1. Tener claro que es una cuenta corporativa de uso laboral. 2

El Tribunal Constitucional acaba de evaluar el despido de un trabajador que envió información
confidencial a la competencia, y también confirma que la empresa puede acceder a los correos de los
trabajadores en ciertos casos. Pero para poder acceder al correo electrónico de la plantilla es necesario
que se cumplan ciertos requisitos. (STC de 7.10.2013)
Acceder a una cuenta de correo electrónico corporativo
de un trabajador puede suponer una grave vulneración
de los derechos fundamentales, (secreto de las
comunicaciones, derecho a la intimidad y a la Protección
de Datos).
El ordenador es una herramienta que se facilita al
empleado pera trabajar, en este sentido, está justificado
que el empresario pueda controlar su uso legítimo. Pero
al mismo tiempo existe una aceptación social
generalizada respecto a la confidencialidad del correo
electrónico, que el trabajador puede utilizar también para
comunicaciones privadas. Por este motivo deben de estar
muy claras las normas de uso del correo electrónico de la
empresa y la posibilidad de acceder a la cuenta para
controlarlo, si no la empresa no podrá acceder a su
contenido. Ya que si lo hiciera, podría suponer una
invasión en la privacidad del trabajador.
En consecuencia, para poder controlar el uso de los
correos electrónicos corporativos en su empresa sin
vulnerar ninguna normativa, deberá de seguir los
siguientes pasos:
1. Tener claro que es una cuenta
corporativa de uso laboral.
Se trata de las cuentas de correos electrónicos que su
empresa abre a sus trabajadores, pero estas cuentas
son propiedad de su empresa.
Las cuentas que se asignan a un trabajador son por
motivos estrictamente laborales. Por eso, su empresa
tiene potestad para decidir que uso y finalidades
pueden tener.
El hecho de que la cuenta sea corporativa no significa
que su empresa pueda llevar a cabo controles sin
justificarlo. Excepto que su empresa cumpla los pasos
siguientes no podrá acceder legalmente a los correos
de sus trabajadores.
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2. Decidir qué uso permitir del correo
· Prohibir totalmente el uso del correo para fines
privados.
· Permitirlo pero con restricciones o limitaciones.
· Permitir el uso libre.
3. Fijar las normas de uso
Se trata que su empresa cree un protocolo sobre los límites
y condiciones de utilización del correo electrónico
corporativo y de los ordenadores en general, en el que se
incluyan los procedimientos de control de su contenido que
haya establecido. Este protocolo se debe establecer por
escrito.
Dentro de sus normas no olvide incorporar:
· Usos admitidos y no admitidos del correo electrónico
profesional. Si se admite un cierto uso privado,
especificar qué condiciones (horarios, volumen ...)
· Medidas de seguridad aplicables al uso del correo
electrónico, por ejemplo, mecanismo de identificación y
autenticación de los usuarios mediante contraseñas,
protocolo que deben de seguir los trabajadores en caso
de producirse alguna incidencia.
· Saber que protocolo se ha fijado para garantizar la
continuidad laboral en caso de ausencia del trabajador.
· Anunciar si existirán controles y que medidas de
controles.
· Incorporar una cláusula en la cual se reserve el derecho
a modificar el uso permitido del correo en cualquier
momento.
· Si su empresa prohíbe el uso del correo electrónico para
fines particulares o bien lo permite con restricciones, es
importante que a sus normes incluyan que la empresa
podrá llevar a cabo controles.
· Estableced también normas de acceso al correo
electrónico desde los smartphones particulares fuera
del centro de trabajo, ya que hoy en día cada vez es más
frecuente su uso.
ENERO de 2014