gestión financiera salida de elementos de consumo o devolutivos

GESTIÓN FINANCIERA
SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN
CÓDIGO:
AP-BYS-PR-04
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
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1 de 5
1. OBJETIVO
Controlar, verificar y entregar los Bienes devolutivos y de consumo al respectivo responsable acorde a lo programado en el Plan de
Compras Institucional y en otras modalidades de adquisición de bienes institucionales, así como el buen uso y consumo de los mismos por
parte del personal perteneciente a cada uno de los procesos de la Universidad Surcolombiana.
2. ALCANCE
3. Inicia con el requerimiento de elementos de consumo o devolutivos y termina con el archivo del Comprobante de Salida debidamente
legalizado.
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional de Gestión Institucional Área de Recursos
Recepción y solicitud de elementos
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver Normograma
5. DEFINICIONES
COMPROBANTE DE SALIDA: Es el documento legal que identifica clara y detalladamente las salida física y real de un bien, cesando de
esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del encargado de la Bodega y quedando en poder
y bajo la responsabilidad del funcionario destinatario.
BIENES DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a
otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte constitutiva de otros .
BIENES DEVOLUTIVO: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo y por razón de su
naturaleza se deterioren o desaparezcan.
BIENES INTANGIBLES: son bienes inmateriales que constituyen derechos , privilegios o ventajas de competencia para el ente público de
cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios periodos.
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o
impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
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SALIDA DE ELEMENTOS DE CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN
CÓDIGO:
AP-BYS-PR-04
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2014
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1 ELABORACIÓN DE COMPROBANTES DE INVENTARIO DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1.
Solicitud,
Se recibe el formato AP-BYS-FO-01 – Solicitud de Materiales, elementos y/o útiles
recepción
de de oficina (bienes de consumo y/o devolutivos), por parte de las dependencias,
equipos,
previa Verificación en el Plan de compras.
elementos
y/o
materiales
2.
Se revisa y verifica que la solicitud recibida, esté contemplada dentro del Plan de
Verificación
Compras de la respectiva vigencia para su asignación.
solicitud en Plan En caso de que los elementos solicitados no se encuentren contemplados dentro
de Compras
del plan de compras se informa mediante llamada telefónica, correo electrónico u
oficio la negación de la solicitud.
Para el caso de los elementos de consumo de papelería: Formato AP-BYS3.
Elaboración del
Comprobante de FO-01: Se avala el requerimiento y se remite al Profesional especializado para la
Salida
respectiva codificación de los elementos solicitados y se prosigue a generar el
Comprobante de Salida de Almacén mediante el sistema administrativo y
financiero.
Para el caso de elementos de consumo y devolutivos de acuerdo a los
comprobantes de entrada: Se ingresa al sistema administrativo y financiero para
generar el Comprobante de Salida de Almacén de elementos de consumo y/o de
bienes devolutivos y se contabiliza en el sistema financiero.
4.
Registro
y
Legalización de
Comprobantes
de Salida
Para el caso de los elementos devolutivos: Se remite el Comprobante de Salida
con su(s) respectivo(s)
STIKER(S) a la bodega para la correspondiente
identificación. En el mismo Comprobante de ingreso quedará registrado el nombre
de quien será responsable de la custodia del bien y será quien legalice con su
firma el recibido.
Se elabora en archivo EXCEL base de datos control de Comprobantes, se realiza
el registro de los Comprobantes de Salidas de consumo o devolutivos generados
en el sistema financiero, para su posterior control y seguimiento de recibido de
bienes de consumo y devolutivos a satisfacción por los responsables.
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RESPONSABLE
Profesional
de
Gestión
Institucional – Área
de
Recursos
y
equipo de trabajo
Profesional
de
apoyo
REGISTRO
AP-BYS-FO-01
Solicitud
de
Materiales,
elementos y/o útiles
de oficina.
E-mail o
Comunicación oficial.
