manual de organización

MANUAL DE ORGANIZACIÓN PROPUESTO
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
(OAI)
Julio, 2011
CONTENIDO
1.
Misión de la OAI
2.
Estructura Orgánica propuesta
3.
Cuadros de funciones
4.
Descripciones de Puestos
Responsable de Acceso a la Información
Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC)
Auxiliar Administrativo
2
1. MISIÓN DE LA OAI-CDEEE
Garantizar el derecho de los ciudadanos de acceder la información pública
resguardada y administrada por la Corporación Dominicana de Empresas
Eléctricas Estatales (CDEEE), fomentando así la transparencia de los actos de
nuestras autoridades y funcionarios, ofreciendo un servicio permanente y
actualizado de información a través de su portal de transparencia, en
cumplimiento a la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública No. 20004 y el Decreto No. 130-05.
2. ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA
Vicepresidente Ejecutivo
Responsable de Acceso
a la Información
Técnico de Asistencia al
Ciudadano (TAC)
Auxiliar Administrativo
3. ACTIVIDADES CRITICAS DE LA UNIDAD
Órgano/ entidad/
funcionario
Proyectos que inciden en los
Servicio
Servicio a los Tramitación de
niveles de transparencia
de información ciudadanos
solicitudes,
institucional y fortalecimiento
personalizada y
conforme la Ley No.
institucional
por Internet
200-04
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4. FUNCIONES GENERALES DE LA UNIDAD
Según el Artículo 11. Reglamento de la Ley General de Libre
Acceso a la Información Pública
a) Recolectar, sistematizar y difundir la información a que se refieren los
servicios de información pública.
b) Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información.
c) Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en
su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos,
instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan
d) Realizar los trámites dentro de su organismo, institución o entidad,
necesarios para entregar la información solicitada.
e) Efectuar las notificaciones a los solicitantes.
f) Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor
eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información.
g) Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus
antecedentes, tramitación, resultados y costos.
h) Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área en materia de
acceso a la información.
i) Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar
visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que,
en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano.
j) Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice
que contenga la información bajo su resguardo y administración
k) Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un
documento que contenga información parcialmente reservada. Las
tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad del
organismo, institución o entidad.
l) Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio
del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia en su
misión y la mejor comunicación entre el organismo, institución o entidad
y los particulares.
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Funciones del Responsable de Acceso a la Información Pública–RA según el
Artículo 10. Reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información
Pública)
a) Realizar todas las tareas encomendadas en el Reglamento de la Ley
General de Libre Acceso a la Información Pública, bajo la dirección de la
autoridad máxima del organismo, institución o entidad, actuando de modo
coordinado con dicha autoridad.
b) Comunicarse periódicamente y coordinar su trabajo con los RAI de los
demás organismos, instituciones y entidades descriptos en el Artículo 1 y
en el Artículo 4, párrafo único, de la LGLAIP, a los fines de ampliar y
mejorar las fuentes y bases de las informaciones, y de canalizar
prontamente sus respectivas tramitaciones.
c) Realizar las gestiones necesarias para localizar los documentos en los que
conste la información solicitada.
d) Enviar a la oficina pertinente aquellas solicitudes que fueran presentadas en
una oficina no competente - en los términos del Artículo 7, párrafo II de la
LGLAIP - bajo su dependencia, para que la solicitud de información sea
respondida adecuadamente.
e) Instituir los criterios, reglamentos y procedimientos para asegurar eficiencia
en la gestión de las solicitudes de acceso a la información, elaborando un
programa para facilitar la obtención de información del organismo,
institución o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente y que
incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos;
f) Supervisar la aplicación de los criterios, reglamentos y procedimientos para
su organismo, institución o entidad, en materia de clasificación y
conservación de la documentación, así como la organización de archivos;
g) Impulsar la actualización permanente de la información descripta en el
Capítulo IV del presente reglamento en su organismo, institución o entidad.
h) Compilar las estadísticas y balances de gestión de su área en materia de
acceso a la información, elaborados por las respectivas OAI, y confeccionar
un informe anual respecto de su organismo, institución o entidad, que será
publicado en las páginas de Internet oficiales y difundido por todos los
medios posibles.
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5. DESCRIPCIONES DE PUESTOS PROPUESTAS
1. Responsable de Acceso a la Información.
2. Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC).
