SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MUNICIPIO DE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MUNICIPIO DE COPACABANA
Ana Milena Vera
Resumen
La implementación del Sistema Integrado de Gestión obedece a la integración del Sistema
de Gestión de la Calidad con el Modelo Estándar de Control Interno como mecanismo de
articulación de estrategias con fines comunes, en aras de dar cumplimiento a la línea
estratégica 4 del Plan de Desarrollo: Gobernabilidad democrática y desarrollo institucional,
que busca el fortalecimiento y certificación de las normas contempladas en la Ley 872 de
2003 y sus decretos reglamentarios.
Introducción
La Administración Pública en el Municipio de Copacabana se rige bajo los componentes
del Modelo Estándar de Control Interno –MECI- 1000:2005 y el Sistema Interno de la
Calidad, que están integrados en el denominado Sistema Integrado de Gestión. Este sistema
busca, según el alcalde de la municipalidad, “la buena administración de los recursos a
través de las unidades operativas que son las diferentes dependencias, así el MECI y el
Sistema Interno de Calidad han hecho que en el 2008 y 2009 se hayan utilizado los
diferentes procesos, procedimientos y acciones de las dependencias, integradas al Sistema
Integrado de Gestión, para materializar el plan de desarrollo y el programa de gobierno”.
Diagrama 1. Esquema Sistema Integrado de Gestión
Sistema Interno de
Calidad
NTC ISO 9000:2000
NTC ISO 9001:2000
NTC ISO 9004:2000
NTCGP 1000:2004
Sistema
Integrado de
Gestión
Modelo Estándar de
Control Interno
Decreto 1599 de
2005
Fuente: Elaboración propia
El Sistema Integrado de Gestión está basado en las normas técnicas de certificación NTC
ISO 9000:2000, NTC ISO 9001:2000, NTC ISO 9004:2000, NTCGP 1000:2004 mediante
la Ley 872 de 2003 y MECI 1000:2005 que se regula con el Decreto 1599 de 2005, “el cual
determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados
conforme el artículo 5º de la Ley 87 de 1993”.
Las razones para implementar la norma se debieron a la imagen desfavorable de la política,
a los políticos y a unas demandas permanentes de información internas y externas. Este
sistema sirve como medio de información para el ciudadano, dado que el ciudadano no se
enteraba de los programas que se estaban ejecutando en el municipio: “la comunidad no
podía realizar un seguimiento y una revisión frente al Plan de Desarrollo, desconociendo el
alcance de la gestión y el nivel de desarrollo del municipio” (Oficina Control Interno,
2009:2)
En el ámbito de Copacabana se contempla la norma NTCGP 1000:2004 en el Plan de
Desarrollo El Tiempo de la Gente con la línea estratégica 4, en la cual se busca dar
permanencia a este proceso con la Oficina de Control Interno y Calidad, bajo la premisa de
que “además del compromiso de garantizar el sostenimiento del sistema, se evidenció la
necesidad de incluir procesos muy importantes de prestación de servicio que inicialmente
no habían sido incorporados, tales como salud, infraestructura, educación, entre otros”.
Objetivo y estrategias
El objetivo principal del Sistema Integrado de Gestión está en proponer una innovación en
la organización administrativa y ejecutiva de la localidad, a fin de lograr una mayor eficacia
en todos los aspectos, y tendiente a dar respuestas a las nuevas necesidades de la
comunidad. Para ello, se apoya en los objetivos de calidad como:




Crear condiciones sostenibles para el ejercicio efectivo de los derechos económicos,
sociales y culturales con prioridad para la población con mayor grado de pobreza y
vulnerabilidad
Fortalecer la economía local hacia un desarrollo competitivo de trascendencia regional,
nacional e internacional, con innovación tecnológica y responsabilidad social
Consolidar una intervención físico espacial, urbana, rural y local que respondan a los
nuevos desafíos del desarrollo territorial regional
Generar un modelo de gobernabilidad democrática que genere un ambiente de seguridad,
convivencia y cultura ciudadana, apoyado por un Municipio posicionado bajos los
principios de eficiencia, transparencia y calidad
Las estrategias implementadas en la administración han estado orientadas en la generación
de sentido de pertenencia a través de actividades como capacitaciones en la norma, código
de buen gobierno, festival de valores y reuniones de control de interno.
