FPB - Técnicas administrativas básicas
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1 La organización empresarial Vamos a conocer... 1. La empresa 2. La organización empresarial 3. Las tareas administrativas básicas empresariales FICHA DE TRABAJO 1 La organización formal e informal en las organizaciones FICHA DE TRABAJO 2 Investiga sobre la organización de El Corte Inglés Y al finalizar esta unidad… ■ ■ ■ ■ ■ ■ Libro 1.indb 4 Sabrás cómo se organiza una empresa. Identificarás los diferentes tipos de empresa que existen en el mercado. Conocerás el funcionamiento de la empresa y sus diferentes estructuras. Reconocerás las funciones de la empresa teniendo en cuenta sus objetivos. Aprenderás a reconocer las diferencias básicas entre distintos modelos de organización empresarial. Sabrás valorar la importancia de las tareas administrativas. 29/05/14 15:20 La organización empresarial 1. La empresa La empresa desempeña importante papel en la economía actual. Su función principal consiste en la producción de bienes y servicios, aunque también cumple con otras funciones y objetivos. Esta función básica de producción no podría desarrollarse sin la relación con otros agentes económicos: las economías domésticas, que asumen la función de consumo en las adquisiciones que realizan; y los trabajadores, como factor productivo para desarrollar la actividad en la empresa. Los trabajadores, con la percepción de su renta como compensación a esta actividad, compran la producción a las empresas. No es posible establecer una única definición de empresa, aunque al enumerar alguna de sus características podemos darle forma a una: ■ La empresa está formada por un conjunto de factores de producción. ■ Persigue fines y objetivos que justifiquen su existencia. ■ ■ Los factores de producción deben ser coordinados a través de la dirección para alcanzar los objetivos. Actúa bajo condiciones de riesgo. Empresa Saber más Los viveros de empresas La Administración considera fundamental la creación de empresas respecto a los avances sobre política de empleo. Con este fin se crean espacios físicos, generalmente vinculados a los ayuntamientos y diseñados para acoger empresas de nueva creación, en los que los emprendedores disponen tanto de instalaciones como de servicios con precios económicos. Pretenden promover la creación de empresas y suelen centrarse en las que son innovadoras o implican avances tecnológicos. Normalmente una de las condiciones requeridas para la acogida de la empresa es la presentación de un plan empresarial que demuestre su viabilidad futura. Organización en la que una persona o grupo de personas desarrollan determinadas actividades, a partir de la combinación y coordinación de diferentes factores de producción, para alcanzar los objetivos planificados y producir y/o distribuir bienes y/o servicios, con fines lucrativos, que pone a disposición del público. Para lograr sus objetivos de una manera eficaz, es necesario una organización que haga posible la coordinación de todos los elementos y medios que integran la empresa. En esta unidad estudiaremos la empresa en relación con su forma de organización interna, independientemente del sector económico donde desarrolle su actividad o de los objetivos que se hayan establecido. 1.1. Clasificación de las empresas Existen diferentes formas de clasificar las empresas a partir de las características específicas que estas poseen. Del tipo de empresa creada y de los objetivos que se plantee dependerá su organización. A pesar de que en esta unidad se estudiará la organización de la empresa de forma generalizada, conviene conocer los diferentes tipos de empresas que existen. Cuatro Torres Business Area, en Madrid. 5 Libro 1.indb 5 29/05/14 15:20 Unidad 1 La siguiente tabla muestra un resumen de los distintos tipos de empresas a partir de diferentes criterios de clasificación: CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Según su ACTIVIDAD Según su TAMAÑO Según su FORMA JURÍDICA Por la PROPIEDAD DEL CAPITAL Por el ÁMBITO GEOGRÁFICO donde desarrollan su actividad ■ Empresas del sector primario: agrícolas, ganaderas, pesqueras, extractivas y forestales. ■ Empresas del sector secundario: transforman unas materias primas de empresas del sector primario o productos de empresas del sector secundario en otros productos. ■ Empresas del sector terciario: no producen bienes, prestan servicios. ■ Grandes. ■ Medianas. ■ Pequeñas. ■ Microempresas. ■ Empresario individual: una persona aporta el capital, dirige la empresa y asume el riesgo. ■ Colectiva o sociedad: varias personas aportan el capital para conseguir unos rendimientos. ■ Empresas privadas: todo el capital es aportado por personas o empresas privadas. ■ Empresas públicas: todo o parte del capital es propiedad del Estado. ■ Empresas locales: desarrollan sus actividades en una localidad, provincia o comunidad autónoma. ■ Empresas nacionales: ejercen su actividad en todo el territorio nacional. ■ Empresas internacionales: desarrollan su actividad en más de una nación. Ejemplos La empresa FRUTAS EL BOSQUE, S. A., con domicilio en Avda. de Montserrat, 67, del Polígono Industrial Playa II de Barcelona, se dedica a la compraventa de frutas, y realiza operaciones comerciales con otros países europeos, entre los que se encuentran Francia, Italia y Suiza. Cuenta en su plantilla con 2 000 trabajadores. Con esta información podemos clasificar a esta empresa a partir de los diferentes criterios de la siguiente forma: ■ Según su actividad: empresa del sector terciario, ya que no recolecta las frutas, ni se trata de una empresa industrial, pues no produce ni transforma los productos que comercializa: los compra para venderlos posteriormente. Su actividad es la compraventa. ■ Según su tamaño: tiene 2 000 trabajadores, por lo que es una empresa que se considera grande. ■ Según su forma jurídica: colectiva o sociedad, al tratarse de una S. A. ■ Según la propiedad del capital: privada, su capital es aportado por los socios. ■ Según el ámbito geográfico: internacional, ya que desarrolla su actividad en más de un país. 6 Libro 1.indb 6 29/05/14 15:20 La organización empresarial 1.2. El empresario Al frente de la empresa se encuentra el