Profesional
Especializado,
Secretaria
Ejecutiva
y Coordinador de
Bodega
Comprobante
de
salida de almacén de
productos
de
consumo,
devolutivos,
STIKERS.
registro
sistematizado en el
sistema financiero
Secretaria
Ejecutiva
Base
de
datos
sistematizada EXEL
control
de
Comprobantes
de
Salida de Bienes
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VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
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Página
No.
5.
ACTIVIDAD
Distribución y entrega
de
elementos
solicitados.
DESCRIPCIÓN
Se entregan los elementos autorizados al peticionario y se hace firmar al
responsable el Comprobante de Salida correspondiente de los elementos
entregados.
RESPONSABLE
Coordinador
de
Bodega
6.
Archivo
documentación
Se archiva la documentación del procedimiento SALIDA DE ELEMENTOS DE
CONSUMO O DEVOLUTIVOS DE ALMACEN en las carpetas movimiento
mensual de comprobantes de salida, carpeta inventario de bienes devolutivos
por responsable.
Secretaria
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REGISTRO
Comprobante
de
Salida
correspondiente
firmado
a
satisfacción
Carpetas - archivo
movimiento mensual
de comprobantes de
salida
carpeta – archivo
inventario de bienes
devolutivos
por
responsable
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CÓDIGO:
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VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
6.2 LEGALIZACIÓN DE INVENTARIOS FIN DE AÑO DE BIENES DEVOLUTIVOS
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1.
Elaborar y publicar Se elabora y publica mediante sitio Web Institucional y vía e-mail,
comunicado
oficio informando a la comunidad Universitaria, la fecha límite en que
legalización
de se debe legalizar y/o firmar inventario a 31 de diciembre de la
inventario
respectiva vigencia.
2.
Recepción
de Se recibe mediante oficio el inventario en original y copia debidamente
Inventario
firmado a satisfacción por el funcionario responsable.
3.
Organizar y verificar Se organiza los inventarios recibidos de forma alfabética y se verifica
Listado de inventarios que todos los responsables de inventario hayan remitido el mismo
recibidos
firmado a satisfacción.
4.
Archivo de inventario
De lo contrario se, solicitara nuevamente vía telefónica. En caso de no
ser atendido esta segunda solicitud, se notifica a Control Interno
Disciplinario el listado de los responsables que no hayan cumplido
con la legalización del inventario a 31 de diciembre de cada vigencia.
Se archiva una copia del inventario en la carpeta inventario de bienes
devolutivos por responsable y se archiva el original en libro inventario
por responsable de cada vigencia.
2014
Página
RESPONSABLE
Líder proceso BYS
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REGISTRO
Comunicación oficial
Secretaria
Secretaria
Personal
Asignado
de
apoyo
Inventario de cada
responsable y copia
Inventario de cada
responsable y copia
Comunicación oficial
A Control Interno
Disciplinario (de ser
necesario)
Secretaria
Carpeta
inventario
de
bienes
devolutivos
por
responsable
Carpeta
inventario
por responsable de
la
respectiva
vigencia.
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VIGENCIA:
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7. OBSERVACIONES
1º. En la página web institucional se encuentra el link de inventario de almacén, al cual se puede ingresar digitando el número de identificación, el responsable
de la custodia de bienes institucionales para su información y verificación.
2º. Para el caso de contratistas que tienen inventario a cargo, una vez se les venza el contrato, estos deberán entregar los bienes que tienen bajo su custodia a
su jefe inmediato o al funcionario que lo reemplazará de acuerdo a las directrices institucionales.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
Formato CAL-FO-17 Mayo 02 de 2014
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Elaboró
Revisó
Aprobó
________________________________
BERNARDA MARTÌNEZ DE GAMBOA
Profesional de Gestión Institucional Área de
Recursos - Líder Proceso BYS
______________________________
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
__________________________________
CARLOS JAVIER MARTÌNEZ GONZALEZ
Representante de la Dirección
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