Glosario de Términos SGH 2.0

1
Introducción ........................................................................................... 5
2
Glosario de términos ................................................................................ 6
Administración Central ................................................................................ 6
Aplicación .................................................................................................. 6
Asignación ................................................................................................. 6
Asunto de tarea .......................................................................................... 6
Bandeja de entrada .................................................................................... 6
Bandeja de salida ....................................................................................... 6
Base de datos ............................................................................................ 7
Bloque de rotación ...................................................................................... 7
Calendario ................................................................................................. 7
Calendario fijo ............................................................................................ 7
Calendario rotativo ..................................................................................... 7
Carga horaria ............................................................................................. 7
Cargo ........................................................................................................ 7
Certificado ................................................................................................. 7
Comisión (pase en - / - de servicio) .............................................................. 8
Configuración ............................................................................................. 8
Contraseña ................................................................................................ 8
Contrato .................................................................................................... 8
Control cero ............................................................................................... 8
Cuenta corriente......................................................................................... 9
Denominación del Cargo .............................................................................. 9
Descriptores .............................................................................................. 9
Enrolamiento ............................................................................................. 9
Escalafón del cargo ..................................................................................... 9
Estado de estructura ................................................................................... 9
Estructura Jerárquica .................................................................................10
Estructura organizativa formal ....................................................................10
Estructura organizativa real ........................................................................10
Fecha de Ingreso a la Administración Pública ................................................10
Feriado.....................................................................................................10
Feriado fijo ...............................................................................................10
Feriado móvil ............................................................................................10
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Filtro ........................................................................................................10
Gerente de Cuenta ....................................................................................11
Grado del cargo .........................................................................................11
Historial de tarea .......................................................................................11
Hora límite de entrada ...............................................................................11
Hora límite de salida ..................................................................................11
Horario.....................................................................................................11
Horario fijo ...............................................................................................11
Horario flexible ..........................................................................................11
Horario fraccionado....................................................................................12
Horario presencial......................................................................................12
Incidencia .................................................................................................12
Inciso.......................................................................................................12
Intervalo no resuelto..................................................................................12
Jefe de Unidad ..........................................................................................12
Jerarquía ..................................................................................................13
Jornada real ..............................................................................................13
Logo ........................................................................................................13
Marca.......................................................................................................13
Marca codificada ........................................................................................13
Marca sin referenciar .................................................................................13
Mesa de ayuda ..........................................................................................14
Mínimo diario obligatorio ............................................................................14
Nombre de usuario ....................................................................................14
Organigrama.............................................................................................14
Parte diario de incidencias ..........................................................................14
Parte mensual de incidencias ......................................................................15
Periodicidad de feriado ...............................................................................15
Permiso ....................................................................................................15
Planificación de incidencias .........................................................................15
Plantilla ....................................................................................................15
Plantilla especializada.................................................................................15
Plantilla global ...........................................................................................16
Rango horario ...........................................................................................16
Registro y control ......................................................................................16
Reloj ........................................................................................................16
Responsable de parte .................................................................................16
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Responsable de unidad ...............................................................................16
Rol ..........................................................................................................16
Serie del cargo ..........................................................................................16
Sigla ........................................................................................................17
Sistema de gestión ....................................................................................17
SGH .........................................................................................................17
Soporte de primer nivel ..............................................................................17
Soporte de segundo nivel ...........................................................................17
Tarea .......................................................................................................17
Tipo de control de carga horaria ..................................................................17
Tipo de control de presentismo ...................................................................18
Tipo de control horario ...............................................................................18
Tipo de reloj .............................................................................................18
Tipo de vínculo ..........................................................................................18
TOFUP ......................................................................................................18
Ubicación de reloj ......................................................................................18
Unidad Ejecutora .......................................................................................18
Unidad Organizativa...................................................................................18
Usuario ....................................................................................................18
Versión de la aplicación ..............................................................................19
Vínculo .....................................................................................................19
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Este documento es una lista de conceptos a modo de diccionario donde se incluyen
una serie de términos o palabras con su significado. Todos conceptos relevantes
para el mejor entendimiento del Sistema de Gestión Humana (SGH 2.0) de la
Oficina Nacional del Servicio Civil (ONSC).
