las propuestas se someterán a votación. La adopción de decisiones de
la Comisión en sus sesiones plenarias y de recomendaciones en las sesiones de las subcomisiones
requerirá el voto afirmativo de más de la mitad de los Estados miembros presentes, salvo
disposiciones distintas que figuren en este Reglamento.
2.
Las decisiones de la Comisión que tengan repercusiones presupuestarias para la
Comisión requerirán la aprobación de dos terceras partes de los Estados miembros acreditados a la
reunión de la Comisión.
3.
Los grupos de trabajo adoptarán recomendaciones, preferentemente sin recurrir a
votación y, de ser el caso, mediante simple mayoría de votos de los miembros presentes.
- 16 -
Procedimiento de votación
Artículo 45
1.
Las votaciones se efectuarán levantando la mano; pero cualquier delegación podrá
pedir votación nominal, la cual se hará según el orden de precedencia fijado de acuerdo con el
artículo 13.
2.
En las votaciones nominales se anunciará el nombre de cada uno de los Estados
miembros y las delegaciones emitirán su voto afirmativo, negativo o su abstención.
3.
Habrá votaciones secretas sólo en los casos de elecciones. Sin embargo, si existiese
acuerdo para ello, la Comisión podrá adoptar un procedimiento diferente.
Votación de propuestas
Artículo 46
1.
Cerrado el debate, se adoptarán decisiones sobre las propuestas presentadas con las
enmiendas que hubieren sido propuestas.
2.
En caso de que se requiera votación y después de que la presidencia haya anunciado
la iniciación del proceso, ninguna delegación podrá interrumpirlo, salvo para una cuestión de orden
relativa a la forma en que se esté efectuando la votación.
3.
el resultado.
El proceso de votación y escrutinio terminará cuando la presidencia haya proclamado
Artículo 47
Las propuestas serán sometidas a votación en el orden en que fueren presentadas, excepto en
aquellos casos en que la Comisión, por el voto de dos terceras partes de los miembros presentes,
decida otra cosa.
Votación de enmiendas
Artículo 48
Las enmiendas se someterán a discusión y a votación antes de votarse la propuesta que
tiendan a modificar. No se considerará como enmienda una propuesta tendiente a sustituir totalmente
la proposición original o que no tenga relación directa con ésta.
Artículo 49
Cuando se presenten varias enmiendas a una proposición, se votará en primer término la que
más se aparte del texto original. En el mismo orden se votarán otras enmiendas. En caso de duda a
este respecto, se votarán en el orden de su presentación.
- 17 -
Artículo 50
Cuando la aprobación de una enmienda implique la exclusión de otra, esta última no será
sometida a votación. Si se aprueban una o más enmiendas, se pondrá a votación la propuesta
completa en la forma en que haya sido modificada.
Votación por partes
Artículo 51
Cualquier delegación puede pedir que una propuesta o enmienda sea sometida a votación por
partes, para lo cual deberá indicarlas específicamente. Si alguna delegación se opusiere a dicha solicitud, la impugnación se someterá a votación, y su aprobación requerirá la mayoría de dos terceras
partes de los miembros presentes. Podrán referirse a la solicitud de votación por partes únicamente
dos delegaciones que estén a favor y dos en contra. De aceptarse la votación por partes, la propuesta o
enmienda así aprobada se someterá, en conjunto, a votación final. Cuando todas las partes dispositivas de una propuesta o enmienda hayan sido rechazadas, se considerará que la misma ha sido rechazada en su totalidad.
Explicación de voto
Artículo 52
Antes de que se inicie el proceso de votación o al concluir el mismo, cualquier delegación
podrá solicitar la palabra para explicar su voto, excepto en el caso de votaciones secretas.
G.
Documentos
Resúmenes de las sesiones
Artículo 53
La Secretaría preparará resúmenes de las sesiones plenarias de la Comisión y de las sesiones
de las subcomisiones y, sí así se le solicitara, de los grupos de trabajo.
Artículo 54
1.
Durante las sesiones de las subcomisiones, las delegaciones podrán hacer constar en
el resumen de la sesión correspondiente las opiniones emitidas por ellos en esa sesión y solicitar la
incorporación de cualquier declaración como anexo.
2.
No se harán resúmenes de los debates de las sesiones privadas de la Comisión, ni de
las sesiones privadas de sus subcomisiones, pero la Secretaría dejará constancia de los nombres de los
delegados presentes en esas sesiones y de las decisiones tomadas en ellas.
Informe final
- 18 -
Artículo 55
Los resúmenes a que se refiere el artículo 53, así como las resoluciones, declaraciones y
acuerdos que se adopten en las reuniones de la Comisión y cualquier otra documentación relevante
que haya sido distribuida en la reunión, se incluirán en un informe final que la Comisión presentará al
CIDI, a través de la CEPCIDI. El informe final de la Comisión se publicará en los cuatro idiomas
oficiales de la Organización.
II.
EL COMITÉ EJECUTIVO
Composición, instalación y duración de sus miembros
Artículo 56
1.
El Comité Ejecutivo estará conformado por un Presidente, dos vicepresidentes, y los
presidentes de los Comités Técnicos Consultivos a los cuales hace mención el articulo 68, todos ellos
elegidos por los Estados miembros en una reunión ordinaria de la Comisión y permanecerán en
funciones por dos años.
2.
En la elección de miembros del Comité Ejecutivo se observarán en lo posible los
principios de rotación y de representación geográfica equitativa.
3.
La presidencia de la reunión ordinaria de la Comisión en que se llevó a cabo la
elección antes de la clausura de la reunión, procederá a instalar el Comité Ejecutivo.
Designación de representantes ante el Comité Ejecutivo
Artículo 57
Cada Estado Miembro nombrará un representante titular y un suplente, especializados en
materias del sector portuario. Los nombramientos serán comunicados por escrito a la Secretaría.
Funciones del Comité Ejecutivo
Artículo 58
El Comité Ejecutivo, como órgano encargado de ejecutar las políticas de la Comisión, tendrá
las siguientes funciones:
a)
Llevar a cabo los mandatos que le asigne la Comisión y dar seguimiento a las
decisiones que ésta adopte;
b)
Planificar y coordinar las actividades interamericanas del sector portuario teniendo en
cuenta el Plan Estratégico;
- 19 -
c)
Preparar el presupuesto bienal de la Comisión y efectuar ajustes anuales de acuerdo
con los recursos existentes en el Fondo Específico CIP “Programa Portuario
Especial”;
d)
Fijar las fechas de las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión y
elaborar un listado con posibles temas para las reuniones que deberán ser presentados
a la CIP con al menos seis meses de antelación a la fecha de la reunión;
e)
Preparar los anteproyectos de temario de las reuniones de la Comisión y someterlos a
consideración de los gobiernos de los Estados miembros por intermedio de la
Secretaría;
f)
Proponer a la Comisión las modificaciones que considere necesario incorporar al
Reglamento;
g)
Asegurar el cumplimiento de los mandatos de la CIP, formulando, ejecutando y
dando seguimiento a las iniciativas necesarias para hacer efectivos dichos mandatos;
h)
Elaborar un programa de trabajo para el CECIP, que cubra el periodo hasta la
celebración de su siguiente reunión;
i)
Preparar los anteproyectos de temario de las reuniones de la CIP y someterlos a
consideración de los Estados miembros por intermedio de la Secretaría;
j)
Presentar al CIDI, a través de la CIDI, un informe anual sobre las actividades de la
CIP;
k)
Adoptar ad referéndum de la siguiente reunión de la CIP, las medidas urgentes que
no puedan postergarse;
l)
Representar a la CIP en reuniones o conferencias sobre temas del sector portuario o
afines;
m)
Promover la elaboración de estudios y documentos relativos a asuntos del sector
portuario y proponer proyectos de convenios interamericanos e internacionales de
acuerdo con los procedimientos de la Organización y marcos jurídicos de los Estados
miembros;
n)
Promover lineamientos de coordinación para el desarrollo eficiente y eficaz de las
actividades de los CTC, con base a sus respectivos planes de trabajo y determinar, de
acuerdo a las recomendaciones de los CTC, los criterios para su respectivo
seguimiento y evaluación del desempeño;
o)
Proponer estrategias y políticas para el fortalecimiento de las relaciones de
cooperación con otros países y organismos internacionales;
p)
Contribuir a potenciar el impacto y alcance de la CIP en la región con un enfoque
integral, promoviendo y fortaleciendo las relaciones con socios estratégicos internos
- 20 -
y externos, la participación del sector privado e instituciones afines y el uso de
instrumentos de gestión, intercambio y diseminación del conocimiento;
q)
Programar y sistematizar las actividades para el mejoramiento y fortalecimiento de
los recursos humanos del sector portuario en el ámbito de la CIP, incluyendo la
movilización de expertos, el uso de tecnologías de la información y comunicación
(TICs) y la ampliación de la oferta de oportunidades de capacitación.
r)
Cumplir cualquier otra tarea de carácter ejecutivo necesaria para lograr los fines de la
Comisión.
Responsabilidades de la presidencia
Artículo 59
La presidencia del Comité Ejecutivo tendrá las siguientes responsabilidades y funciones:
a)
Presidir las sesiones del Comité;
b)
Presidir provisionalmente las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Comisión
hasta tanto se elija su titular;
c)
Representar a la Comisión ante los órganos de la Organización, las administraciones
portuarias de los Estados miembros y otros organismos que participan en el
desarrollo del sector portuario en el Hemisferio. Asimismo, representar a la Comisión
en actos públicos y en reuniones de organismos internacionales.
d)
Coordinar las actividades del Comité Ejecutivo establecidas en el artículo 58 de este
Reglamento;
e)
Formular el temario de las reuniones del Comité Ejecutivo en consulta con los demás
miembros del Comité Ejecutivo;
f)
Mantener comunicación con las instituciones portuarias del Hemisferio respecto de
los asuntos vinculados al funcionamiento de la Comisión;
g)
Coordinar y revisar periódicamente los programas de trabajo de los Comités Técnicos
Consultivos y de los subcomités y grupos de trabajo; evaluar y velar por su
cumplimiento y elevar a la Comisión un informe que contenga los resultados de la
evaluación;
h)
Cumplir las demás funciones que se establezcan en este Reglamento y las que, por su
naturaleza, sean inherentes al cargo que ocupa.
Responsabilidades de las vicepresidencias
Artículo 60
- 21 -
Los vicepresidentes del Comité Ejecutivo asistirán al presidente en el cumplimiento de las
responsabilidades indicadas en el artículo 59, particularmente en el desempeño de las funciones
descritas en los incisos (f) y (g), y cumplirán otras funciones que se les asignen en este Reglamento.
Oficina del Comité Ejecutivo
Artículo 61
1.
El Estado miembro elegido para presidir el Comité Ejecutivo establecerá y
mantendrá, con sus propios recursos y bajo la exclusiva responsabilidad de la presidencia, una oficina
con el personal técnico y administrativo necesario. Además, proporcionará el local para reuniones, así
como los demás elementos de trabajo adecuados para el cumplimiento cabal de los deberes y
funciones del Comité Ejecutivo. A todos los efectos, esa oficina será responsable exclusivamente ante
la presidencia del Comité Ejecutivo y no tendrá dependencia alguna de la Secretaría.
2.
La presidencia del Comité Ejecutivo mantendrá relaciones de trabajo continuas con la
Secretaría para los efectos de coordinación y enlace, así como para la mejor ejecución de las distintas
tareas del Comité Ejecutivo. La presidencia del Comité Ejecutivo enviará copias de toda la
correspondencia oficial a la Secretaría.
Reuniones
Artículo 62
1.
El Comité Ejecutivo celebrará su primera reunión dentro de los 90 días siguientes a la
fecha de finalización de la reunión de la Comisión en la que se eligieron sus miembros.
2.
El Comité Ejecutivo se reunirá por lo menos una vez al año, en el país que ocupe la
presidencia, en otro país o en la sede de la Secretaría, según lo acuerde en su reunión precedente. Las
reuniones podrán llevarse a cabo mediante el mecanismo de teleconferencias o video conferencias.
Quórum
Artículo 63
El quórum para las sesiones plenarias del Comité Ejecutivo se constituirá con la mayoría de
los Estados miembros que lo componen.
Decisiones
Artículo 64
1.
Las decisiones del Comité Ejecutivo se tomarán en plenario. En ausencia de acuerdo
en las deliberaciones, las propuestas se someterán a votación y se adoptarán por el voto de la mayoría
de los miembros del Comité Ejecutivo.
- 22 -
2.
Para adoptar decisiones en asuntos de carácter presupuestario, se requerirá el voto
favorable de dos terceras partes de los Estados miembros del Comité Ejecutivo.
Sede de los subcomités y grupos de trabajo del Comité Ejecutivo
Artículo 65
Los subcomités o grupos de trabajo que establezca el Comité Ejecutivo y que vayan a
funcionar en el período entre reuniones del Comité Ejecutivo tendrán su sede en los países que hayan
sido elegidos para presidirlos. Dichos países deberán proveer el personal y cubrir el costo de la
infraestructura necesaria para cumplir sus funciones.
III.
LOS COMITÉS TECNICOS CONSULTIVOS
Objetivo
Artículo 66
Los Comités Técnicos Consultivos (en adelante "CTC") tendrán como objetivo proporcionar
asesoría técnica a la Comisión en aspectos específicos del desarrollo del sector portuario hemisférico.
Establecimiento
Artículo 67
La Comisión, en sus reuniones ordinarias, por mayoría de sus miembros, creará los CTC que
juzgue necesarios para cumplir sus objetivos y establecerá mandatos precisos para cada uno de ellos.
Para que la Comisión proceda a establecer un CTC debe haber un mínimo de cinco Estados miembros
que hayan solicitado participar en él.
Integración de los CTC y participación en sus reuniones
Artículo 68
Los CTC se integrarán con representantes de los Estados miembros y de los miembros
asociados, en la forma siguiente:
A.
Estados miembros
1.
Todos los Estados miembros de la Comisión tienen derecho a integrar todos los CTC
que se establezcan, haciéndose representar por un especialista en asuntos del sector portuario.
2.
La Secretaría mantendrá un registro al día de los Estados miembros que integran cada
CTC.
3.
Los representantes de los Estados miembros que no integran un CTC podrán asistir a
sus sesiones con derecho a voz pero no a voto.
- 23 -
B.
Miembros asociados
1.
Las entidades administradoras y operadoras de puertos, las instituciones académicas,
científicas, comerciales, de desarrollo, financieras, industriales y otras organizaciones relacionadas
con la actividad del sector portuario que gocen de personalidad jurídica, podrán participar en los CTC
como miembros asociados, con la aprobación expresa del Estado miembro en cuyo territorio la
entidad, organización o institución tenga su sede principal o donde se haya constituido. La aprobación
podrá otorgarse en forma tácita si, transcurridos 90 días, el Estado miembro no se expide sobre dicha
solicitud. Cada Estado miembro notificará por escrito al Presidente del CTC los nombres de las
entidades, organizaciones o instituciones que haya aprobado. Una entidad, organización o institución
cuya aprobación se haya otorgado en forma tácita o expresa dejará de ser miembro asociado en caso
de que el correspondiente Estado miembro le retire la aprobación.
2.
Las organizaciones, entidades o instituciones cuya participación como miembros
asociados haya sido aprobada de acuerdo con el párrafo anterior y que estén al día en el pago de las
cuotas de afiliación previstas en el artículo 76 de este Reglamento tienen derecho a participar
plenamente en todas las actividades de los CTC a los cuales se encuentren asociados, con voz pero sin
voto. Pueden presentar documentos técnicos y recibir documentos de los Comités a los que estén
asociados.
3.
La Secretaría mantendrá un registro de los miembros asociados. En ese registro
constarán los datos de las entidades, organizaciones e instituciones que han sido autorizadas por
escrito por el país o los países que aprueben su participación en un determinado CTC.
Autoridades y sede de cada CTC
Artículo 69
1.
Al establecer un CTC, la Comisión elegirá a un Estado miembro como su presidente,
el cual será sede del respectivo Comité.
2.
Cada CTC elegirá un vicepresidente en su primera reunión. La vicepresidencia podrá
ser ejercida por un miembro asociado. La vicepresidencia asistirá a la presidencia en el cumplimiento
de sus tareas.
Oficina de la presidencia
Artículo 70
El Estado miembro elegido para presidir un CTC establecerá y mantendrá, con sus propios
recursos y bajo la exclusiva responsabilidad de la presidencia, una oficina con el personal técnico y
administrativo necesario. A todos los efectos, esa oficina será responsable exclusivamente ante la
presidencia del CTC y no tendrá dependencia alguna de la Secretaría.
Duración del mandato de la presidencia y de la vicepresidencia
Artículo 71
- 24 -
El presidente de cada CTC permanecerá en el cargo hasta la siguiente reunión ordinaria de la
Comisión. El vicepresidente continuará en funciones hasta la siguiente reunión del CTC. Ambos
podrán ser reelectos.
Responsabilidades de la presidencia
Artículo 72
Corresponde a la presidencia de cada CTC:
a)
Convocar reuniones del CTC y designar el lugar y la fecha de las mismas;
b)
En consulta con la vicepresidencia, autorizar la participación de observadores e
invitados especiales a las reuniones del correspondiente CTC;
c)
Dirigir el trabajo del CTC, preparar el material para las reuniones y remitir los
estudios, decisiones y proyectos de resolución del CTC a la presidencia del Comité
Ejecutivo y a la Secretaría para su tramitación;
d)
Informar sobre los avances o resultados del trabajo del CTC por escrito, cada seis
meses, a la presidencia del Comité Ejecutivo y remitir copia a la Secretaría;
e)
Presentar informes escritos, estudios y recomendaciones a la Comisión, a través del
Comité Ejecutivo. Tales informes deberán ser enviados 90 días antes de la
celebración de la reunión de la Comisión, a fin de que el Comité Ejecutivo pueda
hacer sus observaciones.
Estructura de trabajo
Artículo 73
1.
Para el cumplimiento de sus tareas, los CTC se reunirán al menos una vez por año, en
la fecha y lugar que determine su respectivo presidente. Cualquier miembro o miembro asociado de
un CTC puede ofrecer la sede para la celebración de una reunión adicional durante cualquier año y,
en tal caso, deberá suministrar los locales, el personal y el apoyo administrativo para la reunión.
2.
Los CTC podrán establecer grupos de trabajo para el cumplimiento de sus funciones,
los cuales les presentarán informes sobre sus actividades.
3.
De ser necesario, los CTC aprobarán sus métodos de trabajo y los adaptarán a las
necesidades de sus miembros, con sujeción a las disposiciones de este Reglamento y de otros
instrumentos aplicables a la Comisión.
Quórum y recomendaciones
Artículo 74
- 25 -
1.
La presencia de una tercera parte de los representantes de los Estados miembros que
integran un CTC constituye quórum para la celebración de sus reuniones.
2.
Las recomendaciones de los CTC se adoptarán en plenario. En ausencia de acuerdo
en las deliberaciones, el presidente del CTC respectivo presentará en su informe al Comité Ejecutivo
las conclusiones de los debates, sin recomendaciones. Cuando un CTC haya alcanzado conclusiones o
adoptado recomendaciones que deban ser objeto de decisión por parte del Comité Ejecutivo o de la
Comisión, el presidente del respectivo CTC indicará, en su informe escrito al Comité Ejecutivo, el
número de representantes que estaban presentes al momento de alcanzar las conclusiones o adoptar
las recomendaciones.
Evaluación de las actividades y duración de los CTC
Artículo 75
1.
Corresponderá a la presidencia y vicepresidencias del Comité Ejecutivo evaluar
anualmente el cumplimiento de las tareas encomendadas a cada CTC.
2.
En cada reunión ordinaria de la Comisión, la presidencia del Comité Ejecutivo
presentará un informe de evaluación sobre el avance de los trabajos asignados a cada CTC.
3.
Con base en ese informe, la Comisión decidirá, respecto de cada CTC y de sus
grupos de trabajo, la continuación de su trabajo de acuerdo con su mandato original, la modificación
del mismo o la conclusión de los trabajos del CTC que corresponda.
Cuota de afiliación de los miembros asociados
Artículo 76
Los miembros asociados deberán contribuir al financiamiento de los CTC en los que se
inscriban, en la forma y montos que determine la Comisión. Los fondos provenientes de las cuotas de
afiliación de los miembros asociados deberán depositarse en un Fondo Específico y asignarse al
presupuesto del CTC correspondiente. Los mismos serán administrados de acuerdo con las normas y
procedimientos para la administración de Fondos Específicos previstos en las “Normas Generales
para el Funcionamiento de la Secretaría General” (en adelante las “Normas Generales”) y otros
instrumentos jurídicos aplicables.