empresario. Es el encargado de dirigir, controlar y supervisar todas las actividades y acciones que se llevan a cabo en la empresa. Aporta el capital necesario para constituirla y organiza las tareas necesarias para que la producción de bienes o servicios se lleve a cabo. Desde un punto de vista jurídico es posible hacer una clasificación de los empresarios, y así se distingue entre: ■ Empresario individual: lo conforma la persona física individual que por sí misma o por medio de representante ejerce con habitualidad una actividad económica de producción de bienes o servicios. Según la legislación española, tiene capacidad para ser empresario individual cualquier persona mayor de 18 años, los menores de edad emancipados que tengan libre disposición de bienes y los menores o incapacitados a través de sus representantes legales. La empresa individual tiene responsabilidad universal, es decir, responde con todos sus bienes presentes y futuros; no hay diferenciación entre el patrimonio de la empresa y el personal del empresario. ■ Empresario social: se emplea esta expresión referida al empresario como persona jurídica. En este caso, se constituye mediante contrato de sociedad a través del cual dos o más personas se obligan a poner en común trabajo y recursos económicos para obtener un beneficio. Sociedades mercantiles Sociedad colectiva Sociedad comanditaria Sociedad de responsabilidad limitada (S. L.) Sociedad anónima (S. A.) Sociedad laboral Es requisito imprescindible el constituirse mediante escritura pública e inscribirse en el Registro Mercantil; una vez constituida, la empresa tendrá personalidad jurídica propia. La elección de la forma jurídica de la empresa es de gran importancia en el momento de su constitución. Por ello, antes de tomar una decisión deben analizarse previamente las características de las distintas formas jurídicas y valorar las ventajas e inconvenientes que presenta cada una de ellas. Actividades 1. ¿Qué entiendes por empresario? Pon un ejemplo que conozcas en tu entorno. 2. ¿Es posible según la legislación española que María, de 17 años, sea empresario individual? Razona tu respuesta. 3. ¿Qué quiere decir que el empresario individual tiene responsabilidad universal? 4. Averigua qué tipo de responsabilidad presenta una sociedad mercantil. ¿Qué la diferencia respecto al empresario individual? 5. Luis Gómez Harte es un empresario individual que va a cerrar su empresa porque ha acumulado deudas por un importe de 36 000 Ð. ¿Qué consecuencias tendrá esta deuda sobre su patrimonio personal? 6. Pedro Martínez Marín quiere crear una empresa dedicada a la producción de muebles de baño, y para ello necesita reunir un capital bastante considerable. Teniendo en cuenta únicamente esta consideración, indica cuál sería la forma jurídica que le aconsejarías adoptar. 7 Libro 1.indb 7 29/05/14 15:20 Unidad 1 1.3. Funciones de la empresa Para que la organización empresarial pueda conseguir los objetivos propios que se ha planteado, es necesario que planifique y realice una serie de funciones concretas. Ninguna de estas funciones puede actuar de forma autónoma, por sí sola, sino que las funciones deben desarrollarse de forma coordinada y coherente, relacionando las actividades para no duplicarlas u omitirlas por descoordinación. Así pues, podemos resumir las funciones de la empresa en las siguientes: ■ ■ ■ Organizar y dirigir el proceso de producción, aunque en ocasiones determinados aspectos y líneas de actuación de la actividad sean regulados por distintos organismos estatales. Asumir ciertos riesgos técnicos y económicos propios de la función anterior, al desconocer el resultado final de su actividad. Son regulados por los principios de responsabilidad y control de la empresa. Crear empleo y riqueza: contrata a trabajadores para realizar las tareas planificadas y crea productos o servicios. 1.4. Estructura de la empresa La estructura de la empresa forma parte de los elementos que componen la organización de la empresa, junto con los objetivos, los recursos, la base legal y el proceso. Se encuentra constituida por los distintos órganos de gobierno y unidades administrativas que se han establecido en la organización. Constituye la columna vertebral de la empresa y es necesario que se establezca de acuerdo a sus necesidades, tamaño, tipo y cualquier otra característica especial que esté fijada en la organización, y que en ningún momento sea contraria a estos. Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, a partir de los objetivos, del entorno y los medios disponibles. Entre los tipos de estructuras organizativas más habituales se encuentran las siguientes: 1.4.1. Estructura formal Reunión formal de empleados de una empresa. Está diseñada por los responsables de la organización para conseguir los objetivos propuestos. Muestra la estructura oficial para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Las funciones y sistemas están definidos. Se encuentra basada fundamentalmente en el trabajo. 8 Libro 1.indb 8 29/05/14 15:20 La organización empresarial Este tipo de estructura posee una serie de ventajas e inconvenientes que se muestran en la siguiente tabla: ESTRUCTURA FORMAL VENTAJAS INCONVENIENTES ■ Fácil reconocimiento de la jerarquía de mando. ■ Estructuras rígidas. ■ División clara de las competencias de cada nivel. ■ En ocasiones dificulta la comunicación. 1.4.2. Estructura informal La estructura informal es el conjunto de relaciones que aparecen entre las personas que trabajan en la empresa, y que surgen y se desarrollan de forma espontánea. Entre los empleados surgen relaciones personales que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control, costumbres y rutinas habituales que no han sido enunciadas oficialmente, pero que en ocasiones cubren lagunas no establecidas en la estructura formal. En la práctica, la organización informal es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organización. La situación ideal en cuanto a organización es que coincida la organización formal con la informal, de manera que los jefes formales también sean reconocidos como líderes informales. Reunión informal de empleados de una empresa. Este tipo de estructura posee una serie de ventajas e inconvenientes que se muestran en la siguiente tabla: ESTRUCTURA INFORMAL VENTAJAS ■ Relacionada con el sistema formal ayuda a resolver conflictos. ■ Aligera la carga de trabajo de gestión, al reducir los directivos el control si la estructura informal funciona correctamente. ■ Mejora la cooperación de los trabajadores si se encuentran dentro de los dos tipos de estructuras. INCONVENIENTES ■ Conflictos con los roles: las decisiones que a veces van a tomarse por un directivo favorecen a la empresa, pero no al grupo informal al que pertenece. ■ Rumorología: comunicaciones falsas y no contrastadas de los hechos. Actividades 7. ¿Qué diferencias encuentras entre la estructura formal de la organización de una empresa y la estructura informal? ¿Existe alguna similitud? 