Plan de Comunicaciones

VISION GENERAL
El Plan Estratégico de Comunicaciones es una
herramienta de divulgación, difusión y ejecución de
las políticas de desarrollo rural del INCODER,
a través de diferentes canales
comunicacionales que generan
información positiva, enfocados
fundamentalmente en la entrega
efectiva de la información a las
comunidades e instituciones
privadas relacionadas con el
sector.
JUSTIFICACIÓN
Tomando como base la implementación del
Modelo de Comunicación Pública (MCPOI)
para entidades del Estado y el Programa de
Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendición de Cuentas en Colombia,
M CP
OI
se busca fortalecer la
comunicación organizacional y
garantizar la producción,
circulación y socialización de la
información.
JUSTIFICACIÓN
Es así como la comunicación se entiende como eje
estratégico que atraviesa transversalmente el quehacer
organizacional en todas sus dimensiones.
De esta manera, se formula la
realización de un diagnóstico para
evaluar el estado de la comunicación
en el instituto referida a tres grandes
campos: Comunicación organizacional,
comunicación informativa y rendición
de cuentas, a través de categorías y
ejes temáticos.
CATEGORIAS
APERTURA
EJES TEMATICO
Receptividad: Atención a lo que quiere la ciudadanía.
Responsabilidad de generar.
Actitud de servicio: La entidad existe para el servicio. Disposición Sentido de pertenencia.
Visión Compartida. Actitud de servicio comprometidos con el
quehacer institucional. Contribuyendo a la construcción de confianza
y al logro de los propósitos misionales.
INTERLOCUCION
Trabajo colaborativo: Estilo de trabajo participativo. Desarrollar la
cultura de la información y construir visión compartida. Establecer
una red de apoyo mutuo bajo un mismo estilo de dirección.
Sistematización: Definir e implementar métodos y procedimientos de
recuperación, procesamiento y sistematización de la información
para que todos conozcan y entiendan cómo y porqué se realiza
(socializar) el proyecto misional (el saber institucional).
Socialización de la Información: Cuando el directivo asume su
responsabilidad de generar formas de conversación. Se requiere la
socialización cotidiana de la información.
VISIBILIDAD
Precepto constitucional de la publicidad: Transparencia. Hacer
visible la gestión para generar confianza. La Rendición de Cuentas
externa: es cultura participativa, actitud de escucha y receptividad.
Concepto comunicativo del posicionamiento: Manera de convertirse en
punto de referencia para todos. Responsabilidad de orientación a la
sociedad.
El Plan Estratégico de Comunicaciones
Es la herramienta de gestión que operacionaliza el Modelo de
Comunicación Pública en términos de medios y acciones comunicativas
diseñadas para trabajar sobre los temas definidos por las categorías y
ejes temáticos.
www
Ejes
Temáticos
El Plan Estratégico de Comunicaciones
El Plan contiene todos los instrumentos de
planeación necesarios para el manejo
administrativo, operativo y logístico la comunicación
en la entidad,
por consiguiente, es un
proceso de apoyo que debe
ser parte de la
planeación estratégica
institucional.
OBJETIVO GENERAL
Posibilitar desde la parte
comunicacional, el
cumplimiento de las metas de la
empresa, por medio de la
consolidación de una estrategia
comunicativa que apoye los
procesos misionales y que
facilite el proceso de
comunicación pública.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Incentivar a los pobladores rurales para
que visualicen al Instituto como una entidad
generadora de beneficios físicos, educativos
e informativos.
Difundir la labor del Instituto Colombiano
de Desarrollo Rural, INCODER entre los
públicos objetivos del servicio.
Fortalecer la imagen corporativa a través del
desarrollo de un programa de identidad
corporativa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Utilización de los recursos virtuales
(portal, correo e intranet) para mejorar la
provisión de servicios a los ciudadanos y
funcionarios, garantizando la oferta de
información y trámites de manera eficiente,
transparente y participativa.
Generar valor permanente respecto a las actividades
en las que participa el Incoder.
Establecer alianzas con los medios.
Optimizar la comunicación interna.
Resultado del Diagnóstico Oficina Central - Bogotá
EJES TEMÁTICOS
%
Receptividad
57
Actitud de servicio
69
Visión compartida
56
Trabajo colaborativo
58
Principio organizacional de la información
59
Socialización de la Información
58
Precepto constitucional de la publicidad
69
Concepto comunicativo del posicionamiento
66
CONCEPTOS
COMUNICACIONALES
%
COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
60
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
59
RENDICIÓN DE CUENTAS
67
PROMEDIO GENERAL
62
Rojo:
Rango del 20% al 40%, indica una situación severamente crítica.
Anaranjado:
41% y 60%, expresa un estado de notable debilidad con desarrollos incipientes y
desiguales en las diferentes áreas de la entidad. Hay que dinamizar y fortalecer las
debilidades.
Amarillo:
61% al 80%, indica que se está desarrollando un proceso de aplicación y
fortalecimiento con algunos vacíos y debilidades. Consolidar los logros.
Verde:
81% y 100%, Indica que la entidad se encuentra en parámetros de excelencia.
