Guía de Desembolsos para Proyectos del BID

 VPC/PDP Guía de Desembolsos para Proyectos del BID Diciembre 2009 Versión 1.0
Original: Español [PAGINA EN BLANCO]
Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS Prefacio
Con el objeto de adecuar la función fiduciaria al nuevo modelo de negocios del Banco, el 30 de
Julio de 2009, el Comité de Políticas Operativas (OPC) aprobó la Política de Gestión Financiera
para Proyectos Financiados por el BID (OP-273-1). En complemento para su adecuada
aplicación, VPC y VPS aprobaron la Guía Operacional de Gestión Financiera (OP-274-1).
La Política y Guía Operativa reemplazan en su totalidad a las siguientes políticas, normas y
procedimientos relacionados a desembolsos:
•
•
•
Procedimientos de Desembolsos aprobados por Comité de Coordinación el 15 de enero de
1998 (CC-5450), reflejados en el Manual del Banco, sección Administración de
Operaciones ‐ Desembolsos (serie OA‐300).
Guía para Ejecutores para el Procesamiento de Desembolsos, Oficina de Desembolsos y
Auditoría Externa, septiembre 1999.
Revisión del Uso del Tipo de Cambio, aprobado por Comité de Coordinación el 6 de junio
de 2006 (GN-2415).
Para las nuevas operaciones, el Fondo Rotatorio deja de existir como un método de desembolso.
La Política Financiera (OP-273-1), la Guía Operacional de Gestión Financiera (OP-274-1) y esta
Guía de Desembolsos se deberán aplicar en las operaciones que se encuentren en su etapa de
diseño, y no hayan completado la misiones de análisis al 1 de enero de 2010, de manera que los
nuevos conceptos relacionados con el manejo de desembolsos (por ejemplo: anticipos, entre otros)
sean oportunamente considerados con nuestros clientes e incorporados al POD.
Para la cartera de proyectos en ejecución o en instancias de aprobación al 1 de enero de 2010, el
Fondo Rotatorio seguirá vigente hasta el cierre de dichas operaciones. En la eventualidad que se
requiera o se opte por la aplicación de las nuevas políticas y guías, el jefe de equipo de proyecto
evaluará la conveniencia y oportunidad de su aplicación, para lo cual, deberá proponer las cambios
que fuesen necesarios y seguir las instancias y procedimientos de aprobación vigentes. El nuevo
método de desembolso de anticipos aplicará para aquellas operaciones que lo establezcan en el
contrato de préstamo o convenio de cooperación técnica correspondiente.
Esta Guía aplica para todas las operaciones financiadas por el Banco y a operaciones no
reembolsables, incluyendo cooperaciones técnicas, operaciones del FOMIN y fondos bajo
administración. Para propósitos de esta Guía, el término “proyecto” o “programa” se refiere a
cualquiera de estas operaciones. De la misma manera, el término “prestatario u OE”, se refiere a
los prestatarios, y/o a los organismos ejecutores de préstamos, cooperaciones técnicas y otros
financiamientos del Banco.
.
i Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS SIGLAS Y ABREVIATURAS
ADF
ANT
BID
CMP
CT
DPB
DPS
EFA
FED
FMA
FOMIN
FR
ITE/IAC
OE
OP
OPMAS
OPUS
PA
PBLs
PDP
PEP
PF
PMR
POA
POA-PA
RRF
SWIFT
TdR
TRY/CMP
TRY/FSV
TRY/LSP
VPC
VPS
WLMS
Adelanto del Fondo Rotatorio
Anticipo de Fondos
Banco Interamericano de Desarrollo
Pago de Compromiso
Cooperación Técnica
Pago Directo al Prestatario
Pago Directo a Proveedor
Estado Financiero Auditado
Federal Reserve Bank
Financial Management Assessment
Fondo Mulitilateral de Inversiones
Fondo Rotatorio
Departamento de Tecnología de la Información, División de
Arquitectura de Tecnología de la Información
Organismo Ejecutor
Operations Policy Committee (Comité de Políticas de Operaciones)
Operations Management System
Sistema de Actualización de Operaciones
Plan de Adquisiciones
Policy-Based Loans
Project Procurement, Financial Management, and Portfolio
Monitoring Division, Vice Presidency for Countries (División de
Adquisiciones de Proyectos, Gestión Financiera y Monitoreo de
Cartera, Vicepresidencia de Países)
Plan de Ejecución del Proyecto
Plan Financiero
Progress Monitoring Report (Reporte de Monitoreo de Progreso)
Plan Operativo Anual
Plan Operativo Anual, que incorpora el PA
Reposición del Fondo Rotatorio
Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
Términos de Referencia
Departamento de Finanzas, Grupo de Administración de Caja y
Pagos Administrativos,
Departamento de Finanzas, Unidad de Servicios Financerios,
Departamento de Finanzas, Servicios de Cartera de Préstamos
Vicepresidencia de Países
Vicepresidencia de Sectores
Web-enabled Loan Management System (Sistema de
Administración de Préstamos y Cooperaciones Técnicas en Web)
ii Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS TABLA DE CONTENIDO
PARTE I - LINEAMIENTOS GENERALES .............................................................................................................................. 1 I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................... 1 II. ACUERDOS Y REQUISITOS DE DESEMBOLSOS .............................................................................................................. 1 III. MÉTODOS DE DESEMBOLSOS .......................................................................................................................................... 1 A. ANTICIPOS.. ........................................................................................................................................................ 2 B. REEMBOLSO (AL PRESTATARIO U OE). .................................................................................................................... 2 C. PAGOS DIRECTOS.. .............................................................................................................................................. 2 D. REEMBOLSO CONTRA GARANTÍA DE CARTA DE CRÉDITO.. ........................................................................................... 2 IV. SOLICITUDES DE DESEMBOLSO ....................................................................................................................................... 2 A. REVISIONES ..................................................................................................................................................... 2 B. TIPOS DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO ............................................ 3 C. RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................................................................................. 5 D. ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS ............................................................................................................. 6 E. GASTOS ELEGIBLES ........................................................................................................................................ 6 F. PERIODO FINAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS Y FECHA DE CIERRE ................................................................. 7 PARTE II - PROCEDIMIENTOS PARA PROCESAR DESEMBOLSOS .............................................................................. 8 V. INFORMACIÓN BANCARIA DEL PRESTATARIO, ÓRGANO EJECUTOR O BENEFICIARIO ........................................... 8 A. INSTRUCCIONES DE DEPÓSITO ................................................................................................................................... 8 B. INFORMACIÓN SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS ................................................................................................... 8 C. ESTABLECIMIENTO DE FLUJO BANCARIO .................................................................................................................. 8
D. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO INTERMEDIARIO .................................................................................................. 9 E. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO BENEFICIARIO ..................................................................................................... 9 F. NÚMERO DE CUENTA .................................................................................................................................................... 9 G. INFORMACIÓN SOBRE EL BENEFICIARIO ................................................................................................................... 9 H. GASTOS BANCARIOS ................................................................................................................................................... 10 I. INGRESOS EN LA CUENTA DEL PRESTATARIO U OE .............................................................................................. 10 J. REGISTROS BANCARIOS Y CONTABLES DEL PRESTATARIO U OE ...................................................................... 10
VI. MONEDAS ........................................................................................................................................................................... 10 A. APROBACIÓN ................................................................................................................................................................ 10 B. MONEDAS DE DESEMBOLSOS ................................................................................................................................... 10 C. MONEDA DE LA OPERACIÓN, CRITERIOS DE CONVERSIÓN Y APLICACIÓN DE TIPO DE CAMBIO .................. 11 D. CATEGORÍAS DE INVERSIÓN ...................................................................................................................................... 11 VII. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PRÉSTAMOS Y COOPERACION TECNICA (WLMS) ........................................... 11 ii Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS A. CAPACIDAD Y CICLO DE OPERACIONES EN EL WLMS ........................................................................................... 12 B. PROCESAMIENTO ESTÁNDAR .................................................................................................................................... 13 C. ETAPAS EN WLMS PARA PROCESAR UNA TRANSACCION .................................................................................... 13 D. CONTROLES INTERNOS .............................................................................................................................................. 14 VIII. PAGOS CON CHEQUES (Cooperaciones Técnicas) .......................................................................................................... 15 IX. DEVOLUCIONES DE FONDOS PREVIAMENTE DESEMBOLSADOS .............................................................................. 16 GLOSARIO ..................................................................................................................................................................................... 17 ANEXOS:
ANEXO 1 – PROTOCOLO Y PROCEDIMIENTOS PARA PROYECCIONES DE DESEMBOLSOS ............................................. 19 ANEXO 2 – PLAN FINANCIERO .................................................................................................................................................... 22 ANEXO 3 - FACILIDAD PARA LA PREPARACIÓN DE PROYECTOS ......................................................................................... 26 ANEXO 4 - FONDO ROTATORIO .................................................................................................................................................. 28 ANEXO 5 - EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE GARANTÍAS DE CRÉDITO .................................................................................... 29 ANEXO 6 – FORMULARIOS DESEMBOLSOS ............................................................................................................................. 33 iii Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS Parte I - Lineamientos Generales
I.
INTRODUCCIÓN
1. En este documento, se presentan los lineamientos y directrices para el manejo de los recursos
financieros de los proyectos y los procedimientos administrativos necesarios para el procesamiento de
desembolsos por parte del Banco y Organismos Ejecutores (OE) de proyectos.
2. Para alcanzar un entendimiento integral sobre el tema de desembolsos, se recomienda leer esta guía
conjuntamente con la Política y Guía Operativa de Gestión Financiera (OP-273-1 y OP-274-1).
II. ACUERDOS Y REQUISITOS DE DESEMBOLSOS
3. Diseño y Evaluación a lo largo del Ciclo de Proyecto. Los Acuerdos y Requisitos de Desembolso –
los cuales forman parte de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera - comprenden los
siguientes aspectos principales: (i) Métodos de Desembolsos, (ii) información y documentación de
respaldo de los gastos y su modalidad de revisión, (iii) oportunidad y frecuencia de la presentación al
Banco. Dichos acuerdos se definen y establecen durante el diseño de la operación, en consulta con el
OE, y se evalúan y ajustan durante la ejecución, en función del desempeño, necesidades de
información, actualización del análisis de riesgo, u otras circunstancias que permitan la adecuada
administración del proyecto y oportuna rendición de cuentas al Banco.
4. Los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos deben procurar que los desembolsos: (i) estén orientados
a las necesidades del país y de la operación, (ii) se apoyen en los sistemas de gestión financiera de
los países en la medida de lo posible, y (iii) sean eficientes y eficaces para el logro de los objetivos del
proyecto. Para ello, el juicio profesional es un elemento importante para el diseño, evaluación y
cumplimiento de los Acuerdos y Requisitos de Desembolso. Ver Política de Gestión Financiera (OP273-1), Sección 3 (“Financial Management Arrangements”, y Guía de Gestión Financiera (OP-274-1),
Sección 5.3 (“FM Assessment Report”, “FMA Report Contents”).
III. MÉTODOS DE DESEMBOLSOS 1
5. Los métodos de desembolsos se utilizan para desembolsar fondos de cualquier tipo de financiamiento,
con el propósito de que estos se destinen únicamente a los fines para los cuales fueron previstos,
dando atención a las consideraciones de economía y eficiencia.
6. Un proyecto puede utilizar uno o más métodos de desembolsos dependiendo de las necesidades de
liquidez para su ejecución, siendo la combinación de métodos una alternativa aceptable y
generalmente necesaria. Pueden existir una variedad de situaciones que hacen necesario que el
Banco disponga de más de un método de desembolso en función del tipo de operación de que se trate
1
Estos métodos de desembolsos aplican a todas las operaciones del Banco incluyendo a las operaciones de la Facilidad para la Preparación de
proyectos (PPF). Las reglas específicas aplicables a los repagos de operaciones PPF se detallan en el Anexo 3.
1 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS y de sus características particulares, con el propósito fundamental de asegurar que el ejecutor cuente
oportunamente con los recursos necesarios para la adecuada ejecución del proyecto.
7. Los métodos de desembolsos disponibles son:
A. Anticipos. Son avances de fondos con base en las necesidades reales de liquidez del proyecto,
respaldadas por compromisos suscritos (contratos), o anticipados con un alto grado de certeza - para
un plazo predeterminado y acordado con el OE - con el fin de pagar puntualmente gastos elegibles
imputables a préstamos u otro tipo de financiamiento del Banco. Este método, además de contribuir
generalmente a una adecuada administración y control con respecto al uso de los fondos de los
proyectos, de un modo particular facilita la rendición de cuentas de aquellos proyectos que establecen
su avance físico-financiero relacionado con metas o hitos.
Dichas necesidades de liquidez surgen del plan financiero del proyecto, el cual debe estar coordinado
con el plan de ejecución del proyecto (PEP), y plan operativo anual (POA) que incorpora el plan de
adquisiciones (PA) 2 . Un aspecto que no debe dejarse de lado es asegurar que los recursos del
proyecto, provenientes de las diversas fuentes de financiamiento, hayan sido incorporados al
presupuesto general de la Nación, ya que de otro modo difícilmente serán ejecutados oportunamente.
B. Reembolso (al Prestatario u OE). El Banco reembolsa al OE por pagos que éste efectuó en
concepto de gastos elegibles incurridos con cargo al proyecto.
C. Pagos Directos. Pagos efectuados por el Banco a proveedores o contratistas en nombre del OE por
concepto de bienes y servicios elegibles - de origen externo o local - destinados a la ejecución del
proyecto3.
D. Reembolso Contra Garantía de Carta de Crédito. Reembolsos efectuados por el BID a un banco
comercial por concepto de pagos efectuados a un proveedor o contratista de bienes y servicios – de
origen externo - en el marco de una carta de crédito garantizada anteriormente por el BID.
IV. SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
A. REVISIONES
8. El Banco procesará desembolsos al OE una vez que las condiciones previas al primer desembolso se
hayan cumplido4. Durante la ejecución, el procesamiento de los desembolsos se efectuará a través de
revisiones gerenciales basadas principalmente en juicio profesional y sobre la base de pruebas
analíticas.