8. ¿Es posible considerar como ventaja de la organización informal el que se difundan rumores por la organización para aclarar distintos aspectos de esta? 9. ¿Es una ventaja de la organización formal tener una estructura rígida con competencias definidas? 10. Pon un ejemplo de organización formal e informal para un tipo de empresa. 11. ¿Por qué se dice que la empresa asume riesgos técnicos y económicos? 12. ¿Cuándo y cómo crea una empresa empleo y riqueza? 13. ¿Qué es necesario tener en cuenta para establecer la estructura empresarial? 9 FPB Tecnicas administrativas basicas - Ud01.indd 9 02/06/14 13:59 Unidad 1 2. La organización empresarial Toda actividad humana tiene que estar organizada para conseguir un fin. Saber más El estudio de la organización administrativa de la empresa comenzó a principios del siglo XX con Taylor y Fayol. Hicieron sus principales contribuciones al estudio de la organización empresarial a través de diferentes teorías: la teoría de la administración científica y la teoría clásica de la administración, respectivamente. Ambas teorías perseguían un objetivo común: la eficacia en las organizaciones empresariales, pero con diferencias. La teoría de Fayol se enfocaba hacia la estructura general de la organización, y, en cuanto a la jerarquía, centró su estudio en el área superior. Taylor se centraba en el método y las herramientas de trabajo para mejorar la eficacia de la organización, a través de la creación de los departamentos, y en el estudio del nivel operario (trabajadores) en la pirámide jerárquica. En el ámbito empresarial, podemos definir la organización como la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa, y las actividades necesarias para lograr sus objetivos planteados y distribuirlos en el tiempo. Para que la organización sea eficiente será necesario: ■ ■ ■ ■ Identificar y clasificar las actividades que se deben realizar. Agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos siguiendo un criterio común. Asignar a cada grupo de actividades un administrador para su control. Estimular la coordinación horizontal (aquella que se da en el mismo nivel jerárquico) y vertical (se da desde niveles altos de jerarquía hasta otros inferiores y viceversa) de la estructura jerárquica de la empresa. Generalmente, la organización es responsabilidad de la dirección de la empresa o empresario, que establece la estructura. 2.1. Principios de organización empresarial Las empresas, como ya se ha estudiado a lo largo de la unidad, para combinar sus elementos y conseguir los objetivos propuestos deben tener establecida una estructura interna. Para que esta estructura sea eficaz y eficiente deben estar muy claros los objetivos que se pretenden alcanzar, así como las funciones y actividades que se deben desarrollar para llegar a estos fines. Por todo esto, se ha de tener en cuenta, al diseñarla, una serie de principios de organización empresarial. Estos principios son pautas con fines orientativos para la dirección de la empresa, que deben seguirse y ser tenidas en cuenta antes de establecer o seleccionar una estructura. ■ División del trabajo Jerarquía ■ PROCESO DE ORGANIZACIÓN Coordinación Departamentalización Elementos del proceso organizativo. ■ Principio de unidad de objetivo: todas las actividades realizadas en la organización de la empresa deben estar relacionadas con los objetivos planteados. Los objetivos particulares serán subordinados al objetivo general marcado por la empresa en el caso de mostrarse contradictorios con este último. Principio de jerarquía: este principio señala un orden claro en la autoridad, estableciendo una cadena jerárquica. En ella todos deben conocer quiénes son sus superiores y quiénes sus subordinados jerárquicos. En esta cadena alguien deberá figurar como autoridad suprema. Principio de unidad de mando: para desarrollar las tareas encomendadas en la empresa es necesario que cada subordinado tenga un solo superior, y que se conozca en cada momento de quién puede recibir instrucciones y ante quién debe exponer los resultados de su trabajo. Esto favorece una clara asignación de tareas a cada subordinado, 10 Libro 1.indb 10 29/05/14 15:20 La organización empresarial impidiendo interferencias en los mandos, y evita ocasionar confusión e ineficiencia en los trabajadores. ■ ■ ■ ■ Principio de delegación de autoridad y responsabilidad: se debe delegar (permitir) la autoridad y las funciones hasta los niveles más bajos en la pirámide de jerarquía que sea posible. Por otro lado, se encuentra referido a que cada grado de responsabilidad debe corresponderse al grado de autoridad necesario para hacerla cumplir. Principio de especialización: este principio indica la necesidad de los trabajadores de desempeñar sus tareas en relación con su conocimiento y especialización en ellas. En la mayor parte de las empresas las tareas son desarrolladas de forma específica y concreta, lo que origina la división del trabajo. Principio de departamentalización: consiste en agrupar de forma adecuada las actividades necesarias para la organización en departamentos específicos. Principio de motivación: es necesario que desde la dirección de la empresa se desarrollen todas las acciones necesarias para conseguir trabajadores implicados y motivados para alcanzar los objetivos empresariales formulados. Saber más Dentro de las acciones que las empresas realizan para intentar conseguir mayor implicación y motivación en