Algunos de los términos fueron tomados de estándares internacionales (por
ejemplo ITIL), otros fueron adaptados a partir de esos estándares y otros son de
elaboración propia.
En algunos casos son definiciones concretamente, en otros son descripciones o
conceptos generales. En ningún caso se pretende dar definiciones estrictamente
jurídicas.
El objetivo es lograr conceptos o ideas comprensibles para todos los usuarios del
sistema SGH 2.0.
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Existen dos posiciones respecto de qué comprende la
expresión: una primera entiende que es el Estado en
sentido estricto (los tres poderes y los tres órganos de
contralor).
Una
segunda,
restringida,
entiende
que
comprende al Poder Ejecutivo y a sus dependencias; en
tanto poder administrador por excelencia.
En este segundo sentido, la Administración Central se
subdivide en Ministerios y tiene como jerarca máximo al
órgano multiforme pero siempre pluripersonal Consejo de
Ministros.
Presupuestalmente son los Incisos 02 al 15.
Conjunto de programas informáticos que incluyen las
funcionalidades definidas para la ejecución de las tareas
inherentes a un área dentro de una Organización.
Asociación de una persona a una Unidad Organizativa donde
desempeña su vínculo.
Descripción detallada de la tarea a realizar por parte del
usuario. Dentro del asunto puede mostrarse información
relacionada con una persona o unidad.
Funcionalidad del sistema que almacena y muestra las
tareas pendientes de ejecución para cada usuario de la
aplicación.
Funcionalidad del sistema que almacena y muestra las
tareas ya ejecutadas para cada usuario de la aplicación.
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Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso.
Rango de fechas en las que impacta un determinado
calendario rotativo. Una persona puede tener configurados
varios bloques de rotación. Si un calendario rotativo no
tiene
bloques
significa
que
siempre
tiene
el
mismo
comportamiento.
Conjunto de días de la semana que deben trabajarse.
Calendario que se mantiene igual para todas las semanas.
Por ejemplo “Lunes a Viernes” o “Lunes, Miércoles y
Viernes”.
Calendario que cambia de acuerdo a ciertos criterios y cierta
periodicidad. Por ejemplo “Cuatro días de trabajo y dos de
descanso”.
Cantidad de horas que deben trabajarse ya sea por día, por
semana o mensualmente.
Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades asignadas
a una persona por autoridad competente. Posición que
ocupa la persona en la organización. En sentido restringido
solo se aplica a los funcionarios presupuestados, creados
por la ley conforme a lo dispuesto por el Art. 85 Num. 13 de
la Constitución.
Documento que justifica y acompaña ciertas incidencias y
que es obligatorio de presentación para su verificación y
aceptación.
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Pase
en
comisión:
situación
jurídica
por
la
cual
un
funcionario de un organismo del Estado, a solicitud del
jerarca de otra repartición estatal debidamente autorizado,
pasa a prestar servicios en esa oficina pública.
Existen pases en comisión preceptivos en los que no se
requiere
autorización
del
organismo
de
origen
del
funcionario.
Comisión de servicio: Los jerarcas de los Incisos de la
Administración Central podrán asignar funcionarios de sus
dependencias para desempeñar tareas en este régimen en
cualquiera de sus Unidades Ejecutoras.
Tarea que implica el establecimiento de parámetros de la
aplicación para que se adapte a la funcionalidad y modo de
trabajo de una organización en particular.
Conjunto finito de caracteres limitados que forman una
palabra secreta que sirve a un usuario para acceder a un
determinado recurso.
Conjunto de tareas, deberes y responsabilidades asignadas
a una persona por autoridad competente. Posición que
ocupa la persona en la organización. En sentido restringido
solo se aplica a los trabajadores que no tienen calidad de
funcionario.
Tipo de control de presentismo que indica que a una
determinada
asignación
no
se
le
ejerce
control
de
presentismo, aunque sí genera derechos que pueden ser
usufructuados a través del sistema como por ejemplo la
“licencia ordinaria”.
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Derecho generado de incidencias para ser usufructuado por
cada
usuario
de
acuerdo
a
las
restricciones
y
reglamentación de cada organismo en un determinado
período. Por ejemplo la “Cuenta Corriente de Licencia
Ordinaria”
acumula
los
días
de
licencia
generados
reglamentariamente y consume las incidencias de licencia
ordinaria que usufructúa el usuario.