2
3
4
El requerimiento de coordinar el PEP y POA-PA, con el Plan Financiero no necesariamente aplica a operaciones que por su naturaleza no
requieren alguno de estos instrumentos para su ejecución.
En el caso de pagos directos a proveedores o contratistas locales, podrían surgir diferencias entre el monto en moneda local utilizado para
estimar la equivalencia de un desembolso en la moneda de la operación y el monto en moneda local recibido por el beneficiario, como resultado
de la conversión efectuada por el banco comercial. Estas diferencias son de responsabilidad única y exclusiva del beneficiario.
Se espera que las acciones de mitigación de riesgos, identificadas durante el diseño del proyecto, hayan sido incorporadas como condición
previa al primer desembolso y resueltas adecuadamente al inicio de los desembolsos.
2 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 9. La revisión de la información de soporte que justifican los gastos o pagos se llevará a cabo con
posterioridad al efectivo desembolso de los recursos por parte del Banco considerando la oportunidad
y alcance que las condiciones de riesgo fiduciario ameriten. Dicha revisión transaccional posterior5
podrá ser efectuada por personal del Banco en las oficinas de los OE, como parte de la revisión
integral de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera. Estas visitas de inspección forman parte
de las acciones de supervisión fiduciaria que se establecen en el Plan de Supervisión del Proyecto6.
10. El Jefe de Equipo de Proyecto, con el apoyo del Especialista Fiduciario en Gestión Financiera, podrá
determinar que se practiquen revisiones o intervenciones de carácter preventivo por parte del Banco, a
fin de mitigar riesgos extremos o circunstancias especiales según los casos previstos en la Guía de
Supervisión de Gestión Financiera.
11. En ningún caso, los OE deben considerar que la revisión posterior que el Banco efectúa confirma,
certifica o reemplaza su responsabilidad fiduciaria y su propia gestión del proyecto. En ese sentido, el
OE debe asegurar la calidad, pertinencia y transparencia de la documentación que soporta los gastos
que se sometan a dicha revisión, excepto en los casos en que por la naturaleza, riesgos asociados y/o
complejidad de la operación – como por ejemplo en el caso de una operación de emergencia - deba
diseñarse un esquema riguroso de intervención o supervisión que incluya hasta la intervención previa
de los pagos más significativos.
12. Las solicitudes de desembolso deben ser numeradas en forma consecutiva, independientemente del
método de desembolso utilizado. Adicionalmente, sólo podrán ser procesadas las solicitudes que
estén aprobadas por un funcionario designado y cuya firma este registrada, de acuerdo con los
términos del Convenio y por cantidades iguales o menores (por motivo de ajustes) al monto solicitado.
B. TIPOS DE SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS Y DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
B.1. ANTICIPOS (AVANCES DE FONDOS)
13. Documentación de Respaldo para Solicitar Anticipos.
Documentación Requerida. Cada solicitud debe ser acompañada por:
a. El formulario de Solicitud de Desembolsos (ver modelo en el Anexo 6).
b. Plan Financiero: Modelo para Solicitar Anticipos7 (Ver Anexo No. 2 sobre el concepto de Plan
Financiero y el Anexo 6 para el Modelo para Solicitar Anticipos, derivado del Plan Financiero).
Documentación Opcional8.
c. Detalle de Compromisos. Una proyección financiera preparada de acuerdo con las necesidades
reales de liquidez del proyecto, listando los compromisos con cargo al financiamiento o
contribución del Banco para el periodo de tiempo previamente acordado entre el Banco y el OE,
5
6
7
8
La revisión de desembolsos es un componente relevante en el alcance de las auditorías externas de los proyectos; sin embargo, podrían
presentarse requerimientos adicionales que impliquen un alcance diferente al utilizado por el auditor. Estas situaciones serán tratadas en
los Términos de Referencia (TdR) de los auditores externos del proyecto.
Para mayor información sobre la naturaleza, alcance y oportunidad de estas revisiones, ver Guía de Supervisión de Gestión Financiera.
Se debe presentar el período correspondiente a la solicitud.
Teniendo en cuenta el nivel de riesgo del proyecto y a discreción y criterio del Jefe de Equipo junto con el Especialista Fiduciario, también se
deberá considerar solicitar esta documentación opcional.
3 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS excepto para PBLs. (Ver modelo en el Anexo 6: “Detalle de Compromisos con Cargo al
Financiamiento/Contribución del Banco”).
d. Informes de avance físico-financieros estimados del proyecto, tales como el PEP, POA-PA,
Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR), u otros que ayuden a demostrar la razonabilidad del
monto solicitado.
14. Frecuencia de los Anticipos. La frecuencia y el período de tiempo que debe cubrir un anticipo será
determinado en función de la programación de la ejecución financiera del proyecto (consistente con el
PEP, POA-PA, u otros instrumentos de planificación que apliquen), durante el diseño y ajustados en la
ejecución, de acuerdo con las condiciones de riesgo y capacidad fiduciaria evaluada9.
15. En general, se recomienda que los desembolsos por concepto de anticipo tengan una frecuencia
máxima semestral, al menos que se establezcan otras necesidades, existan restricciones y riesgos
asociados a debilidades de capacidad fiduciaria del OE o limitaciones impuestas por el marco legal del
país, mercado de proveedores, entre otros, que ameriten un plazo más corto.
B.2. REEMBOLSO (A PRESTATARIO U OE)
16. Ver Sección C de ésta Guía – Rendición de Cuentas.
B.3. PAGOS DIRECTOS (A PROVEEDORES O CONTRATISTAS)
17. Cada solicitud de desembolsos para Pagos Directos deberá ser acompañada por:
a. El formulario de Solicitud de Desembolso.
b. Documentación de soporte aceptable para el Banco (factura o documento de cobro y evidencia de
la recepción, a satisfacción del OE, de la obra, bien o servicio de acuerdo a las Especificaciones
Técnicas o Términos de Referencia incluidos en los contratos u órdenes de compra respectivos).
B.4. REEMBOLSO CONTRA GARANTÍA DE CARTA DE CRÉDITO
18. Cada solicitud de reembolso contra garantía de Carta de Crédito deberá ser acompañada por:
a. El formulario de Solicitud de Pago de Garantía de Reembolso.
b. Documentación de soporte listado en el formulario de Solicitud de Pago.
19. El BID reembolsa al banco beneficiario de la garantía de reembolso basado en una solicitud que
indique que el beneficiario de la carta de crédito ha sido pagado de acuerdo a los términos y
condiciones tanto de la carta de crédito como de la garantía de reembolso.
20. El BID reembolsará a un banco comercial beneficiario de las garantías toda vez que las solicitudes de
desembolso emitidas por tales bancos sean recibidas, en la Sede del BID (TRY/FSV), debidamente
completadas antes de la fecha de expiración de la garantía de reembolso. El BID no concede
excepciones a este requisito. Los recursos comprometidos bajo una garantía del BID no pueden
usarse para otros fines establecidos en el Contrato de Préstamo en tanto esté vigente la garantía.
Para mayor información ver Anexo 5- Emisión y Modificaciones de Garantías de Crédito.
9
Se deben acordar con el OE y documentar en los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos.
4 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS C. RENDICIÓN DE CUENTAS
21. Con el fin darle un adecuado seguimiento al proyecto y al mismo tiempo mantener costos
transaccionales razonables (tanto para el Banco como para el OE), es recomendable que la rendición
de cuentas de los gastos efectuados10 se presenten al Banco, por lo menos dos veces por año y no
más de cuatro o cinco veces por año, dependiendo del nivel de riesgo del proyecto y/o del nivel de
capacidad fiduciaria del OE. Dicha frecuencia deberá ser acordada previamente con el OE, como parte
de los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos, y evaluada durante la ejecución del proyecto.
22. Como regla general, el Banco no requiere que la rendición de cuentas venga acompañada de la
documentación de soporte de los gastos o pagos efectuados (i.e., los comprobantes originales o
fotocopias de los mismos)11. El OE es responsable de llevar los registros contables requeridos y de
mantener los originales de toda la documentación de soporte, con adecuadas referencias cruzadas a
las solicitudes aprobadas correspondientes, de conformidad con las Políticas de retención de los
documentos del Banco.
23. El propósito de la rendición de cuentas es demostrar el avance financiero del proyecto y el uso de
recursos por cada categoría de inversión (o componente), y no significa una aprobación por parte del
Banco de los gastos efectuados.
24. La rendición de cuentas de los gastos elegibles relacionados con anticipos recibidos debe ser
presentada cuando se haya utilizado por lo menos el 80% del monto adelantando. Dichas rendiciones
deben ser presentadas y aceptadas por el Banco, antes de que el prestatario u OE pueda recibir otro
anticipo de fondos. En casos especiales, el Banco podrá incrementar el monto del último anticipo
otorgado al ejecutor en la medida que se requieran recursos adicionales para el pago de gastos no
previstos en el período de tiempo previamente anticipado.
25. Documentación de Respaldo para la Rendición de Cuentas.
Documentación Requerida. La siguiente documentación de respaldo se debe presentar al Banco
para rendir cuentas del proyecto y demostrar su avance:
a. Solicitud de Desembolsos/Presentación de Rendición de Cuentas donde el OE certifique las
siguientes afirmaciones, dentro de otras:
 que los pagos se efectuaron exclusivamente para los fines especificados en el Contrato o
Convenio de financiamiento y conforme con sus términos y condiciones, incluyendo el tipo de
cambio acordado,
 que los bienes y servicios financiados con esos pagos fueron apropiados para esos fines y el
costo así como las condiciones de la compra, fueron razonables,
 que la documentación que respalda los gastos se encuentra disponible para la revisión del
Banco, auditores u otros consultores contratados para llevar a cabo un revisión detallada de
los pagos efectuados.
b. Estado de Ejecución de Proyecto (ver modelo en el Anexo 6).
10
11
De los anticipos de fondos o de gastos a ser reembolsados al OE.
La documentación de soporte comprende comprobantes contables, facturas canceladas, recibos de honorarios, cheques cancelados legibles,
certificados de derechos de aduana, certificados de obra, contratos de trabajo, documentos de embarque, desembarque y almacenaje, informes
de recepción, y todo otro documento de respaldo del pago, a satisfacción del Banco. En casos de excepción, el Banco podrá solicitar cierta
documentación original.
5 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS c. Conciliación de los recursos del Banco (ver modelo en el Anexo 6).
Documentación Opcional. Teniendo en cuenta el nivel de riesgo del proyecto y a discreción y criterio
del Jefe de Equipo junto con el Especialista Fiduciario, también se deberá considerar solicitar:
a. Informes de cumplimiento de indicadores o hitos u otros informes que ayuden a demostrar el
avance del proyecto.
b. Estado de Gastos o Pagos12 (ver modelo en el Anexo 6).
c. Resumen de contratos y/o contratos individuales.
d. Otros acordados.
D. ORIGEN DE LOS BIENES Y SERVICIOS
26. Los fondos asignados por el Banco al financiamiento de operaciones sólo pueden utilizarse para la
adquisición de bienes y servicios provenientes de países que sean elegibles conforme a las
condiciones del Contrato o Convenio de financiamiento, y de conformidad con las normas que rijan al
fondo fiduciario de que se trate.
E. GASTOS ELEGIBLES13
27. El Banco considera como gastos elegibles aquellos gastos que: 1) son necesarios para el proyecto y
están en línea con sus objetivos, 2) obedecen las políticas y contratos o convenios legales del
proyecto, y 3) están adecuadamente registrados y sustentados.
28. Financiamiento de Tasas e Impuestos. A solicitud del prestatario o beneficiario, el Banco podrá
cubrir impuestos y tasas asociadas que representen un mayor costo en la adquisición de bienes y
servicios (impuestos de importaciones, tasas consulares o portuarias, o impuestos al valor agregado)
siempre que los montos de dichos impuestos y tasas sean razonables para el Banco. Los Parámetros
de Financiamiento de País 14 son considerados en la determinación de la razonabilidad del
financiamiento de estos costos, para préstamos. Para cooperaciones técnicas de fondos bajo
administración del Banco, estos costos son “financiables” siempre y cuando no estén específicamente
prohibidos por el donante/fondo fiduciario.
12
13
14
El informe denominado Estado de Gastos o Pagos debe ser generado directamente por el sistema contable del proyecto cuyo contenido y
nivel de detalle deberá ser previamente acordado con el OE. El contenido y detalle puede ser desde un listado por gasto, hasta montos
globales por categoría, a criterio del Jefe de Equipo y/o del Especialista Fiduciario. Ejemplos de contenido y nivel de detalle: (i) listado por
cada gasto, por categoría de inversión, (ii) listado por gasto únicamente para aquellos superiores a un límite monetario pre-establecido y
los demás agrupados por categoría de inversión, (iii) por gastos agrupados por montos globales, por categoría de inversión, (iv) una
variación de las anteriores opciones.
Para mayor información, ver OP-311 Elegibilidad de Gastos para Préstamos de Inversión y OP-504 Reconocimiento de Gastos, Financiamiento
Retroactivo y Contratación Anticipada y la enmienda comunicada por el EVP, el 21 de octubre de 2009.
Los Parámetros de Financiamiento de País (PFP o CFPs por su sigla en inglés) establecen para cada país prestatario: a) límites máximos para el
financiamiento del Banco sobre el costo total del proyecto; y b) el tipo específico de gastos que son financiables para cada país prestatario. El
objetivo de estos parámetros es proveer el marco en el cual el Banco provee financiamiento para los préstamos de inversión en un país
específico. De esta manera, los PFP se refieren a los costos compartidos, el financiamiento de costos locales, como así también de impuestos y
tasas, y costos recurrentes. Los PFP dependen de varios factores, incluyendo las condiciones macroeconómicas de cada país, sus necesidades
específicas de desarrollo, las disposiciones de su legislación referente a la posibilidad de financiar ciertos tipos específicos de gastos con deuda,
y cualquier otra normativa dispuesta por las autoridades. Dicha normativa puede variar, dependiendo de los cambios en las condiciones
macroeconómicas. (Fuentes: GN-2331-5, CC-6004-2, GN-2470-2).
