Taller de formación en Gestión Financiera en las Universidades

Taller de formación en Gestión Financiera en las Universidades
Evaluación del participante
DESCENTRALIZACIÓN DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA
UNIVERSIDAD
Introducción.
El modelo de gestión aplicado hoy en SFX es producto de una autoreflexión institucional
estratégica, al corroborarse una manida visión interna sobre su estructura organizacional:
centralista, burocrática, de alto costo, y bajo soporte de la planificación, obligando a tomar
el camino hacia un modelo nuevo, de gestión descentralizada en lo administrativo y
financiero. El proceso, todavía en su fase de desconcentración, ya rinde unos frutos: una
gestión ágil, responsabilizante y orientada a resultados, con las unidades facultativas
protagonizando su propio desarrollo, con responsabilidad bien definida y esfuerzos de
sostenibilidad relevantes, en un marco institucional normativo y direccional estratégico.
País
UNIVERSIDAD MAYOR, REAL Y PONTIFICIA DE SAN FRANCISCO XAVIER DE CHUQUISACA
Bolivia
Año de fundación
1624
Naturaleza jurídica
Universidad Pública Autónoma
N’ de estudiantes a 2012
43.207 (63 carreras en 15 facultades)
Ingresos anuales
Sitio Web
1.1.
71.784.858 $us.
http://www.usfx.info/
Antecedentes del caso.
La vieja administración, tradicional y reactiva, de la Universidad adolecía de una debilidad
mayor: un presupuesto formulado en la administración central, sobre una base histórica y
desarticulado del resto de sistemas de administración, lo cual en las unidades facultativas
redundaba en un excesivo nivel de dependencia financiera, ausencia de proyección
estratégica y un escaso margen de acción para sus autoridades.
Al mismo tiempo, se planteaba desde las unidades una demanda de mayores niveles de
participación interna, vinculación con los sectores de la sociedad y generación de
recursos propios, sumándose a ello el desinterés del gobierno nacional en sustentar el
desarrollo de las universidades públicas autónomas.
Con todo, se torna impostergable la necesidad de una nueva estructura organizacional:
flexible, eficiente, dinámica, de respuesta rápida a los desafíos del contexto, y que
posibilitara para las unidades unas mínimas condiciones de sostenibilidad, potenciando su
capacidad de gestión.
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Evaluación del participante
No sería fácil para la Universidad, más aún dado su gran pasado histórico, emprender el
reto, sin que se sumaran sus integrantes a esta transformadora acción universitaria.
1.2.
Acciones implementadas/impactos.
Figura N° 1: Descentralización de la Gestión Administrativa y Financiera
Fuente: Elaboración Propia
Buenas Prácticas
Impacto
Beneficios
Compromiso facultativo en su
desarrollo y proyección.
Formulación de
1
Planes Estratégicos,
Operativos y
PRÁCTICAS
Presupuestos en
Autonomía
Descentralización
de
la
gestión
administrativa
y
financiera de la
Universidad.
en
generación
la
y
utilización de recursos
Registro contable y
elaboración de
Equilibrio presupuestario
Disponibilidad de recursos.
Agilidad en gastos operativos.
Optimización en el uso de recursos
humanos, financieros y
tecnológicos.
Disponibilidad de información
presupuestaria y contable
oportuna.
Rendición de cuentas a la
Administración Central.
estados financieros
en las unidades
Control de gestión
estratégico, operativo
y presupuestario
Responsabilización de decanos
por la gestión facultativa.
Evaluación como proceso de
mejora continúa.
Orientación de la administración
hacia una gestión por resultados.
En lo esencial, la descentralización consistió en delegar ‘un grado de autoridad” a las
unidades facultativas, permitiéndoles tomar ciertas decisiones hasta entonces reservadas
para las autoridades superiores. Inicialmente, el Honorable Consejo Universitario dispone
el cobro de una matrícula facultativa (para gastos operativos), así como contabilidad,
cuentas bancarias independientes y estados financieros facultativos; más adelante, se
implementarían los sistemas: programación de operaciones, organización administrativa,
presupuesto, administración de bienes y servicios, contabilidad y tesorería, bajo un
enfoque sistémico y de acuerdo al siguiente grado de descentralización:
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Evaluación del participante
Figura N° 2: Grado de Descentralización
Fuente: Elaboración Propia
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
UNIDADES FACULTATIVAS
Planificación Estratégica facultativa
Planificación Estratégica Institucional
Planificación Operativa
Organización interna
Estructuración organizacional y Reglamentos
Gestión de recursos humanos y financieros
Directrices de gestión administrativa
Control de gestión a nivel facultativo
Control de gestión (estratégico y operativo)
Evaluación de programas académicos
Evaluación institucional
Evaluación de desempeño del personal
GESTIÓN
FINANCIERA
Normas para la generación de recursos
Generación de recursos
Generación de recursos y gastos operativos
en administración central
Remuneraciones, beneficios sociales y becas
Gestión estratégica de proyectos de
infraestructura y equipamiento
Normas, directrices y techos financieros para
Gastos operativos de las facultades
SIGMA
Gestión de proyectos con recursos propios
facultativos
Suscripción de convenios
Gestión de proyectos de investigación e
interacción social
La premisa del proceso era mantener un equilibrio centralización-descentralización,
preservando el sentido de unidad y misión institucionales, enfocando la gestión de las
autoridades superiores en las decisiones estratégicas, y delegando en Decanos las
operativas. El acompañamiento con reglamentos y mecanismos técnicos e informáticos
sería la estrategia del éxito.
1.3.
Lecciones aprendidas.
Positivas:
-
Desburocratización y equidad en la distribución de los recursos de inversión, en la
Administración Central, y, en el nivel de las unidades facultativas: fortalecimiento
de las capacidades ejecutivas, mayor eficiencia, disponibilidad de recursos para
gastos operativos.
-
Mayor vinculación con el entorno, a través de convenios y proyectos.
-
Competitividad entre las unidades
-
Corresponsabilización de autoridades facultativas en la gestión universitaria.
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Evaluación del participante
Aspectos sensibles:
-
Manejo todavía centralizado en las áreas: recursos humanos, otorgación de becas
y asignación de recursos para inversión en infraestructura física y equipamiento.
-
Retardación en la recopilación de información, y dificultades de seguimiento
y control, por falta de un sistema de información integrado.
1.4.
Retos futuros.
De la experiencia con el nuevo modelo, resultan como retos:
Perfeccionar la gestión de las unidades facultativas, en el marco de la identidad, la
estrategia y la normativa definidos en el nivel institucional.
Mejorar el control de Gestión y la Evaluación universitaria en todos los niveles
El establecimiento de un sistema de gestión e información integral.