Reingeniería de Procesos Municipales

MEJORA REGULATORIA MUNICIPAL
Reingeniería de Procesos
Municipales
COFEMER / CIDE
OBJETIVO
Dotar
a
las
funcionarios
municipales con los elementos
NECESARIOS de reingeniería a fin
de que estos puedan crear
procesos
administrativos
integrales y eficientes
COFEMER / CIDE
¿QUE ES LA REINGENIERÍA DE
PROCESOS?
Es
la
revisión
fundamental
de
administrativos
y
los
rediseño
procesos
COFEMER / CIDE
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA
REINGENIERÍA?
Tiempo
Costo
Procesos administrativos
integrales y eficientes
Calidad
COFEMER / CIDE
¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA
REINGENIERÍA?
Iniciación
Fotografía
Definición
de
soluciones
Rediseño
y/o diseño
Implanta
-ción
Medición
y control
Retroalimentación
COFEMER / CIDE
INICIACIÓN
Objetivo:Iniciar el trabajo y determinar el
alcance de la reingeniería municipal
Identificar los procesos
administrativos municipales
Priorizar los procesos
administrativos
identificados
Formación de
equipos de
reingeniería
•Catálogo de trámites
•Otros procesos no
•incluidos
•Frecuencia
•Impacto
•Integrantes
•Reglas de
operación
COFEMER / CIDE
INICIACIÓN
“Las personas apoyan las cosas que
ellas mismas crean”
Margaret Wheatley
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Objetivo:Elaborar una descripción precisa de los
procesos actuales, identificar su problemática y
costos de no calidad
Definir el objetivo general del proceso
Esquematizar el proceso
Definir y medir variables críticas
Determinar problemática
Costos de no-calidad
y objetivos específicos
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Definir objetivo general del proceso
Se refiere a identificar la finalidad o intento al
cual se dirige o encamina un proceso
¿Cuál es la
función del
proceso?
Agilizar
¿A qué
aplicamos esa
función?
¿Qué alcances
se quieren
obtener?
¿Para qué?
Los trámites
A todas las
dependencias
municipales
Para lograr la
satisfacción
de los clientes
Agilizar los trámites en todas las dependencias municipales,
para lograr la satisfacción de los clientes
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Esquematizar el proceso
Se refiere a elaborar, de manera detallada, el
diagrama de flujo del proceso actual
Inicio/Fin
Actividad
Conector
Conector fuera
de página
Decisión
Dirección
Documento
Datos
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Ejemplo de un diagrama de flujo
Proceso de Mantenimiento de Alumbrado Público
1 er día
2 o día
Inicio
Intendente
Realiza la ronda
correspondiente
para revisar que
las luminarias
funcionen.
¿Todas las
luminarias
funcionan
correctamente?
1
Sí
No
Llena en su Bitácora
la información de
la inspección y la
entrega al final
del mes al Área
de Validación.
La Bitácora contiene:
nombre y firma del
Intendente, zona, fecha,
hora y diagnóstico,
materiales utilizados
y observaciones.
Revisa
en qué
consiste
la falla.
¿ Es necesario
cambiar
refacciones?
Sí
Realiza
el
cambio
necesario.
1
No
Le da mantenimiento y repara la falla
para que funcione correctamente.
Área de Validación
1
Recibe la Bitácora y la
revisa. Evalúa la cantidad
de materiales utilizados y
proveé al Intendente
de refacciones.
