TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ Vicerrectorado de Investigación TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS TINS Básicos INGENIERÍA INDUSTRIAL, INGENIERÍA DE SISTEMAS TEXTOS DE INSTRUCCIÓN BÁSICOS (TINS) / UTP Lima - Perú 2 1 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS © TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Desarrollo y Edición: Vicerrectorado de Investigación Elaboración del TINS: • Ing. René Rivera Crisóstomo • Ing. Eber Joseph Ballon Álvarez Diseño y Diagramación: Julia Saldaña Balandra Soporte académico: Instituto de Investigación Producción: Imprenta Grupo IDAT Tiraje 3 B / 0100 / 2008-II Queda prohibida cualquier forma de reproducción, venta, comunicación pública y transformación de esta obra. 2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS “El presente material de lectura contiene una compilación de contenidos de obras sobre Sistemas, resúmenes de artículos, breves extractos de obras publicadas lícitamente; acompañados de resúmenes de los temas a cargo del profesor; constituye un material auxiliar de enseñanza para ser empleado en el desarrollo de las clases en nuestra institución. Éste material es de uso exclusivo de los alumnos y docentes de la Universidad Tecnológica del Perú, preparado para fines didácticos en aplicación del Artículo 41 inc. C y el Art. 43 inc. A., del Decreto Legislativo 822, Ley sobre Derechos de Autor”. 3 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 4 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS PRESENTACIÓN La forma de conjugar las ideas de la mente con la percepción de un componente de la naturaleza humana y su denominación mediante la palabra, incesantemente conduce al hombre a la presentación de nuevas formas de pensamiento acerca de las interrelaciones. En este espacio de evolución de pensamiento, el conocimiento científico y tecnológico del siglo XX, se ha visto favorecido con la presencia de la Teoría General de Sistemas, como filosofía unas veces y como enfoque de problemas otras veces. Su aplicación ha favorecido el replanteamiento de soluciones hechas, bajo el criterio atomicista de cientos de años anteriores al siglo XX; y el planteamiento de soluciones con criterio integral, relativista y de cambio continuo. Es en este pensamiento que el presente texto, ha sido elaborado mediante un proceso de selección apropiada de temas, concernientes a la comprensión teórica de percepción general y singular de objetos y sujetos, contenidos en la fuente bibliográfica correspondiente. Los profesores Ing. René Rivera Crisóstomo y el Ing. Eber Joseph Ballon Álvarez; han brindado su experiencia, dedicación y denuedo académico, a la preparación del contenido; según la siguiente estructura: Orígenes de la Teoría General de Sistemas La Teoría General de Sistemas y su Aplicación en Diferentes Campos Enfoque De Sistemas Fundamentos Organizacionales Cultura Organizacional La Moralidad de los Sistemas Cuantificación y Medición – Indicadores Sociales 5 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Proceso de Toma De Decisiones Paradigma de Sistemas Optimización de Sistemas Proceso del Consenso Mantenimiento de Sistemas de Información Sistemas de Seguridad Implantación de Sistemas de Información Finalizando estas líneas, los agradecimientos Institucionales especiales a los profesores; por su destacada labor en la preparación del texto. Vicerrectorado de Investigación 6 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS ÍNDICE INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ CAPITULO I 1.1. ORÍGENES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS .............................. 1.1.1. ORIGEN DEL CONCEPTO DE "SISTEMA" ..................................... 1.2. PENSAMIENTO SISTÉMICO ........................................................................ 1.3. CLASIFICACIONES BÁSICAS DE SISTEMAS GENERALES...................... 1.4. BASES EPISTEMOLÓGICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS .. 1.4.1 BASES DEL PENSAMIENTO SISTÉMICO .......................................... 1.5. PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS ............................................................ 1.5.1. SINERGIA ............................................................................................ 1.5.2. RECURSIVIDAD .................................................................................. 15 17 18 18 19 20 20 22 22 25 CAPITULO II 2.1. LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SU APLICACIÓN EN DIFERENTES CAMPOS ........................................................................................................ 33 2.2. EJEMPLO DE CASOS DE APLICACIÓN DE LA TGS .................................. 34 2.2.1. APLICACIÓN DE LA TGS EN BIBLIOTECOLOGÍA............................ 34 CAPITULO III 3.1. ENFOQUE DE SISTEMAS ............................................................................ 3.2. ASPECTOS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS................................................ 3.3. CONCEPTO DE SISTEMAS.......................................................................... 3.4. TIPOS DE SISTEMAS ................................................................................... 3.5. LIMITES DE LOS SISTEMAS ........................................................................ 3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS ......................................................... 3.6.1. SEGÚN SU NATURALEZA.................................................................. 3.6.2. SEGÚN SU ORIGEN ........................................................................... 3.6.3.SEGÚN SUS RELACIONES ................................................................. 3.6.4. SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO ................................................. 3.6.5. SEGÚN EL TIPO DE VARIABLES QUE LO DEFINEN ....................... 3.6.6. OTRAS CLASIFICACIONES................................................................ 3.7. TAXONOMIA DE SISTEMAS......................................................................... 3.8. LA JERARQUÍA DE COMPLEJIDAD DE K. BOULDING .............................. 3.9. CATEGORIZACIÓN DE J. LESOURNE ........................................................ 3.10. CATEGORIZACIÓN DE CHECKLAND.......................................................... 3.11. SISTEMAS DINÁMICOS................................................................................ CAPITULO IV 4.1. FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES ..................................................... 4.1.1. NIVELES DE ADMINISTRACIÓN ..................................................... 4.1.2. DISEÑO DE ORGANIZACIÓN .......................................................... 4.2. LA ORGANIZACIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS........... 4.2.1. LAS ORGANIZACIONES COMO UN SISTEMA ABIERTO.............. 4.2.2. COMPARACIÓN ENTRE LA ORGANIZACIÓN CLÁSICA Y LA SISTÉMICA ................................................................................. 7 39 39 39 40 41 41 42 43 43 44 45 46 48 48 53 54 55 57 57 58 59 60 63 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO V 5.1. CULTURA ORGANIZACIONAL ..................................................................... 5.2. DESARROLLO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL ................................ 5.3. FUNCIONES .................................................................................................. 5.4. ELEMENTOS Y COMPONENTES................................................................. 5.5. NIVELES DE MANIFESTACIÓN.................................................................... 5.6. TIPOS DE CULTURAS ORGANIZACIONALES ............................................ 65 66 68 69 71 71 CAPITULO VI 6.1. LA MORALIDAD DE LOS SISTEMAS ........................................................... 6.2. MEDICIÓN DE VALORES ............................................................................. 6.2.1 COSTOS Y MEDICIÓN DE VALOR.................................................. 6.3. UNA CIENCIA DE VALORES ........................................................................ 6.4. LA ÉTICA DE LOS EFECTOS DE PROPAGACIÓN ..................................... 6.5. LA ÉTICA DE CAUSAR EL CAMBIO............................................................. 6.6. LA ÉTICA DE LOS OBJETIVOS .................................................................... 6.7. RESPONSABILIDAD SOCIAL ....................................................................... 6.8. LA ÉTICA DE LA CONSERVACIÓN.............................................................. 6.9. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PRODUCTO.............................. 73 73 73 74 74 74 75 75 76 76 CAPITULO VII CUANTIFICACIÓN Y MEDICIÓN – INDICADORES SOCIALES 7.1 MEDICIÓN...................................................................................................... 79 7.2. CUANTIFICACIÓN DEL PROCESO.............................................................. 81 7.2.1. DEFINICIÓN DE CAMPO.................................................................. 81 7.2.2. IDENTIFICACIÓN DE VARIABLES Y DEFINICIÓN DE CONCEPTOS81 7.2.3. BÚSQUEDA DE RELACIONES FUNCIONALES ............................. 81 7.2.4. DETERMINACIÓN DE LA FORMA DE LA FUNCIÓN...................... 81 7.2.5. FORMULACIÓN DE UNA TEORÍA................................................... 82 7.3. INDICADORES SOCIALES Y LA CALIDAD DE VIDA .................................. 82 7.3.1. ¿QUE SON LOS INDICADORES SOCIALES? ................................ 82 7.3.2. CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CUMPLIR UN INDICADOR ........ 82 7.3.3. TIPOS DE INDICADORES................................................................ 86 7.3.4. FUENTES .......................................................................................... 88 7.4. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL USO Y LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN .............................................................................................. 88 7.5. CRITERIOS PARA LA CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE ASENTAMIENTOS HUMANOS ..................................................................... 89 7.6. CALIDAD DE VIDA ........................................................................................ 90 CAPITULO VIII 8.1. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES....................................................... 93 8.1.1. TOMA DE DECISIONES ................................................................... 93 8.1.2. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES.......................................... 94 8.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................. 96 8.3. FUNCIONES DE PROBABILIDAD................................................................. 97 8.4. SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES ............................................ 102 8 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO IX 9.1. PARADIGMA DE SISTEMAS......................................................................... 9.1.1. CIENCIA, DISCIPLINAS Y CONOCIMIENTO................................... 9.2. DISEÑO DE SISTEMAS ................................................................................ 9.3. MODELACIÓN DE SISTEMAS ...................................................................... CAPITULO X 10.1. OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS .................................................................... 10.1.1. MÁXIMO Y MÍNIMO .......................................................................... 10.2. LAS DIFICULTADES CON LA OPTIMIZACIÓN CONDUCEN A LA SUBOPTIMIZACIÓN ...................................................................................... 10.2.1. LA FILOSOFÍA DEL MEJORAMIENTO ............................................. 10.2.2. EL PROBLEMA DE ELEGIR LOS OBJETIVOS APROPIADOS ....... 10.2.3. OBTENER "LO ÓPTIMO" EN EL MUNDO REAL.............................. 10.2.4. EL PROBLEMA DEL CRITERIO........................................................ 10.3. EL DILEMA ENTRE LA OPTIMIZACIÓN Y LA SUBOPTIMIZACIÓN ........... 10.4. COMPLEJIDAD DE LOS SISTEMAS ............................................................ 10.4.1. LA TEORÍA DE LA COMPLEJIDAD .................................................. 10.4.2. COMPLEJIDAD.................................................................................. 10.4.3. COMPLEJIDAD ESTRUCTURAL ...................................................... 10.4.4. COMPLEJIDAD POR RELACIONES ENTRE PARTES.................... 10.4.5. NOCIÓN DE SISTEMA Y LA COMPLEJIDAD................................... 10.4.6. LA EVOLUCIÓN DEL SISTEMA........................................................ 105 105 109 110 115 115 120 120 121 122 123 126 129 129 130 130 130 131 134 CAPITULO XI 11.1. PROCESO DEL CONSENSO........................................................................ 11.2. PROCEDIMIENTOS DE PLANEAMIENTO QUE EXCLUYEN LA LEGITIMIZACIÓN .......................................................................................... 11.3. MODIFICACIONES PROPUESTAS A LOS PROCEDIMIENTOS DE PLANEAMIENTO. LEGITIMIZACIÓN ............................................................ 11.4. SUPUESTOS DE LOS PLANIFICADORES Y EL CONSENSO.................... 11.5. APLICACIÓN A LAS ESTRATEGIAS DE PLANEAMIENTO......................... 137 138 139 CAPITULO XII 12.1 MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................... 12.1.1. MANTENIMIENTO CORRECTIVO. ................................................... 12.1.2. MANTENIMIENTO PARA FINES ESPECÍFICOS. ............................ 12.1.3. MANTENIMIENTO PARA MEJORAS................................................ 12.1.4. MANTENIMIENTO PREVENTIVO..................................................... 12.2 LO QUE NO SE DEBE HACER ..................................................................... 145 145 145 145 145 146 CAPITULO XIII 13.1. SISTEMAS DE SEGURIDAD......................................................................... 13.1.1. NECESIDAD DE APLICAR MEDIDAS DE SEGURIDAD................. 13.1.2. ¿QUÉ SERVICIOS DE SEGURIDAD HAY QUE OFRECER? .......... 13.1.3. ¿CÓMO GESTIONAR LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN? ......................................................................... 13.2. MAGERIT ....................................................................................................... 13.3. REQUISITOS PARA CUMPLIR CON LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD.... 13.4. REQUISITOS PARA OFRECER CONSERVACIÓN ..................................... 9 135 135 149 149 149 150 152 157 158 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO XIV 14.1. IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN .................................. 14.1.1. CRECIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN A MEDIANO PLAZO........ 14.1.2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA ACTUAL ............................. 14.1.3. CAPITAL HUMANO PARA LA IMPLANTACIÓN ............................... 14.1.4. SITUACIÓN FINANCIERA ................................................................ 14.2 HERRAMIENTAS PARA REDUCCIÓN DE COSTOS (COSTO CERO) ....... 14.2.1. INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES.............................................. 14.2.2. LAS RELACIONES PÚBLICAS ......................................................... 14.2.3. REINGENIERÍA DE NEGOCIOS ....................................................... 14.2.4. MERCERIZACIÓN ............................................................................. 14.2.5. TELETRABAJO.................................................................................. 14.2.6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL .................................................... 14.2.7. PLANES Y HERRAMIENTA EN ACCIÓN ......................................... 10 161 161 161 162 162 163 164 165 165 165 166 166 167 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS DISTRIBUCIÓN TEMÁTICA CLASE NRO 1 2 3 4 5 6 7 8 TEMA CAPÍTULO I 1.1. ORÍGENES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 1.2. PENSAMIENTO SISTÉMICO 1.3. CLASIFICACIONES BÁSICAS DE SISTEMAS GENERALES 1.4. BASES EPISTEMOLÓGICAS DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 1.5. PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS CAPÍTULO II 2.1. LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SU APLICACIÓN EN DIFERENTES CAMPOS. 2.2. EJEMPLO DE CASOS DE APLICACIÓN DE LA TGS CAPÍTULO III 3.1. ENFOQUE DE SISTEMAS 3.2. ASPECTOS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS 3.3. CONCEPTO DE SISTEMAS 3.4. TIPOS DE SISTEMAS 3.5. LIMITES DE LOS SISTEMAS 3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS 3.7. TAXONOMIA DE SISTEMAS 3.8. LA JERARQUÍA DE COMPLEJIDAD DE K. BOULDING 3.9. CATEGORIZACIÓN DE J. LESOURNE 3.10. CATEGORIZACIÓN DE CHECKLAND 3.11. SISTEMAS DINÁMICOS CAPÍTULO IV 4.1. FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES 4.2. LA ORGANIZACIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS CAPÍTULO V 5.1. CULTURA ORGANIZACIONAL 5.2. DESARROLLO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL 5.3. FUNCIONES 5.4. ELEMENTOS Y COMPONENTES 5.5. NIVELES DE MANIFESTACIÓN 5.6. TIPOS DE CULTURAS ORGANIZACIONALES CAPÍTULO VI 6.1. LA MORALIDAD DE LOS SISTEMAS 6.2. MEDICIÓN DE VALORES 6.3. UNA CIENCIA DE VALORES 6.4. LA ÉTICA DE LOS EFECTOS DE PROPAGACIÓN 6.5. LA ÉTICA DE CAUSAR EL CAMBIO 6.6. LA ÉTICA DE LOS OBJETIVOS 6.7. RESPONSABILIDAD SOCIAL 6.8. LA ÉTICA DE LA CONSERVACIÓN 6.9. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PRODUCTO 11 SEMANA HORAS 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS DISTRIBUCIÓN TEMÁTICA CLASE NRO 9 10 11 12 13 14 15 TEMA Revisión - Nivelación EXAMEN PARCIAL CAPÍTULO VII 7.1. CUANTIFICACIÓN Y MEDICIÓN – INDICADORES SOCIALES 7.2 MEDICIÓN 7.3. CUANTIFICACIÓN DEL PROCESO 7.4. INDICADORES SOCIALES Y LA CALIDAD DE VIDA 7.5. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL USO Y LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN 7.6. CRITERIOS PARA LA CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE ASENTAMIENTOS HUMANOS 7.7. CALIDAD DE VIDA CAPÍTULO VIII 8.1. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES 8.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 8.3. FUNCIONES DE PROBABILIDAD 8.4. SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES CAPÍTULO IX 9.1. PARADIGMA DE SISTEMAS 9.2. DISEÑO DE SISTEMAS 9.3. MODELACIÓN DE SISTEMAS CAPÍTULO X 10.1. OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS 10.2. LAS DIFICULTADES CON LA OPTIMIZACIÓN CONDUCEN A LA SUBOPTIMIZACIÓN 10.3. EL DILEMA ENTRE LA OPTIMIZACIÓN Y LA SUBOPTIMIZACIÓN 10.4. COMPLEJIDAD DE LOS SISTEMAS CAPÍTULO XI 11.1. PROCESO DEL CONSENSO 11.2. PROCEDIMIENTOS DE PLANEAMIENTO QUE EXCLUYEN LA LEGITIMIZACIÓN 11.3. MODIFICACIONES PROPUESTAS A LOS PROCEDIMIENTOS .DE PLANEAMIENTO. LEGITIMIZACIÓN 11.4. SUPUESTOS DE LOS PLANIFICADORES Y EL CONSENSO 11.5. APLICACIÓN A LAS ESTRATEGIAS DE PLANEAMIENTO 12 SEMANA HORAS 9 10 11 2 12 2 13 2 14 2 15 2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS DISTRIBUCIÓN TEMÁTICA CLASE NRO 16 17 18 19 20 TEMA SEMANA HORAS CAPÍTULO XII 12.1 MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 12.2 LO QUE NO SE DEBE HACER CAPÍTULO XIII 13.1. SISTEMAS DE SEGURIDAD 13.2. MAGERIT 13.3. REQUISITOS PARA CUMPLIR CON LAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD 13.4. REQUISITOS PARA OFRECER CONSERVACIÓN 13.5. REQUISITOS PARA OFRECER DISPONIBILIDAD CAPÍTULO XIV 14.1. IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN 14.2 HERRAMIENTAS PARA REDUCCIÓN DE COSTOS (COSTO CERO) EXAMEN FINAL EXAMEN SUSTITUTORIO 13 16 2 17 2 18 2 19 20 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS INTRODUCCIÓN La búsqueda del hombre por encontrar la razón de su existencia ha conllevado a un análisis de su entorno. Tanto chinos como griegos nos brindaron los primeros postulados acerca de la intima relación del hombre con lo que a priori lo afectaba; la naturaleza. Dada la relación íntima del hombre con la naturaleza hizo que este estudiara su entorno inmediato tratando de dar explicación a los fenómenos que lo rodeaban, que en ocasiones le resultaban beneficiosos y en ocasiones esta relación le resultaba perjudicial. A raíz de estos análisis es que surgen diversas formas de dar explicación a los fenómenos que rodeaban al hombre, entre ellos la ciencia. La ciencia a través de su método analítico y básicamente reduccionista fue y hasta cierto grado para ciertos casos es uno de los métodos que brindan solución a diversos problemas, que sustentan sus soluciones con demostraciones matemáticas. El tiempo demostró que la ciencia y su clásica metodología no se ajustaba al comportamiento de problemas complejos, en los que múltiples variables constituían todo un sistema. Esto debido a que la ciencia teoriza en que si se divide la complejidad en sus diversas partes, y de manera independiente se daba solución a estos problemas por implicancia se daría solución al problema mayor. Lo anteriormente mencionado quedo en tela de juicio cuando por ejemplo se analizaban problemas de corte social. Dado que la ciencia no estaba en capacidad de brindar solución a problemas complejos con características particulares es que surge la necesidad de analizar los problemas con una óptica diferente. Era tiempo de dejar de lado el reduccionismo y estudiar los problemas de manera holista. Es en ese momento que se empieza a dar importancia a lo que hoy se conoce como pensamiento sistémico la cual se basa en diversas teorías, y todo esto con el fin de abarcar realidades complejas El estudio de las realidades complejas, en las cuales el todo es notoriamente más que la suma de las partes, obliga a ir más allá del método analítico tradicional basado en el estudio por separado de las diferentes partes de un objeto. Por el contrario, el enfoque sistémico pone en primer plano el estudio de las interacciones entre las partes y entre éstas y su entorno. En el estudio de realidades complejas se encuentra que determinadas relaciones aparecen repetidamente en sistemas de diferente naturaleza. El enfoque en la estructura de las relaciones por encima de la naturaleza de los sistemas involucrados nos lleva a la construcción de Sistemas Generales: se puede considerar un Sistema General como una clase de Sistemas Particulares con la misma estructura de relaciones, de modo que cualquiera de ellos puede tomarse como modelo de los demás. Se constituyen así diferentes Teorías para distintos Sistemas Generales. Estas Teorías pueden tener forma matemática, dado que es habitual tomar como representante de la clase correspondiente el sistema matemático abstracto de sus relaciones. Pero su contenido no es meramente formal, sino que refiere a la materialidad de las propiedades comunes de los Sistemas Particulares de esa clase. 15 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS A raíz de esta particularidad en todos los sistemas es que se pueden construir una Teoría General de Sistemas para el tratamiento sistemático de las propiedades de cualquier Sistema General y de allí nuestra necesidad de tener un entendimiento mayúsculo de los sistemas y su aporte teórico. 16 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO I 1.1. ORÍGENES DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En un sentido amplio, la Teoría General de Sistemas (TGS) se presenta como una forma sistemática y científica de aproximación y representación de la realidad y, al mismo tiempo, como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo transdisciplinarias. En tanto paradigma científico, la TGS se caracteriza por su perspectiva holística e integradora, en donde lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas emergen. En tanto práctica, la TGS ofrece un ambiente adecuado para la interrelación y comunicación fecunda entre especialistas y especialidades. Bajo las consideraciones anteriores, la TGS es un ejemplo de perspectiva científica. En sus distinciones conceptuales no hay explicaciones o relaciones con contenidos preestablecidos, pero sí con arreglo a ellas podemos dirigir nuestra observación, haciéndola operar en contextos reconocibles. Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes: • • • Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir las características, funciones y comportamientos sistémicos. Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos y, por último, Promover una formalización (matemática) de estas leyes. La primera formulación en tal sentido es atribuible al biólogo Ludwig Von Bertalanffy (1901-1972), quien acuñó la denominación "Teoría General de Sistemas". Para él, la TGS debería constituirse en un mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales y ser al mismo tiempo un instrumento básico para la formación y preparación de científicos. Sobre estas bases se constituyó en 1954 la Society for General Systems Research, cuyos objetivos fueron los siguientes: • • • • Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos y facilitar las transferencias entre aquellos. Promoción y desarrollo de modelos teóricos en campos que carecen de ellos. Reducir la duplicación de los esfuerzos teóricos. Promover la unidad de la ciencia a través de principios conceptuales y metodológicos unificadores. Como se ha señalado anteriormente, la perspectiva de la TGS surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques analítico-reduccionistas y sus principios mecánico-causales. Se desprende que el principio clave en que se basa la TGS es la noción de totalidad orgánica, mientras que el paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgánica del mundo. 17 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La TGS concitó un gran interés y pronto se desarrollaron bajo un abanico de posibilidades diversas tendencias, entre las que destacan la cibernética (N. Wiener), la teoría de la información (C.Shannon y W.Weaver) y la dinámica de sistemas (J.Forrester). Si bien el campo de aplicaciones de la TGS no reconoce limitaciones, al usarla en fenómenos humanos, sociales y culturales se advierte que sus raíces están en el área de los sistemas naturales (organismos) y en el de los sistemas artificiales (máquinas). Mientras más equivalencias reconozcamos entre organismos, máquinas, hombres y formas de organización social, mayores serán las posibilidades para aplicar correctamente el enfoque de la TGS, pero mientras más experimentemos los atributos que caracterizan lo humano, lo social y lo cultural y sus correspondientes sistemas, quedarán en evidencia sus inadecuaciones y deficiencias (sistemas triviales). 1.1.1. Origen del concepto de "sistema" El origen de la palabra sistemas: SYNUSTANAI = Crear juntas. Al respecto hay que recordar que el concepto de sistema surge con fuerza con las operaciones bélicas de la Segunda Guerra Mundial, las que por su complejidad logística y magnitud en cuanto a la cantidad de soldados y materiales comprometidos, como en la invasión del Día D, requirió desarrollar una metodología que permitiera incorporar al análisis estratégico a un conjunto numeroso de sistemas que se convertían en interdependientes en el momento de la gran batalla. Después, en la posguerra, las grandes industrias modernas incorporan esta nueva disciplina en la planificación empresarial con el nombre de Operación de sistemas, donde aparece claramente la importancia de la interdisciplinariedad y la cooperación organizada de lo heterogéneo. Con Bertalanffy, se establece claramente la importancia de los estudios de sistemas para diversos campos de la ciencia, solo que con este autor, dichos estudios dejan de pertenecer solo a la biología, para buscar realizar el sueño (de Bertalanffy) de transformarlo en un lenguaje universal para la ciencia, incluyendo a los estudios de la sociedad. Es en este punto en que los estudios de sistemas se unen a la concepción holística de la sociedad. 1.2. PENSAMIENTO SISTÉMICO En la ciencia del siglo XX, la perspectiva holística ha sido conocida como "sistémica", y el modo de pensar como pensamiento sistémico. Este pensamiento emerge simultáneamente en diversas disciplinas durante la primera mitad del siglo; fue encabezado por biólogos como Bertalanffy y antropólogos como Bateson, quienes pusieron en relieve la visión de los organismos vivos como totalidad integrada. La aparición del pensamiento sistémico constituyó una profunda revolución en la historia del pensamiento científico occidental, ya que demostró que los sistemas no pueden ser comprendidos por medio del análisis, sino a través de las propiedades en el contexto de un conjunto mayor. De ahí que este pensamiento sea contextual, en contrapartida del analítico. Por otra parte, a finales del siglo XX surge otro elemento importante que tiene que ver con los fenómenos observados de las partes interactuantes de los sistemas vivos, a lo cual se le llamó proceso; de ahí que el pensamiento sistémico también sea procesal El pensamiento sistémico es la actitud del ser humano, que se basa en la percepción del mundo real en términos de totalidades para su análisis, comprensión y accionar, a diferencia del planteamiento del método científico, que sólo percibe partes de éste y de manera inconexa. 18 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS El pensamiento sistémico es integrador, tanto en el análisis de las situaciones como en las conclusiones que nacen a partir de allí, proponiendo soluciones en las cuales se tienen que considerar diversos elementos y relaciones que conforman la estructura de lo que se define como "sistema", así como también de todo aquello que conforma el entorno del sistema definido. La base filosófica que sustenta esta posición es el Holismo (del griego holos = entero). Bajo la perspectiva del enfoque de sistemas la realidad que concibe el observador que aplica esta disciplina se establece por una relación muy estrecha entre él y el objeto observado, de manera que su "realidad" es producto de un proceso de coconstrucción entre él y el objeto observado, en un espacio tiempo determinados, constituyéndose dicha realidad en algo que ya no es externo al observador y común para todos, como lo plantea el enfoque tradicional, sino que esa realidad se convierte en algo personal y particular, distinguiéndose claramente entre lo que es el mundo real y la realidad que cada observador concibe para sí. ENFOQUE SISTÉMICO ENFOQUE REDUCCIONISTA Fig. 1.1 Enfoque sistémico Vs Enfoque reduccionista 1.3. CLASIFICACIONES BÁSICAS DE SISTEMAS GENERALES Es conveniente advertir que no obstante su papel renovador para la ciencia clásica, la TGS no se despega –en lo fundamental– del modo cartesiano (separación sujeto/objeto). Así forman parte de sus problemas tanto la definición del status de realidad de sus objetos, como el desarrollo de un instrumental analítico adecuado para el tratamiento lineal de los comportamientos sistémicos (esquema de causalidad). Bajo ese marco de referencia los sistemas pueden clasificarse de las siguientes maneras: Según su entitividad los sistemas pueden ser agrupados en reales, ideales y modelos. Mientras los primeros presumen una existencia independiente del observador (quien los puede descubrir), los segundos son construcciones simbólicas, como el caso de la lógica y las matemáticas, mientras que el tercer tipo corresponde a abstracciones de la realidad, en donde se combina lo conceptual con las características de los objetos. Con relación a su origen los sistemas pueden ser naturales o artificiales, distinción que apunta a destacar la dependencia o no en su estructuración por parte de otros sistemas. Con relación al ambiente o grado de aislamiento los sistemas pueden ser cerrados o abiertos, según el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes. Como se sabe, en este punto se han producido importantes innovaciones en la TGS 19 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS (observación de segundo orden), tales como las nociones que se refieren a procesos que aluden a estructuras disipativas, auto-referencialidad, auto-observación, autodescripción, auto-organización, reflexión y auto-poiesis 1.4. BASES EPISTEMOLÓGICA DE LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS “Una explicación es una reformulación del fenómeno a explicar” Humberto Maturana, investigador sistémico. 1.4.1 Bases del pensamiento sistémico La Teoría General de Sistemas (TGS) es una perspectiva científica que surge ante la identificación de una insuficiencia, tanto del causalismo como del teleologismo, para explicar adecuadamente los complejos procesos de naturaleza biológica, psicológica y/o social. La perspectiva de la TGS surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques analítico-reduccionistas y sus principios mecánico-causales, en especial cuando son aplicados en fenómenos biológicos y sociales. Se desprende que el principio clave en que se basa la TGS es la noción de totalidad orgánica, mientras que el paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgánica del mundo. En consecuencia, el pensamiento de sistemas puede ser considerado como una metadisciplina, que se incorpora al pensamiento científico de manera diferente a las disciplinas particulares, siendo un esquema intelectual que puede ser aplicado a las diversas disciplinas específicas, como lo hace también el método científico. Por último, habría que señalar los tres paradigmas que se han ido ocurriendo dentro del desarrollo del pensamiento sistémico, cuya descripción se facilita por el uso de los pares de conceptos que les sirven de eje: 1er. Paradigma (Aristóteles): todo / partes Cuando se habla de sistemas aparece la idea de totalidad, pero las propiedades de esa totalidad no responden a la simple agregación de partes o componentes con sus respectivas propiedades. Esa totalidad surge como algo distinto de sus componentes, y sus propiedades se generan en la interacción, en el juego de relaciones de dichas partes, surgiendo también como distintas a las de quienes la conforman. Esta explicación responde al principio aristotélico de que el todo es más que la suma de las partes (la sinergia). 2do. Paradigma (Ludwig Von Bertalanffy): todo / entorno Tomando éste primer principio y enriqueciéndolo, Bertalanffy observa que un sistema es distinguible de su entorno por la particular manera de relacionarse de sus componentes. Incorpora entonces un segundo paradigma: la relación todo/entorno, quedando de esta manera establecido que un sistema establece un flujo de relaciones con el ambiente donde actúa, definiéndose a sí mismo de esa manera. 3er. Paradigma (Niklas Luhmann): elemento/relación Para Luhmann el sistema contiene en sí mismo la diferencia con su entorno, por lo tanto, es autorreferente y autopoiético. Al unir la autorreferencia (que hace al sistema incluir según sí mismo el concepto de entorno) y la autopoiesis (que posibilita al sistema elaborar, desde sí mismo, su estructura y los elementos de los cuales se compone) queda conformado el aporte teórico de éste autor. Además, proporciona uno de los más importantes aportes para el actual desarrollo de la sistémica: la observación 20 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS de segundo orden. Para Luhmann la autorreferencia no deja encerrado al sistema en sí mismo, sino hace que éste posea clausura y apertura. Los siguientes cuadros permiten comparar la perspectiva denominada tradicional (reduccionista, mecanicista, positivista) con la perspectiva sistémica en dos de sus aspectos: sus bases investigativas y su metodología. Cuadro: Características de las Macrorinteracciones Investigativas Tradicional Verdad Ontología e Perspectivismo Objetividad Universo Racionalidad Inmanente Métodos y técnicas distributivas Observación de partes y sistemas ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Sistémico/Constructivista Explicar Sistemas de significatividades Realidades múltiples Racionalidad sistémica Métodos y técnicas dirigidas al sentido Observación de segundo orden Cuadro: Características de las Macroorientaciones Metodológicas Tradicional Elemental (analítica) Lineal (causal) Legal (trivializante) Distributiva/ Algorítmica Muestras Estadísticas Estímulo-Respuesta ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Sistémico/Constructivista Complejidad (holismo) Retroacciones (redes) Contingente (abierta a la novedad) Distintiva/Cualitativa Muestras Estructurales Interpretativa De las indicaciones presentadas arriba, pueden ser destacados los siguientes aspectos para ser tomados en cuenta al momento de realizar una investigación: a) Una investigación debe dirigirse hacia la identificación de conjuntos relacionados de distinciones y no sólo a la reducción analítica y causal de componentes y procesos aislados. Con enfoques no aditivos, los registros se ajustarían al ritmo de los observados respetando sus propias configuraciones. b) Las mejores explicaciones para fenómenos complejos se alcanzan observando atentamente procesos dinámicos en mutua afectación, es decir, redes de retroalimentaciones de observaciones que se sostienen unas a otras. El principio aquí es la flexibilidad y, a la vez, sostener la externalidad de la observación. c) La investigación debe ser aplicable a esquemas contingentes, complejos, múltiples, variados y heterogéneo s que cubran gran parte de la emergencia de expresiones sociales, culturales y personales. No se trata de comprobar nada por la vía del congelamiento de realidades efímeras. d) Si bien algunas técnicas estadísticas apuntan a redes de relaciones, éstas sólo resultan adecuadas para procesos triviales. Por ello los procedimientos aplicados a sistemas complejos y que se dirigen a la determinación de rasgos 21 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS distintivos y revelamientos de organicidades, siguen siendo básicamente cualitativos. e) Interesa recoger la franja ancha de distinciones hasta alcanzar sus márgenes. En consecuencia, ningún observador puede ignorarse aduciendo su baja presencia. El muestreo, con el cual seleccionamos a nuestros interlocutores, debe ser estructural. Para ello se deben identificar los distintos ángulos/voceros de la comunicación y buscar su representación. f) La identificación de rasgos distintivos proyecta la investigación hacia las elaboraciones de sentido y sus interpretaciones. Estos problemas difícilmente pueden abordarse bajo el marco, temporalmente limitado, en que opera la lógica cuantitativa de alternativas/respuestas. Sobre esta esquematización, que traza diferencias entre una u otra estrategia, se despliega el ambiente donde se mueve gran parte de las opciones metodológicas que abordaremos al referirnos a la observación de segundo orden. 1.5. PROPIEDADES DE LOS SISTEMAS: 1.5.1. SINERGIA: La palabra sinergia aumenta su importancia gracias a la teoría general de sistemas la cual fue desarrollada por Ludwig von Bertalanffy. Relacionada con la teoría de sistemas, la forma más sencilla para explicar el término sinergia es examinando un objeto o ente tangible o intangible y si al analizar una de las partes aisladamente ésta no da una explicación relacionada con las características o la conducta de éste entonces se está hablando de un objeto sinérgico. Ligado a este concepto se encuentra otro el de recursividad el cual nos señala que un sistema sinérgico está compuesto a su vez de subsistemas que también son sinérgicos. Ejemplos de sinergia: El reloj: si tomamos cada uno de sus componentes minutero, segundero o su mecanismo, ninguno de estos por separado nos podrá indicar la hora pero si las unimos e interrelacionamos seguramente tendremos con exactitud la hora. Los vehículos: ninguna de las partes de un auto ni el motor los trasmisores o la tapicería podrá transportar nada por separado, sólo en conjunto. Los aviones: cada una de las partes del avión no pueden volar por sí mismas, únicamente si se interrelacionan logran hacerlo. Otro ejemplo son los sistemas sociales los cuales son siempre sinérgicos, un modelo de éstos es una escuela, ninguna de las partes de ésta produce aisladamente personas totalmente capacitadas para ser miembros activos de una sociedad. 22 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig 1.2 Sinergia Un ejemplo de sinergia de subproductos es el caso de una compañía de gas industrial que pretende elaborar CO2 usando desperdicios del mismo generado por diversas empresas cercanas. El CO2 podría comercializarse en áreas tan diversas como las bebidas carbonatadas y aplicaciones agrícolas y médicas. No está lejos el día en que las compañías explotarán los terrenos de compactación de desperdicios para extraer metales, plásticos y otros materiales. En la medida en que las empresas combinen sus esfuerzos para reusar y reciclar sus desperdicios, estas áreas se verán disminuidas e incluso desaparecerán del paisaje, según Applied Sustainability LLC. Estos son tan sólo unos ejemplos del potencial que tiene la sinergia de subproductos. a) El holismo y la teoría de sistemas Curiosamente, los descubrimientos científicos sobre las facultades holísticas del cerebro, la capacidad de su hemisferio derecho de comprender globalmente- han hecho surgir serias dudas sobre el método científico en cuanto tal. La ciencia siempre ha intentado comprender la naturaleza reduciendo las cosas a sus partes integrantes. Ahora bien, resulta incuestionablemente claro que las totalidades no pueden ser comprendidas por medio del análisis. Esto es un boomerang lógico, lo mismo que la prueba matemática de que ningún sistema matemático puede ser realmente coherente consigo mismo. El prefijo griego syn ("junto con"), en palabras como síntesis, sinergia, sintropía, resulta cada vez más significativo. Cuando las cosas se juntan, sucede algo nuevo. Toda relación supone novedad, creatividad, mayor complejidad. Ya hablemos de reacciones químicas o sociedades humanas, de moléculas o de tratados internacionales, hay en todas ellas cualidades que no pueden predecirse a partir de la simple observación de sus componentes. 23 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig 1.3 Ejemplo de visión Holistica de sistemas b) El sistema es una entidad independiente y un todo coherente. Cuando empleamos la teoría de sistemas para comprender o estudiar algún fenómeno, es esencial entender que un sistema es ante todo una entidad independiente, no importa que a su vez pertenezca o sea parte de otro sistema mayor, y que, visto así, es a su vez y todo coherente que podemos estudiar y analizar para mejorar nuestra comprensión de ese fenómeno. Como indica Watzlawick: "Cada una de las partes de un sistema está relacionada de tal modo con las otras que un cambio en una de ellas provoca un cambio en todas las demás y en el sistema total. Esto es, un sistema se comporta no sólo como un simple compuesto de elementos independientes, sino como un todo inseparable y coherente. Quizás esta característica se entienda mejor en contraste con su opuesto polar, el carácter sumatorio: si las variaciones en una de las partes no afectan a las otras o a la totalidad, entonces dichas partes son independientes entre sí y constituyen un "montón" (para utilizar un término tomado de la literatura sobre sistemas) que no es más complejo que la suma de sus elementos. Este carácter sumatorio puede ubicarse en el otro extremo de un continuo hipotético de totalidad, y cabe decir que los sistemas siempre se caracterizan por cierto grado de totalidad. Del mismo modo, entenderemos a todo sistema social como una totalidad, con todas sus partes y elementos, de tal manera interrelacionados, que cualquier variación o cambio en una de sus partes afecta a cada uno de los elementos restantes. 