Artículo 77
Cada CTC elaborará un presupuesto anual, al cual se deberán asignar los recursos por
concepto de cuotas de afiliación de los miembros asociados del CTC correspondiente. Si al momento
en que la Comisión dé por concluidas las funciones de un CTC hubiera un remanente de recursos de
ese CTC, éstos ingresarán al Fondo Específico del Programa Portuario Especial.
- 26 -
IV.
LA SECRETARÍA
Servicios de apoyo de la Secretaría
Artículo 78
1.
La Secretaría apoyará a las autoridades de la Comisión en el ejercicio de sus
funciones y prestará servicios técnicos y administrativos a la Comisión, de acuerdo con los recursos
asignados en el programa-presupuesto de la Organización y otros recursos disponibles para la
Comisión.
2.
La Secretaría llevará la memoria institucional de los trabajos de la Comisión e
informará sobre los mismos, regularmente, a las misiones permanentes de los Estados miembros ante
la Organización.
Artículo 79
Los servicios que provea la Secretaría incluirán, entre otros, los siguientes:
a)
Preparar y someter a la consideración del Comité Ejecutivo el anteproyecto de
presupuesto bienal de la Comisión a ser financiado por el Fondo Específico del
Programa Portuario Especial y cualquier otro fondo específico que corresponda a la
Comisión;
b)
Participar con voz pero sin voto en las reuniones de la Comisión, el Comité Ejecutivo
y los CTC;
c)
Prestar apoyo en la coordinación y ejecución de los planes de trabajo de la Comisión,
del Comité Ejecutivo y de los CTC;
d)
Prestar apoyo en los preparativos para la celebración de las reuniones de la Comisión,
del Comité Ejecutivo y de los CTC.
CAPÍTULO TERCERO
ASPECTOS FINANCIEROS
Fuentes de financiamiento
Artículo 80
El financiamiento para llevar a cabo los programas, proyectos y actividades de la Comisión
puede provenir de las fuentes siguientes: Fondo Regular de la Organización, Fondos Específicos y
Fondo Especial Multilateral del CIDI (FEMCIDI). Adicionalmente, cada Estado miembro de la
Comisión sufragará la participación de sus respectivas delegaciones en las reuniones de cualquier
órgano de la Comisión. Los programas, proyectos y actividades de la Comisión cuyo financiamiento
- 27 -
no esté previsto en el programa-presupuesto de la Organización o que no sean financiados por el
FEMCIDI serán financiados por la Comisión.
Fondo Regular
Artículo 81
Los recursos del Fondo Regular que se asignen para el funcionamiento de la Comisión sólo
pueden ser utilizados para financiar, dentro de los límites aprobados en el programa-presupuesto de la
Organización, lo siguiente:
a)
Servicios regulares de apoyo de la Secretaría a la Comisión;
b)
La celebración de reuniones de la Comisión, de acuerdo con los recursos asignados
para ese propósito en el programa-presupuesto de la Organización. Las reuniones de
la Comisión cuyo financiamiento no esté previsto en el programa-presupuesto de la
Organización serán financiadas por la propia Comisión.
Fondos Específicos
Artículo 82
1.
La Secretaría podrá establecer y administrar Fondos Específicos en contabilidades
separadas, de acuerdo con lo previsto en el artículo 68 de las Normas Generales y el artículo 24 del
“Estatuto del Fondo Especial Multilateral del CIDI (FEMCIDI) y disposiciones sobre otros Recursos
para la Cooperación Solidaria para el Desarrollo”, constituidos por las contribuciones que hagan los
gobiernos de los Estados miembros, los Estados Observadores Permanentes ante la Organización,
otros Estados miembros de las Naciones Unidas, así como entidades públicas o privadas, nacionales o
internacionales y otros donantes, con el propósito de financiar las actividades de la Comisión. Los
intereses que devenguen los recursos de esos Fondos se regirán por las disposiciones pertinentes de
las Normas Generales.
2.
La Secretaría establecerá el Fondo Específico “Programa Portuario Especial” con
contribuciones provenientes principalmente de las autoridades portuarias. La contribución a dicho
Programa será obligatoria para cada Estado miembro. El Comité Ejecutivo podrá limitar los
beneficios provenientes de los proyectos y actividades que se realizan con esos recursos para con
aquellos Estados miembros que no contribuyan al referido Programa. El Fondo Específico “Programa
Portuario de Emergencia”, establecido por la Conferencia Portuaria Interamericana, se mantendrá en
operación.
Costos Administrativos de los Fondos Específicos
Artículo 83
Los aportes al Fondo Regular por dirección técnica y apoyo administrativo que corresponda
efectuar a todos los Fondos Específicos de la Comisión, se harán en los términos establecidos en las
Normas Generales.
- 28 -
Fondo Especial Multilateral de la CIDI (FEMCIDI)
Artículo 84
Los Estados miembros de la Comisión podrán contribuir al FEMCIDI y someter propuestas
de programas, proyectos y actividades de cooperación solidaria para el desarrollo en el marco del
Plan Estratégico, que podrán ser financiadas con recursos del FEMCIDI, debiendo cumplir los
procedimientos previstos en el Estatuto del FEMCIDI y otras regulaciones pertinentes.
CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES GENERALES
Aprobación y modificación del Reglamento
Artículo 85
1.
El presente Reglamento, aprobado por la CEPCIDI ad referendum del CIDI, podrá
ser modificado por el CIDI a solicitud de la Comisión o por iniciativa propia.
2.
Las cuestiones de procedimiento no previstas en el presente Reglamento serán
resueltas por la Comisión, el Comité Ejecutivo o los CTC, según el caso, siempre que no se
contravengan disposiciones del presente Reglamento ni de otros instrumentos jurídicos aplicables a la
Comisión.
Disposiciones aplicables a las reuniones de la Comisión, del Comité Ejecutivo y de los CTC
Artículo 86
Las disposiciones correspondientes a las atribuciones de la presidencia previstas en el artículo
22 y las referentes a los debates en las reuniones de la Comisión, que figuran en los artículos 34 a 43
y 45 a 52 de este Reglamento, serán aplicables, en lo que sean pertinentes, a las reuniones del Comité
Ejecutivo y de los CTC.
- 29 -
Organization of American States
Rules of Procedure
Inter-American
Committee on Ports
- 30 -
TABLE OF CONTENTS
Page
CHAPTER ONE……………………………………….……………………….………………....32
NATURE, PURPOSE, COMPOSITION AND FUNCTIONS………………………….………...32
CHAPTER TWO ............................................................................................................................ 34
STRUCTURE OF THE COMMITTEE.......................................................................................... 34
I. MEETINGS OF THE COMMITTEE......................................................................................... 34
A. Participation in the meetings of the committee ................................................................ 36
B. Officers of the meetings of the Committee....................................................................... 38
C. Sessions ............................................................................................................................ 39
D. Subcommittees and Working Groups............................................................................... 40
E. Debates.............................................................................................................................. 41
F. Voting..........................................................................................................…………..….43
G. Documents................................................................................................................…….45
II. THE EXECUTIVE BOARD.......................................................................................................46
III. TECHNICAL ADVISORY GROUPS...................................................................................…50
IV. THE SECRETARIAT……………………………………………………………………….…53
CHAPTER THREE..........................................................................................................................54
FINANCIAL MATTERS.................................................................................................................54
CHAPTER FOUR............................................................................................................................ 56
GENERAL PROVISIONS...............................................................................................................56
- 31 -
CHAPTER ONE
NATURE, PURPOSE, COMPOSITION AND FUNCTIONS
Nature and purpose
Article 1
1.
The Inter-American Committee on Ports (CIP) (hereinafter “the Committee”) is a
committee of the Inter-American Council on Integral Development (CIDI), established in compliance
with resolution AG/RES. 1573 (XXVIII-O/98) of the General Assembly, and in accordance with
Articles 93 and 77 of the Charter of the Organization of American States (hereinafter “the
Organization”) and Articles 5 and 15 of the Statute of CIDI.
2.
The purpose of the Committee is to serve as a permanent Inter-American forum of the
member states of the Organization, for the strengthening of hemispheric cooperation in the area of
port-sector development, with the active participation and collaboration of the private sector. The
Committee shall carry out its activities taking into account the priorities of the Strategic Plan for
Partnership for Integral Development (hereinafter “the Strategic Plan”).
Composition
Article 2
The Committee comprises all the member States of the Organization, represented by the
highest-level national governmental authorities from the port sector.
Functions and powers
Article 3
The functions and powers of the Committee are:
a)
To act as the principal advisory organ of the Organization and its member states in all
topics concerning port-sector development;
b)
To propose and promote hemispheric cooperation policies in port-sector development,
in accordance with the guidelines from the General Assembly and CIDI, as well as
from the Summits of the Americas;
c)
To examine and propose solutions to common port-sector problems;
d)
To facilitate and promote the development and improvement of port-sector activities
in the Hemisphere;
e)
To approve the biennial budget prepared by the Executive Board;
f)
To formulate guidelines for the preparation and presentation of partnership-fordevelopment programs, projects, and activity proposals by the member states, in
- 32 -
accordance with the Strategic Plan, the Statute of the Special Multilateral Fund of
CIDI (FEMCIDI), the respective Inter-American Programs, and other pertinent
instruments;
g)
To support the preparation for and follow-up of specialized or sectorial meetings at
the ministerial level or its equivalent where port-sector matters are being considered;
h)
To propose strategies to attract and mobilize additional resources to finance
partnership-for-development programs, projects, and activities in the port sector;
i)
To promote and organize meetings of port experts to study planning, regulation,
administration, operations, marketing, financing, and other technical matters related
to port-sector development in the Hemisphere and disseminate their results;
j)
To promote the development of joint projects among the port-sector entities of
member states;
k)
To develop and implement technical training programs for all levels of port-sector
personnel of member states;
l)
To promote the adoption of cooperation agreements pertaining to the port sector
among the governments of member states;
m)
To collect and disseminate information related to port-sector activities among
member states, particularly on technical advancements, investments, legislation,
ownership, administration, operations, security, data, human resources, and the
environment;
n)
To generate, analyze, propose, and adopt programs, projects, and activities on portsector matters that are directly related to the Strategic Plan and in accordance with the
Declaration of Asunción on “Inter-American Port Policies Guidelines”, and the
“Agreement on Cooperation and Mutual Assistance among Inter-American Port
Authorities”, and other pertinent documents.
o)
To maintain permanent contact with international and regional bodies, governmental
and non-governmental, dealing with port-sector matters, such as the American
Association of Port Authorities (AAPA), the International Association of Ports and
Harbors (IAPH), the Inter-American Development Bank (IDB), the International
Bank for Reconstruction and Development (IBRD), the Central American Maritime
Transport Commission (COCATRAM), the Caribbean Shipping Association (CSA),
the United Nations Economic Commission for Latin America and the Caribbean
(ECLAC), the International Conference of Port Training, the International Maritime
Organization (IMO), the International Labour Organization (ILO), the Port Managers
Association of the Caribbean (PMAC) and the United Nations Conference on Trade
and Development (UNCTAD), among others.
- 33 -
p)
To carry out other functions consistent with its objectives, as well as those assigned
by the General Assembly or CIDI or requested by the Permanent Executive
Committee of CIDI (CEPCIDI).
CHAPTER TWO
STRUCTURE OF THE COMMITTEE
Article 4
The Committee fulfills its objectives, performs its functions, and exercises its powers through
its meetings, the Executive Board, and the Technical Advisory Groups, with the support of the
General Secretariat of the Organization (hereinafter “the Secretariat”).
I.
MEETINGS OF THE COMMITTEE
Regular meetings
Article 5
1.
The Committee shall hold a regular meeting at least every two years, in any of the
member states, in keeping with the provisions of Article 81 of these Rules of Procedure.
2.
The Committee, during its regular meetings, shall consider general matters related to
port-sector cooperation and, specifically, shall fulfill the following functions:
a)
To determine the policies necessary to fulfill the functions provided for in
Article 3 of these Rules of Procedure;
b)
To create and adopt a biennial plan of action for the Committee;
c)
To elect the members of the Executive Board;
d)
To establish the Technical Advisory Groups and define their responsibilities;
e)
To propose to CIDI amendments to the Rules of Procedure of the Committee,
when appropriate;
f)
To consider and adopt decisions on any other matter under the sphere of
responsibility of the Committee.
Special meetings
- 34 -
Article 6
1.
The Committee shall hold special meetings by decision of the General Assembly, or
CIDI, or if the Committee itself so decides by the affirmative vote of two thirds of its members. In the
latter case, the Committee shall contribute all the resources required for the meeting and shall inform
CIDI of its decision to hold a special meeting and of its agenda.
2.
The special meetings of the Committee shall consider the specific matters for which
they have been convened.
Place and date of the meetings
Article 7
1.
The regular meetings of the Committee shall be held at the place and on the date
agreed upon at the conclusion of the preceding meeting, taking into account the offers presented by
the member states. When there are no offers to host a meeting 90 days before the meeting is scheduled
to begin, or when a meeting cannot be held at the selected place, the Committee shall meet at the
headquarters of the Secretariat. Should a change of date become necessary, the Chair of the Executive
Board shall consult on this matter with the rest of the member states.
2.
The Executive Committee shall inform the members of the Committee of the place
and date of the special meetings.
Agenda
Article 8
1.
The Executive Board shall prepare a preliminary draft agenda for each regular
meeting of the Committee, to be submitted for consideration by the other Committee member States,
at least 100 days prior to the inauguration of the respective meeting. Simultaneously, the Secretariat
shall send a copy of the preliminary draft to the permanent missions of the Organization through
CEPCIDI. The member States shall have 30 consecutive days to send their observations to the Chair
of the Executive Board. On the basis of the observations received, the Executive Board shall prepare
the final draft agenda, which shall be submitted to CEPCIDI for information and distributed to the
member States 45 days before the regular meeting.
2.
The Chair of the Executive Board shall establish the procedures and deadlines for the
preparation and distribution of the agenda for special meetings.
Notice of convocation of meetings
Article 9
1.
CEPCIDI shall convene a regular meeting of the Committee once it has been
informed by the Chair of the Executive Board of the agreed place and date for the meeting. For that
purpose, the country that has offered to host a regular meeting must have confirmed to the Secretariat
the date, city, and specific location of the meeting, and indicate that it is prepared to sign with the
Secretariat the corresponding agreement for the holding of the meeting, which contains the financial
- 35 -
obligations of the parties. The host country shall present this confirmation no later than 90 days prior
to the proposed date of said meeting. If there is no confirmation within that period, CEPCIDI shall
convene the meeting at the headquarters of the Secretariat. The Secretariat shall transmit the notices to
member States as soon as the convocation has been decided.
2.
The resolutions convening meetings of the Committee shall indicate the source of
financing which will be used to cover the costs of the meeting.
A.
Participation in the meetings of the Committee
Delegations
Article 10
The delegations of the member States shall comprise representatives, advisors, and other
members accredited by the governments. Each delegation shall have a principal representative or head
of delegation, who may delegate his or her powers to any other member of the delegation.
Credentials
Article 11
For each regular or special meeting of the Committee, the members of each delegation and the
Permanent Observers to the Organization shall be accredited by their respective governments by means
of a communication addressed to the Secretary General of the Organization.
Article 12
The Secretary General shall receive the credentials and submit a report to a plenary session of
the Committee, so that it may decide on the matter.
Precedence
Article 13
The order of precedence of the delegations shall be established at the start of each meeting of
the Committee following the alphabetical order in Spanish commencing with the country which is the
Chair.
Bodies and agencies of the Inter-American System
Article 14
The representatives of the bodies and agencies of the Inter-American System may attend the
meetings of the Committee and its subcommittees with the right to speak.
Permanent Observers
Article 15
- 36 -
Permanent Observers to the Organization may attend the meetings of the Committee and its
subcommittees. They may also speak provided that the Chair of the meeting in question so decides.
Other observers
Article 16
1.
Observers to the Committee meetings may also be sent by:
a)
Governments of the member States of the United Nations or its specialized
agencies that have expressed an interest in attending, subject to prior
authorization by the Chair of the Executive Board, in consultation with the
Vice Chairs of said Board;
b)
Inter-American governmental entities and agencies of a regional or subregional
nature that are not included among the bodies and agencies of the Organization,
subject to prior authorization by the Chair of the Executive Board, in
consultation with the Vice Chairs of said Board;
c)
Specialized agencies related to the United Nations or other international
organizations, when so provided in their current agreements with the pertinent
bodies of the Organization or, in the absence of such agreements, subject to
prior authorization by the Chair of the Executive Board, in consultation with
the Vice Chairs of said Board.
2.
The observers referred to in this article may speak at the meetings of the Committee
or its subcommittees when invited to do so by the respective Chair.
3.
For the purposes of this article, the Secretariat shall send out the appropriate
communications.
Special guests
Article 17
1.
Subject to prior authorization by the Chair of the Executive Board and with the
consent of the host country, national and international governmental organizations or entities, and
persons of recognized standing in the matters to be considered may attend the meetings of the
Committee as special guests, provided they express an interest in doing so.
2.
The special guests referred to in this article may speak in the meetings of the Committee
when invited to do so by the respective Chair.
3.
Requests to attend the meetings of the Committee as special guests must be presented to
the Chair of the Executive Board directly or through the Secretariat, at least 15 days prior to the start of
the meeting.
- 37 -
4.
invitations.
For the purposes of this article, the Secretariat shall extend the corresponding
The Secretariat
Article 18
The Secretary General of the Organization and the Executive Secretary for Integral
Development participate with voice but without vote at the meetings of the Committee and its
subsidiary bodies.
B.
Officers of the Meetings of the Committee
Chair and Vice Chairs
Article 19
1.
At the first plenary session of each meeting, the Committee shall elect a Chair and
two Vice Chairs, from among the heads of delegations of the member States represented at the
meeting. The election shall be decided by the majority vote of the delegations accredited to the
meeting.
2.
The Chair and the Vice Chairs shall hold office until the close of the meeting.
Substitution of the Chair
Article 20
In the event of the temporary or permanent absence of the Chair, he or she shall be replaced by
the First Vice Chair, who will have the same powers and duties as the Chair, and, in the absence of the
First Vice Chair, by the Second Vice Chair.
Article 21
In the absence of the Chair and the two Vice Chairs, the Committee shall be temporarily chaired
by the principal representative of the member State that is first in the order of precedence established in
Article 13 of these Rules of Procedure.
Powers of the Chair
Article 22
The Chair shall convene the plenary sessions; establish their order of business; open and adjourn
the plenary sessions; direct the debate; grant the floor to the delegations in the order of their requests; put
to a vote the points under discussion and announce the results; rule on points of order in compliance with
- 38 -
Article 36; install the subcommittees; perform any other tasks the Committee may assign him or her;
and, in general, observe and enforce the provisions of these Rules of Procedure.
C.
Sessions
Article 23
Each meeting of the Committee shall include an informal preliminary session with the heads of
delegation of the member States, an inaugural session, the number of plenary sessions required, and a
closing session. In the case of a special meeting, the inaugural session may be omitted.
Preliminary session of the heads of delegations
Article 24
The Chair of the Executive Board shall convoke an informal preliminary session of the heads of
delegation of the member States, prior to the inaugural session, to agree on the organization of the work
of the Committee meeting.
Plenary sessions
Article 25
The first plenary session shall decide the following:
1.
Election of the Chair and Vice Chairs;
2.
Composition of the Style Subcommittee;
3.
Final agenda of the meeting;
4.
Appointment of the subcommittees and working groups;
5.
The deadline for the presentation of proposals;
6.
Duration of the meeting;
7.
Other matters.
Open and closed sessions
Article 26
1.
The plenary sessions of the Committee and the sessions of its subcommittees shall be
open, unless in session it is decided otherwise.
- 39 -
2.
otherwise.
D.
The sessions of the working groups shall be closed, unless said groups decide
Subcommittees and Working Groups
Subcommittees and Working Groups
Article 27
At each meeting, the Committee may set up subcommittees and working groups, which shall
elect their own officers. The subcommittees may in turn establish any working groups they deem
necessary for examination of the topics submitted to them for consideration. The recommendations that
they adopt or conclusions they reach shall be presented to the plenary sessions of the meetings in a
report approved by the respective subcommittee or working group. Any member of a subcommittee or
working group may request that his or her position be recorded in the relevant report. The Committee
shall take note of these reports and shall approve the pertinent decisions at a plenary session.