COFEMER / CIDE
Fin
FOTOGRAFÍA
Definir y medir variables críticas
Se refiere a identificar las variables críticas del
proceso actual
Variable crítica: Es aquella que causa el descontrol del
proceso
y
se
manifiesta
directamente
en
la
insatisfacción del cliente interno o externo
Cualitativas:
•Capacitación y
adiestramiento
•Comunicación
•Trabajo en equipo
•Calidad de la
información
•Servicio
Cuantitativas:
•Tiempo
•Costo
•Errores humanos
•Traslados
•Documentos
emitidos
•Requisitos
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Determinación de las variables críticas
•Encuestas a clientes
•Encuestas a funcionarios
•Benchmarking
•Estudio de tiempos y
movimientos
•Estudios de frecuencias
•Estudios de costos
Cualitativas
Cuantitativas
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Determinar problemática
1. Diagrama de Ishikawa:
Problema
Causa1
Causa 2
Causa 3
PROCESOS
Nombre
del
proceso
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Determinar problemática
2. Determinación del tipo de actividad en el
proceso actual:
Operación
Actividad que agrega valor y
hace que el proceso camine
Mantener
Demora
Retraso no programado
Eliminar
Inspección
Revisiones y autorizaciones
Reducir
Almacenaje
Retraso programado
Traslado
Desplazamiento de
información o personas
Eliminar
Retrabajo
Actividad repetida
Reducir
Eliminar /
reducir
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Determinar costos de no-calidad y
definir objetivos específicos
Costos de nocalidad
Objetivos
específicos
Representan todo aquello que
los municipios pierden o dejan
de ganar por deficiencia en los
procesos.
Ejemplos:
mala
imagen, poca credibilidad,
baja competitividad, etc.
Representan los elementos
insdispensables que deberán
existir en las alternativas de
solución.
Se
deriva
del
objetivo del proceso y de la
problemática
COFEMER / CIDE
FOTOGRAFÍA
Ejemplos de objetivos específicos
? Capacitar y actualizar al personal del área
? Establecer sistemas de integración del personal
? Reducir el tiempo de respuesta a 1 día
? Eliminar inspecciones del área B
COFEMER / CIDE
DEFINICIÓN DE SOLUCIONES
“Al final del día, una empresa es los procesos
mediante los cuales crea valor”
Michael Hammer
COFEMER / CIDE
DEFINICIÓN DE SOLUCIONES
Objetivo: Generar, evaluar y seleccionar
soluciones factibles para mejorar los procesos
Generar alternativas
•Lluvia de ideas
•Creatividad grupal e
individual
Evaluar alternativas
•Costo-beneficio
•Factibilidad técnica
•Análisis FODA
Seleccionar la mejor
alternativas
COFEMER / CIDE
REDISEÑO Y/O DISEÑO
Objetivo: Crear
nuevos
administrativos que cumplan
garantías establecidas
procesos
con las
? Esquematizar las actividades que componen
cada proceso rediseñado.
? Verificar las variables críticas de
proceso y determinar sus garantías
? Validar el
municipales
rediseño
de
los
cada
procesos
COFEMER / CIDE
IMPLANTACIÓN
Objetivo: Aplicar
los
procesos
rediseñados
en
la
administración
pública municipal
yInformar y negociar la aplicación de los
nuevos procesos con las áreas involucradas
yEstablecer compromisos para asegurar la
aplicación de los nuevos procesos
ySeguimiento
compromisos
del
cumplimiento
de
los
COFEMER / CIDE
MEDICIÓN Y CONTROL
Objetivo: Monitorear los resultados
obtenidos de la aplicación de los
procesos rediseñados
yMedir el comportamiento de las variables
críticas de los procesos
yComparar los resultados de los procesos
antiguos con los resultados de los procesos
rediseñados
COFEMER / CIDE
MEDICIÓN Y CONTROL
“La única razón para recolectar datos consiste
en emprender acciones”
William W. Sherkenbach
COFEMER / CIDE
RETROALIMENTACIÓN
Objetivo:Evaluar los resultados obtenidos
de la reingeniería de los procesos
municipales
para
mejorarlos
continuamente
yConsultar periódicamente
satisfacción de los clientes
el
grado
de
yRevisar constantemente el desempeño de las
garantías establecidas
yEntregar formalmente la documentación de
los trabajos de reingeniería
yPresentar y publicar los resultados
COFEMER / CIDE
ADECUACIÓN A LA NORMATIVA
Reingeniería
Normativa
Rediseño/diseño del proceso
Adecuar disposiciones jurídicas
(metodología del catálogo de trámites)
Mejora Regulatoria
COFEMER / CIDE
PRECAUCIONES
yHerramienta del
(Normatividad)
sector
privado
yISO9000
COFEMER / CIDE