A continuación encontraran una guía para la identificación de

A continuación encontraran una guía para la identificación de riesgos y controles sugeridos
dentro del proceso de compras. Esta guía es solo un modelo que busca orientar al Gerente o
Auditor, y por lo cual cada compañía deberá analizar la viabilidad de los controles sugeridos de
acuerdo a los riesgos de su industria.
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Política de
Compras
Comité de
Compras
interdisciplina
rio
Concepto
Técnico
Definición
de
requisitos
mínimos a
entregar
por los
proveedore
s para su
vinculación
Visitas a las
plantas de
los
proveedores
periódicamen
te
Cada año se
realiza el
proceso de
selección de
proveedores
Periódicam
ente se
actualiza la
información
financiera y
técnica
Los
funcionarios de
compras firman
declaraciones
periódicas
sobre su
responsabilidad
e
independencia
durante su
trabajo
Código de
Ética
Control 5
Proveedores
Inadecuado
definición de
criterios
técnicos,
financieros y de
cumplimiento
para la
selección de
proveedores
Vinculación de
proveedores
que no cumplen
con los
conceptos
técnicos, de
capacidad y
financieros
Evaluación de
proveedores
según los
criterios
establecidos
Contratación de
proveedores
vinculados con
actividades
ilícitas
Consulta
periódica en
listas
restrictivas con
su
correspondient
e soporte
Acuerdos de
beneficios entre
los proveedores
y los
funcionarios del
área de
compras, por
fuera de las
políticas de
contratación y
del Código de
Ética de la
compañía.
Se realizan
reuniones
periódicas con
los
proveedores
para conocer
sus
expectativas y
oportunidades
de mejora
Actualización
de la
documentaci
ón
Línea de
denuncias
Información
de los
indicadores
de fraude
presentados
en el
proveedor
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Elaborar
contratos y/o
acuerdos de
compras sin el
correspondiente
aval jurídico
Todo contrato
y/o acuerdo de
compras
deberá contar
formalmente
con el aval
jurídico
Pérdidas
financieras al
realizar
negociaciones
con los
proveedores
por un valor
mayor a U$ xxx,
sin contar con
un contrato,
acuerdo u
orden de
compra
Toda
negociación
con los
proveedores
mayor a U$
xxx, debe
contar con un
contrato,
acuerdo u
orden de
compra según
corresponda.
Se hace una
divulgación de
pliegos y/o
condiciones
requeridas de
compra al
público
Solicitar
mínimo tres
cotizaciones
en el
mercado
para realizar
un análisis
formal y
seleccionar el
proveedor
Investigar
periódicamente
los precios del
mercado y
compararlos
con los del
proveedor
Incumplimiento
de los
proveedores
durante la
ejecución del
contrato de los
criterios por los
cuales fueron
seleccionados
Indicadores de
cumplimiento y
de solución de
reclamos
Proveedores
alternos
Visitas a las
plantas de los
proveedores
periódicamente
Contacto
para la
solución de
problemas
Niveles de
seguimiento
a las ordenes
pendientes
por entregar
Depender de un
solo proveedor
Proveedores
alternos
Compras a
proveedores
con precios
mayores a los
ofrecidos en el
mercado
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5
Compras a
proveedores
registrados en
sistema pero no
autorizados
Bloqueo en el
sistema de
proveedores no
aprobados
Cada año se
realiza el
proceso de
selección de
proveedores
Actualización
de la
documentación
Modificaciones
a los precios
acordados en el
proceso de
selección del
proveedor
Verificación por
un nivel
adecuado entre
los precios
contratados vs
facturados
Acuerdos
contractuales
Compras
inadecuadas o
innecesarias
Comité de
Compras
interdisciplinari
o
Niveles de
autorización
de compras
Información
errónea o
desactualizado
con relación a
los niveles de
inventarios
Verificación
periódica de los
inventarios
Reportes
periódicos
Errores en el
registro de las
ordenes de
compra
Validación
entre lo
registrado y lo
autorizado
Adecuada
custodia de
las ordenes
generadas
Pérdida de las
ordenes de
compra
Ordenes de
compras con
numeración
consecutiva
Acceso
restringido a
los archivos
maestros de
información
Solicitud de
compras
Informar a los
proveedores
los funcionarios
autorizados
para compras
Acceso
restringido a
los saldos de
los inventarios
Validación
de la fecha
de
vencimiento
de la
garantía del
producto
Riesgo
Incumplimiento
en el nivel de
producción del
proveedor para
atender los
requerimientos
realizados
Control 1
Programación
de compras
Control 2
Proveedores
alternos
Control 3
Acuerdos
contractuales
de
cumplimiento
Control 4
Control 5
Visitas a las
plantas de
los
proveedore
s
periódicam
ente
Recepción de
compras
Riesgo
Control 1
Control 2
Control 3
Entrega de
productos en
mal estado,
defectuosos o
incompletos
Verificación
aleatoria y/o
total de la
mercancía
antes de ser
aceptada, de
acuerdo a
criterios
formalmente
establecidos
por la
compañía.
Indicadores
de entrega
Seguimiento
formal a los
reclamos
realizados
Entrega de
productos no
solicitados,
o sin la
correspondiente
orden de
compra
Toda entrega
de productos
debe contar
con la remisión
y el número de
orden de
compra
Recepción de
mercancía por
personal no
autorizado o sin
criterios para la
verificación de
la misma
Personal
encargado de
la recepción
Adecuada
segregación
de funciones
Pérdida de la
mercancía
recibida
Personal
encargado de
la recepción
Adecuada
custodia
física de la
mercancía
recibida
Rotación del
personal de
vigilancia
Control 4
Control 5
Entrega
formal de la
mercancía
comprada
al área
solicitante
Verificación
periódica de
los
inventarios
Riesgo
Control 1
Pérdida de las
garantías de los
productos
Adecuada
custodia de las
garantías para
la solicitud de
reclamaciones
Control 2
Control 3
Control 4
Control 5