24 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS c) De cómo un "todo" se convierte en un "sistema" Sin embargo un "todo" puede ser, o una porción muy amplia del mundo, o un fenómeno muy vago e impreciso (en alguna parte hay que poner los límites), de modo que aquí es donde se prefiere al concepto de "sistema" -refiriéndose a un conjunto con partes reconocibles como interrelacionadas- como un concepto que permite el análisis científico de cualquier "todo" que nos interese analizar o conocer en detalle y con rigurosidad científica... Según Johansen, "ante la palabra sistema'', todos los que la han definido están de acuerdo en que es un conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjuntos de objetivos. También aporta otras definiciones tales como: " conjunto de objetos y sus relaciones, y las relaciones entre los objetos y sus atributos", y según el General Systems Society for Research, "un conjunto de partes y sus interrelaciones". 1.5.2. RECURSIVIDAD a) Concepto: Es una característica de todo sistema viable y se refiere a que todo sistema contiene dentro de sí a varios otros sistemas, llamados subsistemas, los cuales poseen funciones y características similares al sistema superior en que están contenidos. Fig 1.4 Recursividad b) Características de los sistemas recursivos: De todo esto se desprende que el concepto de recursividad se aplica a sistemas dentro de sistemas mayores, y a ciertas características particulares, más bien funciones o conductas propias de cada sistema, que son semejantes a la de los sistemas mayores. Para colocar un ejemplo claro de recursividad, pensemos en una empresa como una totalidad y pensemos en sólo dos aspectos de ella, dirección y producción. Evidentemente, la empresa posee un cuerpo de dirección (sus ejecutivos) y su centro 25 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS de producción (un departamento bien identificado). Pero la empresa se divide en subgerencias y tenemos una de ellas, la de ventas, e imaginemos ahora a esta subgerencia como una "empresa" independiente. También posee una dirección (sus propios ejecutivos) y su centro de producción (la realización de las ventas). Pero la subgerencia de ventas se divide a su vez en varios departamentos. Uno de ellos es el de estudio de mercados. Aislémoslo como lo hicimos con la subgerencia de ventas. Podemos observar que posee dirección (su jefe y otros ejecutivos menores) y su aspecto de producción (los estudios y desarrollos. del mercado). Nuevamente podemos dividir este departamento en secciones. Una de ellas es la de desarrollo de mercado que posee su propia dirección y su propia producción (por ejemplo, publicidad) y así podemos ir descendiendo hasta llegar al individuo. Este posee varios "sistemas", uno de los cuales es el sistema nervioso que posee su propia dirección (algunos centros cerebrales y la médula espinal) y su producción (movimiento de los músculos). Siguiendo aún más abajo llegamos a la célula, la neurona, por ejemplo, que posee su centro de dirección (el núcleo) y su producción (la emisión de ciertos impulsos eléctricos a través del axón). La ciencia biológica moderna nos puede conducir a seguir reduciéndonos cada vez más. Todo esto nos indica una recursividad de diferentes sistemas, en los que se presentan en todos y cada uno (o se repiten) ciertas características básicas. Pero, lo que hemos hecho aquí, ¿no es aplicar el método reduccionista, dividiendo a la empresa en sus diferentes partes? Aparentemente así ha sido, pero con una gran diferencia teniendo en mente la idea de recursividad, analizamos las partes en función de un todo. Sabemos que la neurona es parte de un sistema superior, el sistema nervioso y su conducta no la interpretamos a través de las características particulares de cada una de las neuronas para explicarnos el sistema nervioso como una sumatoria (tenemos conciencia de la característica sinergética del sistema). Lo mismo hacemos con el hombre, la sección, el departamento, la subgerencia y, finalmente, la empresa. La reducción (o ampliación de acuerdo al punto desde el cual observemos el problema) no consiste en sumar partes aisladas, sino integrar elementos que en sí son una totalidad dentro de una totalidad mayor. Sería, por ejemplo, como si quisiéramos estudiar un hogar formado por los padres v tres hijos, analizando a cada uno de ellos por separado y luego sumando los resultados, o lo que aún sería peor, si entrevistáramos al padre y luego extrapoláramos los resultados a todo el hogar o la familia. Evidentemente, aquí no existe recursividad. Cada uno de los personajes es un sistema dentro de otro sistema mayor, pero resulta que aquella totalidad que denominamos familia u hogar no se repite en cada uno de los elementos que la componen. En otras palabras, la familia, dentro del criterio reduccionista, sería el elemento unitario o "último" o la unidad más pequeña de una totalidad superior (por ejemplo, una comunidad). Podemos concluir, entonces, que existe recursividad entre objetos aparentemente independientes, pero que esta recursividad no se refiere a forma o, para expresarle gráficamente, a innumerables círculos concéntricos que parten de un punto (el círculo unitario) y a partir de ese centro vamos trazando con el compás círculos de radio cada vez mayor. No. La recursividad se presenta en torno a ciertas características particulares de diferentes elementos o totalidades de diferentes grados de complejidad. 26 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En cierto modo, podemos señalar que aquí el problema consiste en definir de alguna manera las fronteras del sistema (que será un subsistema dentro de un supersistema mayor, de acuerdo con el concepto de recursividad). En otras palabras, en llegar a establecer una línea imaginaria que separe lo que pertenece al sistema de aquello que no le pertenece. Para llegar a una idea operacional respecto a la definición o delineación de un sistema podemos pensar en el concepto de individualidad. L. Von Bertalanffy se pregunta qué es un individuo y señala que con ello queremos significar un objeto que, espacial, temporal y dinámicamente, constituye algo distinto de todo otro ser de su misma categoría y que, como tal, pasa por un determinado ciclo vital. Individuo significa indivisible, pero, como hemos visto más arriba, un sistema humano (el hombre) es posible dividirlo en otros sistemas (células); es como señalan Von Bertalanffy, precisamente "dividuo" y se multiplica a través de la división. Hablamos entonces de individuos (o sistemas) en el sentido que, aunque formados por otros individuos, su agregación y desarrollo conducen a una creciente individualización en que las partes del organismo se vuelven cada vez más diferenciadas y menos independientes. Así, un taxi, su chofer e incluso su pasajero forman un sistema, porque constituyen una individualidad. Evidentemente que el taxi por sí solo es un sistema (sistema cerrado); el chofer y el pasajero son individuos de otro tipo de sistema, pero los tres separadamente no forman el sistema taxi. Si agregamos al policía de tránsito, a otros vehículos de movilización colectiva y de carga, una calle, árboles y casas, podemos sumarlo, reunirlo todo y formar otro sistema, pero este sistema tampoco será un sistema taxi, será algo mayor, y quizá, desde cierto punto de vista de análisis, el taxi pase a ser un subsistema. Como conclusión, podemos señalar que los sistemas consisten en individualidades; por lo tanto, son indivisibles como sistemas. Poseen partes y subsistemas, pero estos son ya otras individualidades. Pueden formar parte del sistema, pero no son del sistema que deseamos o buscamos. Para encontrarlo, debemos reunir aquellas partes y aquellos subsistemas y eliminar las otras partes y subsistemas que están de más, o pertenecen a otro sistema o, por no tener relación directa con nuestro sistema, sus comportamientos no lo afectan. En este sentido, el concepto de recursividad va de "individuo" en "individuo", destacándose una jerarquía de complejidad, ya sea en forma ascendente como en forma descendente. c) Relación entre el Sistema y el Entorno. Los sistemas sociales que son los que nos preocupan esencialmente no se producen en el vacío, aislados completamente de otros fenómenos, por el contrario, los sistemas tiene un entorno, es decir, están rodeados por otros fenómenos que usualmente incluyen a otros sistemas "El sistema se constituye en su diferenciación del entorno. Se puede decir que el sistema "es" su diferencia respecto del entorno" d) La "entropía/negentropía" o el orden del sistema. La "entropía" implica la tendencia natural de un sistema a entrar en un proceso de desorden interno, y "negentropía" vendría a ser lo contrario: la presión 27 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS ejercida por alguien o por algo para conservar del orden interno del sistema. Estos dos conceptos suelen ser problemáticos para los alumnos, pero podemos entenderlo pensando que el cambio de la sociedad, la que normalmente se refiere a tendencias entrópicas, porque las diferentes presiones que se ejercen sobre el sistema, llevan a que se produzcan cambios de carácter aleatorio en los diferentes elementos del sistema social, Sin embargo, el proceso de Control Social que no es otra cosa que la tendencia al aparecimiento, cuidado y manutención de reglamentos y leyes que ponen orden a la sociedad y que una vez establecidos son difíciles de cambiar ponen el factor negentrópico (ordenador, que proporciona, orienta o conduce al orden). Fig.1.5 Entropía tiende a la desaparición e) Sistemas cerrados y abiertos Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos. En los primeros nada entra ni nada sale de ellos. Todo ocurre dentro del sistema y nada se comunica con su exterior. En cambio los sistemas abiertos requieren de su entorno para existir. Los sistemas biológicos y los sistemas sociales son sistemas abiertos, y a ello se debe que la teoría de sistemas haya tenido tanta aceptación en el campo de las ciencias sociales en décadas recientes. Marilyn Ferguson los describe así: "Algunas formas naturales son sistemas abiertos, esto es, están implicados en un continuo intercambio de energía con el entorno. Una semilla, un huevo fecundado, un ser vivo, son todos ellos sistemas abiertos. También hay sistemas abiertos fabricados por el hombre. Prigogine cita el ejemplo de una ciudad: absorbe energía de la zona circundante (electricidad, materias primas), la transforma en las fábricas, y la devuelve al entorno. En los sistemas cerrados, por el contrario tendríamos como ejemplos una roca, una taza de café frío, un tronco de leña no existe una transformación interna de energía." 28 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS f) Sistemas abiertos y su necesidad del entorno: "Entradas / Salidas" (Input-Output). "Un sistema cerrado es aquel que, no recibiendo inputs del exterior, tiende al agotamiento interno, a la entropía. Por el contrario, un sistema abierto es el que, recibiendo energías o inputs del exterior es capaz de renovarse; entonces se dice que tiene entropía negativa." "La concepción de sistemas abiertos se transforma en un modelo de análisis donde el equilibrio pasa a ser la categoría dominante. A su vez el esquema input-output permite recuperar el modelo de explicación causal al relacionarse los inputs con causas y los outputs con efectos. También esos últimos se pueden analizar en términos de consecuencias para el sistema mayor. Todo sistema obtiene la energía que le da vida de su entorno. "Cualquiera sea la alternativa escogida, los sistemas se definen por una relación dinámica entre inputs (entradas) y outputs (salidas). El sistema mismo es el encargado de procesar los materiales que provienen del ambiente, parar lo cual disponen de estructura y organización internas" g) Retroalimentación y cibernética. La cibernética tiene que ver o se refiere a los sistemas autónomos, es decir, que son capaces de encontrar u objetivo o finalidad (o su camino) por sí mismos, sin necesidad de ser guiados o controlados por alguien o algo fuera del sistema. Por lo tanto la cibernética es una ciencia de la acción, por un lado, y dentro de ella, de los mecanismos de comunicación y de control que permiten que el sistema reoriente o replantee continuamente su andar para llegar a su meta, objetivo o fin de su existencia, par lo cual necesita contar con algún tipo de servomecanismo que lo redirija permanentemente. Uno de los sistemas cibernéticos más corrientes es el misil antiaéreo que encuentra a su blanco (objetivo) automáticamente, corrigiendo su dirección continuamente hasta dar en el blanco. "Sostenemos básicamente que los sistemas interpersonales --grupos de desconocidos, parejas matrimoniales, familias, relaciones psicoterapéuticas o incluso internacionales, etc.-- pueden entenderse como circuitos de retroalimentación, ya que la conducta de cada persona afecta la de cada una de las otras y es, a su ves, afectada por éstas". Para entender este concepto pensemos en la persona que conduce una bicicleta, que es una experiencia que la mayoría de los lectores de este artículo seguramente habrá vivido. En la medida que avanza, el ciclista corrige la dirección, ya que la bicicleta tiene una fuerte tendencia a derivar hacia los lados. El acto de corregir la dirección impuesta es producto de la retroalimentación que se produce en la mente del ciclista, quien continuamente reexamina si va en la dirección que quiere, si ello no ocurre, corrige la dirección. Esta cualidad de autocorrección sucede en todos los sistemas y es la base de la cibernética "que concierne en especial a los problemas de la organización y los procesos de control" y en el caso de los sistemas sociales se refiere a la capacidad que tiene éstos para mantener estables su dirección o finalidad. Comprende todos aquellos aspectos que incorporamos cuando 29 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS hablamos de retroalimentación y de autoevaluación y que más adelante veremos incorporados en el concepto de autopoiesis. h) La "Autopoiesis" La autopoiesis, fue expuesta por primera vez por los científicos chilenos Humberto Maturana y Francisco Varela, y se define muy ligeramente como la capacidad de los sistemas de producirse a sí mismos. Este término nace de la biología pero más tarde es adoptado por otras ciencias y otros autores, como por ejemplo por el sociólogo alemán Niklas Luhmann, bajo una tónica antirreduccionista. El reduccionismo es una camisa de fuerza que equivale a torcerle todas las alas que tiene el pájaro y meterlo a otra jaula, distinta, dualista que calce con esa idea o dogma. 1. El principio de retroalimentación, ya mencionado implica que los sistemas abiertos como los sistemas sociales usualmente contienen algunas formas de operar dentro de sí que le permiten informar si mantienen su finalidad o dirección correcta o no. Fig. 1.6 Ejemplo de retroalimentación 2. Cuando esta información pone en marcha algún mecanismo o sistema menor de corrección de la marcha, finalidad o dirección del sistema total, está el juego el principio de la cibernética, ya que los sistemas cibernéticos son todos aquellos que pueden corregir su propia marcha para alcanzar su objetivo o finalidad, como los robots, por ejemplo. Dentro del sistema cibernético, el mecanismo o subsistema de retroalimentación o feedback opera como "cana negra" u órgano censor y rector en la mediación tanto del proceso de acción (todos los procesos que permiten que el sistema opere o actúe) como de la dirección o producto del sistema (que debe ser siempre el establecido por sus fines u objetivos) cumpliendo el principio de equifinalidad, que es la capacidad de los sistemas de llegar a un mismo fin a partir de puntos iniciales distintos. Es decir, que el sistema puede enviar señales correctivas de su marcha (para 30 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS alcanzar su finalidad u objetivo) desde distintas partes del mismo. En un sistema social esto podría significar que distintas instituciones internas pueden presionar o intentar corregir la dirección que sigue el conjunto de la sociedad implicada en tal sistema. Justamente, es porque el sistema cibernético tiene su propio sistema de control y corrección de la dirección que se dice que son sistemas autónomos. También aparece como consecuencia la necesidad de que al interior del sistema se dé una comunicación expedita y clara entre sus diferentes elementos, para que el sistema de retroalimentación pueda operar sobre la dirección correcta (del principio de EQUIFINALIDAD). 3. En segundo lugar puede actuar la homeostasis, término que describe la tendencia de los sistemas, especialmente naturales, a mantener ciertos factores críticos (temperatura del cuerpo, densidad de población, etc.) dentro de cierto rango de variación estrechamente limitado. En el caso de los sistemas sociales esto significa que el sistema en estudio soportará cierto rango de variación en su estructura manteniéndose estable y corrigiendo su finalidad en forma natural (de acuerdo al principio de equifinalidad), pero que pasado los rangos soportables por la estructura que forman sus instituciones, el sistema entra en un proceso de cambios profundos de desintegración o de orientación hacia una nueva finalidad. El punto es importante en el área de estudios sociales llamado Cambio Social (que se verá más adelante). Si la comunicación dentro del sistema no opera correctamente, el sistema entra en un proceso en que las fuerzas entrópicas (tendencias hacia el desorden y el caos) superen los límites establecidos por la HOMEOSTASIS alterándolo completamente o haciéndolo desaparecer. 4. El conjunto de estos mecanismos o procesos hará que se cumpla el fenómeno que antes hemos enunciado con el nombre de autopoiesis, que consiste en que los sistemas sociales son capaces de mantener su finalidad o propósito estable, a pesar de que a menudo sean objeto de presiones para que cambien. (Es necesario tener en consideración eso sí, que la autopoiesis no tiene relación alguna el fenómeno de que algunos sistemas sociales cambien sin razón aparente o fuera del control de sus actores 31 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO II 2.1. LA TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Y SU APLICACIÓN EN DIFERENTES CAMPOS. Existen diferentes disciplinas que buscan una aplicación práctica de la TGS y son: • • Cibernética: se basa en el principio de la retroalimentación y homeóstasis. Teoría de la información: introduce el concepto de información como una cantidad mesurable, mediante una expresión isomórfica con la entropía de la física. La Teoría de juegos: trata de analizar mediante un novedosa marco de referencia matemático, la competencia que se produce entre dos o mas sistemas racionales antagónicos. La teoría de decisiones: establece dos líneas, una similar a la teoría de juegos en la cual a través de procesos estadísticos se busca que optimice el resultado, y la otra, el estudio de la conducta que sigue un sistema social, en su totalidad y en cada una de las partes, al tomar una decisión. Topología: es una geometría del pensamiento matemático basado, en la prueba de la existencia de cierto teorema, en campos como redes, gráficos, conjuntos, y su aportación esta basado en el estudio de las interacciones. Investigación de operaciones: Incorpora a los sistemas factores tales como azar y el riesgo, a la toma de decisiones. Ingeniería de Sistemas: el interés se refiere a que entidades cuyos componentes son heterogéneos pueden ser analizados como sistemas. Análisis Factorial: trata de determinar las principales dimensiones de los grupos, mediante la identificación de elementos clave, con el fin medir un cantidad de atributos y determinar dimensiones independientes, en los sistemas. • • • • • • Por último, la TGS supone que a medida que los sistemas se hacen más complejos, para la explicación de los fenómenos o comportamiento de los sistemas se debe de tomar en cuenta su entorno. Ejemplo de esto ocurre en : Biología Sociología antropología Admon. organismo nación cultura Cultura organizacional Por lo tanto, los avances actuales de la TGS se enfocan a la identificación de los principios que tienden a igualar dichos aspectos o conductas por ejemplo: Sinergia, recursividad, etc. Sin perder su enfoque interdisciplinario, y por lo tanto aplicable a cualquier sistema. A continuación se muestran experiencias en las que se hace aplicación de la TGS 33 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 2.2. EJEMPLO DE CASOS DE APLICACIÓN DE LA TGS 2.2.1. APLICACIÓN DE LA TGS EN BIBLIOTECOLOGIA Asociación Mexicana de Bibliotecarios, A.C.) (Fuente: Revista de la El proceso administrativo tiene un campo de acción multidisciplinario y es aplicable a cualquier tipo de organización, entre las que podemos mencionar a la Unidad de Información Bibliohemerográfica. Para poder implementar alguna corriente administrativa a nuestra organización o modificarla (pero sin quitar tajantemente los aspectos que nos están funcionando) es viable realizar un estudio de factibilidad de forma sistemática aplicando la Teoría General de Sistemas. Hoy día las unidades de información se enfrentan a un incremento en las actividades propias de su quehacer cotidiano: las tareas de selección y adquisición de recursos documentales, el proceso técnico de los mismos, el reclutamiento y selección de los recursos humanos y el creciente aumento en los servicios bibliotecarios que exigen cada día una operación más eficiente de las unidades de la información. Ante esta problemática surge el presente trabajo, en el cual se pretende dar un panorama general sobre la aplicación de la Teoría General de Sistemas (TGS) al Proceso Administrativo Bibliotecario (PAB), con el objeto de ver a la unidad de información como un sistema integral abierto, que nos permite vigilar y controlar el medio ambiente, además de hacer una evaluación de las necesidades del sistema y de considerar a la TGS como un auxiliar en la selección o rediseño de alguna estrategia de administración. Actualmente la TGS se puede aprovechar para dar propuestas o alternativas de solución a problemas de administración y organización en los procesos bibliotecarios. Antes de hacer formalmente el análisis de un sistema, o aplicar algún método de la TGS, se deben identificar claramente sus objetivos. Estos objetivos reflejaran las metas establecidas durante el proceso de planeación de la unidad de información a corto o mediano plazo. Las metas de estos proyectos representan los resultados de los futuros proyectos de la unidad. La mayoría de los sistemas de información son diseñados para tener una aplicación específica, sin embargo sus objetivos son similares a los de cualquier sistema. El objetivo general para un sistema creado para el hombre es lograr los fines para los que fue creado. La determinación de los objetivos es una fase vital en el análisis de sistemas, para ello se listan los más comunes de un sistema de información: 34 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • Manejar eficientemente la información y proporcionarla en forma oportuna. Cubrir las necesidades de información de los usuarios. Minimizar los costos de operación y maximizar los recursos. Acelerar el acceso a la información confiable y la disponibilidad de la misma. De acuerdo a éstos a la unidad de información se le contempla como un sistema abierto, con partes interactuantes y relacionadas con su entorno, combinación de herramientas conceptuales y analíticas que nos permiten diseñar ideales o parámetros, diseñar actividades o procesos para alcanzar tales ideales y medir o evaluar el grado en que se logran o no. Cuando el bibliotecario profesional ha ubicado cuáles son los objetivos, visión, misión y metas del sistema, busca evidencias para aterrizar en la problemática, seleccionando técnicas e instrumentos para la recolección de datos e información, los cuales dependerán del tamaño y tipo de unidad, entre los elementos que aportan evidencias sobre el sistema están Flujos de información. • • • • • Informes generales. Manuales de procedimientos. Datos individuales o registros generales de la unidad de información. Criterios de rendimiento/ funcionamiento y justificación para su aplicación. Comparación con sistemas de temática afín. Para comprender aún más la TGS en la aplicación del proceso administrativo bibliotecario, se presenta al final del documento un diagrama (figura 2.1) en el cual se involucra cada uno de los elementos de estas temáticas. En la figura 2.1 se muestra a una organización como un sistema integral abierto, por el hecho de que la organización está conectada al medio ambiente y a su vez tiene controladas las entradas, salidas y señalizaciones dentro del sistema, con la debida influencia de cada uno de los elementos del proceso administrativo (planeación, organización, integración, dirección, control y previsión) por que sin ello no sería posible el buen funcionamiento de la organización, ya que se ha conceptualizado como un sistema abierto en el cual deben estar interrelacionados cada uno de los elementos, tanto del proceso administrativo como de la TGS, para lograr los objetivos propuestos por la propia organización. Esto es funcional siempre y cuando el bibliotecario que esté al mando de dicha organización se muestre como un líder con capacidad para influir en otras personas para la consecución de algún objetivo ante su planilla de recursos humanos, contemplando de manera general tanto el medio ambiente interno como externo, ya que de él depende mucho del éxito o fracaso de las innovaciones o modificaciones a nuestro sistema de información. Ahora bien, para comprender aún más la injerencia que tiene un líder en el proceso administrativo se tocará el punto de liderazgo. 35 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS El liderazgo se puede definir como el desarrollo de un sistema completo de expectativas, capacidades y habilidades que permiten identificar, descubrir, utilizar, potenciar y estimular al máximo la fortaleza y energía de todos los recursos humanos de la organización, con miras a incrementar la productividad, la creatividad y la innovación del trabajo, con el objeto de lograr el éxito organizacional y la satisfacción de las necesidades de los individuos. De acuerdo a este concepto surge la siguiente pregunta: ¿Los líderes nacen o se hacen?. Esta pregunta ha prevalecido a lo largo de la historia, ha sido fuente de discusión, por lo que de manera general se puede interpretar y analizar desde dos perspectivas: 1) 2) Como cualidad personal del líder. Como una función dentro de una organización, comunidad o sociedad. Aunado a esto, el poder del líder emana del medio ambiente que lo rodea tanto interno como externo y a su vez los miembros del grupo desean o necesitan satisfacer alguna necesidad. Cuan do un líder tiene el control del medio ambiente para él constituye el poder. Un buen líder se caracteriza por las siguientes cualidades: • • • • • • • • • Honestidad Integración Confiabilidad Creatividad Originalidad Flexibilidad Adaptabilidad Carisma Credibilidad Los líderes llamados carismáticos disponen de una presencia y poder social, es decir tienen autoridad para socializar su pensamiento y conducta individual. Un buen líder dentro de la organización debe establecer: • • • • Visión Misión (personal y organizacional). Objetivos. Confianza en sí mismo y en sus subordinados. Aun cuando un buen líder cuente con las cualidades antes mencionados, pero no conoce o mejora las funciones y actividades de sus subordinados, se debilitará. Para ello debe contemplar lo siguiente: • • Revisar la misión de la organización periódicamente. Hacer inventario de los recursos humanos. 36 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • • • • • • Revisar prioridades y posteridades. Visualizar las oportunidades. Atraer el talento y la competencia. Dar el ejemplo. Conocerse a sí mismo por medio de la autoevaluación. Reconocer las fortalezas y las debilidades propias. Examinar las propias acciones, críticamente. Determinar la correspondencia entre lo que se predica y lo que se hace, y Mantener la concentración óptima hacia el objetivo. El líder debe promover entre sus subordinados la lealtad y para que esto se logre entre sus subordinados debe ofrecerla a ellos mismos. Esta virtud compartida se genera con el compromiso de cada uno de los jefes de la organización hacia sus subordinados e independientemente de su partido político, sexo, religión, raza y cultura. Lo que se pretende es que la lealtad sea de jefe a subordinados y viceversa. En resumen, la TGS es aplicable a cualquier rama del conocimiento humano. Como podemos darnos cuenta es aplicable al PAB, el cual se ve reforzado al tratarse como un sistema integral abierto, ya que si una de sus partes falla se verá reflejado en las actividades y funciones del resto de las secciones del sistema de información. Para que esto funcione se debe contar con los recursos humanos idóneos para cada puesto; el resultado de todo esto es que quien esté al frente del sistema debe tener don de líder, el cual debe informar a sus subordinados desde el primer día de su gestión que espera de cada uno de ellos de acuerdo a su visión, misión, objetivos y metas tanto personales como de índole organizacional. 37 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Figura 2.1. Flujo de información organizacional 38 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO III 3.1. ENFOQUE DE SISTEMAS El enfoque de sistemas es una de las razones de la ruptura epistemológica contemporánea. Implica una concepción nueva, no sólo del conocimiento, sino del mundo que nos rodea y tiene implicaciones desde filosóficas hasta prácticas. A medida que los sistemas crecen en complejidad, la explicación de los fenómenos que representan la conducta de estos sistemas, tiende a tomar en cuenta su medio su totalidad. Es decir tal vez no sea posible entender el funcionamiento de una sola parte sin tener en cuenta la totalidad del sistema. Pero no sólo es necesario definir la totalidad sin también sus partes constituyentes y las interacciones de estas. Por ejemplo si tomamos un objeto de estudio y lo generalizamos, vamos ganando en generalización pero perdiendo en cuanto al contenido en particular; de tal manera que, en alguna parte, entre los especifico que no tiene significado y lo general que no tiene contenido, debe existir para cada propósito y para cada nivel de abstracción, un grado óptimo de generalidad. 3.2. ASPECTOS DEL ENFOQUE DE SISTEMAS Al enfoque de sistemas puede llamársele teoría de Sistemas aplicada y puede describirse como: 1.2.3.4.5.6.7.- Una metodología de diseño. Un marco de trabajo conceptual común. Una nueva clase de método científico. Una teoría de Organizaciones. Dirección por Sistemas. Un Método relacionado a la ingeniería de Sistemas, Investigación de Operaciones, Eficiencia de Costos. Teoría General de Sistemas aplicada. 3.3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS El aspecto más importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares. Del sistema como un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad. Esos dos conceptos reflejan dos características básicas de un sistema 1. Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos), así como las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. 2. Globalismo o totalidad: Todo sistema tiene naturaleza orgánica; por esta razón, una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, muy probablemente producirá cambios en todas las demás unidades de este. En 39 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS otra palabra cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o modificaciones se presentará como cualquier ajuste de todo el sistema, que siempre reaccionara globalmente a cualquier estimulo producido en cualquier parte o unidad. Entre las diferentes partes del sistema existe una relación de causa y efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios y ajuste sistemático es continuo, de lo cual surgen dos fenómenos: La entropía y la homeostasis, estudiados con anterioridad. La delimitación de un sistema depende del interés de la persona que pretende analizarlo. Por ejemplo, una organización podrá entenderse como sistema o subsistema o incluso como macrosistema dependiendo del análisis que se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonomía mayor que el subsistema y menor que el macrosistema. Por tanto, es una cuestión de enfoque. Así, un departamento puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado en un macrosistema (la empresa), y también puede considerarse un subsistema compuesto de otro subsistema (secciones o sectores), que pertenece a un sistema (la empresa) integrado a un macrosistema (el mercado o la comunidad). Todo depende de la forma que se haga el enfoque. 3.4. TIPOS DE SISTEMAS Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. a. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: • Sistemas físicos o concretos: compuestos de equipos, maquinarias y objetos y elementos reales. En resumen, están compuestos de hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño. • Sistemas abstractos: compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Los símbolos representan atributos y objetos que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. En resumen, cuando se componen de software. En realidad, hay complementariedad entre sistemas físicos y sistemas abstractos: los primeros (maquinas, por ejemplo) necesitan un sistema abstracto (programación) para operar y cumplir sus funciones. Lo recíproco también es verdadero: los sistemas abstractos sólo se vuelven realidad cuando se aplican en algún sistema físico. Hardware y software se complementan. En el ejemplo de una escuela que necesita salones de clase, pupitres, tableros, iluminación, etc. (sistema físico), para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto) o de un centro de procesamiento de datos, donde el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones para computador. b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: • Sistemas cerrados: no presentan intercambios con el ambiente que los rodea pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningún recurso externo ni producen algo para enviar afuera. Los autores han denominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo 40 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • comportamiento es totalmente determinista y programado, y operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. Son eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio. Mantiene un juego reciproco con las fuerzas del ambiente y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptación es un proceso continuo de aprendizaje y auto organización. 3.5. LIMITES DE LOS SISTEMAS Los sistemas consisten en totalidades, por lo tanto, son indivisibles. Poseen partes y componentes, en algunos de ellos sus fronteras o límites coinciden con discontinuidades entre estos y sus ambientes, pero corrientemente la demarcación de los límites queda en manos de un observador. En términos operacionales puede decirse que la frontera es aquella línea que separa al sistema de su entorno y que define lo que le pertenece y lo que fuera de él. Cada sistema tiene algo interior y algo exterior así mismo lo que es externo al sistema, forma parte del ambiente y no al propio sistema. Los límites están íntimamente vinculados con la cuestión del ambiente, lo podemos definir como la línea que forma un círculo alrededor de variables seleccionadas tal que existe un menor intercambio con el medio. Cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo, por eso dichos límites tienen por objetivo conservar la integración de los sistemas, evitar que los intercambios con el medio lo destruyan o entorpezcan su actividad. 3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un proceso subjetivo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. En este punto se dan lineamientos generales sobre las diferentes clases de sistemas y algunos ejemplos que corresponden a su definición, pero puede haber debate sobre los mismos si se tiene en cuenta las consideraciones expuestas antes. De acuerdo con el planteamiento de Alba (1995), los sistemas se clasifican así: Según su relación con el medio ambiente: • Sistemas abiertos: Sistema que intercambia materia, energía o información con el ambiente Ejemplos: Célula, ser humano, ciudad, perro, televisor, familia, estación de radio 41 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig. 3.1 Sistemas cerrados (La célula y su interacción con el ambiente) • Sistemas cerrados: Sistema que no intercambia materia, energía o información con el ambiente Ejemplos: Universo, reloj desechable, llanta de carro Fig. 3.2 Sistema cerrado 3.6.1. SEGÚN SU NATURALEZA: • Sistemas concretos: Sistema físico o tangible Ejemplos: Equipo de sonido, edificio, pájaro, guitarra, elefante 42 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Sistemas abstractos: Sistema simbólico o conceptual Ejemplos: Sistema hexadecimal, idioma español, lógica difusa 3.6.2. SEGÚN SU ORIGEN: • Sistemas naturales: Sistema generado por la naturaleza Ejemplos: Río, bosque, molécula de agua Fig. 3.3 Sistemas naturales • Sistemas artificiales: Sistema producto de la actividad humana; son concebidos y construidos por el hombre Ejemplos: Tren, avión, marcapasos, idioma inglés Fig. 3.4 Sistema artificial 3.6.3. SEGÚN SUS RELACIONES: • Sistemas simples: Sistema con pocos elementos y relaciones Ejemplos: Juego de billar, péndulo, f(x) = x + 1, palanca 43 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig. 3.5 Sistema simple (Juego de billar) • Sistemas complejos: Sistema con numerosos elementos y relaciones entre ellos Ejemplos: Cerebro, universidad, cámara fotográfica Esta clasificación es relativa por que depende del número de elementos y relaciones considerados. En la práctica y con base en límites sicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple. Fig. 3.6 Sistema complejo (Satélite) 3.6.4. SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO: • Sistemas estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo Ejemplos: Piedra, vaso de plástico, montaña. 44 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Sistemas dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo Ejemplos: Universo, átomo, la tierra, hongo. Fig. 3.7 Modelo Dinámico Esta clasificación es relativa por que depende del periodo de tiempo definido para el análisis del sistema. 3.6.5. SEGÚN EL TIPO DE VARIABLES QUE LO DEFINEN: • Sistemas discretos: Sistema definido por variables discretas Ejemplos: lógica booleana, alfabeto. Fig. 3.8 Sistema discreto 45 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Sistemas continuos: Sistema definido por variables continuas Ejemplos: alternador, río. 3.6.6. OTRAS CLASIFICACIONES: • Sistemas jerárquicos: Sistema cuyos elementos están relacionados mediante relaciones de dependencia o subordinación conformando un organización por niveles. Chiavenato (1999) los denomina sistemas piramidales Ejemplos: Gobierno de una ciudad Fig. 3.9 Sistemas jerárquicos • Sistemas de control: Sistema jerárquico en el cual unos elementos son controlados por otros. Ejemplos: Lámpara 46 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig. 3.10 Sistema jerárquico con mecanismos de control • Sistemas de control con retroalimentación: Sistema de control en el cual los elementos controlados envían información sobre su estado a los elementos controladores Ejemplos: Termostato Fig. 3.11 Sistema de control con retroalimentación (termostato) Para agregar una clasificación diferente se toma de Chiavenato (1999) una organización basada en el funcionamiento de los sistemas: • Sistemas determinísticos: Sistema con un comportamiento previsible Ejemplos: Palanca, polea, programa de computador 47 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Sistemas probabilísticos: Sistema con un comportamiento no previsible Ejemplos: Clima, mosca, sistema económico mundial Fig. 3.12 Sistema probabilístico En el libro “Teoría General de Sistemas”, van Gigch (1987) plantea que los sistemas pueden clasificarse así: • Sistemas vivientes y no vivientes: Los sistemas vivientes están dotados de funciones biológicas como el nacimiento, la muerte y la reproducción • Sistemas abstractos y concretos: Un sistema abstracto es aquel en que todos sus elementos son conceptos. Un sistema concreto es aquel en el que por lo menos dos de sus elementos son objetos o sujetos, o ambos 3.7. TAXONOMIA DE SISTEMAS Jordan (1968) habla de tres principios de organización que conllevan a que percibamos un grupo de entidades como un sistema. Los principios son razón de cambio, objetivo y conectividad. Cada principio define a un par de propiedades de sistemas totalmente opuestas. La razón de cambio nos lleva a las propiedades “estructural” (estático) y “funcional” (dinámico); el objetivo nos conduce a “con propósito” y “sin propósito”; y el principio de conectividad nos lleva a las propiedades de los grupos que están densamente conectados “organísmico” o no están conectados densamente “mecanístico o mecánico”. Hay ocho formas de seleccionar uno de cada uno de los tres pares de propiedades, lo que nos da ocho celdas que son descripciones potenciales de agrupaciones que merecen ser llamados “sistemas”. 