6 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS F. PERIODO FINAL DE RENDICIÓN DE CUENTAS Y FECHA DE CIERRE
29. El OE debe presentar la última solicitud de anticipo a más tardar treinta (30) días antes de la Fecha de
Último Desembolso, en el entendimiento de que las justificaciones correspondientes a dicho anticipo
serán presentadas al Banco durante el Período de Cierre15. El Banco no desembolsará recursos con
posterioridad a la Fecha del Último Desembolso.
30. El OE dispondrá de un plazo de no más de noventa (90) días, contados desde la Fecha del Último
Desembolso (original o prorrogada), para presentar la rendición de cuentas final del anticipo, devolver
fondos no justificados y llevar a cabo cualquier otra actividad necesaria para completar la adecuada y
oportuna rendición de cuentas de la operación.
31. El período a partir de la Fecha De Cierre (los 30 días), se deben utilizar únicamente para incorporar los
ajustes finales a los Estados Financieros Auditados (EFAs) y cerrar los procedimientos de firma y
aprobación que disponga el ejecutor. Es recomendable que los auditores externos comiencen de
manera oportuna sus tareas de revisión; no deben esperar hasta el Período de Cierre final para iniciar
sus actividades.
15
Se espera poco volumen de gastos que requieren ser rendidos durante este período final.
7 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS Parte II - Procedimientos para Procesar Desembolsos
V. INFORMACIÓN BANCARIA DEL PRESTATARIO, ÓRGANO EJECUTOR O BENEFICIARIO
A. INSTRUCCIONES DE DEPÓSITO
1.
Como un componente de la elegibilidad para el primer desembolso de una operación de préstamo o
cooperación técnica, el prestatario o el OE debe proporcionar por escrito al BID, a través de su
representante autorizado, información sobre las cuentas en las cuales serán depositados todos los
desembolsos a su favor. Esta información deberá mantenerse en los archivos del Banco y actualizarse
cuando lo requiera el prestatario o el OE. Se requerirán cuentas separadas para desembolsos en
moneda convertible y en moneda local.
B. INFORMACIÓN SOBRE LAS CUENTAS BANCARIAS
2.
Todo desembolso requiere de un banco situado en el país de la moneda solicitada, como primer
banco receptor de los fondos. Cada solicitud debe indicar todos los bancos a través de los cuales el
BID debe canalizar los fondos (intermediario y banco del beneficiario del desembolso).
3.
La información sobre las cuentas bancarias del prestatario, OE o beneficiario deben incluir todos los
elementos necesarios para posibilitar al BID el procesamiento de los desembolsos, a través de una
transferencia electrónica de fondos.
C. ESTABLECIMIENTO DE FLUJO BANCARIO
4.
La Representación o UDR es responsable del establecimiento de la información bancaria en el WLMS
y como responsable, deberá revisar la información recibida y registrar las cuentas bancarias en el
Sistema de Administración de Préstamos y Cooperación Técnica (WLMS), en un flujo bancario (BKF).
5.
Los pasos requeridos para establecer los flujos bancarios en el WLMS son: ingreso, validación,
revisión y autorización. Estos pasos pueden ser efectuados por un mínimo de dos personas o hasta
cuatro personas. Cuando dos personas participan en el proceso, una persona hace el ingreso y
validación y la otra persona hace la revisión y autorización 16 . Se recomienda que el Especialista
Fiduciario-Financiero sea una de las personas claves en este proceso. El Representante (o la persona
a la que el Representante haya delegado esa autoridad17) es responsable por la autorización de la
inclusión de la información en el WLMS.
6.
El WLMS mostrará en forma automática el flujo bancario (BKF) al momento de procesar un
desembolso. Los desembolsos bajo los métodos de Anticipo o Reembolso requerirán de un flujo
bancario (BKF)18.
Un mismo funcionario no podrá ejecutar los pasos de validación y autorización.
El Representante podrá delegar su autoridad a un funcionario internacional para el registro de los flujos bancarios.
18 Véase Anexo 4 para Fondo Rotatorio.
16
17
8 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 7.
Los desembolsos bajo el método de Pago Directo, no requerirán el establecimiento de un flujo
bancario (BKF). Sin embargo, cuando se anticipen varios pagos al mismo proveedor o contratista se
recomienda registrar el flujo bancario (BKF) del beneficiario, en el WLMS.
8.
Si la institución financiera no se encuentra en la lista de bancos del WLMS, entonces debe abrir un
Magic Ticket en el portal de ayuda de TRY/CMP: (http://tryfsv/CashMgmtGroup/tabid/3128/language/enUS/Default.aspx). En caso de duda sobre cómo establecer el flujo bancario para que el desembolso no
sea rechazado, ya sea por el sistema bancario o los sistemas internos del BID, favor consultar el
portal de ayuda de TRY/CMP (http://tryfsv/CashMgmtGroup/tabid/3128/language/en-US/Default.aspx).
La Representación debe obtener la información de las cuentas (o subcuentas) bancarias del
proveedor, contratista, en un documento escrito, procesado por el OE a través de su representante
autorizado, o directamente del OE, cuando se trata de desembolsos al ejecutor. Esta información
también puede ser presentada con la primera solicitud de desembolso.
D. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO INTERMEDIARIO
9.
Es indispensable usar un banco intermediario cuando el banco beneficiario está domiciliado en un país
diferente al de la moneda aprobada de la operación. Por ejemplo, en el caso de una operación
aprobada en USD, es preciso utilizar un banco intermediario cuando el banco beneficiario (banco
donde reside la cuenta del beneficiario del pago) reside en un país fuera de los EE.UU. Dentro de los
EE.UU. es necesario usar un banco intermediario cuando el banco beneficiario no cuenta con un
número de ABA (identificación de la Asociación de Bancos Americana).
E. INFORMACIÓN SOBRE EL BANCO BENEFICIARIO
10. El banco beneficiario es la entidad financiera en la cual el ejecutor, prestatario o beneficiario del
desembolso mantienen su cuenta bancaria. Si el banco beneficiario tiene un corresponsal (banco
intermediario) se debe ingresar el número de la cuenta que el banco beneficiario mantiene con el
banco intermediario. Como regla general cuando se utilice un banco beneficiario en los Estados
Unidos y no se requiere un banco intermediario se debe indicar que los fondos serán transferidos a
través del "Federal Reserve Bank (FED)". Esta regla se aplica igualmente en el caso de que el banco
beneficiario corresponda al Banco Central del País. No se debe indicar la utilización del "Federal
Reserve Bank" cuando el banco beneficiario no se localice en los Estados Unidos.
F. NÚMERO DE CUENTA
11. Con la implementación de controles de pagos más estrictos en muchos países, es necesario que el
número de cuenta indicado en un pago específico corresponda con el nombre bajo el cual la cuenta
está registrada en el banco beneficiario. También, es indispensable cumplir con los requisitos
impuestos por diferentes países, tal como el uso del numero IBAN en la Unión Europea, CLABE en
México, RUT en Chile etc. Adicionalmente, en algunos casos se deberá incluir el número de cuenta
que el banco beneficiario tiene con el banco intermediario (por ejemplo, cuando el pago se hará en
USD en el país del beneficiario, en vez de en moneda local).
G. INFORMACIÓN SOBRE EL BENEFICIARIO
12. Se debe ingresar al WLMS el número y nombre exacto de la cuenta bancaria del prestatario, OE o
destinatario final del desembolso de acuerdo a la información recibida. Igualmente, se registrará en el
9 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS campo de Instrucciones Especiales cualquier información adicional relativa al desembolso (por
ejemplo, el nombre de un contacto específico, la sucursal bancaria, etc.).
H. GASTOS BANCARIOS
13. Los prestatarios, ejecutores o beneficiarios son responsables del pago de cualquier cargo o comisión
aplicado a sus cuentas bancarias.
I.
INGRESOS EN LA CUENTA DEL PRESTATARIO U OE
14. Si los depósitos de los recursos del proyecto en cuentas bancarias generaran intereses, comisiones,
etc., a favor del prestatario o ejecutor, esos ingresos deben ser incorporados al proyecto como parte
integrante del aporte local o de contrapartida. Estos fondos pueden ser usados para gastos que sean
similares y/o complementarios a gastos elegibles del proyecto financiado por el BID.
J. REGISTROS BANCARIOS Y CONTABLES DEL PRESTATARIO U OE
15. Los recursos a ser administrados por el prestatario u OE por concepto de anticipos de fondos pueden:
(i) depositarse en una cuenta bancaria especial a nombre del proyecto, abierta por el prestatario en el
Banco Central o en un banco comercial, ii) ser registrados en la cuenta general del prestatario (cuando
aplique, ésta será la denominada “Cuenta Única” de la Tesorería), y luego en una subcuenta contable
separada, a nombre del proyecto, en la cual se registrarán todos los movimientos de ingreso de fondos
y de pagos correspondientes a la operación financiada por el Banco (cuando este mecanismo sea
satisfactorio para el BID). Los recursos del proyecto deben ser usados por los prestatarios u OE
exclusivamente para gastos elegibles y deben contar con un adecuado sistema de gestión financiera y
controles para su ejecución.
VI. MONEDAS
A. APROBACIÓN
16. Una operación puede ser aprobada utilizando una de las siguientes alternativas:
a.
Monedas convertibles. Monedas que forman parte del fondo que financia la operación.
b.
Local. La moneda del País beneficiario de la operación.
c.
Fija. Una moneda específica distinta a la local.
d.
Una combinación de las anteriores.
B. MONEDAS DE DESEMBOLSOS
17. Los préstamos aprobados dentro de la Facilidad de Moneda Local19 podrán solicitar desembolsos en
montos exactos de moneda local, o en moneda local equivalente a USD, de acuerdo a los términos
establecidos en el Contrato de préstamo de la operación. El prestatario recibirá las unidades de
moneda local y su deuda con el Banco se registrará por esas unidades.
19
Para mayor información, ver página web del Banco, Departamento Financiero, Administración de Prestamos, Facilidad de Moneda Local o la
Propuesta del Nuevo Marco Operativo para Préstamos en Moneda Local (GN-2365-12).
10 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 18. Operaciones de préstamo no aprobadas bajo la Facilidad de Moneda Local sólo podrán solicitar
desembolsos por montos exactos de monedas convertibles. Para estas operaciones no es posible
solicitar desembolsos por montos exactos de moneda local.
19. El Banco aceptará solicitudes de desembolsos en montos exactos de moneda local (o “unidades de la
moneda solicitada”). La solicitud de desembolso debe contener una estimación del monto que ha de
imputarse a la operación, expresado en la moneda contable de la operación, así como el monto real
que deberá desembolsarse, expresado en unidades de la moneda solicitada. Bajo esta opción, deben
además cumplirse las siguientes condiciones:
a. Que el prestatario o el OE seleccione la moneda que desee recibir.
b. Que el pago haya de realizarse directamente a un proveedor o al OE.
c. Que las cantidades del Contrato mutuamente celebrado por el prestatario u OE y el proveedor se
expresen en la moneda solicitada.
C. MONEDA DE LA OPERACIÓN, CRITERIOS DE CONVERSIÓN Y APLICACIÓN DE TIPO DE
CAMBIO
20. Para efectos de rendición de cuentas y justificaciones de gastos, los gastos deben expresarse en la
moneda contable de la operación. Si los gastos fueron incurridos en moneda local, la equivalencia a la
moneda de la operación (usualmente USD), se podrá determinar utilizando: (i) la tasa de cambio
efectiva al momento de la conversión de la moneda de la operación a la moneda local o (ii) la tasa
efectiva de la fecha de pago20. La selección (opción elegida) de la aplicación de tipo de cambio, debe
ser convenida entre el Banco y el OE, y debe quedar documentada en el Contrato de préstamo o
Convenio. (Ver sección 3.19 de la Política de Gestión Financiera).
D. CATEGORÍAS DE INVERSIÓN
21. Con excepción de la solicitud de un avance de fondos toda solicitud de desembolso debe indicar las
categorías de inversión a ser cargadas, en la moneda de la operación.
22. Aprobación en más de una Moneda. Cuando una operación sea aprobada en más de una moneda,
el Contrato o Convenio de la operación puede establecer términos y condiciones con respecto a la
utilización de monedas, por categorías de inversión. Debe presentarse una solicitud por separado para
cada moneda solicitada y las categorías reportadas deben ser consistentes con la misma.
VII. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PRÉSTAMOS Y COOPERACION TECNICA (WLMS)
23. Esta sección se refiere sólo al módulo de desembolsos en el WLMS que incluye, entre otros, los
desembolsos y las justificaciones de fondos (rendición de cuentas), el registro de la información
bancaria, la redistribución de fondos entre las categorías de inversiones, la prórroga de la fecha del
último desembolso, la cancelación de saldos sin desembolsar, la reserva (compromiso) de fondos de
contratos de consultores o firmas consultoras, las proyecciones de desembolsos, la emisión y las
enmiendas de la Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito.
20
Por razones prácticas la “tasa efectiva de la fecha de pago” puede ser la tasa de cambio vigente a la fecha de la transacción o una tasa de
cambio que se aproxime a la tasa de la fecha de la transacción. Por ejemplo, la tasa efectiva el último día hábil del mes anterior o un promedio
del mes.
11 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS A. CAPACIDAD Y CICLO DE OPERACIONES EN EL WLMS
24. El WLMS permite a las Unidades con Responsabilidad para Desembolso (UDR) realizar directamente
transacciones monetarias y no monetarias, afectando inmediatamente la base de datos del sistema del
Banco.
A continuación se describe El Ciclo de Operaciones en el WLMS:
Etapa
Aprobación
Descripción
Una vez aprobadas las operaciones por la
autoridad pertinente, se generan los números
de aprobación en OPUS. PDP/PFM genera
los números de préstamo y VPC/GCM los
números de Cooperaciones Técnicas.
Posteriormente, las operaciones son
registradas en el sistema WLMS. ACC/ACO
ingresa las aprobaciones de préstamos y
pequeños proyectos y VPC/GCM ingresa las
aprobaciones de Cooperaciones Técnicas y
Proyectos Especiales.