La capacitación de funcionarios en normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2004, con
cursos de sensibilización y fundamentos en el MECI fueron artífices en la formación de
auditores internos de calidad bajo las directrices de las normas NTC-ISO 19011:2002, con
fundamentos en que “uno de los elementos fundamentales de los escenarios de paz es la
transparencia, donde la constitución garantiza como derecho fundamental la información
clara y oportuna a que puede tener acceso cada ciudadano, dando una parte de tranquilidad,
y a la vez concibiendo tejido social” (Oficina Control Interno, 2009:6).
La implementación del MECI se dio por el Decreto 148 del 29 de octubre de 2008 y el
código de ética con el Decreto 168 del 28 de noviembre de 2008. Este cuenta con la
aprobación de todos los empleados, Juntas de Acción Comunal, grupos organizados y
comunidad en general. En el mismo se adoptaron los valores de transparencia,
responsabilidad, justicia, solidaridad, compromiso, diálogo, equidad, respeto y honestidad.
A cada secretaría se le asignó uno de los valores para representar durante un año; asimismo,
como complemento a toda esta estrategia de compromiso y de generación de sentido de
pertenencia, a través de actividades se organizó un concurso para la elección de una
mascota que identificara este proceso, en el cual se eligió a Mister MECI.
Fuente: Página web: www.copacabana.gov.co, consultado el 17 de diciembre de 2009
Así mismo, la administración municipal creó un código de buen gobierno presentado a
todos los actores sociales, basado en la ética y el respeto por el compromiso adquirido. Otra
estrategia es el festival de los valores, en el que cada secretaría siguió en su tarea de
representar un valor con la entrega de elementos alusivos al mismo.
La última estrategia fue la rendición de cuentas en audiencia pública, con la presentación de
parte del gobernante a la comunidad de los avances en la gestión, el cual se organizó con un
mes de antelación para convocar a los grupos civiles organizados con la finalidad de
presentarles de forma previa la información que luego se recopilen las preguntas surgidas,
para resolverlas en el acto de rendición de cuentas.
Cabe anotar que los criterios de evaluación y seguimiento son permanentes, las cuales
consisten en auditorías internas realizadas desde la Oficina de Control Interno como el
seguimiento del plan de acción para dar cuenta de los indicadores de gestión.
Fuente: Oficina de Comunicaciones
Metodología e implementación
El diseño de la metodología del sistema Integrado de Gestión se inicia con un diagnóstico
del estado inicial de los procesos de control de a administración, para analizar la forma
cómo se podría implementar el modelo de gestión de la calidad ISO 9001:2000.
En una segunda etapa se realizan reuniones de sensibilización y la conformación de un
comité conformado por el alcalde, con el fin de hacer partícipes a los funcionarios de la
administración, mediante capacitaciones sobre los fundamentos en ISO 9001:2000, la
posterior formulación de estrategias para apoyar el proceso MECI con la asesoría de
consultores externos al municipio, lo cual conllevó a la unificación del MECI con la ISO,
teniendo como resultado el Sistema Integrado de Gestión.
Tanto el alcalde como cada uno de los secretarios del despacho se apropiaron de las
funciones que cumplían como líderes dentro del proceso para la implementación del
sistema. Por su parte, los contratistas y funcionarios tenían como tarea el apoyo y ejecución
de los procesos.
Una cuarta etapa se encuentra en la documentación de los procesos por parte de los
contratistas y funcionarios de la administración en el marco de la norma, para el
cumplimiento de los objetivos y darle continuidad a estas actividades. Así, se creó la
Política de calidad, fundamentada en “garantizar la prestación de servicios básicos con
eficacia, eficiencia, en los términos de la Constitución y la Ley, promoviendo la
participación activa de sus habitantes, generando un desarrollo ordenado y sostenible,
comprometida con una cultura de mejoramiento continuo como apoyo a la competitividad
del municipio”.
