CÓDIGO: PR-DOAI-01 Atención de Solicitud de Acceso a la VERSIÓN: Información Publica

CÓDIGO: PR-DOAI-01
Atención de Solicitud de Acceso a la
Información Publica
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1. PROPÓSITO
El propósito de este manual es servir como una guía que trace las directrices para realizar
el proceso “Atención de Solicitud de Acceso a la Información Pública” en forma
eficiente, a los fines de evitar errores o inconformidades que dificulten el desarrollo de
éste.
2. ALCANCE
Este proceso comprende desde el recibo de la solicitud de información presentada por un
ciudadano en la Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) hasta el suministro de la
información requerida.
3. RESPONSABILIDADES
La Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) es responsable de velar por que este
proceso sea llevado a cabo tal y como se describe en este proceso.
La Oficina de Acceso a la Información tiene la responsabilidad de mantener informada a la
Dirección De Planificación y Desarrollo, a través del Departamento de Desarrollo
Organización, sobre cualquier cambio o propuesta de mejora a este procedimiento.
El Responsable de la Oficina de Acceso a la información Pública es responsable de agilizar
el proceso para entregar información correcta y oportuna a los ciudadanos sobre los
trámites y procedimientos que estos deben agotar para solicitar las informaciones que
requerían.
La Oficina de Acceso a la Información Pública es responsable de dar cumplimiento a lo
dispuesto en la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública y a su reglamento.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O BASE LEGAL
Preparado por: Analista
de Procesos
Fecha:
Revisado por: Analista
de Calidad y
Documentación
Fecha:
Aprobado por: Encargado De
La Oficina de Acceso a la
Información
Fecha:
Firma:
Firma:
Firma:
Aprobado por: Director
General
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Ley General No.200-04 de Libre Acceso a la Información Pública
Decreto No.130-05 que aprueba el reglamento de aplicación de la Ley 200-04Decreto
No.1560-04 de la Administradora de Subsidios Sociales (ADESS)
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
DECRETO: Es acto administrativo emanado del poder ejecutivo..
DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: El derecho que tiene toda
persona para tener acceso a la información generada, administrada o en poder de los
sujetos obligados descritos en la presente ley, en los términos y condiciones de la
misma.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Es toda información en poder de los sujetos
obligados que por mandato constitucional, o disposición expresa de una ley tenga
acceso restringido, o haya sido entregada por personas individuales o jurídicas bajo
garantía de confidencialidad.
INFORMACIÓN PÚBLICA: Es la información en poder de los sujetos obligados
contenida en los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que
documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus
servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en cualquier medio sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico,
informático u holográfico y que no sea confidencial ni estar clasificado como
temporalmente reservado.
INFORMACIÓN RESERVADA: Es la información pública cuyo acceso se encuentra
temporalmente restringido por disposición expresa de una ley, o haya sido clasificada
como tal, siguiendo el procedimiento establecido en la presente ley.
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NORMA: Regla de conducta en un determinado tiempo y lugar que tiene en cuenta
unos valores predeterminados. Señala la obligación de hacer o no hacer algo, cuyo fin
es el cumplimiento de un precepto.
OAI: Oficina de Acceso a la Información Pública. Es un mandato de la ley general de
libre acceso a la información pública, ley 200-04 y el decreto numero 130-05, que crea
el reglamento de dicha ley, con el objetivo de apoyar entidades y personas, tanto
públicas como privadas mediante las informaciones solicitadas.
RAI (Responsable-Encargado de Oficina de Acceso a la Información Pública):
Es el encargado de garantizar a los ciudadanos que las informaciones requeridas a la
OAI le sean suministradas.
REGLAMENTO: Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad
competente para la ejecución de una ley para el funcionamiento de una corporación, de
un servicio o de cualquier actividad.
6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
6.1
La Oficina de Acceso a la Información (OAI) atenderá en la oficina las solicitudes
de la Administradora de Subsidios Sociales.
6.2
El Encargado de la Oficina de Acceso a la Información Pública tendrá la
dedicación exclusiva a las tareas de la OAI.
6.3
El Encargado de la Oficina de Acceso a la Información Pública adoptara como
falta grave en el ejercicio de sus funciones cualquier conducta que violente,
limite, impida, restrinja u obstaculice el derecho de acceso a la información.
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Encargado de la OAI
ACTIVIDAD
1. Atiende al ciudadano que consulta o
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solicita el formulario de acceso a la
información. FOR-AOI-01 y explica que
debe
completar
todas
las
informaciones
requeridas
en
el
formulario de acceso a la información
¿Ha sido realizada la solicitud de
información vía internet?
a. Si: Envía el formato disponible a la
dirección electrónica indicada en
dicha solicitud para que sea
completado y recepción del mismo
por parte del interesado. Continúa
en actividad No 2.
b. No: Continua en actividad No 2
2. Recibe la solicitud de información
formalizada a través del formulario, ya
sea físicamente o vía internet, revisa
que tenga todos los datos completados
correctamente y da acuse y recibo de
la solicitud.
3. Informa al ciudadano sobre los
trámites y los procedimientos a seguir
e indica que la ley establece un periodo
de 15 días hábiles para satisfacer la
solicitud de información.
4. Verifica el tipo de información
solicitada y la fuente que debe ser
consultada.
Es
una
información
disponible al público?
a. Si: Explica la fuente, el lugar y la
forma en que puede tener acceso a
dicha información, anota estos
datos en la solicitud y la archiva en
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la carpeta “solicitudes atendidas”.
Continua en la actividad No 7
b. Continúa en la actividad No 5.
5. ¿Está la información contenida en una
página de portal de internet?
a. Si: Remite al ciudadano el
formulario
FORM-05
con
la
dirección en que puede acceder a
ese medio para obtener la
información solicitada, anota esos
datos en la solicitud y la archiva en
la carpeta “solicitudes atendidas’.
Continua en actividad No 7
b. No: Continua en la actividad no 6.
6. ¿Se trata de una queja o reclamo sobre
la prestación del servicio?
a. Si: Indica a la persona con la autoridad
jerárquica superior de la institución a la
que puede recurrir. Continua en
actividad No 7.
b. No: Continua en la actividad No 7.
7. Explica al ciudadano que en caso de
denegarse o no ser aprobada la
solicitud de información se les
comunicaran por escrito las razones
legales de la denegación (ver
procedimiento OAI-PRO-05)
8. Registra en el sistema la solicitud de la
información y anota en el formulario el
numero asignado en secuencia por el
sistema.
9. Revisa y valida la entrada de
solicitudes de información, de acuerdo
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a lo establecido por la ley.
FIN DE PROCEDIMIENTO
8. ANEXOS
8.1
Flujograma
9. REGISTROS
CÓDIGO
NOMBRE
ALMACENADO
TIEMPO
RETENCIÓN
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
00
12/10/2009
01
15/12/2010
02
14/05/2012
03
04/04/2013
DESCRIPCIÓN
Creación del
documento
Actualización de
documento
Cambio de formato a
manual
Rediseño de
estructura de
procedimiento
PREPARADO/
MODIFICADO
POR
Damian Puello
Damian Puello
Damian Puello
Ingrid V. Meneses
APROBADO
POR
Patricia De
Moya
Patricia De
Moya
Patricia De
Moya
Luis Vásquez