Status en el WLMS
AF - Aprobado y Fondeado
Siguiente Acción/Etapa en el WLMS
Firma (SIG) a ser ingresada por Legal
Firma
El contrato o el acuerdo ha sido firmado y la
firma es ingresada en el WLMS por el
Departamento Legal.
SI - Firmado o EF - Efectivo
Para operaciones de préstamo el
siguiente paso es el ingreso de los
términos financieros por ACC/ACO. Si la
operación requiere Ratificación la
siguiente acción será el ingreso de la
ratificación (RAT) por Legal. Cuando no
se requiere ratificación el siguiente paso
es el ingreso de la Elegibilidad Total
(ELE) o Elegibilidad Parcial (ELP) por el
UDR correspondiente
Ratificación
Los países que requieren ratificación para las
operaciones soberanas son: Honduras,
Nicaragua, Bolivia, Costa Rica, República
Dominicana, El Salvador, Haiti, Panamá,
Paraguay.
EF - Efectivo
Ingreso de las Categorias de Inversión
(COI), por el UDR correspondiente
Ingreso de COIs
El especialista sectorial o la persona que se
designe ingresará las Categorías de
Inversión, gasto o costo del proyecto, en el
WLMS. Sin este paso previo, no es posible
otorgar la Elegibilidad de desembolsos, en el
WLMS, ni se pueden ingresar cláusulas
contractuales en el OPMAS.
COI-Categorias de Inversión
Ingreso de la Elegibilidad Total (ELE) o
Parcial (ELP) de desembolsos, por el
UDR correspondiente
Elegibilidad
Una vez declarada la elegibilidad para
desembolsos en el WLMS, la operación está
lista para empezar a desembolsar, siempre y
cuando se hayan cumplido las condiciones
previas al primer desembolso. Estas últimas
se dan por cumplidas en el OPMAS.
EL - Elegible
Procesamiento de transacciones
monetarias y no monetarias
Desembolsos
Procesamiento de transacciones monetarias
y no monetarias
DI - Desembolsando
No más disponibilidad de saldo por
desembolsar
Totalmente
Desembolsado
No más disponibilidad de saldo por
desembolsar. Una operación puede ser
declarada totalmente desembolsada
teniendo Fondo Rotatorio o Anticipos por
Justificar. Este paso es realizado
automáticamente por el WLMS
FD - Totalmente
Desembolsado
Justificación de Montos pendientes por
Justificar
Cierre de
Operaciones
La operación se encuentra totalmente
desembolsada y justificada en el WLMS.
Este paso es realizado automáticamente por
el WLMS
CO - Cierre de Operaciones
Cierre de Finanzas
Cierre de Finanzas
La operación es totalmente repagada
CF - Cierre de Finanzas
Ninguna
12 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS B. PROCESAMIENTO ESTÁNDAR
25. Pasos previos al primer desembolso.
Para realizar el primer desembolso (o el único de una
operación) y previo al ingreso de la información del mismo en el WLMS, es indispensable que la
aprobación (fecha y número de la operación) y la fecha de efectividad de la operación 21 , el
presupuesto del proyecto por categoría, y la elegibilidad para desembolsos hayan sido ingresados al
WLMS.
26. Ingreso de Presupuesto por Categoría. El presupuesto del proyecto, según las categorías de
inversión, gastos o costo de programa, se ingresa al WLMS una vez la fecha de efectividad se ha
ingresado al sistema. Este es un paso indispensable para el ingreso de las cláusulas contractuales22
en el “Operations Management System” (OPMAS), así como para la declaración de elegibilidad total o
parcial, para desembolsos.
27. Elegibilidad para los desembolsos. Una vez que el Jefe de Equipo declara cumplidas las
condiciones previas al primer desembolso de los recursos del Banco en el OPMAS, la operación se
declara elegible (total o parcialmente) para desembolsos en el WLMS23.
C. ETAPAS EN WLMS PARA PROCESAR UNA TRANSACCION
28. El procesamiento de todas las transacciones por la UDR, requiere un mínimo de 2 usuarios para
procesar cualquier transacción y consta de las siguientes etapas:
29. Ingreso. Esta etapa permite la entrada de los datos de la transacción en el sistema WLMS.
30. Validación. En esta etapa la transacción se revisa para verificar la elegibilidad del gasto, de
conformidad con las normas y los procedimientos del Banco, y validar la integridad de la operación.
Los cambios y la información adicional o las modificaciones sólo pueden ingresarse en el sistema
WLMS antes de su validación. Una vez terminada la etapa de Validación, la información no podrá ser
cambiada 24 , ni está accesible para el funcionario que hizo las funciones de Ingreso/Validación o
“Enter/Validate”. El sistema transfiere la información, automáticamente, a la fase de
Revisión/Autorización, para cumplir con el control interno sobre segregación de funciones.
Adicionalmente, en algunas ocasiones, es necesario rechazar la transacción en el WLMS, y se
utilizará la función de Rechazo o “Reject”. Se pueden agregar observaciones para explicar las
razones de ambas opciones.
31. Revisión. Este paso es opcional. Se puede utilizar como un mecanismo adicional de control en caso
de desembolsos relacionados con operaciones de alto nivel de complejidad y riesgo. Si el funcionario
21
22
23
24
El Departamento Legal es responsable del ingreso de la fecha de firma y del ingreso de la ratificación para aquellas operaciones que
requieren ratificación.
Sólo se ingresarán aquellas cláusulas para las que se haya decidido que se va a hacer seguimiento de su cumplimiento.
Operaciones declaradas elegibles en OPMAS serán actualizadas automáticamente en el WLMS, siempre y cuando los usuarios que procesen la
elegibilidad en OPMAS estén autorizados en el WLMS, a procesar la transacción de elegibilidad. Si la transferencia de datos entre OPMAS y
WLMS no funciona, se debe realizar las acciones necesarias en el WLMS.
Previo a la etapa de Validación en el WLMS, se debe revisar y confirmar que la(s) firma(s) del(os) funcionario(s) designado(s) por el
prestatario u OE para solicitar desembolsos se encuentren vigentes, y que las firmas de los funcionarios en las solicitudes de desembolso
coinciden con los registros del Banco.
13 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS encargado de la revisión aprueba la operación validada, se pasará a la etapa de Autorización. Si el
funcionario revisor no está de acuerdo con la solicitud, él podrá devolver la transacción a la etapa
anterior de Validación, utilizando el Retorno o “Return”.
32. Autorización. En esta etapa la transacción se aprueba. Sin embargo se tiene la posibilidad de
devolver a la etapa de Validación para cualquier corrección. Cuando se aprueben transacciones
relacionadas a transferencias bancarias o la emisión de cheques en USD, se deberá utilizar los
códigos de acceso provistos por un “token” para trasmitir la solicitud a TRY/CMP para su
financiamiento y pago. Los usuarios que requieran un token deberán contactar a ITE/IAC.
33. El WLMS no permitirá autorizar desembolsos de préstamos que no hayan ingresado la proyección de
desembolsos para la operación específica, al sistema la información correspondiente. Las
proyecciones de desembolsos de préstamos deben ser ingresadas, por el Jefe de Equipo, Jefe de
Equipo Alterno o Especialista Fiduciario asignados al proyecto en OPUS. Ver Anexo 2 – Protocolo y
Procedimientos para Proyecciones de Desembolsos.
Grafico: Procesamiento en el WLMS.
D. CONTROLES INTERNOS
34. Seguridad y Funciones. El sistema WLMS requiere un mínimo de dos (2) niveles de aprobación para
la tramitación de transacciones financieras monetarias y no monetarias. Estas aprobaciones se
determinan en las etapas de Validación y de Autorización. Si un funcionario hace el paso de Validación
de una transacción del WLMS, el mismo funcionario no podrá ejecutar el paso de Autorización de esta
misma transacción. Es indispensable que en las etapas de tramitación de transacciones participen un
funcionario de Sectores (VPS) y un funcionario de Países (VPC), considerando al Especialista
Fiduciario-Financiero como uno de los participantes indispensables en una de las etapas de
aprobación (Validación o Autorización) de las transacciones monetarias.
35. Autoridad. Para transacciones monetarias (por ejemplo, desembolsos) el Representante o la persona
designada, es responsable de la aprobación final (Autorización) en el WLMS, siempre y cuando se
14 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS apliquen los principios de independencia y segregación de funciones descritas en el párrafo
anterior. Un mínimo de un (1) funcionario internacional es requerido en el flujo de autorización de
cada transacción monetaria.
36. Controles Automáticos. El sistema WLMS está diseñado con características que ayudan a controlar
la calidad de los datos que se ingresan al sistema. Entre ellos figuran controles de edición de la
información requerida para procesar una transacción, la validación de los datos, de los montos
disponibles, de los niveles de acceso autorizados y mensajes que ayudan a verificar que el
procesamiento sea cabal.
37. ITE/IAC es responsable de la creación y el mantenimiento de las cuentas de los usuarios del WLMS.
Las Representaciones y las UDRs en la Sede deben enviar a ITE/IAC los formularios de asignación de
acceso al WLMS. El Representante asignará al personal autorizado a procesar transacciones e
indicará el nivel de acceso requerido para cada usuario en el WLMS. Para ello se deberá utilizar los
formularios “Acceso al WLMS para Representaciones” (ITE-781) o “Acceso al WLMS para la Sede”
(ITE-782). Ambos formularios se encuentran disponibles en la página de Manuales del BID. Para
verificar el perfil de accesos de los usuarios existentes en el WLMS, consulte el reporte de Perfil de
Seguridad y Distribución de Carga de Trabajo disponible en el Portal de Operaciones, bajo “FIN
Reports”.
38. Notificaciones. Cuando un desembolso del Capital Ordinario (ORC) sea mayor al equivalente de USD
$20 millones o cuando un desembolso del Fondo para Operaciones Especiales (FSO) sea mayor al
equivalente de USD $10 millones, la Representación debe informar a TRY/CMP ([email protected]) y
a TRY/TMO ([email protected]) con cinco días hábiles de anticipación a su aprobación para
que la Tesorería del BID pueda administrar mejor la liquidez de corto plazo.
VIII. PAGOS CON CHEQUES (Cooperaciones Técnicas)
39. Reglas Generales. Las Representaciones pueden emitir cheques en moneda local hasta un monto
equivalente a USD $50,000 por transacción. Los pagos pueden ser a favor de consultores individuales
o firmas, beneficiario u OE, utilizando los recursos de la cuenta bancaria en moneda local para
Cooperaciones Técnicas. Esta cuenta no puede ser utilizada para pagos de gastos con cargo al
presupuesto administrativo de la Representación. Montos mayores al equivalente de USD $50,000 en
moneda local y todo tipo de pago en moneda convertible son pagados por la Unidad de Servicios
Financieros (TRY/FSV).
40. Emisión del Cheque. Las autorizaciones de pago y/o solicitudes de desembolso deben ser
debidamente procesadas y autorizadas en el WLMS, antes de la emisión de un pago con cheque. Una
vez autorizada la transacción de pago en el WLMS, el Oficial Administrativo (o la persona que se
designe) emitirá cheque. Antes de firmar el cheque, el firmante debe verificar que la información del
cheque fue autorizada en el WLMS.
41. Confirmación del Cheque. Después de la emisión y firma del cheque, el Oficial Administrativo (o la
persona designada) procesará la confirmación del cheque en el WLMS incluyendo la siguiente
información: fecha valor del cheque; el número de cheque; el monto en moneda local; y el monto en
USD equivalentes. El ingreso de esta información es fundamental para que el WLMS genere las
15 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS entradas contables en el Libro Mayor del Banco, y actualice el balance de las CT, evitando que se
produzcan sobregiros de fondos.
42. Cancelación de Cheques. En caso de cancelación de cheques, se registrará en el WLMS una
transacción de cancelación identificando el número del cheque.
Nota: Instrucciones para procesar pagos con cheques en el WLMS están disponibles en el Portal de
Operaciones (OPS), bajo “FIN Reports” en el Auto-Informativo del WLMS.
IX. DEVOLUCIONES DE FONDOS PREVIAMENTE DESEMBOLSADOS
43. Devoluciones de fondos vía transferencia bancaria o cheque, para los casos de préstamos.
Toda devolución de un desembolso correspondiente a un préstamo se debe realizar a la misma cuenta
bancaria de donde salieron los fondos, y en la moneda en la cual se contabilizó el desembolso. Las
Representaciones iniciarán el proceso, informando a TRY/LPS del número de la operación y de la
solicitud de desembolso. TRY/LPS, a su vez, indicará: i) nombre del banco y número de cuenta
bancaria a la que deben devolverse los fondos, en los casos de una transferencia bancaria. Si se trata
de un cheque, el mismo será a nombre del Banco Interamericano de Desarrollo; y ii) los datos de la
moneda y el monto equivalente en que deben devolverse los fondos. TRY/CMP confirmará recepción
del dinero, y enviará la transacción al WLMS para su posterior contabilización y actualización del saldo
del adelanto sin justificar.
44. Devoluciones de fondos vía transferencia bancaria o cheque, para los casos de cooperaciones
técnicas. Toda devolución de un desembolso correspondiente a una cooperación técnica se debe
realizar a la misma cuenta bancaria de donde salieron los fondos, y en la moneda en la cual se
contabilizó el desembolso. Las Representaciones o UDR iniciarán el proceso, informando a TRY/CMP
del número de la operación y de la solicitud de desembolso. TRY/CMP, a su vez, indicará: i) nombre
del banco y número de cuenta bancaria a la que deben devolverse los fondos, en los casos de una
transferencia bancaria. Si se trata de un cheque, el mismo será a nombre del Banco Interamericano
de Desarrollo; y ii) los datos de la moneda y el monto equivalente en que deben devolverse los fondos.
TRY/CMP confirmará recepción del dinero, y enviará la transacción al WLMS para su posterior
contabilización y actualización del saldo del adelanto sin justificar.
45. Toda devolución de un pago hecho a través de cheque emitido en moneda local, debe ser hecha a la
cuenta chequera de CT´s en moneda local que maneja cada Representación. Las Representaciones
serán responsables de registrar estas transacciones en el WLMS, utilizando el comprobante de
depósito emitido por el banco comercial. Para estas devoluciones de fondos a través de cheques es
necesario contar con la siguiente información: a) Número de la operación, b) Monto de la devolución,
c) Número de cheque, d) Fecha en que se hizo el depósito de reintegro, e) Solicitud de desembolso
con la que se relaciona la devolución.