Article 28
All delegations may be members of the subcommittees and working groups established during a
meeting of the Committee. However, to facilitate their work, the subcommittees and working groups
shall be installed with those delegations that have requested membership thereon.
Article 29
The working groups may continue to function between meetings of the Committee.
Style subcommittee
Article 30
At each meeting, a Style Subcommittee made up of four delegations, each of which represents
one of the four official languages of the Organization, shall be established, unless the member States
decide to conduct the meeting in fewer languages.
Article 31
1.
The Style Subcommittee shall meet during or after the Committee meeting at the
headquarters of the Secretariat.
2.
The Style Subcommittee shall receive the resolutions, declarations, and agreements
approved by the Committee, correct any defects of form, and ensure equivalency among the texts in
each of the languages used in the meeting. Should the subcommittee note any defects of form that
cannot be corrected, it shall submit the matter to the Chair of the meeting for decision. If the meeting
has ended, the Executive Board shall decide on the matter.
- 40 -
E.
Debate
Quorum
Article 32
The majority of the delegations of the member States shall constitute a quorum for the plenary
sessions of the Committee meetings.
Article 33
For sessions of the subcommittees and working groups formed to meet during the Committee
meetings, one third of the delegations listed as members shall constitute a quorum. However, for the
purpose of adopting a decision, at least a majority of said delegations must be present in the
corresponding session.
Proposals
Article 34
Proposals submitted to the Committee for its consideration must be presented in writing to the
Secretariat, which shall forward copies of those proposals to the representatives at least 24 hours prior to
the session in which the matter will be discussed. However, the Committee may, by a two-thirds
majority vote of the member States present in the corresponding session, authorize a proposal to be
discussed whenever the urgency of the matter has prevented the prior procedure from being followed.
Withdrawal of proposals
Article 35
A proposal may be withdrawn by its proponent before the original text or any amendment
thereto has been put to a vote. Any other delegation may introduce a proposal that has been withdrawn.
Points of order
Article 36
During the discussion of a matter, any delegation may raise a point of order regarding the
application of these Rules of Procedure, which shall be ruled upon immediately by the Chair. When
raising a point of order, a delegation may not go into the substance of the matter under discussion. The
ruling of the Chair may be appealed. The appeal shall be put to a vote immediately and shall be declared
approved if it receives the vote of two thirds of the delegations present.
Suspension of debate
Article 37
- 41 -
The Chair or any delegation may request that the debate be suspended. Only two delegations
may speak in favor of, and two against, a motion to suspend the debate. It shall then be put to a vote
immediately and shall be declared approved if it receives the vote of two thirds of the delegations
present.
Closure of debate
Article 38
The Chair or any delegation, when it considers that a matter has been sufficiently discussed,
may propose that the debate be closed. This motion may be opposed by two delegations and shall be
declared approved if it receives the vote of two thirds of the delegations present.
Suspension or adjournment of the meeting
Article 39
During the discussion of a matter, the Chair or any delegation may propose that the meeting be
suspended or adjourned. Such a motion shall be put to a vote immediately without discussion and shall
be declared approved if it receives the vote of two thirds of the members present.
Order of procedural motions
Article 40
The following motions shall have precedence over all other proposals or motions, in the order
set forth below:
1.
Suspension of the meeting;
2.
Adjournment of the meeting;
3.
Suspension of debate on the topic under consideration;
4.
Closure of debate on the topic under consideration.
Reconsideration of decisions
Article 41
In order to reconsider a decision made by the Committee or one of its subcommittees, the
relevant motion must be approved by a two-thirds vote of the delegations which form part of those
bodies.
- 42 -
F.
Voting
Right to vote
Article 42
Each member state has the right to one vote.
Adoption of decisions
Article 43
The Committee shall adopt its decisions in plenary sessions, in the form of resolutions,
declarations, or agreements. The Secretariat shall distribute them immediately after they have been
adopted.
Majority required
Article 44
1.
Having established the quorum called for in Articles 32 and 33, in the absence of
agreement in the deliberations, the proposals shall be put to a vote. The adoption of decisions in the
plenary sessions of the Committee and the adoption of recommendations in the sessions of its
subcommittees shall be made by the affirmative vote of more than half of the member States present,
unless specifically provided otherwise in these Rules of Procedure.
2.
The decisions that have budgetary implications for the Committee shall require the
approval of two thirds of the member States accredited to the meeting of the Committee.
3.
The working groups shall adopt recommendations, preferably, without recourse to a
vote. If a vote is necessary, the recommendation shall be adopted by a simple majority vote of the
members present.
Voting procedure
Article 45
1.
Votes shall be taken by a show of hands, but any delegation may request a roll-call
vote, which shall be taken in the order of precedence established in Article 13.
2.
In roll-call votes, the name of each member state shall be called and the delegations
shall register their votes in favor or against, or their abstention.
3.
Votes shall be by secret ballot only in the case of elections. However, if it is so agreed,
the Committee may adopt a different procedure.
- 43 -
Voting on proposals
Article 46
1.
After debate is closed, decisions shall be made on the proposals presented, together with
any proposed amendments.
2.
Where a vote is required and once the Chair has announced the start of the voting, no
delegation may interrupt it, except for a point of order relating to the manner in which the voting is being
conducted.
3.
The process of voting and vote counting shall end when the Chair announces the result.
Article 47
Proposals shall be voted on in the order in which they are presented, except when the
Committee, by a two-thirds vote of the members present, decides otherwise.
Voting on amendments
Article 48
Amendments shall be submitted for discussion and put to a vote before the voting on the
proposal they are intended to modify. A proposal that would totally replace the original proposal, or that
is not directly related to it, shall not be considered as an amendment.
Article 49
When several amendments to a proposal are presented, the vote shall be taken first on the one
that departs furthest from the original text. The other amendments shall be voted upon in like order. In
case of doubt in this regard, they shall be voted upon in the order of their presentation.
Article 50
When the adoption of one amendment necessarily implies the exclusion of another, the latter
shall not be put to a vote. If one or more amendments are adopted, the complete proposal as amended
shall be put to a vote.
Voting by parts
Article 51
Any delegation may request that a proposal or amendment be put to a vote in parts, in which
case it must indicate the specific parts or sections. If any delegation opposes such a request, the motion
to deny it shall be put to a vote and a two-thirds majority of the members present shall be required for
approval. Only two delegations may speak in favor of, and two against, a request for voting by parts.
When voting by parts is accepted, any proposal or amendment thus approved must be put to a final vote
- 44 -
as a whole. If all the operative parts of a proposal or amendment have been rejected, it shall be
considered to have been rejected as a whole.
Explanation of vote
Article 52
Before the voting process has begun, or after it has ended, any delegation may ask for the floor
to explain its vote, except in the case of secret ballots.
G.
Documents
Summaries of the sessions
Article 53
The Secretariat shall prepare summaries of the Committee plenary sessions and of the
subcommittee sessions, as well as of the working group sessions if those groups so request.
Article 54
1.
During subcommittee sessions, delegations may request to have the opinions they
expressed in a session recorded in the corresponding summary. They may also request to have
statements that they made appended to the summary.
2.
There shall be no summaries of discussions of the closed sessions of the Committee, or
of the closed subcommittee sessions, but the Secretariat shall record the names of the representatives
present and the decisions adopted at those sessions.
Final report
Article 55
The summaries referred to in Article 53, as well as the resolutions, declarations, and agreements
adopted at each meeting of the Committee, and any other relevant documentation distributed during the
meeting, shall be included in a final report that the Committee shall submit to CIDI, through CEPCIDI,
in the four official languages of the Organization.
- 45 -
II.
THE EXECUTIVE BOARD
Composition, constitution and term of office of its members
Article 56
1.
The Executive Board shall comprise a chair, two vice chairs, and the chairs of the
technical advisory groups mentioned in article 68, all of whom shall be by the member states during a
regular meeting of the Committee and shall serve for two years.
2.
The election of the members of the Executive Board, insofar as possible, shall follow
the criteria of rotation and equitable geographic representation.
3.
The Chair of the regular meeting of the Committee where the election took place,
before its closing, shall install the Executive Board.
Appointment of representatives to the Executive Board
Article 57
Each member state of the Executive Board shall designate a principal representative and an
alternate representative, both of whom shall be specialists in port-sector matters. The names of the
representatives shall be communicated in writing to the General Secretariat.
Functions of the Executive Board
Article 58
The Executive Board, as the organ responsible for executing the Committee's policies, shall
have the following functions:
a)
To carry out the tasks assigned to it by the Committee and follow-up on the decisions
adopted by the Committee;
b)
To plan and coordinate Inter-American activities of the port sector, taking into
account the Strategic Plan;
c)
To prepare the biennial budget for the Committee, and to make yearly adjustments in
accordance with existing resources in the CIP “Special Port Program” Specific Fund;
d)
To set the dates of the regular and special meetings of the Committee and to prepare a
list of possible topics for the meetings, which are to be presented to the CIP at least
six months in advance of the meeting in question;
e)
To prepare the preliminary draft agendas for the Committee meetings and submit
them for consideration to the governments of the member states through the
Secretariat;
- 46 -
f)
To propose to the Committee the amendments that, in its opinion, should be made to
these Rules of Procedure;
g)
To ensure compliance with the CIP mandates by formulating, executing, and
following up on the necessary initiatives for that purpose;
h)
To establish a work program for the CECIP, which shall cover the period running
until its next meeting;
i)
To prepare the preliminary draft agendas for the CIP meetings and submit them for
consideration to the member states through the Secretariat;
j)
To present to CIDI, through CEPCIDI, an annual report on the activities of the
Committee;
k)
To adopt, ad referendum of the next meeting of the Committee, any urgent measures
that cannot be deferred;
l)
To represent the Committee in meetings or conferences on port-sector matters or
related topics;
m)
To promote the preparation of studies and documents on port-sector matters and to
propose draft inter-American and international agreements, in accordance with the
procedures of the Organization and the legal frameworks of the member states;
n)
To promote coordination guidelines for efficient and effective performance of the
TAGs’ activities, on the basis of their work plans, and to establish criteria for their
follow-up and performance evaluation, in keeping with the TAGs’ recommendations;
o)
To propose strategies and policies for strengthening ties of cooperation with other
countries and international organizations;
p)
To help to enhance the impact and scope of the CIP in the region through an
integrated approach, promoting and strengthening relations with domestic and
external strategic partners, participation by the private sector and similar institutions,
and the use of tools for management, exchange, and dissemination of knowledge;
q)
To plan and organize activities for improving and strengthening port sector human
resources in the framework of the CIP, including the mobilization of experts, the use
of information and communications technologies (ICTs), and expanded training
opportunities;
r)
To carry out any other executive tasks necessary for the fulfillment of the objectives
of the Committee.
- 47 -
Duties of the Chair
Article 59
The Chair of the Executive Board shall have the following responsibilities and functions:
a)
To preside over the sessions of the Executive Board;
b)
To preside provisionally over the regular and special meetings of the Committee until
the Chair is elected;
c)
To represent the Committee in the bodies of the Organization, the port administrations
of the member States, and other agencies that participate in port-sector development
activities in the Hemisphere. Also, to represent the Committee at public functions and at
meetings of international agencies.
d)
To coordinate the activities of the Executive Board established in Article 58 of these
Rules of Procedure;
e)
To formulate the agenda of the meetings of the Executive Board in consultation with
the other members of the Executive Board;
f)
To maintain communication with port institutions of the Hemisphere, on matters
relating to the functioning of the Committee;
g)
To coordinate and revise periodically the work programs of the Technical Advisory
Groups and of the subcommittees and working groups, ensure that they are carried out,
evaluate their completion, and submit a report to the Committee containing the results
of the evaluation;
h)
To carry out the additional functions that are established in these Rules of Procedure
and those that by nature are inherent to the office he or she occupies.
Duties of the Vice Chairs
Article 60
The Vice Chairs of the Executive Board shall assist the Chair in carrying out the duties
provided for in Article 59, particularly those established in paragraphs f and g, and shall perform other
functions assigned to them in these Rules of Procedure.
Office of the Executive Board
Article 61
1.
The member state elected to preside over the Executive Board shall establish and
maintain at its sole expense, under the exclusive responsibility of the Chair, an office with the necessary
technical and administrative personnel, as well as suitable work facilities for the best possible
performance of the Executive Board's duties and responsibilities. For all purposes, this office shall be
- 48 -
dependent exclusively upon the Chair of the Executive Board and shall not be dependent in any way
upon the Secretariat.
2.
The Chair of the Executive Board shall maintain continuing working relations with the
Secretariat for purposes of coordination and liaison, as well as for the best possible performance of the
various tasks of Executive Board. The Chair of Executive Board shall send copies of all official
correspondence to the General Secretariat.
Meetings
Article 62
1.
The first meeting of the Executive Board shall take place within 90 days of the
closing of the meeting of the Committee in which the Executive Board members were elected.
2.
The Executive Board shall meet at least once a year, in the country represented by its
Chair, in another country, or at Secretariat headquarters, as agreed on at the preceding meeting. The
meetings may be conducted by teleconference or videoconference.
Quorum
Article 63
A majority of the member States that make up the Executive Board shall constitute a quorum
for its plenary sessions.
Decisions
Article 64
1.
The decisions of the Executive Board shall be made in plenary sessions. In the
absence of agreement in the deliberations, the proposals shall be put to a vote and shall be adopted by
a majority vote of the members of the Executive Board.
2.
Decisions on budgetary matters shall require the favorable vote of a two-thirds
majority of the member States that constitute the Executive Board.
Headquarters of the subcommittees and working groups of the Executive Board
Article 65
The subcommittees or working groups established by the Executive Board that operate during
the period between meetings of the Executive Board shall have their headquarters in the country selected
to preside over them. Such countries shall provide, at their sole expense, the personnel and the
necessary facilities for the performance of their functions.
- 49 -
III.
TECHNICAL ADVISORY GROUPS
Objective
Article 66
The objective of the Technical Advisory Groups (hereinafter "TAGs") shall be to provide
technical advice to the Committee on specific aspects of hemispheric port-sector development.
Establishment
Article 67
The Committee, at its regular meetings, by a majority of its members, shall establish the
TAGs it deems necessary to fulfill its objectives and shall define specific mandates for each TAG.
For the Committee to proceed to establish a TAG, at least five member states must have applied to
participate therein.
Composition of the TAGs and participation in their meetings
Article 68
The TAGs shall comprise representatives of the member States and of the associate members,
in the following manner:
A.
Member states
1.
Each member state of the Committee has the right to join all established TAGs, by
appointing a representative to each TAG. The representative shall be a specialist in port-sector
matters.
2.
The General Secretariat shall maintain a current list of the member States that
constitute each TAG.
3.
The representatives of the member States that are not members of a TAG may attend
sessions with voice but without vote.
B.
Associate members
1.
The port administration and operating entities; academic, scientific, commercial,
development, financial, and industrial institutions; and other organizations related to port-sector
activities that have legal standing may participate in the TAGs as associate members, with the explicit
approval of the member State where the entity, institution, or organization has been incorporated or
has its main office. Tacit approval may be given if, after 90 days, the member state has not expressed
a decision on the request. Each member state shall notify the Chair of a TAG, in writing, of the names
of the entities, institutions, or organizations it has approved for associate membership. An entity,
institution, or organization that has been given tacit or explicit approval shall cease to be an associate
member if the approval is withdrawn by the corresponding member state.
- 50 -
2.
The entities, institutions, or organizations that have been approved as associate
members in accordance with the previous paragraph and who are current in the payment of the dues
provided for in Article 76 of there Rules of Procedure, may participate in all the activities of the TAGs
with which they are associated, with voice but without vote. They may present technical papers to and
receive documents from the groups with which they are associated.
3.
The Secretariat shall maintain a register of the associate members. The register shall
include data on the entities, institutions, and organizations that have been authorized in writing by the
country or countries that approve their participation in a specific TAG.
Officers and headquarters of each TAG
Article 69
1.
The Committee shall elect a member state as Chair of a TAG upon its establishment.
Each TAG shall have its headquarters in the country of the Chair.
2.
Each TAG shall elect a Vice Chair during its first meeting. The position of Vice Chair
may be held by an associate member. The Vice Chair shall assist the Chair in the performance of his or
her duties.
Office of the Chair
Article 70
The member state elected to preside over a TAG shall establish and maintain at its sole expense,
under the exclusive responsibility of the Chair, an office with the necessary technical and administrative
personnel. For all purposes, this office shall be dependent exclusively upon the Chair of the TAG and
shall not be dependent in any way upon the Secretariat.
Term of office of the Chair and the Vice Chair
Article 71
The Chair of each TAG shall hold office until the next regular meeting of the Committee. The
Vice Chair shall hold office until the following TAG meeting. Both may be reelected.
Duties of the Chair
Article 72
The Chair of a TAG shall:
a)
Convene meetings of the TAG and designate the place and date for each meeting;
b)
In consultation with the Vice Chair, authorize the participation of observers and special
guests in meetings of the TAG;
- 51 -
c)
Direct the work of the TAG; prepare materials for the meetings; and send the studies,
decisions, and draft resolutions of the TAG to the Chair of the Executive Board and to
the General Secretariat for processing;
d)
Present a written report to the Chair of the Executive Board, every six months, on the
development and results of the work of the TAG, with a copy sent to the General
Secretariat;
e)
Present written reports, studies, and recommendations to the Committee, through the
Executive Board. These documents shall be sent to the Executive Board 90 days
prior to the Committee meeting, so that the Executive Board may make its
observations.
Work structure
Article 73
1.
In order to fulfill their duties, the TAGs shall meet at least once a year, at a location
and time determined by their respective Chairs. Any member or associate member of a TAG may host
an additional meeting of the TAG and, in such case, shall be responsible for providing the site, personnel,
and administrative support for the meeting.
2.
To carry out their functions, the TAGs may establish working groups, which shall
present reports on their activities to the respective TAG.
3.
If necessary, the TAGs shall approve their own working methods and adapt them to
meet the needs of their members, subject to the provisions of these Rules of Procedure and other
instruments applicable to the Committee.
Quorum and recommendations
Article 74
1.
One third of the representatives of the member States that make up a TAG constitute
a quorum to hold meetings.
2.
The recommendations of the TAGs shall be adopted in plenary sessions. In the
absence of agreement in their deliberations, the Chair of the respective TAG shall present the
conclusions of the discussions in its report to the Executive Board, without recommendations. When a
TAG has reached conclusions or adopted recommendations on which the Executive Board or the
Committee should take a decision, the Chair of the respective TAG shall indicate in his or her written
report to the Executive Board the number of representatives who were present at the time of reaching
the conclusions or making the recommendations.
Evaluation of the activities and length of term of the TAGs
Article 75
- 52 -
1.
The Chair and the Vice Chairs of the Executive Board shall be responsible for
conducting an annual assessment of the completion of the tasks assigned to each TAG.
2.
During each regular meeting of the Committee, the Chair of the Executive Board shall
present an evaluation report on the progress made by each TAG in completing the tasks assigned to it.
3.
On the basis of that report, the Committee shall decide whether each TAG and its
working groups should continue working in accordance with their original mandate, whether they
should continue working with a modified mandate, or whether their work should be concluded.
Membership dues of associate members
Article 76
Associate members shall contribute financially to the TAGs which they join, in the manner
and amounts that the Committee determines. The funds from membership dues of the associate
members shall be deposited in a Specific Fund and allocated to the budget of the respective TAG.
These funds shall be administered in accordance with the rules and procedures provided for the
administration of Specific Funds in the “General Standards to Govern the Operations of the General
Secretariat” (hereinafter “General Standards”) and other applicable legal instruments.
Article 77
Each TAG shall prepare an annual budget to which associate membership dues shall be
assigned. When the Committee decides that a TAG has concluded its work, any remaining funds
allocated to that Group shall be transferred to the Special Port Program Specific Fund.
IV.
THE SECRETARIAT
Support Services of the Secretariat
Article 78
1.
The Secretariat shall support the officers of the Committee in the performance of their
duties and shall provide technical and administrative services to the Committee in accordance with the
resources allocated in the program-budget of the Organization and other resources available to the
Committee.
2.
The Secretariat shall serve as the institutional memory of the Committee and shall
report regularly to the permanent missions of the member States to the Organization.