Agregación terciaria de cargos para un grupo especial de
funciones, dentro del grado de cada escalafón se puede
ascender por sus denominaciones a efectos de desarrollar la
carrera administrativa.
Características
del
cargo
que
definen
la
estructura
escalafonaria que tiene el organismo. Actualmente el cargo
tiene cuatro descriptores: Escalafón, Grado, Denominación y
Serie.
Se utilizan únicamente para los tipos de vínculos que
adquieren la calidad de funcionario.
Proceso en el cual la persona se registra en los relojes,
mediante huella digital y/o tarjeta magnética.
Agregación superior de cargos para un grupo especial de
funciones.
De acuerdo a la completitud y aprobación de una estructura
organizativa, la misma puede transitar por diferentes
estados. Por ejemplo “En Construcción”, “Aprobada”.
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Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en
tareas distintas, considerando luego la coordinación de las
mismas. Cada persona recibe órdenes de un solo jefe.
Prevalece el principio de jerarquía y de subordinación
absoluta a su inmediato superior.
Conjunto de unidades organizativas que conforman la
estructura formal del organismo. Refleja el “deber ser” del
organismo.
Conjunto de unidades organizativas existentes en todo el
organismo
que
corresponde
con
la
realidad
del
funcionamiento del mismo. Es flexible, definiéndose de
acuerdo a las necesidades de organización de cada oficina.
Momento
en
que
se
realiza
la
designación
o
el
nombramiento de la persona que adquiere la calidad de
funcionario por primera vez.
Día en el cual se conmemora alguna fecha especial.
Feriado que se celebra según el día original del mismo, no
importando que día de la semana se da.
Feriado que se celebra, siempre y cuando actúe en un día
hábil de trabajo, el día lunes siguiente o anterior al mismo
dependiendo de la proximidad en el calendario.
Campo que restringe la información visualizada de acuerdo
al criterio seleccionado.
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Rol, dentro del Equipo de Implantación del Proyecto SGH,
que
tiene
bajo
su
responsabilidad
mantener
el
relacionamiento con el Organismo correspondiente. Esto
implica la resolución de las diferentes situaciones durante la
implantación. Lidera el proceso de implantación en el
Organismo.
Agregación secundaria de cargos para un grupo especial de
funciones, dentro del escalafón se puede ascender por sus
grados a efectos de desarrollar la carrera administrativa.
Resumen cronológico del ciclo de vida de una tarea que
incluye los nombres de usuario, fecha y hora en los que se
ha ejercido una acción sobre ella.
Se aplica a los horarios flexibles y se utiliza para indicar una
restricción de hora de entrada máxima para la jornada real
de una persona.
Se aplica a los horarios flexibles y se utiliza para indicar una
restricción de hora de salida mínima para la jornada real de
una persona.
Cuadro indicador de las horas en que deben ejecutarse
determinadas
actividades.
Tiempo
durante
el
cual
se
desarrolla habitual o regularmente una acción o se realiza
una actividad.
Cuando un horario tiene una hora del día fija de entrada y
una hora del día fija de salida para cumplirse.
Cuando un horario no tiene una hora del día fija ni de
entrada ni de salida para cumplirse.
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La persona realiza su horario de trabajo en más de un
tramo. Se pueden realizar en dos tramos iguales, en dos
tramos desiguales, en más de dos tramos, en forma
discrecional.
Tipo de horario que indica que solo es necesario el acto de
marcar, sin tener en cuenta horas de entrada o salida, o
límites o rangos de ningún tipo.
Registro de un suceso no considerado dentro de la
configuración
asignación.
de
Por
presentismo
ejemplo
establecida
“Salida
Permiso”,
para
una
“Salida
en
Comisión”, los distintos tipos de licencias, días francos, etc.
Es el ordenamiento que da la ley a cada uno de los
organismos que conforman la Administración Pública. Los
incisos que integran la Administración Central, más la
Presidencia de la República, se enumeran del 02 al 15. Cada
uno de los Incisos está compuesto por varias Unidades
Ejecutoras.
