manual de politicas y procedimientos para emision y control

TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA
EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y
SU REFACTURACION
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA
EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y
SU REFACTURACION
INDICE
1. INTRODUCCION
2. MARCO JURIDICO
3. OBJETIVO
4. POLITICAS
5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
INTRODUCCION:
EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO ELABORADO CON EL PROPOSITO DE SER
UNA GUIA CLARA Y PRECISA, ACERCA DEL PROCESO INTERNO DEL CONTROL DE LAS
FACTURAS CANCELADAS Y REFACTURADAS.
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
MARCO JURIDICO

LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA.

LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS
SERVIDORES PUBLICOS.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR
PÚBLICO.

LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA FEDERAL.

NORMAS DE INFORMACION FINANCIERAS, (NIFS).

REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD
HACENDARIA.

REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y
SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO.

ESTATUTO ORGANICO DE TALLERES GRAFICOS DE MEXICO.
ARTICULO 26
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
OBJETIVO:
ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU
REFACTURACION, ASI COMO PARA SU ADECUADO CONTROL.
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
POLITICAS
LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL, DEBE SOLICITAR POR ESCRITO BAJO SU
RESPONSABILIDAD Y CON LA JUSTIFICACION CORRESPONDIENTE, LA CANCELACION
DE FACTURAS Y SU REFACTURACION, POR LAS SIGUIENTES CAUSAS.

POR DIFERENCIA EN LOS PRECIOS COTIZADOS.

POR DIFERENCIA EN CANTIDAD DE IMPRESOS ENTREGADOS SEGÚN
CONTRATO Y/O PEDIDO.

POR CAMBIO DE DENOMINACION Y/O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE,
ANEXANDO COPIA DEL RFC. Y JUSTIFICANDO EL MISMO.

POR CAMBIO DE DOMICILIO FISCAL DEL CLIENTE.

POR DIFERENCIA ENTRE LA FECHA DE ELABORACION DE LA FACTURA Y
CONTRATO Y/O PEDIDO.

POR CRITERIO EN LA AMORTIZACION DE LOS ANTICIPOS OTORGADOS POR
LOS CLIENTES.

POR ALGUNA CAUSA ANALOGA A LAS ANTERIORES.
PARA TODA CANCELACION DE FACTURAS SE REQUISITARA EL FORMATO “REPORTE
DE CANCELACION DE FACTURAS” EL CUAL ESTARA DEBIDAMENTE PREFOLIADO.
LA ASIGNACION Y CONTROL DEL FOLIO SERA RESPONSABILIDAD DE LA
SUBGERENCIA DE TESORERIA.
EL REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS CONTIENE LA SIGUIENTE INFORMACION:
NUMERO DE FOLIO
FECHA DE FACTURA A CANCELAR
No. DE FACTURA
IMPORTE
FECHA DE NUEVA FACTURA
NUMERO DE FACTURA
IMPORTE
MOTIVO DE LA CANCELACION:
FIRMA DE AUTORIZADO
FIRMA DE ELABORADO
FIRMA DE SOLICITADO
FECHA DE ELABORACION
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL SOLICITARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y
SU REFACTURACION POR ESCRITO AL GERENTE GENERAL DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS, QUIEN SOBRE SU DOCUMENTO AUTORIZARA Y TURNARA A LA GERENCIA
DE FINANZAS.
LA GERENCIA DE FINANZAS TURNA SOLICITUD A LA SUBGERENCIA DE TESORERIA
QUIEN EFECTUARA LA CANCELACION DE FACTURA Y REFACTURACION JUNTO CON
EL REPORTE CORRESPONDIENTE, EN UN PLAZO NO MAYOR DE 30 DIAS HABILES.
EL REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS ANEXO A LA FACTURA CANCELADA
DEBERA FIRMARCE POR LA GERENCIA GENERAL SOLICITANTE, EL GERENTE DE
FINANZAS Y LA SUBGERENCIA DE TESORERIA.
LA SUBGERENCIA DE TESORERIA, POR ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION
Y PREVIA FORMULACION DEL “REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS”
PODRA CANCELAR Y REFACTURAR CUANDO SE TRATE DE:





ERRORES MECANOGRAFICOS.
ERRORES DE CAIDA EN IMPRESIÓN.
REDONDEO DE CENTAVOS.
DIFERENCIA ENTRE LOS IMPORTES EN NUMEROS Y LETRAS
CUALQUIER OTRO ERROR INHERENTE A LA FORMULACION DE FACTURA,
LOS REPORTES DEBERAN ESTAR AUTORIZADOS POR LA GERENCIA DE FINANZAS Y
LA SUBGERENCIA DE TESORERIA COMO RESPONSABLE.
DICHA CANCELACION SE EFECTUARA INVARIABLEMENTE DURANTE EL MISMO MES
DE SU FACTURACION.
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
PROCEDIMIENTO: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y
LA REFACTURACION POR DIFERENCIA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
NO.
ACT.
FORMATO O
DOCUMENTO
CLIENTE
01
EL CLIENTE SOLICITA A LA GERENCIA DOCUMENTO
GENERAL COMERCIAL LA MODIFICACION DE
LA FACTURA INDICANDO EL MOTIVO DE SU
REQUERIMIENTO.
GERENCIA
GENERAL
COMERCIAL
02
EVALÚA LA SOLICITUD DEL CLIENTE Y EN SU DOCUMENTO
CASO BAJO SU RESPONSABILIDAD SOLICITA Y
JUSTIFICA POR ESCRITO A LA GERENCIA
GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS,
LA MODIFICACION DE LA FACTURA Y/O
REFACTURACION,
GERENCIA
03
GENERAL DE ADMON.
Y FINANZAS
RECIBE SOLICITUD Y LA TURNA A LA DOCUMENTO
GERENCIA DE FINANZAS PARA SU OPINION,.
DE NO PROCEDER REGRESA SOLICITUD A LA
GERENCIA GENERAL COMERCIAL
GERENCIA DE
FINANZAS
04
ANALIZA LA
SUBGERENCIA
TRAMITE.
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
05
EFECTUA LA CANCELACION Y REFACTURACION DOCUMENTO
SOLICITADA Y ELABORA “REPORTE DE
CANCELACIÓN DE FACTURA” PREFOLIADO EN
CUATRO
TANTOS
ANEXANDO
DOCUMENTACIÓN, Y EN SU CASO REMITE A LA
GERENCIA GENERAL COMERCIAL PARA SU
FIRMA COMO ÁREA RESPONSABLE.
GERENCIA
GENERAL
COMERCIAL
06
FIRMA EL “REPORTE DE CANCELACIÓN DE DOCUMENTO
FACTURAS” Y LO REGRESA A LA SUBGERENCIA
DE TESORERÍA.
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
07
TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN
GERENCIA DE FINANZAS.
GERENCIA DE
FINANZAS
08
FIRMA EL “REPORTE DE CANCELACIÓN DE DOCUMENTO
FACTURAS” Y LO REGRESA A LA SUBGERENCIA
DE TESORERIA CON LA FACTURA CANCELADA.
SOLICITUD TURNA A
DE TESORERÍA PARA
A
LA DOCUMENTO
SU
LA DOCUMENTO
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
09
SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y DOCUMENTO
CON UN TANTO DEL “REPORTE DE FACTURAS
CANCELADA” ARCHVA.
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
10
SE
TURNA
A
LA
SUBGERENCIA
DE DOCUMENTO
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD LA FACTURA
CANCELADA EN ORIGINAL Y TODAS SUS
COPIAS ASÍ COMO EL REPORTE DE
CANCELACIÓN
AUTORIZADO
PARA
SU
CONTROL Y REGISTRO.
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
PROCEDIMIENTOS: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y
LA REFACTURACION POR ERRORES EN EL PROCESO DE
FACTURACION
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
NO.
ACT.
FORMATO O
DOCUMENTO
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
1
CUANDO
EXISTAN
ERRORES DOCUMENTO
MECANOGRAFICOS O DE IMPRESION, SE
PROCEDE DE INMEDIATO A REFACTURAR Y
EMITIR
EL
“REPORTE
DE
FACTURAS
CANCELADAS”
ANEXANDO
FACTURA
CANCELADA Y SUS COPIAS AL CITADO
REPORTE Y SE TURNA A LA GERENCIA DE
FINANZAS.
GERENCIA DE
FINANZAS
2
VERIFICA DOCUMENTACIO Y EN CASO DE DOCUMENTO
PROCEDER FIRMA
AUTORIZANDO EL
“REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS”,
DEVUELVE DOCUMENTACION.
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
3
SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y DOCUMENTO
CON UN TANTO DEL “REPORTE DE FACTURAS
CANCELADAS” ARCHIVA.
SUBGERENCIA
DE TESORERIA
4
TURNA A LA SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO DOCUMENTO
Y CONTABILIDAD LA FACTURA CANCELADA
EN ORIGINAL Y TODAS SUS COPIAS ASI COMO
EL REPORTE DE CANCELACION AUTORIZADO
PARA SU CONTROL Y REGISTRO.
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
PROCESO DE FACTURAS CANCELADAS Y SU
REFACTURACION
jueves, 13 de octubre de 2011
Inicio
Cliente solicita a
Gerencia General
Comercial modificación
de factura
Gerencia de Finanzas
recibe, analiza envía
a Subgerencia de
Tesorería
Gerencia General
Comercial recibe
solicitud y justifica
modificación de factura
Subgerencia de
Tesorería recibe
solicitud de
modificación de
factura
Si
No
Gerencia General de
Administración y
Finanzas recibe
justificación y valida envía
a la Gerencia de
Finanzas
Facturación elabora
Reporte de Facturas
Canceladas, anexa
soporte documental
y lo envía a la
Gerencia General
Comercial
Soporte
documental
completo
Gerencia General
Comercial recibe
reporte y firma de
responsable, lo
regresa a la
Subgerencia de
Tesorería
Subgerencia de
Tesorería lo envía a la
Gerencia de Finanzas
para su autorización
Subgerencia de
Tesorería turna
documentación a la
Subgerencia de
Presupuestos y
Contabilidad
Subgerencia de
Presupuesto y
Contabilidad recibe
expediente completo
de facturas canceladas
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
CANCELACION DE FACTURAS POR ERRORES EN
EL PROCESO DE FACTURACION
jueves, 13 de octubre de 2011
Inicio
Subgerencia de Tesorería
emite factura con error
Subgerencia de Tesorería
cancela y Refactura, emite
Reporte de Facturas
Canceladas y turna a la
Gerencia de Finanzas.
Gerencia de Finanzas
recibe, analiza y Autoriza,
Reporte de Facturas
Canceladas y devuelve
documentación
Subgerencia de Tesorería
recibe autorizado, Reporte
de Facturas Canceladas,
archiva y turna
documentación
Subgerencia de Presupuesto
y Contabilidad, recibe
expediente completo de
facturas canceladas y registra
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General
TALLERES GRAFICOS DE MEXICO
DIA MES AÑO
13
10
2011
Elaboró
Revisó
Vo. Bo.
Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
Subgerente de Tesorería
C.P. C. Enrique Cisneros
López
Gerente de Finanzas
C.P. José Ignacio Herrera
González
Gerente General de
Administración y Finanzas
C.P. José Rafael Ríos
Martínez
Director General