Article 79
The services provided by the Secretariat shall include the following:
- 53 -
a)
Preparing and submitting to the Executive Board for consideration the preliminary
draft of the biennial budget of the Committee to be financed by the Special Port
Program Specific Fund and any other specific funds pertaining to the Committee.
b)
Participating in meetings of the Committee, the Executive Board, and the TAGs, with
voice but without vote.
c)
Assisting in the coordination and execution of the work plans of the Committee, the
Executive Board, and the TAGs.
d)
Assisting with preparations for holding the meetings of the Committee, the Executive
Board, and the TAGs.
CHAPTER THREE
FINANCIAL MATTERS
Funding sources
Article 80
The financing for carrying out the programs, projects, and activities of the Committee shall
derive from the following sources: the Regular Fund of the Organization, Specific Funds, and the
Special Multilateral Fund of CIDI (FEMCIDI). In addition, each member state of the Committee shall
cover the costs of the participation of its respective delegation in the meetings of any organ of the
Committee. The financing of those programs, projects, and activities of the Committee that are not
included in the program-budget of the Organization or that are not to be financed by FEMCIDI shall
be paid for by the Committee.
Regular Fund
Article 81
The resources of the Regular Fund allocated for the functioning of the Committee may only
be used to finance, within the limits approved in the program-budget of the Organization, the
following:
a)
Regular support services of the Secretariat to the Committee;
b)
Meetings of the Committee, in accordance with the resources allocated for that
purpose in the program-budget of the Organization. The financing of those meetings
of the Committee that are not contemplated in the program-budget of the
Organization shall be paid for by the Committee itself.
Specific Funds
- 54 -
Article 82
1.
The Secretariat may establish and administer Specific Funds, in separate accounts, in
accordance with Article 68 of the General Standards and Article 24 of the “Statutes of the Special
Multilateral Fund of the CIDI (FEMCIDI) and Provisions regarding other Partnership for
Development Resources”, comprising contributions made by the governments of the member States,
the Permanent Observers to the Organization, and other member States of the United Nations, as well
as national or international public and private entities and other donors, for the purpose of financing
activities of the Committee. The interest accrued on the resources of these funds shall be governed by
the pertinent provisions of the General Standards.
2.
The Secretariat shall establish the “Special Port Program” Specific Fund with
contributions primarily coming from port authorities. Contributions to this Program are mandatory for
member States. The Executive Board may limit the benefits from projects and activities financed from
those resources to member States that fail to contribute to the above mentioned Program. The
“Emergency Port Program” Specific Fund, which was established by the Inter-American Port and
Harbor Conference, shall remain in operation.
Administrative costs of the Specific Funds
Article 83
Contributions to the Regular Fund for technical supervision and administrative support to be
made by all Specific Funds of the Committee shall be made in accordance with the terms established
in the General Standards.
FEMCIDI
Article 84
The member States of the Committee may contribute to FEMCIDI, and may submit proposals
for partnership-for-development programs, projects, and activities within the framework of the
Strategic Plan, to be financed with FEMCIDI resources, in compliance with the procedures provided
for by the FEMCIDI Statutes and other pertinent regulations.
- 55 -
CHAPTER FOUR
GENERAL PROVISIONS
Adoption and amendment of these Rules of Procedure
Article 85
Organisation des États Américains
1.
These Rules of Procedure, approved by CEPCIDI ad referendum of CIDI, may be
amended by CIDI, at its own initiative or at the request of the Committee.
2.
Procedural matters not covered by these Rules of Procedures shall be resolved by the
Committee, the Executive Board, or the TAGs, as appropriate. No decision adopted under this
provision may contradict other provisions of these Rules of Procedure or provisions of other legal
instruments applicable to the Committee.
Provisions applicable to meetings of the Committee, the Executive Board, and the TAGs
Article 86
Article 22 of these Rules of Procedure, on the powers of the Chair of the Committee,
and Articles 34 to 43 and 45 to 52, on debate in the Committee meetings, shall be applicable to the
meetings of the Executive Board and of the TAGs, as appropriate.
- 56 -
Règlement de la Commission
Interaméricaine des Ports
- 57 -
TABLE DES MATIÈRES
Pages
CHAPITRE PREMIER………………………………………………………...…………...…….......59
NATURE, FINALITÉ, COMPOSITION ET ATTRIBUTIONS ........................................................ 59
CHAPITRE II....... ............................................................................................................................... 61
STRUCTURE DE LA COMMISSION ............................................................................................... 61
I. RÉUNIONS DE LA COMMISSION ............................................................................................... 61
A. Participation aux réunions de la Commission ................................................................................. 63
B. Bureaux des réunions de la Commission......................................................................................... 65
C. Séances .. ...........................................................................................................................................66
D. Sous-commissions et groupes de travail ......................................................................................... 67
E. Débats .............................................................................................................................................. 68
F. Votes ................................................................................................................................................ 70
G. Documents....................................................................................................................................... 72
II. LE COMITÉ EXÉCUTIF................................................................................................................ 73
III. LES COMITÉS TECHNIQUES CONSULTATIFS...................................................................... 77
IV. LE SECRÉTARIAT....................................................................................................................... 81
CHAPITRE III ..................................................................................................................................... 82
ASPECTS FINANCIERS .................................................................................................................... 82
CHAPITRE IV ..................................................................................................................................... 83
DISPOSITIONS GENERALES........................................................................................................... 83
- 58 -
CHAPITRE PREMIER
NATURE, FINALITÉ, COMPOSITION ET ATTRIBUTIONS
Nature et finalité
Article premier
1.
La Commission interaméricaine des ports (CIP), (ci-après “la Commission”), est une
Commission du Conseil interaméricain pour le développement intégré (CIDI) créée par l’Assemblée
générale en vertu de la résolution AG/RES. 1573 (XXVIII-O/98), conformément aux articles 93 et 77
de la Charte de l'Organisation des États Américains, (ci-après “l'Organisation”) et aux articles 5 et 15
du Statut du CIDI.
2.
La Commission a pour finalité de servir de forum interaméricain permanent aux États
membres de l'Organisation en vue de faciliter le renforcement de la coopération dans le domaine du
développement du secteur portuaire du Continent américain, avec la participation et la collaboration
actives du secteur privé. La Commission doit mettre tout en oeuvre pour mener ses activités en tenant
compte des priorités du Plan Stratégique de Partenariat pour le Développement Intégré (ci-après le
"Plan Stratégique").
Composition
Article 2
La Commission est composée de tous les États membres de l'Organisation, qui y sont
représentés par les plus hautes autorités gouvernementales nationales du secteur portuaire.
Fonctions et attributions
Article 3
La Commission a les fonctions et attributions suivantes :
a)
Servir d'organe consultatif principal de l'Organisation et de ses États membres pour
tous les thèmes relatifs au développement du secteur portuaire;
b)
Proposer et promouvoir des politiques de coopération continentale pour le
développement du secteur portuaire, conformément aux directives émanées de
l'Assemblée Générale, du CIDI et des Sommets des Amériques;
c)
Examiner et formuler des propositions pour répondre aux besoins communs du
secteur portuaire;
d)
Faciliter et promouvoir le développement et I'amélioration des activités du secteur
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portuaire dans le Continent américain;
e)
Approuver le budget biennal élaboré par le Comité Exécutif;
f)
Formuler des directives pour I'élaboration et la présentation des propositions des
programmes, projets et d'activités de partenariat de la part des États membres,
conformément au Plan Stratégique, au Statut du Fonds Spécial Multilatéral du CIDI
(FEMCIDI), au Programme Interaméricain correspondant et à d'autres instruments
pertinents;
g)
Appuyer la préparation et assurer le suivi des réunions spécialisées ou sectorielles qui
traitent de questions relevant du secteur portuaire, au niveau ministériel ou
l’équivalent;
h)
Proposer des stratégies pour I'obtention et la mobilisation de ressources additionnelles
destinées au financement des programmes, projets et activités de partenariat dans le
secteur portuaire;
i)
Promouvoir et organiser des réunions d'experts en matière portuaire en vue d'étudier
la planification, les règlements, I'administration, les opérations, la commercialisation,
le financement et toute autre question technique relative au développement du secteur
portuaire du Continent américain, et diffuser leurs résultats;
j)
Promouvoir la mise en place de projets communs entre les entités du secteur portuaire
des États membres;
k)
Élaborer et mettre en oeuvre des programmes de formation et d'apprentissage
technique pour le personnel de tous les niveaux du secteur portuaire des États
membres;
l)
Encourager I'adoption d'accords de coopération relatifs au secteur portuaire entre les
gouvernements des États membres;
m)
Recueillir et diffuser les informations liées aux activités du secteur portuaire dans les
États membres, notamment celles qui concernent I'avancement de la technologie, les
investissements, la législation, la titularisation, I'administration, les opérations, la
sécurité, les statistiques, les ressources humaines et I'environnement;
n)
Élaborer, analyser, proposer et adopter, dans le secteur portuaire, des programmes,
des projets et des activités qui soient directement liés au Plan Stratégique et en accord
avec la Déclaration d'Asunción sur les "Orientations de la Politique Portuaire
Interaméricaine", I’ " Accord de Coopération et d'Assistance Mutuelle entre les
Autorités Portuaires Interaméricaines", et d'autres documents pertinents;
o)
Maintenir un contact permanent avec des organisations internationales et régionales,
gouvernementales et non gouvernementales, liées au secteur portuaire, comme
l'Association Américaine des Autorités Portuaires (AAPA), l'Association des
Compagnies de Navigation des Caraïbes (CSA), l'Association des Administrateurs
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Portuaires des Caraïbes (PMAC), l'Association Internationale des Ports (AlP), la
Banque Interaméricaine de Développement (BID), la Banque Internationale pour la
Reconstruction et le Développement (BIRD), la Commission Centraméricaine du
Transport Maritime (COCATRAM), la Commission Economique des Nations Unies
pour l'Amérique Latine et les Caraïbes (CEPAL), la Conférence Internationale de
Formation en Matière Portuaire, l'Organisation Maritime Internationale (OMI),
l'Organisation Internationale du Travail (OIT) et la Conférence des Nations Unies sur
Commerce et Développement (CNUCED), entre autres;
p)
Exécuter d'autres attributions conformes à ses objectifs ainsi que celles que lui
assigne l'Assemblée Générale ou le CIDI ou que lui demande d'exercer la
Commission Exécutive Permanente du CIDI (CEPCIDI).
CHAPITRE II
STRUCTURE DE LA COMMISSION
Article 4
La Commission réalise ses objectifs, s'acquitte de ses fonctions et exerce ses attributions au
moyen de la tenue de réunions et par I'intermédiaire du Comité Exécutif et des Comités Techniques
Consultatifs, avec l'appui du Secrétariat de l'Organisation, (ci-après "le Secrétariat").
I.
RÉUNIONS DE LA COMMISSION
Réunions ordinaires
Article 5
1.
La Commission tient au moins une réunion ordinaire tous les deux ans dans l’un ou
l’autre des États membres, sous réserve des dispositions de l’article 81 du présent Règlement.
2.
Lors de ses réunions ordinaires, la Commission examine des questions de nature
générale en matière de coopération dans le secteur portuaire, et il lui incombe, en particulier, d'aborder
les thèmes suivants :
a)
Déterminer les politiques nécessaires à I'exercice de ses fonctions telles que
définies à I'article 3 du présent Règlement;
b)
Élaborer et adopter un plan d'action biennal pour la Commission;
c)
Élire les membres du Comité Exécutif;
d)
Mettre sur pied les Comités Techniques Consultatifs et définir leur mission;
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e)
Proposer au CIDI des modifications au Règlement de la Commission, le cas
échéant;
f)
Examiner et adopter des décisions sur toute autre question relevant de la
sphère de compétence de la Commission.
Réunions extraordinaires
Article 6
1.
La Commission tient des réunions extraordinaires par suite d'une décision de
I'Assemblée Générale, ou du CIDI. Elle peut également tenir ces réunions par suite de la décision de
la Commission même par un vote favorable des deux tiers de ses membres. Dans ce dernier cas, la
Commission prend en charge tous les coûts de la réunion et avise la CEPCIDI de sa décision de tenir
une réunion extraordinaire ainsi que de I'ordre du jour prévu pour cette réunion.
2.
Les réunions extraordinaires de la Commission examinent les thèmes spécifiques
pour lesquels elles ont été convoquées.
Lieu et date des réunions
Article 7
1.
Les réunions ordinaires de la Commission ont lieu, compte tenu des offres d'accueil
émanant des États membres, au lieu et à la date convenus à la fin de la réunion précédente. Si aucune
offre d'accueil n'a été présentée 90 jours avant la date prévue pour la tenue d'une réunion, ou si celle-ci
ne peut être tenue au lieu choisi, la Commission se réunit au siège du Secrétariat. Le président du Comité
Exécutif consulte les autres États membres au si un changement de date s’avère nécessaire.
2.
II appartient au Comité Exécutif de communiquer aux membres de la Commission le
lieu et la date des réunions extraordinaires.
Ordre du jour
Article 8
1.
Le Comité Exécutif établit un avant-projet d'ordre du jour pour chaque réunion
ordinaire de la Commission et le soumet à I'examen des autres membres de la Commission au moins
100 jours avant I'ouverture de la réunion pertinente. Le Secrétariat envoie simultanément un
exemplaire de I'avant-projet d'ordre du jour aux missions permanentes par I'entremise de la CEPCIDI.
Les États membres disposent de 30 jours consécutifs pour faire parvenir leurs observations au
président du Comité Exécutif. Sur la base des observations reçues, le Comité Exécutif rédige le projet
d'ordre du jour, qui est communiqué à la CEPCIDI et distribué aux États membres 45 jours avant la
réunion ordinaire.
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2.
Le président du Comité Exécutif fixe les modalités et les délais applicables à
I'élaboration et à la distribution de I'ordre du jour des réunions extraordinaires.
Convocation des réunions
Article 9
1.
La CEPCIDI convoque une réunion ordinaire de la Commission dès que le président
du Comité Exécutif confirme le lieu et la date convenus pour la tenue de cette réunion. A cette fin, le
pays qui a fait une offre d'accueil de la réunion ordinaire doit avoir confirmé au Secrétariat la date, la
ville et le lieu précis de la réunion, et lui avoir fait savoir qu'il est en mesure de signer avec le
Secrétariat I'accord par lequel les parties règlent, entre autres, leurs obligations financières respectives
relativement à la tenue de cette réunion. Cette confirmation doit parvenir au Secrétariat au plus tard 90
jours avant la date proposée pour sa tenue. En I'absence d'une confirmation dans les délais prévus, la
CEPCIDI convoque la réunion et la tient au siège du Secrétariat. Le Secrétariat achemine les avis de
convocation dès qu'une décision a été prise à ce sujet.
2.
Les résolutions portant sur la convocation des réunions de la Commission doivent
indiquer la source de financement qui sera utilisée pour assumer les coûts de la réunion.
A
Participation aux réunions de la Commission
Délégations
Article 10
Les délégations des États membres sont composées de représentants, de conseillers et d'autres
membres accrédités par les gouvernements. Chaque délégation comporte un représentant ou une
représentante titulaire ou chef de délégation, qui peut déléguer ses fonctions à n’importe lequel des
autres membres.
Lettres de créance
Article 11
Les membres de chaque délégation et les Observateurs Permanents auprès de l'Organisation
sont accrédités par leurs gouvernements respectifs pour chaque réunion ordinaire ou extraordinaire de
la Commission, au moyen d'une lettre ou d’un message adressé au Secrétaire Général de
l'Organisation.
Article 12
Le Secrétaire Général reçoit les lettres de créance et présente un rapport à la Commission en
séance plénière, afin que celle-ci prenne les décisions requises.
Préséance
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Article 13
L'ordre de préséance des délégations à chaque réunion de la Commission est établi au début
de celle-ci conformément à I'ordre alphabétique espagnol, en commençant par le pays qui occupe la
présidence.
Organes et organismes du Système interaméricain
Article 14
Les délégations des organes et organismes du Système Interaméricain peuvent participer aux
séances de la Commission et à celles de ses sous-commissions avec droit de parole.
Observateurs permanents
Article 15
Les Observateurs Permanents auprès de l'Organisation peuvent assister aux séances de la
Commission et de ses sous-commissions. Ils peuvent aussi y prendre la parole s'ils y sont autorisés par
le président.
Autres observateurs
Article 16
1.
Peuvent également envoyer des observateurs aux réunions de la Commission:
a)
Les gouvernements des États membres de l'Organisation des Nations Unies
ou des organismes spécialisés liés à celle-ci qui ont exprimé leur désir d'y
assister, sur autorisation préalable du président du Comité Exécutif, en
consultation avec les vice-présidents de ce Comité;
b)
Les entités et organismes gouvernementaux interaméricains de nature
régionale ou sous-régionale qui ne font pas partie des organes et organismes
de l'Organisation, sur autorisation préalable du président du Comité Exécutif
en consultation avec les vice-présidents de ce Comité;
c)
Les organismes spécialisés liés à l'Organisation des Nations Unies et a
d'autres organismes internationaux, quand leur participation à ce titre est
prévue dans des accords en vigueur conclus avec les organes compétents de
l'Organisation. En I'absence de tels accords, il faut obtenir I'autorisation
préalable du président du Comité Exécutif, qui agit en consultation avec les
vice-présidents de ce Comité;
2.
Les observateurs visés dans le présent article peuvent prendre la parole lors des
réunions de la Commission ou de ses sous-commissions quand ils y sont invités par le président de
I'organe correspondant.
3.
Aux fins du présent article, le Secrétariat effectue les démarches requises.
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Invités spéciaux
Article 17
1.
Sur autorisation préalable du président du Comité Exécutif et avec I'aval du pays hôte,
peuvent assister aux réunions de la Commission à titre d'invités spéciaux, s'ils font part de leur désir d'y
participer, les entités ou organismes gouvernementaux, nationaux et internationaux, et les personnes
dotées d'une compétence reconnue en ce qui a trait aux questions devant être étudiées lors de la réunion
et qui réalisent des activités liées au travail de la Commission.
2.
Les invités spéciaux visés dans le présent article peuvent prendre la parole pendant les
réunions de la Commission quand le président de I'organe concerné les y invite.
3.
Toute demande d'assistance aux réunions de la Commission à titre d'invité spécial doit
être présentée au président du Comité Exécutif, directement ou par l'entremise du Secrétariat, au moins
15 jours avant I'ouverture de la réunion de la Commission.
4.
Aux fins du présent article, le Secrétariat procède aux invitations correspondantes.
Secrétariat
Article 18
Le Secrétaire Général de l'Organisation et le Secrétaire Exécutif au Développement Intégré
peuvent prendre la parole lors des réunions de la Commission et de ses organes subsidiaires, mais ne
jouissent pas du droit de vote.
B.
Bureaux des réunions de la Commission
Président et vice-présidents
Article 19
1.
Lors de la première séance plénière de chaque réunion, la Commission procède à
l'élection d'un président et de deux vice-présidents parmi les chefs de délégation des États membres
représentés à la réunion. Ceux-ci sont élus par vote affirmatif de la majorité des délégations
accréditées à la réunion.
2.
réunion.
Le président et les vice-présidents demeurent en fonction jusqu'à la clôture de la
Suppléance du président
Article 20
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En cas d'empêchement temporaire ou permanent du président, le premier vice-président le
remplace avec les mêmes devoirs et fonctions, et en cas empêchement de ce dernier, le second viceprésident lui est substitué.
Article 21
En cas d'absence du président et des deux vice-présidents, la présidence est assurée, à titre
temporaire, par le représentant de I'État membre désigné selon l'ordre de préséance établi
conformément à I'article 13 du présent Règlement.
Fonctions du président
Article 22
Le président convoque les séances plénières; établit I'ordre du jour de ces dernières; ouvre et
clôture les séances plénières; dirige les débats qui s'y déroulent; cède la parole aux délégations dans
I'ordre dans lequel ces dernières en font la demande; soumet au vote les points mis en débat, et en
annonce les résultats; statue sur les motions d'ordre conformément aux dispositions de l'article 36 du
présent Règlement; installe les sous-commissions; s'acquitte de toute autre responsabilité que pourrait
lui confier la Commission et, de façon générale, observe et fait observer les dispositions du présent
Règlement.
C.
Séances
Article 23
A chaque réunion de la Commission sont tenues une séance préliminaire de nature informelle
des chefs de délégation, une séance d'ouverture, le nombre de séances plénières qui s'avèrent
nécessaires, et une séance de clôture. Dans le cas d'une réunion extraordinaire, la séance d'ouverture
peut être omise.