Tramo
horario
que
el
sistema
no
puede
justificar
automáticamente y que debe justificarse con el ingreso de
una incidencia, una marca omitida o un cambio de horario.
En caso de no ser justificado es pasible de ser enviado a
descuento u otro proceso.
Superior de una Unidad Organizativa responsable ante el
sistema de todos sus subordinados dentro de la Unidad.
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Forma de organización de diversos elementos de un
determinado sistema, en el que cada uno es subordinado
del elemento posicionado inmediatamente por encima.
A través
de la jerarquía se establecen las relaciones de
autoridad formal entre los superiores y sus subordinados.
Jornada en la que el trabajador realiza sus tareas.
Diminutivo de Logotipo. Distintivo o emblema formado por
letras,
abreviaturas,
imágenes,
etc.,
peculiar
de
un
organismo.
Registro de fecha y hora de entrada y/o salida de una
persona por medio de un dispositivo electrónico o ingreso
manual al sistema.
Marca que es pasible de asociarse directamente a un tipo de
incidencia de acuerdo a su configuración. Por ejemplo
“Marca Regreso Comisión”, “Marca Salida Permiso”.
Marcas que no pueden asociarse automáticamente a una
asignación registrada en el sistema. Algunas de las causas
por las que una marca puede quedar sin referenciar son:
1-Que la marca recibida no corresponda a ninguna persona
registrada en el sistema.
2-Que la marca corresponda a una persona que no tiene
asignación de relojes.
3-Que la marca corresponda a una persona que no tiene
completa su configuración de presentismo.
4-Que la marca corresponda a una persona que no tiene
una asignación completa.
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Equipo de trabajo, punto de contacto entre los usuarios del
sistema y el equipo de proyecto SGH, cuyo objetivo
principal es responder de manera oportuna, eficiente y con
alta calidad a las peticiones que dichos usuarios realicen en
relación a los diversos aspectos del sistema.
Carga horaria mínima que debe cumplir una persona en un
día
de
trabajo
sin
importar
el
Tipo
de
Control
de
Presentismo asociado. La utilización de este campo está
relacionada preferentemente con los controles semanales o
mensuales.
Identificador único del usuario dentro del sistema. En el
SGH 2.0 el nombre de usuario está compuesto por la
primera letra del primer nombre y el primer apellido (Ej.:
Mauro Silva: msilva). El nombre de usuario se genera
automáticamente,
impidiendo
usuarios
con
el
mismo
nombre de usuario.
Es la representación gráfica de la estructura organizativa de
una empresa u organización. Representa las estructuras
departamentales y, en algunos casos, las personas que las
dirigen,
haciendo
un
esquema
sobre
las
relaciones
jerárquicas y competencias en vigor en la organización. Es
un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una
idea uniforme acerca de una organización.
Conjunto de datos que conforman las novedades de control
de asistencia de un trabajador en un día. Una vez revisados
por el interesado y sus jerarcas esta información podrá
utilizarse con fines de gestión.
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Conjunto de datos que conforman las novedades de control
de asistencia de un trabajador en un mes. Una vez
revisados por el interesado y sus jerarcas esta información
podrá utilizarse con fines de gestión.
Repetición regular de un feriado cada cierto tiempo. Por
ejemplo el feriado por cambio de mando presidencial se da
con una periodicidad de cinco años, mientras que el feriado
por la Jura de la Constitución se da con una periodicidad
anual.
Concesión a un usuario de la pertenencia a un rol para una
Unidad. Un Permiso tiene una vigencia o al menos tendrá
una fecha desde la cual el permiso es concedido. Un
Permiso existente puede ser revocado.
Tiene el objetivo de asegurar que un usuario efectúe sólo
las operaciones para las cuales esté autorizado, además de
compartimentar y dividir el trabajo.
Proceso en el cual se fija con anticipación una incidencia.
Indica las variables que determinan cómo se controla el
presentismo para cada persona o grupo de personas. Se
compone
de
entrada/salida,
Tipo
de
Mínimo
control,
diario
Rango,
Horario
obligatorio,
límite
Topes
y
Umbrales.
Plantilla global que es modificada para determinado Inciso o
Unidad Ejecutora. Son plantillas que de acuerdo al contexto
y funcionamiento de la unidad, necesitan ser modificadas
para reflejar otra realidad.