Con la nueva norma NTCGP 1000:2004, se crea una nueva política que da integralidad al
aspecto económico de la anterior política con el componente social, ya que su visión parte
desde el desarrollo integral. Con estos cambios surgen nuevos objetivos qué enfatizan en
las necesidades de la comunidad con el fin de satisfacerlas. En esta política se reduce el
número de procesos de 12 a 9 y se incrementa el número de procedimientos de 36 a 64 (Ver
Diagrama 2).
Diagrama 2. Esquema proceso
PROCESOS ESTRATÉGICOS
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
C
O
M
U
N
I
D
A
D
Planeación y Dirección del SGC
Comunicaciones
PROCESO DE APOYO
Gestión Jurídica
Gestión de Recursos Físico
e informática
Gestión Administrativa
Contratación de
Bienes y Servicios
PROCESOS MISIONALES
Prestación de servicios
Inspección, Vigilancia y
Control
PROCESOS DE EVALUACIÓN
S
A
T
I
S
F
A
C
C
I
Ó
N
C
O
M
U
N
I
D
A
D
Evaluación y Mejora
Fuente: Adaptación a partir de informe de la Oficina de Control Interno
Recursos
Los recursos invertidos para la norma ISO 9001:2000 en julio de 2006 fueron de
50’000.000, invertidos por la Federación Colombiana de Municipios con $8’000.000, VNG
Holandesa con $25.000 y la administración municipal con $17’000.000. Estos recursos se
adjudicaron en rubros como formación de líderes, documentación, implementación y
difusión del sistema con todos los funcionarios de la administración, la comunidad y en las
auditorías externas con material didáctico.
Por su parte, los recursos concedidos a la implementación de la norma NTCGP 1000:2004
estuvieron a cargo de la administración, por un valor de $80.000.000. La asignación por
rubros se concedió para formación de nuevos líderes y funcionarios de la administración,
documentación, implementación y difusión del Sistema Integrado de Gestión. En lo
referido a capital humano, la implementación del sistema ha tenido alrededor de 250
funcionarios de diferentes dependencias, en el cumplimiento de diversas labores.
Fuente: Oficina de Comunicaciones
Metas y resultados
Las metas propuestas desde el plan de desarrollo estaban encaminadas a la implementación
del NTCGP 1000:2004, el fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad en los
procesos faltantes y el MECI, al sostenimiento del certificado ISO 9001:2000 y al diseño e
implementación del Subsistema Estratégico de gestión y evaluación.
El resultado de este proceso desarrollado a través de la Oficina de Control Interno es la
certificación en ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004 y NTC-ISO 9001:2008. Con
estrategias como el Código de buen gobierno han permitido sostener y darle continuidad a
los procesos implementados desde la vigencia de la norma.
Fuente: Oficina de Comunicaciones
De acuerdo con la Contraloría General de Antioquia en su informe de diciembre de 2008, el
Municipio de Copacabana presenta un 95% de implementación del MECI.
Otro de los resultados fue el premio del concurso convocado por la Gobernación de
Antioquia “Antioquia en Buenas Manos”, que tiene como fin la transparencia, manejo
juicioso de los recursos públicos, óptimo desempeño, compromiso y participación de la
Gestión Pública por una suma de $200’000.000.
Comentarios finales
Los beneficios generados a partir del Sistema Integrado de Gestión se encuentran en la
articulación de dos sistemas que permiten a través de estrategias complementarias se aborde
un mismo fin, que es la consolidación de estos modelos de gestión para brindar una
información oportuna a los clientes internos y externos.