Séance préliminaire des chefs de délégation
Article 24
Le président du Comité Exécutif convoque les chefs de délégation des États membres à une
séance préliminaire de nature informelle, qui se tient avant la séance d'ouverture et lors de laquelle les
participants se mettent d'accord sur I'organisation des travaux à réaliser dans le cadre de la réunion de
la Commission.
Séances plénières
Article 25
Au cours de la première séance plénière sont prises les décisions concernant:
1.
L’élection du président et des vice-présidents;
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2.
La constitution de la sous-commission de style;
3.
L'ordre du jour final de la réunion;
4.
La désignation des sous-commissions et des groupes de travail;
5.
Les délais requis pour le dépôt des propositions;
6.
La durée de la réunion;
7.
Des questions diverses.
Séances publiques et privées
Article 26
1.
Les séances plénières des réunions de la Commission et les réunions de ses souscommissions sont publiques, sauf si celles-ci en décident autrement.
2.
autrement.
D.
Les séances des groupes de travail sont privées, à moins que ceux-ci en décident
Sous-commissions et groupes de travail
Article 27
Durant chaque réunion, la Commission peut constituer des sous-commissions et des groupes
de travail, qui élisent chacun leur bureau. Les sous-commissions peuvent à leur tour constituer les
groupes de travail qu'elles jugent nécessaires pour étudier les questions portées à leur attention. Les
sous-commissions et les groupes de travail doivent adopter un rapport dans lequel sont consignées
leurs recommandations et leurs conclusions, et le présenter aux séances plénières des réunions de la
Commission. Tout membre d'une sous-commission ou d'un groupe de travail peut demander qu'il soit
donné acte de sa position dans le rapport correspondant. La Commission prend connaissance de ces
rapports en séance plénière et arrête les décisions appropriées.
Article 28
Toutes les délégations ont le droit de faire partie des sous-commissions et des groupes de
travail constitués au cours d'une réunion de la Commission. Toutefois, pour faciliter leurs travaux, les
sous-commissions et les groupes de travail sont composés des délégations ayant demandé à participer
à leurs réunions.
Article 29
Les groupes de travail peuvent continuer leurs travaux pendant les intersessions de la
Commission.
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Sous-commission de style
Article 30
A chaque réunion, une sous-commission de style doit être constituée. Elle est composée de
quatre délégations représentant chacune des langues officielles de l'Organisation respectivement, à
moins que les pays ne s'entendent pour tenir la réunion en employant moins de langues.
Article 31
1.
La sous-commission de style accomplit sa tâche pendant la réunion ou à la suite de
celle-ci, au siège du Secrétariat.
2.
La sous-commission de style reçoit les résolutions et déclarations approuvées par la
Commission, corrige les erreurs de forme et veille à la concordance des textes dans les différentes
langues employées dans la réunion. Si elle constate des erreurs de forme auxquelles elle ne peut pas
remédier, elle les porte à I'attention du président de la réunion, qui tranche la question. S'il a déjà été
mis fin à la réunion, c'est au Comité Exécutif qu'il appartient de statuer sur ce sujet.
E.
Débats
Quorum
Article 32
Pour les séances plénières tenues dans le cadre des réunions de la Commission, le quorum est
constitué par la majorité des délégations des États membres.
Article 33
Pour les séances des sous-commissions et des groupes de travail créés pour fonctionner
pendant les réunions de la Commission, le quorum est constitué par le tiers des États membres qui y
sont inscrits. Toutefois, pour qu'une décision soit adoptée, la majorité au moins des délégations
inscrites doivent être présentes à la séance correspondante.
Propositions
Article 34
Les propositions soumises à la réunion de la Commission doivent être présentées par écrit au
Secrétariat, qui en remet des copies aux délégations au plus tard vingt-quatre heures avant la tenue de la
séance au cours de laquelle elles seront discutées. La Commission peut, toutefois, par un vote des deux
tiers des États membres présents à la séance en question, autoriser la discussion d'une proposition dont le
caractère d'urgence n'a pas permis de suivre cette procédure.
Retrait des propositions
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Article 35
Une proposition peut être retirée par son auteur avant la mise aux voix de sa rédaction originale
ou d'une modification quelconque de celle-ci. Toute autre délégation peut présenter à nouveau une
proposition qui a été retirée.
Motions d'ordre
Article 36
Lorsqu'une question est mise en débat, toute délégation peut déposer une motion d'ordre
concernant I'application du présent Règlement, et le président statue immédiatement sur cette motion.
La délégation qui dépose cette motion d'ordre ne peut pas traiter du fond de la question en discussion.
Un appel peut être interjeté contre la décision du président. II est immédiatement mis aux voix et est
déclaré approuvé si les deux tiers des délégations présentes votent en sa faveur.
Ajournement des débats
Article 37
Le président ou l'une quelconque des délégations peut proposer I'ajournement des débats.
Deux délégations seulement peuvent intervenir en faveur de la motion d'ajournement, et deux contre
celle-ci. Cette motion est alors mise aux voix immédiatement, et est déclarée adoptée si les deux tiers
des délégations présentes votent en sa faveur.
Clôture des débats
Article 38
Le président ou toute délégation peut proposer la clôture des débats si la question a I'étude lui
paraît avoir été suffisamment débattue. Cette motion peut être contestée par deux délégations; elle est
considérée comme adoptée si les deux tiers des délégations présentes votent en sa faveur.
Ajournement ou levée des séances
Article 39
Durant un débat portant sur une question quelconque, le président ou l'une quelconque des
délégations peut proposer I'ajournement ou la levée d'une séance. Cette proposition ne peut pas faire
I'objet d'un débat et est immédiatement mise aux voix; Elle est considérée comme adoptée si les deux
tiers des délégations présentes votent en sa faveur.
Ordre des motions de procédure
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Article 40
Les motions suivantes ont priorité, dans I'ordre indiqué ci-après, sur toute autre proposition ou
motion déposée:
1.
Ajournement de la séance;
2.
Levée de la séance;
3.
4.
Ajournement du débat sur la question en discussion;
Clôture du débat sur la question en discussion.
Réexamen des décisions
Article 41
Pour qu'une motion adoptée par la Commission ou ses sous-commissions puisse être
reconsidérée, une motion à cet effet doit être adoptée par les deux tiers des délégations qui sont membres
de I'organe concerné.
F.
Votes
Droit de vote
Article 42
Chaque État membre dispose d’une voix.
Adoption des décisions
Article 43
La Commission adopte ses décisions en séance plénière, sous forme de résolutions, de
déclarations ou d'accords. Le Secrétariat les distribue immédiatement après leur adoption.
Majorités requises
Article 44
1.
Après vérification que le quorum prescrit aux articles 32 et 33 est réuni, et dans
I'impossibilité de I'aboutissement à un accord pendant les débats, les propositions sont mises aux voix.
L'adoption de décisions de la Commission aux séances plénières et de recommandations aux séances
des sous-commissions requiert le vote affirmatif de plus de la moitié des États membres présents, sauf
disposition contraire prescrite par le présent Règlement.
2.
Les décisions de la Commission qui ont des incidences budgétaires doivent être
adoptées par les deux tiers des États membres accrédités à la réunion de la Commission.
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3.
Les groupes de travail, pour leur part, adoptent leurs recommandations de préférence
sans recourir à un vote ou, le cas échéant, à la majorité simple de leurs membres présents.
Procédure de vote
Article 45
1.
Les votes sont effectués à main levée; toute délégation peut cependant demander la
tenue d'un vote par appel nominal, qui se déroule conformément a I'ordre de préséance établi en
conformité avec I'article 13.
2.
En cas de vote par appel nominal, le nom de chaque État membre participant est
annoncé, et les délégations sont invitées tour à tour à se prononcer en émettant un vote affirmatif ou
négatif ou en signalant leur abstention.
3.
Un scrutin secret ne peut avoir lieu que pour les élections. Une procédure différente
peut toutefois être adoptée par la Commission si un accord intervient à ce sujet.
Vote de propositions
Article 46
1.
À la clôture du débat, les membres présents se prononcent sur les propositions
présentées et les modifications éventuellement proposées.
2.
Quand un vote est nécessaire, aucune délégation ne peut interrompre la procédure de
vote dès le moment où le président annonce son démarrage, sauf si une motion d'ordre est présentée
relativement au mode de déroulement du scrutin.
3.
La procédure de vote prend fin quand le président en a proclamé le résultat.
Article 47
Les propositions sont mises aux voix dans I'ordre ou elles ont été présentées, sauf si la
Commission en décide autrement à la majorité des deux tiers des membres présents.
Vote des modifications
Article 48
Les modifications font I'objet d'un débat et sont mises aux voix avant la mise aux voix de la
proposition qu'ils visent à modifier. Une proposition visant à remplacer totalement la proposition
originale ou non reliée directement à celle-ci n'est pas considérée comme une modification.
Article 49
Lorsque plusieurs modifications sont proposées au sujet d'une proposition, celle qui s'écarte le
plus de la rédaction originale est mise aux voix en premier. Le même principe régit I'ordre dans lequel
les modifications sont mises aux voix. En cas de doute à cet égard, les modifications sont mises aux
- 71 -
voix dans l'ordre dans lequel elles ont été présentées.
Article 50
Lorsque I'adoption d'une modification entraîne le rejet d'une autre, cette dernière n'est pas mise
aux voix. Si une ou plusieurs modifications sont adoptées, la proposition complète est mise aux voix
sous sa forme modifiée.
Vote par section
Article 51
Toute délégation peut demander qu'une proposition ou une modification soient mises aux voix
par section; dans ce cas, elle doit spécifier ces sections. Si une délégation s'oppose à cette requête, la
motion de contestation est mise aux voix, et la majorité des deux tiers des membres présents est
nécessaire pour son adoption. Ne peuvent participer au débat sur une demande de vote par section que
deux délégations favorables à celle-ci, et deux délégations qui lui sont opposées. Si la demande de vote
par section est acceptée, les parties de la proposition ou de la modification ainsi adoptées sont mises
aux voix en bloc. Si toutes les parties du dispositif d'une proposition ou d'une modification ont été
rejetées, la proposition ou la modification est considérée comme rejetée dans son intégralité.
Explication des votes
Article 52
Avant le démarrage de la procédure de vote ou à I'issue de celle-ci, toute délégation peut
demander la parole pour expliquer son vote, sauf dans le cas d'un scrutin secret.
G.
Documents
Comptes rendus des séances
Article 53
Le Secrétariat établit des comptes rendus des séances plénières de la Commission ainsi que
ceux des séances des sous-commissions et, sur leur demande, ceux des groupes de travail.
Article 54
1.
Pendant les séances des sous-commissions, les délégations peuvent faire consigner
dans le compte rendu y afférent les opinions qu'elles y émettent et demander que toute déclaration soit
jointe en annexe.
2.
Ni les débats des séances privées de la Commission, ni ceux des séances privées des
sous-commissions ne font I'objet d'un compte rendu, mais le Secrétariat donne acte des noms des
délégations présentes à ces séances et des décisions qui y sont prises.
Rapport final
- 72 -
Article 55
Les comptes rendus visés à I'article 53 ainsi que les résolutions, déclarations et décisions
adoptées pendant les réunions de la Commission sont incorporés, en même temps que tout autre
document pertinent distribué au cours de la réunion, dans un rapport final que la Commission présente
au CIDI par I'intermédiaire de la CEPCIDI. Le rapport final de la Commission est publié dans les
quatre langues officielles de l'Organisation.
II.
LE COMITÉ EXÉCUTIF
Constitution, entrée en fonctions du Comité exécutif, et durée du mandat de ses membres
Article 56
1.
Le Comité exécutif est composé d’un Président, de deux Vice-présidents et des
Présidents des comités techniques consultatifs mentionnés à l’article 68 qui, tous, sont élus par les
États membres lors d’une réunion ordinaire de la Commission pour un mandat de deux ans.
2.
En ce qui concerne l’élection des membres du Comité Exécutif, il convient de
respecter, dans la mesure du possible, les principes de roulement et de représentation géographique
équitable.
3.
Le président de la réunion ordinaire de la Commission pendant laquelle a lieu élection
procède, avant la clôture de la réunion, à I'installation du Comité Exécutif.
Désignation de représentants auprès du Comité exécutif
Article 57
Chaque État membre nomme un représentant titulaire et un suppléant, tous deux spécialistes
des questions relatives au secteur portuaire. Les désignations sont communiquées par écrit au
Secrétariat.
Attributions du Comité Exécutif
Article 58
Le Comité Exécutif, en tant qu'organe charge de I'exécution des politiques de la Commission,
est doté des attributions suivantes :
a)
Mettre en œuvre les mandats que lui confie la Commission et assurer le suivi des
décisions adoptées par celle-ci ;
- 73 -
b)
Planifier et coordonner les activités interaméricaines du secteur portuaire en tenant
compte du Plan stratégique;
c)
Élaborer le budget biennal de la Commission et réaliser les réajustements annuels en
fonction des ressources disponibles dans le Fonds spécifique « CIP Programme
portuaire »;
d)
Fixer les dates des réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission et préparer
la liste des thèmes que pourraient aborder les réunions, lesquels doivent être soumis à
la CIP au moins six mois avant la date fixée pour la réunion;
e)
Élaborer les avant-projets d’ordre du jour des réunions de la Commission et les
soumettre à la considération des gouvernements des États membres, par
l’intermédiaire du Secrétariat ;
f)
Proposer à la Commission les modifications qu’il juge nécessaire d’incorporer au
Règlement;
g)
S’assurer que les mandats de la CIP ont été exécutés, moyennant l’élaboration, la
mise en œuvre et le suivi des initiatives qui sont nécessaires pour que ces mandats
deviennent réalité;
h)
Établir un programme de travail pour le CECIP, qui couvre la période allant jusqu’à
sa prochaine réunion;
i)
Élaborer les avant-projets d’ordre du jour des réunions de la CIP et les soumettre à la
considération des États membres par l’intermédiaire du Secrétariat;
j)
Présenter au CIDI, par l’intermédiaire de la CEPCIDI, un rapport annuel sur les
activités de la CIP;
k)
Adopter, ad referendum de la prochaine réunion de la CIP, les mesures urgentes qui
ne peuvent être reportées à une date ultérieure;
l)
Représenter la CIP à des réunions ou des conférences ayant trait au secteur portuaire
ou à des domaines connexes;
m)
Encourager la réalisation d’études et l’élaboration de documents sur des questions
relatives au secteur portuaire et proposer des projets de conventions interaméricaines
et internationales en accord avec les procédures de l’Organisation et les cadres
juridiques des États membres;
n)
Promouvoir des directives de coordination pour une mise en œuvre efficace et
efficiente des activités des CTC, basées sur leurs plans de travail respectifs, et
déterminer, en accord avec les recommandations des CTC, les critères permettant
d’en assurer le suivi et d’évaluer leurs résultats;
- 74 -
o)
Proposer des stratégies et des politiques de nature à renforcer les relations de
coopération avec d’autres pays et d’autres organismes internationaux;
p)
Contribuer à renforcer l’impact et le champ d’action de la CIP dans la région
moyennant l’adoption d’une approche intégrale, la promotion et le renforcement des
relations avec des partenaires stratégiques internes et externes, la participation du
secteur privé et des institutions apparentées et l’utilisation d’instruments de gestion,
d’échanges et de diffusion des connaissances;
q)
Programmer et systématiser les activités visant à améliorer et à renforcer les
compétences des ressources humaines du secteur portuaire, dans le cadre de la CIP, ce
qui inclut la mobilisation d’experts, l’utilisation des technologies de l’information et
de la communication (TIC) et l’accroissement des offres de formation;
r)
Accomplir toute autre tâche à caractère exécutif qui serait nécessaire pour réaliser les
objectifs de la Commission.
Fonctions du président
Article 59
Le président du Comité Exécutif est chargé d'exercer les fonctions suivantes :
a)
Présider les séances du Comité;
b)
Présider provisoirement les réunions ordinaires et extraordinaires de la Commission
jusqu'à ce que soit élu son titulaire;
c)
Représenter la Commission auprès des organismes de l'Organisation, les
administrations portuaires des États membres et les autres institutions qui participent
au développement du secteur portuaire dans I'ensemble du Continent américain. De
même, il lui incombe de représenter la Commission dans des actes publics et des
réunions des organisations internationales;
d)
Coordonner les activités du Comité Exécutif établies à l'article 58 du présent
Règlement;
e)
Élaborer l'ordre du jour des réunions du Comité Exécutif en consultation avec les
autres membres du Comité Exécutif;
f)
Maintenir la communication avec les institutions portuaires du Continent américain
en ce qui concerne les questions liées au fonctionnement de la Commission;
g)
Coordonner et réviser périodiquement les programmes de travail des Comités
Techniques Consultatifs et des sous-comités et groupes de travail; veiller à leur
réalisation, les évaluer et soumettre à la Commission un rapport contenant les
- 75 -
résultats de I'évaluation;
h)
Accomplir les autres fonctions prévues par le présent Règlement et celles qui, en
raison de leur nature, sont inhérentes au poste qu'il occupe.
Fonctions des vice-présidents
Article 60
Les vice-présidents du Comité Exécutif prêtent leur concours au président dans I'exercice des
fonctions citées a I'article 59, en particulier dans I'accomplissement de celles décrites aux alinéas f et
g, et ils s'acquittent d'autres fonctions que leur assigne le présent Règlement.
Bureau du Comité Exécutif
Article 61
1.
Pendant la durée de son mandat, l'État membre élu à la présidence du Comité Exécutif
établit et maintient, avec ses propres ressources et sous l'exclusive responsabilité du président, un
bureau et le personnel technique et administratif nécessaire. En outre, il fournit le local approprié pour
les réunions, ainsi que les autres instruments de travail appropriés pour I'accomplissement intégral des
devoirs et fonctions du Comité Exécutif. A toutes fins utiles, ce bureau relève, pour toutes ses
activités, exclusivement du président du Comité Exécutif, et n'aura aucun lien de dépendance avec le
Secrétariat.
2.
Le président du Comité Exécutif entretient des relations de travail permanentes avec
le Secrétariat aux fins de coordination et de liaison, mais aussi pour veiller à la meilleure exécution
possible des différentes tâches du Comité Exécutif. Le président du Comité Exécutif envoie des copies
de toute correspondance officielle au Secrétariat.
Réunions
Article 62
1.
Le Comité Exécutif tient sa première réunion dans les 90 jours suivant la date de
clôture de la réunion de la Commission au cours de laquelle ses membres ont été élus.
2.
Le Comité exécutif se réunit au moins une fois par an, dans le pays qui exerce la
présidence, dans un autre pays ou au siège du Secrétariat, selon ce qui a été convenu à sa réunion
précédente. Les réunions peuvent avoir lieu par téléconférences ou vidéoconférences.
Quorum
Article 63
Pour les séances plénières du Comité Exécutif, le quorum est constitué par la majorité des
États membres qui le composent.
Décisions
- 76 -
Article 64
1.
Les décisions du Comité Exécutif sont prises en séance plénière. En I'absence d'une
décision à I'issue des débats, les propositions sont soumises au vote et sont adoptées à la majorité des
membres du Comité Exécutif.
2.
Les décisions qui ont des incidences budgétaires, doivent être adoptées par un vote
favorable des deux tiers des États membres du Comité Exécutif.
Siège des Sous-comités et groupes de travail du Comité Exécutif
Article 65
Les sous-comités ou groupes de travail constitués par le Comité Exécutif qui fonctionnent
également pendant les intersessions du Comité Exécutif ont leur siège dans les pays qui ont été élus
pour en assurer la présidence. Ces pays doivent fournir le personnel et prendre en charge les coûts de
I'infrastructure nécessaire à I'accomplissement de leurs fonctions.
III.
LES COMITÉS TECHNIQUES CONSULTATIFS
Objectif
Article 66
Les Comités Techniques Consultatifs (ci-après "CTC") ont pour objectif de fournir des
conseils techniques à la Commission en ce qui concerne tous les aspects spécifiques du
développement du secteur portuaire continental.
Constitution
Article 67
La Commission, lors de ses réunions ordinaires, constitue, à la majorité de ses membres, les
CTC qu’elle juge nécessaires pour réaliser ses objectifs et fixe des mandats précis pour chacun de ces
comités. Pour que la Commission crée un CTC il faut que cinq États membres au moins aient
demandé à y participer.
Composition des CTC et participation à leurs réunions
Article 68
Les CTC sont composés de représentants des États membres et de membres associés de la
manière suivante:
A.
