procedimiento devolución, manejo y disposición de activos fijos

 PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 PUNTOS DE INTERÉS  Sí tiene alguna inquietud comuníquese con la Oficina de Activos Fijos a la extensión 5253. OBJETIVO Realizar la recepción de los activos fijos obsoletos devueltos por las unidades y determinar la disposición final de los mismos (reubicación, donación, ventas a empleados, venta por lotes de activos fijos a terceros o eliminación por daño, perdida o robo). ALCANCE Inicia con la devolución de los activos fijos que ya no son utilizados por las unidades y termina con la entrega de los activos fijos según el evento de disposición final. DEFINICIONES PeopleSoft Modulo de AM‐Activos Fijos: Sistema a través del cual la Oficina de Activos Fijos realiza todas las transacciones de registro, control, seguimiento e historia de todos los activos fijos de la Universidad. Activo Fijo Obsoleto: Se define así a todo bien mueble, que por sus condiciones de obsolescencia o por su vetustez, ya no cumple la función óptima al interior de la Universidad, aunque puede seguir prestando un servicio a otros estamentos. Lotes de activos fijos: son aquellos grupos de activos homogéneos que se consolidad para la venta en bloque. Índice de Flujo de Procedimiento CONDICIONES GENERALES
Devolución • Las unidades periódicamente realizarán la devolución de los activos fijos ya sea por su vetustez (vejez) en caso de muebles y enseres, o por su obsolescencia para equipos de tecnología. Reubicación • Estas devoluciones obedecen a cambios de tecnología, remodelaciones, o por la finalización en el uso de los activos fijos. Baja de Activos Fijos por Donación o Venta • Para la devolución de equipos de cómputo por parte de las unidades se requiere el aval de la Dirección de Tecnologías de Información. Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente,
salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
Oficina de Organización y Métodos Página 1 de 8 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Prioridad de disposición de Activos Fijos Eventos posibles para la baja de un activo 1.
Reubicación de activos fijos en unidades de la Universidad 
Venta de bienes muebles 2.
Solicitudes de donaciones de activos fijos 
Venta de bienes inmuebles 3.
Venta de activos fijos a los empleados de la Universidad 
Daño 4.
Venta de lote de activos fijos 
Donación 
Permuta 
Robo 
Cambio 
Demolición 
Parte de pago 
Faltante de inventario 
Retiro de custodia 
Ajustes y errores Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 8 Devolución INICIO
CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS 5
1
Responsable del Activo Fijo
Unidad
Diligencia el formato “Movimiento definitivo de activos fijos (IF‐P50‐
F03)” 2
Responsable del Activo Unidad
Solicita a través de correo electrónico a la Oficina de Activos Fijos recoger el activo para devolución
‐ El formato debe ser entregado al funcionario de la Oficina de Activos Fijos en el momento que se realice la devolución del activo. ‐Si es un equipo de cómputo el especialista de la DTI debe diligenciar el formato “Baja de computadores por obsolescencia (IF‐P50‐F02)” Auxiliar I‐Operarios
Oficina de Activos Fijos Oficina de Administración del Campus
Agrupa y ordena los activos de acuerdo a sus características.
‐ La DTI realizará un diagnostico paródicamente de los equipos de cómputo. Los usuarios tienen carpeta?
6
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
No
Elabora informe mensual sobre la disponibilidad de los activos y remite al Jefe de Oficina.
9
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Asigna y registra una carpeta nueva.
3
Auxiliar I Oficina de Activos Fijos
7
Registra en el sistema información el movimiento.
Recopila las solicitudes de las unidades y realiza la planeación del recorrido para la recolección física de los activos
4
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Recibe el activo por parte de la Unidad y lo traslada a la bodega.
Oficina de Organización y Métodos Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
‐ Si la unidad no presenta los documentos soporte, el funcionario no recibirá el activo. 8
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
de 10
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Archiva en la carpeta de los usuarios los documentos correspondientes.
FIN
Sella y Firma los formatos.
Página 3 de 8 Sí Reubicación CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS INICIO
Solicitante
Unidad
1
4
Informa a la Unidad la viabilidad de la solicitud.
Realiza solicitud a la Oficina de Activos Fijos sobre el activo de su necesidad. Jefe de Oficina de Activos Fijos
Oficina de Activos Fijos
2
5
No Solicitante Unidad
Se remite al procedimiento “Administración y Control de Activos Fijos (IF‐P50‐PR02)”
Revisa la viabilidad de la solicitud de acuerdo a la disponibilidad de los activos fijos.
Es viable la solicitud?
Jefe de Oficina de Activos Fijos
Oficina de Activos Fijos
Sí 6
La información correspondiente a las características del activo para el diligenciamiento de los soportes, la suministrará la Oficina de Activos Fijos. Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Realiza la entrega del activo a la Unidad de acuerdo a los documentos soporte.
Jefe de Oficina de Activos Fijos
Oficina de Activos Fijos
3
FIN
Informa a la Unidad la no viabilidad de la solicitud. Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 8 PROCEDIMIENTO
Baja de Activos Fijos por Donación o Venta CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS 9
INICIO
4
Envía solicitud de compra al Jefe de la Oficina de Activos Fijos.
