LA IMPORTANCIA DE LAS PRIMERAS DECISIONES EN EL EXITO

CONGRESO FORESTAL ESPAÑOL - Lourizán 1.993. Ponencias y comunicaciones. Tomo IV
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LA IMPORTANCIA DE LAS PRIMERAS DECISIONES
EN EL EXITO O FRACASO DE UN PROYECTO FORESTAL
A. M. García-Rodrigo Martín
Departamento de Economía y Gestión Forestal. E.T.S. Ingenieros de Montes, U.P.M.
Ciudad Universitaria s/n. 28040-MADRID (España)
Resumen
Se destaca la importacia de la planificación en los proyectos forestales, al objeto de
conseguir una gestión correcta de los mismos. Se establecen seis etapas en el ciclo de vida
de un proyecto, planteandose algunos problemas a decisiones a tomar en cada uno de ellos.
P.C.: Teoría de proyectos, Objetivos, Evaluación de costes, Periodicidad
Abstraet
Importance of planning forest projects must be stand out, to get on a good
mannagement. Six steps in its use are established, several troubles appear for decisions to
take in one of each.
K. W.: Project mannagement, ·Objectives, Costs evaluation, Periodicity
INTRODUCCION
La Comunidad Europea que está gastando altos porcentajes de su presupuesto total
en proyectos de inversión, carece de una política de proyectos rigurosa y por lo tanto de una
estrategia organizativa en la ejecución y control de los mismos. Ello quiere decir que para
los países comunitarios, la gestión eficaz de proyectos tiene un importante grado de
independencia respecto de los teóricos presupuestos.
Este dato parece indicar que la gestión correcta de proyectos es considerada más como
una parte integrante de la función de los directores de proyecto, eludiendo responsabilidades
de mayor nivel.
La escasez de recursos a nivel universal y la competencia de todo tipo en cualquier
sector· de la producción, han atribuído una enorme importancia a los estudios serios sobre
rentabilidad y gestión de proyectos, y han convertido a los subsistemas y modelos de
Planificación y Control de los mismos en verdaderos valores estratégicos.
El Proyect Management, está de actualidad. Sólo hay un camino, hacer las cosas bien.
En este sentido y profundizando en la teoría de proyectos (poco conocida en el ámbito
Forestal), merece la pena analizar las fases de un proyecto y comentar como
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LAS PRIMERAS DECISIONES INFLUYEN ENORMEMENTE EN EL EXITO O
FRACASO DEL MISMO
Las decisiones tomadas en el inicio de un proyecto propuesto tienen un gran impacto
en un posterior éxito o fracaso.
El Business Roundtable ha llegado a la conclusión de que los fáctores que más
contribuyen a excederse en un presupuesto son: una insuficiente definición de objetivos en
el presupuesto y la pérdida de Control en el rango de objetivos de un proyecto.
Si esto ocurre en cualquier tipo de proyecto con mayor razón quizás, debe ocurrir en
proyectos forestales donde el delicado manejo debe obligar a responsabilizamos de una
manera muy especial pues muestra insuficiente definición trascendera a las futuras
generaCIOnes.
Estas primeras decisiones son, tomadas con una gran cantidad de información
variable.
Factores que afectan a las tomas de decisiones en los primeros momentos de un
proyecto varían no solo en relación con quien toma la decisión sino también con el grado de
incertidumbre de dicha decisión.
En esta comunicación se tratan dos aspectos del desarrollo de un proyecto definido
en un gran complejo industrial.
Primero, utilizamos una aproximación sistemática para identificar el tipo y
oportunidad de los diferentes objetivos de decisión.
Un organigrama muestra aproximadamente 25 decisiones que son esenciales para
definir adecuadamente un proyecto de gran envergadura.
Segundo, el resultado de cada decisión, está influenciado por una serie de factores 'que
varían en importancia e incertidumbre. Estos llamados factores de influencia están
clasificados en aproximadamente 20 áreas diferentes.
Cada factor de influencia está relacionado con un grupo específico de la organización
del proyecto como la propiedad, la dirección del proyecto, los vendedores de equipamiento,
o el personal dedicado a ejecución.
