Manual de procedimiento de compras de un centro educativo

02 Búsqueda, selección y evaluación de proveedores
Manual de procedimiento de compras de un centro
educativo
1. OBJETO
Definir las directrices y los procedimientos para asegurar que los productos adquiridos por el
XXX cumplen los requisitos de compra especificados según los sistemas de Gestión de Calidad
de las UNE EN ISO 2010.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente capítulo afecta al Secretario como órgano unipersonal de gobierno del Equipo
Directivo del XXX, así como a cualquier otro componente organizativo implicado en el
aprovisionamiento de materiales y equipamientos del Instituto, siempre con la autorización y
visto bueno del Director del Centro.
3. MISIONES Y RESPONSABILIDADES
3.1. Profesorado
-
Cumplimentar la Propuesta de Pedido por proveedor relacionada con el desarrollo de los
cursos y la impartición de clases, y firmarla, estando solo autorizado a la solicitud de
material fungible, para cualquier tipo de pedido.
-
Para pedidos de menor cuantía será suficiente la conformidad del Secretario del Centro.
-
Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al
Secretario.
3.2. Encargado del mantenimiento
-
Cumplimentar la Propuesta de Pedido relacionada con el mantenimiento de edificios e
instalaciones generales, en función al parte de incidencias de mantenimiento y firmarla
-
Remitir la Propuesta de Pedido al Secretario para su aceptación.
-
Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al
Secretario
3.3. Jefe de Departamento
-
Cumplimentar la Propuesta de Pedido relacionada con el desarrollo de los cursos y la
impartición de clases, y firmarla, del material inventariable para cualquier pedido y
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siempre con la aprobación del departamento y la respectiva clasificación razonada del
acta del Departamento de: Necesario, imprescindible, conveniente,….
-
Dar el visto bueno a las Propuestas de Pedido emitidas por los componentes de su
Departamento que estén relacionadas con el desarrollo de los cursos y la impartición de
clases, del material fungible, comunicándolo al Secretario, cumpliendo siempre la
condición de evitar los almacenamientos excesivos de material fungible que puedan
deteriorarse y adquiriendo por tanto los materiales necesarios para el desarrollo de las
clases en el periodo previsto de utilización.
-
Remitir las Propuestas de Pedido aceptadas al Secretario para su aprobación.
-
Verificar los pedidos solicitados e informar del visto bueno y la fecha de recepción al
Secretario
3.4. Secretario/a
-
Confeccionar la solicitud de presupuesto en las compras centralizadas de material de
oficina y en los casos que fuera necesario
-
Autorizar la compra de la Propuesta de Pedido
-
Verificar los productos comprados o autorizar su verificación, dar el visto bueno al
pedido y tomar nota de la fecha de recepción del pedido.
-
Segregar los productos comprados no conformes, y proceder a la devolución del mismo.
4. DESARROLLO
4.1. El proceso de compras
4.1.1. El Secretario es el responsable de asegurar que los productos adquiridos cumplen los
requisitos de compra establecidos.
4.1.2. Dicho aseguramiento está basado en actividades de control realizadas sobre los
proveedores de los productos, sobre los propios productos o sobre ambos. El tipo y alcance del
control aplicado dependerá del impacto del producto adquirido en su empleo posterior,
ubicación o función a desempeñar.
4.1.3. Evaluación y selección de proveedores
4.1.3.1 El XXX evalúa y selecciona a sus proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos que se han establecido por el Centro.
4.1.3.2 Los criterios generales para mantener un proveedor en condición de aceptable tendrán
que ver con el nivel de incidencias acumuladas.
Definición de Incidencia:
Se considerará incidencia a un proveedor cuando se cumpla alguna de estas condiciones:
- No se dé conformidad a un pedido y tenga que ser rechazado.
- La evaluación del proveedor se resuelva con un valor medio menor que 3.
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- No cumpla con las especificaciones de calidad.
- No llegue en el plazo concertado por el Centro.
Se propondrá como Proveedor NO VALIDO, cuando cumpla con alguna de las siguientes
condiciones:
- Acumule dos incidencias con pedidos diferentes en el mismo año.
- Acumule dos evaluaciones negativas en años consecutivos.
- Acumule tres incidencias negativas en años no consecutivos.
Al catalogar al Proveedor como NO VALIDO, se informará a los departamentos relacionados
con dicho proveedor de la finalización de relaciones debidas a las incidencias y se les solicitará
que propongan un sustituto alternativo, si fuese necesario.
4.1.3.3 El Secretario, conjuntamente con los Departamentos son los responsables de evaluar la
aptitud de los proveedores y de comprobar que dicha aptitud se mantiene sin degradarse con el
paso del tiempo. Para ello, se evaluarán a los proveedores con los que se ha tenido relación en
el último año.
4.1.3.4 Esta evaluación será contrastada permanentemente basándose en los datos históricos
obtenidos en las recepciones de materiales y prestación de servicios habitualmente
suministrados o realizados al XXX, que evidencien la calidad de suministros o servicios
prestados, según se vayan registrando en el programa de Gestión de Pedido y Presupuestos.
4.1.3.5 Las incidencias producidas por los proveedores en el no cumplimiento de los requisitos
del apartado 4.1.3.2 se recogerán en una hoja de control de incidencias (MD 740108).
4.1.3.6. Con carácter anual, al final de AÑO, se llevará a cabo una evaluación de proveedores
según el modelo (MD740105), en la que participarán todos los Departamentos que hayan tenido
relación con los proveedores. Los datos de las encuestas serán introducidos en el programa de
gestión de pedidos y presupuestos y este emitirá un resumen de la evaluación de los
proveedores (MD740106), al que se dará información a los departamentos y serán anotadas las
incidencias producidas por dicha evaluación.