États membres
1.
Tous les États membres de l'Commision ont le droit de se faire représenter par un
expert en questions portuaires dans tous les CTC qui sont créés.
- 77 -
2.
chaque CTC.
Le Secrétariat tient un registre actualisé des États membres représentés au sein de
3.
Les représentants des États membres qui ne sont pas représentés dans un CTC peuvent
assister à ses réunions avec voix délibérative.
B.
Membres associés
1.
Les entités chargées de l’administration et des opérations des ports; les institutions
d’études supérieures, scientifiques, commerciales, de développement, financières, industrielles et
autres organisations à vocation connexe au secteur portuaire – moyennant qu’elles soint dotées d’une
personnalité juridique – peuvent participer aux CTC en qualité de membres associés, sous réserve de
l’approbation expresse de l’État membre sur le territoire duquel l’entité, l’organisation ou l’institution
a son siège principal, ou là ou elles ont été constituées. L’approbation peut être accordée tacitement
si, dans un délai de 90 jours, l’État membre ne s’est pas encore prononcé sur la requête. Chaque État
membre notifie par écrit au Président du CTC les noms des entités, organisations ou institutions qu’il
a approuvées. Toute entité, organisation ou institution dont l’approbation aura été accordée tacitement
ou expressément cesse d’être membre associé si l’État membre correspondant lui retire son
approbation.
2.
Les organisations, entités ou institutions dont la participation aux CTC en qualité de
membres associes à été approuvée conformément aux dispositions du paragraphe précédent et qui sont
à jour du paiement des droits d'affiliation mentionnés à I'article 76 du présent Règlement ont le droit
de participer pleinement à toutes les activités des CTC auxquelles elles se trouvent associées, avec
voix consultative uniquement. Elles peuvent présenter des documents techniques et recevoir des
documents des comités auxquels elles sont associées.
3.
Le Secrétariat tient un registre des membres associés. Dans ce registre sont
consignées les données sur les entités, organisations et institutions qui ont été autorisées par écrit par
le pays qui approuve leur participation à un CTC déterminé.
Bureau et siège de chaque CTC.
Article 69
1.
Lorsqu'un CTC est établi, la Commission élit à la présidence de ce CTC un Etat
membre qui sera le siège du Comité concerné.
2.
Chaque CTC élit un vice-président à sa première réunion. La vice-présidence peut
être exercée par un membre associé. Le vice-président prête son concours au président dans
I'accomplissement de ses tâches.
Bureau du président
Article 70
- 78 -
L'État membre élu à la présidence d'un CTC établit et maintient, avec ses propres ressources
et sous l'exclusive responsabilité du président, un bureau et le personnel technique et administratif
nécessaire. A toutes fins utiles, ce bureau relève, pour toutes ses activités, exclusivement du président
du CTC, et n'aura aucun lien de dépendance avec le Secrétariat.
Durée du mandat du président et des vice-présidents
Article 71
Le président de chaque CTC reste en fonction jusqu'à la réunion ordinaire suivante de la
Commission. Le vice-président reste en fonction jusqu'à la réunion suivante du CTC. Tous deux
peuvent être réélus.
Fonctions du président
Article 72
Il appartient au président de chaque CTC:
a)
De convoquer les réunions du CTC, de désigner le lieu et de fixer la date de ces
dernières;
b)
D'autoriser, en consultation avec le vice-président, la participation d'observateurs et
d'invités spéciaux aux réunions du CTC concerné;
c)
De diriger les travaux du CTC, de préparer le matériel pour les réunions et de remettre
les études, les décisions et les projets de résolution du CTC au président du Comité
Exécutif et au Secrétariat pour les suites pertinentes;
d)
De faire rapport par écrit sur I'état d'avancement ou les résultats des travaux du CTC,
tous les six mois, au président du Comité Exécutif, et d'en acheminer une copie au
Secrétariat;
e)
De présenter des rapports écrits, des études et des recommandations à la Commission,
par I'intermédiaire du Comité Exécutif. Ces rapports doivent être envoyés au moins
90 jours avant la tenue de la réunion de la Commission, afin que le Comité Exécutif
puisse y formuler ses observations.
Organisation du travail
Article 73
1.
Pour l'accomplissement de leurs tâches, les CTC se réunissent au moins une fois I'an,
à la date et au lieu déterminés par leur président respectif. Tout membre ou tout membre associé d'un
- 79 -
CTC peut offrir d'accueillir une réunion supplémentaire au cours d'une année donnée. Dans ce cas, il
fournit les locaux, le personnel et I'appui administratif pour cette réunion.
2.
Les CTC peuvent créer des groupes de travail pour I'exercice de leurs fonctions. Ces
groupes de travail leur présentent des rapports sur leurs activités.
3.
Au besoin, les CTC approuvent leurs méthodes de travail et les adaptent aux besoins
de leurs membres, sous réserve des dispositions du présent Règlement et d'autres instruments
applicables à la Commission.
Quorum et adoption des recommandations
Article 74
1.
Le quorum est constitué à chaque réunion par la présence d'un tiers des représentants
des États membres qui composent un CTC.
2.
Les recommandations des CTC sont adoptées en séance plénière. Si un accord n'est
pas intervenu pendant les débats, le président du CTC visé présente dans son rapport au Comité
Exécutif les conclusions des débats, sans formuler des recommandations. Lorsqu'un CTC est parvenu
à des conclusions ou a adopté des recommandations qui doivent faire I'objet d'une décision de la part
du Comité Exécutif ou de la Commission, le président du CTC visé indique, dans son rapport écrit au
Comité Exécutif, le nombre de représentants présents au moment d'établir les conclusions ou d'adopter
les recommandations.
Évaluation des activités et durée du mandat des CTC
Article 75
1.
II appartient au président et aux vice-présidents du Comité Exécutif d'évaluer
annuellement I'exécution des tâches confiées à chaque CTC.
2.
Lors de chaque réunion ordinaire de la Commission, le président du Comité Exécutif
présente un rapport d'évaluation sur I'état d'avancement des travaux confiés à chaque CTC.
3.
En fonction de ce rapport, la Commission prend une décision, pour chaque CTC et les
groupes de travail qui en relèvent, au sujet de la poursuite de ses travaux conformément à son mandat
original, sur la modification de ces derniers ou sur la nécessité d'y mettre un terme.
Droits d’affiliation des membres associés
Article 76
Les membres associés doivent contribuer au financement des CTC auxquels ils sont inscrits,
selon les modalités et moyennant un montant qui sont déterminés par la Commission. Les fonds
- 80 -
provenant des droits d'affiliation des membres associés doivent être déposés dans un Fonds Spécifique
et être affectés au budget du CTC concerné. Les fonds en question sont administrés conformément
aux normes et procédures prévues pour I'administration des Fonds Spécifiques, dans les "Normes
Générales de Fonctionnement du Secrétariat Général" (ci-après "Ies Normes Générales") et d'autres
instruments légaux applicables.
Article 77
Chaque CTC élabore un budget annuel auquel il doit affecter les ressources provenant des
droits d'affiliation des membres associés du CTC concerné. Si, au moment où la Commission met un
terme aux fonctions d'un CTC, le CTC en question dispose encore de quelques ressources, ces
dernières sont versées au Fonds Spécifique du Programme Portuaire Spécial.
IV.
LE SECRÉTARIAT
Services d’appui du Secrétariat
Article 78
1.
Le Secrétariat apporte son appui au bureau de la Commission dans I'exercice de ses
attributions, et fournit à cette dernière des services techniques et administratifs, en fonction des crédits
inscrits au programme-budget de l'Organisation et d'autres ressources disponibles au titre de la
Commission.
2.
Le Secrétariat est le dépositaire de la mémoire institutionnelle des travaux de la
Commission et fait régulièrement un rapport y afférent à I'intention des Missions permanentes des
États membres auprès de l'Organisation.
Article 79
Au nombre des services que fournit le Secrétariat citons les suivants:
a)
Élaborer et soumettre à I'examen du Comité Exécutif I'avant-projet de budget
biennal de la Commission qui doit être financé par le Fonds Spécifique du
Programme Portuaire Spécial et par tout autre fonds spécifique relevant de la
Commission;
b)
Participer avec voix consultative uniquement aux réunions de la Commission,
du Comité Exécutif et des CTC;
c)
Appuyer la coordination et I'exécution des plans de travail de la Commission,
du Comité Exécutif et des CTC;
d)
Fournir son appui aux préparatifs de la tenue des réunions de la Commission,
du Comité Exécutif et des CTC.
- 81 -
CHAPITRE III
ASPECTS FINANCIERS
Sources de financement
Article 80
Le financement nécessaire à la mise en oeuvre des programmes, projets et activités de la
Commission peut provenir des sources suivantes: Fonds Ordinaire de l'Organisation, Fonds
Spécifiques et Fonds Spécial Multilatéral du CIDI (FEMCIDI). De plus, chaque État membre de la
Commission prend en charge les frais de participation de sa propre délégation aux réunions de tout
organe de la Commission. Les programmes, projets et activités de la Commission dont le financement
n'est pas prévu dans le programme-budget de l'Organisation ou qui ne peuvent pas être financés par le
FEMCIDI sont financés par la Commission.
Fonds ordinaire
Article 81
Les ressources du Fonds Ordinaire qui sont affectées au fonctionnement de la Commission ne
peuvent être utilisées que pour financer, dans les limites approuvées dans le programme-budget de
l'Organisation, ce qui suit:
a)
Les services d'appui réguliers du Secrétariat à la Commission;
b)
L'Organisation contribue financièrement à la tenue des réunions de la
Commission, conformément aux ressources allouées à cette fin dans le
programme-budget de l'Organisation. Les réunions de la Commission dont le
financement n'est pas prévu dans le programme-budget de I'Organisation sont
financées par la Commission elle-même.
Fonds spécifiques
Article 82
1.
Le Secrétariat peut, conformément aux dispositions de l'article 68 des Normes
Générales et de I'article 24 du "Statut du Fonds Spécial Multilatéral du CIDI (FEMCIDI) et
dispositions relatives à d'autres Ressources Destinées au Partenariat pour le Développement", créer et
administrer dans des comptes distincts des fonds spéciaux constitués par les contributions des
gouvernements des États membres, des États observateurs permanents auprès de l'Organisation,
d'autres États membres des Nations Unies, ainsi que d'organismes publics et privés, nationaux ou
internationaux, et d'autres bailleurs de fonds, pour financer les activités de la Commission. Les
intérêts perçus sur les ressources de ces comptes sont régis par les dispositions pertinentes des Normes
Générales.
2.
Le Secrétariat crée un Fonds Spécifique "Programme Portuaire Spécial" alimenté par les
contributions provenant principalement des autorités portuaires. La contribution à ce Programme est
obligatoire pour chaque État membre. Le Comité Exécutif peut limiter pour les États membres qui
n’apportent pas de contribution à ce Programme les bénéfices provenant des projets et activités qui
- 82 -
sont menés par prélèvement sur ces ressources. Le Fonds Spécifique "Programme Portuaire
d’Urgence" créé par la Conférence Interaméricaine des Ports, reste en fonctionnement.
Coûts d’administration des Fonds spécifiques
Article 83
Les contributions au Fonds Ordinaire au titre de la direction technique et de I'appui
administratif qu'il convient d'effectuer pour tous les Fonds Spécifiques de la Commission se font
conformément aux modalités prévues dans les Normes Générales.
Fonds spécial multilatéral du CIDI (FEMCIDI)
Article 84
Les États membres de la Commission peuvent contribuer au FEMCIDI et soumettre des
propositions de programmes, de projets et d'activités de partenariat pour le développement dans le
cadre du Plan Stratégique, qui peuvent être financés par prélèvement sur les ressources du FEMCIDI,
tout en respectant les procédures prévues dans le Statut du FEMCIDI et d'autres règlements
pertinents.
CHAPITRE IV
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Adoption et modification du Règlement
Article 85
1.
Le présent Règlement, approuvé par la CEPCIDI sous réserve de ratification par le
CIDI, peut être modifié par le CIDI de sa propre initiative ou sur la demande de la Commission.
2.
Les questions de procédure non prévues dans le présent règlement sont tranchées par
la Commission, le Comité Exécutif ou les CTC, le cas échéant, pour autant qu'elles ne vont pas a
I'encontre des dispositions du présent Règlement ou de tout autre instrument juridique applicable à la
Commission.
Dispositions applicables aux réunions de la Commission, du Comité Exécutif et des Comités
Techniques Consultatifs.
- 83 -
Article 86
Les présentes dispositions de I'article 22 relatives aux attributions du président et des articles
34 à 43 et 45 à 52 relatives aux débats des réunions de la Commission sont applicables, si elles
s'avèrent pertinentes, aux réunions du Comité Exécutif et des CTC.
- 84 -
Organização dos Estados Americanos
Regulamento da
Comissão Interamericana
de Portos
- 85 -
SUMÁRIO
CAPÍTULO PRIMEIRO................................................................................................................. .86
NATUREZA, FINALIDADE, COMPOSIÇÃO E FUNÇÕES ...................................................... .86
CAPÍTULO SEGUNDO................................................................................................................. .88
ESTRUTURA DA COMISSÃO………............…………..............…………………………….....88
I. REUNIÕES DA COMISSÃO ..................................................................................................... .88
A. Participação nas reuniões da Comissão ............................................................................ .90
B. Autoridades das reuniões da Comissão …………………………………........…………..92
C. Sessões .............................................................................................................................. .93
D. Subcomissões e grupos de trabalho .................................................................................. .94
E. Debates……………...………………………………………………………………….....95
F. Votações.............................................................................................................................97
G. Documentos ..................................................................................................................... 99
II. O COMITÊ EXECUTIVO…………………........……………………………………….........99
III. OS COMITÊS TÉCNICOS CONSULTIVOS...........................................................................104
IV. A SECRETARIA........................................................................................................................108
CAPÍTULO TERCEIRO..................................................................................................................109
ASPECTOS FINANCEIROS ........................................................................................... ...............109
CAPÍTULO QUARTO......................................................................................................................111
DISPOSIÇÕES GERAIS...................................................................................................................111
- 86 -
REGULAMENTO DA
COMISSÃO INTERAMERICANA DE PORTOS
CAPÍTULO PRIMEIRO
NATUREZA, FINALIDADE, COMPOSIÇÃO E FUNÇÕES
Natureza e finalidade
Artigo 1
1.
A Comissão Interamericana de Portos (CIP) (doravante denominada a "Comissão"),
órgão do Conselho Interamericano de Desenvolvimento Integral (CIDI), foi criada em cumprimento à
resolução AG/RES. 1573 (XXVIII-O/98), da Assembléia Geral, de acordo com os artigos 93 e 77 da
Carta da 0rganização dos Estados Americanos (doravante denominada a "Organização"), e os artigos
5 e 15 do Estatuto do CIDI.
2.
A Comissão tem por finalidade servir de foro interamericano permanente dos Estados
membros da Organização, para o fortalecimento da cooperação na área de desenvolvimento do setor
portuário hemisférico, com a participação e colaboração ativas do setor privado. A Comissão deverá
implementar suas atividades levando em consideração as prioridades do Plano Estratégico de
Cooperação Solidária para o Desenvolvimento Integral (doravante denominado o "Plano
Estratégico").
Composição
Artigo 2
A Comissão será constituída de todos os Estados membros da Organização, representados
pelas mais altas autoridades governamentais dos países no setor portuário.
Funções e atribuições
Artigo 3
A Comissão terá as seguintes funções e atribuições:
a)
Atuar como principal órgão assessor da Organização e dos Estados membros em
todos os assuntos relacionados com o desenvolvimento do setor portuário;
b)
Propor e promover políticas de cooperação hemisférica para o desenvolvimento do
setor portuário, de acordo com as diretrizes emanadas da Assembléia Geral, do CIDI
e das Cúpulas das Américas;
c)
Examinar e formular propostas em res posta às necessidades comuns do setor
portuário;
- 87 -
d)
Facilitar e promover o desenvolvimento e melhoramento das atividades do setor
portuário no Hemisfério;
e)
Aprovar o orçamento bienal preparado pelo Comitê Executivo;
f)
Formular diretrizes pare elaboração e apresentação de propostas de programas,
projetos e atividades de cooperação solidária par parte dos Estados membros, de
acordo com o Plano Estratégico, o Estatuto do Fundo Especial Multilateral do CIDI
(FEMCIDI), o respectivo Programa Interamericano e outros instrumentos pertinentes;
g)
Apoiar a preparação e acompanhar a realização das correspondentes reuniões
especializadas ou setoriais, de nível ministerial ou equivalente, nas quais sejam
tratados assuntos do setor portuário;
h)
Propor estratégias para a captação e mobilização de recursos adicionais destinados a
financiar programas, projetos e atividades de cooperação solidária no setor portuário;
i)
Promover e organizar reuniões de peritos em assuntos portuários para estudar o
planejamento, regulamentação, administração, operações, comercialização,
financiamento e demais assuntos técnicos relacionados com o desenvolvimento do
setor portuário do Hemisfério e divulgar seus resultados;
j)
Promover o desenvolvimento de projetos conjuntos entre as entidades do setor
portuário dos Estados membros;
k)
Desenvolver e implementar programas de capacitação e treinamento técnico para
todos os níveis do pessoal do setor portuário dos Estados membros;
I)
Promover a adoção de acordos de cooperação relativos ao setor portuário entre os
governos dos Estados membros;
m)
Reunir e divulgar informações relacionadas com as atividades do setor portuário nos
Estados membros, em especial sobre o progresso tecnológico, investimentos,
legislação, titularidade, administração, operações, segurança, estatísticas, recursos
humanos e meio ambiente;
n)
Desenvolver, analisar, propor e adotar programas, projetos e atividades relacionados
com assuntos do setor portuário que estejam diretamente vinculados ao Plano
Estratégico e coerentes com a Declaração de Assunção sobre "Diretrizes de Política
Portuária Interamericana" o "Acordo de Cooperação e Assistência Mútua entre as
Autoridades Portuárias Interamericanas" e outros documentos pertinentes;
o)
Manter contato permanente com organizações internacionais e regionais,
governamentais e não-governamentais, relacionadas com assuntos do setor portuário,
tais como a Associação de Autoridades Portuárias Americanas (AAPA), a Associação
de Empresas de Navegação do Caribe (CSA), a Associação dos Administradores de
- 88 -
Portos do Caribe (PMAC), a Associação Internacional de Portos (IAPH), o Banco
Interamericano de Desenvolvimento (BID), o Banco Internacional de Reconstrução e
Desenvolvimento (BIRD), a Comissão Centro-Americana de Transporte Marítimo
(COCATRAM), a Comissão Econômica para a América Latina e o Caribe das
Nações Unidas (CEPAL), a Conferência Internacional de Capacitação Portuária,
Organização Marítima Internacional (OMI), a Organização Internacional do Trabalho
(OIT) e a Conferência das Nações Unidas para o Comércio e Desenvolvimento
(UNCTAD), entre outros;
p)
Desempenhar outras funções compatíveis com seus objetivos, bem como as que Ihe
sejam atribuídas pela Assembléia Geral ou pelo CIDI ou que lhe sejam solicitadas
pela Comissão Executiva Permanente do CIDI (CEPCIDI).
CAPÍTULO SEGUNDO
ESTRUTURA DA COMISSÃO
Artigo 4
A Comissão realiza seus objetivos, cumpre suas funções e exerce suas atribuições mediante a
realização de reuniões e por intermédio do Comitê Executivo e dos Comitês Técnicos Consultivos,
com o apoio da Secretaria-Geral da Organização (doravante denominada a "Secretaria-Geral").
I.
REUNIÕES DA COMISSÃO
Reuniões ordinárias
Artigo 5
1.
A Comissão realizará uma reunião ordinária a cada dois anos, pelo menos, em
qualquer dos Estados membros, em conformidade com o disposto no artigo 83 deste Regulamento.
2.
A Comissão, em suas reuniões ordinárias, considerará assuntos de caráter geral em
matéria de cooperação no setor portuário e, em especial, se ocupará de:
a)
Estabelecer as políticas necessárias para o cumprimento de suas funções,
dispostas no artigo 3 deste Regulamento;
b)
Formular e adotar um plano de ação bienal para a Comissão;
c)
Eleger os membros do Comitê Executivo;
d)
Estabelecer os Comitês
responsabilidades;
e)
Propor ao CIDI emendas ao Regulamento da Comissão, quando cabível;
- 89 -
Técnicos
Consultivos
e
definir
suas
f)
Considerar e adotar decisões sobre qualquer outro assunto da esfera de
competência da Comissão.
