ejecución financiera contratos colciencias

14/02/2011
EJECUCIÓN FINANCIERA DE CONTRATOS
FINANCIADOS POR COLCIENCIAS
ORGANIGRAMA DE COLCIENCIAS
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14/02/2011
Todo contrato que Colciencias financie está
sujeto a seguimiento, por lo tanto, el
Departamento Administrativo de Ciencia,
Tecnología e Innovación se reserva el derecho
de verificar la información/documentación
soporte de la ejecución de los mismos, en
cumplimiento al deber de velar por el uso
adecuado de los recursos públicos
RECURSOS
Los
Recursos
asignados
por
Colciencias
Recuperación Contingente
Son
Dineros
Públicos
$
Reembolso obligatorio
Cofinanciación
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INFORMES FINANCIEROS
La Entidad debe presentar Informes de Ejecución
Financiera en los formatos suministrados por Colciencias
Si el período de
ejecución del proyecto es
menor a 12 meses, se
debe presentar un informe
técnico y uno financiero al
final de éste.
Si el período de ejecución
del proyecto es mayor a un
año, se deberá presentar
un informe anual y uno a la
finalización del proyecto
1.
2. Firmados y avalados
por el Contador o Revisor
Fiscal
INFORMES FINANCIEROS
Obligaciones
para el
beneficiario
Presentar los
informes de ejecución
financiera según lo
pactado
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INFORMES FINANCIEROS
Adecuados
Mantener
Soportes
Completos
Fidedignos
PARA VERIFICAR
EXISTENCIA DE LAS
OPERACIONES
CON CARGO AL
PROYECTO
Claramente
identificados
para c/rubro
INFORMES FINANCIEROS
Comprobantes
Para demostrar el
destino dado a los
recursos del contrato
Conservar
Colciencias
Registros
La documentación
inherente a cada
contrato se debe
mantener en forma
ordenada y asequible a
los entes autorizados
que la requieran .
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USO DE LOS RECURSOS
Los Consejos de
Programas Nacionales
de C&T
Colciencias
Exclusivamente
A los rubros
aprobados por
Colciencias
Contrapartida
ACEPTACIÓN DE GASTOS
Colciencias
GASTOS
A partir de la Legalización
del contrato o fecha del
desembolso (según lo
estipulado en el contrato)
Contrapartida
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ALTO
1. El traslado de recursos de un rubro a
otro que exceda el veinte por ciento (20%)
del rubro de destino, en el presupuesto
inicial, requerirá autorización previa de
Colciencias (Según lo pactado en el
contrato)
2. Se asume los impuestos con cargo a los
recursos Colciencias, cuando éstos sean
inherentes a los gastos contemplados en el
presupuesto aprobado
3. Los aportes de contrapartida en especie
se deben registrar en los informes y
deberán estar debidamente respaldados
con una certificación de la entidad.
RUBROS FINANCIABLES POR
COLCIENCIAS Y LA CONTRAPARTIDA
Personal
Está conformado por investigadores y/o
profesionales
expertos
nacionales
e
internacionales, asistentes, auxiliares, técnicos u
operarios requeridos, que participan directamente
en el desarrollo del proyecto
Equipo
Son aquellos equipos que según la convocatoria se
determinen como necesarios para el desarrollo del
proyecto. Estos pueden ser adquiridos o arrendados
para investigación, simulación, ensayos, pruebas de
control de calidad, etc.
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RUBROS FINANCIABLES POR COLCIENCIAS
Y LA CONTRAPARTIDA
Software
Licencias de software especializado
que se requieren para el proyecto.
Materiales e insumos
Son aquellos elementos establecidos
como necesarios para el desarrollo del
proyecto.
RUBROS FINANCIABLES POR COLCIENCIAS
Y LA CONTRAPARTIDA
Viajes: Corresponde a gastos de desplazamiento
(viáticos y pasajes) para el personal vinculado al
proyecto.
Salidas de campo: Gastos inherentes a las labores
de campo previstas para el desarrollo del proyecto.
Servicios técnicos: Gastos relativos a la prestación
de servicios por personas naturales y/o jurídicas,
diferentes a las relacionadas en el rubro de personal.
Ejemplos: ensayos, pruebas, simulaciones, prototipos,
análisis, servicios especializados, etc.
Capacitación: Son aquellos gastos destinados para
seminarios, cursos especializados y programas de
entrenamiento, inherentes al desarrollo del proyecto.
.
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RUBROS FINANCIABLES POR COLCIENCIAS
Y LA CONTRAPARTIDA
Bibliografía: Se refiere a la adquisición de material
bibliográfico como libros, revistas, normas técnicas,
artículos científicos, inscripción a bases de datos y
conexión a redes de información especializadas y
demás documentos relacionados con la temática del
proyecto.
Publicaciones y difusión de resultados: Gastos
inherentes a la publicación y difusión de resultados del
proyecto. Ejemplos: costos de edición y publicación de:
artículos científicos en revistas indexadas, libros,
manuales, videos, cartillas, participación en eventos
para la difusión de los resultados etc.
Propiedad intelectual y patentes: Gastos asociados
al registro de propiedad intelectual (patentes y
derechos de autor)
RUBROS FINANCIABLES POR COLCIENCIAS
Y LA CONTRAPARTIDA
Administración:
Gastos
administrativos
relacionados con el desarrollo del proyecto y que
se presenten durante el período de ejecución del
mismo.
