1 OBJETIVO Coordinar, diseñar, dirigir y evaluar el seguimiento a la

PROCEDIMIENTO
VERSION: 02
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES (SGP)
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEPARTAMETAL
1
FECHA: 03-02-2010
PAGINA: 1 de 3
OBJETIVO
Coordinar, diseñar, dirigir y evaluar el seguimiento a la gestión de los municipios, en la
administración de los recursos del Sistema General de Participaciones.
2
ALCANCE
Este procedimiento inicia con la revisión y socialización de lineamientos, formatos e
instructivos establecidos por el DNP para la recolección de la información y finaliza con la
realización de las visitas programadas a los municipios y la elaboración de los informes
correspondientes.
3
DEFINICIONES
3.1. DAP: Departamento Administrativo de Planeación.
3.2. DNP: Departamento Nacional de Planeación.
3.3. SGP: Sistema General de Participaciones.
4
CONTENIDO
No
1
2
ACTIVIDAD
Revisa y socializa los lineamientos, formatos e
instructivos, establecidos por el DNP, para la
recolección de la información de la ejecución de los
recursos del Sistema General de Participaciones.
Elabora cronogramas de actividades para visitas
municipales por parte de los profesionales
encargados para este fin.
Elaborado Por:
Cargo: Profesional Especializado
Firma:
RESPONSABLE
Director DAP.
Director DAP.
Revisado Por:
Cargo: Coordinadora de Calidad
Cargo: Profesional Universitario
Firma:
Firma:
REGISTRO
Formatos e
instructivos de
recolección de
información.
Cronograma de
visitas.
Aprobado Por:
Cargo: Director Departamento
Administrativo de Planeación
Firma:
PROCEDIMIENTO
VERSION: 02
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES (SGP)
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEPARTAMETAL
FECHA: 03-02-2010
PAGINA: 2 de 3
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTRO
3
Realiza visita al municipio, con base a lo establecido
al cronograma de visitas, posteriormente elabora
informe de la visita y finalmente se lo presenta al
Director del DAP. Si en el desarrollo de la visita se
evidencian inconsistencias en la ejecución de los
recursos se prepara previo informe a los organismos
de control.
Profesional
Especializado.
Informe de visita e
informe a
organismos de
control.
5.
Registros.
Protección
Responsable
Acceso
Recuperación
Tiempo de
Retención
Nombre
Lugar de
Almacenamiento
Formatos de
recolección de
información
Archivador oficina
de despacho del
director del DAP
Carpetas
Secretaria
Restringido
Carpeta SGP
El establecido
en las tablas
de retención
Instructivos de
recolección de
información
Archivador oficina
de despacho del
director del DAP
Carpetas
Secretaria
Restringido
Carpeta SGP
El establecido
en las tablas
de retención
Cronograma de
visitas
Archivador oficina
de despacho del
director del DAP
Carpetas
Secretaria
Restringido
Carpeta SGP
El establecido
en las tablas
de retención
Informe de visita
Archivador oficina
de despacho del
director del DAP
Carpetas
Secretaria
Restringido
Carpeta SGP
El establecido
en las tablas
de retención
Informe a
organismos de
control
Archivador oficina
de despacho del
director del DAP
Carpetas
Secretaria
Restringido
Carpeta SGP
El establecido
en las tablas
de retención
Disposición
Final
El
establecido
en las
tablas de
retención
El
establecido
en las
tablas de
retención
El
establecido
en las
tablas de
retención
El
establecido
en las
tablas de
retención
El
establecido
en las
tablas de
retención
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE
PARTICIPACIONES (SGP)
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DEPARTAMETAL
6.
VERSION: 02
FECHA: 03-02-2010
PAGINA: 3 de 3
Control de Cambios
Versión
Descripción de Cambio
FECHA
02
En el nombre del procedimiento se modificó el término SICEP
por SGP.
03-02-2010