Modales y Consejos para el Correo Electrónico

Modales y Consejos
para el Correo Electrónico
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l a s “4 D’s p a r a h a c e r d e c i s i o n e s ”
Dedicar tiempo al correo electrónico diariamente.
Do - Haga la acción que le piden en el mensaje,
Delete it, borre el mensaje
Deferir para después, o
Delegar a otra persona.
Consejos Generales
1. S e a i n f o r m a l , no descuidado.
2. Mantenga los mensajes breves y al punto.
3. U s e m a y ú s c u l a s / m i n ú s c u l a s s e g ú n s e a e l c a s o .
4. En la línea de la firma incluya la información de contacto.
5. E n l a l í n e a d e a s u n t o i n c l u y a e n c o n t e n i d o y p r o p ó s i t o .
6. C a m b i e l a l í n e a d e a s u n t o , c u a n d o e l t e m a d e l c o r r e o e l e c t r ó n i c o
cambia.
7. Utilice la línea de copia oculta y de cortesía adecuadamente.
8. Tengo cuidado con los correos electrónicos en grupo.
9. No use el correo electrónico como una excusa para evitar el contacto personal.
10. Recuerde que el correo electrónico no es privado.
• No haga daño.
• No use contraseñas, nombres de usuario, información de tarjeta de crédito.
11. No enviar cartas en cadena, avisos de virus o correos no deseados.
12. Recuerde que el tono de su voz no se puede escuchar en el correo electrónico.
13. Haga un resumen de las largas discusiones.
• Si va a reenviar o volver a colocar un mensaje que ya recibió, no cambie el
texto.
• Si desea volver a publicar a un grupo un mensaje que usted recibió
individualmente, pídale al autor su permiso primero.
Cómo redactar un e-mail a alguien que usted no conoce
• Asegúrese de incluir una línea de asunto de importancia.
• Empiece su correo electrónico con un saludo como Estimado Sr. Jones, o la Sra. Smith.
• Use ortografía, puntuación, y las mayúsculas estándar.
• Escribe párrafos cortos, claros y ser directo y al punto.
• Sea amable y cordial.
Sugerencias para continuar la conversación de correo electrónico
• Una vez que haya intercambiado correos electrónicos con una persona sobre un tema
determinado, no es necesario que salude cada vez, pero es mejor usar algún tipo de
saludo.
• Trate de contestar dentro de un plazo razonable. (24 horas)
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No se quede con los mensajes antiguos. (Quédese con cinco o seis correos electrónicos,
borre las antiguos. También borre la lista de los destinatarios de los correos
electrónicos.)
Si alguien hace muchas preguntas, está bien incrustar sus respuestas en el mensaje de
la persona que lo envió copiándolas en la parte inferior de su correo electrónico.
Asegúrese de indicar esto al principio de su email, y deje mucho espacio, por ejemplo:
¿Por cuánto tiempo te vas a quedar?
Menos de dos semanas.
• ¿Vas a tener tiempo de visitarnos?
- Realmente me encantaría, pero mi horario está bastante ocupado. Te dejo saber
acerca de que después del fin de semana.
¿Cómo incluir archivos adjuntos en los mensajes?
• Nunca envíe un archivo adjunto a alguien que usted no conoce la primera vez que se ponga en
contacto con él/ella.
• Evite archivos de tamaño grandes no necesarios.
• Avísele a la persona que le está enviando un email que adjunto lleva archivos grandes.
• Utilice el software de anti-virus.
Servidores de listas de correo electrónico y grupos de discusión
• Revise el área de “a quien”.
• No hablar de quejas o desacuerdos.
• “Observar” si es su primera vez que participa.
No permita que el correo electrónico arruine relaciones importantes
• No escriba una respuesta apresurada la cual usted puede llegar a lamentar.
• Tómese el tiempo para pensar y calmarse. Busque un lugar tranquilo y levante el teléfono Nota:
Utilice su “carpeta de copia preliminar y escriba su respuesta. Vuelva a leer su mensaje.
¿Imagínese si usted usaría esas mismas palabras en un conversación de cara-a-cara?
• Separe la respuesta del mensaje de emocional personal.
• Disminuya la tensión a través del contacto personal
• Utilice las freses con “Yo”.
• Controle su reacción.