los trabajadores en el puesto de trabajo, cabe destacar, entre otras: ■ Incluir planes formativos entre las actividades planteadas. ■ Promoción en el puesto de trabajo. ■ Implantar la conciliación familiar, aportando flexibilidad en el horario laboral. ■ Fomento de la formación individualizada externa. ■ Compromiso con los trabajadores. Actividades 14. Observa el siguiente organigrama, que corresponde a la empresa PAPILESA, de Cáceres. Se trata de una empresa pequeña dedicada a la compraventa de material de oficina. Todos los días María Sanz, Lorenzo de Valle y Arturo López van a tomar café juntos a una cafetería cercana. Todos los martes Ana Pineda, Roberto Martín y Pedro Martín quedan para ir al cine fórum que organiza un cine del barrio. DIRECTOR Pedro Martín ABOGADA Josefa Miranda JEFA DE COMERCIAL María Sanz COMPRAS Lorenzo Valle VENTAS Roberto Martín ALMACÉN Ana Pineda JEFE DE PRODUCCIÓN Arturo López JEFA DE ADMINISTRACIÓN Susana Martín TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS 15. A la vista de la organización que se muestra y de las consideraciones que se han aportado, indica qué tipos de estructura reconoces en esta empresa. 11 Libro 1.indb 11 29/05/14 15:20 Unidad 1 2.2. Tipos de organización empresarial El intento de establecer normas para determinar las relaciones entre los distintos niveles jerárquicos y la aplicación de los principios anteriormente estudiados hacen que cada empresa tenga su propia estructura organizativa en función de sus objetivos, tamaño, tipo de actividad y coyuntura que atraviesa en un momento dado. Los tipos de organización muestran la forma interna de organizarse y la gestión que llevan a cabo, pero de cualquier forma la organización deberá buscar el modelo que mejor se adapte y ayude a conseguir los objetivos que han de alcanzarse. La organización jerárquica es típica de las pymes. 2.2.1. La organización jerárquica Este modelo se basa en los principios de unidad de objetivo, jerarquía y delegación de autoridad y responsabilidad ya estudiados, basados en la unidad de mando, por el que cada persona debe responder a su inmediato superior del equipo de personal del que es responsable, y este a su vez de su inmediato superior, del objetivo general programado. Los poderes se concentran en el mando superior y se van delegando. Conforme se desciende de nivel jerárquico, estos se limitan. Este tipo de organización es típica de las pymes (pequeñas y medianas empresas), donde la línea de autoridad está claramente definida y la autoridad se concentra en una sola persona. Ejemplo de organización jerárquica: Director general Jefe del Dpto. de Ventas Comercial 1 Comercial 2 Jefe del Dpto. de Compras Administrativo 1 Administrativo 2 Jefe del Dpto. de Almacén Operario 1 Operario 2 Las ventajas e inconvenientes que presenta este tipo de organización son las siguientes: VENTAJAS INCONVENIENTES La comunicación de información y órdenes es directa. La concentración de poderes requiere aumento de especialización. Resulta difícil ser experto en todo. Mantenimiento fácil de la disciplina. El crecimiento de la empresa supone un crecimiento de los niveles jerárquicos. Conocimiento en todo momento de los superiores jerárquicos. Rígida: limita la iniciativa del trabajador. Simplicidad en la aplicación. Simplicidad en la aplicación. 12 Libro 1.indb 12 29/05/14 15:20 La organización empresarial 2.2.2. La organización funcional Este tipo de organización está basado en los principios de especialización y departamentalización. Surge con el fin de eliminar los límites de la organización jerárquica y la falta de adaptación de esta a las demandas de especialización. Su característica fundamental es que los subordinados de niveles inferiores en la pirámide de jerarquía son especialistas en diferentes ámbitos y pueden recibir órdenes e instrucciones de varios jefes diferentes; cada uno de ellos es también especialista en la función de la que es responsable. Este tipo de organización es bastante utilizada en empresas de tamaño medio-grande, o grandes, desde el momento en que es necesario que existan expertos bien coordinados en cada una de las áreas. Ejemplo de organización funcional: Consejo de administración Director general Director de Producción Director Comercial Director Financiero Empleado Las ventajas e inconvenientes que presenta este tipo de organización son las siguientes: VENTAJAS INCONVENIENTES Los trabajadores disponen de mayor flexibilidad en la organización. La línea de autoridad no está definida. Cada trabajador dispone del asesoramiento de un experto. La especialización puede hacer olvidar el objetivo general. Comunicaciones rápidas que implican mejoras en la coordinación. Los trabajadores pueden recibir órdenes contradictoras de diferentes jefes. Menor disciplina. 13 Libro 1.indb 13 29/05/14 15:20 Unidad 1 2.2.3. Organización mixta En este modelo organizativo se combina la organización jerárquica y la organización funcional, con lo que se intentan aprovechar los puntos positivos de ambos tipos. Está basado en la distinción entre jefes con autoridad (extraído del modelo jerárquico) y técnicos especialistas, a los que es necesario tener en consideración antes de tomar una decisión (extraído del tipo funcional). De esta forma, el jefe con autoridad recibe los informes de los técnicos, llamados asesores u órganos staff, y bajo su responsabilidad se toma la decisión. La función staff consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar técnicamente a las unidades de mando, pero en ningún caso están capacitadas para poder dar órdenes ni tomar decisiones. En algunas empresas, este órgano staff es un órgano externo a la estructura de la empresa, y en otras está integrado por trabajadores que integran la plantilla de la empresa. Ejemplo de organización mixta: Director general Adjunto director Asesoría fiscal Gabinete de estudios técnicos Director de Producción Director Comercial Director Financiero Empleado Las ventajas e inconvenientes de este tipo de organización son las siguientes: VENTAJAS INCONVENIENTES Permite el uso de especialistas en diferentes departamentos. En ocasiones los órganos asesores (staff) dan opiniones sin mucho estudio, debido a que carecen de responsabilidad. Se mantiene la unidad de mando, evitando los inconvenientes que surgían en la organización funcional. Es posible que entre la autoridad formal y el órgano staff surjan conflictos en la toma de decisiones. 