16 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS GLOSARIO
Aporte Local. Los costos del proyecto que han de ser financiados por el prestatario.
Carta de Crédito. Es un instrumento de pago, sujeto a regulaciones internacionales, mediante el cual un
banco (banco emisor) obrando por solicitud de y en conformidad con las instrucciones de un cliente
(ordenante) debe hacer un pago a un tercero (beneficiario) contra la entrega de los documentos exigidos,
siempre y cuando se cumplan los términos y condiciones de crédito.
Elegibilidad para los Desembolsos. Acción de declarar cumplidas las condiciones contractuales
pertinentes para que el prestatario, Órgano Ejecutor (OE) o beneficiario pueda recibir desembolsos. Dichas
condiciones previas y el plazo para su cumplimiento se estipulan en el Contrato de préstamo, el Convenio
de cooperación técnica u otros posibles Convenios legales. La elegibilidad puede ser total (cuando cumple
con todas las condiciones de desembolso para todas las categorías), o parcial (cuando cumple las
condiciones de desembolso para algunas categorías).
Fecha de Cierre. Es el último día del período de cierre, que se extiende hasta un máximo de noventa
(90) días, contados a partir de la Fecha de Ultimo Desembolso (ver definición de período de cierre).
Fecha de Efectividad del proyecto. La fecha de firma del Convenio o de vigencia de un Contrato.
Fecha de Pago de un Gasto. Fecha en que el prestatario, OE o cualquier otra persona física o entidad
jurídica autorizada para incurrir en gastos del proyecto, efectúa el pago real al contratista o proveedor o
transfiere fondos a un sub-prestatario, utilizando los recursos del Banco o del aporte local.
Fecha de Último Desembolso. Es el último día en el cual el Banco podrá hacer desembolsos.
Fecha de Validez o Fecha Valor. Fecha calendario en que se confirma una transferencia de recursos
financieros del Banco.
Fecha Valor Solicitada. Campo para ingresar una fecha valor alterna cuando la fecha calculada
automáticamente por el sistema no obedece a las necesidades contractuales del desembolso.
Garantía de Reembolso de Carta de Crédito. Es una garantía de reembolso emitida por el BID, a
solicitud de un prestatario u OE, a favor de un banco comercial, conforme a una carta de crédito
confirmada. La garantía de reembolso dará lugar a que se reembolsen a ese banco los pagos efectuados,
en nombre del prestatario o del OE, a un proveedor de bienes y servicios especificado en la carta de
crédito (los bienes y servicios y el proveedor de los mismos se localizan en un país diferente al del
prestatario u OE). Las garantías de reembolso del BID son irrevocables e intransferibles.
Moneda de la Operación. La moneda en que se aprueba, denomina, y contabiliza la operación.
Moneda Convertible. Moneda de países miembros no prestatarios del Banco. Moneda que se cambia
libremente en el mercado internacional.
Países miembros Prestatarios del BID: Argentina, Bahamas, Barbados, Belice, Bolivia, Brasil,
Colombia, Chile, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana, Haití, Honduras, Jamaica,
México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, República Dominicana, Suriname, Trinidad y Tobago,
Uruguay y Venezuela.
Países miembros no prestatarios del BID: Estados Unidos, Canadá, Japón, Israel, República de Corea,
República Popular de China y 16 países de Europa: Alemania, Austria, Bélgica, Croacia, Dinamarca,
Eslovenia, España, Finlandia, Francia, Holanda, Italia, Noruega, Portugal, Reino Unido, Suecia y Suiza.
Período de cierre: son los 90 días posteriores a la Fecha de Ultimo Desembolso, durante el cual el OE
17 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS procede a realizar actividades finales de cierre del proyecto y de rendición de gastos al Banco.
Período final de rendición de cuentas: período de 90 días posteriores a la Fecha de Ultimo Desembolso.
Plan Financiero: es un instrumento generalmente articulado con el PEP y el POA (que incorpora el Plan
de Adquisiciones), que permite planificar y controlar los flujos de fondos del proyecto. El PF se debe
preparar al inicio del proyecto y actualizar de acuerdo con la evolución de la ejecución del proyecto,
reflejando las necesidades reales de liquidez del proyecto.
Proyecto: Término genérico utilizado en esta guía para referirse a cualquier tipo de proyecto u operación
financiado por el BID.
18 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 1 – PROTOCOLO Y PROCEDIMIENTOS PARA PROYECCIONES DE DESEMBOLSOS
Las proyecciones de desembolsos son requeridas por el Banco para su planificación financiera a corto,
mediano y largo plazo, y así poder desembolsar los montos y las monedas que se soliciten, según se
describe a continuación:
Supuestos Básicos:
Población: a).- Todos los préstamos que tengan saldos aprobados sin desembolsar o cancelar al cierre
contable de cada mes (préstamos aprobados y préstamos en ejecución); b).- Todos aquellos proyectos en
preparación que se consideren en línea, a ser aprobados próximamente (“pipeline A”).
Usuarios: a).- Jefes de Equipo de proyectos; b).- Jefes de Equipo de proyectos Alternos; Estos usuarios
sólo tendrán acceso/permiso al módulo de Proyecciones. Adicionalmente, tendrán acceso al módulo de
proyecciones los Especialistas Fiduciarios asignados a los proyectos y préstamos.
Proyecciones. El usuario puede actualizar las proyecciones en cualquier momento. Para efectos de
mantener proyecciones de desembolso históricas, el sistema guarda una copia de la información cada
cierre de mes. Solo se pueden actualizar proyecciones a partir del mes corriente. Es decir, las
proyecciones están basadas al cierre contable del mes anterior. La actualización de los montos del mes en
curso no toman en cuenta los montos desembolsados en el mismo mes.
Totalidad de la proyección. Al ingresar al sistema, este muestra el saldo aprobado sin desembolsar del
proyecto o préstamo al cierre contable del mes. Cuando el usuario entra a actualizar las proyecciones, las
mismas tienen que cuadrar con este monto. Se pueden proyectar cancelaciones.
Horizonte de proyección. El sistema toma la fecha de expiración de desembolso contractual, como plazo
natural de proyección. Adicionalmente, le permite al usuario proyectar hasta por un año sobre este plazo.
Sin embargo, lo recomendable es efectuar la extensión del período de desembolso primero, y luego
modificar las proyecciones.
Granularidad de la proyección. Los montos a proyectar serán expresados en miles de USD, y en
equivalentes de USD en caso de que la moneda de aprobación no sea USD. El sistema permite proyectar
montos con precisión mensual.
Actualización de las proyecciones. Las proyecciones pueden ser actualizadas cuantas veces sea
necesario. Adicionalmente, ya que con el cierre de cada mes se actualizan los saldos sin desembolsar, en
caso de que el monto proyectado tenga una variación mayor o menor al 5%, la siguiente vez que el
usuario entre al sistema este le indicará que necesita ajustarlas.
Reportes. Reportes estándar de proyecciones de desembolsos estarán disponibles en el portal de
operaciones, bajo la pestaña de Reportes de FIN. Adicionalmente, estará disponible una herramienta de
proyecciones de desembolso, para accesar esta data y preparar reportes ad-hoc.
Modo de empleo:
1).- Abrir una sesión de Internet y entrar WLMS en la dirección.
2).- Si tiene proyecciones que actualizar le saldrá un aviso.
19 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 3) Al digitar sobre el mismo lo llevará a la pantalla de selección de proyectos o préstamos a proyectar.
4) Al seleccionar la operación para la cual desea ingresar o actualizar proyecciones, se abrirá la siguiente
pantalla. Ingresar en esta pantalla el monto a ser proyectado. Presionar guardar si desea grabar la
información o Volver (Back) si desea regresar a la pantalla anterior.
5).- En caso de necesitar cambiar proyecciones, para ver el listado de operaciones favor seleccionar:
-Tareas Especiales
- Estimaciones de Desembolso
- Ingresar/actualizar proyecciones de desembolso
20 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 6).- Seleccionar el préstamo/proyecto de esta lista.
7).- Una vez en la pantalla de trabajo, favor hacer los cambios hasta que los montos proyectados o
cancelados, coincidan con el saldo sin desembolsar.
8).- Guardar (Save) la proyección.
21 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 2 – PLAN FINANCIERO
DEFINICION
El Plan Financiero (PF) es un instrumento generalmente articulado con el PEP y el POA (que incorpora el
Plan de Adquisiciones), que permite planificar y controlar los flujos de fondos del proyecto. El PF se debe
preparar al inicio del proyecto y actualizar de acuerdo con la evolución de la ejecución del proyecto,
reflejando las necesidades reales de liquidez del proyecto.
OBJETIVO GENERAL DEL PF
EL PF, el cual debe ser preparado por el OE con el apoyo del Banco, tiene diferentes objetivos, según el
usuario que lo utilice:
a. Organismo Ejecutor: para: (i) asegurar que el proyecto cuente oportunamente con los recursos
financieros - ya sean del financiamiento del Banco como del aporte local u otros financiadores - en las
cantidades previstas en el presupuesto, y (ii) efectuar análisis comparativos con la ejecución física y
establecer los indicadores de avance.
b. Banco y otros financiadores: para efectuar la supervisión y el monitoreo de la ejecución del
proyecto.
OBJETIVO ESPECÍFICO DEL PLAN FINANCIERO PARA DESEMBOLSOS DEL BANCO
a. Organismo Ejecutor: utilizar el PF como respaldo para solicitar desembolsos al Banco (anticipos).
b. Banco: aceptar el PF presentado por el OE para determinar la razonabilidad de las solicitudes de
desembolso, y poder procesar los anticipos de fondos.
CONTENIDO DEL PLAN FINANCIERO CONSOLIDADO
El PF Consolidado se prepara para la totalidad de los recursos necesarios del proyecto, y por todo el
período de ejecución, y contiene la siguiente información:
PLAN FINANCIERO CONSOLIDADO
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
Año 1
BID
Contrapartida
Año 2. etc.
Otros
Total
BID
Contrapartida
TOTAL PROYECTO
Otros
Total
BID
Contrapartida
Otros
Total
Categoría 1
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
0
Categoría 2
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
0
Categoría 3
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
(1) La estructura de las categorías de inversión debe tener consistencia con las categorías de proyecto ingresadas en el WLMS.
a. En la columna de CATEGORIAS DE INVERSIÓN se incluye la relación de los componentes y
subcomponente, que corresponde a las estimaciones que se requerirán para atender las necesidades
22 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS de liquidez del proyecto.
b. En las columnas para cada año - por la duración del proyecto - se incluyen los valores por categorías
de inversión y por fuente de financiamiento.
PLAN FINANCIERO DETALLADO
El PF Detallado contiene información, por mes, para cada año de ejecución, a nivel total de proyecto
(proyecto integral), y separadamente, a nivel de cada fuente de financiamiento (recursos del BID, de la
contrapartida local y de otros cooperantes).
1
PLAN FINANCIERO DETALLADO: PROYECTO INTEGRAL
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Consolida los PF Detallados por Fuente de Financimiento (e.g. Recursos del BID + Contrapartida Local + Otros Cooperantes).
1
PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DEL BID
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Esta información debe ser consistente (la misma) que se utiliza para preparar la proyección de desembolsos descrita en el Anexo 1 de esta Guía.
23 0
Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE CONTRAPARTIDA LOCAL
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE OTROS COOPERANTES
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
0
0
0
0
0
0
24 0
0
0
0
0
0
0
Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS MODELO PARA SOLICITAR ANTICIPOS AL BID
El Modelo Para Solicitar Anticipos se deriva del Plan Financiero Detallado. Dicho Modelo requiere la
siguiente información: (1) para el financiamiento del Banco, todos los costos/gastos estimados por
categoría de inversión, mes por mes, que correspondan al periodo de la solicitud de desembolso
(Anticipo), (2) para la contrapartida local y otras fuentes, los recursos que estas partes aportarán al
proyecto, para éste mismo periodo (total por categoría de inversión).
Ver Modelo en la próxima página y en el Anexo 6 (versión en Excel).
Nombre del Organismo Ejecutor:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
PLAN FINANCIERO: MODELO PARA SOLICITAR ANTICIPOS1
(en miles, moneda de la operacion)
FINANCIAMIENTO DEL BANCO
Categoría de inversión
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
…….etc
Nov.
Dic.
Total BID
Contrapartida
local
Otras
Fuentes
Total
Proyecto
Categoría 1
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.00
Categoría 2
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.00
Categoría 3
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.0
Total Recursos Requeridos
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
Conciliacion (Desembolsos):
Menos: Desembolsos por Pagos Directos ……………………………………………………………………….
Menos: Reembolsos al OE……………………………………………………………………………………………….
Menos: Otro tipo de desembolso …………………………………………………………………………………..
Menos: Saldo disponible del Anticipo Anterior (ver Nota 2) ……………………………………………
0.0
0.0
0.0
0.0
Total Anticipo de Fondos Requerido
0.0
0.0
0.0
0.00
0.0
= Monto de la Solicitud de
Desembolso (Anticipo)
Nota 1: Se debe claramente indicar el periodo (los meses específicos) que cubre la solicitud del anticipo lo cual no
necesariamente coincide con los meses de un mismo año calendario.
Nota 2: En esta linea solamente debe incluir el saldo de anticipo de fondos anterior para el financiamiento requerido y
presentado en esta solicitud.
FINANCIAMIENTO DEL BANCO Y CONCILIACION POR METODO DE DESEMBOLSO
Las columnas para el “Financiamiento del Banco” deben incluir todos los costos/gastos elegibles
asociados a los recursos del Banco. La conciliación requerida en la parte inferior del cuadro de arriba, se
utiliza para identificar las necesidades que serán cubiertas por los diferentes métodos de desembolsos
disponibles al OE, y de esa manera no sobre-estimar el monto requerido por medio del anticipo de fondos.