3. Auxiliar Administrativo
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CORPORACIÓN DOMINICANA DE EMPRESAS ELÉCTRICAS ESTATALES (CDEEE)
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
CARGO: Responsable Acceso a la Información
OCUPANTE:
FECHA ACTUALIZACIÓN: 04/07/2012
GERENCIA/ DEPARTAMENTO:
Oficina de Acceso a la información
REPORTA A: Vicepresidente
APROBADO
FECHA:
POR:
REPORTE DIRECTO:
1. OBJETIVO DEL PUESTO
Bajo supervisión general, dirige, coordina y organiza las actividades que posibiliten hacer
efectivo el derecho de los ciudadanos de acceder a la información pública de la CDEEE, tal y
como lo establece la LGLAIP y su Reglamento; y promueve actividades que incidan
positivamente en la transparencia y el fortalecimiento institucional.
*
*
2. FINALIDADES
Garantizar el derecho del ciudadano al libre acceso de la información pública de la
CDEEE, para dar cumplimiento a lo establecido en la LGLAIP, la Constitución y las
Convenciones Internacionales que versan sobre Derechos Humano y su Reglamento,
suministrando información completa, veraz y oportuna.
3. ACTIVIDADES
Garantizar el cumplimiento de los plazos internos establecidos y los dispuestos por la
LGLAIP y su Reglamento de Aplicación.
*
Promover con los Directores de áreas y unidades de la CDEEE, la actualización
permanente de las informaciones publicadas en la sección Transparencia de la página
web de la CDEEE.
*
Suministrar al personal designado de la DTI las informaciones generadas por las áreas, a
los fines de que proceda a la publicación de las informaciones en la sección transparencia
del portal institucional.
*
Notificar al ciudadano la disponibilidad o no de la información solicitada, los casos de
información reservada, o los casos en los que sea requerida una prórroga para su
tramitación.
*
Realizar las correspondientes tachas, en coordinación con la Vicepresidencia Ejecutiva
CDEEE, en los casos de solicitudes de documentos públicos que contengan información
parcialmente reservada.
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DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Responsable de Acceso a la Información
*
3. ACTIVIDADES
Monitorear la entrega de las informaciones a los ciudadanos de acuerdo a los medios
solicitados, para cumplir con las especificaciones realizadas en las solicitudes.
*
Gestionar con la Vicepresidencia Ejecutiva la emisión de actos administrativos,
relacionados con informaciones reservadas, que no sean suministradas al ciudadano,
según lo establecido por la LGLA.
*
Mantener actualizadas las tarifas fijas y las diferenciadas, cobradas por la institución para
la reproducción o envío de la información solicitada al ciudadano.
*
Remitir a las entidades correspondientes aquellas solicitudes de información que no sean
de la competencia de la CDEEE.
*
Cerrar las solicitudes de información entregadas al ciudadano, en el Sistema de Gestión
de la OAI.
*
Revisar periódicamente las políticas y los procedimientos de la OAI CDEEE basados en
las necesidades institucionales y a las mejoras prácticas de oficinas de acceso a la
información pública.
*
Supervisar el correcto mantenimiento del archivo de solicitudes de acceso a la
información, incluyendo sus antecedentes, tramitación, resultados y costos.
*
Supervisar al personal que labora en la Oficina de Acceso a la Información (OAI), así
como velar por la cooperación con el equipo de apoyo de la Oficina.
*
Identificar mejoras a la sección Transparencia de la página web de la CDEEE, a los fines
de facilitar a los usuarios el acceso a la información pública de la CDEEE.
*
Identificar mejoras al Sistema de Gestión de la OAI, de modo que la plataforma pueda
responder a las necesidades reales de la unidad.
*
Establecer buenas relaciones con los Enlaces y Directores de la CDEEE, para proponer
mejoras al modelo de gestión de la información de la OAI... Diseñar el Plan de Acción de
la OAI, a los fines de ser integrado y ejecutado conforme al Plan Estratégico institucional.
*
Elaborar un informe cuatrimestral a la Vicepresidencia Ejecutiva, para presentar rendición
de cuentas sobre las funciones y actividades realizadas por la OAI.
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DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Responsable de Acceso a la Información
*
3. ACTIVIDADES
Iniciar, apoyar y/o ejecutar proyectos cuya naturaleza incidan positivamente en los niveles
de transparencia y fortalecimiento institucional.