48 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Celda 1. Estructural con propósito Mecánico 2.Estructural con propósito Organísmico 3. Estructural sin propósito Mecánico 4. Estructural sin propósito Organísmico 5. Funcional con propósito Mecánico 6. Funcional con propósito Organísmico 7. Funcional sin propósito Mecánico 8. Funcional sin propósito Organísmico Ejemplo Una red carretera Un puente de suspensión Una cordillera Una burbuja (o cualquier sistema físico en equilibrio) Una línea de producción (una falla en una máquina no afecta a las otras máquinas) Organismos Vivos El cambio del flujo del agua como resultado del cambio en la ruta del río La continuidad espacio-tiempo 3.8. LA JERARQUÍA DE COMPLEJIDAD DE K. BOULDING BOULDING dice: El conocimiento es una función del organismo humano y de las organizaciones sociales. El conocimiento oculto no es conocimiento. El conocimiento crece a través de la recepción de información, es decir, de la obtención de mensajes capaces de reorganizar el conocimiento del receptor. "La especialización ha superado el intercambio de la comunicación entre los discípulos y se hace cada vez más difícil, y la República del aprendizaje se esta desintegrando en sub culturas aisladas con sólo algunas líneas de comunicación entre ellas una situación que amenaza una guerra civil. Mientras más se divide la ciencia en subgrupos y menor sea la comunicación entre las disciplinas, mayor es la probabilidad de que el crecimiento total del conocimiento sea reducido por la perdida de comunicación relevante. En 1956 el economista Keneth Boulding proponía una clasificación de sistemas muy conocida en nuestra disciplina (Boulding, 1956a; 1956b; también puede verse en Buckley, 1968; o una buena síntesis en Pondy y Mytroff, 1979). Boulding distinguía nueve niveles distintos de sistemas, ordenados de menor a mayor complejidad, entendiendo por complejidad tanto el grado de diversidad o variabilidad de los elementos que conforman el sistema como la aparición de nuevas propiedades sistémicas. Estos nueve niveles, que van desde las estructuras estáticas hasta sistemas aún por descubrir, serían los siguientes: 1. El primer nivel es el de una estructura estática. Podría llamársele el nivel de las estructuras (estructuras cristalinas, puentes). Constituye la geografía y la anatomía del universo... La descripción precisa de esas estructuras es el principio de conocimientos teóricos organizados en casi cualquier campo ya que sin la precisión en esta descripción de relaciones estáticas no es posible ninguna teoría dinámica o funcional. Como por ejemplo un cristal, una roca, un mapa de una ciudad, una representación gráfica mediante organigrama de una organización, etcétera. Se trata de sistemas estáticos, con propiedades estructurales. Aunque una estructura estática pueda ser muy complicada (por ejemplo, un organigrama 49 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS con numerosos niveles tanto horizontales como verticales) no es compleja en el sentido de Boulding. No hay gran variabilidad de elementos y tampoco hay una pléyade de propiedades emergentes propias del sistema. 2. El siguiente nivel de análisis sistemático es el de un sistema dinámico simple con movimientos necesarios y predeterminados (puede exhibir equilibrio). Este puede ser denominado el nivel de relojería. El sistema solar es, por supuesto, el gran reloj del universo desde el punto de vista del hombre y las predicciones maravillosamente exactas de los astrónomos son un testimonio de la excelencia del reloj que ellos estudian... La mayor parte de la estructura teórica de la física, la química e incluso de la economía cae dentro de esta categoría. Como máquinas simples que responden al modelo de física newtoniana. La atracción entre dos cuerpos o el movimiento planetario, por ejemplo, se hallarían dentro de esta categoría. La diferencia con respecto a las estructuras estáticas (nivel 1) radica en la incorporación del elemento dinámico. 3. El siguiente nivel es el del mecanismo de control o sistema cibernético, el cual puede denominarse el nivel del termostato. Este difiere del sistema de equilibrio estable simple principalmente por el hecho de que la transmisión e interpretación de información es una parte esencial del sistema... El modelo homeostático, de tanta importancia en la fisiología. es un ejemplo de mecanismo cibernético y tal mecanismo existe a través del mundo empírico completo del biólogo y del científico social. Sistemas cibernéticos (control mechanism or cybernetic systems) en los que se incluyen mecanismos de control mediante dispositivos de feedback, como en un termostato, o en los procesos homeostáticos de un organismo vivo. En este nivel, los sistemas son capaces de procesar informaciones a un nivel que les permiten autoregularse. La aplicación que Vancouver (1996) realiza de la teoría de los sistemas vivos (Living Systems Theory) de Miller (1955, 1978) al ámbito de la conducta organizativa, constituye un excelente ejemplo sobre sistemas que se autorregulan gracias a sus propiedades cibernéticas 4. El cuarto nivel es el de “sistema abierto” o estructura autorregulada. Este es el nivel en el que la vida empieza a diferenciarse de la no vida; se le puede denominar nivel de la célula. Una célula es un excelente ejemplo de sistema abierto. Asimismo, y a diferencia de los sistemas cibernéticos (nivel 3), los sistemas abiertos mantienen una diferenciación interna gracias a la relación que mantienen con el entorno (importación de entropía negativa, aspecto en el que mas adelante entraremos en detalle) lo cual no les sitúa en una posición de permanente equilibrio estable (como en los sistemas cibernéticos). Esta diferenciación es necesaria a fin de que el sistema pueda tener una adecuada relación con el entorno, en tanto que éste también presenta facetas diferenciales. En la célula, por seguir con el ejemplo, se precisa el procesamiento de información térmica, de información alimenticia, de información de posibles agresores externos, etcétera. 5. El quinto nivel puede denominarse nivel genético asociativo; está caracterizado por la planta y domina al mundo empírico del botánico. 50 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Organismos inferiores (genetic societal level) que presentan una diferenciación creciente dentro del sistema (diferenciación de funciones en el organismo), y en los que se puede distinguir entre la reproducción del propio sistema y el individuo funcional (a diferencia de los sistemas de nivel 4). Una planta, por ejemplo, genera semillas en las que va interno el código genético para el posterior desarrollo del nuevo organismo. Una característica esencial, por tanto, de los sistemas de nivel 5, es la existencia de mecanismos de reglas generativas (en el sentido de generación y desarrollo). 6. Conforme nos movemos en la escala ascendente del mundo de las plantas hacia el reino animal, pasamos gradualmente hacia un nuevo nivel, el nivel “animal”, caracterizado por una movilidad incrementada, conducta teleológica y conocimiento de su existencia. Aparece el desarrollo de receptores de información especializados (ojos. oídos, etc.) que conducen al enorme incremento en el poder de captar mayor información; también aparece un gran desarrollo de sistemas nerviosos, que llegan, en última instancia al cerebro. organizador de entrada de información dentro de la estructura de conocimiento o “imagen” En forma creciente, conforme ascendemos la escala de la vida animal, el modo de actuar responde, no a un estímulo específico, sino a una “imagen” o estructura de conocimiento o percepción del medio ambiente tomado en conjunto. Las dificultades de la predicción de la conducta en esos sistemas surgen principalmente debido a la intervención de la imagen entre el estímulo y la respuesta. Sistemas animales (animal level), en los que hay una mayor capacidad en el procesamiento de la información del exterior -evolución de subsistemas receptores, de un sistema nervioso, etcétera- y en la organización de la propia información en cuanto a la generación de una imagen o conocimiento estructurado sobre el entorno. Por otro lado, en los sistemas animales hay una capacidad de aprendizaje, y una primera capacidad de conciencia sobre sí mismos. Aún así, no puede decirse estrictamente que los sistemas animales tengan una capacidad de autoconciencia en tanto a que no conocen qué conocen. Para este segundo nivel de conciencia si se me permite llamarlo asíse necesita de una capacidad de procesamiento simbólico de la información que los sistemas animales no poseen. 7. El siguiente nivel es el nivel “humano”, esto es, del ser humano individual, considerado como un sistema. Además, de todas, o casi todas las características de los sistemas animales, el hombre posee autoconciencia, lo cual es algo diferente de la pura conciencia. Su imagen, además de ser mucho más compleja, incluso que la de los animales superiores, tiene una cualidad autorreflexiva -el hombre no solamente sabe, sino que está consciente de lo que sabe. Esta propiedad está probablemente ligada con el fenómeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad para hablar -la habilidad da producir, absorber, e interpretar símbolos, apuesta a los signos puros, como el grito de alerta de un animal lo que señala más claramente la separación entre el hombre y sus congéneres menos desarrollados. Sistema humano (human level), que incluye las capacidades de autoconciencia, autosensibilidad, y del simbolismo como medio de comunicación. Todo ello gracias a la capacidad de manejo de una herramienta como es el lenguaje. Un 51 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS sistema humano es capaz de preguntarse a sí mismo sobre cómo se ve a sí mismo, sobre qué imagen tiene del entorno, y actuar en consecuencia. 8. Debido a la importancia vital que tienen para el individuo las imágenes simbólicas en la conducta basada en ellas, no es fácil separar claramente el nivel del organismo humano individual del siguiente nivel, esto es, el de las organizaciones sociales... Sin embargo, es conveniente para algunos propósitos considerar al individuo humano como un sistema diferenciado de los sistemas sociales que lo rodean, y en ese sentido puede decirse que las organizaciones sociales constituyen otro nivel de organización... En este nivel debemos preocuparnos del contenido y significado de los mensajes, de la naturaleza y dimensiones de los sistemas de valores las transcripciones de imágenes dentro de la historia, la simbolización sutil del arte, la música y la poesía y la gama compleja de las emociones humanas. Sistemas socioculturales u organizaciones sociales (social organizations), o conjuntos de individuos con capacidad de crear un sentido social de organización, de compartir cultura, historia y futuro, de disponer de sistemas de valores, de elaborar sistemas de significados, etcétera. El nivel 8 recoge, como puede apreciarse, a los sistemas de nivel 7 en interacción, con lo cual aparecen, emergen, las ya mencionadas, y nuevas, propiedades sistémicas. 9. Para completar la estructura de sistemas, debemos agregar una pequeña torrecilla para sistemas trascendentales, incluso si en este punto pueden acusarnos de haber construido Torres de Babel. Sin embargo. existen los absolutos, los esenciales, los inescapables y los inconocibles y ellos también exhiben una estructura sistemática y de relación. Por último Sistemas Complejidades por descubrir, Boulding dejaba abierta la posibilidad a un noveno nivel en el que se hallarían sistemas hoy no descubiertos o no existentes, pero que bien podrían convertirse en realidades en futuros próximos. Este nivel noveno sería, obviamente, todavía más complejo que los precedentes. La clasificación de Boulding o jerarquía de complejidad (según su propia denominación) permite tomar conciencia del salto existente entre los modelos teóricos desarrollados y los modelos empíricos. De este modo, Boulding afirmaba que no se han desarrollado modelos teóricos adecuados más allá del nivel 4, y que los modelos empíricos son deficientes en prácticamente todos los niveles (recordamos que este escrito es de 1956). Igualmente, y centrándose en la ciencia del management, Boulding argumentaba que aunque las organizaciones pertenecen al nivel 8, en su estudio no se han desarrollado modelos más allá de los niveles tercero y cuarto (sistemas cibernéticos y sistemas abiertos respectivamente). Por otra parte, esta jerarquía de complejidad puede concebirse de tal manera que cada nivel incluye a todos los precedentes. De este modo, es posible la aproximación a niveles más complejos a través de modelos elaborados desde niveles menos complejos. Por ejemplo, para el estudio de una organización social (nivel 8) pueden concebirse modelos cibernéticos (nivel 3), modelos que tengan en cuenta las relaciones organización-entorno en tanto a los intercambios de energías e informaciones (nivel 4), o modelos que enfaticen la capacidad de procesamiento de la información de los individuos (nivel 7). En 52 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS todos los casos, estas aproximaciones serán reducionistas en tanto a una limitación de carácter epistemológico: para afrontar el estudio en su globalidad de un determinado nivel, se necesitan enfoques que tengan presentes las características sistémicas propias de ese nivel. 3.9. CATEGORIZACIÓN DE J. LESOURNE Clasificación simple de Sistemas, en 4 grandes grupos, no a partir de una categorización empírica de objetos del mundo. • • Criterio: capacidad relativa de autodirección. Aparecen propiedades emergentes en cada grupo. El concepto de emergencia de un sistema es el que relaciona el todo con las partes. Se llama complejidad emergente cuando el comportamiento colectivo de un conjunto de elementos da como resultado de sus interacciones un sistema complejo. Por otro lado también existe la idea de simplicidad emergente. Esto es cuando a partir de una serie de sistemas complejos surge un sistema simple. El ejemplo más claro es el sistema solar que surge a partir de sistemas complejos como los planetas y el Sol. Como vemos, un mismo cuerpo se puede comportar de forma simple o compleja según la escala espacial y/o temporal que escojamos. Grupos Propuestos. • Sistemas de Estado. • Sistemas con Objetivos. • Sistemas de Aprendizaje. • Sistemas Complejos (de Decisores múltiples) Primer Grupo: “SISTEMAS DE ESTADO” Este tipo de sistemas transforman un conjunto de "entradas" en un conjunto de "salidas". Como su nombre lo dice depende del estado en que se encuentra, para determinar su correcto funcionamiento y el logro de sus resultados. A su vez estos sistemas son limitados en el sentido de que sus diversos estados son predecibles. En la mayoría de casos podemos conocer el tiempo que tomara el proceso para obtener los resultados. Pueden ser descompuestos en diferentes subsistemas. Este tipo de sistemas en su mayoría esta compuesto en subsistemas, los cuales trabajan con sinergia. Por lo general estos sistemas son comandados desde el exterior., y podemos determinar el inicio y fin de su funcionamiento. Ej: automóvil, ventilador, lavadora, reloj. Segundo Grupo: SISTEMAS "BUSCADORES DE OBJETIVOS" Poseen mecanismos de control que les permiten transformar un conjunto de entradas en uno de salidas en forma regulada, supervisando el correcto funcionamiento de cada proceso, y para poder obtener mejores resultados. Con este tipo de sistemas se busca una mejora continua de los resultado , nuevos objetivos. Los mecanismos de regulación pueden ser compensatorios o amplificatorios. Pueden tener finalidades múltiples dependiendo el tipo de actividad que se realice, por lo que el sistema operará sucesiva o simultáneamente hacia el logro de varios objetivos. 53 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Ej: termostato, sistema experto, Banco. Tercer Grupo Sistemas : "SISTEMAS DE APRENDIZAJE" Este tipos de sistemas es básico, y de este dependen mucho el funcionamiento de los demás. Nosotros los seres humanos somos un ejemplo de este tipo de sistemas. Los seres humanos poseen un Supercontrol y una Memoria. La Memoria es el almacenamiento de información, desde que muy pequeños desarrollamos nuestra memoria, comenzamos a almacenar diferentes tipos de datos con cada experiencia vivida. Supercontrol mecanismo de cálculo para tomar decisiones en base a experiencia. Ya contando con los conocimientos y la experiencia podemos encontrarnos capacitados para una mejor toma de decisiones. En un nivel de mayor evolución el sistema puede fijarse sus objetivos. Autodirección. Ej: animales, hombre. Cuarto Grupo Sistemas: "SISTEMAS DE DECISORES MÚLTIPLES" Este tipo de sistemas comprenden los juegos, las organizaciones y las sociedades. Para el caso de los juegos, la Sistémica se aplica también a las estructuras abstractas. Las organizaciones están formadas por sistemas buscadores de objetivos y de aprendizaje, donde privan la distribución de roles y la jerarquía. Las sociedades son conjuntos interrelacionados de sistemas complejos y de sistemas humanos complejos. Estos tipos de sistemas están interconectados o entrelazados entre si, cuyos vínculos contienen información adicional y oculta al observador , así pues este tipo de sistemas posee mas información que la que da a cada parte independientemente. Para describir estos sistemas hace falta no solo conocer el funcionamiento de las partes sino conocer como se relacionan entre si. Ej: un juego de ajedrez, el funcionamiento de una empresa, el comportamiento de la sociedad, el concepto de calidad de vida, etc. 3.10. CATEGORIZACIÓN DE CHECKLAND La definición general de sistemas puede refinarse primero derivando una clasificación en términos de tipos de sistemas y luego desarrollando un conjunto de conceptos adecuados a cada tipo. La clasificación particular de Checkland (1971) puede resumirse así: a. b. c. d. Sistemas naturales: Sistemas físicos que integran el universo, en una jerarquía de sistemas subatómicos desde los sistemas de ecología hasta los sistemas galácticos. Sistemas diseñados: Estos pueden ser tanto físicos (herramientas, puentes, complejos automatizados) como abstractos (matemáticas, lenguaje, filosofía). Sistemas de actividad humana: Por lo general, describen los seres humanos que emprenden una actividad determinada, como los sistemas hombremáquina, la actividad industrial, los sistemas políticos, etcétera. Sistemas sociales y culturales: La mayor parte de la actividad humana existirá en un sistema social donde los elementos serán seres humanos y las 54 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS relaciones serán interpersonales. Éste es diferente por naturaleza a las otras tres clases, que abarcan la interfaz entre los sistemas de actividad natural y humana. Ejemplos de sistemas sociales pueden ser la familia, una comunidad y los Scouts, al igual que el conjunto de sistemas formado por seres humanos agrupados para desempeñar alguna actividad determinada, como la preocupación por una excesiva industrialización, una sociedad coral o una conferencia. Modelo de sistemas formal: Checkland (1981) describe así al conjunto de conceptos contra el que pueda validarse algún modelo de sistema de actividad humana, estos conceptos básicos son: a) b) c) d) e) f) g) h) Objetivos, propósito, etc. Conectividad. Medidas de desempeño. Monitoreo y mecanismos de control. Procedimientos de toma de decisión. Límites. Recursos. Jerarquía de sistemas. 3.11. SISTEMAS DINÁMICOS Como podemos darnos cuenta, casi todos los sistemas son dinámicos (a partir del segundo escalón de la jerarquía de sistemas), es decir, que cambian a través del tiempo y que pueden o no interactuar con su medio ambiente, la representación de estos sistemas varia según el tipo de sistema del que se trate, esta representación puede ser matemática, visual, etc. Ejemplos de sistemas dinámicos son: Sistema Económico, Sistema Solar, Sistema de Comunicación, Sistema Fluvial, y en el cuerpo humano tenemos: el sistema óseo, circulatorio, nervioso, etc. MODELOS El modelado es algo que nosotros hacemos, ya sea como actividad consciente o inconsciente. Antecede a cada decisión en la que tendrá que hacerse alguna valoración de los resultados, sin importar si se hace de manera superficial. Para empezar veremos una de las definiciones más aceptadas en este medio. Definición: Un modelo es la interpretación explícita de lo que uno entiende de una situación, o tan sólo de las ideas de uno acerca de esa situación. Puede expresarse en matemáticas, símbolos o palabras, pero en esencia es una descripción de entidades, procesos o atributos y las relaciones entre ellos. El hecho de que esté en términos de interpretaciones o ideas acerca de una situación proporciona la libertad de modelar cualquier cosa que se considera relevante a la situación antes que un modelo de la situación misma. La última afirmación de la definición se inserta para enfatizar que el modelo es sólo parte de un proceso de análisis y no el resultado. 55 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Los modelos ayudan a: 1. 2. 3. Describir las estructuras de un sistema. ejemplo: una fotografía, una pintura, un organigrama, un dígrafo. Normar cómo se debe actuar para que funcione un sistema. Ejemplo: un procedimiento para operar un aparato, un dígrafo. Predecir o vislumbrar el comportamiento futuro de un sistema. Ejemplo: una gráfica en la que se proyectan las ventas. Para ilustrar las clases de modelos, los lenguajes de modelos y los propósitos para los que son adecuados, puede generarse una clasificación. En principio, los modelos pueden clasificarse en modelos mentales y físicos (o formales), un modelo mental es la imagen percibida en el cerebro acerca de algo y un modelo físico o formal es aquella representación formal de un sistema. Un modelo mental no siempre desemboca en uno formal. Modelos conceptuales Es aquella representación del sistema por medio de definiciones organizadas en forma estructurada. Ejemplo: un diagrama causal. Los modelos de sistemas de actividad humana son una clase particular de modelo conceptual y son los más usados, sin embargo para los modelos cualitativos en general podemos hacer referencia a cuatro clases de usos: a) b) c) d) Como una ayuda para aclarar las consideraciones de un área de interés. Como una ilustración de un concepto. Como una ayuda para definir la estructura y la lógica. Como un prerequisito del diseño. 56 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO IV LA ORGANIZACIÓN “Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas.” 4.1. FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES Las Organizaciones se configuran estructuralmente en los siguientes fundamentos: 4.1.1. NIVELES DE ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA PLANEAMIENTO Y CONTROL ADMINISTRATIVO CONTROL OPERACIONAL Figura 4.1. 4.1.1.1. ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA Los Administradores Estratégicos ven fuera de la organización hacia el futuro, tomando decisiones de mediano y largo Plazo, que guiarán a los administradores medios o de operación en los meses y años por venir. 57 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 4.1.1.2. PLANEACIÓN Y CONTROL ADMINISTRATIVO Realiza decisiones de planeación y control a corto plazo sobre la manera en que son mejor asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. 4.1.1.3. CONTROL OPERACIONAL Supervisan los detalles de la organización. Aseguran que se logren las Tareas básicas de la organización en el tiempo y de acuerdo con las restricciones organizacionales. 4.1.2. DISEÑO DE ORGANIZACIÓN El Objetivo del diseño es producir un modelo o representación de las entidades de la organización que garanticen el correcto funcionamiento posteriormente. Estos diseños cambian continuamente a medida que evolucionan nuevas tecnologías o cambia a metodología. Ejemplo: Metodologías, Organigramas, diagramas, feedback, etc. 4.1.2.1. PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR a. DIVISIÓN DEL TRABAJO En su libro "La riqueza de las naciones", Adam Smith empieza con un famoso pasaje sobre la especialización del trabajo en la producción de alfileres. Smith, al describir el trabajo en una fábrica de alfileres, asentó: "Un hombre tira del alambre, otro lo endereza, un tercero le saca punta y otro lo aplasta n un extremo para ponerle la cabeza". Ocho hombres trabajando de esta manera fabricaban 48.000 alfileres en un día. Sin embargo, como explica Smith, "si todos hubieran trabajado por separado, en forma independiente cada uno habría producido, en el mejor de los casos 20 alfileres al día". Como observó Smith, la gran ventaja de la división del trabajo es que, al descomponer el trabajo total en operaciones pequeñas, simples y separadas, en las que los diferentes trabajadores se pueden especializar, la productividad total se multiplica en forma geométrica. b. LA DEPARTAMENTALIZACIÓN Los gerentes, con el objeto de seguir la pista de esta maraña de relaciones formales de una organización, suelen preparar un organigrama que describe la forma en que se divide el trabajo. En un organigrama los cuadros representan la agrupación lógica de las actividades laborales que llamamos Departamentos. Por lo tanto la departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a que actividades laborales, una vez que han sido divididas en tareas, se pueden relacionar en grupos "parecidos". Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán diferentes que los de otras. c. LA JERARQUÍA Desde TIEMPOS ANTIGUOS, los LÍDERES se preocuparon por la cantidad de personas y departamentos que se podían manejar con eficacia. Este interrogante pertenece al control administrativo que significa la cantidad de personas y departamentos que dependen, 58 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS directamente, de un gerente específico. Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifica quién depende de quien, estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama. El resultado de estas decisiones es un patrón de diversos estratos que se conoce como jerarquía. En la cima de la jerarquía de la organización se encuentra el director (directores) de mayor rango, responsables de las operaciones de toda la organización. Por regla general, estos directores se conocen como director general, Presidente o director ejecutivo. Otros gerentes de menor rango se ubican en los diversos niveles de la organización. d. 4.2. COORDINACIÓN La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización. LA ORGANIZACIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS ¾ La Aplicación del enfoque sistémico a las organizaciones comienza a cobrar importancia, debido a la necesidad de sintetizar e integrar las teorías de administración de las organizaciones dadas anteriormente, para poder estudiar a la organización en todas sus dimensiones, en ese sentido la teoría del comportamiento organizacional sistémico empezó a verse como una perspectiva para interpretar los modelos organizativos. ¾ Por otra parte, la retroalimentación de la cibernética de modo general y la tecnología e informática de modo particular trajeron inmensas posibilidades de estudio y desarrollo de las organizaciones con una nueva perspectiva de administración más moderna. CARACTERÍSTICAS • Crecimiento. • El hecho de volverse más complejo a medida que crece. • El hecho de que, al hacerse más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. • La duración de su vida es larga en comparación con la de sus unidades componentes. • En ambos casos, la fuerte integración de la organización va acompañada de una creciente heterogeneidad. • Comportamiento probabilístico y no determinista de las organizaciones • La organización forma parte de una sociedad mayor constituida por partes menores • Interdependencia de las partes • Homeostasis o “estado de equilibrio” • Frontera o límite • Morfogénesis. porque trata como los seres orgánicos en las modificaciones o transformaciones que experimenta. • Es un sistema abierto 59 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • 4.2.1. Es un sistema social Tiene una cultura y un clima organizacional Es un sistema dinámico Busca la eficacia LAS ORGANIZACIONES COMO UN SISTEMA ABIERTO La Organizaciones funcionan como un sistema abierto porque existe entrada de información (input) que se procesa (troughput) y luego se convertirá en información de salida (output).que mantiene un intercambio de información con el ambiente y se retroalimenta (feedback), a pesar que los elementos que integran la organización se renuevan de modo continuo para su conservación (homeostasis). Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad". Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistemas determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos. 4.2.1.1. SISTEMA ABIERTO El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interactúa. El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no así el sistema cerrado. Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias, estrechamente relacionadas entre sí: Ingestión: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren dinero, máquinas y personas del ambiente para asistir otras 60 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS funciones, tal como los organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades. Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en energía y en células orgánicas. En la empresa, la producción es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relación entre las entradas y salidas. Reacción al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptándose para sobrevivir, debe huir o si no atacar. La empresa reacciona también, cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura. Provisión de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales, como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser reemplazados, no son de sus funciones sino también por datos de compras, producción, ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la empresa. Regeneración de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o mueren y deben ser regeneradas o re-localizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las máquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres como máquinas deben ser mantenidos o re-localizados, de ahí la función de personal y de mantenimiento. Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes. El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo. 61 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS AMBIENTE OUTPUT INPUT THROUGHPUT FEEDBACK Fig. 4.2 Interacción de sistemas organizacionales con su entorno 4.2.1.2. PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS El sistema se caracteriza por ciertos parámetros. Parámetros son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. Los parámetros de los sistemas son: a. b. c. d. e. Entradas o insumo (input) Procesamiento o transformación (throughput) Salida, resultado o producto (output) Retroalimentación (Feedback) Ambiente a. Entradas o insumo (input): es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para la operación del sistema. Procesamiento o transformación (throughput): es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Salida, resultado o producto (output): es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios. Retroalimentación (Feedback): es la función de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de aquel estándar o criterio. Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y b. c. d. e. 62 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS demandas del ambiente externo. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza. 4.2.2. ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ COMPARACIÓN ENTRE LA ORGANIZACIÓN CLÁSICA Y LA SISTÉMICA ORGANIZACIÓN CLÁSICA Énfasis exclusivamente individual y en los cargos de la organización Relación del tipo autoridadobediencia Adhesión rígida a la delegación y responsabilidad compartida División del trabajo y supervisión jerárquica rígidas Toma de decisiones centralizada Control rígidamente centralizado Solución de conflictos mediante represión arbitramento y hostilidad. Jerarquía Estricta: Por que las decisiones dependen de una sola persona. Dogmatismo: Porque se basan en procedimientos y conceptos invariables. 63 ORGANIZACIÓN SISTÉMICA Énfasis en las relaciones inter e intragrupales ¾ Confianza y credibilidad recíprocas ¾ Interdependencia y responsabilidad compartida ¾ Participación y responsabilidad multigrupal ¾ Toma de decisiones descentralizada ¾ Responsabilidad y control ampliamente compartidos ¾ Solución de conflictos a través de negociación o solución de problemas. ¾ Asunción de Responsabilidades: Cada persona asume una determinada responsabilidad ¾ Flexibilidad Intelectual ¾ TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO V 5.1. CULTURA ORGANIZACIONAL El estudio de la cultura organizacional es un fenómeno relativamente nuevo a nivel mundial; antes de 1980, eran pocos los autores que se ocupaban de este tema. Las primeras obras al respecto popularizaron términos como valores, creencias, presunciones básicas, principios; y otros que inmediatamente se vincularon como constitutivos de un concepto que comenzaba a enraizarse en el campo empresarial. La cultura tiene que ver con el proceso de socialización que se da dentro de una empresa, a través de una objetivación social. No existe organización sin una cultura inherente, que la identifique, la distinga y oriente su accionar y modos de hacer, rigiendo sus percepciones y la imagen que sus públicos tengan de ella. Las manifestaciones culturales son a su vez categorías de análisis, a través de las cuales se puede llevar a cabo el diagnóstico cultural en una empresa. El nacimiento de este novedoso enfoque se ha convertido en un fresco método de investigación en el campo de la comunicación en organizaciones. Así mismo, ha devenido intento de desarrollo de un marco interpretativo para que los miembros puedan dar significación a las actividades organizativas. Dada la nubilidad de esta materia, en el ámbito teórico se presentan dos grandes tendencias entre las escuelas de pensamiento respecto a la cultura organizacional: • • La que concibe la cultura como elemento esencial en la vida organizacional: una variable influyente en el comportamiento empresarial, del mismo modo que podría influir el clima, los conflictos o el liderazgo (algo que se tiene). La que la identifica como esencia organizativa (metáfora básica): conformadora de sentido, con la posibilidad de ofrecer una interpretación compartida de la realidad que facilita la habilidad de organizarse. La cultura desde esta óptica, promueve el sentido del orden y la lógica que simbólicamente constituye la organización (algo que se es). A la sombra de esta segunda perspectiva: simbólico- interpretativa, al incorporar el enfoque cultural, la organización se percibe como construcción simbólica materializada comunicativamente; un proceso mediante el cual se conforman, trasmiten y desarrollan los significados. La empresa constituiría un sistema cultural, una construcción social constituida simbólicamente y mantenida por la interacción social de sus miembros. Se entendería la cultura como esencia de la organización. Por el contrario, desde una perspectiva sistémica, algunos autores entienden la organización como sistema compuesto de subsistemas en continua interacción, y a la cultura, como una variable interna más de la organización, producida por ella. No obstante, no tiene que existir un divorcio entre ambas corrientes teóricas, pues el fenómeno cultural constituye, además, un sistema de significados compartidos donde la gente, la estructura organizacional, los procesos de toma de decisiones y los sistemas de control interactúan y producen normas de comportamiento. En él interviene el sistema comunicativo, que sirve de mediador en el intercambio con miembros de 65 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS similares patrones de conducta, los cuales comparten lógicas simbólicas a través de un sentido de pertenencia referido a la cultura organizacional. 5.2. DESARROLLO DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL El concepto de cultura empresarial, típico de la Antropología, Filosofía y Sociología, se viene aplicando en otras áreas de pensamiento, en especial las relativas a las organizaciones sociales, mediante estudios sobre el comportamiento del hombre en estas. Al irse superando de forma crítica las tendencias clásicas al respecto, se necesitó contar con un marco teórico – conceptual del tema, una teoría de la cultura organizativa que pudiese explicar el desarrollo y uso de elementos como los símbolos, valores y climas, entre otros. El concepto en sí podría remontarse a Elton Mayo y sus colaboradores, por los años 20; cuando frente al management científico de Taylor, hicieron hincapié en las normas, sentimientos y valores de los grupos que componen una organización y sus repercusiones en el funcionamiento organizacional. La cultura se desarrolla en torno a los problemas que los grupos afrontan en los procesos de adaptación externa e integración interna durante su gestación y florecimiento, y una de sus tareas es solucionarlos en pos de asegurar la adecuación y posterior supervivencia de la organización. Para esclarecer este aspecto analicemos el proceso de formación de los grupos desde una configuración psicológica: Toda organización comienza siendo un pequeño grupo y en su evolución continúa funcionando alrededor de la interacción de otros pequeños grupos que se gestan posteriormente en su seno. "Los grupos pueden formarse sobre la base de la proximidad física, de un destino compartido, de una profesión común, de una experiencia común de trabajo, de una raíz étnica similar, o de un rango similar (como trabajadores o directivos). Desde que un grupo tiene un pasado, tiene una cultura", dice Schein (1985). Sin embargo, un grupo puede entenderse también como "la unión de dos o más personas entre las cuales ha habido interacción durante cierto tiempo, se ha creado un sentimiento de unidad y existen normas y metas comunes". Desde este punto de vista, las propiedades esenciales de un grupo resultan: • Interacción. Necesariamente tiene que haber relaciones recíprocas durante cierto tiempo. • Cohesión. Se desarrolla un sentimiento de pertenencia al grupo que refuerza los lazos de camaradería y distinguen a los miembros de aquellos que no lo son. • Motivos y metas comunes. Las presunciones iniciales se implantan gradual y firmemente en la misión, metas, estructuras y métodos de trabajo del grupo. • Normas de conducta. Regulada por reglas que son comunes a todos los miembros. • Estructura. Jerarquía de responsabilidades que hace que unos asuman funciones de dirección y el resto se subordine. Edgar H. Schein en su libro relativo al liderazgo y la cultura empresarial, mantiene el elemento grupo como determinante y piedra clave en la evolución de la cultura en una organización: "Es necesario, en suma, comprender la formación de la 66 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS cultura en los pequeños grupos para poder llegar a entender la manera en que se desarrolla la cultura en la empresa mayor a través de las subculturas de los pequeños grupos y la interacción de estos en el seno de la empresa." Sin embargo, A. S. Makárenko, el gran educador soviético, con sus estudios de grupos estudiantiles sentó las pautas para que en el campo psicológico cobrara relieve el papel del colectivo como forma cualitativamente superior de desarrollo del grupo. "La colectividad (o colectivo) no es solamente un grupo de individuos en interacción, es un complejo de individuos que tienen un fin determinado, están organizados y poseen organismos colectivos." El colectivo se caracteriza por "poseer objetivos valiosos desde el punto de vista social y porque sus miembros, conscientes del valor de estos, contribuyen como una unidad a la realización de los mismos". Es, además, una organización armónica, en la que los dirigentes cuentan con el respaldo moral y afectivo de los miembros, pues representan de manera bastante fiel los ideales de la mayoría. Este es un rasgo distintivo con relación al grupo, pues en este último, aunque exista unidad, con frecuencia se encuentra que integrantes que no asumen cargos directivos tienen mayor ascendencia y respaldo que los que ocupan esta posición. En general, los criterios esenciales para distinguir a un colectivo de un grupo son: • • • Enlace o relación orgánica con otras formas de comunidad. El colectivo, a diferencia del grupo, no puede funcionar aislado, pues la motivación social que posee implica la relación orgánica con otras formas de comunidad. Unidad. La unión cohesionadora se muestra con mayor intensidad y se basa en objetivos comunes de alto valor social. Posición de órganos de coordinación, comunicación y control en los que cada miembro posee alguna responsabilidad. Se organiza una jerarquía de responsabilidades donde cada miembro ocupa una posición y tiene cierto nivel de dirección. De ahí que la existencia de un colectivo, conviviendo con grupos o subgrupos en una organización, se avenga más con el objetivo y funcionamiento de esta que aquellos. Pese a ser conceptos diferentes e individuales, Schein no hace distinciones entre grupo y colectivo, los considera la misma cosa al referir: " El proceso de formación cultural es, en un sentido, idéntico al proceso de formación grupal, en cuanto que la misma esencia de la "colectividad" o la identidad del grupo- los esquemas comunes de pensamiento, creencias, sentimientos y valores que resultan de las experiencias compartidas y el aprendizaje común -, es lo que en última instancia denominamos "cultura" de ese grupo". "La colectividad- dice Makárenko- es un grupo de trabajadores libres, unidos por objetivos y acciones comunes, organizado y dotado de dirección, disciplina y responsabilidad " y continúa abordando el deber de cada cual de coordinar sus 67 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS aspiraciones personales con los objetivos de la colectividad en su conjunto y del grupo en que se desenvuelve. Por tanto, lo dicho anteriormente puede resumirse en una definición de cultura organizacional, referida a un conjunto articulado de creencias, valores, pautas de comportamiento y medios, que comparten los componentes de un colectivo, provenientes de un modelo de presunciones básicas que hubo ejercido la suficiente influencia para que se consideren válidas y en consecuencia, sean enseñadas a los nuevos miembros como el modo correcto de percibir, pensar y sentir en su accionar. Entendamos como presunciones básicas las hipótesis iniciales apoyadas por un presentimiento o un valor, que llegan a ser gradualmente entendidas como realidades por los integrantes de la colectividad en cuestión. 5.3. FUNCIONES Ahora bien, ¿cuáles son las funciones de la cultura en una organización?. Trelles concluye que en la línea tradicional de las ciencias sociales, dada la visión pragmática y positivista de los primeros estudios, "la función de la cultura no puede ser otra que la de guiar el comportamiento hacia los modos de acción que convienen a la organización y a sus objetivos". Para Robbins (1991), la cultura en el seno de una organización debe definir los límites; transmitir un sentido de identidad a sus miembros; Facilitar la creación de un compromiso personal con algo más amplio que los intereses egoístas del individuo e incrementar la estabilidad del sistema social, puesto que es el vínculo social que ayuda a mantener unida a la organización al proporcionar normas adecuadas de lo que deben hacer y decir los empleados. La siguiente tipología es brindada por Enrique Javier Díez Gutiérrez: • Función epistemológica: La cultura funciona como un mecanismo epistemológico para estructurar el estudio de la organización como fenómeno social. Se convierte en una vía para la comprensión de la vida organizativa. • Adaptativa: Para lograr una comprensión común sobre su problema de supervivencia vital, del que se deriva su más esencial sentido sobre su misión central o "razón de ser". • Legitimadora: Justifica el sentido y valor de la organización. Refuerza la orientación y la finalidad de esta, confiriendo inteligibilidad y sentido al comportamiento y al trabajo de los miembros de la organización, proporcionándoles una base sólida para visualizar su propio comportamiento como algo inteligible y con sentido. • Instrumental: Es el instrumento ideal para conseguir la gestión eficaz de una organización a través de una manipulación más sutil que las técnicas jerárquicas de las teorías de la racionalidad eficientista. Es posible reconvertirlo hacia una mayor eficiencia por implicación de los miembros de la organización a través de la negociación y el consenso sobre los objetivos, metas, medios e instrumentos a utilizar por la organización. • Reguladora (controladora): La cultura se convierte en guía informal de comportamiento, lo que permitirá aminorar la ambigüedad en la conducta de los miembros de la organización al crear un entorno estable y predecible, indicándoles lo importante y cómo se hacen las cosas. 