Los rubros que se relacionan en el formato pueden variar de acuerdo
con el presupuesto aprobado por Colciencias para cada contrato
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Algunos costos como servicios de
fotocopiado, prestados por la
ALTO
Entidad al proyecto, deben estar
respaldados por algún documento
que permita demostrar el origen del
RECUERDE QUE : monto imputado.
En los casos en que se entreguen
recursos mediante avances a una
persona para efectuar transacciones
inherentes al proyecto, se debe tener en
cuenta que la ejecución será válida
únicamente cuando el trámite esté
debidamente legalizado y soportado con
los documentos respectivos.
Ejecución= pagos reales efectuados
ALTO
RECUERDE QUE :
Hacer una descripción de las siglas
que se utilicen en la presentación de
informes
Informes: deben incluir toda la ejecución
acumulada en el global y en el detallado
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FORMATO No. 1
INFORME DE EJECUCIÓN FINANCIERA CONSOLIDADO
FORMATO No. 2
INFORME DETALLADO DE GASTOS POR RUBROS
ANEXO No. 2
FORMATO No. 2
INFORME DETALLADO DE GASTOS POR RUBRO
Entidad ejecutora: _________________________________________________________________________________________________________________
Código del proyecto: ________________________________________________ Número del contrato: ___________________________________________
Cifras en Pesos ($)
(NOMBRE DEL RUBRO )
FECHA DE
PAGO
No.
COMPROBANTE
DE PAGO O DE
EGRESO
DESCRIPCIÓN DEL GASTO
PROVEEDOR DEL BIEN O DEL
SERVICIO
FUENTE COLCIENCIAS –
VALOR EJECUTADO ($)
FUENTE CONTRAPARTIDA VALOR EJECUTADO ($)
TOTAL ACUMULADO DEL RUBRO (NOMBRE DEL RUBRO) */
*/ Estos valores deben coincidir con los totales reportados en el formato No. 1
Director Financiero o quien haga sus veces
Contador
Nombre: _________________________________________
Nombre: ___________________________________________
No. Tarjeta profesional _______________________________
Firma:____________________________________________
Firma:_____________________________________________
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RENDIMIENTOS FINANCIEROS
•
Entidad Financiera:
BANCO DE LA REPÚBLICA
•
Número de Cuenta:
61011094
•
Denominación:
•
Código:
DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL
Rendimientos Financieros Entidades Varias
111 (COLCIENCIAS)
•
Nombre del Depositante:
Persona jurídica que realiza el pago
•
Nit o Cédula del Depositante:
Identificación persona jurídica que realiza el pago
•
Teléfono:
Número de teléfono de la persona jurídica
•
Concepto:
Breve detalle del objeto de la consignación.
Ej. Rendimientos generados en el mes de _______ en virtud del
contrato o convenio No._____, suscrito con Colciencias.
FAVOR ENVIAR COPIA DE LA CONSIGNACIÓN A LA TESORERÍA DE COLCIENCIAS [email protected]
REINTEGROS
1. SALDOS NO EJECUTADOS
- Recursos Colciencias no utilizados durante el período de ejecución del proyecto
CAUSALES
2. GASTOS NO RECONOCIDOS
- No aprobados y/o no cumplen con lo estipulado en el contrato (10% ó 20%)
- Las entidades Beneficiarias no aportan el 100% del monto presupuestado
(Cofinanciación)
- Las entidades Beneficiarias no ejecutan el 100% del crédito
-(Crédito- Incentivo)
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REINTEGROS
(Origen: Recursos de la Nación)
•
Entidad Financiera:
BANCO DE LA REPÚBLICA
•
Número de Cuenta:
61011649
•
Denominación:
•
Código:
DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL
Reintegros vigencia anterior- Inversión – Otros Recursos de la
Nación
111 (COLCIENCIAS)
•
Nombre del Depositante:
Persona jurídica que realiza el pago
•
Nit o Cédula del Depositante: Identificación persona jurídica que realiza el pago
•
Teléfono:
Número de teléfono de la persona jurídica
•
Concepto:
Breve detalle del objeto de la consignación.
Ej. Reintegros de saldos no ejecutados generados en virtud del
contrato o convenio No._____, suscrito con Colciencias.
FAVOR ENVIAR COPIA DE LA CONSIGNACIÓN A LA TESORERÍA DE COLCIENCIAS [email protected]
REINTEGROS
(Origen: Recursos Sena)
REINTEGROS
(Origen Recursos de la Nación)
En la página www.sena.edu.co, opción “Pagos en
línea”. Se debe hacer previa inscripción de la
entidad que va a realizar el reintegro. El pago se
puede hacer en línea, efectivo o cheque.
FAVOR ENVIAR COPIA DE LA CONSIGNACIÓN A LA TESORERÍA DE
COLCIENCIAS [email protected]
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CONCLUSIONES
• Presupuesto vigente aprobado: tanto de fuente Colciencias y
Contrapartida global y detallado.
• Fechas y plazos: Período de ejecución, Duración del contrato
• Documentos soportes en forma ordenada: propuesta presentada,
memorando de elaboración del contrato, contrato, comunicaciones
entre la Entidad y Colciencias, cambios de rubros aprobados,
informes, soportes contables como facturas, comprobantes de
egreso, etc..
• Equipos o elementos adquiridos en desarrollo del contrato deben ser
ubicables.
• El sistema contable de la entidad debe registrar el movimiento de los
recursos del financiamiento.
• Obligaciones contractuales
• Comunicación permanente con el Supervisor del contrato
• Todo contrato debe tener un acta de liquidación
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