*
Realizar campañas educativas, en torno a las previsiones de la Ley No. 200-04 y su
Reglamento de Aplicación.
*
Representar a la CDEEE en las actividades coordinadas por entidades internacionales e
instituciones del Estado o la Sociedad Civil, en torno a temas de transparencia y
fortalecimiento institucional.
*
Ser enlace institucional, en ocasión de monitoreos y observatorios realizados a la CDEEE,
ya sea por entidades internacionales, otras instituciones del Estado o de la Sociedad Civil.
*
Canalizar las quejas, denuncias, reclamaciones y sugerencias ante las áreas
institucionales correspondientes, a fin de dar respuesta a los planteamientos formulados
por los ciudadanos, tanto a través de la sección transparencia del portal institucional como
a través del Sistema de Atención Ciudadana 311.
*
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas
conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
*
Cumplir con cualquier otra función que le fuera delegada por su superior inmediato, para
asegurar la mayor eficiencia de la Oficina, la promoción de la transparencia institucional y
el acceso a la información pública de la CDEEE.
*
Realizar otras actividades afines y complementarias según requerimientos del superior
inmediato.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
EDUCACIÓN:
Poseer Título Universitario en Administración de Empresas, Derecho, Mercadeo u otra
carrera afín.
* Título de Postgrado o Maestría (deseable).
* Poseer amplios y comprobables conocimientos sobre la CDEEE, sus Empresas y
Unidades.
* Manejo de Microsoft Office: Word, Excel, Internet Explorer, PowerPoint y Outlook.
*
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Responsable de Acceso a la Información
EXPERIENCIA:
* Haber trabajado dos (2) años en labores similares.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS CARDINALES:
A
B
C
D
E
TRABAJO EN EQUIPO
ORIENTACION AL CLIENTE
COMUNICACIÓN
ORIENTACION AL LOGRO
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA
RESPONSABILIDAD
INTEGRIDAD
COLABORACION Y COMPROMISO
COMPETENCIAS ESPECIFICAS DE SUPERVISION:
VISION ESTRATEGICA
LIDERAZGO Y DESARROLLO DE PERSONAS
ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN
MAR MARCO DE REFERENCIA:
*
Ley 200-04, Decreto No. 130-05, Notas de Contraloría, normas y procedimientos
establecidos por la Institución.
COMPLEJIDAD DEL PUESTO:
*
SU
SUPERVISIÓN:
*
MAN
Trabajo de mediana complejidad y dificultad de desempeño.
Ejerce supervisión sobre un personal técnico.
MANEJO DE RECURSOS:
*
El trabajo requiere de altos niveles de responsabilidad por el manejo de información
confidencial y las consecuencias de los incumplimientos.
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Responsable de Acceso a la Información
SU
RELACIONES INTERPERSONALES:
*
C
Se relaciona con todas las áreas de la Institución, con las empresas del sector eléctrico,
otras entidades del Estado, así como con el público en general.
CONDICIONES DE TRABAJO:
Trabajo realizado en ambiente de oficina en condiciones normales .
*
RIESGOS LABORALES:
*
Posibilidad de sufrir lesiones y accidentes son mínimas.
DESCRIPCION NO.
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CORPORACIÓN DOMINICANA DE EMPRESAS ELÉCTRICAS ESTATALES (CDEEE)
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
CARGO: Técnico de Asistencia al Ciudadano
(TAC)
OCUPANTE:
FECHA ACTUALIZACIÓN: 04/07/2012
GERENCIA/ DEPARTAMENTO:
Oficina de Acceso a la información
REPORTA A: Responsable de
Acceso a la Información Pública
APROBADO
FECHA:
POR:
REPORTE DIRECTO:
1. OBJETIVO DEL PUESTO
Bajo supervisión directa, ofrece orientación a los ciudadanos para la correcta presentación de sus
solicitudes y asegurar que obtengan el más amplio acceso a la información pública, y dar apoyo a
todas las labores de la Oficina relacionadas con la atención eficiente al ciudadano y la organización
de las informaciones y las solicitudes, según la Ley 200-04, mediante normas y procedimientos
establecidos por la Institución.
*
2. FINALIDADES
Organizar y administrar los expedientes de las solicitudes de acceso a la información, sus
antecedentes, tramitación, información sobre costos de reproducción de información
solicitada, disponibilidad de la respuesta, entre otras.
