estableciendo metas y planeación

 Traducción: Virgilio Moreno
Distrito 34. 2012-2013
ESTABLECIENDO
METAS
Y PLANEACIÓN
Serie Liderazgo
de Excelencia
TOASTMASTERS INTERNATIONAL
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Rev. 5/2011
Articulo 314A
DONDE SE HACEN LOS
LÍDERES
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SERIE LIDERAZGO DE EXCELENCIA
La Serie Liderazgo de Excelencia de Toastmasters International es un conglomerado de presentaciones que
proveen enseñanza sobre liderazgo. Los miembros aprenderán sobre las habilidades que necesitan para ser
líderes exitosos dentro y fuera de los clubes Toastmasters.
Las presentaciones de la Serie Liderazgo de Excelencia pueden ser realizadas por cualquier miembro del
club y requieren de 10 a 15 minutos de presentación.
CONDUCIENDO EL PROGRAMA
"Estableciendo Metas y Planeación" discute los procesos que lideres utilizan para establecer metas y
desarrollar planes para obtener esas metas. Este producto consiste de cuatro partes: Definición y explicación de la presentación
Guías a seguir para presentarte a la audiencia
Esquema para el desarrollo de tu discurso
CD de una presentación de PowerPoint para ser vista junto con tu plática
Con tus propias palabras
El esquema no es un guión y no debe de ser leído palabra por palabra. En vez de eso
usa el documento como tu guía para presentar el material con tus propias palabras y
con tu estilo propio de narrativa. El esquema es una estructura en la cual construir tu
presentación. Usa los puntos del esquema para desarrollar tu discurso, mas sé el
autor de tus palabras.
A continuación se listan algunos consejos para usar este esquema para desarrollar y realizar tu presentación:
Estudia el esquema con cuidado. Familiarízate con la estructura general. Preparación es la clave para
realizar una presentación exitosa.
Usa el esquema para crear tu propio discurso con tus propias palabras. Prepara un conjunto de notas
donde indicando donde deseas hacer alguna pausa, gesto u hacer algún énfasis verbal. Subraya las
palabras u oraciones clave para ayudarte a presentar el material con efectividad.
Se expresivo al presentar tu discurso. Usa todas las habilidades de comunicación que has aprendido
como Toastmaster incluyendo la variedad vocal y los gestos.
USANDO APOYOS VISUALES CON EFECTIVIDAD
Los apoyos visuales le agregan interés a cualquier presentación y ayudan a tu audiencia a retener la
información. Se te recomienda utilizarlos. Si planeas usar como apoyos visuales las diapositivas de PowerPoint
para esta presentación, necesitaras un proyectos de datos, una computadora portátil, una mesa para
colocarlos y una pantalla para desplegar la presentación. En el esquema, hay indicaciones para desplegar las
diapositivas de PowerPoint. Cada una está numerada. Por ejemplo, V1 se refiere al primer apoyo visual.
Considera en esto que la primera filmina en el PowerPoint es una filmina de titulo y que no está incluida
en este sistema numérico.
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ESTABLECIENDO METAS Y PLANEACIÓN
Si no puedes usar equipo de proyección, pero aún así quieres utilizar apoyos puedes copiar el material de
las
filminas en un rotafolios. Haz esto previo a la presentación. Utiliza un marcador grueso que no filtre tinta a
través
del papel y escribe en cada tercer o cuarta página de manera que los apoyos siguientes no se vean a
través del actual. Además asegúrate de hacer las letras grandes y gruesas con suficiente espacio entre ellas.
Sigue los siguientes consejos al usar apoyos visuales:
Prepáralos y pruébalos antes de que inicie la reunión. Colócalos de manera que sean fácilmente visibles
para la audiencia. Coloca el proyector de manera que muestre una imagen grande y sin distorsiones en
la pantalla. Enfoca la imagen.
Lleva equipo de repuesto, incluyendo un bulbo extra para el proyector, extensión eléctrica, marcadores
extra, etc.
Muestra tus apoyos solo cuando se necesiten. Si estás usando un rotafolios oculta la página cuando
termines de usarla.
Recuerda no pararte entre la pantalla o rotafolios y tu audiencia para que no bloquees la vista.
Mantén contacto visual con tu audiencia. No le hables a la pantalla o rotafolios. Si necesitas dar la
espalda a la audiencia para mostrar algo, haz una pausa mientras lo señalas y luego reanuda tu platica
una vez que estés de cara a tu audiencia de nuevo.
EVALUACIÓN
Y RECONOCIMIENTO DE COMUNICADOR AVANZADO BRONCE (ALB)
Debido
a que ésta es una presentación ya estructurada, el orador no recibirá ningún crédito como proyecto de
manual,
pero si recibirá crédito para el Líder Avanzado Bronce (ALB). Pide al vicepresidente educativo de tu
que te asigne un evaluador para este proyecto.
club
El conducir cualquiera de las dos presentaciones de la Serie El Club Exitoso y/o La Serie Liderazgo de
Excelencia
es un componente para calificar para el reconocimiento de ACB. Para más detalles, ver en la página
de
Internet de Toastmasters International: www.toastmasters.org/membereducation.