Reuniões extraordinárias
Artigo 6
1.
A Comissão realizará reuniões extraordinárias por decisão da Assembléia Geral ou do
CIDI, ou por sua própria iniciativa pelo voto favorável de dois terços de seus membros. Neste último
caso, custeará todas as despesas da reunião e informará a CEPCIDI sobre sua decisão de realizar uma
reunião extraordinária e sobre sua agenda. .
2.
As reuniões extraordinárias da Comissão considerarão os temas específicos para os
quais tenham sido convocadas.
Local e data das reuniões
Artigo 7
1.
As reuniões ordinárias da Comissão serão realizadas em local e data acordados ao
final da reunião precedente, levando em consideração os oferecimentos de sede feitos pelos Estados
membros. Não havendo nenhum oferecimento de sede para uma reunião até 90 dias antes da data
acordada para sua realização, ou quando não possa ser ela realizada no lugar escolhido, a Comissão se
reunirá na sede da Secretaria. A presidência do Comitê Executivo, mediante consulta com os demais
Estados membros, considerará uma possível mudança de data, no caso de que seja necessário.
2.
O Comitê Executivo comunicará aos membros da Comissão o local e a data das
reuniões extraordinárias.
Agenda
Artigo 8
1.
O Comitê Executivo preparará um anteprojeto de agenda para cada reunião ordinária
da Comissão e o submeterá à consideração dos demais membros da Comissão, pelo menos 100 dias
antes da abertura da reunião de que se trate. A Secretaria enviará, simultaneamente, às missões
permanentes, cópia do anteprojeto de agenda, através da CEPCIDI. Os Estados membros terão 30 dias
consecutivos para enviar suas observações à presidência do Comitê Executivo. Com base nas
observações recebidas, o Comitê Executivo redigirá o projeto de agenda, que será levado ao
conhecimento da CEPCIDI e distribuído aos Estados membros 45 dias antes da Reunião ordinária.
2.
A presidência do Comitê Executivo estabelecerá os procedimentos e prazos para a
preparação e distribuição da agenda das reuniões extraordinárias.
Convocação das reuniões
Artigo 9
- 90 -
1.
A CEPCIDI convocará uma reunião ordinária da Comissão tão logo a presidência do
Comitê Executivo comunique o local e a data acordados para sua realização. Para esse efeito, o pais
que fez o oferecimento de sede para uma reunião ordinária deverá ter confirmado à Secretaria a data, a
cidade e o local específicos da reunião e declarar que se encontra em condições de assinar com a
Secretaria o respectivo acordo para a realização da reunião, no qual se disponham as obrigações
financeiras das partes. Essa confirmação deverá ser apresentada à Secretaria pelo menos 90 dias antes
da data proposta para a realização da reunião. Se não houver confirmação nesse prazo, a CEPCIDI
convocará a reunião, que será realizada na sede da Secretaria. A Secretaria expedirá as convocatórias
logo que se tenha decidido a esse respeito.
2.
As resoluções em que sejam convocadas as reuniões da Comissão indicarão
a fonte de financiamento a ser utilizada no custeio das respectivas despesas.
A.
Participação nas reuniões da Comissão
Delegações
Artigo 10
As delegações dos Estados membros serão constituídas de representantes, assessores e demais
membros que os governos credenciem. Cada delegação terá um ou uma representante titular ou chefe
de delegação, que poderá delegar suas funções a qualquer outro de seus membros.
Credenciais
Artigo 11
Os membros das delegações e os Observadores Permanentes junto à Organização serão
credenciados por seus respectivos governos, para cada reunião ordinária, ou extraordinaria da
Comissão, mediante comunicação dirigida ao Secretário-Geral da Organização.
Artigo 12
O Secretário-Geral receberá as credenciais e, em uma sessão plenária, apresentará relatório à
Comissão, para que esta adote as decisões que julgue cabíveis.
Precedência
Artigo 13
No início de cada reunião da Comissão, será estabelecida a ordem de precedência das
delegações, obedecendo a ordem alfabética em espanhol, a começar pelo país que exerça a
presidência.
Órgãos e organismos do Sistema Interamericano
- 91 -
Artigo 14
Os representantes dos órgãos e organismos do Sistema Interamericano poderão assistir às
sessões da Comissão e das subcomissões com direito à palavra.
Observadores Permanentes
Artigo 15
Os Observadores Permanentes junto à Organização poderão assistir às sessões da Comissão e
das subcomissões. Poderão também fazer uso da palavra desde que a respectiva presidência assim o
decida.
Outros observadores
Artigo 16
1.
Poderão também enviar observadores as reuniões da Comissão:
a)
Os governos dos Estados membros da Organização das Nações Unidas ou dos
organismos especializados a ela vinculados que tenham manifestado interesse
em assisti-Ias, mediante autorização da presidência do Comitê Executivo, em
consulta com as vicepresidências;
b)
As entidades e organismos interamericanos governamentais de caráter
regional ou sub-regional, que não estejam incluídos entre os órgãos e
organismos da Organização, mediante autorização da presidência do Comitê
Executivo, em consulta com as vicepresidências;
c)
Os organismos especializados vinculados à Organização das Nações Unidas e
outros organismos internacionais, desde que sua participação nessa qualidade
esteja prevista em acordos vigentes, celebrados com os órgãos pertinentes da
Organização, ou, na ausência dos referidos acordos, com autorização da
presidência do Comitê Executivo, em consulta com as vice-presidências.
2. Os observadores a que se refere este artigo poderão fazer uso da palavra nas reuniões da
Comissão ou das submissões, quando convidados a fazê-Io pela presidência dos respectivos órgãos.
3.
A Secretaria, para os fins deste artigo, expedirá as comunicações pertinentes.
Convidados especiais
Artigo 17
1.
Mediante autorização da presidência do Comitê Executivo, e com a anuência do país
sede, poderão assistir as reuniões da Comissão, como convidados especiais, desde que manifestem
interesse nesse sentido, organismos ou entidades governamentais nacionais e internacionais e pessoas
- 92 -
de reconhecida competência nos assuntos a serem nelas considerados, que desenvolvam atividades
vinculadas ao trabalho da Comissão.
2.
Os convidados especiais a que se refere este artigo poderão fazer uso da palavra nas
reuniões da Comissão quando a presidência do órgão de que se trate os convide.
3.
A solicitação para assistir, como convidado especial, as reuniões da Comissão deverá
ser enviada à presidência do Comitê Executivo, diretamente ou por intermédio da Secretaria, pelo
menos 15 dias antes da abertura da reunião.
4. Para o cumprimento deste artigo, a Secretaria estenderá os convites correspondentes.
Secretaria
Artigo 18
O Secretário-Geral da Organização e o Secretário Executivo de Desenvolvimento Integral
participam com direito à palavra, mas sem voto, das reuniões da Comissão e nas de seus órgãos
subsidiários.
B.
Autoridades das Reuniões da Comissão
Presidência e vice-presidências
Artigo 19
1.
Na primeira sessão plenária de cada reunião da Comissão, serão eleitos um presidente
e dois vice-presidentes, entre os chefes de delegação dos Estados membros nela representados. A
eleição será pelo voto da maioria das delegações credenciadas para a reunião.
2.
O presidente e os vice-presidentes permanecerão nos cargos até o encerramento da
reunião.
Suplência da presidência
Artigo 20
No impedimento temporário ou permanente do presidente, será ele substituído pelo primeiro
vice-presidente, com as mesmas atribuições e deveres, e, no impedimento deste último, pelo segundo
vice-presidente.
Artigo 21
Na ausência do presidente e dos dois vice-presidentes, exercerá a presidência
temporariamente o titular do Estado membra de que se trate, segundo a ordem de precedência
estabelecida nos termos do artigo 13 deste Regulamento.
- 93 -
Atribuições da presidência
Artigo 22
A presidência convocará, abrirá e levantará as sessões plenárias; estabelecerá a ordem do dia;
dirigirá os debates; concederá o uso da palavra às delegações, na ordem em que a solicitem; submeterá
a votação os temas em discussão e anunciará os resultados; decidirá as questões de ordem conforme o
disposto no artigo 36 deste Regulamento; instalará as subcomissões; executará quaisquer outras
atribuições que a Comissão Ihe confira; e, em geral, cumprirá e fará cumprir as disposições deste
Regulamento.
C.
Sessões
Artigo 23
Em cada reunião da Comissão haverá uma sessão preliminar, de caráter informal, com a
presença dos chefes de delegação, uma sessão de abertura, as sessões plenárias que forem necessárias
e uma sessão de encerramento. Quando se tratar de reunião extraordinária, poder-se-á prescindir da
sessão de abertura.
Sessão preliminar de chefes de delegação
Artigo 24
A presidência do Comitê Executivo, antes da sessão de abertura, convocará os chefes de
delegação dos Estados membros para uma sessão preliminar, de caráter informal, na qual serão
adotados acordos sobre a organização dos trabalhos da reunião da Comissão.
Sessões Plenárias
Artigo 25
Na primeira sessão plenária serão decididos:
1.
A eleição do presidente e vice-presidentes;
2.
A constituição da subcomissão de estilo;
3.
A agenda final da reunião;
4.
A designação de subcomissões e grupos de trabalho;
5.
O acordo sobre o prazo limite para apresentação de propostas;
6.
A duração da reunião;
7.
Outros assuntos.
- 94 -
Sessões públicas e reservadas
Artigo 26
1. As sessões, plenárias e de submissões, das reuniões da Comissão serão públicas, a menos
que elas determinem em contrário.
2.
contrário.
D.
As sessões dos grupos de trabalho serão reservadas, a menos que elas determinem em
Subcomissões e grupos de trabalho
Subcomissões e grupos de trabalho
Artigo 27
A Comissão poderá, no decorrer de cada reunião, estabelecer subcomissões e grupos de
trabalho, que elegerão suas autoridades. As subcomissões poderão, por sua vez, estabelecer os grupos
de trabalho que julguem necessários para o estudo dos temas submetidos a sua consideração. As
recomendações que adotem ou as conclusões a que cheguem os grupos de trabalho serão apresentadas
às sessões plenárias das reuniões da Comissão em relatório aprovado pela respectiva subcomissão ou
grupo de trabalho. Qualquer membro de uma subcomissão ou grupo de trabalho poderá solicitar que
sua posição fique consignada no relatório correspondente. A Comissão, em sessão plenária, tomará
conhecimento dos referidos relatórios e aprovará as decisões que julgue pertinentes.
Artigo 28
Todas as delegações tem direito a integrar as subcomissões e grupos de trabalho que forem
estabelecidos no decorrer da reunião da Comissão. Não obstante, para facilitar os trabalhos, as
subcomissões e grupos de trabalho serão instalados com as delegações que tenham solicitado
participar de suas reuniões.
Artigo 29
Os grupos de trabalho poderão prosseguir suas atividades nos períodos compreendidos entre
reuniões da Comissão.
Subcomissão de estilo
Artigo 30
Deverá ser criada, para cada reunião, uma subcomissão de estilo constituída de quatro
delegações que representem, respectivamente, cada um dos idiomas oficiais da Organização, a menos
que os países decidam não realizar a reunião em todos os idiomas.
- 95 -
Artigo 31
1.
A subcomissão de estilo funcionará durante a Reunião ou após a mesma, na sede da
Secretaria-Geral.
2.
A subcomissão de estilo receberá as resoluções, declarações e acordos aprovados pela
Comissão, corrigirá as imperfeições de forma e zelará pela compatibilização dos textos nos idiomas
utilizados na reunião. Detectadas incorreções de forma que não possa corrigir, encaminhará o assunto
à decisão da presidencia da reunião. Se a reunião já tiver sido encerrada, a decisão caberá ao Comitê
Executivo.
E.
Debates
Quorum
Artigo 32
A presença da maioria das delegações dos Estados membros constitui quórum nas sessões
plenárias das reuniões da Comissão.
Artigo 33
Nas sessões das subcomissões e dos grupos de trabalho constituídos para atuar durante as
reuniões da Comissão, o quórum será alcançado com um terço dos Estados membros neles inscritos.
Não obstante, para a aprovação de decisões sera exigida a presença na sessão respectiva de pelo
menos a maioria das delegações inscritas.
Propostas
Artigo 34
As propostas submetidas à consideração da reunião da Comissão devem ser apresentadas por
escrito à Secretaria, que entregará às delegações cópias dessas propostas, com antecedência mínima de
24 horas da realização da sessão em que o assunto será discutido. A Comissão, no entanto, pelo voto
de dois terços dos Estados membros presentes na sessão de que se trate, poderá autorizar a discussão
de proposta cuja urgência não tenha permitido o cumprimento do procedimento anterior.
Retirada de propostas
Artigo 35
Qualquer proposta pode ser retirada por seu proponente antes que o texto original ou qualquer
emenda a ele tenham sido submetidos a votação. A proposta que tenha sido retirada poderá ser
reapresentada por qualquer outra delegação.
Questões de ordem
Artigo 36
- 96 -
Na discussão de um assunto, qualquer delegação poderá suscitar questões de ordem relativas à
aplicação deste regulamento, as quais serão imediatamente decididas pela presidência. A delegação
que o fizer não poderá tratar do mérito do assunto em discussão. A decisão da presidência poderá ser
apelada. A apelação será imediatamente submetida a votação e será declarada aprovada pelo voto de
dois terços das delegações presentes.
Suspensão do debate
Artigo 37
A presidência ou qualquer delegação poderá propor a suspensão do debate. Apenas duas
delegações poderão se manifestar a favor e duas contra a moção de suspensão, a qual será posta de
imediato em votação e será declarada aprovada pelo voto de dais terços das delegações presentes.
Encerramento do debate
Artigo 38
A presidência ou qualquer delegação poderá propor que se encerre o debate quando considere
o assunto suficientemente discutido. Esta moção poderá ser impugnada por duas delegações e será
declarada aprovada pelo voto de dois terços das delegações presentes.
Suspensão ou levantamento da sessão
Artigo 39
Na discussão de qualquer assunto a presidência ou qualquer delegação pode propor que a
sessão seja suspensa ou levantada. A proposta será imediatamente submetida a votação, sem debates,
e será declarada aprovada pelo voto de dois terços das delegações presentes.
Ordem das mocões de procedimento
Artigo 40
As seguintes moçoes terão precedência sabre todas as demais propostas ou moções
apresentadas, na ordem indicada a seguir:
1.
Suspensão da sessão;
2.
Levantamento da sessão;
3.
Suspensão do debate sobre o tema em discussão;
4.
Encerramento do debate sobre o tema em discussão.
Reconsideracão de decisões
- 97 -
Artigo 41
Para que uma decisão tomada pela Comissão ou suas subcomissões seja reconsiderada será
necessário que a moção de que se trate, seja aprovada pelo voto de dois terços das delegações que as
constituam.
F.
Votações
Direito a voto
Artigo 42
Cada Estado membro tem direito a um voto.
Adoção de decisões
Artigo 43
A Comissão adotará as decisões das sessões plenárias sob a forma de resoluções, declarações
ou acordos. A Secretaria, imediatamente após sua adoção, as distribuirá.
Maiorias exigidas
Artigo 44
1.
Uma vez verificado o quórum estabelecido nos artigos 32 e 33, na ausência de acordo
em relação as deliberações, serão as propostas submetidas a votação. A adoção de decisões da
Comissão em sessões plenárias e de recomendações nas sessões das subcomissões requererá o voto de
mais da metade dos Estados membros presentes, salvo disposições em contrário constantes deste
Regulamento.
2.
As decisões da Comissão que tenham implicações orçamentárias para a Comissão
requererão a aprovação de dois terços dos Estados membros credenciados para a reunião da Comissão.
3.
Os grupos de trabalho adotarão recomendações de preferência sem recorrer a votação,
e, se for o caso, mediante maioria simples de votos dos membros presentes.
Procedimento de votação
Artigo 45
1.
As votações serão realizadas levantando-se a mão; qualquer delegação, porém, poderá
solicitar votação nominal, a qual obedecerá a ordem de precedência estabelecida no artigo 13.
2.
Nas votações nominais será anunciado o nome de cada Estado membro e as
delegações emitirão seu voto à favor ou contra, ou se absterão.
- 98 -
3.
Haverá votações secretas somente em caso de eleição. No entanto, se houver acordo
nesse sentido, à Comissão poderá adotar outro procedimento.
Votacão de propostas
Artigo 46
1.
Encerrado o debate, serão adotadas decisões sobre as propostas apresentadas, com as
emendas que hão sido propostas.
2.
Nos casos que requeiram votação, e após ter a presidência anunciado o início do
processo, nenhuma delegação poderá interrompê-Io, a não ser para uma questão de ordem relativa ao
modo em que esteja sendo efetuada a referida votação.
3.
presidência.
O processo de votação e escrutínio terminara com o anuncio do resultado pela
Artigo 47
As propostas serão submetidas a votação na ordem em que forem apresentadas, exceto nos
casos em que a Comissão decida em contrário, pelo voto de dois terços dos membros presentes.
Votação de emendas
Artigo 48
As emendas serão submetidas a discussão e votação antes de votada a proposta que pretendam
modificar. Não sera considerada emenda a proposta que tenda a substituir totalmente a proposição
original ou que não mantenha relação direta com ela.
Artigo 49
Quando forem apresentadas várias emendas à mesma proposição, será votada em primeiro
lugar a que mais se afaste do texto original. Outras emendas serão votadas de maneira análoga. Em
caso de dúvida a esse respeito, serão as emendas votadas na ordem de sua apresentação.
Artigo 50
Quando a aprovação de uma emenda implique a exclusão de outra, esta última não será
submetida a votação. Se forem aprovadas uma ou mais emendas, será submetida a votação a proposta
completa modificada.
Votação por partes
Artigo 51
Qualquer delegação poderá solicitar que uma proposta ou emenda seja submetida a votação
por partes, devendo para isso indicá-Ias especificamente. Se alguma delegação se opuser a essa
- 99 -
solicitação, a impugnação sera submetida a votação, exigindo-se para sua aprovação a maioria de dois
terços dos membros presentes. Somente poderão se manifestar sobre o pedido de votação por partes
duas delegações a favor e duas contra. Se for aprovada a votação por partes, a proposta ou emenda
aprovada desse modo será submetida em conjunto a votação final. Se todas as partes dispositivas de
uma proposta forem rejeitadas, será ela considerada totalmente rejeitada.
Explicação do voto
Artigo 52
Antes de iniciar o processo de votação ou após ser ele concluído, qualquer delegação poderá solicitar
a palavra para explicar seu voto, salvo no caso de votações secretas.
G.
Documentos
Resumos das sessões
Artigo 53
A Secretaria preparará resumos das sessões plenárias da Comissão e das sessões das
subcomissões e, se Ihe for solicitado, dos grupos de trabalho.
Artigo 54
1.
Durante as sessões das subcomissões, as delegações poderão fazer constar do resumo
da respectiva sessão as opiniões por elas emitidas e solicitar a incorporação de qualquer declaração
como anexo.
2.
Não serão feitos resumos dos debates das sessões reservadas da Comissão, nem das
sessões reservadas das subcomissões, mas a Secretaria deixará consignados os nomes dos delegados
presentes a essas sessões e das decisões nelas tomadas.
Relatório final
Artigo 55
Os resumos a que se refere O artigo 53, bem como as resoluções, declaraçoes e acordos que forem
adotados nas reuniões da Comissão e qualquer outra documentação relevante distribuída na reunião
serão incluídos em um relatório final que a Comissão apresentará ao CIDI, por intermédio da
CEPCIDI. O relatório final da Comissão será publicado nos quatro idiomas oficiais da Organização.
II.
O COMITÊ EXECUTIVO
Composição, instalação e duração do mandato dos membros
Artigo 56
- 100 -
1.
O Comitê Executivo será constituído por um presidente, dois vice-presidentes, além
dos presidentes dos Comitês Técnicos Consultivos a que se refere o artigo 68; todos eles serão eleitos
pelos Estados membros, em reunião ordinária da Comissão, e exercerão suas funções por dois anos.
2.
Na eleição de membros do Comitê Executivo, serão observados, na medida do
possível, os princípios do rodízio e da representação geográfica eqüitativa.
3.
A presidência da reunião ordinária da Comissão em que tiver sido realizada a eleição
procederá, antes do encerramento desta, à instalação do Comitê Executivo.