68 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • Motivadora: Los valores compartidos generan cooperación, motivan al personal, facilitan el compromiso con metas relevantes, facilitan el compromiso con algo mayor que los intereses propios del individuo. Simbólica: Representación de la vida social de un grupo. Compendia, resume, y expresa los valores o ideales sociales y las creencias que comparten los miembros de la organización. Teniendo en cuenta los problemas adaptativos y de integración que afrontan los colectivos, Schein (1985.p.64-94) considera que la función cultural es solucionarlos, en pos de asegurar la adecuación y posterior supervivencia de la organización, y una vez adquirida, reducir la ansiedad inherente a cualquier situación nueva o inestable. Dentro de una organización las funciones de la cultura van cambiando conforme evoluciona la empresa; el siguiente cuadro recoge los tres principales períodos de desarrollo de las empresas y para cada uno de ellos los más importantes aspectos culturales: Estadio de crecimiento Función de la cultura Nacimiento y primeros años. La cultura deviene aptitud distintiva y fuente de identidad. Se considera el "aglutinante" que unifica a la empresa. La empresa se esfuerza por lograr una mayor integración y claridad. Fuerte énfasis en la socialización como evidencia del compromiso. Adolescencia de la empresa. Expansión de productos/ servicios. Expansión geográfica. Adquisiciones, consorcios. La integración cultural puede declinar a medida que se crean nuevas subculturas. La pérdida de metas clave, valores, y presunciones, puede provocar crisis de identidad. Se ofrece la oportunidad de encauzar la dirección de un cambio cultural. Madurez empresarial. Madurez o declinación de los productos/ servicios. Aumento de la estabilidad interna y/ o estancamiento. Falta de motivación para el cambio. La cultura obliga a la innovación. La cultura preserva las glorias del pasado, por ello se valora como una fuente de autoestima, defensa. Tabla 5.1. Schein. p.267- 268. Condensado y adaptación del cuadro 5 "Estadios de crecimiento, funciones de la cultura y mecanismos de cambio". 5.4. ELEMENTOS Y COMPONENTES Existen, en general, dos posiciones respecto de los elementos culturales, que llamaremos holística y diferenciadora. El holos aúna todo lo adoptado por una sociedad o grupo humano (objetivo y subjetivo, material o inmaterial); el otro enfoque- al que nos adscribimos- diferencia sólo algunos elementos, considerando al resto productos o manifestaciones culturales. 69 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En la tradición intelectual de las ciencias sociales estos elementos son fundamentalmente cuatro, siguiendo al profesor español Antonio Lucas Marín: Las técnicas: el uso de instrumentos y los conocimientos objetivos de la realidad, el know how. El código simbólico: como elemento aparente más característico, plasmado en el lenguaje. Los modelos de la realidad: las ideas generales que dan explicación de la vida y de los modos de actuar. El mundo normativo: conjunto de creencias, valores, normas y sanciones. Otra catalogación de los atributos clave de la cultura organizacional es la de Kreps (1992): Valores: filosofía y creencias compartidas de la actividad de la organización, que ayudan a los miembros a interpretar la vida organizativa, y están frecuentemente plasmados en slogans. Héroes: miembros de la organización que mejor personifican los valores sobresalientes de la cultura. Su función es proporcionar modelos, estableciendo patrones de desempeño. Ritos y rituales: ceremonias que los miembros de la organización realizan para celebrar y reforzar los valores y héroes de la vida organizativa. Redes de trabajo de la comunicación cultural: canales informales de interacción que se usan para la indoctrinación de los miembros en la cultura de la organización. A estos, Freitas agrega los siguientes: Historias y Mitos: narrativas constantemente repetidas dentro de la organización teniendo como base eventos ocurridos realmente o no. Son considerados subproductos de los valores y actúan como cristalizadores de los mismos; son ejemplos concretos que contienen la filosofía organizacional. Tabúes: tienen como objetivo orientar el comportamiento delimitando las áreas prohibidas, dejando claro lo que no es permitido dentro de la organización. Comunicación: información. manifestación cultural dada mediante intercambios de Normas: Lineamientos, escritos o no, que fluyen a través de la organización determinando los comportamientos que son posibles y los que no lo son. En el año 2000, Mercedes Rolo, Vicepresidenta de la ACPP contempló como únicos componentes de la cultura organizacional los valores, la cultura en sí misma, y la misión y visión de la organización, que al ser interpretados y vividos por sus individuos, le dan características propias a la organización. 70 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 5.5. NIVELES DE MANIFESTACIÓN Horacio Andrade Rodríguez de San Miguel, (Trelles. p.161-164) considera más ventajosa la mencionada visión diferenciadora e introduce el término sistema cultural: "aquel que se integra por el conjunto de valores y creencias que comparten las personas que pertenecen a él, y por las múltiples formas en que se manifiestan dichos valores y creencias", modelo que permitiría considerar sistemas culturales a mayor variedad de agrupaciones humanas. La organización constituiría entonces, un sistema cultural que constaría de tres elementos primordiales: valores, creencias y manifestaciones. Aplicadas a la organización, las manifestaciones culturales, como expresiones o productos del sistema pueden clasificarse en: • Conceptuales - simbólicas: incluyen la filosofía de la organización (misión, objetivos, prioridades, programas y estrategias básicas), recursos simbólicos y mitología. • Conductuales: a ellas corresponden el lenguaje, el comportamiento no verbal, el ritual y las distintas formas de interacción en la organización. • Estructurales: las integran las políticas, las normas, los procedimientos, el sistema de status interno, el liderazgo formal e informal visto como estructura de poder... • Materiales: son los recursos materiales de la organización: la tecnología, instalaciones, mobiliario y equipos. Existe una interdependencia constante entre la cultura y sus manifestaciones: estas reflejan la cultura imperante al tiempo que la enriquecen. Cada organización valorará y enfatizará distintivamente los elementos culturales, hecho que, indudablemente, define y hace ecos de su cultura. 5.6. TIPOS DE CULTURAS ORGANIZACIONALES Charles Handy(1978) plantea cuatro tipos de culturas organizacionales en dependencia de la importancia que para un sistema cultural tengan el poder, los roles, las tareas y las personas, y se vale de una apología con dioses mitológicos grecolatinos para designarlos: • • • • Cultura del poder: se dirige y controla por personas clave desde un centro de poder ejecutivo (Zeus). Cultura de los roles: se sustenta en una clara y detallada descripción de las responsabilidades de cada puesto de acción (Apolo). Cultura de tareas: se apoya en proyectos que realiza la organización; orientada a la obtención de resultados específicos en tiempos concretos (Atenea). Cultura de personas: basada en los integrantes de la organización (Dionisio). Es posible distinguir otras categorías de sistemas culturales de acuerdo con la forma en que se manifiestan en las estructuras de análisis: Fuertes o débiles, según la intensidad con que sus Contenidos son compartidos, conocidos e impulsan la conducta cotidiana de los participantes. Cuantos más fuertes sean los rasgos culturales, no sólo determinarán los modos de conducta de sus participantes internos, sino que también impondrán rituales y procedimientos a los integrantes de otras organizaciones contextualmente relacionadas. 71 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Concentradas o fragmentadas, considerando la cantidad de unidades componentes de la organización, donde los sistemas culturales se alojan con más fuerte raigambre. Tendientes al cierre/ hacia la apertura, según la permeabilidad del sistema cultural a los cambios en entorno, es decir, si la incorporación de ideas y tecnologías es legítima o clandestina, facilitada o entorpecida. Autónomas o reflejas, considerando que sus pautas culturales sean producto de la singularidad, o por el contrario, de la imitación de algún modelo externo. Así hay corporaciones que intentan consciente o inconsciente emular a otros que son exitosos en su mercado. 72 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO VI 6.1. LA MORALIDAD DE LOS SISTEMAS En el pasado, la ciencia y el diseño podrían permanecer libres de valor. Una de las premisas importantes de la revolución industrial fue que lo óptimo se dictó solamente por la “tecnología imperativa”, por la cual, eficiencia significaba encontrar la solución con los costos más bajos. Ahora estamos de acuerdo con Churchman, quien describe la filosofía de Singer, “la ciencia de hoy en día y de cualquier época nunca hace declaraciones en el modo indicativo, sino más bien, en el imperativo”. La ciencia y el diseño actuales son valorativos y toman en cuenta el “imperativo social”, el cual dicta que la mejor solución debe también satisfacer los costos sociales óptimos. La eficiencia tecnológica se subordina a la eficiencia social. A este interés por los valores y en particular por el valor social, se le da el nombre de moralidad de los sistemas. Determinar la moralidad del diseño de un sistema, es evaluar los efectos de la intervención del planificador en aquellos para quienes se intenta el plan. Esta incluye una consideración de: • • • • • • • • • • • Medición de valores - costos y utilidad Una ciencia de valores La ética de los efectos de propagación. La ética de causar el cambio. La ética de los objetivos. La ética de los directores. Responsabilidad social. La ética de conservación. Consumismo y protección al consumidor. Seguridad y responsabilidad del producto. Lo realista contra lo idealista. 6.2. MEDICIÓN DE VALORES En su mayor parte, los autores de decisiones utilizan únicamente criterios y medidas económicas para evaluar y compara alternativas y planes. Esta fuerza y sobre confianza en los valores económicos, se debe al hecho de que se obtienen y comprenden fácilmente. La existencia de monedas utilizadas para negociar en la antigüedad, atestigua la longevidad de las mediciones económicas. Aunque el progreso en la metrología (la ciencia de la medición) ha sido grande en muchos campos, como el de la psicología, los métodos y unidades de medición en las ciencias sociales aún no están bien desarrolladas. Comprendemos el cambio de moneda, pero carecemos de “valor corriente” social, estético y ecológico, por el cual puedan medirse valores, además de los económicos. 6.2.1. COSTOS Y MEDICIÓN DE VALOR El valor a menudo se mide estrictamente en términos de valor económico, e implica que el mercado proporciona un mecanismo adecuado para determinar la importancia relativa de las comodidades u otros “paquetes de artículos”. Sin embargo, muchos artículos no se ofrecen o venden en el mercado, y aun si así fuera, las 73 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS imperfecciones en el mecanismo de precios, no nos permiten basarnos en los precios o costos como indicadores de valor verdadero. Una de las principales razones de por qué los costos no son patrones confiables de valor, es la plétora de definiciones del concepto. 6.3. UNA CIENCIA DE VALORES Churchman apoya el establecimiento de una ciencia de valores y el desarrollo de un método científico para verificar los juicios éticos. Cuando el administrador científico hace “una recomendación“con relación a un diseño de sistema, emite un “juicio ético”; es decir, expresa si el sistema será “bueno” o “malo” para quienes lo utilicen. El administrador científico no puede deshacerse de esta responsabilidad que se extiende a la etapa de implantación. Debe atenerse a los resultados (buenos o malos) de su diseño. En consecuencia, el aspecto ético de los sistemas (su capacidad de mejorar o reducir el bienestar de aquellos a quienes están destinados) adquiere renovada importancia. Sin embargo, la determinación del valor de sistemas esta llena de dificultades. Churchman narra en forma crónica las inadecuaciones de los sistemas contables para proporcionar datos de costo en la toma de decisiones cuando no hay el acuerdo suficiente sobre que concepto de costo debe usarse, y la “medición de costos, presupone le determinación de políticas óptimas”. 6.4. LA ÉTICA DE LOS EFECTOS DE PROPAGACIÓN Cuando se diseñan sistemas, es importante no sólo llevar la cuenta de los costos y beneficios que se acumulan al sistema en el cual están teniendo lugar los cambios, sino también tomar en cuenta los efectos sobre sistemas cercanos. Por supuesto nos referimos a la consideración de los efectos de propagación. 6.5. LA ÉTICA DE CAUSAR EL CAMBIO Originar un cambio provoca no sólo la pregunta por los medios y los fines que se persiguen cuando este se efectúa, sino la cuestión de lo que Kelman llama “la bondad de hacerlo bien.” El causar el cambio, requiere que se ejerza alguna forma de influencia, persuasión o comunicación, o una combinación de estas, en los afectados por el cambio. Esta influencia implica una medición del control e imposición de valores del diseñador sobre el cliente. Kelman llega al grado de llamar a esta influencia “manipulación”, y propone pasos para mitigar el aspecto negativo del cambio de conducta en cada uno de los tres papeles de la ciencia social. El que creamos que el cambio implica una manipulación y un control depende de si creemos o no que el hombre es un agente libre, a cargo de “si mismo y de su propio destino”. Aun si se fuera a tomar la posición poco probable de concordar con Skinner al extremo de esta polémica y creer que el individuo, desprovisto de un “yo interno”, está a merced de la manipulación conductual, aún tenemos que decidir acerca de los objetivos de quienes implantan objetivos. Skinner visualiza un esquema mundial en el cual los seres humanos pueden estar sujetos a una “tecnología conductual”, que pudiera inducir “vastos cambios en la conducta humana”. En particular, él propone utilizar reforzamientos por los cuales se recompensa al individuo por una conducta aceptada y se le castiga por una conducta 74 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS no aceptada, al punto de producir una sociedad de seres humanos satisfechos, cuya conducta total esta científicamente controlada. Skinner sugiere que los seres humanos han resistido al control, en nombre de la libertad y el libre albedrío; en tanto que probablemente podrían vivir en un mundo mejor, si los controles pudieran ser más eficaces. 6.6. LA ÉTICA DE LOS OBJETIVOS ¿Cómo y quiénes fijan los objetivos del diseño de sistemas?, ¿Cómo sabemos que los planificadores, expertos, analistas y autores de decisiones están implantando o siguiendo los objetivos apropiados? Con Poblenz, debemos preguntar, “¿Son las `cosas buenas' por las que el hombre se esfuerza naturalmente, realmente buenas?”, ¿Quién decide? El problema de garantizar la prudencia de los intereses del hombre, puede remontarse a las más antiguas civilizaciones. Como ejemplo, encontramos que en la antigua Grecia, en la época de Pericles, los ciudadanos acostumbraban analizar todos los problemas y utilizaban el benigno arte de la persuasión, para llegar a un acuerdo en todos los asuntos. Cada persona veía el problema desde su propio punto de vista. Esto era razonable en tanto que los problemas no eran tan complejos ni tenían muchas ramificaciones y, además, quienes participaban, no eran egoístas y estaban movidos por el deseo de promover no sólo su propio bien, sino también la mayor bondad. ¿Cómo es que ellos iban tras de lo “realmente bueno”?, ¿Dónde podrían encontrar el conocimiento de “lo bueno” como un valor objetivo? Sócrates observó que el sólo perseguir la buena vida, podía conducir a Atenas a su perdición. El bienestar del individuo, depende del bienestar de la comunidad. 6.7. RESPONSABILIDAD SOCIAL A pesar de la gran cantidad de bibliografía que ha aparecido sobre la materia en años recientes, no está claro cómo el ejecutivo de una empresa privada introduce el elemento de responsabilidad social dentro de su ecuación de elaboración de diseño. Hay algunos que afirman que el director debe buscar la maximización de los beneficios de la firma pero que siempre debe tomar en cuenta la responsabilidad de las empresas hacia sus demandantes y hacia el público, la comunidad, la preservación del medio y objetivos similares. Este tipo de enunciado es demasiado elástico y vago como para servir de guía en las decisiones. Lo que es y no es importante, desde un punto de vista social, debe depender por tanto de la percepción de cada director y de cada situación. Éste no es un enunciado viable de política. Otros afirman que el director siempre debe buscar el beneficio de la empresa a corto y largo plazo, y que inevitablemente tomará en cuenta su responsabilidad hacia la sociedad. De acuerdo a esta teoría, la firma tiene interés en cumplir sus obligaciones sociales, y al hacerlo, esta maximizando sus beneficios a largo plazo. Esta posición, aunque loable, no es mucho más definida que la anterior. Deja al director bastante abierto a la crítica y a la incertidumbre en cuanto a que tan lejos ir en la búsqueda ya sea de beneficios o del bienestar de los demás. Los valores que los directores han mantenido sobre el tema de la responsabilidad social, han sufrido una evolución que se ha aceptado en 3 fases sucesivas, caracterizadas como sigue: En la fase I, el administrador creía que “debe prevalecer en nuestra sociedad un interés propio nuevo” según la razón de que “obtener tanto beneficio como sea 75 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS posible”, debe ser bueno (para la firma y) para la sociedad. En esta fase, son fundamentales la maximización del beneficio y los objetivos económicos. En la fase II, llamada dirección fiduciaria, el director es un “satisfactor” de benéficos. Trata de equilibar los objetivos y las contribuciones de los principales participantes y demandantes de la prosperidad de la organización. Reconoce la necesidad de equilibrio entre los valores sociales y los económicos. En la fase III, que pertenece supuestamente al presente inmediato, el director cree en “un interés propio ilustrado”. Esta posición puede interpretarse como una que considere que la firma se interesa en buscar objetivos orientados socialmente, sobre y más allá de los dictados estrictamente por la ley, a fin de participar en el modelamiento de un medio que sea favorable a los intereses, a corto y a largo plazo, de la corporación. El lema “lo que es bueno para la sociedad es bueno para la compañía”. Las personas cobran más importancia que el dinero. En tanto que los beneficios son necesarios para la sobrevivencia de la firma, los negocios deben cooperar y estar a la vanguardia del movimiento que administra la “calidad de la vida”. Cómo se traduce esta tercera clase de filosofía de la administración en los actos de la vida diaria de los directores, es una pregunta interesante que se dejará que el lector conteste. Sabemos de muchos casos en los cuales esta conducta de estadista es seguida por muchos directores ejemplares, pero otros parecen contradecirla. 6.8. LA ÉTICA DE LA CONSERVACIÓN La ética de conservación abarca los preceptos de aquellos que desafían las teorías económicas basadas en el uso ilimitado de recursos y el desarrollo industrial no controlado. Los conservacionistas, buscan animar el uso racional de recursos, donde este concepto abarca el espectro más amplio y abarca también no sólo materiales nuevos, aire, agua, espacio y desierto, sino también el elemento humano y los valores ecológicos y estéticos. Los conservacionistas no están al borde de la desesperación. A menos que sus advertencias sean tomadas en cuenta, la vida en nuestro mundo industrializado, se volverá inaguantable. 6.9. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL PRODUCTO No hay duda que la moralidad de los sistemas abarca la responsabilidad de los fabricantes y proveedores públicos, de garantizar que la seguridad de las personas que producen o consumen esos productos esté protegida. Bajo esta definición, se cita la importante legislación cuyo intento tiene repercusiones considerables en este respecto. Las disposiciones de protección al medio, que a nivel general y estatal requieren la preparación de los informes de impacto del medio (IIM), para determinar y evaluar las consecuencias “primarias” y “secundarias” de cualquier proyecto que afecte al medio. Los decretos ocupacionales, de seguridad y salud, que también abarcan los niveles federal y estatal y que imponen estándares estrictos sobre las condiciones de trabajo que afectan todas las operaciones de manufactura en los Estados Unidos. El efecto benéfico de tal legislación aún está en duda, debido a su aplicación y cumplimiento irregulares a la fecha. 76 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS El decreto de seguridad del producto para el consumidor, que estableció la comisión de seguridad del producto para el consumidor, ya mencionada anteriormente, y que en el futuro debe tener repercusiones importantes, al implantar estándares para una amplia variedad de productos para el consumidor. 77 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO VII CUANTIFICACIÓN Y MEDICIÓN – INDICADORES SOCIALES 7.1 MEDICIÓN La determinación de la relación consiste en especificar las constantes numéricas que la describen. Esta operación depende también de la forma previa de conceptual izar un fenómeno, de la manera en que se define y, por tanto, de cómo se mide, así como del nivel de análisis en que se opera y de las unidades seleccionadas para ello. La búsqueda de la relación más exacta suele ser un arduo camino de autocorrección que, como en la práctica de la operacionalización, va redefiniendo sistemáticamente el producto y también lo va perfeccionando. La medición es básicamente un proceso de comparación, de atribución de significado empírico entre dos unidades dimensionales: una constante y conocida vs una variable y desconocida. La evolución en la concepción de un fenómeno se advierte en el perfeccionamiento de las escalas (arreglos de unidades constantes) para referir un conjunto ordenado de valores discretos a un conjunto ordenado de fenómenos u objetos (Campbell, 1928). Más formalmente, se dice que medición es el proceso por medio del cual se asigna un número a una propiedad física de algún objeto o conjunto de objetos con propósitos de comparación (N.C.T.M., 1979); mientras el término medida designa el número de unidades de la propiedad dada (ID). La más primitiva asignación de representaciones de valor a grupos de fenómenos es la nominal, donde las representaciones adquieren una función verbal meramente discriminativa (no sucesiva), por lo que propiamente no constituye una medición.4 La escala ordinal ya distribuye sucesivamente las asignaciones adjetivas que se hacen a un conjunto de eventos (caliente-tibio-frío), pero su espaciamiento sigue siendo arbitrario. Los fabricantes de los termómetros rudimentarios diferían con respecto al empleo de agua, mercurio o alcohol como fluido, y era difícil observar correspondencia entre sus diferentes medidas. Hacia el siglo XVIII estaban en uso cerca de veinte escalas diferentes basadas en puntos de referencia tales como aquel en que se derrite la mantequilla o la frescura de una bodega parisiense. La escala intercalar logra establecer valores constantes entre los distintos puntos unitarios de la escala. Las escalas Celsius (centígrada) y Fahrenheit, aunque difieren en los valores numéricos, se pueden usar indistintamente dado que para un cambio en la temperatura existe una misma variación proporcional en sus lecturas respectivas. Ambas definen una unidad (grados de calor) que describen cambios uniformes entre intervalos sucesivos. Sin embargo, los puntos de referencia siguen siendo arbitrarios y sus razones carecen de significado. Sólo la escala proporcional hace coincidir la distribución de las magnitudes posibles de un fenómeno, además de sus intervalos, con un punto cero significativo en que el fenómeno se deja de definir. La escala proporcional se puede considerar real en el sentido en que según la forma que está diseñada describe exactamente la forma en que varía el fenómeno y que ambos se dejan de definir simultáneamente. La escala Kelvin, adecuada para describir la verdadera naturaleza del calor que no es una 79 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Ordinal Intervalar Proporcional Indicación de rangos Definición de intervalos Punto de referencia arbitrario Punto de referencia absoluto Razones significativas Nominal sustancia sino un movimiento, hace corresponder el punto O con la ausencia total de presión en un gas: ninguna actividad molecular. El cero absoluto, como la velocidad de la luz, son las magnitudes límite de dos escalas: nada es más frío ni se mueve con más rapidez en el universo (véase Castle, 1965). No No No No No Si No No No No Si SI SI No No Si Si Si Si Si Tabla 7.1: Propiedades definidoras de las escalas de medición (según S.S. Stevens, 1951; adaptado de Batschelet, 1976). No obstante, la mejor escala no garantiza por sí misma una adecuada medición. Una parte considerable de las escalas experimentales es de tipo intervalar y su proporcionalidad se va estableciendo sólo conforme se logra un conocimiento muy preciso del fenómeno en cuestión. Pero existen dos criterios que evalúan finalmente la significación de una medida particular. Estos son: validez, o sea que la unidad de medida (M) ha de variar en función del fenómeno (F) M = f (F) confiabilidad, o sea que el instrumento de medición (1) ha de variar en función de la unidad de medida 1= f (M) El primer criterio muestra de hecho el grado de conocimiento que se tiene de un fenómeno en un momento dado, mientras que el segundo plantea más bien cuestiones de ingeniería. Se puede advertir que, al igual que en la operacionalización, con estos criterios es posible deshacerse de numerosas "medidas" que se emplean generosamente, en particular al abordar fenómenos humanos. Pero habiendo desaparecido los términos, no hace falta preocuparse por medir pseudofenómenos como la "inteligencia", las "actitudes", etc. Por otro lado, la teoría matemática de la medida establece cuatro condiciones para que una asociación numérica se pueda definir como medida: 80 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS a) b) c) d) Aditividad finita (la medida del conjunto debe ser igual a la suma de las medidas de todas sus partes); Conjunto vacío (la medida de "nada" o "ninguno", debe ser O); Monotonía (la medida de una parte de algo no debe ser mayor que la medida del todo); Replicabilidad (sí la medición se hace de cierto modo en determinadas condiciones físicas prescritas, entonces al repetirse una observación se deberán obtener resultados equivalentes). 7.2. CUANTIFICACIÓN DEL PROCESO: Empírico Se ha venido sosteniendo aquí el carácter instrumental de la lógica y la matemática dentro de la práctica científica. Son el instrumento más adecuado para codificar y representar los acontecimientos de la naturaleza mediante entidades discretas cuyo propio comportamiento siga las reglas que mejor se aproximen al de los eventos en sí (Reny, 1967). Su participación en las distintas etapas del proceso por el cual se obtiene información acerca del comportamiento de los fenómenos de la naturaleza, se podrá describir mejor resumiendo el ciclo empírico de la siguiente manera: 7.2.1. Definición de campo. Se procede a la delimitación de los fenómenos dimensionales que se han de considerar relevantes dentro de un área de estudio, lo que constituye la instauración de una disciplina científica propiamente dicha. Aquí se define la estructura (por ej: que elementos lo forman) de un campo de fenómenos. 7.2.2. Identificación de variables y definición de conceptos. Definida la estructura del fenómeno, se han de identificar las unidades dimensionales que lo conforman. Esto hace posible definir (operacional izar) los fenómenos que se van a estudiar. Estos primeros pasos son necesarios antes de emprender las observaciones empíricas propiamente dichas. 7.2.3. Búsqueda de relaciones funcionales. Identificadas las variables, se procede a buscar cuáles cambian en función de otras. El procedimiento puede ser, como se indicó antes, observacional o experimental: lo que lo valida en último caso es la congruencia de la función. 7.2.4. Determinación de la forma de la función. Cuando una función se muestra congruente (cuando P -> 1), hace falta que esta relación muestre su proporcionalidad obteniendo la razón de las magnitudes relativas a los distintos parámetros, de manera que para cada valor de la VI sea posible derivar con precisión el valor correspondiente de la VD. 81 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 7.2.5. Formulación de una teoría. Consiste, finalmente, en la relación cuantitativa que se establece entre un conjunto de principios establecidos empíricamente y expresados matemáticamente en funciones proporcionales: el papel del cálculo descrito antes en el concepto de teoría, que parte de la explicación y avanza hacia la predicción contrastable. De nuevo esto es una idealización y seguramente no se podría, como Noé, encontrar un mínimo de casos reales apegados a la norma. Sin embargo, las actitudes productivas de los científicos (estrictamente su comportamiento científico) conforman una dinámica que se podrá ubicar siempre dentro de este proceso. De esta manera, no se puede pretender con propiedad que una teoría científica ha nacido hasta que no cumpla el ciclo por vez primera: hasta que ofrezca una primera explicación científica de un campo de fenómenos. Las operaciones matemáticas correspondientes a cada etapa se pueden ahora identificar más fácilmente (de acuerdo con los mismos incisos): a) b) c) d) e) 7.3. Afirmación de la dimensionalidad de un conjunto de eventos (la definición no es una operación matemática en sí, pero fundamenta las subsiguientes) Medición intervalar de los mismos Derivación intervalar de los mismos Cálculo y confirmación de su proporcionalidad Relación cuantitativa de las funciones dentro del modelo más simple que las comprenda INDICADORES SOCIALES Y LA CALIDAD DE VIDA 7.3.1. ¿QUES SON LOS INDICADORES SOCIALES? Es una medida o serie estadística seleccionada para mostrar aspectos que sean especialmente relevantes de la realidad social, de acuerdo con un propósito o interés particular. Tras cada indicador hay una justificación para tomarlo en cuenta, que puede basarse en una concepción de la realidad, en intereses o en valores. Desde el punto de vista de su grado de elaboración como lo anota el Manual de Indicadores Sociales de las Naciones Unidas (New York, 1.989, p.27 y 28), pueden distinguirse entre indicadores sociales simples, sintéticos y de expectativa. 7.3.2. CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CUMPLIR UN INDICADOR VALIDO : Medir lo que realmente se quiere medir. OBJETIVO: Obtener el mismo resultado cuando la medición es hecha por personas distintas en circunstancias análogas. SENSIBLE: Capaz de captar cambios ocurridos en la situación o momentos analizados. ESPECIFICO: Reflejar cambios sólo en la situación o momento que se trate. SENCILLO: Poder obtenerlo sin muchos cálculos. AGIL: Encontrar fácilmente los datos. 82 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Existen diferentes enfoques acerca de los que es un indicador social y se asocian con tres ideas: a. b. c. Como una estadística elaborada a partir de datos básicos. Como información estadística sobre aspectos significativos de las condiciones de vida. Como una selección de datos relevantes con un propósito analítico o para la formulación y evaluación de planes, programas y proyectos sociales. "Los indicadores sociales simples son síntesis, series o selecciones de datos básicos, tales como proporciones de individuos de una población que posen una característica dada, tasas de frecuencia, medidas, medianas y otros índices de tendencia central, distribuciones porcentuales u otras". "Los números índices sintéticos u otros agregados semejantes proporcionan procedimientos valiosos para sintetizar los datos y representar así tendencias en amplios aspectos de bienestar o de los servicios sociales. Los números índices sintéticos no se usan a menudo en los indicadores sociales". Los Indicadores Sociales toman sentido al considerarlos como Sistema, como construcciones ordenadas y coherentes. En este contexto de Sistema hace referencia a datos ubicados con relación a un todo articulado. El Sistema de Indicadores busca organizar la información estadística para aclarar un asunto en particular o un problema planteado en la sociedad. Se pueden tener en cuenta sistemas de indicadores como medidas de aquellos fenómenos considerados como problemas, teniendo en cuenta las necesidades a las cuales hay que responder. Un sistema de indicadores corresponde a una necesidad de análisis. No se limita a recopilar un conjunto de series, sino que trata de encontrar las relaciones entre ellas. Puede ser como un "marco de referencia" que exponen las instituciones, la historia y el "funcionamiento" de la sociedad. Las series estadísticas sirven para medir ciertos aspectos característicos de la situación y se estructuran entre ellas: esto es lo que forma un "Sistema". Las cifras del Sistema de Indicadores deben acompañarse de un texto de interpretación que explique lo que las cifras miden a la luz del marco de referencia". 83 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Tabla 7.2 Modelo descriptivo en base a indicadores 84 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La distribución de los indicadores por dominio resulta de la siguiente forma: Tabla 7.3. Modelo descriptivo de indicadores Este estudio incorpora los indicadores que surgen del Conjunto Mínimo de Datos Sociales Nacionales; del Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sistema de Evaluaciones Comunes para los Países; de los Objetivos Internacionales de Desarrollo; de los Servicios Sociales Básicos para Todos; de los Indicadores de la Comisión sobre el Desarrollo Sostenible y de los Objetivos de Desarrollo del Milenio, el cual pretende darle seguimiento a la Declaración del Milenio, la cual se incorpora en esta sección como el Anexo B. El Sistema de Indicadores puede constituirse siguiendo dos tipos de intereses y orientaciones: • • Como instrumentos de conocimientos de la realidad social y su evolución Como forma de tener un diagnóstico para formulación de políticas, programas y proyectos y para hacerles seguimiento y evaluación. La definición y diseño de un “Sistema de Indicadores Sociales”, enfocado a dar luces sobre las políticas sociales, pasa a grosso modo por las etapas siguientes: • • • Precisar los objetivos y metas concretas que se propone alcanzar la política socio ambiental y los programas que la ponen en ejecución. Hacer explícito, en forma operativa, el modelo de interrelación de elementos que contienen las políticas y programas socio ambientales del Plan de Desarrollo con relación a cada uno de los objetivos. Determinar los indicadores que permiten captar el estado y evolución de las variables que son afectadas por los programas sociales, con la participación de las instancias administrativas e institucionales que interese tener en cuenta. 85 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • • • Identificar las fuentes y la forma de obtener las variables requeridas para el cálculo de los indicadores. Diseñar las normas y especificaciones técnicas sobre la forma de obtener datos. Recopilar la información de base Elaborar y presentar los indicadores. Evaluar y poner en práctica los procesos de elaboración continua de indicadores y adecuación del Sistema de Información para contar con la información requerida. Es necesario ordenar las variables que son tratadas por las políticas de acuerdo con un modelo lógico que tenga en cuenta su función e interdependencia para alcanzar los objetivos y metas a nivel de políticas y programas. 7.3.3. TIPOS DE INDICADORES De acuerdo con su ubicación funcional en un “Modelo Interrelacional”, los indicadores se clasifican funcionalmente así: • • • • • • • • Indicadores de Insumo: Se refieren a los recursos humanos, financieros y físicos que se destinan al logro de metas. Indicadores de proceso: Cuantifican acciones o procesos. Indicadores de efecto o resultado: Captan las salidas o resultados directos de programas y proyectos, permitiendo medir el modo de vida alcanzado. Indicadores de Impacto: Consideran los cambios que se producen sobre el nivel de vida de la población en los aspectos pertinentes. Es la medida del efecto que la institución tiene sobre la población objetivo, en términos de cumplimiento de los objetivos del servicio de información (equidad y cumplimiento de las expectativas). Indicadores de eficacia: Expresan efectos alcanzados por un servicio final en los productos obtenidos, en términos de satisfacción, mantenimiento o modificación de un sistema inicial (Recuperación = mejoramiento de la situación inicial y Satisfacción = cumplimiento de las expectativas). Indicadores de eficiencia: Es la medida de la combinación de factores de producción que se utilizaron en el proceso. Analíticamente corresponde a los indicadores físicos de la relación de costo medio y factor de producción. Indicadores de suficiencia: Miden la capacidad de la estructura para desarrollar un proceso. Indicadores de acceso: Se refieren a los determinantes que condicionan el acceso a medios o recursos para satisfacer necesidades relativas al desarrollo de la población y los asentamientos. 86 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS M E T A S ¿QUE ES LO QUE SE EVALÚA? ¿QUÉ SE UTILIZA PARA EVALUAR? INDICADORES EDIBLE Para que se puedan monitorear. ESPECÍFICOS Para evitar interpretaciones diferentes. TIEMPO Confechas para cumplirlos. ADECUADOS Para los problemas, metas y estrategias. SENSATOS Alcanzables, realistas Tabla 7.4. Ámbito de los indicadores Dentro de los indicadores, los que expresan déficit, son los que se refieren a la satisfacción de necesidades esenciales, tienen un papel especial. Señalan brechas que hacen referencia a carencias frente a derechos básicos, expresa que existe un mínimo al cual es preciso acceda toda la población. Los temas de la pobreza y la desigualdad son pertinentes para apreciar cambios globales sobre el nivel de vida. Se trata de aspectos que dicen cómo está cumpliendo la sociedad con sus objetivos fundamentales, pero hay que tener en cuenta indicadores sobre situación y evolución demográfica y sobre desempeño económico. Entre los indicadores de resultado se encuentran los "sintéticos", que buscan captar el conjunto de factores que están considerados dentro del nivel de bienestar. Se refiere a resumir en una sola variable los múltiples elementos que inciden en la calidad de vida. El Índice de progreso propuesto para la Superación de la Pobreza tiene las siguientes características: 1. 2. 3. 4. Presenta el grado de desarrollo alcanzado socialmente, expresado por la magnitud de los bienes y servicios disponibles para la satisfacción de las necesidades humanas, la equidad en su distribución y el esfuerzo requerido para su generación. Es un cálculo sintético de la cantidad y la calidad de vida. Tiende a convertirse en la expresión sintética de un sistema de contabilidad social. Se expresa en unidades de medida manejadas cotidianamente por la población, permitiendo su adopción social ". Los indicadores deben de cumplir con las siguientes condiciones: Validez, relevancia, eficiencia, y suficiencia. Hay que advertir que los indicadores sociales tienen serias implicaciones sobre su selección y construcción: Los indicadores sociales no solo han de estar sustentados teóricamente en un “Modelo” que represente lo social, sino que también dependen del grado de avance y calidad de las estadísticas de base. Es preciso que el desarrollo del Sistema de Indicadores Sociales parta de las estadísticas sociales existentes, en relación con los temas que son tratados por ellas, 87 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS su cobertura, calidad, periodicidad y oportunidad. Esto implicará ampliar el campo de acción hacia el perfeccionamiento del Sistema Estadístico Nacional. Un Sistema de Indicadores Socio Ambientales debe captar los aspectos esenciales y por tanto, no puede ser muy extenso. Debe dar cuenta de la complejidad de la sociedad y poner en evidencia las relaciones entre sus principales elementos. (Variables dependientes y explicativas). Los indicadores deben evidenciar la forma como evoluciona un fenómeno (dimensión temporal) o ilustrar desigualdades dentro de un contexto dado (nacional, regional, municipal, comarcal, por género, categoría de asentamiento, etc.) Finalmente, los “Indicadores Sociales” amplían sus capacidades y posibilitan la interrelación entre esferas que se han considerado separadas (lo económico y lo social), es decir, información socio económica. Un instrumento que puede servir son las Matrices de Contabilidad Social (SAM). 7.3.4. FUENTES Para obtener los datos se pueden utilizar varias fuentes: Censos de Población y Vivienda. Registros de sucesos demográficos. Encuestas de Hogares. Registros de los diferentes Ministerios (Salud, Desarrollo, Agricultura, Medio Ambiente, entre otros). Encuestas por muestreo. Por investigaciones básicas y aplicadas. Por investigaciones directas que realizan diferentes entidades (Universidades, ONG., Etc.). Otras fuentes de datos. 7.4. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL USO Y LA UTILIDAD DE LA INFORMACIÓN Algunos de los factores más importantes que afectan el grado de uso y utilidad de la información suministrada por un Sistema de Información están relacionados con una potencial resistencia política, como la baja calidad de la información y la necesidad de analizar e interpretar la información en varios niveles. • • Resistencia : Un sistema de información eficiente no es necesariamente una innovación popular. Los tomadores de decisiones pueden considerarlo como un intruso en su autonomía por cuanto sus decisiones necesitan justificarse en términos de una información más objetiva, presentada a un círculo más amplio de personas. Calidad de la Información: En la implementación de los sistemas de información, se ha puesto el énfasis de determinar con claridad cuáles son las áreas de los desarrollos organizacionales a las cuales pretende apoyar la información y en suministrarla de manera relevante y de fácil uso. Sin embargo, se ha subestimado con frecuencia la calidad de la información que se recolecta y almacena. Algunos de los factores que conspiran contra la calidad de la información son: • • Errores en el registro de la información Errores en la transferencia y agregación de la información, en su desplazamiento por el sistema de recolección 88 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • 7.5. Errores en el tratamiento de información errónea. Falta de consenso acerca de las definiciones de la información. Errores debidos a la baja confiabilidad y validez de los instrumentos de recolección de los datos. Errores debidos a la incapacidad de los analistas para comprender las implicaciones de sus programas analíticos. CRITERIOS PARA LA CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE ASENTAMIENTOS HUMANOS • Interdisciplinario: El Sistema debe ser producto de un estudio en el que participen todos los enfoques y disciplinas involucrados con el tema. De esta manera se obtendría una visión y una concepción más amplia sobre la materia. • Identificado Culturalmente: El Análisis del estado de los asentamientos humanos debe considerar como punto de partida la visión cultural que cada comunidad tiene acerca de sus realidades y de esta conceptualización deberá hacer su diagnóstico particular, evitando caer en parámetros impuestos por otras realidades. • Versátil: El Sistema debe ser dinámico, de tal manera que pueda ser capaz de adaptarse a los cambios o ciclos políticos de los gobiernos, para que sirva no solo como instrumento de análisis inmediato sino que se pueda sostener en el largo plazo. • Comparable: Los resultados entregados deberán ser comparables con los estándares preconcebidos de acuerdo a las realidades estudiadas. • Racional: Se debe concebir el Sistema con un criterio racional en la utilización de cifras, estadísticas y datos ya existentes evitando la duplicación del esfuerzo. El Sistema de Indicadores Socio Demográficos, de Asentamientos Humanos y Ambientales debe concebirse como un instrumento para el análisis, la toma de decisiones, políticas, estrategias, programas y proyectos relacionados con las condiciones sociales de la Población, los Asentamientos Humanos y el Ambiente. Además de ser una ayuda para la formulación y evaluación de dichas políticas, programas y proyectos que busquen incidir en ellos. El punto de interés se centra en la percepción y desarrollo del nivel de vida de la población, en los aspectos que puedan ser cuantificados, mostrando las diferencias espaciales y socio ambientales que existen a éste respecto. Dentro del Sistema de Información Ambiental, la demografía debe constituirse en un punto de partida. Presenta descriptivamente el volumen o tamaño, la distribución y la dinámica de la población. Es también el resultado de cómo está constituida la sociedad, su cultura y su historia. Los aspectos demográficos tienen un papel especial que justifica, cuando sea necesario, considerarlo en forma separada. 89 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS El Nivel de Vida comprende los indicadores del estado de bienestar y el de los medios para obtenerlo, tanto a la satisfacción de las necesidades básicas como al acceso a los servicios y a la producción, tal como lo ha denominado el PNUD, “Desarrollo Humano”. El concepto de Desarrollo Humano es más profundo y rico de lo que cualquier índice compuesto o incluso cualquier conjunto de indicadores estadísticos detallados, puede reflejar. El “Índice de Desarrollo Humano” IDH es útil para abordar en forma simplificada una realidad compleja. Posee tres componentes: Esperanza de vida al nacer, Tasa de alfabetismo adulto, Ingreso (Aunque las personas no necesitan ingresos altísimos para llegar a un nivel de vida decoroso), PBI per cápita, Empleo e ingreso considera ciertos factores que pueden ayudar a explicar el nivel de vida. La actividad laboral es la manera como se accede a los recursos para satisfacer las necesidades, a su vez, el trabajo es un medio de realización humana y dependiendo como se lleve a cabo, se constituye en factor de bienestar. El ingreso expresa la capacidad de acceder a bienes y servicios, pero no es por sí mismo bienestar. La manera como se distribuye determina la capacidad de consumo y de lograr bienestar. 7.6. CALIDAD DE VIDA El interés por la Calidad de Vida ha existido desde tiempos inmemorables. Sin embargo, la aparición del concepto como tal y la preocupación por la evaluación sistemática y científica del mismo es relativamente reciente. La idea comienza a popularizarse en la década de los 60 hasta convertirse hoy en un concepto utilizado en ámbitos muy diversos, como son la salud, la salud mental, la educación, la economía, la política y el mundo de los servicios en general. En un primer momento, la expresión Calidad de Vida aparece en los debates públicos en torno al medio ambiente y al deterioro de las condiciones de vida urbana. Durante la década de los 50 y a comienzos de los 60, el creciente interés por conocer el bienestar humano y la preocupación por las consecuencias de la industrialización de la sociedad hacen surgir la necesidad de medir esta realidad a través de datos objetivos, y desde las Ciencias Sociales se inicia el desarrollo de los indicadores sociales, estadísticos que permiten medir datos y hechos vinculados al bienestar social de una población. Estos indicadores tuvieron su propia evolución siendo en un primer momento referencia de las condiciones objetivas, de tipo económico y social, para en un segundo momento contemplar elementos subjetivos (Arostegui, 1998). El desarrollo y perfeccionamiento de los indicadores sociales, a mediados de los 70 y comienzos de los 80, provocará el proceso de diferenciación entre éstos y la Calidad de Vida. La expresión comienza a definirse como concepto integrador que comprende todas las áreas de la vida (carácter multidimensional) y hace referencia tanto a condiciones objetivas como a componentes subjetivos. La inclusión del término en la primera revista monográfica de EE UU, "Social Indicators Research", en 1974 y en "Sociological Abstracts" en 1979, contribuirá a su difusión teórica y metodológica, convirtiéndose la década de los 80 en la del despegue definitivo de la investigación en torno al término. 90 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CALIDAD DE VIDA CONCEPTUALIZACIONES Calidad de vida = Calidad de vida = Calidad de las condiciones objetivas de Satisfacción del individuo con sus la vida. Condiciones de Vida Calidad de vida = Calidad de vida = Calidad de las Condiciones de vida + Satisfacción del individuo con sus Satisfacción Personal Condiciones de Vida + Satisfacción Personal + Valores Personales Tabla 7.5. Calidad de vida CONCEPTUALIZACIONES DE CALIDAD DE VIDA Satisfacción Personal Condiciones de Vida (Calidad de vida) a) Calidad de Vida en términos de condiciones de vida Satisfacción Personal (Calidad de vida) Condiciones de Vida b) Calidad de Vida como satisfacción con la vida Condiciones de Vida Calidad de Vida Satisfacción Personal c) Calidad de vida definida como combinación de las Condiciones de Vida y la Satisfacción Condiciones de Vida Valores Personales Satisfacción Personal Cuadro 7.6. Conceptualización de calidad de vida 91 Calidad de Vida TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO VIII 8.1. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Siempre que se piensa en dar solución a un problema, o de escoger un determinado rumbo a nuestras vidas, o simplemente, cualquier actividad que realicemos; se esta hablando de que se esta tomando una decisión. Esta es muy importante ya que la determinación que tomemos, sea positiva o negativa, nos va ayudar por lo siguiente: positiva porque nos puede conducir a ser alguien en la vida, o nos puede guiar por un buen camino; negativa, porque nos puede llevar a conflictos, a problemas, desastres y hasta lo más terrible, la muerte; aunque esto también tiene su parte buena, ya que de los errores o faltas que cometamos, se obtiene una experiencia que más adelante nos va a evitar a caer en el mismo error. Pero para tomar una buena decisión que se necesita; según el articulo consultado anteriormente, se habla de que para tomar una buena decisión se requiere seguir un proceso, es aquí donde podemos aplicar lo que estamos hablando a la TGS, mas orientado a lo que se refiere a sistemas en las empresas. Debido a que la TGS busca resolver problemas o incógnitas basados en hechos tanto reales como abstractos, se ve la necesidad de recurrir a una decisión, puesto que la TGS puede llegar a manejar una cantidad de variables indefinidas, de las cuales no sabemos el camino que en el futuro nos pueden brindar. Sabemos que la TGS estudia los Sistemas, y uno de los más notables es el de las empresas, ya que allí esta requiere de un buen analista, que la encamine por un buen rumbo, si esta la requiere. Para esto el encargado de realizar el proceso antes descrito, debe estar bien capacitado en el momento de tomar una decisión adecuada. Para esto el debe seguir unos factores, que son: 1. 2. 3. 4. Sacar una lluvia de decisiones. Su incertidumbre. Debe contar con un análisis probabilístico, que puede ser objetivo o subjetivo, depende del sistema que este trabajando. Y por último, el riesgo que se puede llegar a correr. En conclusión, la toma de decisiones es un proceso, que se vive diariamente, porque todos los días estamos aprendiendo y experimentando nuevas cosas, de las cuales nosotros tendremos que decidir si son convenientes o no. Y aplicado a la TGS, también se debe tener mucho en cuenta, porque permite llevar a cabo el análisis o en el desarrollo del sistema, con el objetivo de buscar la solución que más se acomode a las características del sistema, en este caso, de la empresa. 8.1.1. TOMA DE DECISIONES Uno de los aspectos más importantes dentro del sector laboral, es la toma de decisiones. No obstante, este proceso lo llevamos a cabo frecuentemente, aun cuando no lo notemos. Por ejemplo, si vamos a comprar algún determinado producto y existen dos lugares en donde éste se encuentra a la venta, debemos decidir en dónde comprarlo o incluso, si realmente nos conviene hacerlo. 93 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Este tema es indispensable sobre todo en las empresas o negocios (sean de la magnitud que sean), pues una resolución mal tomada, puede llevarlos a un mal término. Por tal razón, las personas encargadas de la toma de decisiones, deben estar capacitadas y saber ampliamente todas las características y pasos de este proceso. 8.1.2. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES El proceso de toma de decisiones, es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede variar en trascendencia y connotación. Condiciones en las que se toman las decisiones Las condiciones en las que los individuos toman decisiones en una organización son reflejo de las fuerzas del entorno (sucesos y hechos) que tales individuos no pueden controlar, pero las cuales pueden influir a futuro en los resultados de sus decisiones. Estas fuerzas pueden ir desde nuevas tecnologías o la presencia de nuevos competidores en un mercado hasta nuevas leyes o disturbios políticos. Además de intentar la identificación y medición de la magnitud de estas fuerzas, los administradores deben estimar su posible impacto. Por ejemplo, a principios de 1994 difícilmente se contempló la posibilidad de que más de un millón de personas huyeran de Ruanda a Zaire y ejercieran enormes presiones en la economía de este país y en los recursos de los organismos de ayuda internacional. El impacto de hechos como éste se dejará sentir ineludiblemente en el futuro, tarde o temprano. Los administradores y demás empleados involucrados en los pronósticos y la planeación pueden sentirse fuertemente presionados a identificar tales hechos y sus impactos, especialmente cuando no es probable que ocurran hasta años después. Con demasiada frecuencia, los individuos deben basar sus decisiones en la limitada información de que disponen; de ahí que el monto y precisión de la información y el nivel de las habilidades de conceptualización de los individuos sean cruciales para la toma de decisiones acertadas. Las condiciones en las que se toman las decisiones pueden clasificarse en términos generales como certidumbre, riesgo e incertidumbre. • Certidumbre La certidumbre es la condición en que los individuos son plenamente informados sobre un problema, las soluciones alternativas son obvias, y son claros los posibles resultados de cada decisión. En condiciones de certidumbre, la gente puede al menos prever (si no es que controlar) los hechos y sus resultados. Esta condición significa el debido conocimiento 94 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS y clara definición tanto del problema como de las soluciones alternativas. Una vez que un individuo identifica soluciones alternativas y sus resultados esperados, la toma de la decisión es relativamente fácil. El responsable de tomar la decisión sencillamente elige la solución con el mejor resultado potencial. Por ejemplo, de un agente de compras de una imprenta se espera que ordene papel de calidad estándar al proveedor que ofrezca el menor precio y mejor servicio. Por supuesto que generalmente el proceso de toma de decisiones no es tan simple. Un problema puede tener muchas posibles soluciones, y calcular los resultados esperados de todas ellas puede ser extremadamente lento y costoso. La toma de decisiones en condiciones de incertidumbre es la excepción para la mayoría de los administradores y otros profesionales. Sin embargo, los administradores de primera línea toman decisiones diariamente en condiciones de certidumbre, o casi. Por ejemplo, un apretado programa de producción puede obligar a un administrador de primera línea a pedir a 10 empleados que trabajen cuatro horas de tiempo extra. El administrador puede determinar el costo de las horas extras con toda certidumbre. También puede prever con alto grado de certidumbre el número de las unidades adicionales pueden calcularse con casi absoluta certeza antes de programar las horas extras. Riesgo. El riesgo es la condición en la que los individuos pueden definir un problema, especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar soluciones alternativas y enunciar la probabilidad de que cada solución dé los resultados deseados. El riesgo suele significar que el problema y las soluciones alternativas ocupan algún punto intermedio entre los extremos representados por la plena información y definición y el carácter inusual y ambiguo. La probabilidad es el porcentaje de veces en las que ocurriría un resultado específico si un individuo tomara muchas veces una misma decisión. El ejemplo de probabilidad de Estados Unidos concluyó que la probabilidad de muerte en accidentes de conductores con cinturón de seguridad se reduce 50 por ciento en un automóvil equipado con una bolsa de aire del lado del conductor. En contraste, la probabilidad de muerte en accidentes de conductores con cinturón de seguridad sin bolsa de aire se reduce sólo 45 por ciento. El monto y calidad de la información disponible para un individuo sobre la condición pertinente de la toma de decisiones puede variar ampliamente, lo mismo que las estimaciones de riesgo del individuo. El tipo, monto y confiabilidad de la información influyen en el nivel de riesgo y en el hecho de si el responsable de tomar la decisión puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva en la estimación del resultado. • Probabilidad Objetiva La posibilidad de que ocurra un resultado específico con base en hechos consumados y números concretos se conoce como probabilidad objetiva. En ocasiones, un individuo puede determinar el resultado probable de 95 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS una decisión examinando expedientes anteriores. Por ejemplo, aunque las compañías de seguros de vida no pueden determinar el año en que morirá cada tenedor de pólizas, pueden calcular las probabilidades objetivas se basan en la expectativa de que los índices de mortalidad prevalecientes en el pasado se repitan en el futuro. • 8.2. Probabilidad subjetiva. A la apreciación basada en juicios y opiniones personales de que ocurra un resultado específico se conoce como probabilidad subjetiva. Tales juicios varían de un individuo a otro, dependiendo de su intuición, experiencia previa en situaciones similares, conocimientos y rasgos personales (como preferencia por la asunción o por la elusión de riesgos). IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA • El sistema no satisface los objetivos establecidos • El sistema no proporciona los resultados predichos • El sistema no opera como se planteo inicialmente Búsqueda de Alternativas: Proceso de por el cual se establece una cadena de medios y fines para llenar un espacio entre Necesidad a Resolver y el Logro del Objetivo Establecer tantas alternativas dependiendo complejo de la necesidad • Alternativa 1 Resultado 1 Valor Resultado 1 • Alternativa n Resultado n Valor Resultado n − Elección − Salidas − Satisfacción de Necesidades − Evaluación de Resultados • Modelos de Decisión • Necesidades Etapas de toma de decisión: 1. Reconocimiento de una necesidad: sensación de insatisfacción con uno mismo; sensación de vacío o necesidad. 2. Decisión de cambiar, para llenar el vacío o la necesidad. 3. Dedicación consciente para implementar la decisión. 4. El número y medición de dimensiones Definición de Medición: Medición es la asignación de numerales y números para representar propiedades Diferencia en Números y Numerales Numeral: es un símbolo material o casi material Numero: concepto matemático 96 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 8.3. FUNCIONES DE PROBABILIDAD La toma de una decisión, fundamentalmente, tiene que ver con combinar información sobre probabilidades con información sobre deseos e intereses. ¿Cuántas ganas tienes de salir con esa mujer? ¿Cuán importante es la salida? ¿Cuánto vale ese premio? Abordar las decisiones como si fueran apuestas es la base de la teoría de la decisión. Significa que tenemos que compensar el valor de un cierto resultado contra su probabilidad. Para operar según los cánones de la teoría de la decisión debemos hacer cálculos del valor de un cierto resultado y sus probabilidades, y a partir de allí de las consecuencias de nuestras elecciones. El origen de la teoría de la decisión para la toma de decisiones se deriva de la economía, en el área de la función de la utilidad del pago. Propone que las decisiones deben tomarse calculando la utilidad y la probabilidad de rangos de opciones, y establece estrategias para una buena toma de decisiones. La teoría de la decisión no describe lo que las personas hacen en realidad, porque pueden surgir dificultades con los cálculos de la probabilidad y la utilidad de los resultados. Además, las decisiones pueden verse afectadas por la racionalidad subjetiva de las personas y por la manera en que cada persona percibe cada problema de decisión. Por ejemplo, algunas personas tienen la tendencia a evitar el riesgo cuando hay perspectivas de ganancia, y buscan el riesgo cuando las perspectivas son de pérdida. a. b. Modelo Probabilístico – Decisión múltiple.- Resultado incierto. En consecuencia, la toma de decisiones puede no generar buenos resultados. Modelo Determinista.- Decisiones acertadas generan buenos resultados, es decir sin riesgo. Pronostico Calcula o pronostica un valor futuro a través de los valores existentes. La predicción del valor es un valor y teniendo en cuenta un valor x. Los valores conocidos son valores x y valores y existentes, y el nuevo valor se pronostica utilizando regresión lineal. Esta función se puede utilizar para realizar previsiones de ventas, establecer requisitos de inventario o tendencias de los consumidores. Tendencia Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal. Ajusta una recta (calculada con el método de mínimos cuadrados) a los valores de las matrices definidas por los argumentos conocido_y y conocido_x. Devuelve, a lo largo de esa recta, los valores y correspondientes a la matriz definida por el argumento nueva_matriz_x especificado. VARIANZA.- Medida de Riesgo; por lo tanto cuanto mayor es la varianza, mayor el riesgo: Varianza = [?xj * xi * P(xi)]-(Valor Esperado) ² 97 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La Varianza es difícil de entender porque es el término al cuadrado de su cálculo. Este problema puede resolverse trabajando con la raíz cuadrada de la varianza, llamada Desviación Está. Crecimiento Calcula el pronóstico de crecimiento exponencial a través de los datos existentes. CRECIMIENTO devuelve los valores y de una serie de valores x especificados utilizando valores x y valores y existentes. A. Numero de personas que formularán una decisión Cosmovisión: Concepción de un autor de decisiones de lo que parece ser la forma en que se ve la totalidad de un problema. 1. 2. 3. 4. 5. Finanzas Ingeniería (Nuevos Proyectos) Producción Control de Calidad Premisas de hecho y de valor con las que trabaja el autor de las decisiones. Constituyen o se derivan de pruebas o de información disponible al autor de las decisiones. • • 1. 2. 3. 4. Premisas de Hecho Consisten en premisas desprovistas de atributos que demandan de un tratamiento evaluativo o enjuiciativo. Premisas de valor Consisten en consideraciones valorativas e insinuativas y están relacionas con valores del individuo o su valor. Supuestos en lo relacionado con el problema Estilos cognoscitivos del autor de decisiones Sistema de Investigación que media entre los datos y los resultados Modelos de Criterios de decisión Vamos a definir en primer lugar las diferentes posibilidades que nos podemos hallar a la hora de la toma de decisiones: • Certeza: Sabemos con seguridad cuáles son los efectos de las acciones. Es decir, sabemos por ejemplo que si soltamos la piedra que sostenemos con nuestra mano, cae. Muchas veces los estados de certeza no son tan evidentes como nos pensamos. En ocasiones las certezas son ficticias, por lo que debemos estar vigilantes respecto de la información disponible. El ambiente es de certidumbre cuando se conoce con certeza su estado, es decir, cada acción conduce invariablemente a un resultado bien definido. • Riesgo: No sabemos qué ocurrirá tomando determinadas decisiones, pero sí sabemos qué puede ocurrir y cuál es la probabilidad de ello. Si lanzamos un dado, por ejemplo, no sabemos qué número aparecerá. Pero seguro que no es un 7. Sabemos que ha de ser de un número del 1 al 6, y que cada uno de estos números (salvo sorpresas) tiene 1/6 de posibilidades de aparecer. 98 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Aquí la pega es que seguramente, en la vida real, pocas veces tenemos la certidumbre de las probabilidades de que suceda algo como cuando tiramos un dado. El ambiente de riesgo cuando cada decisión puede dar lugar a una serie de consecuencias a las que puede asignarse una distribución de probabilidad conocida. • Incertidumbre estructurada: No sabemos qué ocurrirá tomando determinadas decisiones, pero sí sabemos qué puede ocurrir de entre varias posibilidades. En este caso, a diferencia de la situación anterior, no sabemos la posibilidad de cada una de las posibilidades. Es la situación en que nos hallamos antes de un examen ante el cual no estamos muy seguros. Sabemos que podemos aprobar o suspender. Pero no conocemos realmente nuestras posibilidades porque depende de nuestra suerte, de la dificultad de las preguntas, o de otras varias circunstancias. • Incertidumbre no estructurada: En este caso no sabemos qué puede ocurrir ni tampoco qué probabilidades hay para cada posibilidad. Es cuando no tenemos ni idea qué puede pasar. Por ejemplo, una empresa lanza un producto innovador al mercado y no tenemos ni idea de la respuesta que puede tener en el mismo: puede ser un éxito, o bien puede ser que incluso ofenda a determinados consumidores, por lo que lluevan demandas... Imaginemos que nos hallamos en una situación en la cual podemos tomar las decisiones A y B, que pueden dar lugar a tres resultados posibles (positivos en el ejemplo), que cuantificamos como sigue: DECISIÓN/RESULTADOS DECISIÓN A DECISIÓN B CONTEXTO 1 60 10 CONTEXTO 2 50 40 CONTEXTO 3 40 70 Este es el caso por ejemplo de un agricultor que puede realizar un cultivo u otro (DECISIÓN A ó B). En función de que el año sea seco (CONTEXTO 1), normal (2) o lluvioso (3), los resultados serán unos u otros, lo que se especifica en la tabla anterior. Criterio de Laplace (racionalista o de igual verosimilitud): siendo las posibilidades de los contextos 1-2-3 iguales, el agricultor decidirá en función de la media aritmética de los resultados posibles para cada decisión. DECISIÓN A: (60 + 50 + 40) / 3 = 50 DECISIÓN B: (10 + 40 + 70) / 3 = 40 Es decir, el resultado medio que se deriva de la decisión A es 50, y de la decisión B, 40. Si el año fuese lluvioso, la posibilidad mejor sería la B (resultado 70), y si el año fuese seco la A (resultado 60). Pero desconociendo si el año será seco, normal o lluvioso, lo mejor es optar por la decisión A, porque la media de los resultados de las situaciones posibles es la más alta. 99 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Siguiendo este criterio, el decisor escogerá la decisión que pueda aportar un mayor beneficio. En el ejemplo será la DECISIÓN B, que permite en el CONTEXTO 3 un resultado de 70, el mayor posible. Este es el caso de quien no se juega en realidad mucho adoptando la DECISIÓN A ó B. Se arriesgará a ganar menos (el peor de los resultados posibles), sabiendo que existe una posibilidad de tener el resultado más alto posible. O al contrario, es el caso de quien necesita forzosamente un determinado resultado ("si perdido, al río..."). Imaginemos, por ejemplo, que el agricultor necesita unos ingresos altos ese año por algún motivo, seria una pena de tener que abandonar la actividad. Imaginemos que el mínimo de resultados aceptables para él sea 65. Quizás se arriesgue adoptando la DECISIÓN B, porque la DECISIÓN A no le aporta en ningún caso unos ingresos mínimos para continuar en su actividad (65). O sea, se ve forzado a tomar la DECISIÓN B porque un resultado de 70 es el único aceptable para él. Siguiendo este criterio, el decisor escogerá la decisión que evite el menor beneficio (en el ejemplo) o que minimice la pérdida. En el ejemplo será la DECISIÓN A, que permite en el CONTEXTO 3 un resultado de 40, el menor posible adoptando la decisión A. No escogerá la DECISIÓN B porque en el peor de los casos (CONTEXTO 1), el resultado es 10. Este criterio es muy racional. Imaginemos que el agricultor se arruina y se va a la miseria en el caso de que el resultado sea 10 (es decir, tomando la DECISIÓN B y habiendo un tiempo seco). Lo racional es no asumir el riesgo de tener que padecer esta circunstancia. Por lo tanto, el agricultor tomará la DECISIÓN A, que permite ingresos mínimos más altos, aunque los ingresos máximos posibles sean inferiores a la DECISIÓN B. Una estrategia es dominante cuando en todo caso sus resultados son más favorables para el decisor que otra estrategia, que denominamos dominada. Por ejemplo, en la matriz de decisiones que reproducimos abajo, en la cual los resultados son beneficios, parece claro que la estrategia A es dominante respecto de la estrategia B. No parece razonable escoger la estrategia B dado que en todos los contextos sus resultados son inferiores. ESTRATEGIA/RESULTADOS ESTRATEGIA A ESTRATEGIA B CONTEXTO 1 60 10 100 CONTEXTO 2 50 40 CONTEXTO 3 40 30 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Imaginemos que en la tabla siguiente (la primera que pusimos) introducimos una posibilidad para cada uno de los contextos posibles. DECISIÓN/RESULTADOS DECISIÓN A DECISIÓN B CONTEXTO 1 (10%) 60 10 CONTEXTO 2 (20%) 50 40 CONTEXTO 3 (70%) 40 70 En el criterio de Laplace decíamos que las posibilidades de que se produzcan los contextos 1-2-3 eran similares. En ese caso, para conocer cuál es la decisión más favorable, solamente teníamos que hacer una media aritmética de los resultados posibles en las dos decisiones dadas (A y B). Cuando los contextos 1-2-3 tienen posibilidades diferentes, el problema es algo más complejo. En este caso, tenemos que ponderar los resultados de las decisiones en cada uno de los contextos, con la posibilidad de cada uno de los contextos. Del siguiente modo: DECISIÓN A: [ (60 * 10) + (50 * 20) + (40 * 70) ] / 100 = 44 DECISIÓN B: (10 * 10) + (40 *20) + (70 * 70) / 100 = 58 Con la distribución dada de posibilidades entre los contextos 1-2-3 (10% / 20% / 70%),la posibilidad más alta es que se produzca el contexto 3, para el cual adoptando la decisión B maximizamos el resultado. Por este motivo, desde este punto de vista, siendo al 70 % el contexto 3 el más posible, lo más racional es adoptar la DECISIÓN B, que permite unos resultados estadísticamente más favorables. B. Función de la Medición a1 a2 am e1 x11 x21 xm1 e2 x12 x22 Xm2 .... x1n ... ... en x2n xmn EJEMPLO Un ama de casa acaba de echar cinco huevos en un tazón con la intención de hacer una tortilla. Dispone, además, de un sexto huevo del que no conoce su estado, aunque es de esperar que en caso de encontrarse en buen estado y no ser utilizado, se estropeará. Al ama de casa se le presentan tres posibles alternativas: 1. Romper el huevo dentro del tazón donde se encuentran los cinco anteriores. 2. Romperlo en otro tazón diferente. 3. Tirarlo directamente. 101 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Dependiendo del estado del huevo, las consecuencias o resultados que pueden presentarse para cada posible alternativa se describen en la siguiente tabla: a1 a2 am e1 x11 x21 xm1 e2 x12 x22 xm2 .... x1n ... ... en x2n xmn VALORACIÓN DE LOS RESULTADOS Aunque los resultados xij no son necesariamente números (como ocurre en el ejemplo anterior), supondremos que el decisor puede valorarlos numéricamente, es decir, se asumirá la existencia de una función V(.) con valores reales tal que: v(xij)>v(xkl) si y sólo si el decisor prefiere el resultado xij al resultado xkl Así, en el ejemplo de la tortilla podría realizarse un proceso de valoración en el que se asignasen números a cada una de los resultados, dando lugar a una posible tabla como la que sigue: a1 a2 am e1 x11 x21 xm1 e2 x12 x22 xm2 Bueno (e1) Romperlo dentro del tazón (a1) Romperlo en otro tazón (a2) Tirarlo (a3) 8.4. Tortilla de 6 huevos Tortilla de 6 huevos y un tazón mas que lavar Tortilla de 5 huevos y 1 huevo bueno desperdiciado .... x1n ... ... Malo (e2) 5 Huevos desperdiciados y no hay tortilla Tortilla de 5 Huevos y un tazón mas que lavar. Tortilla de 5 Huevos SISTEMAS PARA LA TOMA DE DECISIONES • El problema en la toma de decisiones Para la toma de decisiones es importante contar con la mayor cantidad de información relevante y oportuna. Al respecto, hay dos tipos de información: la estructurada que encontramos en las bases de datos relacionales tradicionales y la no-estructurada. La información estructurada es la que estamos acostumbrados a administrar y a procesar para el soporte a la toma de decisiones, lo cual representa una gran desventaja para una empresa, puesto que perdemos de vista información muy valiosa que se encuentra no-estructurada, fuera de las bases de datos. 102 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La información no-estructurada la encontramos en fuentes tales como documentos, el web o las suscripciones a servicios de información y en formatos muy diversos como texto, videos, audio o imágenes. Desafortunadamente lo más sencillo y tradicional para los administradores de información, es su tratamiento para estructurarla en una base de datos, con lo cual se pierde el contexto de los datos en un documento, por ejemplo. El reto para proporcionar mejor calidad de información a los tomadores de decisiones es la administración de la información no-estructurada y mejorar los sistemas de búsqueda y recuperación de información, para que éstos localicen información en diferentes fuentes como bases de datos, el web o los documentos de la organización. Para afrontar el reto se pueden utilizar administradores de documentos, que actualmente hacen búsquedas en textos completos, en bases de datos, ofrecen control de versiones de documentos, entre otras ventajas. 103 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO IX 9.1. PARADIGMA DE SISTEMAS 9.1.1. CIENCIA, DISCIPLINAS Y CONOCIMIENTO Como cualquier otra actividad humana, la ciencia escapa a toda definición simplista (del tipo “la ciencia es la búsqueda de la verdad”). La ciencia es una institución y una actividad plural: Desde sus “condiciones sociales de producción”, a su método y sus técnicas, desde el marco institucional y organizacional en los que se produce (universidades, centros de investigación públicos o corporativos), hasta las diferentes perspectivas epistemológicas y procesos cognitivos en que se fundamenta la producción de conocimiento; desde la ficción de la “ciencia pura”, a la técnica y los dispositivos tecnológicos en los que se asienta predominantemente la producción científica en nuestros días (las mal llamadas “ciencias aplicadas”). El progreso de las ciencias no se ha basado tanto en acuerdos sino en confrontaciones dentro y entre comunidades científicas. Lo que se ha llamado “el contexto de descubrimiento” se asienta en la libertad, la imaginación y la pluralidad de miradas, de proposiciones, de métodos y de estilos de pensamiento. Pero un problema central de nuestro tiempo para esta tradición de autonomía de las ciencias, estriba en que los “contextos de descubrimiento” se hallan día a día mas condicionados por la asociación entre las demandas de mercados globales competitivos y los intereses corporativos, subordinando todo otro valor y perspectiva epistemológica o ética a los dictados de la competencia económica. Originariamente, el “contexto de descubrimiento” suponía la existencia de un interés genuino por la búsqueda de una explicación plausible a ciertos problemas, la prueba de una teoría, o el des-cubrimiento de una “verdad oculta” que debía ser revelada. O sea: una visión romántica e idealista del saber por el saber mismo. Por el valor absoluto de la verdad y el saber. Este “valor” debía ser expresado (comunicado) en la forma de proposiciones y argumentos teóricos. En otras palabras: el valor de un descubrimiento solo podía hacerse efectivo mediante la comunicabilidad, la difusión de un conocimiento. Las teorías deben ser expresadas en algún lenguaje (natural, o formal). Las teorías son así construcciones de sentido, organizadoras de áreas, de temas o de problemas de conocimiento. El valor de una teoría se halla en su capacidad de generar proposiciones significativas en la forma de descripciones exploratorias, explicaciones o pronósticos. Y el criterio en las ciencias ha sido siempre la construcción de proposiciones sujetas a la crítica y la refutación. Así, podemos argumentar que no existen verdades definitivas o universales, sino argumentos y afirmaciones asociados a proposiciones particulares, que pueden responder o contradecir a una u otra teoría. El valor de una construcción teórica (y hasta de una ley) se halla determinada por diferentes condicionamientos: desde los dispositivos empíricos de prueba, pasando por la lógica y el entramado conceptual y epistemológico de una disciplina, hasta el momento histórico y las condiciones sociales e institucionales en que se generan los conocimientos científicos. No se puede afirmar ni aún que la ley de gravedad es universal e inmutable. El avance de la ciencia puede subsumir a la ley de gravedad en otra mas general (por ej. la ley de atracción de los cuerpos, o de la masa). 105 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Creo importante esclarecer ciertas confusiones bastante comunes que se hacen sobre las nociones de disciplina, interdisciplina y transdisciplina. Mientras la noción de teoría (del griego theorein, "ver, observar") alude al lenguaje, la comunicabilidad y la organización del sentido de las proposiciones científicas, la noción de disciplina alude a una especificidad, a un área de diferenciación social. En primer lugar, la disciplina corresponde a una definición de carácter sociológico sobre las formas de organizar y clasificar prácticas institucionalizadas de producción de conocimiento, según criterios aceptados sobre sus objetos, sus métodos de trabajo y sus contenidos conceptuales: física, medicina, geología, sociología, etc. La idea de disciplina pierde su halo esencialista y cientificista ante una categorización más sociológica y práctica sobre las formas de organizar, controlar y "disciplinar" el trabajo de la producción de conocimiento dentro de los procesos sociales de división del trabajo. La visión tradicional y decimonónica de las ciencias se basaba en una metafísica positivista de desarrollo permanente, de jerarquías, especializaciones y concepciones "arquitectónicas" del quehacer científico (ladrillo a ladrillo, piso a piso, sic itur ad astra, "así se llega a las estrellas"). A partir de la teoría cuántica, aparentemente a pesar de las dudas de Einstein sobre el azar y la probabilidad en el mundo físico parecía que Dios había efectivamente comenzado a "jugar a los dados". La metafísica arquitectónica de la ciencia positivista comenzaba a resquebrajarse. Pero no solo por las fallas epistemológicas, sino por la propia incapacidad de las disciplinas científicas aisladas para responder a las necesidades y problemas de supervivencia de nuestras sociedades crecientemente complejas y conflictivas. Comenzaba un viraje histórico en la forma de comprender el quehacer científico. Si las disciplinas habían argumentado como valor último a la búsqueda de la verdad a ser "develada" en los laboratorios, profundizando en los misterios del "contexto de descubrimiento", a partir de la década del sesenta comienza a ser la propia sociedad y los organismos internacionales los que llaman la atención sobre la necesidad de centrar el trabajo científico en "problemas": la preservación del medio ambiente, la contaminación y la desertificación, el desarrollo y el crecimiento, la salud pública y la prevención, el crecimiento de la población, la preservación de los recursos naturales, etc. En un primer momento, se creyó que la mera formación de equipos "multi"disciplinarios, iba a permitir coordinar saberes disciplinarios diferentes y especializados. Como en la Torre de Babel, las diferencias de percepción en los problemas, y la multiplicidad de lenguajes especializados generó desorganización y diagnósticos incongruentes entre sí. En un segundo momento, muchos entendieron la necesidad de replantear sus visiones sobre la ciencia y sobre los modos de abordar los problemas "reales". Por último, el problema de la epistéme y el lenguaje, así como la imprescindible comunicabilidad científica, llevó a décadas de reflexión y ensayos sobre los problemas de conformación de equipos de trabajo "inter"disciplinarios. Por un lado, se centraba el interés hacia procesos de reflexividad sobre el quehacer y los estilos de pensamiento de los propios científicos. Por el otro, el objetivo del "contexto de descubrimiento" pasó a ser la investigación sobre la complejidad de la propia interrelación entre la realidad física ambiental y las realidades sociales, con sus crecientes conflictos, interdependencias, crisis y transformaciones permanentes. La formación de equipos de trabajo interdisciplinarios se transformó en una regla exigida pero incumplida. Los organismos y las fundaciones de financiamiento de ciencia y técnica cultivaban el lenguaje de la interdisciplinariedad, pero en la práctica la 106 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS financiación sólo permitía cubrir las necesidades de pocos investigadores, y las demandas metodológicas en la presentación de proyectos dificultaba la real articulación de equipos interdisciplinarios. Comenzaba a surgir la práctica de un doble discurso, justificativo de las contradictorias expectativas generadas. Al mismo tiempo, se iban generando fantasías sobre la posibilidad de construir formas de conocimiento "trans"disciplinarios. Una especie de metateoría asentada en un metalenguaje, accesible y compartido por los diferentes especialistas. Surgieron así expectativas generalmente sobredimensionadas- sobre la posibilidad de construir una forma de conocimiento "total" (a pesar de las advertencias de un "filósofo moldeado por la aspiración hegeliana a la totalidad" como Adorno, citado por el propio Morin en el prefacio de Ciencia con conciencia: "la totalidad es la no verdad"). Citando a Morin en Introducción al Pensamiento Complejo: "Estoy a la búsqueda de una posibilidad de pensar trascendiendo la complicación (es decir las interretroacciones innombrables), trascendiendo las incertidumbres y las contradicciones he dicho que la complejidad es la unión de la simplicidad y de la complejidad; es la unión de los procesos de simplificación que implican selección, jerarquización, separación, reducción, con los otros contra-procesos que implican la comunicación, la articulación de aquello que está disociado y distinguido; y es el escapar de la alternativa entre el pensamiento reductor que no vé mas que los elementos y el pensamiento globalista que no vé mas que el todo". Evidentemente, el diagnóstico de las limitaciones del pensamiento disciplinario es correcto, pero surgen dudas sobre el estatuto epistemológico, los objetivos y la caracterización del "pensamiento complejo" como ciencia, método, filosofía o búsqueda de una comprensión totalizante sobre el conocimiento que escapa a las posibilidades de comprensión actuales. Otras dos propuestas teórico metodológicas "trans"disciplinarias han surgido como paradigmas mas promisorios para lidiar con los problemas de la relación entre ciencia y realidad, y entre los problemas propios de la ciencia y los de las realidades complejas de nuestros días. Ambas marcan un hito epistemológico, un "antes y un después" en el modo de concebir tanto los problemas de la construcción de teoría, como la práctica de la investigación. Específicamente en relación con el abordaje y la delimitación de los problemas del objeto de estudio, que debe ser entendido como una realidad compleja e indivisible. Primero surgía la Teoría General de Sistemas (TGS), que en el encuadre originario de L. Von Bertallannfy -marcado por la Biología y la preocupación por los organismos como sistemas vivos- puede considerarse abierto a preocupaciones humanísticas y filosóficas, derivando después con Von Neumann hacia un encuadre ingenieril, marcado por la "racionalidad instrumental" preocupada por el control, la eficiencia, las aplicaciones prácticas y las demandas tecnológicas de la Guerra Fría. Morin describe muy bien las diferentes líneas "Hay un sistemismo fecundo que lleva en sí un principio de complejidad; hay un sistemismo vago y plano, fundado sobre la repetición de algunas verdades asépticas ("holísiticas") que nunca llegaron a ser operantes; está, finalmente el system analisys, que es el equivalente sistémico del engineering cibernético reduccionistas". 