SERIE LIDERAZGO DE EXCELENCIA
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ESTABLECIENDO METAS Y PLANEACIÓN
Presentando al Orador
CONSEJOS PARA EL ORADOR: ESCRIBE TU INTRODUCCIÓN
Todos los discursos preparados en Toastmasters requieren de una introducción. Una introducción propia de ti
y tu discurso es una parte importante del éxito de tu presentación. Usa la siguiente guía para escribir la
introducción con la que te presentarán.
Incluye el propósito de la Serie Liderazgo de Excelencia.
Explica porque "Estableciendo Metas y Planeación" es importante en un club Toastmasters
estableciendo el propósito así como uno o más objetivos de tu presentación.
Incorpora algunos aspectos personales de ti mismo.
Lee Cuando eres el Presentador (When you're the Introducer) Art. 1167E para más detalles sobre dar
una buena introducción.
Da la introducción terminada a la persona que te presentará.
CONSEJOS PARA EL PRESENTADOR DEL ORADOR
Haz las preguntas que necesites al orador.
Practica la introducción.
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ESTABLECIENDO METAS Y PLANEACIÓN
ESTABLECIENDO METAS Y PLANEACIÓN
Esquema
INTRODUCCIÓN
Los lideres exitosos se enfocan en lo que desean lograr. Ellos saben que quieren y visualizan las maneras de
obtenerlo. El secreto de su éxito es la habilidad para establecer y obtener metas específicas. Las habilidades
para establecer metas claras y planear como lograrlos son habilidades de liderazgo importantes. Si no puedes
identificar y comunicar metas y planear como obtenerlos, tendrás dificultades para cumplir tus
responsabilidades de liderazgo.
DEFINICIONES
V1
Una meta es un objetivo específico que tú y tu equipo deben lograr.
Un plan es el proyecto para poder lograr estas metas.
V2
CARACTERISTICAS DE LAS METAS
Las metas no deben ser grandiosas o complejos. Solo se necesita que sean declaraciones de los resultados que
tú esperas lograr. Por ejemplo. Una meta de un presidente de un club Toastmasters puede ser “Llegar a ser un
Club Distinguido para el 30 de Junio”. Una meta para el Vice Presidente de Educación puede ser “Tener tres
socios que reciban su CC para el 31 de Mayo”.
Una meta tiene varias características, es:
Especifica. Claramente establece que es lo que debe ocurrir.
Medible. Los resultados pueden ser fácilmente validados.
Orientado a la acción. Inicia con la palabra “hacer” seguido por un verbo.
Realista. Es un reto, pero es práctico y se puede lograr, ni demasiado alto ni demasiado bajo tampoco.
Con un tiempo especifico. Contiene un tiempo establecido para lograrlo.
IMPLEMENTANDO METAS
V3
V4
Involucre a los miembros del equipo en establecer metas. Las personas aumentan su compromiso a
cumplir las metas cuando están involucrados en establecerlos. Desarrollan un sentido de que son
propias y tomaran responsabilidad por los resultados debido a que tienen una participación personal
en ellas”.
Escriba cada meta, para mejores resultados. Esto hará que lo recuerdas más fácilmente. También
será más fácil hacer el seguimiento del progreso hacia tu meta.
Considera, que debes de hacer para lograrlo, una vez que hayas escrito tu meta. Que problemas u
obstáculos puedas encontrar en el camino? Identificando y resolviendo conflictos potenciales ahora, tú
serás capaz de enfocar sobre la meta.
Revise regularmente su progreso hacia la meta. Estás donde deberías estar para poderlo cumplirla?
Si es así, grandioso! Si no, determina la razón por la cual existe el retraso y toma acción.
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V5
V6
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EL PROCESO DE PLANIFICAR
Un plan describe como una meta se realizara. Provee una estructura necesaria para cumplir actividades diarias
organizacionales. Un plan delinea las actividades necesarias, los recursos para ser asignados y cuanto trabajo
será asignado. Da guía y dirección a todos los involucrados en lograr la meta. Un plan asegura que el objeto
será logrado eficientemente y eficazmente. Planear es importante por varias razones:
Planear refuerza las metas. Planear pone las metas por delante. Debido a que las metas son los puntos
de inicio de los planes, los líderes siempre recuerdan las metas.
Planear, hace que los líderes estén orientados al futuro. Los líderes están forzados a ver mas allá que
el presente, para proyectar lo que les pasara en el futuro.
Planear permite a los líderes coordinar decisiones. Las decisiones no deben de realizarse sin
considerar los efectos a futuro.