Designação de representantes junto ao Comitê Executivo
Artigo 57
Cada Estado membro nomeará um representante titular e um suplente, especializados em assuntos do
setor portuário. As nomeações serão comunicadas por escrito à Secretaria.
Funções do Comitê Executivo
Artigo 58
O Comitê Executivo, como órgao encarregado da execução das politicas da Comissão, terá as
seguintes funções:
a)
Cumprir os mandatos que lhe confira a Comissão e acompanhar as decisões por ela
adotadas.
b)
Planejar e coordenar as atividades interamericanas do setor portuário, levando em
conta o Plano Estratégico.
c)
Preparar o orçamento bienal da Comissão e efetuar ajustes anuais, de acordo com os
recursos existentes no fundo específico “CIP Programa Portuário”.
d)
Fixar as datas das reuniões ordinárias e extraordinárias da Comissão e elaborar uma
listagem de possíveis temas para as reuniões, que será apresentada à CIP com, pelo
menos, seis meses de antecedência com relação à data da reunião.
e)
Preparar os anteprojetos de agenda das reuniões da Comissão e submetê-los à
consideração dos governos dos Estados membros, por intermédio da Secretaria.
f)
Propor à Comissão as modificações que considerem necessário incorporar ao
Regulamento.
g)
Assegurar o cumprimento dos mandatos da CIP, formulando, executando e
acompanhando as iniciativas necessárias à efetivação desses mandatos.
- 101 -
h)
Elaborar um programa de trabalho para o CECIP, que se estenda até a realização de
sua próxima reunião.
i)
Preparar os anteprojetos de agenda das reuniões da CIP e submetê-los à consideração
dos Estados membros, por intermédio da Secretaria.
j)
Apresentar ao CIDI, por intermédio da CEPCIDI, um relatório anual das atividades da
CIP.
k)
Aprovar, ad referendum da reunião seguinte da CIP, as medidas urgentes que não
possam ser adiadas.
l)
Representar a CIP em reuniões ou conferências sobre temas do setor portuário ou
afins.
m)
Promover a elaboração de estudos e documentos relativos a assuntos do setor
portuário e propor projetos de convenções interamericanas e internacionais, em
conformidade com os procedimentos da Organização e o ordenamento jurídico dos
Estados membros.
n)
Promover diretrizes de coordenação para o desenvolvimento eficiente e eficaz das
atividades dos Comitês Técnicos Consultivos (CTC), com base nos respectivos planos
de trabalho, e determinar, de acordo com as recomendações dos CTC, os critérios
para o devido acompanhamento e avaliação de desempenho.
o)
Propor estratégias e políticas para o fortalecimento das relações de cooperação com
outros países e organismos internacionais.
p)
Contribuir para o aumento do impacto e do alcance da CIP na região, mediante um
enfoque integral, que promova e fortaleça as relações com parceiros estratégicos
internos e externos, a participação do setor privado e instituições afins e o uso de
instrumentos de gestão, intercâmbio e disseminação do conhecimento.
q)
Programar e sistematizar as atividades destinadas ao melhoramento e fortalecimento
dos recursos humanos do setor portuário, no âmbito da CIP, inclusive a mobilização
de peritos, o uso de tecnologias da informação e das comunicações (TICs) e a
ampliação da oferta de oportunidades de capacitação.
r)
Cumprir qualquer outra tarefa de caráter executivo necessária à consecução das
finalidades da Comissão.
Responsabilidades da presidência
Artigo 59
A presidência do Comitê Executivo terá as seguintes responsabilidades e funções:
a)
Presidir as sessões do Comitê;
- 102 -
b)
c)
Presidir provisoriamente as reuniões ordinárias e extraordinárias da Comissão até que
seja eleito seu titular;
Representar a Comissão junto aos organismos da Organização, às administrações
portuárias dos Estados membros e a outros organismos que participem do
desenvolvimento do setor portuário no Hemisferio, bem como representá-Ia em atos
públicos e em reuniões de organismos internacionais.
d)
Coordenar as atividades do Comitê Executivo, estabelecidas no artigo 58 deste
Regulamento;
e)
Formular a agenda das reuniões do Comitê Executivo, em consulta com os demais
membros do referido Comitê;
f)
Manter cantato com as instituições portuárias do Hemisfério, com relação aos
assuntos que dizem respeito ao funcionamento da Comissão;
g)
Coordenar e revisar periodicamente as programas de trabalho dos Comitês Técnicos
Consultivos e dos subcomitês e grupos de trabalho; avaliar esses programas, zelar por
seu cumprimento e apresentar à Comissão um relatório que contenha os resultados da
avaliação;
h)
Desempenhar as demais funções estabelecidas neste Regulamento e aquelas que, par
sua natureza, sejam inerentes ao cargo que ocupa.
Responsabilidades das vice-presidências
Artigo 60
Os vice-presidentes do Comitê Executivo assistirão o presidente no que diz respeito às
responsabilidades assumidas no artigo 59, particularmente no desempenho das funções descritas nos
incisos f) e g), e cumprirão outras funções que Ihes sejam atribuídas neste Regulamento.
Gabinete do Comitê Executivo
Artigo 61
1.
O Estado membro eleito para presidir o Comitê Executivo estabelecerá e manterá com
seus próprios recursos e sob a responsabilidade exclusiva da presidência um gabinete com o pessoal
técnico e administrativo necessário. Também proporcionará o local para reuniões, bem como os
demais elementos de trabalho necessários ao pleno cumprimento dos deveres e funções do Comitê
Executivo. Para todos os efeitos, o referido gabinete será subordinado exclusivamente à presidência
do Comitê Executivo e não terá qualquer vínculo de subordinação com a Secretaria.
2.
A presidência do Comitê Executivo manterá relações de trabalho contínuas com a
Secretaria para fins de coordenação e ligação, bem como para a melhor execução das diferentes
- 103 -
tarefas do Comitê Executivo. A presidência do Comitê Executivo enviará cópias de toda a
correspondência oficial à Secretaria.
Reuniões
Artigo 62
1.
O Comitê Executivo realizará sua primeira reunião dentro dos 90 dias seguintes à data
do encerramento da reunião da Comissão em que seus membros foram eleitos.
2.
O Comitê Executivo se reunirá, uma vez por ano, pelo menos, no país que ocupe a
presidência, em outro país ou na sede da Secretaria, conforme seja acordado na reunião precedente.
As reuniões poderão ser realizadas mediante o mecanismo de teleconferência ou videoconferência.
Quórum
Artigo 63
O quórum para as sessões plenárias do Comitê Executivo será constituído pela presença da
maioria dos Estados membros, que compòem o referido Comitê.
Decisões
Artigo 64
1.
As decisões do Comitê Executivo serão tomadas em plenário. Na ausência de acordo
nas deliberações, as propostas serão submetidas a votação e serão adotadas pelo voto da maioria dos
membros do Comitê Executivo.
2.
As decisões relativas a assuntos de caráter orçamentário requerirão o voto favorável
de dois terços dos Estados membros do Comitê Executivo.
Sede dos subcomitês e grupos de trabalho do Comitê Executivo
Artigo 65
Os subcomitês ou grupos de trabalho que o Comitê Executivo estabeleça e que funcionem no
período compreendido entre reuniões do Comitê Executivo terão sua sede nos países que tenham sido
eleitos para presidi-Ios. Os referidos paises deverão prover o pessoal e atender ao custo da infraestrutura necessária ao cumprimento de suas funções.
III.
COMITÊS TÉCNICOS CONSULTIVOS
Objetivo
Artigo 66
- 104 -
Os Comitês Técnicos Consultivos (doravante denominados os "CTC") terão por objetivo
prestar assessoria técnica à Comissão em aspectos específicos do desenvolvimento do setor portuário
hemisférico.
Estabelecimento
Artigo 67
A Comissão, nas reuniões ordinárias, pela maioria dos membros, criará os CTC que julgue
necessários ao cumprimento de seus objetivos, e estabelecerá mandatos precisos para cada um deles.
Para que a Comissão proceda à criação de um CTC, deve haver no mínimo cinco Estados membros
que tenham solicitado participação.
Constituição dos CTC e participação em suas reuniões
Artigo 68
Os CTC serão constituídos de representantes dos Estados membros e de membros associados,
da seguinte forma:
A.
Estados membros:
1.
Todos os Estados membros da Comissão têm direito a fazer parte de todos os CTC
que se estabeleçam, fazendo-se representar por um especialista em assuntos do setor portuário.
2.
cada CTC.
A Secretaria manterá um registro atualizado dos Estados membros que constituem
3.
Os representantes dos Estados membros que não participem da constituicão de um
CTC poderão assistir a suas sessões com direito à palavra mas sem voto.
B.
Membros associados
1.
As entidades administradoras e operadoras de portos, as instituições acadêmicas,
científicas, comerciais, de desenvolvimento, financeiras, industriais e outras organizações
relacionadas com a atividade do setor portuário que gozem de personalidade jurídica poderão
participar dos CTC como membros associados, com a aprovação expressa do Estado membro em cujo
território a entidade, organização ou instituição tenha sua sede principal ou onde tenha sido
constituída. A aprovação poderá ser concedida de forma tácita se, transcorridos 90 dias, o Estado
membro não se manifestar sobre essa solicitação. Cada Estado membro notificará por escrito ao
Presidente do CTC os nomes das entidades, organizações ou instituições que tiver aprovado. Uma
entidade, organização ou instituição cuja aprovação tenha sido outorgada em forma tácita ou expressa
deixará de ser membro associado se o Estado membro correspondente retirar a sua aprovação.
2.
As organizações, entidades ou instituições cuja participação como membros
associados tenha sido aprovada de acordo com o parágrafo anterior e que estejam em dia com o
pagamento das cotas de filiação previstas no artigo 76 deste Regulamento tem direito a participar
- 105 -
plenamente de todas as atividades dos CTC aos quais estejam associados, com direito à palavra, mas
sem voto. Podem apresentar documentos técnicos aos Comitês a que estejam associados e deles
receber documentos.
3.
A Secretaria manterá um registro dos membros associados. Desse registro constarão
os dados das entidades, organizações e instituições que tenham sido autorizadas por escrito pelo país
que aprove sua participação em determinado CTC.
Autoridades e sede de cada CTC
Artigo 69
1.
Ao estabelecer um CTC, a Comissão elegará presidente um Estado membro, que será
sede do respectivo Comitê.
2.
Cada CTC elegerá um vice-presidente em sua primeira reunião. A vice-presidência
poderá ser exercida por um membro associado. A vice-presidência assistirá a presidência no
cumprimento de suas funções.
Gabinete da presidência
Artigo 70
O Estado membro eleito presidente de um CTC estabelecerá e manterá com seus próprios
recursos e sob a responsabilidade exclusiva da presidência um gabinete com o pessoal técnico e
administrativo necessário. Para todos os efeitos, o referido gabinete será subordinado exclusivamente
à presidência do CTC e não terá qualquer vínculo de subordinação com a Secretaria.
Duracão do mandato da presidência e das vice-presidências
Artigo 71
O presidente de cada CTC permanecerá no cargo até à reunião ordinária seguinte da
Comissão. O vice-presidente continuará no cargo até a reunião seguinte do CTC. Ambos poderão ser
reeleitos.
Responsabilidades da presidência
Artigo 72
Cabe à presidência de cada CTC:
a)
Convocar reuniões do CTC e designar o local e a data das mesmas;
b)
Em consulta com a vice-presidência, autorizar a participação de observadores e
convidados especiais nas reuniões do respectivo CTC;
- 106 -
c)
Dirigir o trabalho do CTC, preparar o material para as reuniões e remeter os estudos,
decisões e projetos de resolução do CTC à presidência do Comitê Executivo e à
Secretaria para a devida tramitação;
d)
Informar a presidência do Comitê Executivo, de seis em seis meses, por escrito, com
cópia para a Secretaria, sobre os progressos ou resultados do trabalho do CTC;
e)
Apresentar relatórios escritos, estudos e recomendações à Comissão, por intermédio
do Comitê Executivo. Essas informações deverão ser enviadas 90 dias antes da
realização da reunião da Comissão, à fim de que o Comitê Executivo possa fazer suas
observações.
Estrutura de trabalho
Artigo 73
1.
Para o cumprimento de suas atribuições, os CTC se reunirão pelo menos uma vez por
ano, na data e local que seu respectivo presidente determine. Qualquer membro ou membro associado
de um CTC pode oferecer a sede para a realização de uma reunião adicional no decorrer de qualquer
ano, devendo, nesse caso, prover local, pessoal e apoio administrativo para a referida reunião.
2.
Os CTC, para o cumprimento de suas funções, poderão estabelecer grupos de
trabalho, os quais apresentarão relatórios de suas atividades.
3.
Os CTC, se for necessário, aprovarão seus métodos de trabalho e os adaptarão às
necessidades de seus membros, obedecendo as disposições deste Regulamento e de outros
instrumentos aplicáveis à Comissão.
Quórum e recomendações
Artigo 74
1.
A presença de um terço dos representantes dos Estados membros de um CTC
constitui quórum para a realização de suas reuniões.
2.
As recomendações dos CTC serão adotadas em plenário. Na ausência de acordo nas
deliberaçoes, o presidente do respectivo CTC apresentará em seu relatório ao Comitê Executivo as
conclusões dos debates, sem recomendações. Quando um CTC tenha chegado a conclusões ou
adotado recomendações que devam ser objeto de decisão por parte do Comitê Executivo ou da
Comissão, o presidente do respectivo CTC indicará em seu relatório escrito ao Comitê Executivo o
número de representantes presentes no momento das conclusões e recomendações.
Avaliação das atividades e duração dos CTC
Artigo 75
- 107 -
1.
Caberá à presidência e às vice-preesidências do Comitê Executivo avaliar anualmente
o cumprimento das tarefas atribuídas a cada CTC.
2.
A presidência do Comitê Executivo apresentará, em cada reunião ordinária da
Comissão, um relatório de avaliação do andamento dos trabalhos confiados a cada CTC.
3.
Com base nesse relatório, a Comissão decidirá de cada CTC e de seus grupos de
trabalho, da continuação de seu trabalho segundo seu mandato original, da modificação deste ou da
conclusão dos trabalhos do CTC de que se trate.
Cota de filiação dos membros associados
Artigo 76
Os membros associados deverão contribuir para o financiamento dos CTC em que se
inscrevam, da forma e nos montantes que determine a Comissão. Os recursos provenientes das cotas
de filiação dos membros associados deverão ser depositados num Fundo Específico e alocados no
orçamento do respectivo CTC. Esses fundos serão administrados de acordo com as disposições e
procedimentos previstos, para a administração de Fundos Específicos, nas “Normas Gerais para o
Funcionamento da Secretaria-Geral” (doravante denominadas as "Normas Gerais") e outros
instrumentos jurídicos aplicáveis.
Artigo 77
Cada CTC elaborará um orçamento anual no qual os recursos deverão ser alocados a título de
cotas de filiação dos membros associados do respectivo CTC. Se no momento em que a Comissão der
por concluídas as funções de um CTC houver um saldo de recursos desse CTC, será este incorporado
ao Fundo Específico do programa Portuário Especial.
IV.
A SECRETARIA
Serviços de apoio da Secretaria
Artigo 78
1.
A Secretaria apoiará as autoridades da Comissão no exercício de suas funções e
prestará serviços técnicos e administrativos à Comissão, de acordo com os recursos que Ihe sejam
alocados no orçamento-programa da Organização e outros recursos disponíveis para à Comissão.
2.
A Secretaria preservará a memória institucional dos trabalhos da Comissão e sobre eles
informará regularmente as Missões Permanentes dos Estados membros junto à Organização.
Artigo 79
Os serviços que a Secretaria preste incluirão, entre outros, os seguintes:
- 108 -
a)
Preparar e submeter à consideração do Comitê Executivo o anteprojeto de orçamento
bienal da Comissão, a ser financiado pelo Fundo Específico do Programa Portuário
Especial e qualquer outro fundo específico destinado à Comissão;
b)
Participar com direito à palavra, mas sem voto, das reuniões da Comissão, do Comitê
Executivo e dos CTC;
c)
Apoiar a coordenação e execução dos planos de trabalho da Comissão, do Comitê
Executivo e dos CTC;
d)
Colaborar nos preparativos para a realização das reuniões da Comissão, do Comitê
Executivo e dos CTC.
CAPÍTULO TERCEIRO
ASPECTOS FINANCEIROS
Fontes de Financiamento
Artigo 80
O financiamento para a execução dos programas, projetos e atividades da Comissão poderão
provir das seguintes fontes: Fundo Ordinário da Organização, Fundos Específicos e Fundo Especial
Multilateral do CIDI (FEMCIDI). Além disso, cada Estado membro da Comissão custeará a
participação de suas respectivas delegações nas reuniões de qualquer órgão da Comissão. Os
programas, projetos e atividades da Comissão cujo financiamento não esteja previsto no orçamentoprograma da Organização ou que não sejam financiados pelo FEMCIDI serão financiados pela
Comissão.
Fundo Ordinário
Artigo 81
Os recursos do Fundo Ordinário que se destinem ao financiamento da Comissão só poderão
ser utilizados para financiar, dentro dos limites aprovados no orçamento-programa da Organização, o
seguinte:
a)
Serviços ordinários de apoio da Secretaria à Comissão;
b)
A Organização contribuirá financeiramente para a realização das reuniões da
Comissão, de acordo com os recursos a esse fim destinados no orçamento-programa
da Organização. As reuniões da Comissão cujo financiamento não esteja previsto no
orçamento-programa da Organização serão financiadas pela própria Comissão.
Fundos Específicos
- 109 -
Artigo 82
1. A Secretaria poderá estabelecer e administrar Fundos Específicos, em contabilidades
separadas, de acordo com o previsto no artigo 68 das Normas Gerais e o artigo 24 do "Estatuto do
Fundo Especial Multilateral do CIDI (FEMCIDI) e Disposições sobre Outros Recursos para a
Cooperação Solidária para o Desenvolvimento", constituídos das contribuições que efetuem os
governos dos Estados membros, os Estados Observadores Permanentes junto à Organização, outros
Estados membros das Nações Unidas, bem como entidades pública ou privadas, nacionais ou
internacionais e outros doadores, com o objetivo de financiar as atividades da Comissão. Os juros que
advenham dos recursos desses fundos serão regidos pelas disposições pertinentes das Normas Gerais.
2.
A Secretaria estabelecerá o Fundo Específico “Programa Portuário Especial” com
contribuições provenientes principalmente das autoridades portuárias. A contribuição a esse
Programa será obrigatória para cada Estado membro. A Comissão Executiva poderá limitar os
benefícios provenientes dos projetos e atividades realizados com esses recursos para os Estados
membros que não contribuírem para o referido Programa. O Fundo Específico “Programa Portuário
de Emergência”, estabelecido pela Conferência Portuária Interamericana, será mantido em operação.
Custos administrativos dos fundos específicos
Artigo 83
As contribuições para o Fundo Ordinário, a título de direção técnica e apoio administrativo,
que devam ser efetuadas a todos os Fundos Específicos da Comissão, serão feitas nos termos
estabelecidos nas Normas Gerais.
Fundo Especial Multilateral do CIDI (FEMCIDI)
Artigo 84
Os Estados membros da Comissão poderão contribuir para o FEMCIDI e submeter propostas
de programas, projetos e atividades de cooperação solidária para o desenvolvimento, que poderão ser
financiados com recursos do FEMCIDI, na esfera do Plano Estratégico, devendo cumprir os
procedimentos previstos no Estatuto do FEMCIDI e outras regulamentações pertinentes.
- 110 -
CAPÍTULO QUARTO
DISPOSIÇÕES GERAIS
Aprovação e modificação do Regulamento
Artigo 85
1.
Este regulamento, aprovado pela CEPCIDI ad referendum do CIDI, poderá ser
modificado pelo CIDI a pedido da Comissão ou por iniciativa própria.
2.
As questões de procedimento não previstas neste Regulamento serão resolvidas pela
Comissão, pelo Comitê Executivo ou pelos CTC, segundo o caso, sempre que não infrinjam
disposições deste Regulamento nem de outros instrumentos jurídicos aplicáveis à Comissão.
Disposições aplicáveis às reuniões da Comissão, do Comitê Executivo e dos CTC
Artigo 86
As disposições relativas às atribuições da presidência, previstas no artigo 22, e as referentes
aos debates nas reuniões da Comissão, constantes dos artigos 34 à 43 e 45 à 52 deste Regulamento,
serão aplicáveis às reuniões do Comitê Executivo e dos CTC, no que seja pertinente.
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