25 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 3 - FACILIDAD PARA LA PREPARACIÓN DE PROYECTOS
(“PPF”, por sus siglas en ingles)
LINEA DE CREDITO
El Directorio Ejecutivo aprobará una línea de crédito para cada país participante, en base a la justificación
que el propio país elabore, junto con los reglamentos y procedimientos operativos bajo los cuales se
operará la línea de crédito.
La Administración aprobará las operaciones individuales de la PPF, que podrán ser deducidas de la línea
de crédito, de acuerdo a las pautas aprobadas por el Directorio Ejecutivo.
FINANCIAMIENTO
Cualquier proyecto recibirá no más de un máximo acumulativo de USD $1. 5 millones de la PPF.
PROCESAMIENTO
Los procedimientos de desembolso, para las operaciones individuales de la PPF enmarcada dentro de
la Línea de Crédito Rotatorio (RLC), serán los mismos que se siguen para todas las operaciones del
Banco.
Elegibilidad para los desembolsos. El primer desembolso requiere la aprobación del Jefe del Equipo de
Proyecto y del Departamento Legal y está sujeto a todos los mismos procesos para préstamos.
Solicitud de desembolso. Los desembolsos deben ser presentados por el OE. Si el Banco administra los
servicios, la Representación inicia la solicitud.
METODOS
Cuando el OE contrata los servicios, solicita el reembolso de los gastos en que ha incurrido, o un
anticipo de fondos.
Cuando el Banco contrata los servicios, la Representación debe registrar un compromiso en el sistema
de Banco (WLMS). Las solicitudes de desembolso deben imputarse a ese compromiso.
Si el préstamo es aprobado para financiar el proyecto, éste será elegible para su desembolso al mismo
tiempo de su aprobación. El WLMS producirá una carta de cobro para la operación individual de la PPF,
que a su vez generará una transacción de desembolso imputable al nuevo préstamo para pago de la
operación individual de la PPF.
Si el préstamo no es aprobado para financiar el proyecto. Cuando el monto adeudado de la PPF que
el prestatario debe es inferior a USD $100.000, el Banco (TRY/FSV) cobrará al prestatario el monto
adeudado pagadero seis meses, después de la fecha de la expiración del PPF y en un solo pago.
Cuando el monto de la PPF adeudado por el prestatario es más de USD $100.000, el Banco (TRY/FSV)
facturará al prestatario en diez cuotas semestrales, en montos iguales, durante un período de cinco años.
Otros mecanismos que apoyan la preparación de proyectos. En adición al PPF, el Banco también
cuanta con los siguientes mecanismos que apoyan la preparación de proyectos:

La Facilidad para la Preparación y Ejecución de Proyectos (FAPEP),

El Fondo de Infraestructura (InfraFund),
26 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS 
El Fondo para el Financiamiento de Iniciativas de Integración de la Infraestructura Regional (FIRII)

El Fondo para el Financiamiento de la Prevención de Desastres (FDP).
Ver mayor información sobre todos estos mecanismos, consultar con la página web del Banco,
www.iadb.org, Finanzas, Mecanismos financieros para la preparación de proyecto.
27 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 4 - FONDO ROTATORIO
Disposiciones transitorias para su funcionamiento
El Fondo Rotatorio deja de existir como un método de desembolso a partir de la aprobación de la nueva
Política Financiera (OP-273-1). No obstante, el FR seguirá vigente para aquellos proyectos que
actualmente lo utilizan, hasta el cierre de dichas operaciones y para aquellas operaciones que estaban
siendo diseñadas antes de “operacionalizar” el nuevo método de anticipos. Las presentes disposiciones
serán de aplicación para todas aquellas operaciones, en que se continúe utilizando el FR como un método
de desembolso.
Una vez que los proyectos han sido declarados elegibles para desembolso, los prestatarios, OE, o
beneficiarios (en adelante “Prestatario”) podrán solicitar desembolsos del Banco a fin de constituir fondos
rotatorios, según lo convenido con el Prestatario.
El porcentaje del fondo rotatorio (por ejemplo: 5%, 10%, 20%) será determinado caso por caso por el Jefe
de Equipo, teniendo en cuenta la naturaleza y características del proyecto, y deberá ser evaluado (y
ajustado, si corresponde), a lo largo del ciclo de proyecto. El equipo de proyecto debe analizar la situación
del fondo rotatorio, teniendo en cuenta el estado de ejecución del proyecto, la demanda restante prevista
de desembolsos en el marco del fondo rotatorio; el saldo del fondo rotatorio y el estatus de las rendiciones
de cuentas (justificaciones) del fondo rotatorio, dentro de otras cosas.
A fin de tener la certeza de que los recursos de los fondos rotatorios y su utilización puedan distinguirse,
en todo momento, de otros recursos administrados por los Prestatarios, deben aplicarse los siguientes
criterios:
a. Preferentemente, los recursos del fondo rotatorio deben depositarse en una cuenta bancaria especial
del Prestatario; o si ello no es posible, esos recursos deberán registrarse en la cuenta general del
Prestatario correspondiente al proyecto, y figurar en una subcuenta separada.
b. La Parte II, Sección V. de esta Guía (Información Bancaria del Prestatario, Órgano Ejecutor o
Beneficiario), aplica para aquellas operaciones que aún utilizan fondos rotatorios.
c. En el plan contable que el Prestatario presenta al Banco para aprobación --que es una condición
estándar previa a la declaración de que el préstamo es elegible para desembolso-- debe describirse el
método a utilizarse para contabilizar los recursos del fondo rotatorio. Los recursos del préstamo deben
ser usados por los Prestatarios exclusivamente para gastos elegibles del proyecto.
d. Si los depósitos del fondo rotatorio en cuentas bancarias generan intereses, comisiones, etc., esos
ingresos deben invertirse en el proyecto como integrantes del aporte local de contrapartida. Estos
fondos pueden ser usados para gastos que son similares y/o complementarios para el proyecto
financiado por el Banco.
REPOSICIÓN DEL FONDO ROTATORIO
Al efectuar pagos con recursos del fondo rotatorio, el Prestatario es responsable de cumplir las
condiciones y los procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo con respecto a la adquisición
de bienes y servicios elegibles para obtener financiamiento con recursos del préstamo. A solicitud del
Prestatario, el Banco podrá procesar solicitudes de reposición del fondo rotatorio.
Las solicitudes deben incluir, a los efectos del análisis y la aprobación del Banco, la documentación de
respaldo descrita bajo Rendición de Cuentas, en esta Guía.
28 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 5 - EMISIÓN Y MODIFICACIÓN DE GARANTÍAS DE CRÉDITO
REQUISITOS
Para que pueda utilizarse este procedimiento deben cumplirse los siguientes requisitos:
a. Los recursos comprometidos bajo una garantía del BID no pueden usarse para otros fines
establecidos, en el Contrato de Préstamo, en tanto esté vigente la garantía.
b. Las cartas de crédito expirarán por lo menos 60 días antes de la fecha corriente para el desembolso
final del préstamo.
c. El BID podrá prorrogar la fecha especificada en la garantía de reembolso, para los efectos de la
recepción de solicitudes de pago de bancos comerciales, así como el plazo disponible para modificar
una carta de crédito. El BID notificará las nuevas fechas al banco que efectúa la confirmación.
d. El BID sólo emite garantías de reembolso a los bancos comerciales que emiten y confirman cartas
de crédito, o a un banco comercial que confirma una carta de crédito actuando como agente del
banco emisor.
e. El BID no emite garantías de reembolso a un banco comercial que simplemente notifica que otro
banco comercial ha emitido una carta de crédito, pero que no confirma esta última.
f.
Las solicitudes de desembolso emitidas por bancos comerciales deben ser recibidas en la Sede del
BID, antes de la fecha de expiración indicada en la garantía de reembolso, que no puede anteceder en
más de 30 días a la fecha corriente que corresponda al desembolso final del préstamo. El BID no
concede excepciones a este requisito.
EMISIÓN DE GARANTÍAS DE REEMBOLSO
El BID sólo emite garantías de reembolso en montos iguales o que excedan a USD $100,000, destinadas
a reembolsar a un banco comercial los pagos que haya efectuado a un proveedor, conforme a una carta
de crédito confirmada. Las cartas de crédito expirarán por lo menos 60 días antes de la fecha corriente
para el desembolso final del préstamo.
El BID sólo emite garantías de reembolso a los bancos comerciales que emiten y confirman cartas de
crédito, o a un banco comercial que confirma una carta de crédito actuando como agente del banco
emisor.
El BID puede emitir una garantía de crédito, irrevocable e intransferible a un banco que efectúa la
confirmación por vía postal o a través del sistema electrónico interbancario conocido como SWIFT.
El Prestatario puede solicitar al banco que efectúa la confirmación que remita dos copias de la carta de
crédito proforma a la Sede del BID (utilizando el correo o el sistema SWIFT).
En la carta de crédito confirmada no debe hacerse mención a la garantía del BID.
29 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS INFORMACION NECESARIA
Las cartas de crédito deben incluir la siguiente información básica:
a. Nombre y dirección:
i.
Del banco comercial emisor que confirme directamente la carta de crédito, o del banco emisor,
conjuntamente con el nombre y la dirección del banco corresponsal que haya de confirmar la
carta de crédito.
ii.
Del beneficiario.
b. Moneda y monto, estableciendo si el financiamiento cubre el valor CIF, C&F25, etc. (deducidos los
derechos consulares).
c. Fecha de expiración o período de validez.
d. Descripción de los bienes y servicios.
e. País de origen de los bienes y servicios.
f.
Medios de transporte que han de utilizarse.
g. Destino de los bienes.
h. Tipo de seguro.
i.
Cláusula de transporte, congruente con las disposiciones contenidas en el Contrato de préstamo.
j.
Cláusula en que se estipule que el proveedor deberá presentar al banco comercial la siguiente
documentación:
i.
Factura del proveedor.
ii.
Documentos de embarque.
iii.
Certificado del proveedor (ver formulario en el Anexo 6).
MODIFICACION DE LAS CONDICIONES ESTIPULADAS EN LA CARTA DE CREDITO
Si el BID solicita modificaciones, el banco que efectúa la confirmación, antes de confirmar la carta de
crédito deberá obtener la aprobación del Prestatario y del beneficiario con respecto a las modificaciones de
las condiciones de la carta de crédito.
El banco que efectúe la confirmación deberá notificar al BID su aceptación de las condiciones estipuladas
en la carta de crédito, remitiendo una copia de la garantía; si ésta fue emitida por el BID a través del
sistema SWIFT, la aceptación puede ser comunicada del mismo modo.
ORIGEN Y TRANSPORTE DE BIENES Y SERVICIOS
El BID garantiza el reembolso del valor FOB, FAS, CIF o C&F de los bienes importados. Los bienes y
servicios y el transporte marítimo financiados con cartas de crédito garantizadas por el BID están sujetos a
los siguientes requisitos:
25
Términos de Comercio Exterior: FOB (Franco a bordo); FAS (Franco al costado del buque); CIF (Costo, Seguro y Flete); C&F (Costo y Flete).
30 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS a. Tratándose de garantías de reembolso del valor FOB o FAS, los bienes y servicios deben originarse
en países miembros del BID elegibles a los efectos de las adquisiciones.
b. Tratándose de garantías de reembolso del valor CIF o C&F, los bienes y servicios deben originarse en
países miembros del BID elegibles, y embarcarse en los mismos. El BID financiará los costos de
embarque si se cumple cualquiera de los siguientes criterios:
i.
Que el navío enarbole la bandera de un país miembro del BID.
ii.
Que el propietario del navío pertenezca a un país miembro del BID.
iii.
Que el navío esté registrado en un país miembro del BID.
iv.
Que la compañía de transporte que ha de transportar los bienes y/o emita la letra de
desembarque pertenezca a un país miembro del BID.
c. Si se cumplen los criterios b), c) y d), arriba mencionados, no es necesario que el navío enarbole la
bandera de un país miembro del BID.
Si por cualquier motivo los bienes no pueden transportarse en medios de transporte de un país elegible, el
BID no financiará ese transporte.
COSTOS VINCULADOS CON CARTAS DE CREDITO
El Prestatario debe pagar todos los cargos, comisiones e intereses aplicados por un banco comercial en
relación con una carta de crédito. El BID no puede efectuar el reembolso al banco comercial, si antes el
Prestatario no dispone lo necesario para que se efectúen esos y otros pagos.
Posteriormente, el Prestatario, a través de los procedimientos ordinarios, podrá solicitar al banco el
reembolso de los costos elegibles en que haya incurrido.
Los derechos consulares y los derechos de importación pagaderos en el país en que se ejecute el
proyecto o el programa no son elegibles a los efectos del financiamiento del BID.
Si una garantía de reembolso cubre únicamente el valor FOB de los bienes importados, el Prestatario
podrá presentar una solicitud separada de reembolso de pagos elegibles por concepto de embarque y
seguros, aplicando los procedimientos de reembolso de esos pagos.
MODIFICACIONES DE CARTAS DE CREDITO
Las modificaciones que no requieren la aprobación previa del BID se incluyen en el texto de la garantía de
reembolso emitida por el BID (Ver formulario RE1-491). Cuando se trate de enmiendas que requieran
aprobación previa por parte del BID, el Prestatario deberá remitir a la Representación una solicitud de
modificación de la garantía de reembolso (Ver formulario RE1-730)
El Prestatario deberá solicitar al banco comercial la remisión de dos copias del proyecto de modificación a
la Sede del BID, por correo o a través del sistema SWIFT.
31 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS PROCEDIMIENTOS
A. PRESTATARIO
Remite a la Representación la solicitud de emisión o modificación de la Garantía de Reembolso (GR),
acompañada por una copia de la Carta de Crédito proforma o de dos copias de las enmiendas propuestas,
según corresponda.
B. ESPECIALISTA SECTORIAL Y FINANCIERO
Revisan la solicitud, cotejándola con la Carta de Crédito proforma, o con el proyecto de enmienda, para
verificar la plenitud de los datos.
C. ESPECIALISTA FIDUCIARIO
Ingresa los datos e inicia el proceso de validación de la solicitud en el WLMS para verificar el cumplimiento
de las políticas y las disposiciones de los Contratos de préstamo del BID.