Los objetivos de decisión de máxima prioridad están asociados, a sus respectivos
factores de influencia para así determinar las necesidades de información más importantes.
Determinando las factor~s que afectan al objetivo del proyecto, todo el proceso de
decisión puede ser adecuadamente dirigido a conseguir un objetivo bien definido que aune
las reservas de tiempo, costes, calidad y oportunidad.
PRIMERA INFLUENCIA
Como dijimos anteriormente las decisiones tomadas en el comienzo de un proyecto,
tienen gran influencia en la vida del proyecto. Este concepto de influencia se ve claramente
en el esquema (1) que muestra el incremento del coste del proyecto comparándolo con la
disminución del valor de la influencia respecto al tiempo del proyecto. El esquema muestra
también los principales costes de actividades representadas según el procentaje de coste y de
tiempo de cada actividad.
Como puede verse en el esquema (1) la mayor cantidad de influencia en el coste del
proyecto se da en la concepción del proyecto, es decir, en el proceso de definición. Parece
por tanto razonable no sólo suponer que la mayor cantidad de inflllencia en el coste ocurre
al comienzo del proyecto sino también que las actividades en la concepción tienen gran
influencia en el éxito total del proyecto.
'
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El éxito puede ser definido como el proyecto completo que une las limitaciones de
coste, tiempo y operabilidad.
Por lo tanto las decisiones que definen el desarrollo de la acción deben ser examinadas
críticamente antes de establecer una lista de factores de influencia significativos.
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
Un proyecto puede separarse en fases, y cada fase incluye una serie de actividades
que agrupadas definen el objetivo total de dicha fase del proyecto. Aunque el proyecto se
pue4a dividir en estas fases independientes, no significa que no exísta una superposición entre
las diferentes fases. En los típicos proyectos de vía rápida las fases pueden coincidir hasta
en un 60 por ciento, es decir, que cuando una fase está completada en un 40 por ciento, la
siguiente puede comenzar.
Por lo tanto una fase anterior no tiene que estar acabada para que la siguiente fase
comIence.
El análisis de un gran proyecto industrial en fases se puede ver ,en el esquema (2). El
ciclo está separado en seis fases: estudios prelimiqares, bas~s del diseño industrial, selección
de contratistas, pormenorización de ingeniería y adquisiciones, proyecto de construcción y
comienzo de la planta. Cada fase contiene una serie de activid~des interrelacionadas que
determinan las limitaciones de cada objetivo en una fase.
Fase 1 Estudios preliminares.- se refiere a las actividades que determinan la
viabilidad técnica y financiera del proyecto propuesto. Es importante destacar que muchas
ideas conceptuales para proyectos llegan a esta fase pero no van mas lejos porque no son
buenos ni técnica ni financieramente.
Fase 2 Proceso previo de estudios de ingeniería.- una vez determinada la viabilidad
del proyecto propuesto, comienza la fase 2 (base del diseño de ingeniería).
En los proyectos industriales la fase 2 incluye el proceso previo de trabajos de
ingeniería que define el tipo y tamaño general de las unidades que darán el rendimiento al
producto. En esta fase se desarrolla el calendario y la estimación de costes para las futuras
fases.
Fase 3 Selección de contratistas.- requiere procedimientos de evaluación de las
propuestas de los contratistas para realizar el diseño concreto de la construcción y seleccionar
al contratista más cualificado. Esta fase concreta puede realizarse en diferentes momentos del
ciclo total de la vida del proyecto.
Si el proyecto es muy grande o muy complejo, un contratista de diseño del proceso
será seleccionado para ayudar al equipo de ingenieros de la propiedad a desarrollar el ámbito
del proyecto, y esto se hace en la fase anterior. Entonces el contratista será seleccionado
inmediatamente después de la fase preliminar de estudios.
Si son diferentes los contratistas que llevan el diseño y la construcción, probablemente
se elija antes al de diseño que el de construcción.
Fase 4 Desarrollo de la información para la construcción.- la pormenorización de
los datos de ingeniería y de adquisición se dán en esta fase, cuando el contratista utiliza el
ámbito de trabajo definido en la fase 2 para desarrollar la información requerida para la
construcción.
Entonces se ha de diseñar cada parte del proyecto y se ha de adquirir todo el material
para la construcción de proyecto.