3. ACTIVIDADES
* Informar sobre los procedimientos y el reglamento de aplicación de la Ley de Libre
Acceso a la Información y otros vigentes en la Institución, para facilitar el trámite
satisfactorio de las solicitudes de información.
*
Recibir a los ciudadanos y registrar sus solicitudes de información en el Sistema de
Gestión de la OAI.
*
Garantizar una adecuada gestión de localización de los ciudadanos, para tramitar las
solicitudes pendientes y cumplir con el plazo establecido por la LGLAIP.
*
Informar a los ciudadanos sobre sus derechos de acceso a la información pública de la
CDEEE, información disponible a través de la sección transparencia de la página web
institucional y las políticas y procedimientos establecidos en la Oficina.
*
Orientar a los ciudadanos sobre las dependencias o entidades públicas que pudieran
tener información solicitada, que no corresponda a la CDEEE.
*
Apoyar al Responsable de Acceso a la Información (RAI) en la preparación de las
estadísticas y registros de la atención prestada a los ciudadanos en la OAI, para la
elaboración del informe cuatrimestral y el análisis de los resultados de gestión.
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DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC)
*
3. ACTIVIDADES
Mantener la Oficina con las adecuadas condiciones de organización y presentación, para
garantizar una buena imagen institucional.
*
Apoyar al RAI en la gestión de la información con los Enlaces internos, cuando así se
requiera
*
Orientar y ofrecer soporte telefónico a los ciudadanos para procesos de solicitudes vía
web e informaciones disponibles a través de la sección transparencia y el Portal
Institucional.
*
Informar y dar seguimiento a los ciudadanos solicitantes, sobre informaciones requeridas
(aclarar, corregir, completar la solicitud, costo de reproducción de información solicitada,
disponibilidad de respuesta a la solicitud -vía oficina o vía web-, otros).
*
Socializar con los ciudadanos las respuestas otorgadas por la institución, en ocasión de
las solicitudes de información sometidas.
*
Recibir el pago de los ciudadanos por concepto de reproducción y envío de información
solicitada.
*
Custodiar los ingresos OAI, hasta que se realizan los depósitos correspondientes.
*
Realizar encuestas de calidad a los solicitantes para fines de evaluaciones e informes
dela OAI.
*
Recibir las quejas, denuncias, sugerencias y reclamaciones de los ciudadanos, según lo
establecido por el Manual de Procedimientos de la OAI.
*
Colaborar en gestiones con el ICODEN relativas al Sistema de Atención Ciudadana 311.
*
Identificación de mejoras y actualización de informaciones en la sección transparencia del
Portal Institucional.
*
Informar al superior inmediato y al DTI de las fallas técnicas que presentan la sección
transparencia y el Sistema de Gestión OAI, a los fines de poder brindar un adecuado
servicio a los ciudadanos que se presenten o contacten a la OAI.
*
Orientar y ofrecer soporte a los ciudadanos que acuden a la oficina sobre la información
que solicita, en torno a la institución y las empresas/entidades relacionadas.
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC)
*
3. ACTIVIDADES
Realizar labores de redacción, mecanográficas y/o de digitación de documentos, tales como
cartas, informes y otros documentos según requerimiento.
*
Digitar y preparar formatos de formularios, cuadros y gráficos según instrucciones del
superior inmediato.
*
Recibir, ordenar, registrar y clasificar la correspondencia que ingresa o se genera en su
unidad de trabajo, de acuerdo al sistema establecido y llevar control de la misma.
*
Verificar y corregir datos procesados con fines de impresión.
*
Imprimir los trabajos digitados, según instrucciones.
*
Dar asistencia a los funcionarios de la institución que los requieran.
*
Recibir y hacer llamadas telefónicas, según requerimiento.
*
Representar a la OAI, según requerimiento de superior inmediato.
*
Realizar proceso de Solicitud de Pedido, en el Sistema SAP conforme los requerimientos
de la OAI.
*
Realizar reserva de materiales, en el sistema según necesidades de la OAI y controlar el
uso de los materiales.
*
Realizar otras funciones afines y complementarias que le fueran delegadas por el superior
inmediato, para asegurar la mayor eficiencia de la Oficina, la promoción de la
transparencia institucional y el acceso a la información pública de la CDEEE.