Planear asegura el uso eficiente de los recursos. Si no se planea, los recursos usualmente son
malgastados o sobre utilizados, poniendo una presión en las fechas de entrega y los niveles de estrés.
Los líderes que hacen uso sabio de los recursos humanos y materiales tienen una fuerza de trabajo más
feliz y un proceso productivo.
CINCO PASOS PARA PODER PLANEAR
Una vez que se determinan las metas, el proceso de planificación se puede dividir en cinco pasos sencillos.
1.
Establecer estrategias. Identifica como obtendrás tu meta. Haga una lista de pasos específicos que
deben tomarse para moverse hacia tu meta.
ƒ Ejemplo: Si la meta de un presidente es ser Club Distinguido, él o ella debe enlistar los pasos
específicos que el club debe tomar si es que va lograr esta meta utilizando el Programa de
Club Distinguido.
2. Ponga una agenda. Las prioridades y la programación, son críticos para la planeación. Haga una lista
de tareas según su prioridad y establezca fechas específicas de terminación.
ƒ Ejemplo: Un club debe establecer una fecha de terminación para cumplir con la meta de CC.
3. Asignar responsabilidades. Delegar tareas a su equipo, haciendo pareja de la tarea a la persona mejor
preparado para ello. El éxito de un equipo depende de que sus socios completen las tareas asignadas.
ƒ Ejemplo: El presidente asigna la tarea de tener dos miembros ganar su condecoración de CC,
este año al Vicepresidente de Educación. A su vez, el Vicepresidente de Educación identifica a
dos miembros que están lo más cercanos a terminar su Manual de Comunicador Competente
y los persuada a terminar sus manuales para la fecha previamente fijada. Entonces, él o ella
agenda a los miembros para hablar, para que puedan cumplir con la fecha de terminación
fijada.
4. Anticipar los obstáculos. Buenos líderes piensan sobre los posibles problemas potenciales.
ƒ Ejemplo: El Vicepresidente de Educación se da cuenta que uno de los potenciales candidatos
de una CC estará fuera de la ciudad por varias sesiones, lo que hace poner en la agenda al
miembro para hablar solamente en sesiones donde el socio podrá asistir.
5. Modifica los planes si es necesario. Aunque los lideres con las imaginaciones mas vividas
posiblemente no podrán imaginar todos los retos y problemas que puedan ocurrir cuando un equipo
pugna para obtener las metas. Los líderes deben ser flexibles y cambiar planes según sea necesario.
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ƒ
Ejemplo: Si un Vicepresidente de Educación se da cuenta que uno de los individuos tratando
de obtener su reconocimiento de CC, no lo podrá obtener a tiempo, entonces él o ella deben
analizar al resto de los miembros del club que pudieran estar cerca de obtener su
reconocimiento de CC.
Involucramiento:
V7
Igual que el establecimiento de metas, tú deberás de involucrar a los miembros del
equipo en el proceso de planeación.
La participación permite a los miembros del equipo a:
Ejercitar su habilidad de creatividad
Aplicar habilidades de solución de problemas
Aumentar el compromiso de obtener las metas establecidas.
V8
EL PROGRAMA DE CLUB DISTINGUIDO
El Programa de Club Distinguido de Toastmasters International es un excelente ejemplo de aplicación de
metas y planeación. Demuestra al club como establecer metas al inicio del año y determina, como obtener las
metas. También incluye un documento para dejar por escrito estas metas y planes. El formato también
pudiera ser utilizado en tu lugar de empleo o para otras organizaciones a las cuales pertenezca el socio.
CONCLUSIÓN
V9
El establecimiento cuidadoso de metas y planes son las llaves para obtener resultados y para hacer a un
individuo un líder exitoso. Utilizando la información comunicado, una persona estará en posibilidades de
poner metas y desarrollar planes que resultaran en la obtención de estas metas.
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Nombre del Evaluador
Fecha
Titulo de la Presentación
¿La introducción para presentar al orador ayudó de manera efectiva a la audiencia a comprender el
propósito de la Serie Liderazgo de Excelencia así como del discurso mismo?
¿El orador se preparó adecuadamente?, ¿Que tanto dependió el orador de las notas?
¿Cómo utilizó el orador la variedad vocal para mejorar esta presentación?
¿Qué otras técnicas uso el orador para personalizar y realzar la presentación?, ¿Fueron efectivas?, ¿Cómo?
¿Mostró el orador las ayudas visuales de manera fluida y en los momentos apropiados?, ¿Cómo puede
mejorar el orador?
¿Qué aspecto del estilo de presentación del orador fue único?, ¿Por qué?
Guía de Evaluación
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¿El orador presentó el material de manera clara y simple, facilitando el que la audiencia pudiera usar la
información para mejorar sus propios discursos?
¿Que pudo haber hecho diferente el orador para hacer más efectiva su presentación?
¿Qué te gustó de la presentación?
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