Esta fase supone una intensificación en el esfuerzo financiero y de utilización de
recursos humanos, que irá aumentando hasta que el proyecto se complete, así pues la
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planificación que se ha desarrollado al comienzo del proyecto es crucial para determinar el
éxito de esta fase así como de las siguientes.
Fase 5 Construcción real.- antes de la fase 5 sólo se ha gastado aproximadamente
un 20 por ciento del coste total del proyecto, pero ahora a causa de la magnitud de la mano
de obra y el equipamiento necesitado, el esfuerzo financiero es mucho más 'grande. Como
con la fase 4, esta fase' tiene que completarse una vez comenzada, pues sino sería
extremadamente costoso rectificar cualquier error en la planificación.
Fase 6 La puesta en función de la fábrica.- que establece procedimientos para las
operaciones iniciales de la fábrica así como la desmovilización del contratista de la
construcción. Esta fase supone el final de las actividades de las fases anteriores.
Sin embargo la fase es muy importante pórque es necesario que la actividad de la
fábrica produzca el 11 output 11 requerido con la eficiencia para la que fue diseñada y
construída.
DEFINICION DETALLADA DEL OBJETIVO
Como suponemos que las activipades iniciales de un proyecto tienen una gran
influencia en la terminación con éxito del proyecto, examinaremos detenidamente las dos
primeras fases del proyecto. Estas dos fases tienen una serie de actividades interrelacionadas
que definen el objetivo de cada fase.
Dentro de cada fase hay decisiones que inician las actividades que definen los límites
para la fase. Estas limitaciones son materias como las politicas de proyectos, relaciones de
organización, necesidades de ingeniería, control del coste y el calendario.
FASE DE ESTUDIOS PRELIMINARES
El flujo de decisiones para la fase de estudios preliminares se puede ver en el
esquema 3. la entrada inicial en ia-caaena de decisiones es una "pendón --aa cliente
(propietario) a un departamento de ingeniería para determinar la viabilidad técnica de una
concreta idea conceptual.
El resultado del complejo de decisión es un proyecto preliminar de un objetivo de
trabajo que será enviado al grupo financiero del propietario para determinar su viabilidad
financiera.
La entrada y salida de información en la cadena de decisión están representadas por
círculos, y las decisiones concretas en cuadros. Las decisiones interrelacionadas están
rodeadas por un rectángulo que simboliza la interacción de la información entre las
decisiones. La dirección de las flechas representa el flujo de las decisiones; si una flecha
tiene doble sentido, las decisiones interconectadas se hacen juntas.
Cada deCisión inicia una serie de actividades que son necesarias para llegar a la salida
final para cada decisión; así una decisión extremadamente importante puede ser separada en
subdecisiones para su posterior estudio si es necesario. Después de que el propietario da el
/ visto bueno al proyecto preliminar para que siga adelante, la siguiente fase se inicia.
FASE DE DISEÑO BASICd DE INGENIERIA---'
Esta es la siguiente fase de desarrollo del ciclo de vida del proyecto. El esquema 4
muestra su cadena de decisión. Como en la anterior cadena de decisión, los círculos
•
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contienen la entrada y salida de información, los cuadros representan -las decisiones que
inician las actividades dentro de la fase.
La entrada de información en la cadena de decisión es toda la información previa de
la fase de estudios preliminares, tal y como estaba en la aprobación ejecutiva del propietario
para seguir adelante con el desarrollo del proyecto. La salida de la fase es el diseño completo
.
de las bases de ingeniería.
El "output" final de la fase consiste en el diseño completo de las bases de ingeniería
o la definición de todas las unidades del proceso y de las áreas secundarias externas. Esta
salida contiene detallados objetivos de trabajo para las unidades de proceso así como
. principios y proceijimientos· para las fases de ingeniería y construcción.
Después de la especificación de las unidades de proceso, de la estimación del
presupuesto· y la determinación del calendario, el proyecto esta listo para pasar a la siguiente
fase y así hasta el final del proyecto de construcción. Por lo tanto las decisiones tomadas en
las dos primeras fases tienen una enorme influencia en el éxito de las futuras fases del
proyecto.
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