14 Libro 1.indb 14 29/05/14 15:20 La organización empresarial 2.2.4. Organización por divisiones Este modelo ha surgido por las necesidades planteadas en la dirección moderna de la empresa, ante un crecimiento diversificado de las organizaciones. Una división es una unidad organizativa típica de grandes empresas, en las que cada departamento actúa como si fuese casi una empresa, llegando a plantear incluso sus propios objetivos, pero sin dejar de depender de otra unidad de mando superior, la dirección general. Los criterios para realizar estas divisiones suelen ser: ■ Productos. ■ Áreas geográficas o territorios. ■ Tipos de consumidor o clientes. ■ Funciones. ■ Procesos de fabricación. CRITERIOS FUNCIONES Administración TERRITORIO Director de Europa PRODUCTOS O SERVICIOS Director Producción Director de América PROCESOS DE FABRICACIÓN Producción Ensamblado Pintura Sección juvenil Empresas pequeñas. Áreas geográficas en las que actúa la empresa bajo la dirección de un responsable. Multinacionales, empresas de seguros, grandes almacenes. La empresa ofrece distintos productos o servicios diferentes. Empresas que diversifican su producción en varios artículos. Distintas etapas o procesos de fabricación de los productos. Empresas industriales. Se organizan por el tipo de clientes, que demandan productos diferentes. Grandes almacenes. agencias de viajes, editoriales. Sección adultos Embalaje Director Sección adultos Actividades o tareas que vayan a realizarse por la empresa. Director de Asia Director Sección juvenil EJEMPLOS Comercial Director general Sección infantil CLIENTES DESCRIPCIÓN Sección niños 15 Libro 1.indb 15 29/05/14 15:20 Unidad 1 3. Las tareas administrativas básicas empresariales Saber más Las tareas básicas más representativas incluidas en la función administrativa son: ■ Planificación. ■ Organización. ■ Dirección. ■ Coordinación. ■ Control. Las tareas administrativas no son privativas de la alta dirección, sino que se reparten por toda la jerarquía de la empresa. Los bloques de funciones administrativas que se van a explicar a continuación se dan siempre en cualquier empresa, con independencia del tamaño y la complejidad o simplicidad de esta. A cada función le corresponden capacidades específicas que deben poseer las personas que las vayan a desempeñar. 3.1. La función administrativa Es la encargada de coordinar y sincronizar el resto de funciones que se dan en la empresa. No existe un acuerdo unánime sobre el número y el contenido de las tareas básicas administrativas que pueden darse en la empresa. Estas serán diferentes teniendo en cuenta el tipo de organización (centralizada o descentralizada), dónde se realizan o el tamaño de la empresa. Las que a continuación se desarrollan son aquellas en las que la mayoría se ha puesto de acuerdo. Están expuestas de forma secuencial, según van surgiendo, aunque este no tiene por qué ser su orden definido. Normalmente están interrelacionadas unas con otras, y surgirán y se ejecutarán tareas por ejemplo en la organización; posteriormente se habilitarán mecanismos de coordinación referentes a estas tareas, a pesar de no estar situados inmediatamente después. Los objetivos de la función administrativa se desarrollan de forma individualizada en cada una de las tareas, que a continuación se describen de forma más detallada. 3.1.1. Planificación Función de la administración en la que se determinan los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlos y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades, es decir, establecer en qué dirección debe ir la empresa. Del mismo modo, hay que determinar los cambios de estrategias que se deberán aplicar para hacer frente a nuevos desafíos y las posibles ampliaciones que se pueden realizar. Características de la planificación: ■ Proceso permanente y continuo. ■ Orientada hacia el futuro. ■ Busca que todas las decisiones sean racionales. ■ Selecciona entre las alternativas propuestas. ■ Utiliza la técnica de coordinación. 16 Libro 1.indb 16 29/05/14 15:20 La organización empresarial 3.1.2. Organización Basada en la división del trabajo, ya que en cualquier actividad productiva (de bienes o servicios) que no sea individual se necesitará una mínima organización que distribuya entre los trabajadores las tareas que van a realizarse, con la finalidad de obtener bienes o servicios de calidad y a un coste mínimo. Se puede definir organización como la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa para conseguir un fin: obtener un bien o servicio. En esta función se determina qué hay que hacer, quiénes lo hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. Saber más Manual de organización Este manual da a conocer qué debe hacer cada persona, cada departamento u organismo, describiendo los deberes y responsabilidades, y las atribuciones de cada uno con respecto al grupo de personas que trabaja a su cargo. El primer paso que se realizará en la organización será la definición o descripción de los puestos de trabajo, la asignación de responsabilidades a cada uno de ellos y el establecimiento de relaciones de autoridad y coordinación mediante la determinación de los niveles de jerarquía. La organización en la empresa debe ser permanente, ya que es una forma de que sus componentes conozcan cómo va su funcionamiento, además de la existencia de reglas, manuales de organización y capacitación claros, y una serie de principios que dirijan su marcha. En cualquier caso, la organización debe adecuarse a la estructura, los objetivos y los recursos con los que se cuenta. Hay dos razones fundamentales por las que es conveniente organizar: 1. Existe gran cantidad de cosas que no pueden ser realizadas por una sola persona y, por lo tanto, deben unirse varias para ejecutarlas. 2. Aprovechar los beneficios que conlleva la división del trabajo y la especialización en cada puesto. 