107 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La fecundidad del pensamiento sistémico se afirma en las siguientes razones: a) Se supera la visión científica reduccionista, arquitectural y acumulativa que concibe el conocimiento como una lupa enfocada a una parte aislada del objeto de estudio (ya sea un organismo, el medio ambiente, una población o un árbol aislado del bosque), por una visión "telescópica" que observa y analiza una "totalidad" como su unidad de análisis. La expectativa positivista del siglo XIX suponía que, por ej., la suma de los conocimientos sobre la estructura de cada órgano del cuerpo humano estudiado sobre cadáveres, algún día permitiría "armar el rompecabezas" y conocer el funcionamiento del organismo vivo (el arquetipo de Frankenstein es el mejor representante de esta fantasía sobre la creación de un ser humano aunque monstruoso creado con las partes seccionadas de varios cadáveres). b) La originalidad que supone reconocer que la ciencia no trabaja sobre "realidades en sí", sino sobre "modelos de realidad". Se hacen más explícitas las mediaciones y anteojeras de todo tipo que existen entre el investigador y su objeto de estudio: desde la propia subjetividad y los valores personales, el recorte epistemológico y metodológico del objeto o la explicitación de las operaciones e intervenciones que se hacen conciente o inconcientemente sobre las condiciones físicas y técnicas de una experimentación. Al trabajar explícitamente sobre un "modelo" de realidad o de un objeto, se pone el acento en la metodología y no solamente en la observación simple y naturalista sobre un "objeto en sí". Permanece siempre abierta la posibilidad de la profundización del análisis del "objeto sistema" desde diferentes ángulos y a partir de proposiciones que permiten la revisión crítica de las técnicas y la metodología empleada. c) El paradigma sistémico, entendido como "un sistemismo fecundo que lleva en sí un principio de complejidad", y al que podemos agregar también un principio de contradicción, de apertura crítica y epistemológica, aporta la posibilidad de acercarnos mas a los problemas planteados por las complejas realidades actuales. En tanto metodología, el sistemismo permite rearticular especialistas y conocimientos especializados; diferentes abordajes disciplinarios, teorías y hasta proposiciones divergentes. Sin embargo hay que prevenir sobre el "peligro semántico" de crear un lenguaje puramente formalizado y especializado. Esto sucedió en los primeros tiempos en que se pretendió aplicar los términos de una cibernética dura de la primera TGS a todos los campos de investigación. Términos como "transductor, dispositivo de entrada y de salida, procesamiento de la información, memoria del sistema", y muchísimos otros, pasaron a formar parte de una especie de panlenguaje común a biólogos, ingenieros, sociólogos y politólogos. La complejidad de la propia realidad pasaba a ser nuevamente reducida a esquemas simplistas y comparaciones absurdas o irrelevantes. De todos modos, los antecedentes del sistemismo dieron pié para no abandonar la expectativa de desarrollar formas de pensamiento transdisciplinarias, así como a la riqueza promisoria de los planteos de la Teoría de los Sistemas Complejos. La fecundidad de un pensamiento 108 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS sistémico abierto, no solamente abrió la posibilidad del premio Nóbel de química, sino que sentó un antecedente fundamental para pensar la investigación social como procesos de modelización sobre realidades sociales indisolublemente interdependientes, complejas, contradictorias y conflictivas. 9.2. DISEÑO DE SISTEMAS Fase 1 Diseño de políticas o pre-planeamiento 1. Definición del Problema 2. Comprensión de problema 3. Establecimiento de objetivos 4. Búsqueda y generación de alternativas Fase 2 Evaluación 1. Proceso de Elección 2. Identificación de salidas 3. Identificación de Atributos y criterios 4. Determinación de la escala de Medición 5. Modelos de Medición 6. Determinación de la disponibilidad de datos 7. Evaluación de Alternativas 8. Modelos de Medición 9. Modelos de Decisión 10. Proceso de Elección Fase 3 Fase de acción implantación 1. Implantación 2. Control de Sistemas 3. Evaluación de Salidas, revisión y re-evaluación Un proceso de decisión presenta las siguientes características principales: 1. Existen al menos dos posibles formas de actuar, que llamaremos alternativas o acciones, excluyentes entre sí, de manera que la actuación según una de ellas imposibilita cualquiera de las restantes. 2. Mediante un proceso de decisión se elige una alternativa, que es la que se lleva a cabo. 3. La elección de una alternativa ha de realizarse de modo que cumpla un fin determinado. El proceso de decisión consta de las siguientes fases fundamentales: 1. Predicción de las consecuencias de cada actuación. Esta predicción deberá basarse en la experiencia y se obtiene por inducción sobre un conjunto de datos. La recopilación de este conjunto de datos y su utilización entran dentro del campo de la Estadística. 2. Valoración de las consecuencias de acuerdo con una escala de bondad o deseabilidad. Esta escala de valor dará lugar a un sistema de preferencias. 3. Elección de la alternativa mediante un criterio de decisión adecuado. Este punto lleva a su vez asociado el problema de elección del criterio más adecuado para nuestra decisión, cuestión que no siempre es fácil de resolver de un modo totalmente satisfactorio. 109 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Modelización: Centro del proceso de toma de decisiones, si no se puede medir o mensurar, no se puede controlar. El concepto de escalas de medición es muy importante para comprender la teoría de la medición y el grado en el cual pueden cuantificarse varias propiedades. Stevens quien ha sido llamado "Decano de la teoría moderna de la medición" postula la existencia de cuatro escalas de medición: 1. 2. 3. 4. 5. Escala Nominal Escala Ordinal Escala Graduada o de Intervalo Escala de Relación o proporcionalidad Escalas Nominales La medición más básica es la clasificación o escala nominal. En la escala nominal, la sola clasificación es la asignación de elementos a clases, o la asignación de numerales con el propósito de reconocimiento. 9.3. MODELACIÓN DE SISTEMAS La modelación de sistemas muestra la forma en que el sistema tiene que funcionar. Use esta técnica para estudiar cómo se combinan los distintos componentes para producir algún resultado. Estos componentes conforman un sistema que comprende recursos procesados de distintas formas (asesoramiento, diagnóstico, tratamiento) para generar resultados directos (productos o servicios), que a su vez pueden producir efectos (inmunidad, rehidratación, por ejemplo) en las personas que los usan y, a largo plazo, impactos más indirectos (menor prevalencia del sarampión o índices de mortalidad más bajos, por ejemplo) en los usuarios y la comunidad en general. 9.3.1. CUANDO SE USA Al diagramar las relaciones que hay entre las actividades del sistema, la modelación de sistemas facilita la comprensión de las relaciones entre las diversas actividades y el impacto que tienen entre sí. Muestra los procesos como parte de un gran sistema cuyo objetivo es responder a una necesidad específica del cliente. La modelación de sistemas es muy útil cuando se necesita contar con un panorama general, dado que ilustra la forma en que se interrelacionan los servicios directos y auxiliares, de dónde provienen los insumos críticos y la forma prevista en que los productos o los servicios responderán a las necesidades de la comunidad. Cuando los equipos no saben por dónde empezar, la modelación de sistemas puede ayudarles a ubicar las áreas problemáticas o a analizar el problema viendo las distintas partes del sistema y las relaciones que existen entre ellas. Puede señalar otras potenciales áreas problemáticas, además de revelar necesidades de recopilación de datos: indicadores de insumos, procesos y productos (resultados directos, efectos sobre los clientes y/o impactos). Por último, puede servir para observar y seguir el desempeño. 9.3.3. ELEMENTOS DE LA MODELACIÓN DE SISTEMAS La modelación de sistemas usa tres elementos: insumos, procesos y productos. • Los insumos son los recursos utilizados para llevar a cabo las actividades (proceso). Estos insumos pueden ser materia prima o productos y servicios producidos por otras partes del sistema. Por 110 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • • ejemplo, con el sistema para el tratamiento de la malaria, los insumos incluyen los medicamentos antimaláricos y profesionales de salud idóneos. Otras partes del sistema proporcionan ambos insumos: los medicamentos provienen del subsistema logístico y la mano de obra calificada proviene del subsistema de capacitación. Los procesos son las actividades y las tareas que convierten a los in sumos en productos y servicios. En el caso del tratamiento de la malaria, este proceso incluye las tareas relativas a la historia clínica y el examen físico de los pacientes que se quejan de tener fiebre, a los efectos de realizar un diagnóstico, brindar tratamiento y aconsejar al paciente. Los productos son los resultados de los procesos; por lo general se refieren a los resultados directos generados por un proceso y a veces se pueden referir a los efectos más indirectos sobre los clientes mismos y los impactos más indirectos todavía sobre la comunidad en general. Los resultados son los productos o servicios directos que produce el proceso. Los resultados del sistema para el tratamiento de la malaria son los pacientes que reciben los servicios de terapia y asesoramiento. Los efectos son los cambios en materia de conocimientos, actitudes, comportamiento y/o fisiología de los clientes que se derivan de los resultados. En el caso del sistema para el tratamiento de la malaria, sería el menor número de casos fatales por malaria (los pacientes se mejoran) y los pacientes o sus acompañantes que saben qué hacer si vuelve a haber fiebre. Son resultados indirectos del proceso porque hay otros factores que pueden intervenir entre el resultado (el tratamiento correcto con un antimalárico) y el efecto (la recuperación del paciente). Los impactos son los efectos a largo plazo, y más indirectos aún, de los resultados sobre los usuarios y la comunidad en general. En el caso del tratamiento de la malaria, los impactos serían una comunidad con mejor estado de salud general e índices de mortalidad infantil más bajos. Fig. 9.3.1 Modelo de sistema para el tratamiento de la malaria 111 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Como lo ilustra la figura 9.3.1, los sistemas contienen muchas partes interrelacionadas que deben combinarse. La utilidad de la modelación de sistemas es su capacidad de describir la forma en que se relacionan las partes, es así como se puede ver cuáles son los aspectos positivos o negativos (virtudes o defectos) del sistema. 9.3.4. CÓMO SE USA • Identifique el principal proceso o «sistema» a modelar y la necesidad a la que va a responder dicho sistema (es decir, el impacto deseado), lo que puede llevarse a cabo empezando por el PROCESO o el IMPACTO. Si empieza por el PROCESO de interés, identifique la parte del sistema a modelar: una intervención de atención sanitaria (inmunizaciones, tratamiento de malaria o servicios de emergencia del hospital, por ejemplo). También es posible concentrar la modelación del sistema en un servicio auxiliar, como por ejemplo supervisión o logística. A continuación, identifique las necesidades de la comunidad que va a abordar este PROCESO (recuerde que los servicios auxiliares atienden las necesidades de los clientes «internos»). O si empieza por el IMPACTO, identifique lo que el sistema va a afectar: ¿a qué necesidad de la comunidad va a responder el sistema? A continuación, identifique e] PROCESO que se lleva a cabo para crear los servicios o productos (RESULTADOS) que se prevé que van a tener un EFECTO adecuado sobre los clientes, los que a su vez van a producir el IMPACTO deseado (responder a la necesidad). Dibuje y rotule los recuadros correspondientes al IMPACTO y el PROCESO. • Retroceda a los PRODUCTOS, comenzando por la necesidad (IMPACTO DESEADO) Y determine qué EFECTOS deben producir los servicios o el producto (RESULTADOS) en los clientes para lograr el IMPACTO deseado. Piense en los diversos grupos que se verán afectados por los productos y servicios. Dibuje y rotule el recuadro correspondiente a los PRODUCTOS. Identifique otros factores que puedan afectar el IMPACTO: los factores económicos o culturales, por ejemplo y agréguelos al modelo. Ningún sistema funciona en un vacío y el impacto va a recibir siempre la influencia de factores que están fuera del sistema. • Identifique los RESULTADOS específicos que produjo el proceso y que repercuten en los PRODUCTOS que se acaba de identificar. En muchos casos, habrá más de un tipo de RESULTADO: por ejemplo, el sistema de vacunación tiene que producir niños vacunados y madres con los correspondientes conocimientos. • Identifique las principales categorías de tareas del PROCESO: historia clínica, examen físico, diagnóstico, tratamiento y asesoramiento. Anótelos en el recuadro correspondiente al PROCESO. Repase los RESULTADOS y cerciórese de que haya un RESULTADO por cada beneficiario de las principales actividades. 112 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Identifique los diversos INSUMOS necesarios para llevar a cabo el proceso. Estos INSUMOS deben abarcar mano de obra, materiales, información y recursos financieros. Dibuje los recuadros para los diversos INSUMOS y póngales rótulos. Determine cuáles son los sistemas auxiliares (logística, capacitación, supervisión, por ejemplo) que producen cada uno de estos INSUMOS y escriba las fuentes en los recuadros. 9.3.5. USO DE LA MODELACIÓN DE SISTEMAS PARA EL ANÁLISIS DEL PROBLEMA Analice los diversos elementos del sistema. Determine qué datos son necesarios para saber si el sistema es productivo o funciona bien como para lograr el producto y el impacto deseados. Use estos datos para evaluar si el sistema funciona en la forma prevista. Identifique aquellos componentes del sistema que sean deficientes o que falten fijándose en qué parte falla la calidad del proceso. Precauciones • • Invite a la gente que conozca el sistema objeto del modelo a participar, ya sea en la elaboración del modelo o en la revisión del mismo una vez que esté terminado. Cerciórese de que el modelo del sistema aborde realmente el problema identificado. 113 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO X 10.1. OPTIMIZACIÓN DE SISTEMAS En el lenguaje de la vida diaria, "optimizar" es perfeccionar algo hasta que se logre lo "mejor". Excepto cuando existen limitaciones, cada vez queremos. llegar al "sumum bonum". En este capítulo, se tocarán simples métodos de optimización. Y dejaremos en lo sucesivo la explicación de por qué, en la mayoría de las situaciones, no es posible lograr lo óptimo y por qué decidimos aceptar el mejor resultado factible. 10.1.1. MÁXIMO Y MÍNIMO Para ilustrar algunos puntos, es útil describir el enfoque del cálculo diferencial para encontrar un máximo o un mínimo. Incluso los lectores sin ningún conocimiento matemático podrán captar las ideas fundamentales. No se requiere saber sobre cálculo diferencial para comprender el resto del capítulo. Ahora bien, quienes quieran hacer un repaso sobre el tema recomendamos a Bowenl y Theodore. Ejemplo 1: Encontrar los puntos extremos La figura 10.1 es la gráfica de la función y=x2, y la figura 10.2 es una gráfica de la función y=-x2 +4. En cada caso, se dibujaron las tangentes de la función para tres valores de x, en x = -2, 0, y + 2. En la figura 10.1 la función y = x2 pasa a través de un mínimo en x = 0. Necesariamente, la tangente a ese punto es horizontal, su inclinación es cero. Cuando la función contiene un máximo, la inclinación de la tangente a ese punto también es cero. La Única característica que distingue a las dos situaciones, es que para tener un mínimo el valor de la inclinación de la tangente debe ser primero negativa, es decrecientemente negativa, al aumentar el valor de x, pasa por cero, y será crecientemente positiva en cuanto x continúa en incremento. Cuando hablamos del máximo, las inclinaciones de las tangentes primero son positivas para valores negativos elevados de x. La inclinación es cero (horizontal) (en x = 0), Y luego se vuelve cada vez más negativa, al aumentar x. Cuando nos referimos al mínimo, la inclinación de la tangente aumenta continuamente, mientras que en el caso del máximo, ésta disminuye continuamente al aumentar x de menos infinito a más infinito. 115 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Variable x -2 -1 0 +1 +2 Función y=x2 4 1 0 1 4 Primera Derivada y’=dy/dx -4 -2 0 2 4 Figura 10.1 la función y=x2 116 Segunda Derivada d”=dy2/dx2 2 2 2 2 2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Variable x -2 -1 0 +1 +2 Función y=-x2 +4 0 +3 4 +3 0 Primera Derivada y’=dy/dx 4 2 0 -2 -4 Segunda Derivada d”=d2 y /dx2 -2 -2 -2 -2 -2 Figura 10.2 La función y=-x2 +4 Ahora que tenemos una comprensión geométrica de lo mínimo y lo máximo, podemos hacer uso del cálculo diferencial, el cual nos ofrece un elegante método para encontrar esos puntos críticos. Dada una función y = y(x), la primera derivada de la función es y' = dy/dx y la segunda derivada d”=d2 y /dx2. La primera derivada proporciona el valor de la inclinación de la tangente en x. La segunda derivada de la función nos dice si la función tiene un mínimo o un máximo, cuando la primera derivada es cero (es decir, la tangente es horizontal). Para un mínimo, la segunda derivada es positiva; es decir, la inclinación de la tangente es 117 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS creciente. Para un máximo, la segunda derivada es negativa; es decir, la inclinación es decreciente. Las tablas en las figuras 10.1 y 10.2 muestran cálculos de primera y segunda derivadas para cada una de las funciones y = x2 y Y = -x2 + 4, respectivamente. En el caso de y = x2, tenemos y' = dy/dx = 2x y y" = d2y/dx2 = 2. En x = 0, y' = 0, y y" = 2, por tanto, tenemos un mínimo. En el caso de y = -x2 + 4, y' = dy/dx = -2x, y y" = d2y/dx2 = -2. En x = 0, y' = 0, y y" = -2, lo cual significa que hay un máximo en este punto. En resumen, una condición necesaria y suficiente para una función continua y = y(x) para tener un mínimo (un máximo) a un punto x, es que se defina su primera derivada y sea cero, y que su segunda derivada se defina y sea positiva (negativa) a ese punto. En el caso de las funciones simples ilustradas arriba, optimizar quiere decir obtener los "puntos extremos". Si y = x2 fuera a representar una función de costo, optimizar es minimizar o encontrar el valor de la variable x por la cual incurre la función en su valor más bajo. Para este ejemplo, y = 0 en x = 0. La función y = -x2 + 4 puede representar una función de ingresos y optimizar es obtener el punto en el cual ésta llega a un máximo. Esto ocurre en el punto x = 0, donde y = 4. , Ejemplo 2: El modelo de programación lineal para maximizar una medida de eficacia, además de la del beneficio El problema. Los fondos estatales y federales para adquirir tierras de recreación son limitados. Por tanto, deben hacerse compras adicionales optimizando la asignación del presupuesto disponible, mientras se toman en cuenta las limitaciones de abastecimiento y demanda que existen sobre los terrenos disponibles. En una versión simplificada del problema, solamente son posibles dos tipos de adquisiciones, terrenos para parques urbanos y reservas para bosques rurales. Un estudio sobre la demanda, sugiere que existe una demanda no satisfecha de 1500 acres de terreno para parques urbanos y de 3000 acres para reservas forestales. Las estimaciones sobre abastecimientos disponibles, sugieren que se encuentran disponibles 1200 acres de terreno para parques urbanos, a un precio promedio de $4000 por acre, y 5000 acres de bosque están disponibles a un precio promedio de $1500 por acre. El presupuesto total disponible para la adquisición es de $6 millones. Formulación del problema. La demanda, el costo de abastecimiento y las estimaciones del presupuesto, pueden expresarse en la siguiente serie de desigualdades: Restricción de presupuesto: Restricciones de demanda: 4 000X1 + 15000X2 ≤ 6000 000 X1 ≤ 1 500 X2 X1 ≤ 1 200 X2 ≤ 5 000 118 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Restricciones de abastecimiento: donde X1 designa la cantidad de terreno para parques urbanos a adquirirse en acres y X2, la cantidad de reservas forestales rurales en acres. La función objetivo. "Supongamos que un acre de terreno para parque urbano, tiene cuatro veces el valor recreacional de un acre de reserva forestal. Sea que el terreno para parque urbano tenga un índice de valor recreacional de 100 Y cada acre de reserva forestal un valor de 25. Matemáticamente, el objetivo es maximizar el valor recreacional Z, donde: Z = 100X1 + 25X2 Solución. Debido a que sólo están involucradas dos variables, X1 y X2, este problema puede resolverse gráficamente. Primero, notamos que no todas las desigualdades son válidas; es decir, algunas son más restrictivas que otras. En este caso, X1 ≤ 1 200 es más restrictiva que X1 < 1 500, Y X2 ≤ 3 000 más que X2 < 5 000. La figura 10.3 muestra las gráficas de las líneas que limitan el área de soluciones factibles. La solución óptima a (X1 = 1 200, X2 = 800), proporciona un valor recreacional máximo Z = 140 000. Figura 10.3 Maximización de la distribución de terrenos para recreación, mediante programación lineal 119 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 10.2. LAS DIFICULTADES SUBOPTIMIZACIÓN CON LA OPTIMIZACIÓN CONDUCEN A LA 10.2.1. La filosofía del mejoramiento Como el "incrementalismo desarticulado", la "filosofía del mejoramiento" limita el horizonte de solución de los autores de decisiones a alternativas que solamente se aplican al sistema inmediato. Churchman critica el punto de vista que prevalece, cuando se considera comúnmente el "mejoramiento" de un sistema: Es natural esperar que el mejoramiento pueda ocurrir en ciertos sectores del sistema, sin haber penetrado profundamente en las características del sistema total. Por ejemplo, existe una tradición en el pensamiento occidental, de que partes del sistema total pueden estudiarse y mejorarse más o menos en forma aislada del resto del sistema. Este concepto de mejoramiento social está tan profundamente inculcado en el pensamiento occidental, que naturalmente pensamos que es apropiado subdividir nuestra sociedad en elementos funcionales. Pensamos que es apropiado que cada elemento desarrolle su propio criterio de mejoramiento y que los elementos estén tan libres como sea posible de la interferencia de las demás partes de la estructura social. Los hombres han olvidado un problema muy serio al definir el concepto de mejoramiento. El problema es muy simple: ¿cómo podemos diseñar un mejoramiento en grandes sistemas, sin comprender el sistema en su totalidad, y si la respuesta es que no podemos, cómo es posible comprender el sistema en su totalidad. Cualquier mejoramiento de un sistema, diseñado aisladamente de otros sistemas, puede ser óptimo para ese sistema en particular. Sin embargo, al olvidar interacciones con, y lo efectos de, otros sistemas, un mejoramiento aislado no puede sino resultar en una solución subóptima, en el contexto de un horizonte más amplio. Buscar "mejoramientos" mediante el análisis de partes del sistema total, conduce a las tranwas del "incrementalismo desarticulado" por el cual, como se mencionó anteriormente, "nos alejamos de los males sociales" en vez de considerar soluciones globales. Como un ejemplo, a través de esfuerzos diligentes, "mejoramos" los sistemas de bienestar social existentes. Probablemente hacemos al pobre menos pobre, pero nunca vencemos realmente el problema de la pobreza. Además, a través de "mejoramientos de sector”, un término utilizado para referirse al concepto tradicional de mejoramiento de las partes, nos olvidamos de considerar la moralidad del sistema total. Quisiéramos "juzgar sistemas" al "observar las consecuencias de los cambios que aportamos" al sistema en su totalidad y no solamente a un "sector" de la sociedad. El problema de los mejoramientos de sistemas, es decir, el de juzgar la excelencia ética de nuestros cambios y soluciones propuestas, es el problema de la 'ética del sistema global. El enfoque de sistemas consiste en mejorar, más allá de los subsistemas. Resolver el problema del crimen y delincuencia, consiste no sólo en administrar y hacer cumplir la ley de la manera más estricta, aumentando las funciones de prevención, detección y custodia, sino reduciendo los cuellos de botella en las cortes y asegurando claras adjudicaciones y disposiciones, así como mejorando la influencia de la rehabilitación de las instituciones correccionales. Considerados en el contexto limitado del subsistema en el cual tienen lugar esos procesos, cualesquiera de estos objetivos y logros pueden ser deseables y recomendables. Sin embargo, para evitar suboptimizaciones costosas, cada una de estas acciones debe integrarse en el cuadro 120 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS más amplio y evaluarse en relación con su contribución a satisfacer los objetivos de mayor alcance de sistemas mayores. 10.2.2. El problema de elegir los objetivos apropiados Al considerar mejoramientos para sistemas, debemos interesamos no solamente en su alcance y horizonte, sino también con la elección de los objetivos apropiados. Se puede alegar que, dado un estado de recursos limitados (espacio, aire, alimento), habrán menos recursos que asignarse para todos, si los más de nosotros reclamamos una participación. Además, dé nada sirve extender el lapso de vida del hombre el objetivo supuesto del subsistema de la ciencia médica a menos que mejoremos la ciencia de la geriatría y volvamos a estudiar el papel del anciano en una sociedad o organizada para la gente joven, activa y en acción. En un contexto completamente diferente, el del mantenimiento de aviones de una línea aérea comercial, la selección de objetivos erróneos puede también conducir a falsos intercambios y suboptimizaciones costosas. El administrador a cargo del mantenimiento, considera que su objetivo. debe ser el de minimizar los costos de la mano de obra, con tal que los estándares de calidad y de seguridad para el servicio sean satisfechos. Minimizar los costos de mano de obra puede ser un objetivo digno de tomarse en cuenta, para el mantenimiento. del subsistema, visto. en forma aislada, pero. hace caso omiso de los objetivos del sistema mayor la línea aérea, para la cual el objetivo primordial son los ingresos. El administrador a cargo del mantenimiento, debe subordinar su objetivo al del sistema mayor. La línea aérea puede soportar incrementar sus costos de mano de obra de mantenimiento., a fin de reducir el tiempo que las naves estén paradas en el hangar para verificaciones y de ahí, incrementar el ingreso por millas voladas. El Costo del incremento. en el trabajo de mantenimiento, debe compararse con el Costo de oportunidad del tiempo ocioso de la nave. De esta manera ocurre un intercambio, al incrementar el número de obreros de mantenimiento, los Costos de mantenimiento suben y el Costo de oportunidad de equipo ocioso disminuye. Debe conseguirse un mínimo para los Costos combinados. Cualquier otra alternativa puede ser óptima para los subsistemas, pero es subóptima para el sistema total. En la economía, pasar por alto. los efectos de un sistema sobre otro, a menudo se conoce como "externalidades" o "efecto de propagación". Un ejemplo de la industria del acero, ilustrará cómo se alteran las decisiones cuando se ignoran los efectos de propagación o cuando el sistema mayor no se encuentra dentro del alcance del autor de decisiones La industria del acero. ha hecho. uso. de los hornos de oxígeno, debido a que los hornos de chimenea abierta no eran económicos y, además, contaminaban el aire. Como resultado, el 60% de la industria del acero en EUA, ahora opera los procesos del acero con oxígeno. Como un resultado positivo, la contaminación del aire, debida a los hornos de chimenea abierta, se ha reducido. 121 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Sin embargo, el lado negativo es que el desecho de acero utilizado anteriormente en los hornos de chimenea abierta, ahora no puede reciclarse. Por tanto, nos enfrentamos al problema de tener un exceso. de desecho de acero, en forma de automóviles viejos que no pueden usarse claramente un incremento en la "contaminación de la tierra" (véase la figura 10.4). La adopción de los hornos de oxígeno puede considerarse una optimización, al nivel de cada una de las empresas de acero o al nivel de la industria, tomadas en conjunto. El Costo del acero se redujo presumiblemente y se obtuvieron otras ganancias. Sin embargo, en el nivel del sistema mayor que comprende Sistema de contaminación del aire + Sistema de contaminación de la tierra + Industrial del acero + Compañía de acero + Compañía de acero + Compañía de acero + Compañía de acero + Industria de desperdicio de acero Figura 10.4 Una suboptimización en el complejo del acero, con indicación de efectos, positivo y negativo, de adoptar los hornos de oxígeno Compañía de acero + Industria del acero + Industria de desecho de acero + Sistema de contaminación del aire + Sistema de contaminación de la tierra la adopción de hornos de oxígeno puede a largo plazo, ser una solución menos que óptima, o claramente, una suboptimización. Para el sistema global, hubiera sido más ventajoso reducir la contaminación del aire y, al mismo tiempo, no hacer que creciera y empeorara el problema de la contaminación de la tierra. 10.2.3. Obtener "lo óptimo" en el mundo real Éstas son limitaciones inherentes al individuo que lo mantienen lejos de considerar todas las alternativas y consecuencias factibles de un problema y que impiden calcular dónde se encuentra la solución óptima. Podría parecer que, aun cuando el problema es lo suficientemente simple, el individuo no está motivado para elegir lo óptimo. Esto se reveló durante los llamados experimentos de Churchman y Ratoosh. Durante estos experimentos, que tomaron la forma de una simulación de gestión, se examinaron grupos de sujetos para determinar el grado de deseo y voluntad de obtener y adoptar la solución óptima de un problema relativamente fácil de analizar. La optimización en el sentido absoluto, es posible solamente en el contexto de un modelo cerrado, como por ejemplo un modelo matemático, donde pueden definirse y controlarse todas las variables, parámetros y supuestos. Tenemos soluciones óptimas de modelos, que sólo son aproximaciones de pequeñas porciones de problemas del mundo real, no siempre bien comprendidas. En el contexto del sistema total, estas soluciones constituyen suboptimizaciones, que pueden, a lo mejor, apuntar en dirección a la alternativa más deseable. Estamos de acuerdo con Pisher, quien expresa: Supongo, como analista, que siempre debemos querer tratar de llegar a "soluciones preferidas" cuando se estudian futuros cursos de acción alternativos. En forma ideal, esto significa determinar lo óptimo es decir, el punto en alguna superficie 122 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS bien definida, donde todas las derivadas parciales son igual a cero, y prevalecen las condiciones apropiadas de segundo orden. Sin embargo, me permito decir que en la mayoría de los problemas de decisión de planeamiento de amplio alcance hoy en día, rara vez es posible acercarse a algo que se parezca a una optimización real. Lo más probable, si tenemos suerte, es que obtengamos alguna noción de los signos de las derivadas parciales para saber si nos movemos en forma ascendente hacia el punto óptimo en un problema de maximización o si nos alejamos de éste. De hecho, podrá incluso alegarse que, en la mayoría de los estudios en los que he trabajado en años recientes, a menudo es dificil determinar en qué lugar nos encontramos, o deberíamos estar. 10.2.4. El problema del criterio La optimización absoluta requiere la maximización de la función de utilidad total U, en cuyo contexto deben compararse simultáneamente todas las alternativas posibles, estados de naturaleza y estrategias competitivas, para el conjunto total de variables o criterios alternativos. Es obvio que este problema de optimización no puede ni formularse ni resolverse en su totalidad. A lo más, se compara un número seleccionado de alternativas, dado un número limitado de criterios. La siguiente es una lista de los errores de criterios más comunes cometidos en la suboptimización. • Criterio aproximado contra final El no considerar el conjunto total de alternativas y criterios y decidirse por un criterio "aproximado" en vez de utilizar los "finales". Los "criterios aproximados" son sustitutos prácticos de los "finales", que nunca se logran. • Ignorancia de los valores absolutos Utilizar valores relativos de logro (eficacia, desempeño) a costo, e ignorar los valores absolutos de logro o de costo. En ocasiones, es necesario considerar las restricciones de la situación para eliminar una de las alternativas, e imponer un requerimiento sobre el valor absoluto del desempeño, o un límite en el costo total. • Omisión del ingreso marginal Dadas dos o más alternativas, es importante comparar el ingreso que puede obtenerse de cada inversión así como calcular el beneficio marginal que puede obtenerse de la inversión al margen o de la inversión de incremento. Un ejemplo ilustrará el punto. Partiendo de la misma posición inicial, una entidad considera dos posibles, inversiones. Una primera alternativa involucra un costo de capital $55 000 con ahorros anuales resultantes de la inversión, de $11 000 por año, durante diez años. La entidad considera el costo del capital al 10%. Una segunda alternativa involucra un capital de $85 000, con un ahorro anual de $15 000 por año, durante 10 años. No existe valor de recuperación. En seguida se proporciona el cálculo de los costos anuales equivalentes. 123 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS La ganancia se obtiene en tablas de factores que convierten los valores presentes a sumas equivalentes anuales, o viceversa. Alternativa 1. Igualando los ahorros de operación anual a la suma anual equivalente de la inversión de capital, ⎡ ⎢⎛ 11000 = 55000 ⎢⎜ ⎜ ⎢⎝ ⎣ ⎤ ⎥ ⎥ ⎥ 10 ⎦ i a⎞ ⎟⎟ p⎠ donde (a/p); o es el factor de conversión utilizado para encontrar el valor de pagos anuales, a, dado el valor presente de la anualidad. Aquí, el factor de conversión i ⎛a⎞ ⎜⎜ ⎟⎟ ⎝ p⎠ = 0.199 10 Por tanto, la tasa de interés es i = 15 por ciento Alternativa 2 ⎡ ⎢⎛ 15000 = 85000⎢⎜ ⎜ ⎢⎝ ⎣ ⎤ ⎥ ⎥ ⎥ 10 ⎦ i a⎞ ⎟⎟ p⎠ Factor de conversión: i ⎛a⎞ ⎜⎜ ⎟⎟ ⎝ p⎠ = 0.177 10 Tasa de interés: i = 12% Ambas inversiones dan más del costo de capital establecido del 10%. ¿Invertiría la agencia $55 000 u $85000? La respuesta está en calcular el ingreso de la inversión adicional de $30 000 -la diferencia o incremento 124 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS requeridos, para pasar de la alternativa 1 a la 2. El incremento en inversión debe producir $4 000 en ahorros adicionales por año. Un cálculo similar al anterior, revela que la inversión de incremento da menos del 6.0%, claramente por debajo de la tasa aceptable de 10%. Ganancia de inversión incremental ⎡ ⎢⎛ 4000 = 30000⎢⎜ ⎜ ⎢⎝ ⎣ ⎤ ⎥ ⎥ ⎥ 10 ⎦ i a⎞ ⎟ p ⎟⎠ Factor de conversión: 13 ⎡ ⎢⎛ ⎢⎜ ⎜ ⎢⎝ ⎣ ⎤ ⎥ ⎥ = 0.133 ⎥ 10 ⎦ i a⎞ ⎟⎟ p⎠ Tasa de interés: i = 6% (aproximadamente) Por tanto, la empresa cometería un error si invirtiera los $30 000 extras, para obtener solamente una ganancia del 6.0% . La figura 10.5 ilustra los conceptos de la ganancia marginal sobre la inversión. La ganancia puede calcularse como 55 000 (0.15) + 30000 (0.06) = $10 050 Figura 10.5 Ganancia sobre inversión marginal 125 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Tasa de ganancias sobre $85 000: 10050 = 0.12 85000 (es decir, 12070) 10.3. • Optimización restringida Debemos ya sea maximizar la ganancia (o la salida) que puede obtenerse dado un presupuesto fijo, o minimizar el costo de obtener un nivel fijo de ganancia (o de salida). En el contexto del mismo modelo, la maximización o minimización restringidas, producen los mismos resultados. Sin embargo, no pueden perseguirse simultáneamente ambos objetivos. • lmplicaciones a corto plazo contra a largo plazo En muchas situaciones, omitimos el elemento tiempo debido a nuestra incapacidad para anticipar los efectos futuros de nuestras decisiones. Nuestra incapacidad para predecir exactamente, explica por qué procedemos a suboptimizar a corto plazo, con "criterios aproximados", en vez de optimizar a largo plazo con criterios finales. Debemos reevaluar continuamente las decisiones del pasado, para determinar su validez, a la luz de las condiciones cambiantes. • Trampas con el cálculo de clasificaciones Debemos evitar las trampas y falacias comunes de los que erróneamente manipulan las mediciones ordinales como si fueran de intervalo, o de los que suman, multiplican o normalizan clasificaciones o intervalos como si fueran números cardinales. Referimos al factor, a los métodos axiomáticos de estimar utilidades aditivas y a un tratamiento de cálculo de clasificaciones. EL DILEMA ENTRE LA OPTIMIZACIÓN y LA SUBOPTIMIZACIÓN Hay quienes nos exigen optimizar y quienes querrían que suboptimizaremos: De tener una solución óptima pero no factible no tiene significado. Una aproximación que se usa puede ser mucho mejor que una solución exacta que no se usa. Las suboptimizaciones son tanto necesarias como inevitables. Dadas las limitaciones de tiempo y potencial humano, una suboptimización puede ser el único enfoque factible. ¿Qué vamos a hacer? El dilema entre la optimización y la suboptimización, no necesita producirse, si se mantiene claramente la dicotomía entre el mundo de los modelos y el mundo real. Toda prueba indica que: 126 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 1. 2. 3. 5. 6. 7. Lo óptimo y la optimización se usan para expresar lo "imperativo de la ciencia": lo imperativo cognoscitivo. Lo óptimo sólo puede definirse y obtenerse cuando se expresa un problema --como un modelo de optimización. La optimización puede definirse como la maximización de utilidad, en el marco de trabajo de modelos, y la suboptimización, como la maximización de utilidad en el marco de trabajo de las decisiones del mundo real. La "utilidad" representa aquí el compuesto de metas y objetivos perseguidos. Cualquier cosa menor que lo óptimo, es claramente un subóptimo. En el mundo real de las decisiones, lo óptimo no puede ni encontrarse ni calcularse. Por tanto, por definición trabajamos con suboptimizaciones o subóptimos. A fin de tener un objetivo en el mundo real de las decisiones, debemos postular Ia existencia de un óptimo que represente la naturaleza de la "mejor solución". En este contexto, optimizar es trabajar en la dirección de la mejor solución. Existen suboptimizaciones buenas y malas. Definimos las buenas suboptimizaciones, como las que contribuyen al desarrollo e implementación de lo que se considera entonces como la mejor solución. Las malas suboptimizaciones, son las que conspiran contra el logro de la mejor solución. Cómo promover buenas suboptimizaciones Si aceptamos la noción de que estamos limitados a suboptimizar, debemos utilizar ciertos principios que pueden dirigimos en la lucha de mejores suboptimizaciones. Principio 1: Cuando se trata de un sistema jerárquico, los objetivos de sistemas más bajos deben estar de acuerdo con los objetivos de niveles más elevados. Este principio también puede expresarse como: los criterios de sistemas más bajos deben concordar con los criterios de sistemas más elevados. El problema consiste en elegir un criterio apropiado al nivel en el cual se toma la decisión y, al mismo tiempo, asegurar que 10$ criterios de bajo nivel nos lleven a decisiones que trabajen en favor del bienestar del sistema en su totalidad. A niveles más elevados, el problema es seleccionar los criterios totales correctos, que satisfagan el mayor número posible de objetivos de sistemas bajos. Es el problema de reducir objetivos múltiples en objetivos agregados, y de reconciliar los objetivos de sistemas de niveles bajo y elevado. Sin embargo, surge un problema: no podemos comprobar que, al satisfacer los objetivos de nivel elevado, satisfacemos los objetivos de todos, o la mayoría de los sistemas de bajo nivel. Ni podemos asegurar que, satisfaciendo los objetivos de nivel bajo, siempre se mejoren o maximicen los de nivel elevado. Principio 2: Optimalidad de Pareto. Las suboptimizaciones deben puntualizarse y clasificarse, de acuerdo al grado en el que éstas incrementan la utilidad de cada subsistema sin, al hacerlo, reducir la utilidad de cualesquier otros sistemas y del sistema total. Este principio no invalida la posibilidad de intercambios entre sistemas, que pueden también conducir a un mejor óptimo total. Distintas tasas marginales de 127 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS sustitución significa que una cierta dimensión en la utilidad de un sistema, puede incrementar, proporcionalmente más, la utilidad de otro sistema. Negociar entre los sistemas puede incluso dejarlos en mejores condiciones que cuando comenzó el intercambio. Principio 3: El peligro de suboptimizaciones costosas puede reducir al extenderse el alcance del sistema considerado. La influencia de los efectos externos o de propagación disminuirá al "interiorizarlos" e "integrarlos" en un sistema mayor. Principio 4: La envergadura del sistema debe extenderse hasta el punto donde las ventajas, derivadas de la internalización de los efectos externos y de propagación, excedan en importancia a las desventajas de tratar, un sistema cuya complejidad puede "exceder la competencia analítica". Principio 5: El alcance y ramificaciones de ciertos problemas pueden ser tales, que no se puedan tratar a otro nivel, excepto el más elevado. Mientras más bajo sea el nivel en el que se considere un sistema, mayor será la probabilidad de que falten o se omitan interacciones importantes con otros sistemas. Principio 6: Al clasificar las suboptimizaciones, deben preferirse las que satisfacen los requerimientos del enfoque de sistemas, a las que resultan del "incrementalismo desarticulado" o "mejoramiento de sector". Principio 7: El principio de razonamiento limitado, lo interpretan Miller y Starr, como sugerente de que no debiéramos "suponer un extremo irracional del razonamiento", es decir, puede ser más fructífero considerar "óptimos inmediatos" en nuestra búsqueda por el "óptimo final" y revisar varias veces nuestros objetivos y valores, a lo largo del camino. Lo cual conduce al principio 8. Principio 8: "Puede mejorarse el grado de suboptimización con el tiempo, si se hacen decisiones que permitan una amplia variedad de eventualidades" Nuestro conocimiento actual del proceso de decisión, no nos permite expresar cuál camino tomar en el árbol de decisión para llegar al óptimo global. Este problema se ha estudiado en el contexto del proceso de investigación y desarrollo. Principio 9: Buscar el óptimo global es parecido al modelo de "medios-fines". No sabemos si debemos trabajar hacia adelante o hacia atrás, en la cadena de medios-fines; sin embargo, siempre debemos esforzarnos por establecer medios (fines intermedios) que están de acuerdo con los fines. La teoría de los sistemas jerárquicos puede utilizarse para describir la complejidad de los sistemas. Los modelos jerárquicos que se describen más adelante, proporcionan respuestas adicionales al problema de distinguir las buenas suboptimizaciones, de las malas. 