Otro de los beneficios es la apropiación por parte de los empleados de las funciones que
cumplen dentro del sistema, para garantizar la continuidad y el mejoramiento de los
procesos. Así, en el documento emitido por la Oficina de Control (2009:11) se encuentran
como cambios favorables:






Basar las decisiones en información fidedigna. Al compilar y analizar datos exactos,
oportunos y objetivos. La administración ha logrado diagnosticar y resolver los problemas
de la organización y medir el progreso
Mejorar la coordinación y comunicación. El personal en los diversos niveles de la
administración, puede trabajar en conjunto para mejorar la calidad compartiendo la
información libremente y coordinando sus actividades
Demostrar compromiso por parte del liderazgo. El compromiso demostrado por el señor
alcalde en prestar servicios de buena calidad, ha permitido que los empleados lo acepten
como un principio fundamental para su propio trabajo
La satisfacción del cliente y la buena atención por parte de los funcionarios de la
administración ha sido adoptada como una de las medidas del desempeño del Sistema de
Gestión de la Calidad
El seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente ha demostrado el
cumplimiento de sus requisitos por parte de la administración
Se generan compromisos a nivel administrativo, institucional e interinstitucional con el
objeto que las administraciones futuras conserven y apliquen esta práctica
Las estrategias empleadas por la administración de Copacabana en la unificación de dos
modelos en un Sistema Integrado de Gestión han permitido, según el Alcalde Diego
Echeverri:
Garantizar que los recursos públicos, que son de la comunidad, se estén utilizando
adecuadamente, se estén optimizando, se estén maximizando, y que adicionalmente, se
estén haciendo las gestiones adecuadas, para que se puedan buscar las cofinanciaciones
adecuadas, para poder ejecutar los diferentes programas y proyectos que está solicitando la
comunidad. Las obras que necesita la comunidad se deben atender de manera oportuna,
adecuada y eficientemente.
1.
CONCLUSIONES
La Administración Pública surge con la aparición del Estado moderno y su desarrollo y
transformación refleja los cambios políticos y socioeconómicos que se producen en las
sociedades, lo cual se puede analizar a partir de los dos grandes modelos presentes a lo
largo del siglo XX y comienzos del presente: el de la Administración Pública tradicional y
el de la Nueva Gestión Pública (NGP)
Luego del recorrido realizado en estas páginas, es posible concluir que la NGP ha generado
una visión más económica y gerencial de la Administración Pública y ha contribuido a
complejizar al sector público. En Colombia, la NGP se introduce a partir de los años´90, a
través del proceso de reestructuración de la Administración Pública, vigente al día de hoy
con resultados dispares.
A la luz de la NGP, en el plano local, se ven importantes innovaciones en la Administración
Pública, entre las cuales se pueden citar, la planificación estratégica, la gestión del cambio
organizativo, los sistemas de gestión de la calidad, los sistemas de evaluación y control de
resultados, mecanismos de rendición de cuentas, entre otros. Sin embargo, no se puede
obviar que persisten dificultades en este proceso complejo de modernización, relacionadas
–según lo visto en los diagnósticos desarrollados con los funcionarios - con la falta de una
mayor articulación entre los actores involucrados, las deficiencias en el trabajo en red de las
secretarías, la ausencia de continuidad en planes y proyectos, ciertos vacíos en la
capacitación técnica del personal, entre otros problemas identificados. Como señaló uno de
los funcionarios en el diagnóstico (27/011/09):
Dadas las políticas nacionales, la conducta propia del ciudadano y las necesidades de su
entorno, las acciones en Política Administrativa Pública se presentan en medio de un
sincretismo que deja a medio camino la burocracia tradicional, las nuevas formas de la
Administración Pública y las prácticas del funcionario tradicional lo que hace que no se
pueda establecer en un 100% acciones de mejora muy teóricas, sino más bien el paso de los
acontecimientos genera una suerte de autorregulación normativa y legal validada.
No obstante las dificultades detectadas, se destaca el esfuerzo, la motivación y el
compromiso de los funcionarios municipales por llevar adelante acciones encaminadas a la
consolidación de unas administraciones de mayor calidad, transparentes, participativas y
que cumplan con su fin esencial, es decir, servir a la ciudadanía.