*
Cumplir las metas individuales que le sean asignadas y los compromisos que ellas
conlleven, conforme a la naturaleza del cargo.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN
EDUCACIÓN:
* Ser Estudiante de Administración de Empresas, Comunicación Social u otras carreras
afines.
* Manejo de Microsoft Office: Word, Excel, Internet Explorer, PowerPoint y Outlook.
* Conocimientos Del Sistema SAP.
* Excelente relaciones humanas y servicio al cliente.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC)
EXPERIENCIA:
* Haber trabajado un (1) año en labores similares.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS CARDINALES:
A
B
C
D
E
TRABAJO EN EQUIPO
ORIENTACION AL CLIENTE
COMUNICACIÓN
ORIENTACION AL LOGRO
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA
RESPONSABILIDAD
INTEGRIDAD
COLABORACION Y COMPROMISO
MAR MARCO DE REFERENCIA:
*
Ley 200-04, Decreto No. 130-05, Notas de Contraloría, normas y procedimientos
establecidos por la Institución.
COMPLEJIDAD DEL PUESTO:
*
SU
Trabajo de mínima complejidad y dificultad de desempeño.
SUPERVISIÓN:
*
No ejerce supervisión.
MAN MANEJO DE RECURSOS:
*
El trabajo requiere gran responsabilidad por el manejo de información confidencial.
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Técnico de Asistencia al Ciudadano (TAC)
SU
RELACIONES INTERPERSONALES:
* Se relaciona con todas las áreas de la Institución y con las empresas del sector eléctrico.
C
CONDICIONES DE TRABAJO:
* Trabajo realizado en ambiente de condiciones normales.
RIESGOS LABORALES:
*
Posibilidad de sufrir lesiones y accidentes son mínimas.
DESCRIPCION NO.
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CORPORACIÓN DOMINICANA DE EMPRESAS ELÉCTRICAS ESTATALES (CDEEE)
DESCRIPCIÓN DE PUESTO
CARGO: : Auxiliar Administrativo
GERENCIA/ DEPARTAMENTO:
Oficina de Acceso a la información
REPORTA A: Responsable de
Acceso a la Información Pública
APROBADO
FECHA:
POR:
OCUPANTE:
FECHA ACTUALIZACIÓN: 04/07/2012
REPORTE DIRECTO:
1. OBJETIVO DEL PUESTO
Bajo supervisión inmediata, brinda apoyo al Técnico de Asistencia al Ciudadano en las
actividades propias de la Oficina de Acceso a la Información (OAI), realiza labores sencillas y
rutinarias de apoyo administrativo y mantiene actualizado los registros de los documentos,
asegurándose que estén completos y el cumplimiento de los requerimientos establecidos en
la Ley 200-04 sobre clasificación y guarda de documentos, mediante normas y
procedimientos establecidos por la Institución.
2. FINALIDADES
Ofrecer orientación, soporte a los ciudadanos, asistencia personal y vía telefónica sobre la
información que solicita, en torno a la institución y las empresas o entidades relacionadas,
así como realiza actividades administrativas.
*
3. ACTIVIDADES
* Recibir a los ciudadanos y registrar sus solicitudes de información en el Sistema de
Gestión de la OAI.
*
Verificar y corregir datos procesados con fines de impresión.
*
Recibir el pago de los ciudadanos por concepto de reproducción de información solicitada.
*
Informar al superior inmediato y al DTI de las fallas técnicas que presentan la sección
transparencia y el Sistema de Gestión OAI, a los fines de poder brindar un adecuado
servicio a los ciudadanos que se presenten o contacten a la OAI.
*
Hacer los depósitos en la entidad bancaria correspondiente, en ocasión de los ingresos
generados por la OAI por entrega de información.
*
Realizar encuestas telefónicas a los solicitantes para fines de evaluaciones e informes de
la OAI.
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Administrativo
3. ACTIVIDADES
* Administrar y mantener actualizados los archivos de la Oficina, para documentar las
solicitudes de información recibidas y los diversos expedientes que maneja la unidad.
*
Llevar un cronológico de las comunicaciones que genera su unidad de trabajo.
*
Organizar, compaginar, localizar y archivar los expedientes propios de la Oficina.
*
Recibir y despachar la correspondencia que ingresa o se genera en su unidad de trabajo, de
acuerdo al sistema establecido.