128 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 10.4. COMPLEJIDAD DE LOS SISTEMAS 10.4.1. La Teoría de la Complejidad Ésta se refiere a una forma de descripción de la naturaleza y sostiene que distintas situaciones de observación, que al principio pueden parecer contradictorias y excluyentes, resultan complementarias entre sí. Ejemplo: El caso de las observaciones del comportamiento de la luz como onda y como partícula, que resultan dos observaciones complementarias de una misma realidad, por tanto sólo parcialmente correctas si se las toma por separado. Para Bohr ambas imágenes son necesarias para dar una visión completa de la realidad atómica. El principio de complementariedad (Borh) puede concretarse en los siguientes puntos: a) b) c) d) e) f) g) Un determinado fenómeno se manifiesta al observador en modos conflictivos. La descripción de este fenómeno depende del modo de observarlo. Cada descripción es racional, es decir, tiene una lógica consistente. Ningún modelo puede subsumirse o incluirse en otro. En vista de que pueden referirse a la misma realidad, las descripciones complementarias no son independientes unas de otras. Los modos alternos de descripción llevan a predicciones incompatibles. Ninguno de los modelos complementarios de un determinado fenómeno es completo Ejemplo: De igual manera la ciencia, la filosofía, la historia y el arte pueden considerarse modos diferentes y complementarios de describir una misma realidad. Número de estados SISTEMAS SIMPLES O COMPLEJOS Sistemas Sistemas simples Desordenados Complejos Varios estados Pocos estados posibles Conexiones Las conexiones entre los componentes son fijas Los componentes están dispersos y pueden interactuar con libertad. Ejemplos Un sistema de aire acondicionado El clima 129 Sistemas Adaptativos complejos Gran cantidad de estados posibles Los componentes están dispersos y pueden interactuar con libertad dentro de una estructura jerárquica. La ecología. La biogenética TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 10.4.2. Complejidad Complejo= lat. Complexus = “lo que está tejido en conjunto” Al mirar con más atención, la complejidad es, efectivamente, el tejido de eventos, acciones, interacciones, retroacciones, determinaciones, azares, que constituyen nuestro mundo Indica: Cantidad de elementos de un sistema (complejidad cuantitativa) Potenciales interacciones (conectividad) Número de estados posibles que se producen a través de éstos (variedad, variabilidad) El sistema se compone de numerosos elementos organizados en grupos (o subsistemas). Cada grupo tiene por lo general una estructura y una funcionalidad propia y constituye a su vez un sistema, cuyo entorno inmediato es el sistema del cual es parte. La complejidad tiene aspectos estructurales y otros funcionales. Por otra parte se manifiesta por interrelaciones en un mismo nivel entre sub-sistemas, que colaboran directamente o de un modo antagónico. Además existe una complejidad jerárquica, por lo cual niveles superiores de organización se constituyen a partir de las oposiciones en los niveles inferiores y las controlan. Las nuevas conexiones entre las partes de un sistema añaden complejidad, y al añadir una pieza se crean muchas conexiones nuevas, entonces el número de conexiones no aumenta de manera proporcional sino exponencial. Un sistema muy complejo será el que tenga muchas partes o subsistemas que puedan cambiar a diferentes estados al interactuar unos con otros 10.4.3. Complejidad Estructural • • La complejidad horizontal se da en un mismo nivel espacial y se refiere a organizaciones o estructuras interrelacionadas bajo el control de un poder de decisión ubicado en un nivel de orden superior. La complejidad vertical se refiere al escalonamiento jerárquico de las estructuras y organizaciones de control o mando. 10.4.4. Complejidad por Relaciones entre partes • • Complejidad de detalle: El sistema tiene muchas partes y muchas relaciones. En este caso suele haber alguna forma de simplificar, agrupar u organizar este tipo de detalle, y sólo hay un lugar para cada pieza Complejidad dinámica: Los elementos se relacionan unos con otros de muchas formas distintas, porque cada parte puede tener diferentes estados, de modo que unas cuantas partes pueden combinarse de miles de formas diferentes. A partir de las relaciones entre los elementos de un sistema se generan propiedades que la totalidad no tendría de no existir tales relaciones, como: 130 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • Estabilidad: Ésta depende de la cantidad, tamaño y diversidad de subsistemas que abarque el sistema, y el tipo y grado de conectividad que exista entre ellos. Muchos sistemas complejos son particularmente estables, y por tanto resistentes al cambio. No puede haber estabilidad sin resistencia. Efecto de palanca: Corresponde a la posibilidad de cambiar repentinamente un sistema si se emprenden las acciones apropiadas. El cambio que se necesita o requiere resulta sorprendentemente fácil si se identifican las conexiones apropiadas. El efecto de palanca se logra al saber dónde intervenir para obtener un gran resultado con un pequeño esfuerzo, en lugar de malgastar energía, en tirar o empujar directamente, es necesario observar las conexiones que sujetan la parte que se quiere mover. El efecto de palanca se logra por que hay algunas partes y relaciones que son más importantes que otras y ejercen un mayor grado de control en el sistema. • Efecto secundario: Consecuencia no esperada de la conectividad de las piezas de un sistema. El conocimiento de las relaciones presentes en un sistema puede ser utilizado para producir cambios en el mismo a partir de la propagación de la influencia que puede producirse en él. Si se conoce el sistema se pueden predecir los efectos, es posible modificarlo para obtener efectos positivos y reducir en lo posible los negativos. Al hablar de las relaciones en un sistema, surge el concepto de Estructura, ya que corresponde con la forma de las relaciones que mantienen los elementos del conjunto. La estructura en un sistema es un componente que es permanente o cambia lenta u ocasionalmente. Se diferencia del concepto de Proceso ya que éste tiene que ver con elementos en cambio continuo. 10.4.5. Noción de Sistema y la Complejidad El mundo real no es un inmenso agregado de fenómenos sencillos y lineales, sino un conjunto de organismos y entidades complejas interrelacionadas. Es una complejidad organizada que demanda una visión sistémica para ser abordada, así como una metodología ordenada para su estudio. La noción de sistema sirve para el estudio de las situaciones complejas que generalmente se perciben a primera vista como situaciones complicadas, confusas o enmarañadas. Una serie de disciplinas en las que aparecen sistemas complejos pueden llegar a modelizarse a partir de la noción de sistema. • Complejidad referida a un objeto, fenómeno o situación, se entiende en términos de: * Número de Elementos Componentes (N). * Tipos (especies) de elementos componentes (T). * Número y naturaleza de las Relaciones entre elementos (R). * Variedad de Estados Posibles (E). C =f( N ,T, R, E) 131 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En términos generales, la Complejidad es inversamente proporcional a la Multifuncionalidad. • Sistema y Ambiente En lo que a complejidad se refiere, nunca un sistema puede igualarse con el ambiente y seguir conservando su identidad como sistema. La única posibilidad de relación entre un sistema y su ambiente implica que el primero debe absorber selectivamente aspectos de éste. Una versión más sofisticada de la TGS se funda en las nociones de diferencia de complejidad y variedad. Estos fenómenos han sido trabajados por la cibernética y están asociados a los postulados de R.Ashby (1984), en donde se sugiere que el número de estados posibles que puede alcanzar el ambiente es prácticamente infinito. Según esto, no habría sistema capaz de igualar tal variedad, puesto que si así fuera la identidad de ese sistema se diluiría en el ambiente. CIENCIAS DE LA COMPLEJIDAD Desarrollo de las ciencias de simplicidad Siglo XVIII organizada Los estudios se centran en la complejidad Siglo XIX organizada Se formulan las ciencias de complejidad Siglo XX organizada Entre las ciencias de la complejidad hoy se incluyen: La ecología La genética La lingüística La inmunología Las ciencias sociales La inteligencia artificial La economía La salud La informática La teoría de juegos A) SISTEMAS VIVIENTES Complejidad Organizada Los sistemas vivientes muestran un tipo de conducta que no puede explicarse ni en términos de leyes dinámicas resultantes de la suma de las propiedades de las partes, ni por el resultado probable de un número infinito de interacciones como podría encontrarse, respectivamente, en sistemas de simplicidad organizada y de complejidad no organizada. El carácter de las estructuras del Sistema depende no sólo de las propiedades de los elementos individuales de que se componen, y de la frecuencia con que ocurran tales propiedades, sino también de la forma en que los elementos individuales se conecten entre sí. 132 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Características de la "Complejidad Organizada" Conjuntos con un número finito de componentes. Cuando el sistema se desbarata en sus partes componentes se alcanza un límite para la descomposición del sistema total en términos de "todos" o unidades irreductibles. El sistema total posee y manifiesta propiedades como tal, que le son propias y no pueden ser "construidas" a partir de las propiedades de sus partes componentes. B) Sistemas no Vivientes 1.- Complejidad no organizada Esta pertenece a los sistemas no vivientes los cuales tienden a ser cerrados. La conducta de un gas, por ejemplo, es el resultado de la oportunidad de interacción de un número infinito de moléculas cuyo resultado final puede explicarse mediante las leyes de la mecánica estadística y de probabilidad. Las probabilidades de sistemas de complejidad no organizada se definen en términos de parámetros de distribuciones probables tomadas de un número infinito de eventos. 2.- Simplicidad organizada: Los sistemas de simplicidad organizada se derivan de la suma en serie de componentes, cuyas operaciones son el resultado de tina "cadena de tiempo lineal de eventos, cada uno la consecuencia determinada del anterior. Un sistema sin circuitos cerrados en la cadena causal"." La complejidad en este tipo de sistema se origina principalmente de la magnitud de las interacciones que deben considerarse tan pronto como el número de componentes sea más de tres. 133 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 10.4.6. La Evolución del Sistema: Desde esta perspectiva se reconocen dos tipos de sistemas: • Sistema Complejo (Calientes) Sistemas con una jerarquía de criterios y fines compartidos y redes de comunicación sencilla y accesible al nivel de cada procesador. Sistema compuesto por varias partes interconectadas o entrelazadas cuyos vínculos entre ellas contienen información adicional y oculta al observador. Como resultado de las interacciones entre elementos, surgen propiedades nuevas que no pueden explicarse a partir de las propiedades de los elementos aislados. Dichas propiedades se denominan propiedades emergentes. • Ejemplo de Sistema Complejo ¾ La tierra está formada por varios sistemas simples que la describen: ¾ Campo gravitatorio. ¾ Campo magnético. ¾ Flujo térmico. ¾ Geodinámica. ¾ Cada uno de estos sistemas está bien estudiado pero desconocemos la forma en que interactúan y hacen evolucionar el sistema 'Tierra'. Hay, pues, mucha más información oculta en esas interrelaciones de sistemas. ¾ Otros sistemas complejos típicos son: ¾ El tiempo atmosférico. ¾ Terremotos y volcanes. ¾ Los ecosistemas. ¾ Los seres vivos. ¾ La conciencia. ¾ Las Sociedades. • Sistema Complicado (Fríos) Sistemas con almacenamientos de memoria no compartidos, funciones de un cierto procesador desconocidas o conocidas parcialmente por otros procesadores, criterios y objetivos parciales no coordinados, redes de comunicación arborescentes, etc. También está formado por varias partes pero los enlaces entre éstas no añaden información adicional. Nos basta con saber como funciona cada una de ellas para entender el sistema. En un sistema complejo, en cambio, existen variables ocultas cuyo desconocimiento nos impide analizar el sistema con precisión. Así pues, un sistema complejo, posee más información que la que da cada parte independientemente. Para describir un sistema complejo hace falta no solo conocer el funcionamiento de las partes sino conocer como se relacionan entre sí. 134 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO XI 11.1. PROCESO DEL CONSENSO El estudio de los factores que contribuyen al éxito o fracaso de la implantación revela que debe tenerse en cuenta otro elemento el de obtener un acuerdo o consenso entre las partes involucradas. El saber cómo obtener consenso adquiere importancia en vista del sarcástico debate entre individuos, facciones y grupos, que alegan saber cómo resolver nuestros males, sociales y políticos. Nos basamos prudentemente en nuestros gobiernos, para adoptar las políticas apropiadas, que recibirán la aceptación y beneplácito de la mayoría. En una sociedad pluralista tal como la nuestra, obtener consenso debe ser una política deliberada de todos aquellos cuyo trabajo es servir al público. El arte de obtener consenso no es nuevo. Sin embargo, recientemente, se conocen nuevos enfoques, ya sea el método para medir el grado de acuerdo o los métodos para converger hacia éste. Este capítulo estudia el papel del consenso en la elaboración de políticas y diseño de sistemas. Comenzaremos nuestro estudio repasando procedimientos utilizados en el planeamiento de carreteras. Este ejemplo ilustra la necesidad de introducir un proceso por el cual los diseñadores, planificadores y clientes, participan en un debate significativo sobre los problemas que los afectan. El proceso de legitimización, muy similar al necesario para obtener la aceptación como autoridad en la relación superior subordinado, debe introducirse a fin de facilitar la resolución de conflictos a satisfacción mutua de todos los interesados. 11.2. PROCEDIMIENTOS DE PLANEAMIENTO QUE EXCLUYEN LA LEGITIMIZACIÓN La figura 11.1 muestra los procedimientos de planeamiento para la localización de rutas para carreteras de la división de California, en un estudio elaborado por Bishop, Oglesby y Willeke. Éste demuestra que a nivel local, el involucramiento de ciudadanos, el personal técnico de la comunidad y funcionarios, consiste primordialmente en responder a estudios y ofrecer comentario sobre la información proporcionada por la división acerca de los planes propuestos. 135 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig. 11.1 Un procedimiento de planeamiento sobre la ubicación, sin proceso de legitimización La división realiza frecuentes reuniones con grupos locales para coordinar e intercambiar información, correlacionar el planeamiento de autopistas locales y resolver posibles puntos de conflicto. Las alternativas de ubicación de la ruta que se han desarrollado, se presentan al público, a través de exhibiciones y reuniones informativas en las comunidades locales, al concluir los estudios. Tienen lugar audiencias públicas organizadas por el estado a requerimiento de la comisión de carreteras de California, después de las cuales la comisión-de carreteras toma una decisión final. Los puntos principales en estos procedimientos de planeamiento son: 1. 2. 3. 4. El estudio usualmente genera varias ubicaciones alternativas de las cuales la comisión de carreteras debe seleccionar una. Los contactos de la división de carreteras son en gran parte con el personal técnico de la comunidad, hasta que se celebren las reuniones públicas con el fin de informar. El informe económico sobre datos o el informe del impacto comunitario se completa generalmente muy tarde en el proceso del planeamiento y No se hacen compromisos ni acuerdos formales con la comunidad, hasta después de aceptar la ruta.1 Una evaluación del procedimiento anterior muestra que "un porcentaje muy elevado de los interrogados conocía la existencia de los estudios sobre el planeamiento de autopistas, [pero que] un número mucho más pequeño participó en estos. 136 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Prácticamente, toda la actividad de los ciudadanos tuvo lugar durante el periodo de las reuniones públicas y virtualmente ninguna de éstas ocurrió durante el periodo de estudio". Mientras que los oficiales y ciudadanos de la comunidad declararon que la división de carreteras era sin duda responsiva de sugestiones y críticas, se quejaron de que (1) se había proporcionado información insuficiente en relación con los estudios de planeamiento, (2) el impacto y el planeamiento de la comunidad no recibieron suficiente énfasis, y (3) las comunidades locales deseaban una "mayor participación y control". En resumen, puede afirmarse que el procedimiento de planeamiento careció del proceso de legitimización por el cual el proyectista obtiene la aceptación de sus clientes. 11.3. MODIFICACIONES PROPUESTAS A LOS PROCEDIMIENTOS DE PLANEAMIENTO LEGITIMIZACIÓN La legitimización como un proceso por el cual el planificador gana la confianza y la fe de aquellos para quienes planea a través de esfuerzos concertados para comprender sus motivaciones, aspiraciones y valores. La figura 11.2 muestra las modificaciones propuestas a los procedimientos de planeamiento presentados anteriormente, las cuales incluyen explícitamente: l. 2. Coordinación del planeamiento con la comunidad, por la cual se mantiene un contacto continuo entre la división de carreteras y las comunidades. Lo cual debe asegurar que en todo momento se sepan las necesidades y objetivos de los clientes y que se mantengan abiertas las oportunidades para expresar sus quejas y que éstas sean escuchadas. El proceso de legitimización apropiado para obtener un involucramiento positivo por parte de las comunidades locales en el establecimiento de un procedimiento de planea miento y, posteriormente, trabajar dentro de este marco de trabajo. Esto incluye: a) b) c) d) 3. Identificación de los participantes. Determinación de la estrategia de planeamiento, es decir, las formas en que se elaborará el estudio, tal como organización e involucramiento de los participantes. Establecimiento de los límites del estudio, en particular la selección de los puntos de inicio y terminación. Desarrollo de metas y objetivos iniciales del estudio". Estudios socioeconómico y de impacto comunitarios, "para estimular a la comunidad a definir sus objetivos. La división de carreteras [debe desempeñar] el papel de socio en el desarrollo de la comunidad. Las autopistas deben considerarse en el contexto de otras posibles alternativas de transporte para la comunidad, y debe enfocarse la atención sobre los aspectos tanto positivo como negativo de las autopistas o de otros planes alternativos". 137 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Fig. 11.2 Un procedimiento de planeamiento sobre la ubicación de una ruta modificada, que incluye un proceso de legitimización 4. Talleres de planeamiento. "Las reuniones de planeamiento, descritas como un [método de implementación], son básicamente un método de conseguir que los jefes comunitarios se involucren en el planeamiento apropiado para sus comunidades." La legitimización y el consenso van de la mano. Si los planificadores reciben una retroalimentación eficaz sobre sus proposiciones, pueden ser responsivos a la voz de la comunidad, y tomarIa en cuenta en su estrategia de diseño. A su vez, la ubicación final adoptada tendrá una mejor oportunidad de ser aceptada si los afectados han concedido legitimidad a los planificadores; es decir, están convencidos de la integridad y capacidad de los proyectistas y de que éstos están genuinamente interesados en su bienestar. 11.4. SUPUESTOS DE LOS PLANIFICADORES Y EL CONSENSO El éxito del proceso de legitimización y el grado en el cual se logre el consenso entre los participantes, depende del papel del planificador en el proceso de planeamiento. La "cosmovisión" es un concepto utilizado por Mason para describir las premisas, valores y creencias de los planificadores. Mostramos que la configuración de un plan depende de, y es el resultado directo de, esos supuestos y cosmovisión. En la tabla 11.1 hemos descrito dos modelos diametralmente opuestos de cómo pueden parecer los supuestos del planificador y cómo puede lograrse el consenso o acuerdo. 138 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Se han desarrollado modelos similares para relacionar conceptos de planeación y libertad. Los supuestos del planificador pueden categorizarse, de acuerdo a 1. 2. 4. S. El papel que éste asigna al gobierno ya sus funcionarios. La posición y el estatus de la jerarquía política. El concepto de la razón y el papel del debate en la resolución de asuntos públicos. El papel que se asigna a expertos ya la pericia. El concepto del hombre sostenido por el planificador y por la jerarquía política. El consenso se logrará ya sea a través de: a) un proceso de legitimización que acuerde la participación y la compensación genuina de perjuicios o b) un procedimiento de arbitraje para lograr transacciones entre grupos de presión o facciones. La elección de uno u otro dependerá del diseño del sistema de planeación adoptado. Obviamente, pueden visualizarse fácilmente las variaciones resultantes de adoptar características de uno u otro modelo. 11.5. APLICACIÓN A LAS ESTRATEGIAS DE PLANEAMIENTO Analizaremos cómo se logra el consenso en siete diseños alternos de sistemas de planeamiento de carreteras sugerido por Bishop, Oblesby y Willeke. 139 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 11.5.1. Estrategia de información Papel del gobierno y oposición de los oficiales electos. Supuestos del Planificador Modelo 1 Modelo 2 El gobierno es electo por el El gobierno es electo por el pueblo; una vez elegidos los pueblo; una vez elegido, el tiene la oficiales del gobierno deben ser gobierno responsables de sus acciones responsabilidad de arbitrar entre ante las personas; el bien facciones y determinar dónde se público lo determina la gente a encuentra él “bien público”. través del debate publico. La jerarquía política electa es responsable ante el pueblo a quien informa; el pueblo es el que toma la decisión final y da su aprobación. Una vez, asignada, la jerarquía política controla el sistema a fin de mantener estabilidad y orden; los oficiales son nombrados en puestos desde donde toman las decisiones finales en nombre del pueblo. los hombres son Concepto de razón Todos capaces de y papel del debate igualmente participar en debates públicos, o público. tienen el potencial de hacerlo así; todos ellos deben tener la oportunidad de contribuir al discurso público y ser escuchados; su contribución es indispensable. La sabiduría es privilegio de unos cuantos; por lo tanto, no puede o debe permitirse que todos participen en debates de asuntos públicos. Jerarquía política. Papel de la pericia La pericia no es un privilegio de La pericia está en manos de una unos cuantos; se mira a los élite. expertos con desconfianza. Concepto del hombre Optimismo: Básicamente el hombre es bien intencionado y antepondrá el interés público al interés privado. Pesimismo: Básicamente, el hombre no es bien intencionado y antepondrá su interés público; debe controlarse y arbitrarse el debate entre facciones. Racionalidad: El hombre puede dialogar sobre temas importantes y hacer valiosas contribuciones. Racionalidad: No todos los hombres son capaces de participar significativamente en debates públicos. Motivación: El hombre se interesa en mejorar su suerte y la de los demás, desinteresadamente. Motivación: EL hombre es básicamente egoísta y no está motivado para mejorar a la humanidad, excepto a sí mismo. 140 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Consenso Supuestos del planificador Modelo 1 Modelo 2 La convergencia de opinión se La élite política o técnica decide obtiene mediante la en nombre de los que da a participación de todas las partes entender que representa. implicadas en asuntos públicos; se ventilan y compensan las Se llega a un acuerdo mediante injusticias la persuasión y la presentación de argumentos convincentes a Legimitización: La participación favor de soluciones adoptadas; produce seguridad y confianza a los grupos de presión o largo plazo influcencia, o facciones, están permitidos y arbitrados Tabla 11.1 Estrategias de Planeación (Refiérase a la figura 11.3) Esta estrategia no incita la participación de los funcionarios de la comunidad, grupos o ciudadanos. Estos últimos sólo proporcionan información y reciben los resultados de los estudios. Permanecen "pasivos" durante el ciclo del planeamiento. La estrategia de información resulta de una cosmovisión similar a la descrita en el modelo 2 de la tabla 11.1. El consenso se obtiene probablemente al tratar de "vender" la solución adoptada a. los afectados, sin permitirles una participación activa. Fig. 11.3 Estratégia de información 141 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 11.5.2. Información con retroalimentación En ocasiones, la "retroalimentación" de los planificadores hacia los funcionarios, personal y ciudadanos de la comunidad, puede agregarse a la estrategia del planeamiento. Sin embargo, esto no refleja básicamente un cambio de actitud del planificador, con referencia a la capacidad de los demás, para contribuir al plan final. El consenso es aún una solución "impuesta". 11.5.3. La estrategia del coordinador (Véase la figura 11.4.) La interacción entre los diferentes intereses comunitarios aún no es fomentada, probablemente debido a que los supuestos del planificador acerca del papel que desempeña el gobierno, la jerarquía política, su concepto del hombre y de sus capacidades, no han cambiado. Aún tiene fe en el modelo de consenso que atribuye valor y estatus considerable a las soluciones propuestas por el "técnico" y los "expertos políticos", a expensas de todos los demás "interesados". Figura 11.4. El coordinador 11.5.4. Planeamiento de defensa de la comunidad. El árbitro. (Refiérase a la figura 11.5.) Esta estrategia, así como la que sigue, describe un cambio en los supuestos del planificador comparados con los que se describieron anteriormente. Un árbitro, "un experto especialmente designado", trabaja directamente con los proyectistas de carreteras a favor de los grupos comunitarios. Ahora el planificador se vuelve receptivo a las sugerencias de todos los grupos afectados. 142 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Pero aún retiene la decisión final sobre cuál solución se adoptará. El árbitro actúa para obtener consenso y permitir a todos los interesados que expresen su opinión. Los supuestos del planificador pueden representarse por una combinación de los dos modelos de consenso de la tabla 11.1 Figura 11.5 Planeamiento de defensa de la comunidad (el árbitro) y planeamiento arbitrado (oficial de audiencia) 11.5.5. Planeamiento arbitrado. Un oficial de audiencia pública Esta estrategia de planeamiento difiere muy poco de la descrita arriba. El oficial de audiencia remplaza al árbitro. Dependiendo de las circunstancias, el árbitro puede ser elegido de grupos imparciales, y no expone necesariamente ya sean los puntos de vista de los oficiales de la comunidad, o los de los funcionarios a cargo de carreteras. Sin embargo, la asignación de un oficial de audiencia puede ser interpretada como una técnica de conciliación si pertenece a, o está de parte del, "establecimiento". 11.5.6. El coordinador-Catalista Esta estratégia indica un cambio de las estrategias presentadas arriba (Véase la figura 11.6). Los supuestos del planificador no tienden hacia el modelo de consenso 143 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Figura 11.6 El coordinador catalista Éste promueve la participación de las partes afectadas para "confrontar e interactuar entre sí". Esta participación se fundamenta en la convicción de que las partes pueden suministrar una valiosa contribución al diseño. El planificador tiene fe en el discernimiento y raciocinio del hombre. Aunque informa y está subordinado a la organización que lo contrató, no teme recibir sugerencias de los demás. Se anima el debate público. "Con esta estrategia, los proyectistas de carreteras... proporcionan habilidades metodológicas y técnicas y sirven para sintetizar objetivos, coordinar intereses y resolver desacuerdos en áreas de conflicto." 144 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO XII 12.1 MANTENIMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Con posterioridad a la fase de implementación de los sistemas, se impone la fase de mantenimiento. El mantenimiento de sistemas es el mantenimiento continuo después del inicio del funcionamiento. Cuando se elaboran planes para la estrategia de información, las organizaciones no pueden dejar de considerar que el mantenimiento de sistemas es la fase más prolongada y costosa del ciclo de vida de los sistemas. Las implicaciones del volumen de trabajo para mantenimiento para los planes de estrategia de información en una organización es un tema que merece atención especial. La estructura de organización necesita flexibilidad para apoyar el mantenimiento de los sistemas existentes concurrentemente con la ejecución de nuevas tecnologías. Es importante considerar la evaluación y el monitoreo de un sistema en términos del mantenimiento necesario y, en consecuencia, reducir o contener los costos implícitos. El mantenimiento de sistemas puede clasificarse en cuatro grupos, cada uno de los cuales repercute en el plan estratégico de información institucional de diferentes maneras: 12.1.1. Mantenimiento correctivo. Independientemente de cuán bien diseñado, desarrollado y probado está un sistema o aplicación, ocurrirán errores inevitablemente. Este tipo de mantenimiento se relaciona con la solución o la corrección de problemas del sistema. Atañe generalmente a problemas no identificados durante la fase de ejecución. Un ejemplo de mantenimiento correctivo es la falta de una característica requerida por el usuario, o su funcionamiento defectuoso 12.1.2. Mantenimiento para fines específicos. Este tipo de mantenimiento se refiere a la creación de características nuevas o a la adaptación de las existentes según lo requieren los cambios en la organización o los usuarios, por ejemplo, los cambios en el código tributario o el reglamento internos de la organización. 12.1.3. Mantenimiento para mejoras. Se trata de la extensión o el mejoramiento del desempeño del sistema, ya sea mediante el agregado de nuevas características, o el cambio de las existentes. Un ejemplo de este tipo de mantenimiento es la conversión de los sistemas de texto a GUI (interfaz gráfica de usuarios). 12.1.4. Mantenimiento preventivo. Este tipo de mantenimiento es probablemente uno de los más eficaces en función de los costos, ya que si se realiza de manera oportuna y adecuada, puede evitar serios problemas en el sistema. Un ejemplo de este mantenimiento es la corrección del problema del año 2000. 145 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 12.2 LO QUE NO SE DEBE HACER • • • • • • • • • • • • • • • No dependa demasiado de un innovador pionero y no deje a ninguna persona de este tipo a cargo: se tornará demasiado rígida y cerrada al cambio/intolerante en sus criterios y reprimirá el cambio y el desarrollo. No dedique demasiado tiempo a crear una especificación detallada, rígida: estará desactualizada antes de que se diseñe, cree e implemente; más bien, especifique los principios centrales y la funcionalidad junto con una metodología para diseñar y crear o de prototipos. No deje al azar los criterios de desempeño, tanto en función de las funciones proporcionadas, como el máximo porcentaje de tiempo inoperante, inclúyalos en el contrato de adquisición. No olvide la corrección de errores y el mantenimiento: redacte estándares mínimos en los contratos de suministro y asegúrese que haya sanciones, por ejemplo, retención de parte del pago por las adquisiciones hasta lograr el funcionamiento satisfactorio durante un período específico; pagos de mantenimiento realizados en parte a fines de cada período con reducciones por la salida de servicio. No deje que el proveedor determine las necesidades o el desempeño; en cambio, asegúrese de que el cliente permanezca en control. No explote a su proveedor: aunque el cliente debe liderar, un proveedor agraviado presta un servicio deficiente y un proveedor en bancarrota desaparece y deja al cliente varado. No imponga "soluciones" a los usuarios y a los proveedores de datos, más bien, asegúrese de que se sientan valorados y estén conformes con el sistema. No automatice los procesos de papel de hoy: considere las funciones y métodos nuevos que pueden ser tomados por sistemas de información automatizados. No realice demasiadas especificaciones para el futuro: hay limite en el grado en que las personas o una organización pueden cambiar por vez, en cambio considere un camino evolutivo. No trate a la organización o a la especificación como una estructura rígida; por el contrario, permita el aprendizaje de la organización y los usuarios así como el cambio tecnológico y ambiental. No detenga la evaluación en el momento de probar la instalación: habrá un cambio de conducta en curso en la organización y el personal que debe identificarse para realizar los ajustes adecuados. No deje de invertir en un sistema "exitoso": pronto estará desactualizado y se sentirá la desilusión para desagrado de los usuarios y los contribuyentes; el "éxito" se evaporará pronto. No sea complaciente con un sistema "exitoso": las meras noticias de su éxito aumentarán el uso, la sobrecarga para el acceso y repercutirán negativamente en el desempeño. Esto se aplica a todos los elementos, incluidas las redes de datos y comunicaciones. No confunda educación (referente a la práctica profesional cambiante y al desempeño) con capacitación (sobre la forma de operación de un sistema). No cambie la práctica y active un sistema en un solo paso, pero tampoco computadorice la práctica anterior: separe los dos procesos de cambio, 146 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • • • • • aunque esto signifique un periodo breve de trabajo disfuncional, de manera de asegurar que los diferentes cambios se entiendan plenamente y pueda realizarse el seguimiento de los problemas hasta el lugar de origen correcto para facilitar el ajuste rápido. No dependa de la memoria o los proveedores: las personas pueden olvidarse, enfermarse, o irse; los proveedores pueden cerrar la empresa o pasar a ser parte de otra. Asegúrese que todo esté documentado adecuadamente, incluidos los convenios de desempeño y todas las especificaciones de sistemas, las características funcionales, las aplicaciones y las rutinas operativas: la prueba constante debe ser ¿Podría una persona nueva hacerse cargo de esa tarea mañana?. No pase por alto la necesidad de respuestas convincentes sobre confidencialidad: será una pregunta primordial de todos los profesionales de la salud antes de utilizar un sistema. No piense que quitar los nombres de los registros genera confidencialidad, otras combinaciones objetivas en los registros pueden identificar indirectamente de manera eficaz por implicación o circunstancia. No suponga que cualquier tipo de elemento de datos es de confidencialidad baja: para algunos individuos cualquier elemento específico puede ser de extrema confidencialidad debido a circunstancias personales, por ejemplo, dirección o grupo sanguíneo. No toque nada que no funcione con normas abiertas, sea de propiedad cerrada o no dé cabida a datos reconocidos modernos y otras normas: cualquier ganancia a corto plazo será mínima en comparación con el costo del callejón sin salida en el que está introduciendo a su organización No piense que un proyecto para sistemas de información concluye en algún momento: si es satisfactorio, las personas querrán más; si es insatisfactorio, claramente se necesitan ajustes y en cualquier eventualidad cambiarán las circunstancias. 147 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO XIII 13.1. SISTEMAS DE SEGURIDAD 13.1.1. Necesidad de aplicar medidas de seguridad Debido a que los intercambios de información se llevan a cabo a través de sistemas abiertos, por la propia naturaleza del medio, aparecen una serie de amenazas que es necesario contrarrestar aplicando medidas de seguridad sobre las comunicaciones y sistemas. Además, es necesario extrapolar a los documentos en soporte electrónico las exigencias que hasta ahora debían cumplirse sobre los documentos oficiales en soporte papel, lo que plantea requisitos de seguridad adicionales. Poco a poco va consolidándose entre los usuarios de las nuevas tecnologías (y sobre todo Internet) la idea de que la seguridad no es una característica optativa de los sistemas y aplicaciones que utilizan; opinan que los sistemas deben ser seguros para que puedan confiar razonablemente en ellos antes de usarlos. Y esa misma idea también va cuajando entre los responsables de la gestión de los sistemas de información: la seguridad ya no es una opción; no solo es necesaria, sino que en muchos casos es, incluso, obligatoria. Como resultado de esta nueva situación, entre los requisitos de los nuevos servicios a implantar, se incluyen ya requisitos de seguridad de los sistemas de información. 13.1.2. ¿Qué servicios de seguridad hay que ofrecer? Los usuarios aspirarán a que la información que tienen sobre ellos estén disponibles: • • A corto plazo: Si la idea subyacente en cualquier servicio es ofrecer a los usuarios el servicio a través de múltiples canales, y en cualquier momento, no hay duda de que la disponibilidad de la información y la continuidad de la actividad de los sistemas implicados es uno de los servicios de seguridad esenciales. A largo plazo: También por imperativo legal en muchos casos, debe garantizarse la conservación de los documentos en soporte electrónico -igual que es necesario conservar documentos en soporte papel durante un periodo de tiempo determinado-, para que puedan ser consultados o utilizados por entidades autorizadas, aun cuando hayan transcurrido años desde su creación. Para garantizar la disponibilidad de un documento o información, también es necesario que los sistemas protejan la integridad de la información que intercambian con los usuarios, asegurando que no haya sido modificada de 149 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS manera ilícita durante la transmisión o almacenamiento. Ello es debido a que de nada sirve conservar un documento y hacer que el sistema lo mantenga accesible, si el documento ha sido modificado ilegalmente, o simplemente ha sido víctima de algún error. Privacidad Es indiscutible que en este tipo de aplicaciones es imprescindible asegurar la acreditación de los usuarios, de forma que no sea posible suplantar la identidad de un ciudadano frente al sistema para acceder a los servicios ofrecidos en nombre de otro. Pero además, es obligatorio, de Protección de Datos Personales. Deberán ser las Administraciones de los Negocios quienes se encarguen de gestionar la seguridad de los servicios ofrecidos por las aplicaciones, de forma que estos servicios merezcan suficiente confianza de los usuarios como para que éstos los utilicen con regularidad. Las piezas clave para construir esta confianza son: • • La definición (y publicación, cuando proceda) de procedimientos operativos que den soporte a una política de seguridad adecuada a los requisitos de seguridad de los servicios ofrecidos y de los sistemas que los hacen posibles. La auditabilidad del sistema; aspecto que con frecuencia es olvidado y que, sin embargo, es crucial. Debe revisarse periódicamente que los procedimientos operativos se están aplicando correctamente y que, con ello, se cumple con la política de seguridad y se cubren los requisitos de seguridad planteados. Además deben poderse detectar acciones ilícitas realizadas sobre el sistema (por usuarios, administradores del sistema u otros atacantes), analizando los registros de actividad (logs) y debe poder determinarse la identidad del causante y el alcance de la incidencia. 