Resultado del Diagnóstico General
EJES TEMÁTICOS
%
Receptividad
62
Actitud de servicio
86
Visión compartida
65
Trabajo colaborativo
70
Principio organizacional de la información
68
Socialización de la Información
65
Precepto constitucional de la publicidad
71
Concepto comunicativo del posicionamiento
72
CONCEPTOS
COMUNICACIONALES
%
COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
70
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
66
RENDICIÓN DE CUENTAS
71
PROMEDIO GENERAL
69
Rojo:
Rango del 20% al 40%, indica una situación severamente crítica.
Anaranjado:
41% y 60%, expresa un estado de notable debilidad con desarrollos incipientes y
desiguales en las diferentes áreas de la entidad. Hay que dinamizar y fortalecer las
debilidades.
Amarillo:
61% al 80%, indica que se está desarrollando un proceso de aplicación y
fortalecimiento con algunos vacíos y debilidades. Consolidar los logros.
Verde:
81% y 100%, Indica que la entidad se encuentra en parámetros de excelencia.
El Plan Estratégico de Comunicaciones
Acorde con las nuevas políticas trazadas
para el sector agropecuario y la reforma
del INCODER, bajo la Ley 1152 de 2007, es
necesario fortalecer la comunicación y
garantizar la producción, circulación y
socialización de la información hacia sus
diferentes grupos de interés. Por
consiguiente, la Oficina de Prensa
propone intervenir todos los ejes
temáticos:
El Plan Estratégico de Comunicaciones
Receptividad,
Sistematización,
Actitud de servicio,
Visión Compartida,
Socialización de la información
Precepto constitucional de la publicidad,
Concepto comunicativo del posicionamiento.
PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS
Boletines de prensa
Instrumento que garantiza la presencia no paga permanente y
positiva de la entidad en los medios. Informes (2 semanales)
para la prensa con las actividades del Incoder.
Lobbing medios
Estrategias de relaciones públicas. Manejo con los medios
para la promoción de la buena imagen de la entidad.
Reuniones permanentes con periodistas, Agenda de
medios, que incluye la visita a medios de comunicación o
su recibimiento en nuestras instalaciones, llamadas
telefónicas, correos electrónicos, desayunos de trabajo,
etc.
Ruedas de prensa
Según necesidad se coordinan reuniones ampliada con la prensa
para la difusión de un tema en particular.
PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS
Registro fotográfico y audiovisual
Fotografías y material audiovisual cuyo fin es entregar a los
medios de comunicación para su publicación y alimentación del
portal Web. Con este material se elabora un historial de registros
sobre acontecimientos o notas informativas.
Organización de actos públicos
Comités ampliados, eventos varios, proceso administrativos, plan
de desarrollo, etc. Durante el año se preparan diversos actos,
ceremonias o visitas. La Oficina de Prensa se encarga de la
logística, protocolo y atención de invitados.
Rendición de Cuentas
Se mantiene la línea de transparencia y democracia. Acto público
en el que se utilizan video conferencia, teleconferencia y TV. La
Of. De Prensa se encarga de la logística, protocolo y comunicación.
PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS
Insertos en medios de comunicación
Esporádicamente se realizan insertos u informes especiales sobre
los programas y proyectos, en la prensa nacional y regional,
informativos, promocionales o declaraciones públicas. La Oficina
de Prensa coordina y apoya en la redacción, la edición y
diagramación.
Marketing directo
Realización de cartas, folletos, plegables, volantes, afiches o
actividades de temas relacionados con el sector para informar a la
comunidad y al servidor público con el fin de generar confianza.
Plan de medios
Elaboración de pautas en medios. Negociaciones, elaboración de
contratos, establecimiento y control de contenidos.
PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS
Programa de Radio
Espacio radial, con frecuencia semanal, para informar
permanentemente a nivel nacional, sobre el quehacer del
instituto (convocatorias, resultados, titulación baldíos,
proyectos emblemáticos, etc). Convertir la radio en un medio
estratégico para llegar a los pobladores rurales.
Gabinetes en terreno
Cobertura periodística de las actividades del INCODER desde
sus territoriales.
Medios Electrónicos
Coordinación y actualización del sitio Web con base en
Gobierno en Línea. Campaña motivacional para el uso de
medios como la Intranet y correos, alternativas internas de
comunicación.
PLAN DE MEDIOS Y ACCIONES COMUNICATIVAS
Carteleras / Periódico Mural
Divulgación de información institucional (circulares, oficios,
resoluciones), publicaciones o registro en medios, eventos
internos de bienestar, etc., así mismo, para promover planes y
programas del Instituto.
Actos Internos
Apoyo y acompañamiento en la realización de actividades que
permitan el cambio de cultura e incrementen el sentido de
pertenencia. Así mismo, realización de una Campaña de
implementación de la Política de Comunicaciones del Instituto.
Capacitaciones
Sobre flujos de información y políticas de comunicación. A
través del Plan de Desarrollo de Talento Humano, dictar
talleres sobre: Comunicación efectiva entre directivos y
servidores públicos, taller para el servidor público en “equipo
receptivo a la comunidad, promotor del trabajo colaborativo y
construcción de visión compartida”.
PRESUPUESTOS
PRESUPUESTO