3.1.3. Dirección En esta fase del proceso se hace referencia a la forma de guiar, orientar e impartir las órdenes o instrucciones al personal, influyendo para que aporte su esfuerzo y se implique en la organización. Es importante tener en cuenta las cualidades personales de quien va a estar en la dirección actuando como líder: de él dependerá la elección de un canal de comunicación efectivo con los equipos de trabajo y ocuparse de la resolución de posibles conTiene en su cargo flictos. Las características de las instrucciones que la dirección dirige al personal son importantes para que sea posible conseguir eficiencia y una correcta información. Estas deberán ser: ■ Claras: comprensibles. ■ Razonables: no pedir algo inalcanzable. ■ Completas: si no lo estuvieran podrían inducir a confusión. el control total Consejo de administración Encargado del nivel organizativo Alta dirección Nivel técnico Mandos intermedios Ejecución de las tareas Empleados Estructura organizativa piramidal. 17 FPB Tecnicas administrativas basicas - Ud01.indd 17 30/05/14 13:03 Unidad 1 Entre las tareas que realiza la función de dirección se encuentran: ■ ■ Gestionar los recursos con los que cuenta la empresa de la mejor manera posible. Dirigir al personal de forma eficiente. 3.1.4. Coordinación En todo proceso debe existir una coordinación entre el personal que realiza las actividades y las operaciones que se ejecutan, y de esta forma eliminar cualquier obstáculo que pueda surgir en los procesos realizados en la empresa. Esta coordinación puede ser obtenida a través de diferentes medios: ■ La coordinación es una función básica en una empresa. ■ Consultas entre unas personas y otras: estas pueden ser organizadas; la persona a la que se consultará es designada previamente, o puede surgir de forma espontánea. Grupos de trabajo y discusión, círculos de calidad: están constituidos desde el comienzo del proyecto, y en ellos se establecen tareas, fechas de coordinación y finalización. 3.1.5. Control Consiste comprobar si los resultados obtenidos y las actividades realizadas son iguales a los programados, para detectar y corregir posibles desviaciones de los objetivos establecidos de forma inicial. Es posible también a través de esta función observar el uso de los recursos que se han utilizado para obtener el objetivo u objetivos programados. El control no tiene por qué ser necesariamente ejercido por la persona con más autoridad en la empresa, sino que es posible que esté distribuido por niveles, de la misma manera que ocurre en la división del trabajo, o como se haya planificado en relación a la estructura, tipo de empresa y objeto producción. El proceso de control se puede dividir en varias fases, y las acciones que se realizan en ellas son: ■ Establecer estándares o modelos de comparación. ■ Medición de lo realizado. ■ Comparación de lo realizado con lo planeado. ■ Corrección de las desviaciones en los planes. Actividades 16. Indica si cada una de las actividades y características de la función de planificación que se describen a continuación son verdaderas o falsas. a) Es un proceso que se origina al comienzo de cualquier actividad, para luego dar paso a otras funciones. b) La función de planificación coordina las actividades que va a realizar la organización. c) Está orientada al presente. d) Modifica las alternativas propuestas para seleccionar las más adecuadas para el momento actual y futuro. e) Si se deben realizar cambios, a través de esta función se determinan las posibles modificaciones que pueden aplicarse. 18 Libro 1.indb 18 29/05/14 15:20 Unidad 1 EN RESUMEN La organización empresarial Definición La empresa Clasificación Estructura: formal e informal Principios de organización La organización empresarial Tipos de organización Jerárquica Funcional Mixta Por divisiones Planificación Las tareas administrativas básicas empresariales Organización La función administrativa Dirección Coordinación Control Glosario ■ Función: actividad que desarrolla una persona u organización. ■ Objetivos: metas que conseguir en algún tipo de actividad. Es posible realizar una clasificación con objetivos generales y secundarios. ■ Empresario: persona física que gestiona y dirige la empresa, y en ocasiones aporta también el capital para iniciar el negocio. ■ División del trabajo: comprende la base del trabajo en equipo, y se entiende como el número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para que sea posible producir un bien o un servicio. ■ Viabilidad empresarial: estudio y análisis de un proyecto empresarial para determinar si es posible llevarlo a cabo de forma satisfactoria en las condiciones que se fijaron previamente. ■ Organismos estatales: son instituciones del Estado encargadas de gestionar áreas de la Administración Pública. ■ Competencias: capacidades que posee un determinado órgano de gobierno en la empresa, departamento o área funcional para realizar una función o tomar decisiones. 19 Libro 1.indb 19 29/05/14 15:20 Unidad 1 ACTIVIDADES FINALES RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS Repaso 1. ¿Qué tipos de empresas conoces? ¿Cuáles son sus actividades? 2. Explica cuál crees que es en general el objetivo principal de una empresa privada. 3. ¿Crees que puede tener la empresa otros objetivos secundarios, además del definido como principal? 4. Indica en la siguiente relación a qué sector económico pertenecen los siguientes tipos de empresas. a) Guardería. f) Una peluquería. b) Fábrica de automóviles. g) Una empresa de mensajería. c) Un taller de reparación de automóviles. h) Una sucursal bancaria. d) Una granja de cerdos. i) Un restaurante. e) Una plantación de hortalizas. j) Una industria de producción de conservas. 5. Clasifica las empresas en función de la titularidad del capital aportado. 6. ¿Qué es la unidad de mando? 7. ¿En qué se basa la organización jerárquica? 8. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene el tipo de organización jerárquica? 9. ¿En qué se basa la organización funcional? 10. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene la organización funcional? 11. ¿Qué es una estructura formal? ¿Y una informal? 12. ¿Qué diferencia encuentras entre la estructura formal y la informal? 13. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene la organización mixta? 14. ¿Qué es un órgano staff? 