13.1.3. ¿Cómo gestionar la seguridad de los Sistemas de Información? Como cualquier otro proyecto emprendido por la organización, la gestión de la seguridad de los sistemas de información debe organizarse en etapas. Una propuesta sobre el ciclo de vida de esta gestión podría ser: • Análisis y gestión del riesgo Entonces, ¿Qué medidas de protección hay que aplicar? La respuesta apuntada por todas las metodologías de gestión de la seguridad aceptada y respaldada internacionalmente, es clara: aquéllas que se estime necesario tras realizar un Análisis de Riesgos formal. Esta fase del ciclo de gestión de la seguridad tiene por objetivo realizar ciertas mediciones y cálculos que nos lleven a seleccionar las medidas de protección que aporten el máximo retorno de la inversión en seguridad, 150 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS equilibrando el coste total: los costes de los incidentes de seguridad sufridos, y los de los controles aplicados para prevenirlos. Otro de los beneficios claros que aporta el realizar un análisis de riesgos es que, como se explica a continuación, para hacerlo es necesario revisar completamente la situación del sistema y plantear todos los posibles incidentes de seguridad imaginables; lo que nos hace conscientes del peligro real. Tanto es así que en algunos países (como EEUU) las compañías de seguros aplican descuentos considerables a las pólizas de las organizaciones que presentan un análisis de riesgos formal. Pero, ¿por dónde comenzar?. El punto de partida debe ser, necesariamente, el análisis de los procesos críticos de la organización. Desde un punto de vista práctico, éste permitirá a las administraciones detectar y eliminar posibles servicios redundantes, y mejorar la efectividad y calidad de los que se continúen ofreciendo. Desde el punto de vista de la Seguridad de los Sistemas de Información, el resultado obtenido apuntará hacia los elementos cuya continuidad de servicio debería garantizarse, por encima de cualquier circunstancia (accidentes, fallos o ataques). Desde el punto de vista gubernamental, los servicios críticos serían los relacionados con la defensa y el orden público o la protección civil, como sistemas dependientes directamente del gobierno, pero hay otros sistemas "vitales" para la sociedad, como son: Telecomunicaciones (voz y datos), Medios de Comunicación (radio, TV, Prensa), Finanzas (entidades bancarias, bolsa), Suministros (agua, gas, electricidad), Transportes públicos (trenes, aviones, autobuses). Los gobiernos deberán garantizar la continuidad de dichos servicios, auditando los procedimientos de Análisis de Riesgo realizados y las políticas de seguridad encaminadas a minimizar el Riesgo de ataque al sistema. Pero esto no es todo; y es que, como suele decirse, la seguridad es una cadena que se rompe por el eslabón más débil. Y esto comporta que, al plantear un análisis de riesgos, es necesario ser muy rigurosos y no olvidar ningún elemento que forme parte del sistema o esté relacionado con él. Por eso es recomendable (y muy útil) apoyarse en una metodología de análisis y gestión de riesgos, que nos ayude a: • • • Identificar y valorar los activos que debemos considerar Detectar y valorar las amenazas que acechan sobre estos activos Estimar las vulnerabilidades del sistema de prevención de cada amenaza 151 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • • Estimar la probabilidad de que llegue a materializarse cada amenaza detectada Estimar el impacto que una violación de la seguridad (esto es, la materialización de una amenaza) puede tener sobre la organización. Existen varias metodologías para el Análisis y Gestión de Riesgos, como OCTAVE o CRAMM; entre todas, para el caso que nos ocupa, es adecuado destacar la Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos de los sistemas de Información. 13.2. MAGERIT Esta metodología toma como referencia los criterios ITSEC - Information Technologies Security Evaluation Criteria, que fueron objeto de una Recomendación del Consejo de la Unión Europea-, y los Criterios Comunes de Evaluación de la Seguridad de los Productos y Sistemas de Información, elaborados conjuntamente por la UE, los EE.UU. y Canadá. El modelo planteado por MAGERIT sigue los siguientes procesos: • Identificación y valoración de activos; definición de sus requerimientos de protección. Deben considerarse los activos materiales e inmateriales, la información, las personas, el entorno, y las actividades de la organización. Y, al valorarlos, tener en cuenta no sólo el valor financiero de estos activos, sino también el coste en el que se incurre por la pérdida de su disponibilidad, integridad o confidencialidad. • Análisis de amenazas. Deberán considerarse las vulnerabilidades conocidas de las aplicaciones y equipos instalados en los sistemas, las estadísticas sobre accidentes naturales en la zona e interrupciones de suministros -eléctrico o de ventilación-, y las amenazas intencionales - locales o remotas-. • Análisis de vulnerabilidades. Procuramos detectar los puntos débiles del sistema, y aquellas circunstancias que pueden desencadenar un incidente de seguridad. Así, habrá que valorar el grado de exposición del sistema ante cada amenaza identificada sobre un activo. • Análisis de impacto. Valoramos las consecuencias de que se produzca un incidente de seguridad en el sistema. Hay que considerar las consecuencias cuantitativas -que valoramos estimando el coste de paliar los daños producidos, o de reposición de los activos- y también considerar las consecuencias cualitativas -que valoraremos estimando el tiempo durante el cual no disponemos de los activos afectados, ya sean éstos documentos, datos, o programas no recuperables, información confidencial, know-how, prestigio, o credibilidad-. 152 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Evaluación de riesgos. Ni las amenazas, ni las vulnerabilidades, ni el impacto, por si solos, son realmente importantes; lo preocupante es el riesgo. Parece ampliamente reconocido que la manera más efectiva de definir el riesgo es la simple ecuación: Riesgo = Vulnerabilidad (Probabilidad) * Impacto Lo que significa que si alguno de los componentes es cero, entonces el riesgo también es cero -aunque, siendo sinceros, no es posible asegurar que alguno de los componentes sea cero-. Pero otra manera de interpretar la ecuación es viendo que podemos reducir el riesgo si conseguimos reducir cualquiera de los dos componentes. Habitualmente lo que primero intenta reducirse es la vulnerabilidad, puesto que es lo que típicamente está más controlado (por ejemplo, podemos aplicar los parches necesarios sobre nuestras aplicaciones y sistemas; o podemos contratar varios proveedores de suministro eléctrico, para poder disponer de otro en caso de que uno falle). Existen, por tanto, soluciones sencillas y no muy caras que pueden ayudarnos a reducir parcialmente la vulnerabilidad de un sistema, o probabilidad de que sufra un ataque o incidente de seguridad, o el impacto que dicho incidente causaría en la organización (instalar un SAI = Sistema de Alimentación Ininterrumpida, que permita seguir trabajando durante un fallo de suministro eléctrico), reduciendo en cualquier caso el riesgo. • Interpretación de riesgos. La política de seguridad de la organización debe establecer lo que se denomina un valor umbral de riesgo, que no es más que una estimación del nivel de riesgo mínimo que la empresa decide asumir. Y, una vez estimadas las valoraciones de todos los riesgos detectados sobre los activos de la organización, deben compararse estos valores con el valor umbral, de forma que los riesgos menores que el valor umbral se consideran aceptables (y, por tanto, no es necesario aplicar medidas de protección sobre ellos -aunque puede ser recomendable). Por el contrario, si el riesgo calculado es mayor que el valor umbral, es necesario que se busquen medidas de protección para reducir la vulnerabilidad, la probabilidad o el impacto de la amenaza concreta sobre el activo. Para reducir la vulnerabilidad o la probabilidad hay que buscar medidas preventivas; para reducir el impacto, medidas curativas. Existe todavía otra posibilidad que es la de transferir el riesgo a una tercera parte -como proveedores de servicios, compañías de seguros, etc. • Identificación y selección de salvaguardas. En un análisis razonable, esta selección resulta ser un Análisis de Costes y 153 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Beneficios, en el que comparamos: el coste de prevenir un problema (coste de la salvaguarda) con el valor del riesgo calculado anteriormente - sin olvidar que para calcular el coste la salvaguarda hay que añadir al coste de implantación, y el coste del mantenimiento-. Y siempre teniendo en mente que el objetivo de implantar la salvaguarda es reducir el riesgo por debajo del valor umbral que se considera aceptable; de forma que si se estima que una salvaguarda no es suficientemente efectiva, habría que repetir el proceso desde el segundo proceso. Finalmente, los mecanismos de protección que se seleccionen como resultado de los procesos anteriores, abarcarán diversos ámbitos: • • • • ¾ Política de seguridad: Uso de la información, privacidad, normas de comportamiento. Arquitectura de sistemas informáticos: Diseño de la red, técnicas de programación segura, protocolos de interfaces. Organizativo y Recursos humanos: contratos de confidencialidad, formación, pruebas de seguridad, procedimientos operativos, revisiones internas. Tecnología: firewalls, detectores de intrusiones, autenticación, cifrado. Definición de la política de seguridad El objetivo perseguido es fomentar entre las administraciones el uso de mejores prácticas basadas en normas existentes, como la ISO/IEC IS 17799 "Código de buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información", que constituye una referencia fundamental sobre el tema. De esta forma se pretende que las organizaciones adopten medidas organizativas y técnicas que doten de un nivel de seguridad adecuado a sus sistemas. ¾ Almacén seguro de información Uno de los problemas de seguridad más claros que plantea la puesta en marcha de aplicaciones de es la necesidad de poder conservar a largo plazo gran número de documentos en soporte electrónico (cuando menos, los equivalentes a los que en la actualidad se archivan y almacenan en soporte papel); por ejemplo: expedientes, licencias, multas, permisos, censo, etc. La solución apuntada es la puesta en marcha de un almacén seguro de información, que ofrezca los siguientes servicios de seguridad: • Confidencialidad de la información histórica, para que la solamente el personal autorizado tenga acceso a ella. Se consigue cifrándola y protegiendo adecuadamente (en caja fuerte, por ejemplo) las claves necesarias para descifrarla. 154 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS • Integridad: para poder determinar si se ha alterado de forma ilícita la información almacenada podemos aplicar varios mecanismos de seguridad. El primero es recabar Registros de actividad (logs), que permitan analizar y reportar los accesos realizados sobre la información, conociendo quién accedió a ella, en qué instante de tiempo y qué operación (consulta, actualización o borrado) realizó. Además pueden aplicarse herramientas que calculan un resumen (o hash) de la información y lo cifran con una clave que se protege convenientemente, de forma que puede detectarse cualquier modificación de la información, puesto que al calcular de nuevo el resumen, el resultado obtenido es diferente al que se almacena cifrado. Otras herramientas, yendo más allá, permiten firmar electrónicamente las copias de respaldo. • Disponibilidad: el objetivo final de este almacén seguro es garantizar que, transcurridos unos años desde la creación de los documentos, si es necesario, podrán volver a consultarse. Para ello es imprescindible definir unos procedimientos de gestión de copias de respaldo (backups) adecuados, que tengan en cuenta el volumen de documentos a gestionar y su tamaño, las tecnologías de respaldo disponibles, y que no olviden que - en caso de cambiarse la aplicación que gestionaba los documentos- debe mantenerse en algún ordenador una copia de la aplicación reemplazada que permita restaurar y acceder a los documentos históricos. ¾ Trámites seguros: Firma electrónica Poco a poco va consolidándose la confianza de los usuarios en un mecanismo que les ofrece suficiente seguridad técnica y les parece de uso sencillo, y es la firma electrónica. Este mecanismo de seguridad es la clave para poder establecer relaciones comerciales y contractuales a través de Internet, aunque es imprescindible que sea aceptada como la firma manuscrita, con las mismas condiciones legales y comerciales. ¾ Análisis de Riesgos Residual Esta metodología recomienda repetir ahora algunos de los procedimientos del Análisis de Riesgos: la estimación de las vulnerabilidades ante cada amenaza y la del impacto que la materialización de éstas tendría sobre el sistema, pero considerando las medidas de protección aplicadas (con la intención de reducir alguno de los tres factores del riesgo). Los riesgos así calculados son los denominados riesgos residuales. Comparándolos con los calculados al inicio del proceso (riesgo intrínseco) obtenemos una medida de la eficacia de las medidas aplicadas, tanto más real cuanto más acertadas sean las estimaciones realizadas. 155 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Estas valoraciones pueden servir, por un lado, como argumento para justificar la inversión en medidas de seguridad y para calcular el retorno de la inversión (ROI); por otro, para determinar si, realmente, hemos conseguido el nivel de riesgo que esperábamos cuando decidimos cuáles iban a ser las medidas a implantar. De no ser así, debería revisarse si ello es debido a algún error durante la implantación (configuraciones incorrectas o incompletas, etc) o, simplemente, a un error en la estimación -optimista- de la eficacia de las medidas. Si se decide que ésta última es la causa, debe repetirse el procedimiento de interpretación del riesgo -partiendo de la situación actual, riesgo residual y el de identificación y selección de salvaguardas, para luego planificar la implantación de nuevas medidas de protección complementarias. ¾ Mantenimiento y administración Los mecanismos de protección implantados en el sistema deben gestionarse de manera continuada, y no pueden considerarse como actuaciones puntuales. Los mecanismos a los que hacemos referencia a continuación son algunos de los que ayudan a mantener actualizado este marco de gestión de la seguridad. La política de seguridad genérica se redacta con la intención de que sea válida durante un período aproximado de unos cuatro años -si no se producen grandes cambios en la organización que obliguen a lo contrario-; sin embargo, los procedimientos operativos que le dan soporte y la concretan deben mantenerse permanentemente actualizados, para reflejar siempre la realidad del sistema. Debe establecerse el período de revisión de cada procedimiento operativo, dejándolo abierto a revisiones extraordinarias motivadas por una necesidad de mejora (refinamiento de procedimientos, actualizaciones de componentes del sistema, etc). Es recomendable realizar periódicamente cierto control de calidad (que es más o menos teórico) de las medidas de protección aplicadas; son las auditorias. Es recomendable hacerlas frecuentemente -aunque eso depende de los elementos del sistema que vaya a considerarse y con carácter interno; pero además deberían encargarse, con menor frecuencia, a una entidad externa e independiente. En ambos casos (auditorias internas y externas) estas acciones deberían realizarlas "terceras partes" centradas en tareas de seguridad, y no los propios administradores de los sistemas, para tener una perspectiva más amplia de la situación y mayor imparcialidad. Otro mecanismo de gran importancia por su carácter totalmente práctico para el mantenimiento de las medidas de protección implantadas y que, sin embargo, es olvidado con frecuencia, son los ensayos: de planes de contingencia, de recuperación de copias de respaldo de datos, y de respuesta a incidentes de seguridad. Ya se ha comentado su aportación a la hora de reducir 156 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS el tiempo de recuperación en caso de producirse un incidente de seguridad; pero, además, cabe destacar su importancia para detectar posibles fallos (técnicos, de definición de procedimiento, y humanos) en los sistemas de comunicación de incidencias y en los de recuperación. Estos dos últimos mecanismos (auditorias y ensayos) también deben planificarse (quién participará en ellos, qué se hará, cómo se harán, etc.) y establecer y, por supuesto, cumplir- calendarios para su realización. Y no debe olvidarse el primero de los factores de éxito para el mantenimiento de los mecanismos de seguridad implantados: la prevención. Que puede concretarse en acciones como: la recogida, análisis y revisión de los registros de actividad (logs), la suscripción a un servicio que nos avise de las vulnerabilidades detectadas en las aplicaciones y equipos de nuestro sistema, y la reconfiguración de equipos HW, herramientas SW y, en el límite, de la arquitectura de la red (ubicación de los proxys, etc), atendiendo a los avisos de vulnerabilidades recibidos -para así evitar los riesgos asociados-. 13.3. Requisitos para cumplir con las políticas de seguridad Las características a considerar en este caso son: • • Control de los derechos de acceso (o a qué información puedes acceder). Para ello deben tenerse en cuenta: los poderes de representatividad (NIF) y los derechos personales (DNI) del usuario que intenta acceder a los datos. Gestión de la identidad (o quién eres? y cómo se que eres quien dices ser?). Para responder a la primera pregunta habitualmente se utilizan contraseñas o certificados (tal y como ya se ha visto). Para responder a Cómo demostrar quién eres hay que gestionar adecuadamente las contraseñas, o comprobar el estado de revocación de los certificados digitales y validarlos. Evaluamos a continuación las necesidades que, relacionadas con las cuestiones anteriores, presentan los servicios ofrecidos por las aplicaciones de e-Government: Trámite Acceso a información personal Notificaciones Acceso desde las AAPP a información sobre los usuarios Ctrol. acceso Gestión identidad Alto Medio Medio Alto Alto Alto 157 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS En este caso será necesario recoger, analizar y conservar logs de actividad personalizados que permitan evitar y detectar cesiones masivas de datos, o filtrados de información concreta sobre los usuarios y sus hábitos; además, estos logs permitirán, en caso de detectarse alguna de las actividades anteriores, pedir responsabilidades a los autores de los hechos. 13.4. Requisitos para ofrecer conservación Debemos, en este caso, centrarnos en asegurar la integridad y la disponibilidad de la información gestionada, a largo plazo. Para conseguirlo deberán aplicarse mecanismos como la firma electrónica completa, el sellado de tiempo de los documentos en soporte electrónico (TimeStamp), o la Notaría electrónica; también habrá que cuidar especialmente los procedimientos de copias de seguridad, y aplicar lo explicado anteriormente sobre almacenamiento seguro. En cuanto a las necesidades que sobre estas cuestiones presentan los servicios ofrecidos por las aplicaciones de e-Government: Trámites Solicitudes Presentación de documentación Acceso a información Notificación Integridad Alto Disponibilidad Alto Alto Alto Alto Alto Bajo/Medio Bajo 13.1.7. Requisitos para ofrecer Disponibilidad Las características básicas a considerar disponibilidad de un servicio son: • • para conseguir alta Recuperación: entendido como el tiempo que el sistema permanece inactivo tras un incidente de seguridad. Se pretende que sea el menor posible. Extensión: es la necesidad de ofrecer el servicio el mayor tiempo posible. Estudiamos las necesidades de disponibilidad de cada uno de los trámites que ofrecen los sistemas de e-Government: 158 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Trámite Solicitudes - Basadas en Almacén y reenvío Presentación de documentación Acceso a información general Notificaciones E-Democracy Req. recuperación Req. extensión Bajo Bajo Alto Medio Bajo Alto 159 Medio (suele fijarse un plazo límite) Alto (cuestión de imagen) /Medio Bajo Alto TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS CAPITULO XIV 14.1. IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Los sistemas de información han evolucionado hasta nuestros días y son capaces de proporcionar ventajas económicas y estratégicas que facilitan y agilizan los procesos rutinarios de cualquier organización. En la actualidad, los sistemas más avanzados y que proporcionan mayores resultados a las organizaciones son los sistemas que tienen sus fundamentos en una base de conocimientos. Una clase de estos sistemas son los sistemas de soporte a la decisión, los cuales, analizan los datos almacenados en la base de conocimientos y proporcionan soluciones a través de modelos para solucionar problemas no estructurados. Se establece que la historia de los sistemas de soporte a la decisión se remonta a la década de los 70’s cuando en la Universidad de Massachussets, por primera vez, empezaron a manejar un cuadro computacional para mejorar la toma de decisiones. A pesar de que desde hace aproximadamente 30 años se conoce de los sistemas, la implementación en las empresas ha empezado recientemente. Quizá una de las causas por las cuales pocas empresas lo utilizan se debe a su compleja implementación. Para que el sistema de información cumpla con su objetivo se tienen que definir y analizar varios factores importantes antes de su implementación: 14.1.1. Crecimiento de la organización a mediano plazo. Además de conocer la situación actual de la empresa, es imprescindible estudiar la visión actual para conocer los planes de crecimiento, la posibilidad de nuevos mercados, las estrategias, las próximas inversiones, los productos nuevos que se piensan desarrollar. Todo esto con el objetivo de evitar que el sistema no alcance a cumplir las necesidades y requerimientos de la empresa a largo plazo. En el caso de que se tenga planeada una reestructuración dentro de la empresa, se tendrá que estimar los costos y beneficios tangibles e intangibles. También se deberán contemplar los nuevos roles y funciones para planificar la capacitación del personal afectado. 14.1.2. Infraestructura tecnológica actual. El costo de los sistemas de información es una de las principales razones por lo que muchas compañías no quieren implementar nueva tecnología, debido a esto se debe analizar tanto el hardware como el software que se tiene, para que, a medida de lo posible, no se tenga que realizar una inversión extra. Otro motivo por el cual es necesario determinar los recursos tecnológicos con los que cuenta la compañía, es porque en base a estos recursos se diseñará la propuesta del nuevo sistema. Los elementos que se tienen que analizar en cuanto a hardware son: ¾ Servidores: tipo de servidor, capacidad, cantidad. ¾ Terminales: capacidad, cantidad, ubicación. 161 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS ¾ ¾ ¾ Computadoras personales: tipo de computadoras, cantidad, capacidad. Red: estructura, cableado, ancho de banda, alcance, repetidores. Instalaciones eléctricas: plantas generadoras, cableado. En lo que se refiere al software hay que analizar los aspectos de: ¾ Licencias ¾ Sistemas actuales ¾ Versiones de sistemas y aplicaciones actuales (ERP, Sistemas transaccionales, aplicaciones de bases de datos, etc.) ¾ Actualizaciones y mantenimientos periódicos que se realizan a los sistemas ¾ Identificar si el desarrollo de los sistemas se realiza interna o externamente. El análisis anterior nos proporcionará la información necesaria para que el sistema por implementar pueda ser soportado por la infraestructura del sistema, o de ser necesario se podrá identificar la inversión que se tiene que realizar. 14.1.3. Capital humano para la implementación. Sin restar importancia a los otros factores, uno de los factores más importantes, sin duda alguna, son los recursos humanos de la compañía. Los problemas principales que se detectan en esta área son la resistencia al cambio y el compartir información. Se menciona que debido a que el cambio también repercute en la gente, se debe cuidar los niveles de tolerancia al estrés, puede provocar un daño tanto físico como psicológico en los individuos. Para prevenir estos problemas en la implementación de nuestro sistema se puede utilizar cualquier metodología de administración de recursos humanos, puede ser basada en competencias, en grupos autodirigidos, etc. lo importante es contar un equipo de trabajo bien integrado que tenga los conocimientos suficientes para el proceso de la toma de decisiones, que conozca profundamente las necesidades del sistema y sobre todo que pueda explotar al máximo la información. Una evaluación de la resistencia al cambio podrá determinar la manera en que se implementará el sistema: ¾ ¾ ¾ Evolutivo: se refiere a que la implementación sea gradual. Revolucionario: indica un cambio rápido y total. Sistemático: es una combinación de los dos anteriores, es un cambio total pero poco a poco. 14.1.4. Situación financiera. Este factor implica conocer los estados financieros de la compañía que nos permitan determinar la factibilidad económica de implementar el sistema de información. O bien, que nos permitan conocer el presupuesto máximo con el que cuenta la empresa para desarrollar el proyecto. Esta evaluación nos permitirá visualizar las características del sistema que es posible implementar e identificar oportunamente si el sistema cumplirá con las necesidades de la empresa. 162 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS Además del análisis de los factores anteriores, establece que para que se haga una correcta selección de un sistema de información se deben seguir los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Tener muy en claro qué es lo que se quiere hacer, el objetivo que se persigue. Involucrar todas las áreas de la empresa con el fin de establecer las necesidades y requerimientos reales de los usuarios. Detallar y catalogar las necesidades que se desean satisfacer, en un orden de prioridades. Comenzar a buscar los proveedores y la mejor manera de encontrarlos es investigando en el mercado cuáles son los productos y los distribuidores que pueden satisfacer las necesidades primordiales. Se concluye entonces que para implementar un sistema de información, es una tarea ardua y compleja. Se necesitan tener datos precisos para que esta herramienta pueda proporcionar ventajas significativas a la organización. Cualquier detalle que se descuide traerá un riesgo a la empresa donde las pérdidas serán igual o mayor de cuantiosas que las ganancias que pudieran ser obtenidas. Sin embargo con una buena planeación e identificación de factores críticos, el éxito y el cumplimiento de los objetivos del sistema están garantizados. 14.2 HERRAMIENTAS PARA REDUCCIÓN DE COSTOS (COSTO CERO) En función a las características del bien o servicio y de su proceso de producción se procede a determinar el sistema más apto y eficiente para el cálculo de los costos de las unidades producidas. Una vez determinado el sistema de costeo a aplicar se lleva a cabo el cálculo de los respectivos costos. Sobre la base de un período, (cuya amplitud está en función de las características del proceso y del bien) se procede a calcular el Promedio, el cual pasa a ser el Costo Medio del Proceso y los respectivos Límites de Control Superior e Inferior. Se determina el Costo Máximo Aceptable (CMA) en función del precio de mercado del producto o servicio y del nivel de rentabilidad que se pretende obtener. Se procede a calcular la capacidad del proceso (CP) que es igual al CMA dividido el Límite de Control Superior (igual a 3 veces el desvío estándar sumado al Costo Medio del Proceso). El objetivo es en primer lugar disminuir la diferencia entre LCS (límite de control superior) y el LCI (límite de control inferior), alejando el LCS del CMA, de manera tal de incrementar la CP y haciendo mayor la contribución marginal unitaria. Mediante la graficación de los costos unitarios puede controlarse si el proceso se encuentra bajo control estadístico y por lo tanto si las variaciones son normales o aleatorias, o especiales. En función de ello se aplicará distintas técnicas sobre los factores que inciden en los costos, partiendo con la identificación de las causas que motivan las variaciones. Es aquí donde la utilización de las herramientas de Kaizen y JIT cobran importancia a los efectos de incrementar la calidad y productividad de los procesos, como así también la aplicación de otras estrategias de administración con el propósito de reducir de forma sistemática el nivel de costos unitarios. El Costo Estándar responde a la capacidad del proceso o del sistema (CP) por tal motivo, querer mejorar el costo o reducirlo implica mejorar la calidad de los procesos y controles. 163 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS A través del los procesos de PREA (Planear-Realizar-Evaluar-Actuar) y EREA (Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar) se procede fijar nuevas metas en materia de costos. También se aplica el CEP a los efectos del control sobre los Gastos Comerciales y Administrativos. Se determina un costo medio, el cual puede determinarse por temporadas (estacionalización), se fijan los límites de control, se determina la capacidad del proceso y se procede a lograr nuevos objetivos en materia de costos. 14.2.1. Investigación de Operaciones La utilización de las diversas herramientas que nos brinda la Investigación de Operaciones, maximizada con las capacidades de sus cálculos por sistemas, posibilita mejorar los niveles de eficacia y eficiencia en los procesos organizacionales. Para tener una idea de ello basta con enumerar las diversas aplicaciones que pueden darse a dichas herramientas. 1. Distribución de las órdenes de producción entre las máquinas, para obtener costos mínimos. 2. Resolución de problemas de desplazamiento (agentes, viajeros de ventas, almacenes y mantenimiento). 3. Simulación de redes urbanas de transportes. 4. Equilibrio de líneas de montaje. 5. Determinación del tamaño óptimo de los equipos de trabajadores. 6. Determinación de la disposición física de las plantas o fábricas. 7. Distribución de materiales escasos. 8. Control de inventarios, en condiciones de certidumbre e incertidumbre. 9. Ubicación de fábricas y almacenes. 10. Reducción al mínimo del tiempo de espera para obtener un servicio. 11. Resolución de problemas de reemplazamiento de equipos. 12. Programación de mantenimiento preventivo. 13. Diseño de programas de control de calidad. 14. Nivelación de la producción y el empleo en una industria estacional. 15. Predicción de ventas. 16. Decisiones sobre producir o comprar. 17. Selección de medios de publicidad. 18. Diseño de sistemas de información para la administración. Como podemos observar, los resultados que podemos obtener de las diversas herramientas de investigación de operaciones, la hace a estas de gran importancia a la hora de mejorar los niveles de eficiencia en la utilización de los recursos. La investigación de operaciones proporciona a los gerentes métodos para la toma de decisiones. Hace hincapié en puntos específicos y sirve para evaluar cursos de acción en competencia, utilizando técnicas matemáticas. Sus relaciones, fórmulas y modelos pueden reflejar el efecto de decisiones individuales, así como también las actividades integradas de toda una organización. Los problemas de administración se evalúan cuantitativamente y se miden los resultados de cursos alternativos de acción. Puesto que esto les permite a los administradores evaluar los resultados de sus decisiones al avance, se reduce considerablemente la incertidumbre en el campo de la toma de decisiones administrativas. 164 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 14.2.2. Las Relaciones Públicas Las aplicaciones prácticas de las relaciones públicas pueden resumirse bajo tres objetivos fundamentales. ¾ Gestiones positivas para conseguir buena voluntad. Consisten en fomentar y mantener la buena voluntad y el interés público en las actividades de una organización para facilitar resultados positivos y la expansión de las mismas. ¾ Acciones para salvaguardar la reputación. Es igualmente importante mirar dentro de la organización y eliminar costumbres y prácticas que, aun siendo legítimas, es probable que ofendan a la opinión pública o interfieran en la comprensión mutua. ¾ Relaciones internas. Es usa internamente técnicas de relaciones públicas para que el personal y los empleados de la organización sean estimulados para identificar sus propios intereses con los de la dirección. Sólo basta pensar en la crisis financiera de un banco, o en los problemas que pueden afrontar una empresa de comestibles o automotores. Es la aplicación rápida y eficaz de las relaciones públicas las que pueden ayudar en gran medida a generar la confianza y buena voluntad de los clientes para poder sobre llevar un determinado momento. De igual forma las buenas relaciones con acreedores, proveedores, instituciones financieras, entes gubernamentales y medios periodísticos son de fundamental importancia a la hora de poder estabilizar la marcha de la empresa. 14.2.3. Reingeniería de negocios En algunas ocasiones las mejoras progresivas no bastan para torcer el cause por el cual transita el destino de una empresa, siendo menester una modificación plena y total en la forma de ver los negocios, y de llevar a cabo los procesos y actividades empresariales. Cuando de dar un salto cualitativo se trata, significa que ha llegado el momento de aplicar la reingeniería. Ello implica fijar los objetivos a lograr, analizando la forma en que se desarrollan los procesos fabriles, comerciales y administrativos, ideando una forma ideal de accionar, planificando posteriormente las acciones pertinentes a los efectos de modificar las actuales actividades y procesos a los efectos de llevarlos a los lineamientos ideales. Para muchos se trata de “hacer tabla rasa” con los procesos conocidos, cambiando los paradigmas existentes de manera tal de que la empresa se encuentre en condiciones competitivas. Es una forma de dar cuenta de la famosa frase que dice “si sigues haciendo lo que siempre has hecho, seguirás consiguiendo lo que siempre conseguiste”. La reingeniería responde claramente a dicha necesidad de cambiar nuestra forma de hacer las cosas y desarrollar los procesos para cambiar los resultados hasta ahora obtenidos. 14.2.4. Tercerización Partiendo de la misión de la empresa, y analizada la competitividad de los diversos procesos y actividades, debe determinarse que actividades desarrolladas por la empresa pueden ser tercerizadas de manera tal no sólo de reducir los costes, sino también de disminuir los costes fijos, logrando mayor flexibilidad y mejorando los niveles de rentabilidad. Toda actividad no estratégica para la compañía debiera ser 165 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS tercerizada en la medida de que logre proveedores seguros, eficaces y que cumplan con los objetivos en materia de costes. Así una empresa constructora de obras viales tiene por misión la construcción, y no el diseño y construcción de software. Inclusive este tipo de empresas suele tercerizar labores a subcontratistas, disminuyendo así sus costes fijos, logrando al mismo tiempo mayor grado de flexibilidad. Actualmente es común observar la tercerización en materia de servicios de limpieza, programación, procesamiento de datos, actividades contables-impositivas, labores de seguridad, mantenimiento, publicidad, cobranza, análisis crediticio, entre otras. 14.2.5. Teletrabajo Aprovechando el avance tecnológico en materia de informática y telecomunicaciones que se ha logrado con Internet, es factible el teletrabajo o trabajo a distancia. Forma mediante la cual se logra disminuir las necesidades de espacios físicos, se logra contratar personal de alta productividad ubicada en lugares o regiones alejadas de las oficinas centrales, se reducen los costes en materia de teléfono, electricidad, transporte, mayores niveles de productividad mediante una disminución de la ausencias de personal. 14.2.6. Cuadro de Mando Integral Disponer de un software como herramienta destinada a facilitar el monitoreo permanente de los indicadores financieros, operativos, satisfacción de los clientes y consumidores, y crecimiento, satisfacción y participación del personal, es de suma importancia a la hora de conducir y gestionar la empresa en el día a día. Además el Cuadro de Mando Integral permite establecer objetivos tanto en el tiempo, como por sectores y niveles, de manera de poder reencauzar el funcionamiento y procesos de la compañía. Para ello es crítico la implantación de sistemas eficaces, y de rápida aplicación y comprensión. Los niveles directivos y gerenciales deben tener una información continua acerca de la marcha de la empresa. Una forma de complementar ello es mediante la visita metódica de los directivos y gerentes a las diversas áreas y sectores de la empresa, verificando con sus propios ojos el funcionamiento de los procesos y recabando los comentarios de los empleados y supervisores. 14.2.7. Planes y herramientas en acción Hasta acá hemos mencionado y desarrollado lo atinente a la labor de diagnóstico, evaluación, identificación y sección de soluciones. Para ello se describió una serie de los principales métodos, herramientas e instrumentos. Ahora es el momento de interrelacionar e integrar todas éstas herramientas e instrumentos en pos de la rehabilitación financiera. En el caso de peligro de quiebra se requiere llevar a cabo las siguientes acciones: 1. 2. 3. 4. Evaluación de ejecutivos Reducción de costos Formulación de nuevas políticas Control de calidad 166 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Reorganización administrativa Control de efectivo Desinversiones Mejorar la rotación de activos circulantes Eliminar la contabilidad creativa Control de compras Manejo de las relaciones con la estructura de poder Determinación del núcleo básico Para el caso de emergencia financiera, los pasos a dar son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Promoción de la demanda Incremento en la productividad Aumento en los precios Incentivos y sugestiones Presupuesto base-cero Cambios en la cultura administrativa Ahorro Y, finalmente tenemos la estabilización en el medio ambiente, para lo cual se efectúan las siguientes acciones: 1. 2. 3. Reducir la duración del ciclo productivo Mantener la disciplina financiera Continuar eliminando los factores que impiden aumentar la obtención de mayores beneficios y rentabilidades. Continuar con el proceso de ahorro Situación de la empresa en relación con su futuro 4. 5. La estabilización en el medio ambiente significa que una empresa sobrevive en su contexto económico. Obviamente en una situación en que existe un crecimiento de la economía aunque la empresa tenga deficiencias operativas y de gestión, la supervivencia no es problema, los problemas surgen cuando el contexto económico cambia desfavorablemente y se inicia una crisis en la economía. La emergencia financiera se caracteriza por períodos de insolvencia más o menos breves que son el resultado de situaciones coyunturales o de problemas internos de la empresa, que de no corregirse oportunamente, llevarán a la compañía a un deterioro financiero agudo si las condiciones económicas cambian desfavorablemente. El peligro de quiebra es la agudización de los problemas de insolvencia no corregidos en la etapa anterior que provocan una crisis financiera en la empresa, de tal magnitud que de no manejarse adecuadamente pueden llevar a la compañía a la quiebra o convertirla en un productor marginal. Los desequilibrios de caja generalmente son el resultado de acciones del pasado que hicieron crisis y que pueden clasificarse de la siguiente manera: 1. 2. Préstamos irracionales (el costo del préstamo es superior a las utilidades que genera). Deficiente formación de utilidades en relación a la inversión total. 167 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 3. 4. 5. 6. Crecimiento acelerado financiado con préstamos. Productividad decreciente. No controlar los costes. Tiempo creciente para producir y entregar un producto. En condiciones de peligro de quiebra se han llevado a cabo acciones tendientes a la reducción de costes, con el objetivo primordial de aumentar el flujo de fondos. En esta etapa se busca la racionalización del gasto eliminando duplicidades de esfuerzos y alentando la formulación de estándares para evaluar las diferentes áreas a través de reformas internas en los diferentes departamentos. Una forma de lograrlo es a través del presupuesto base-cero, que le proporciona al ejecutivo principal información detallada de los ingresos necesarios por área para alcanzar los objetivos deseados; asimismo, le permite identificar redundancias y conocer dónde existe duplicidad de esfuerzos entre los departamentos. El presupuesto base-cero centra la atención del ejecutivo en la cantidad gastada por cada departamento para realizar su función, más que en el porcentaje de incremento en relación con el año anterior; permite comparar y evaluar los diferentes departamentos, así como efectuar, previo al gasto, una auditoria sobre las razones del egreso. También permite al grupo ejecutivo evaluar la actuación de los gerentes. Lo esencial en el presupuesto base-cero es la descripción de alternativas para realizar la función, así como la evaluación de ellas. Los efectos más significativos del presupuesto base-cero están en el nivel medio y bajo de la organización, porque provocan en los gerentes una mayor conciencia sobre la necesidad de evaluar sus operaciones en función de las nuevas metas que se establecieron para efectuar la rehabilitación de la compañía. 168 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS BIBLIOGRAFÍA 1) Arnold, M. (1989). "Teoría de Sistemas, Nuevos Paradigmas: Enfoque de Niklas Luhmann". Revista Paraguaya de Sociología. Año 26. Nº75. MayoAgosto.. Páginas 51-72. 2) Arnold, M & D. Rodríguez. (1990). "El Perspectivismo en la Teoría Sociológica". Revista Estudios Sociales (CPU). Santiago. Chile. Nº64. 3) Arnold, M & D. Rodríguez. (1990). "Crisis y Cambios en la Ciencia Social Contemporánea". Revista de Estudios Sociales (CPU). Santiago. Chile. Nº65. 4) Ashby, W.R. (1984). "Sistemas y sus Medidas de Información". En: von Bertalanffy, et. al. Tendencias en la Teoría General de los Sistemas. Alianza Editorial. Madrid. 3º Edición. 5) Bertalanffy Von, L. (1976). Teoría General de los Sistemas. Editorial Fondo de Cultura Económica. México. 6) Bertalanffy Von, L. (1959). "The Theory of Open Systems in Physics and Biology". En: Science. Nº3. Páginas 23-29. 7) Buckley, W. (1973). La Sociología y la Teoría Moderna de los Sistemas. Editorial Amorrortu. Buenos Aires. 8) Forrester, J.W. (1968). Principles of Systems. Wright-Allen Press. 9) Hall, A.D. & R.E. Fagen. (1975). "Definition of System". En: General Systems. Jg 1. Páginas 18.28. 10) Johannsen, O. Introducción a la Teoría General de Sistemas. Facultad de Economía y Administración. Universidad de Chile. 1975. 11) Mayurama, M. (1963). "The Second Cybernetics: Desviation-Amplyfiling Mutual Causal Processes". En: American Scientist. Páginas 164-179. 12) Rodríguez, D. & M. Arnold. (1991). Sociedad y Teoría de Sistemas. Editorial Universitaria. Santiago. Chile. 13) Wiener, N. (1979). Cibernética y Sociedad. Editorial Sudamericana. Buenos Aires. 14) VAN GIGCH, JOHN P. (1993). Teoría General de Sistemas Editorial Trelles, México. 15) BRIAN, WILSON (1993). Sistemas: conceptos, metodología Y aplicaciones. Editorial Wiley, México 169 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS 16) LILIENFELS (1990).Teoría de sistemas. Editorial Trillos, México. 17) HALLE, ARTHUR (1977). Ingeniería de Sistemas. Editorial Roma, México 18) ROBBINS, STEPHEN (1996). Comportamiento Organizacional Teoría y Práctica ,Editorial Prentice Hall, México 19) ZAIRI, MOHEMED (1996). ADMINISTRACIÓN de la calidad total Para ingenieros, Editorial Panorama, México 170