Jefe de Oficina Oficina de Activos Fijos
1
Comprador Empleado/Externo
Revisa los inventarios de activos para donación o venta según la necesidad pertinente.
5
Jefe de Oficina‐Profesional
Oficina de Activos Fijos
Autoriza el trámite de venta.
Es por donación o venta?
6
Donación Realiza el pago mediante consignación bancaria y remite a la Oficina de Activos Fijos.
Jefe de Oficina
Oficina de Activos Fijos
2
Se remite al procedimiento “Donaciones otorgadas en nombre de la Universidad (PL‐P30‐PR01)”
Jefe de Oficina
Oficina de Activos Fijos
3
Informa a los empleados de la Universidad y empresas vinculadas sobre la realización del evento de venta a empleados.
Oficina de Organización y Métodos Comprador
Empleado/Externo
Venta
‐ La solicitud aplica en casos de compra de equipos de cómputo o compra por lotes. ‐ Para los empleados de la Universidad, máximo se venderán la cantidad de seis (6) activos. ‐ la única persona que puede autorizar la venta de un equipo de cómputo, es el padre Rector. Jefe de Oficina
Oficina de Activos Fijos
Diligencia y envía el formato “Reporte de Ingresos a la Oficina de Tesorería (FI‐P13‐F28)” junto con los soportes pertinentes.
10
Profesional‐Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza el proceso de bajas en el sistema de información.
11
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Archiva los documentos soportes del proceso.
1 7
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Autoriza la entrega del activo al comprador. 8
FIN
1
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Realiza la entrega del activo y verifica los documentos soporte. Página 5 de 8 PROCEDIMIENTO
Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS INICIO
Profesional
Oficina de Activos Fijos
5
Es por hurto o pérdida?
No 1
9
Cuantifica el valor del bien y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros.
Realiza el proceso de bajas en el sistema de información.
Sí 1
Responsable del Activo
Unidad
Reporta a la Coordinación de Seguridad sobre el hurto, para la elaboración del respectivo informe.
2
Responsable del Activo
Unidad
10
Aplica reclamo?
‐ Esta actividad solo aplica para en el caso de hurto de un activo que se haya efectuado dentro del campus de la Universidad. Entabla la denuncia ante la inspección de policía.
Profesional
Oficina de Activos Fijos
3
2
1
7
Responsable del Activo
Unidad
2 Archiva los documentos soportes del proceso.
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Se remite al procedimiento “Seguros y Reclamaciones (IF‐P50‐
PR06)”
Diligencia el formato “Notificación de Activos Fijos por Hurto, Pérdida o Daño (IF‐P50‐F08)”
3
No
Sí
6
Profesional‐Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Jefe de Of. Administración del Campus, Jefe de Of. Activos Fijos, Profesional de Activos Fijos, Coordinador de Seguridad
Es por daño u otro?
No Otro
Definen la forma en la cual se va a reponer el activo y quién asumirá su valor.
Daño
4 4
Responsable del Activo
Unidad
Radica en la Oficina de Activos Fijos los documentos pertinentes.
Oficina de Organización y Métodos 8
Jefe de Oficina
Oficina de Activos Fijos
Informa a la Unidad sobre la decisión.
A
Página 6 de 8 PROCEDIMIENTO
Baja de Activos Fijos por Daño, Hurto, Pérdida u Otro. CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS A 17
Puede repararse el equipo?
11
Responsable del Activo
Unidad
Diligencia el formato “Notificación de Activos Fijos por Hurto, Pérdida o Daño (IF‐P50‐F08)” y lo radica en la Oficina de Activos Fijos. 12
Junto con el formato debe adjuntar el diagnóstico del especialista técnico si aplica al equipo. 4
15
18
Responsable del Activo
Unidad
Radica en la Oficina de Activos Fijos los documentos pertinentes.
5
No
Sí
No 16
Sí Profesional
Oficina de Activos Fijos
Se remite al procedimiento “Seguros y Reclamaciones (IF‐P50‐
PR06)”
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Cuantifica el valor del bien y revisa si aplica reclamo ante Sí la compañía de seguros.
5 3
Sí
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Aplica reclamo?
Es daño por pérdida total?
Oficina de Organización y Métodos Envía a reparación el activo de acuerdo a su criterio
Cuantifica el valor del bien y su reparación y revisa si aplica reclamo ante la compañía de seguros y si es pertinente.
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Aplica reclamo?
2
Sí
Revisa el diagnóstico técnico y verifica si es pérdida total o daño parcial.
13
No Responsable del Activo
Unidad
No 2 14
FIN
Profesional
Oficina de Activos Fijos
Se remite al procedimiento “Seguros y Reclamaciones (IF‐P50‐
PR06)”
2
Página 7 de 8 3 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: Octubre de 2012 4 IF‐P50‐PR03 PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS Oficina de Organización y Métodos REVISADO POR APROBADO POR Jefe de Oficina de Activos Fijos Director de Recursos Físicos Página 8 de 8