Se pone en contacto con el banco emisor, para verificar que el banco que efectúa la confirmación remite la
Carta de Crédito pro forma a TRY/FSV.
El Representante o quien él designe aprueba la solicitud de garantía de reembolso y la transmite a través
del WLMS a TRY/FSV.
D. TRY/FSV
Convalida y analiza las solicitudes de garantía de reembolso, a los efectos de verificar el cumplimiento de
las políticas y los procedimientos del BID, y de las condiciones respectivas especificadas en la carta de
crédito.
Prepara el formulario de garantía de reembolso o el de modificación de la garantía de reembolso.
Si se cumplen los requisitos de validación y análisis, autoriza la emisión de la garantía de reembolso o de
la enmienda.
Remite al banco que efectúa la confirmación y al Prestatario o al OE el proyecto de formulario de garantía
de reembolso (original y copia), una copia del proyecto de carta de crédito, el certificado de los
proveedores y la solicitud de reembolso. En caso de modificación, remite la carta de enmienda al banco
que efectúa la confirmación. FORMULARIOS PERTINENTES A ESTE ANEXO: (Estos formularios se incluyen también como parte del anexo 6.11)
http://manuals/Forms/RE1-511.pdf
http://manuals/Forms/RE1-491S.pdf
http://manuals/Forms/RE1-730s.pdf
32 Banco Interamericano de Desarrollo GUÍ A D E DES EMBOL SOS ANEXO 6 – FORMULARIOS DESEMBOLSOS
6.1
Solicitud de Desembolso para Anticipos, Pagos Directos, Reembolsos
6.2
Solicitud de Desembolso para Fondo Rotatorio
6.3
Plan Financiero: Modelo para Solicitar Anticipos
6.4
Detalle de Compromisos con Cargo al Financiamiento del BID: Anticipo de Fondos Requerido
6.5
Estado de Ejecución de Proyecto
6.6
Conciliación de Recursos del Banco
6.7
Estado de Gastos o Pagos
6.8
Estado de Gastos o Pagos para Subpréstamos
6.9
Plan Financiero: Consolidado
6.10
6.11
Plan Financiero: Detallado




Solicitud de Pago de Garantía de Reembolso: RE1-511 (05/00)
Garantía de Reembolso Irrevocable y No Transferible: RE1-491-S (05-00)
Garantía/enmienda de Reembolso de Carta de Crédito: RE1-730-S (01/98)
Certificado del Proveedor: RE1-510 (10/09)
33 FORMULARIO 6.1
SOLICITUD DE DESEMBOLSO
ANTICIPOS, PAGOS DIRECTOS, REEMBOLSOS
A:
Banco Interamericano de Desearrollo
Ref.:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
A quien corresponda:
Conforme a las condiciones del Contrato (Convenio) de la referencia mutuamente celebrado por (Nombre del Prestatario o del Beneficiario)
_____________________________________________y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), ejecutado por (Nombre del Organismo Ejecutor),
_____________________________________________por el presente:
SOLICITAMOS
PRESENTAMOS
Reembolso de pagos efectuados
Rendición de Cuentas (Justificación)
Pago directo al proveedor o contratista
Anticipo de fondos
Moneda Solicitada
Monto expresado en la moneda solicitada
Monto expresado en la moneda del Financiamiento o Contribución (1)
(Números y letras)
(Números y letras)
INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS
BANCO
CO INTERMEDIARIO
O
BANCO
CO DEPOSITARIO
OS
O
Nombre del Banco:
Nombre del Banco:
Dirección:
Dirección:
Ciudad:
País:
Código SWIFT:
ABA Nº:
Ciudad:
País:
Código SWIFT:
ABA Nº:
Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no)
Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no)
Instrucciones Especiales:
Instrucciones Especiales:
Nº de Cuenta en el Banco Intermediario:
DESTINATARIO DEL DESEMBOLSO
Nombre del Titular de la Cuenta:
Nº de Cuenta del Destinatario en el Banco Depositario:
Instrucciones Especiales:
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
(1) Si el Prestatario/Beneficiario u Organismo Ejecutor solicita el desembolso de un monto fijo en una moneda diferente a la moneda del Financiamiento o de la Contribución,
el monto definitivo expresado en la moneda del Financiamiento o de la Contribución a ser desembolsado puede ser distinto al consignado en esta solicitud.
CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS DE INVERSIÓN IMPUTADAS EN ESTA SOLICITUD (2)
Número de la Categoría o
Subcategoría de Inversión
Nombre de la Categoría o
Subcategoría de Inversión
País
de Origen
Monto Justificado/Pagado en la Moneda
del Financiamiento o Contribución
TOTAL:
Acordamos y certificamos lo siguiente:
I.
Que no estamos en omisión de ninguna de las obligaciones establecidas en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento,
incluyendo aquellas relacionadas con la suspensión de desembolsos.
II.
Que los pagos provenientes de esos recursos se efectúan o se efectuarán exclusivamente para los fines especificados en el Contrato
de Préstamo o Convenio de Financiamiento y conforme con sus términos y condiciones. Los bienes y servicios financiados con esos
pagos son/fueron apropiados para esos fines y el costo así como las condiciones de la compra son/fueron razonables.
III.
IV.
V.
Que el uso de los anticipos de fondos del Financiamiento/Contribución (rendición de cuentas) será presentado según los acuerdos realizados entre el Banco y el
ejecutor/prestatario/beneficiario y la rendición de cuentas final será presentada a más tardar 30 días antes de la fecha del último desembolso.
Que en caso de que no se presente oportunamente la utilización de los recursos de los anticipos de fondos (el que no deberá exceder 180 días), el BID está facultado
para: (a) exigir la devolución de los fondos del saldo no justificado; o (b) para aplicar el monto de cualquier solicitud de Reembolso de pagos efectuados al saldo no
justificado.
Que en el uso de los anticipos de fondos, las sumas indicadas en esta solicitud y en su respectiva documentación de respaldo, constituyen, en cada caso, las sumas
exactas pagadas por los conceptos respectivos y reflejan todos los descuentos, devoluciones, reducciones y otros créditos recibidos o que hayan de recibirse en
conexión con las adquisiciones indicadas en el detalle de pagos y de las cuales se derivan los pagos.
VI.
Que no hemos recibido ninguna suma como reembolso de ninguno de los pagos que se incluyen como parte de esta solicitud o documentación de respaldo, ni hemos
obtenido fondos para financiar los mismos de ningún otro préstamo, crédito o donación que nos haya sido efectuada, excepto para préstamos (eventuales) a corto
plazo obtenidos antes de esta solicitud y que reembolsaremos con el producto de este desembolso.
VII.
Que el BID está facultado para disponer lo necesario a fin de que la(s) moneda(s) asignadas(s) para efectuar este desembolso sea(n)
convertida(s) por nuestra orden y cuenta a la moneda solicitada y esta sea depositada en la cuenta arriba especificada. Las sumas de
de una o más monedas que el BID desembolse y convierta constituirán las sumas adeudadas al Banco, en el caso de Contratos de
Préstamo.
VIII.
Que estamos obligados a mantener toda la documentación que respalda esta solicitud con adecuadas referencias cruzadas con los registros contables del proyecto y
las adquisiciones de las que se derivan. También estamos obligados a disponer lo necesario para que los recursos del Financiamiento/Contribución desembolsados
por el BID se identifiquen adecuadamente en nuestros registros contables y se depositen en cuentas específicas. Mas allá de la aceptación de esta solicitud, el Banco
o terceros autorizados, podrán revisar en cualquier momento o instancia los documentos que respalden estos gastos presentados.
IX.
Que, de acuerdo a los registros contables del proyecto, la sumatoria del Aporte Local acumulado a esta fecha, expresado en la moneda
del Financiamiento/Contribución, asciende al equivalente de: _________________
Firma(s) Autorizada(s)
(2) No se requiere para solicitar anticipos de fondos.
Nombre(s) y Título(s)
FORMULARIO 6.2
SOLICITUD DE DESEMBOLSO
FONDO ROTATORIO
A:
Banco Interamericano de Desearrollo
Ref.:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
A quien corresponda:
Conforme a las condiciones del Contrato (Convenio) de la referencia mutuamente celebrado por (Nombre del Prestatario o del Beneficiario)
_____________________________________________y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), ejecutado por (Nombre del Organismo Ejecutor),
_____________________________________________por el presente:
SOLICITAMOS
PRESENTAMOS
Constitución del Fondo Rotatorio
Justificación del Fondo Rotatorio
Reposición del Fondo Rotatorio
Moneda Solicitada
Monto expresado en la moneda solicitada
Monto expresado en la moneda del Financiamiento o Contribución (1)
(Números y letras)
(Números y letras)
INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS
BANCO INTERMEDIARIO
BANCO DEPOSITARIO
Nombre del Banco:
Nombre del Banco:
Dirección:
Dirección:
Ciudad:
País:
Código SWIFT:
ABA Nº:
Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no)
Ciudad:
País:
Código SWIFT:
ABA Nº:
Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no)
Nº de Cuenta en el Banco Intermediario:
Instrucciones Especiales:
Instrucciones Especiales:
DESTINATARIO DEL DESEMBOLSO
Nombre del Titular de la Cuenta:
Nº de Cuenta del Destinatario en el Banco Depositario:
Instrucciones Especiales:
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
(1) Si el Prestatario/Beneficiario u Organismo Ejecutor solicita el desembolso de un monto fijo en una moneda diferente a la moneda del Financiamiento o de la Contribución,
el monto definitivo expresado en la moneda del Financiamiento o de la Contribución a ser desembolsado puede ser distinto al consignado en esta solicitud.
CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS DE INVERSIÓN IMPUTADAS EN ESTA SOLICITUD (2)
Número de la Categoría o
Subcategoría de Inversión
Nombre de la Categoría o
Subcategoría de Inversión
País
de Origen
Monto Justificado/Pagado en la Moneda
del Financiamiento o Contribución
TOTAL:
Acordamos y certificamos lo siguiente:
I.
Que no estamos en omisión de ninguna de las obligaciones establecidas en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento,
incluyendo aquellas relacionadas con la suspensión de desembolsos.
II.
Que los pagos provenientes de esos recursos se efectúan o se efectuarán exclusivamente para los fines especificados en el Contrato
de Préstamo o Convenio de Financiamiento y conforme con sus términos y condiciones. Los bienes y servicios financiados con esos
pagos son/fueron apropiados para esos fines y el costo así como las condiciones de la compra son/fueron razonables.
III.
Que el uso de los recursos del fondo rotatorio del Financiamiento/Contribución (rendicion de cuentas) será presentado segun los acuerdos realizados
entre el Banco y el ejecutor/prestatario/beneficiario y la rendición de cuentas final sera presentada a más tardar 30 dias antes de la fecha de último
desembolso.
IV.
Que en caso de que no se presente oportunamente la utilización de los recursos del fondo rotatorio (el que no deberá exceder 180 días), el BID está
ffacultado
lt d para: exigir
i i la
l d
devolución
l ió d
de llos ffondos
d d
dell saldo
ld no jjustificado;
tifi d o (b) para aplicar
li
ell monto
t de
d cualquier
l i solicitud
li it d d
de R
Reembolso
b l d
de pagos
efectuados al saldo no justificado.
V.
VI.
Que en el uso de los recursos del fondo rotatorio, las sumas indicadas en esta solicitud y en su respectiva documentacion de respaldo, constituyen, en
cada caso, las sumas exactas pagadas por los conceptos respectivos y reflejan todos los descuentos, devoluciones, reducciones y otros créditos
recibidos o que hayan de recibirse en conexión con las adquisiciones indicadas en el detalle de pagos y de las cuales se derivan los pagos.
Que no hemos recibido ninguna suma como reembolso de ninguno de los pagos que se incluyen como parte de esta solicitud o documentacion de
repaldo, ni hemos obtenido fondos para financiar los mismos de ningún otro préstamo, crédito o donación que nos haya sido efectuada, excepto para
préstamos (eventuales) a corto plazo obtenidos antes de esta solicitud y que reembolsaremos con el producto de este desembolso.
VII.
Que el BID está facultado para disponer lo necesario a fín de que la(s) moneda(s) asignadas(s) para efectuar este desembolso sea(n)
convertida(s) por nuestra orden y cuenta a la moneda solicitada y esta sea depositada en la cuenta arriba especificada. Las sumas de
de una o más monedas que el BID desembolse y convierta constituirán las sumas adeudadas al Banco, en el caso de Contratos de
Préstamo.
VIII.
Que estamos obligados a mantener toda la documentación que respalda esta solicitud con adecuadas referencias cruzadas con los registros contables
del proyecto y las adquisiciones de las que se derivan. También estamos obligados a disponer lo necesario para que los recursos del
Financiamiento/Contribución desembolsados por el BID se identifiquen adecuadamente en nuestros registros contables y se depositen en cuentas
específicas. Mas allá de la aceptación de esta solicitud, el Banco o terceros autorizados, podrán revisar en cualquier momento o instancia los
documentos que respalden estos gastos presentados.
IX.
Que, de acuerdo a los registros contables del proyecto, la sumatoria del Aporte Local acumulado a esta fecha, expresado en la moneda
del Financiamiento/Contribución, asciende al equivalente de: _________________
Firma(s) Autorizada(s)
(2) No se requiere para la constitución del Fondo Rotatorio.
Nombre(s) y Título(s)
FORMULARIO 6.
Nombre del Organismo Ejecutor:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
PLAN FINANCIERO: MODELO PARA SOLICITAR ANTICIPOS1
(en miles, moneda de la operacion)
FINANCIAMIENTO DEL BANCO
Categoría de inversión
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
…….etc
Nov.
Dic.
Total BID
Contrapartida local
Otras
Fuentes
Total Proyecto
Categoría 1
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.00
Categoría 2
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.00
Categoría 3
0.00
0.00
Actividad 1
0.00
0.00
Actividad 2
0.00
0.00
Actividad 3
0.00
0.0
Total Recursos Requeridos
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
0.0
Conciliacion (Desembolsos):
Menos: Desembolsos por Pagos Directos ……………………………………………………………………….
