Matriz de Riesgos y Controles

Matriz de Riesgos y
Controles
Proceso de Compras
A continuación encontrarán una guía para la identificación
de riesgos y controles sugeridos dentro del proceso de
compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar
al Gerente o Auditor, y por lo cual cada compañía deberá
analizar la viabilidad de los controles sugeridos de
acuerdo a los riesgos de su industria.
www.auditool.org
30 de junio de 2011
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Inadecuada
definición de
criterios
técnicos,
financieros y de
cumplimiento
para la
selección de
proveedores
Política de
Compras
Comité de
Compras
interdisciplinario
Concepto
Técnico
Definición de
requisitos
mínimos a
entregar por los
proveedores
para su
vinculación
Vinculación de
proveedores
que no cumplen
con los
conceptos
técnicos, de
capacidad y
financieros
Evaluación de
proveedores
según los
criterios
establecidos
Visitas a las
plantas de los
proveedores
periódicamente
Cada año se
realiza el
proceso de
selección de
proveedores
Periódicamente
se actualiza la
información
financiera y
técnica
Contratación de
proveedores
vinculados con
actividades
ilícitas
Consulta
periódica en
listas restrictivas
con su
correspondiente
soporte.
Ejemplo: Lista
Clinton
Actualización de
la
documentación
Control 5
Proveedores
1
Auditorías
periódicas
Riesgo
Control 1
Acuerdos de
beneficios entre
los proveedores
y los
funcionarios del
área de
compras, por
fuera de las
políticas de
contratación y
del Código de
Ética de la
compañía.
Se realizan
reuniones
periódicas con
los proveedores
para conocer
sus expectativas
y oportunidades
de mejora
Elaborar
contratos y/o
acuerdos de
compras sin el
correspondiente
aval jurídico
Todo contrato
y/o acuerdo de
compras deberá
contar
formalmente con
el aval jurídico
Pérdidas
financieras al
realizar
negociaciones
con los
proveedores
por un valor
mayor a U$ xxx,
sin contar con
un contrato,
acuerdo u
orden de
compra
Toda
negociación con
los proveedores
mayor a U$ xxx,
debe contar con
un contrato,
acuerdo u orden
de compra
según
corresponda.
2
Control 2
Línea de
denuncias
Control 3
Control 4
Control 5
Los
funcionarios de
compras firman
declaraciones
periódicas
sobre su
responsabilidad
e
independencia
durante su
trabajo
Código de Ética
Información
de los
indicadores
de fraude
presentados
en el
proveedor
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Compras a
proveedores
con precios
mayores a los
ofrecidos en el
mercado
Se hace una
divulgación de
pliegos y/o
condiciones
requeridas de
compra al
público
Solicitar mínimo
tres
cotizaciones en
el mercado para
realizar un
análisis formal
y seleccionar el
proveedor
Investigar
periódicamente
los precios del
mercado y
compararlos
con los del
proveedor
Incumplimiento
de los
proveedores
durante la
ejecución del
contrato de los
criterios por los
cuales fueron
seleccionados
Indicadores de
cumplimiento y
de solución de
reclamos
Proveedores
alternos
Visitas a las
plantas de los
proveedores
periódicamente
Depender de un
solo proveedor
Proveedores
alternos
Actualización
de la
documentación
Control 4
Contacto para
la solución de
problemas
Solicitud de
compras
Compras a
proveedores
registrados en
sistema pero no
autorizados
Bloqueo en el
sistema de
proveedores no
aprobados
Cada año se
realiza el
proceso de
selección de
proveedores
Modificaciones
a los precios
acordados en el
proceso de
selección del
proveedor
Verificación por
un nivel
adecuado entre
los precios
contratados vs
facturados
Acuerdos
contractuales
Compras
inadecuadas o
innecesarias
Comité de
Compras
interdisciplinario
Niveles de
autorización de
compras
3
Informar a los
proveedores
los funcionarios
autorizados
para compras
Validación de la
fecha de
vencimiento de
la garantía del
producto
Control 5
Niveles de
seguimiento
a las ordenes
pendientes
por entregar
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Información
errónea o
desactualizada
con relación a
los niveles de
inventarios
Verificación
periódica de los
inventarios
Reportes
periódicos
Errores en el
registro de las
órdenes de
compra
Validación entre
lo registrado y lo
autorizado
Adecuada
custodia de las
ordenes
generadas
Pérdida de las
órdenes de
compra
Órdenes de
compras con
numeración
consecutiva
Acceso
restringido a los
archivos
maestros de
información
Incumplimiento
en el nivel de
producción del
proveedor para
atender los
requerimientos
realizados
Programación
de compras
Proveedores
alternos
Acuerdos
contractuales
de
cumplimiento
Verificación
aleatoria y/o
total de la
mercancía antes
de ser aceptada,
de acuerdo a
criterios
formalmente
establecidos por
la compañía.
Indicadores de
entrega
Seguimiento
formal a los
reclamos
realizados
Acceso
restringido a
los saldos de
los inventarios
Recepción de
compras
Entrega de
productos en
mal estado,
defectuosos o
incompletos
4
Control 4
Visitas a las
plantas de los
proveedores
periódicamente
Control 5
Riesgo
Control 1
Entrega de
productos no
solicitados,
o sin la
correspondiente
orden de
compra
Toda entrega de
productos debe
contar con la
remisión y el
número de
orden de
compra
Recepción de
mercancía por
personal no
autorizado o sin
criterios para la
verificación de
la misma
Personal
encargado de la
recepción
Adecuada
segregación de
funciones
Pérdida de la
mercancía
recibida
Personal
encargado de la
recepción
Adecuada
custodia física
de la mercancía
recibida
Pérdida de las
garantías de los
productos
Adecuada
custodia de las
garantías para la
solicitud de
reclamaciones
5
Control 2
Control 3
Rotación del
personal de
vigilancia
Control 4
Control 5
Entrega formal
de la mercancía
comprada al
área solicitante
Verificación
periódica de
los
inventarios