*
Recibir a los ciudadanos y registrar sus solicitudes de información en el Sistema de
Gestión de la OAI.
*
Verificar y corregir datos procesados con fines de impresión.
*
Recibir el pago de los ciudadanos por concepto de reproducción de información solicitada.
*
Ofrecer orientación y soporte a los ciudadanos sobre la información que solicita, en torno
a la institución y las empresas/entidades relacionadas.
*
Ofrecer asistencia persona y vía telefónica al solicitante, suministrando informaciones
sencillas, conforme a pautas establecidas.
*
Informar al superior inmediato y al DTI de las fallas técnicas que presentan la sección
transparencia y el Sistema de Gestión OAI, a los fines de poder brindar un adecuado
servicio a los ciudadanos que se presenten o contacten a la OAI.
*
Hacer los depósitos en la entidad bancaria correspondiente, en ocasión de los ingresos
generados por la OAI por entrega de información.
*
Realizar encuestas telefónicas a los solicitantes para fines de evaluaciones e informes de
la OAI.
*
Administrar y mantener actualizados los archivos de la Oficina, para documentar las
solicitudes de información recibidas y los diversos expedientes que maneja la unidad.
*
Llevar un cronológico de las comunicaciones que genera su unidad de trabajo.
*
Organizar, compaginar, localizar y archivar los expedientes propios de la Oficina.
DESCRIPCION NO.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Administrativo
3. ACTIVIDADES
* Recibir y despachar la correspondencia que ingresa o se genera en su unidad de trabajo, de acuerdo
al sistema establecido.
*
Recibir y organizar los documentos y materiales a ser distribuidos.
*
Distribuir correspondencia interna, circulares, boletines y documentos diversos en las
diferentes unidades de la institución.
*
Entregar mensajes orales y escritos que le sean requeridos.
*
Realizar labores de mensajero externo cuando se le requiera.
*
Colaborar con la reproducción y escaneo de documentos.
*
Retirar material gastable en el almacén de suministros.
*
Mantener la Oficina con las adecuadas condiciones de organización y presentación, para
garantizar una buena imagen institucional.
* Sugerir
modificaciones a los sistemas de archivos para facilitar la clasificación y consulta
de los mismos.
* Brindar
su cooperación para facilitarle al ciudadano el ejercicio del acceso a la información
pública.
* Vigilar
que el archivo de la Oficina, tenga un sistema adecuado y se mantenga al día en la
clasificación y guarda de documentos por parte de los responsables de producir los
mismos.
*
Realizar otras funciones afines y complementarias que le fueran delegadas por el superior
inmediato, para asegurar la mayor eficiencia de la Oficina, la promoción de la
transparencia institucional y el acceso a la información pública de la CDEEE.
REQUISITOS DE EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA
EDUCACIÓN:
*
*
Ser Estudiante de Administración de Empresas o Estudios Secretariales.
Tener conocimientos en procesamiento electrónico de datos y administración de
documentos.
EXPERIENCIA:
* Haber trabajado un (1) año en labores similares.
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DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Administrativo
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
COMPETENCIAS REQUERIDAS
COMPETENCIAS CARDINALES:
A
B
C
D
E
TRABAJO EN EQUIPO
ORIENTACION AL CLIENTE
COMUNICACIÓN
ORIENTACION AL LOGRO
CALIDAD Y MEJORA CONTINUA
RESPONSABILIDAD
INTEGRIDAD
COLABORACION Y COMPROMISO
MAR MARCO DE REFERENCIA:
*
Ley 200-04, Decreto No. 130-05, Notas de Contraloría, normas y procedimientos
establecidos por la Institución.
COMPLEJIDAD DEL PUESTO:
*
SU
SUPERVISIÓN:
*
MAN
El trabajo requiere responsabilidad por el manejo de bienes de alguna importancia y
valor.
RELACIONES INTERPERSONALES:
*
C
No ejerce supervisión.
MANEJO DE RECURSOS:
*
SU
Trabajo de poca complejidad y dificultad en el desempeño.
Se relaciona con todas las áreas de la Institución.
CONDICIONES DE TRABAJO:
*
Trabajo realizado en ambiente de condiciones normales.
RIESGOS LABORALES:
*
Posibilidad de sufrir lesiones y accidentes son medianas.
DESCRIPCION NO.
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