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Plantilla definida bajo estándares de la Administración
Central para ser utilizadas por cualquiera de los Incisos o
Unidades Ejecutoras que la componen.
Hora mínima y máxima entre los cuales una persona puede
cumplir su horario de trabajo.
Nombre que habitualmente se les da a las oficinas que se
encargan del control de presentismo y el registro de las
incidencias relacionadas.
Dispositivo que se utiliza para registrar las marcas de los
personas. Puede ser mediante huella digital y/o tarjeta.
Rol de usuario del sistema que se encarga del ingreso de las
incidencias para la Unidad Organizativa autorizada.
Rol de usuario del sistema que se encarga de la autorización
de incidencias de sus subordinados, de la autorización del
Parte Mensual de Incidencias y de la asignación de sus
subordinados a cada Unidad Organizativa.
Conjunto de responsabilidades, actividades y autorizaciones
concedidas a una persona dentro del sistema. Una persona
puede tener múltiples roles.
Última agregación de cargos para un grupo especial de
funciones, dentro de la denominación de cada grado del
escalafón se puede ascender por sus series a efectos de
desarrollar la carrera administrativa.
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Palabra formada por el conjunto de letras iniciales de una
expresión compleja. Por ejemplo “SGH” que es sigla de
“Sistema de Gestión Humana”.
Marco de trabajo de Políticas, Procesos y Funciones que
asegura
que
una
Organización
puede
alcanzar
sus
Objetivos.
Sistema
informático
de
gestión
que
propone
la
revalorización de la tarea del personal que se dedica a la
gestión humana. La filosofía inmanente se basa en evitar
ineficiencias en el registro y control de la información
relacionada a los trabajadores, permitiendo la toma de
decisiones oportuna y fundamentada en información.
Grupo de soporte al que se recurre en primera instancia
para la resolución de un evento en el sistema. En caso de
no ser posible la resolución por parte de este grupo, se
escala el evento al grupo de soporte de segundo nivel.
Grupo de soporte que atiende los eventos en el sistema que
son escalados desde el soporte de primer nivel. Este grupo
es el que está en condiciones de definir un error o solicitud
de cambio para ser estudiado por el grupo de análisis y
diseño de la aplicación.
Trabajo que demanda, de parte de quien la lleva a cabo,
cierta interacción con el sistema y que generalmente tiene
un
tiempo
límite
para
su
realización.
Por
ejemplo
“Configuración de Presentismo”.
Agrupación de características que distinguen una carga
horaria de otra. Por ejemplo si es “semanal” o “mensual”.
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Agrupación de características que distinguen un control de
presentismo
de
otro.
Se
caracteriza
un
control
de
presentismo de acuerdo al tipo de horario y al tipo de carga
horaria correspondiente. Por ejemplo si es “semanalflexible-fraccionado”.
Agrupación de características que distinguen un horario de
otro. Por ejemplo si es “fraccionado” o si “define horario”.
Modelo
o
clase
que
reúne
las
características
más
representativas que distinguen a un grupo de relojes.
Ejemplo: “Biométricos”, “Tarjeta magnética”, etc.
Régimen contractual, relacionamiento que tiene la persona
con el empleador reflejado en un contrato firmado.
Texto Ordenado de normas sobre funcionarios públicos.
Contiene toda la normativa relacionada con los funcionarios.
La actualización vigente es la segunda. Fue anotada y
concordada al 31 de diciembre de 2009. Fue aprobada por
la dirección de la ONSC el 23 de febrero de 2010.
Ubicación física del reloj dentro del organismo que ayuda en
el contexto de la definición del mismo.
Organismos en los que se sub-divide cada Inciso, cada una
es responsable del cumplimiento de los programas o
subprogramas para los que fue creada.
Cada elemento de la estructura organizativa de una
organización.
Persona con acceso al sistema.
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Conjunto de programas y documentación asociada que
representan
la
funcionalidad
necesaria
para
una
determinada especificación. Las diferentes versiones de la
aplicación
representan
diferentes
momentos
en
las
especificaciones.
Es la relación jurídica existente entre una persona y la
Administración Pública al amparo de una norma legal
expresa.
Los elementos del vínculo son: la persona, el tipo de vínculo
y Unidad del Estado.
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