4.1.4 Catálogo de Proveedores Aprobados
4.1.4.1. El Secretario dispondrá de una base de datos actualizada con el Catálogo de
Proveedores Aceptados (CPA), que está dentro por el propio programa de gestión de pedidos,
lo que facilita la gestión de la que es responsable el Secretario del Centro.
4.1.4.2 En caso de que la evaluación de un proveedor resulte ser negativa lo que suponga que
el proveedor se catalogue como NO VALIDO, provocará que no se podrán mantener relaciones
mercantiles con el mismo, al menos hasta que las incidencias desaparezcan pasado el plazo de
mantenimiento de los registros según el sistema de gestión de calidad, que es de CUATRO
AÑOS.
4.2. Compras
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4.2.1 En relación con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, el profesorado
solicitará la adquisición de materiales a su Jefe de Departamento mediante la confección de la
Propuesta de Pedido.
4.2.2 En relación con el mantenimiento de edificios e instalaciones generales, el profesorado y
el personal de servicio solicitará al encargado del mantenimiento, o persona autorizada para
ello, la adquisición de material para la necesidad de mantenimiento de equipos e instalaciones
que estén dentro de sus competencias. El encargado de mantenimiento o persona autorizada
para ello, solicitará al Secretario la compra del material mediante la cumplimentación de la
Propuesta de Pedido. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
4.2.3 Se considera compra de pequeño material a aquel que sólo se emplea para el
mantenimiento general de las instalaciones, el desarrollo de los cursos y la impartición de
clases y que por su coste no supera los 30 € por pedido.
Para la adquisición de este material no será necesario cumplimentar la Propuesta de Pedido
(MD 740103) y su control se realizará a través del albarán de compra correspondiente o
factura.
4.2.4 La Propuesta de Pedido cumplimentada y firmada por el solicitante de la adquisición del
material, incluido el visto bueno del Jefe de Departamento si se dan las circunstancias
recogidas en el apartado 4.2.1, será remitida al Secretario para que autorice la compra.
4.2.5 El Secretario realizará la compra o autorizará la persona que la realice.
4.2.6 El formato de la Propuesta de Pedido será el expresado en el modelo MD 740103, y
estará constituido por la siguiente información:
-
Nombre o razón social del proveedor.
-
Nº del NIF ó CIF si se conoce.
-
Dirección, localidad, código postal y provincia.
-
Teléfono, fax y correo electrónico.
-
Fecha de pedido.
-
Fecha de recepción, si se conoce.
-
Número de unidades solicitadas.
-
Codigo o Referencia del articulo del proveedor
-
Descripción del material pedido.
-
Firma de la persona solicitante.
-
Visto bueno del Jefe de Departamento, sólo para solicitudes de materiales dentro del
apartado 4.2.1
-
Autorización del Secretario.
4.2.7 No se consideran como compras aquellos servicios que sean contratados para subsanar
o mantener equipos e instalaciones ya existentes en el centro, pues se encuadran en el proceso
de MANTENIMIENTO.
4.3. Verificación de los productos comprado
4.3.1 La responsabilidad de la recepción de los suministros es del Secretario.
4.3.2 El Secretario autorizará en cada momento la persona que realice la verificación de los
productos suministrados, y a esta persona es a quién corresponde el establecer la NO-
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CONFORMIDAD según se recoge en la Gestión de no-conformidades, informando de la
recepción y la fecha.
4.3.3 La verificación de los productos suministrados consistirá en constatar si éstos cumplen los
requisitos establecidos en la Propuesta de pedido, o bien con los definidos por el proveedor en
su documentación.
4.3.4 Cuando la verificación determine que se ha dado una No-Conformidad, el responsable de
la verificación lo hará constar en la propuesta de pedido y segregará el “Producto No-Conforme”
, situándolo en una zona habilitada para ello, que determine la/el Secretaria/o, para productos
no conformes, y permanecerá en ella hasta que se decida su disposición.
4.3.5 En aquellos casos en que fuese necesario se hará una prueba de uso antes de aceptar
los productos. La validación de estos productos se realizará estampando un sello en el albarán
o documento suministrado por el proveedor, donde se indique la satisfacción de la citada
prueba.
4.3.6 Una vez verificados los productos o servicios comprados, y en su caso, aquellos a los que
se le realice la prueba de uso, si no cumplen con los requisitos indicados en el apartado 4.1.3.2
la persona encargada de la verificación le comunicará al Secretario la disparidad descubierta y,
a continuación, se procederá a comunicarla al proveedor. El proveedor tendrá un plazo de diez
días, antes de proceder a aplicar la No –Conformidad en el producto o servicio comprado y/o
de segregarlo, y para el servicio de transportes, antes de realizar el servicio.
5. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
PR 8301 GESTIÓN DE NO CONFORMIDADES
6. ARBOL DOCUMENTAL
PR7401
MD 740101 Ficha de nuevo proveedor
MD 740102 Solicitud de presupuesto
MD 740103 Propuesta de pedido
MD 740104 Solicitud Completa para el profesor o departamento
MD 740105 Informe de evaluación de proveedores
MD
740106
Resumen anual
Departamentos
de
evaluación
de
proveedores
MD 740107 Resumen Histórico de evaluación de proveedores.
MD 740108 Hoja de control de incidencias
MD 740109 Hoja de control de BAJAS
7. REGISTROS
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MD 740101 Ficha de nuevo proveedor
MD 740102 Solicitud de presupuesto
MD 740103 Propuesta de pedido
MD 740105 Informe de evaluación de proveedores
MD
740106
Resumen anual
Departamentos
de
evaluación
de
proveedores
MD 740107 Resumen Histórico de evaluación de proveedores.
MD 740108 Hoja de control de incidencias
MD 740109 Hoja de control de BAJAS
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