Menos: Reembolsos al OE………………………………………………………………………………………………..
Menos: Otro tipo de desembolso …………………………………………………………………………………..
Menos: Saldo disponible del Anticipo Anterior (ver Nota 2) ……………………………………………
0.0
0.0
0.0
0.0
Total Anticipo de Fondos Requerido
0.0
0.0
0.0
0.00
0.0
= Monto de la Solicitud de
Desembolso (Anticipo)
Nota 1: Se debe claramente indicar el periodo (los meses específicos) que cubre la solicitud del anticipo lo cual no necesariamente
coincide con los meses de un mismo año calendario.
Nota 2: En esta linea solamente debe incluir el saldo de anticipo de fondos anterior para el financiamiento requerido y presentado
en esta solicitud.
FORMULARIO 6.4
DETALLE DE COMPROMISOS CON CARGO AL FINANCIAMIENTO DEL BID
ANTICIPO DE FONDOS REQUERIDO
Periodo que cubre la solicitud (eg. De enero 2010 a junio 2010)
Modelo sugerido
NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
Actividad según P.A.
Item
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Código Descripcion
Nº de Registro
del Contrato
otorgado por el
BID*
Fecha del
Contrato o
Compromiso
Página No. ____x____ de ____x____
Nombre del Proveedor o Contratista
Monto Total del
Contrato o
Compromiso
Monto por Pagar
del Contrato o
Compromiso
Monto de los Pagos a
Monto Equivalente en la
Tasa de
realizarse durante los
Moneda del
Cambio (1)
próximos 120 días
Contrato/Convenio
Total de esta página
Viene de la página anterior
Total de esta solicitud
0.00
0.00
(1) Se debe estimar la Tasa de Cambio a ser aplicada según lo estipulado en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento.
g de Prism, Sepa o el Sistema que se utilize para control de contratos
*Corresponde a código
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
Financiamiento
BID
Aporte Local
0.00
0.00
0.00
0.00
FORMULARIO 6.5
ESTADO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Modelo sugerido
NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
Imputación Acumulada en las
Categorías y Subcategorías de
Inversión hasta la Solicitud
Anterior
Imputación en las Categorías y
Subcategorías de Inversión en
esta Solicitud
Ejecución Acumulada por
Categorías y Subcategorías de
Inversión
Saldo Disponible por Categorías y
Subcategorías de Inversión
Categorías y Subcategorías de
Inversión según Contrato/Convenio
Presupuesto
BID Vigente
Presupuesto
Aporte Local
(LMS1)
(LMS 1)
Vigente
BID
Aporte Local
BID
Aporte Local
BID
Aporte Local
BID
Aporte Local
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(8)=(3)+(5)
(9)=(4)+(6)
(10) = (1) - (8)
(11) = (2) - (9)
A. SUBTOTAL POR FUENTE
B. TOTAL BID + APORTE LOCAL
C. PARI-PASSU
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
FORMULARIO 6.6
CONCILIACIÓN DE LOS RECURSOS DEL BANCO
NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
I
SALDO DISPONIBLE FONDO ROTATORIO O ANTICIPOS (2)
Detalle
Monto
Tasa de
Cambio
Monto en la Moneda del
Contrato/Convenio
Saldo Disponible en la Cuenta en la Moneda de la Operación al: _______
Banco:
Nº Cuenta:
Saldo Disponible en la Cuenta en Moneda Local al: _______
Banco:
Nº Cuenta:
II
GASTOS O PAGOS PENDIENTES DE PRESENTAR AL BID /3
Gastos o Pagos Pendientes de Presentar al Banco incluidos en esta Solicitud
a
Gastos o Pagos Pendientes de Presentar al Banco no incluidos en esta Solicitud según registros contables del proyecto
III
TOTAL DEL FONDO ROTATORIO O DE ANTICIPOS PENDIENTE DE PRESENTAR AL BID (I+II)
-
IV
SALDO DEL FONDO ROTATORIO O ANTICIPOS SEGÚN LA CONTABILIDAD DEL BID (REPORTE LMS 1)
b
Porcentaje Justificado ante el Banco
a/b
V
DIFERENCIAS (IV-III) /4
VI
IDENTIFICACIÓN DE LAS DIFERENCIAS /4
Detalle
Monto
Tasa de
Cambio
Total en la Moneda del
Contrato/Convenio
Diferencia identificada por diferencial cambiario
Otras diferencias
Certificamos que: a) los gastos especificados en el numeral II se realizaron a los efectos estipulados en el Contrato/Convenio; y b) la documentación que
respalda los gastos efectuados con los recursos provenientes del Fondo Rotatorio o Anticipos aún no justificados está disponible a los efectos de la
inspección del BID.
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Titulo(s)
Notas:
1) ¿La cuenta corriente es exclusiva para el Fondo Rotatorio o Anticipos? SI_____ NO _____
2) Adjuntar copia de los extractos bancarios de las cuentas bancarias en las que están depositados los recursos del Fondo Rotatorio o Anticipos, sus respectivas
conciliaciones y el saldo del disponible del Aporte Local si utiliza la misma cuenta corriente del Fondo Rotatorio o Anticipos.
3) Adjuntar el detalle de los gastos o pagos efectuados con recursos del Fondo Rotatorio o Anticipos aún no presentados/justificados.
4) En caso de diferencia, anexar conciliación y explicación.
FORMULARIO 6.7
ESTADO DE GASTOS O PAGOS
PRÉSTAMOS DE INVERSIÓN Y COOPERACIONES TÉCNICAS
Página No. ____x____ de ____x____
NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:
Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:
Nº de Solicitud:
Fecha:
Categoría/Subcategoría de Inversión: (1)
País de Origen (2)
Código de la
Actividad según
Plan de
Adquisiciones
Nº de Registro
del Contrato
otorgado por el
BID*
Concepto del Gasto o Pago y Nombre del
Receptor (3)
Nº del
Fecha de
Comprobante
(4)
Contable del Gasto Pago
o Pago
Monto y Moneda del
Gasto o Pago
Tasa de
Cambio
(5)
Total de esta página
Viene de la página anterior
Total de esta solicitud
Monto Equivalente en la
Moneda del
Contrato/Convenio
0.00
0.00
(1) Debe utilizarse una página del Estado de Gastos separada por cada Categoría o Subcategoría de Inversión.
(2) Se deben agrupar los gastos por País de Origen
(3) Se debe incluir un resumen de la glosa de cada gasto o pago individual según el registro contable
(4) Fecha en la que se ha realizado el pago al contratista o proveedor
(5) La Tasa de Cambio aplicada debe ser la indicada en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento
*Corresponde a código de Prism, Sepa o el Sistema que se utilize para control de contratos
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
Financiamiento
BID
Aporte Local
0.00
0.00
0.00
0.00
FORMULARIO 6.8
ESTADO DE SUBPRÉSTAMOS
PRÉSTAMOS DE CRÉDITO GLOBAL Y DEL PROGRAMA DE EMPRESARIADO SOCIAL
Modelo Sugerido
NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:
Nº del Contrato de Préstamo:
Nº de Solicitud:
Fecha:
Página No. ____x____ de ____x____
Categoría/Subcategoría de Inversión: (1)
País de Origen (2)
Código del
Subpréstamo
otorgado por el
Organismo
Ejecutor
Nombre de la Entidad
Intermediaria
Nombre del Subprestatario y del Proyecto
Financiado (3)
Nº del
Comprobante
Contable del
Desembolso
Fecha del
Desembolso
(4)
Monto y Moneda del
Desembolso del
Subpréstamo
Monto Equivalente en la
Tasa de
Moneda del Contrato de
Cambio (5)
Préstamo
Total de esta página
Viene de la página anterior
Total de esta solicitud
0.00
0.00
(1) Debe utilizarse una página del Estado de Gastos separada por cada Categoría o Subcategoría de Inversión.
(2) Se deben agrupar los gastos por País de Origen
(3) Se debe incluir un resumen de la identificación del deudor y del proyecto según el registro contable .
(4) Fecha en la que se ha realizado el desembolso a la Entidad Intermediaria o al Subprestatario si es directo.
(5) La Tasa de Cambio aplicada debe ser la indicada en el Contrato de Préstamo.
Firma(s) Autorizada(s)
Nombre(s) y Título(s)
Financiamiento
BID
Aporte Local
0.00
0.00
0.00
0.00
FORMULARIO 6.9
PLAN FINANCIERO CONSOLIDADO
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
Año 1
BID
Contrapartida
Año 2. etc.
Otros
Total
BID
Contrapartida
TOTAL PROYECTO
Otros
Total
BID
Contrapartida
Otros
Total
Categoría 1
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
0
Categoría 2
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
0
Categoría 3
0
0
0
Actividad 1
0
0
0
Actividad 2
0
0
0
Actividad 3
0
0
0
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
(1) La estructura de las categorías de inversión debe tener consistencia con las categorías de proyecto ingresadas en el WLMS.
0
0
0
0
1
PLAN FINANCIERO DETALLADO: PROYECTO INTEGRAL
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
FORMULARIO 6.10
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Consolida los PF Detallados por Fuente de Financimiento (e.g. Recursos del BID + Contrapartida Local + Otros Cooperantes).
PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DEL BID1
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Esta información debe ser consistente (la misma) que se utiliza para preparar la proyección de desembolsos descrita en el Anexo 1 de esta Guía.
0
0
PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE CONTRAPARTIDA LOCAL
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
FORMULARIO 6.10
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE OTROS COOPERANTES
Modelo sugerido
Categoría de inversión (1)
ENE
FEB
MAR
APR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DEC
Total
Categoría 1
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 2
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Categoría 3
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
CERTIFICADO DEL PROVEEDOR
(BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO)
A:
Carta de Crédito del Banco Emisor No.
No. de Referencia del Banco Confirmador
Señores:
Entendemos que la venta de los bienes abarcados por nuestra (s) factura (s) descritos a continuación podrán ser financiados en su totalidad o en parte con
un préstamo del BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO.
Si ustedes lo desean le presentaremos a la mayor brevedad una relación o relaciones ampliando la información sobre el origen de los bienes suministrados. ( El término "origen" utilizado a continuación es el país en que dichos materiales y/o equipos se han extraído, cultivado o producido, ya sea mediante manufactura, procesamiento o montaje. El origen de un artículo "producido" es el país en el cual, por conducto de dicha manufactura, procesamiento o montaje, se
elabora otro producto, comercialmente reconocido y que difiere sustancialmente en sus características básicas, finalidad o utilidad de cualquiera de sus componentes importados. Para determinar el origen de esos bienes y equipos, es indiferente la nacionalidad de la firma que produce o vende los bienes o equipos).
Por la presente certificamos que los bienes abarcados por dicha (s) factura (s) provienen del país indicado abajo y que fueron enviados al país comprador
como sigue:
FACTURAS (S)
NUMERO
CONTRATO (S) U ORDEN (ES) DE COMPRA
FECHA
NUMERO
FECHA
COSTO DEL FLETE Y
SEGURO DE LOS BIENES
MONEDA
TOTAL
INFORMACION DE EMBARQUE
(si los términos son CIF o C y F llene esta parte)
(*)
TIPO DE ENVIO (X)
AIRE
TIERRA
MONEDA
BANDERA DEL TRANSPORTADOR (País)
MAR
COSTO DEL FLETE
SUB-TOTAL
NOMBRE DEL PROVEEDOR
ORIGEN DE LOS BIENES
PAÍS
MONEDA
COSTO DE LOS BIENES
DIRECCION (No. CALLE, CIUDAD, ESTADO, ZONA POSTAL, PAIS)
Certificamos además que salvo los descuentos y rebajas, si los hay, que se indican en
dichas facturas, órdenes de compra o contratos, no hemos pagado, ni convenido en pagar ni
originado pagos al destinatario de dichas facturas, órdenes de compra o contratos o a
ninguna otra persona o entidad (excepto a nuestros directores titulares, funcionarios y
empleados, hasta el nivel de sus remuneraciones ordinarias), ningún descuento, reintegro,
comisión, honorario u otro pago en relación con la venta de los bienes que abarcan dichas
facturas, órdenes de compra o contratos, o para obtener los contratos para venderlas
excepto los aquí mencionados (Si usted pagó o irá a pagar, adjunte una declaración).
SUB-TOTAL
INFORMACION SOBRE SEGURO (si los términos son CIF)
PAÍS
MONEDA
COSTO DEL SEGURO
NOMBRE Y TITULO DEL FIRMANTE AUTORIZADO
SUB-TOTAL
TOTAL
El certificado del proveedor deberá ser firmado por un oficial o el
Representante autorizado del proveedor.
FIRMA
FECHA:
*El BID financiará costos de embarque bajo cualesquiera de los siguientes criterios: a) la bandera de la nave
es de un país miembro del Banco, b) el propietario de la nave es de un país miembro del Banco, c) la nave esta
registrada en un país miembro del Banco, y/o d) la empresa que transporta los bienes y/o emite el manifiesto
de carga ("bill of lading"), es de un país miembro del Banco. Bajo los criterios b), c) y d) antes mencionados, no
es necesario que la nave porte la bandera de un país miembro del Banco.
Países miembros del BID:
ALEMANIA, ARGENTINA, AUSTRIA, BAHAMAS, BARBADOS, BELGICA, BELICE, BOLIVIA, BRASIL,
CANADA, CHILE, COLOMBIA, COSTA RICA, CROACIA, DINAMARCA, ECUADOR, EL SALVADOR,
ESLOVENIA, ESPAÑA, ESTADOS UNIDOS DE AMERICA, FINLANDIA, FRANCIA, GUATEMALA,
GUYANA, HAITI, HOLANDA, HONDURAS, ISRAEL, ITALIA, JAMAICA, JAPON, MEXICO, NICARAGUA,
NORUEGA, PANAMA, PARAGUAY, PERU, PORTUGAL, REINO UNIDO, REPUBLICA DOMINICANA,
REPÚBLICA POPULAR DE CHINA, REPÚBLICA DE COREA, SUECIA, SUIZA, SURINAME, TRINIDAD Y
TOBAGO, URUGUAY y VENEZUELA.
RE1-510 (10/09)