15. ¿Con qué otro nombre es conocida la organización jerárquica? 16. ¿Cuál es el modelo de organización más utilizado en las pequeñas empresas? 17. ¿Cuál es el modelo de organización más utilizado en las medianas y grandes empresas? 18. ¿Cuál crees que es el modelo de organización menos utilizado en las empresas? 19. Indica los principales inconvenientes de la organización jerárquica. 20. ¿En qué tipo o tipos de organizaciones está basada la organización mixta? 21. ¿Qué tipo de autoridad tiene un órgano staff en la organización de la empresa? 22. Indica las principales ventajas de la organización funcional. 23. Relaciona cada definición con el término correspondiente: Planificar Coordinar Organizar a) Combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen la empresa para conseguir un fin: obtener un bien o servicio. b) Función de la administración en la que se determinan los objetivos y se fijan las estrategias para alcanzarlos. c) Conexión de medios y esfuerzos para conseguir un bien o acción común. 24. Luxor es una empresa familiar. ¿Qué tipo de organización es más probable que presente? Razona la respuesta. 25. Si la empresa anterior además de ser familiar tuviese gran tamaño, ¿qué tipo de organización crees que adoptaría? Razona la respuesta. 20 Libro 1.indb 20 29/05/14 15:20 26. ¿Qué tipo de diferencias existe entre una organización jerárquica o lineal y una funcional? 27. Indica en la siguiente pirámide organizativa cada uno de los niveles de organización existentes, y explica cuál es su ámbito de supervisión: C ER UAD NO 28. ¿Es necesario que se den todos los niveles de organización que aparecen en la pirámide anterior en todas las organizaciones? 29. ¿Qué indica el principio de unidad de mando? 30. A continuación se indican ventajas o inconvenientes de distintos tipos de organización. Indica en cada caso a cuál está referida. a) Es rígida e inflexible. b) No hay interferencia de poderes. c) Existe especialización de jefes y subordinados. d) Puede haber conflictos entre el órgano staff y la autoridad formal. 31. Enumera los principios de organización empresarial. Ampliación 32. Indica cuál sería el objetivo principal y cuáles podrían ser objetivos secundarios en una empresa de fabricación de envases de plástico. 33. Explica qué es un vivero de empresas y qué ventajas presenta para aquellos que se benefician de este programa. 34. Investiga si existe algún vivero de empresas cerca de tu zona de residencia. 35. Investiga sobre la clasificación de las pymes (pequeñas y medianas empresas) en relación con el número de trabajadores con el que cuenta cada empresa. 36. ¿En qué se basa la división del trabajo? 37. Comenta la siguiente afirmación: dos empresas con una organización formal muy similar serán diferentes y también su funcionamiento al tener una organización informal diferente. 38. ¿Qué función administrativa se corresponde con las respuestas a las siguientes preguntas? • ¿Dónde estamos? • ¿Dónde deberíamos estar? • ¿Hay que corregir algún punto? 21 Libro 1.indb 21 29/05/14 15:20 Unidad 1 ACTIVIDADES FINALES RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS 39. ¿Qué factores crees que influyen en la aparición de grupos informales en la empresa? ¿Cómo afectan estos a la organización empresarial? 40. ¿Es habitual encontrar a trabajadores con contratos en prácticas que desarrollen su trabajo en un órgano staff? Razona la respuesta. 41. Describe la relación que existe y las diferencias que encuentras entre la organización formal e informal de una empresa. Explica cómo surge cada una de ellas. 42. Observa tu propio centro escolar, y analiza en la organización formal e informal (en el caso de existir las dos) la estructura organizativa que posee. 43. En el mismo centro escolar o en cualquier empresa que pudieras conocer, indica y analiza cada uno de los principios de organización que se dan en ellos. 44. ¿A qué tipo de organización corresponden las siguientes estructuras? Director general Empresas Director general Particulares Staff PYMES Jefe de Administración Grandes empresas Jefe Comercial Jefe de Distribución 45. Indica qué tipo de organización es más conveniente en cada uno de los siguientes casos: a) La empresa Chupetín, que comercializa productos de higiene personal, textil y alimentación infantil. b) Romeo, S. A., dedicada a la fabricación de muebles para baños. Realiza todas las fases por las que pasa el producto: montaje, pintura, acabado y embalaje. c) Ibercom, dedicada a la compraventa de productos ibéricos, realiza sus operaciones a través de diferentes sucursales instaladas en Salamanca, Granada y Zaragoza. 46. Clasifica, a partir de los diferentes criterios de clasificación de las empresas, a ROMIL: su capital fue aportado por D. Genaro Muñoz Balbuena, está domiciliada en A Coruña y se dedica al enlatado de pulpo. Cuenta con 125 trabajadores en plantilla entre su sede de Ferrol y la de Cádiz, que abrió hace dos meses. 47. Indica, según las actividades que se enumeran a continuación, a qué tipo de tareas de la función administrativa corresponden: a) Se determinan los objetivos y se fijan las estrategias para alcanzarlos. b) Influir para que los empleados aporten su esfuerzo y se impliquen en la organización. c) Definir y describir los puestos de trabajo. d) Comparar lo realizado con lo planeado. e) Realización de consultas de unas personas con otras. 48. Relaciona cada palabra de la primera columna con su correspondencia en la segunda: a) Planificar. 1. Ordenar. b) Controlar. 2. Establecer fines. c) Organizar. 3. Comprobar. 22 Libro 1.indb 22 29/05/14 15:20 Unidad 1 EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS 1. En general, el objetivo de la empresa privada es: a) Conseguir beneficios para el conjunto de la sociedad. b) La consecución de beneficios para sus propietarios. d) Los trabajadores disponen de flexibilidad horaria en la entrada y salida al trabajo. 8. Es empresa del sector terciario: c) Obtener beneficios para sus empleados. a) Una fábrica de automóviles. d) Obtener pérdidas para el empresario. b) Un taller de reparación de automóviles. 2. La empresa se define como: c) Una concesionario de automóviles. a) Lugar donde se trabaja. d) Las respuestas b y c son correctas. b) Actividad realizada a través del servicio de trabajadores y empresarios para recaudar dinero de forma anual o trimestral. c) Organización de elementos humanos y materiales, para producir bienes o servicios y conseguir beneficios. d) Organización de todos los elementos humanos bajo la supervisión del empresario, que arriesga su trabajo para conseguir beneficios. 3. La organización informal: a) Está incluida en la organización formal. b) Incluye a la organización formal. c) Es independiente de la organización formal. d) No existe en la organización empresarial. 4. ¿En qué tipo de organización aparece el órgano staff? a) En la organización jerárquica. b) En la organización mixta. c) En la organización funcional. d) En la organización centralizada. 9. La teoría clásica de la administración fue desarrollada por: a) Taylor. b) Fayol. c) Ambos. d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas. 10. El principio de especialización indica: a) La necesidad de los trabajadores de desarrollar tareas para las que están especializados. b) La necesidad de los trabajadores de desempeñar cualquier tarea en sus puestos. c) El establecimiento de la pirámide jerárquica como base del principio. d) El establecimiento de la agrupación de actividades necesarias para la organización. 11. El principio de unidad de mando establece: a) Que es necesario que cada subordinado conozca de quién puede recibir órdenes. 5. Indica cuál de las siguientes opciones no es un inconveniente de la organización funcional: b) Que es posible delegar funciones en otros empleados o mandos intermedios. a) Los trabajadores pueden recibir órdenes contradictorias de diferentes superiores. c) Cómo agrupar las actividades necesarias en la organización. b) Al no existir una clara línea de jerarquía pueden surgir conflictos. d) El orden claro en la autoridad. c) Hay mayor coordinación entre los trabajadores. d) La pérdida de la unidad de mando. 6. La organización informal: 12. Puede ser un órgano staff en una empresa con organización mixta: a) Un gabinete jurídico. b) El departamento financiero. a) Surge de manera espontánea. c) El departamento comercial. b) No se desarrolla en el ámbito empresarial. d) El departamento de RR. HH. c) Está regulada dentro de la organización formal. d) Todas las respuestas anteriores son incorrectas. 7. En las organizaciones jerárquicas: a) Los trabajadores disfrutan de mayor flexibilidad. 13. Los tipos de organización: a) Muestran la forma interna de una organización. b) Muestran la forman externa de una organización. b) Los trabajadores son especialistas en su trabajo. c) Muestran las relaciones sociales existentes entre la dirección y trabajadores. c) Los trabajadores conocen a su superiores y subordinados. d) Muestran las relaciones comerciales existentes entre los clientes y proveedores. 23 Libro 1.indb 23 29/05/14 15:20 Unidad 1 FICHA DE TRABAJO 1 La organización formal e informal en las organizaciones Objetivos ■ ■ Precauciones Diferenciar en la estructura de una empresa y según algunas premisas qué tipos de estructura corresponden en cada caso. ■ Se debe tener en cuenta que algunas funciones pueden ser realizadas por cualquiera de los departamentos dependientes de la organización. Distinguir entre las actividades que son realizadas en la empresa aquellas que corresponden a una estructura formal y las que pertenecen a la estructura informal. Desarrollo ■ A la vista de la siguiente estructura organizativa de la empresa FRUTAS DEL BOSQUE, indica si las actividades propuestas en el cuadro corresponden a la estructura formal o informal de la empresa. DIRECTORA María ABOGADA Miranda JEFE DE COMERCIAL Lorenzo COMPRAS Juana VENTAS Sara ALMACÉN Juan JEFE DE PRODUCCIÓN Arturo JEFE DE ADMINISTRACIÓN Martín TRABAJADORES ADMINISTRATIVOS Mauro, Diana ACTIVIDAD ORGANIZACIÓN Lorenzo presenta un informe de almacén a Arturo. Juan va de compras con Sara. O N ER Los trabajadores del Departamento Administrativo van a la piscina después del trabajo y hablan de una factura de la empresa. D A CU Juana hace una consulta a Miranda sobre un contrato de suministro. Arturo y Juan comen juntos para tratar el tema de la falta de espacio en el almacén. Sara va a cenar con Lorenzo. Sara solicita un nuevo vendedor a Lorenzo. Martín y Arturo juegan un partido de tenis. Los trabajadores de producción han formado un equipo de fútbol sala. 24 Libro 1.indb 24 29/05/14 15:20 Unidad 1 FICHA DE TRABAJO 2 Investiga sobre la organización de El Corte Inglés Objetivos ■ ■ ■ ■ bada de conocidos que trabajan o se relacionan con la empresa. Reconocer la estructura de una empresa. Identificar los objetivos que se plantea la empresa. Precauciones Distinguir cada una de las tareas administrativas que se realizan en la empresa. ■ Describir su organización interna, apoyándose en datos conseguidos a través de diferentes medios: revistas especializadas (Emprendedores), internet, su propia web, información reca- ■ ■ No debe confundirse la organización con su representación gráfica. Algunas de sus funciones pueden ser realizadas por varios departamentos. Se debe contrastar la información conseguida y no atender a los rumores. Desarrollo Pasos que deben seguirse: 1. Investiga sobre: ■ Su historia: cuándo, cómo y dónde se creó. ■ Cómo ha evolucionado. 2. Su estructura formal e informal. 3. ¿Cuál es la principal actividad de la empresa? 4. ¿En cuántos países hay tiendas de El Corte Inglés? 5. ¿En qué sector económico es posible encuadrarla? 6. ¿Qué tipo de empresa es El Corte Inglés según: ■ La actividad que realiza. ■ Su forma jurídica. ■ El tamaño. ■ La propiedad del capital. ■ Su ámbito geográfico. 7. ¿Qué tipo de organización tiene esta empresa? Anota las características de este tipo, sus ventajas e inconvenientes. 8. Dibuja la pirámide jerárquica de la empresa. 9. Identifica cada una de las tareas de la función administrativa que se dan en esta empresa. 10. ¿Qué medios publicitarios utiliza para darse a conocer? 11. ¿Hay alguna frase que identifica a la empresa? 12. Conclusión personal: ■ ¿Cuál crees que es el secreto del éxito de la empresa? ■ Resume en un máximo de diez líneas la opinión personal que te merece esta empresa. 25 Libro 1.indb 25 29/05/14 15:20
