Uso del Correo Electrónico y el Internet

Código:
Uso del Correo Electrónico y el
Internet
POL/TI-01
Versión: 4
Mayo 2015
Fecha de aprobación: 14-09-2009
Reemplaza a: POL-ST-01 v 1.
Revisado por: Jefatura de T.I., Dirección Ejecutiva y Junta
Directiva
Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria
094-2009 del 09 de noviembre 2009, Acuerdo 05.
OBJETIVO:
Determinar de manera clara y objetiva, los derechos y obligaciones de todo colaborador que participe como usuario
de los servicios de Internet y de correo electrónico interno y externo.
ALCANCE:
El alcance de esta política incluye a todos los colaboradores y diferentes órganos del Colypro que hagan uso de las
herramientas de correo electrónico e internet.
POLÍTICAS:
Generales
1. El correo electrónico es un medio de comunicación oficial de la Corporación, por lo tanto, se facilitará una
cuenta de correo electrónico en el servidor del Colegio, por el tiempo que labore para la Corporación, a
todo colaborador que de acuerdo a sus funciones lo requiera, utilizando el siguiente formato: letra inicial
del primer nombre primer [email protected].
2.
El usuario es responsable de hacer buen uso de su cuenta de correo electrónico respetando los siguientes
lineamientos:
a. Utilizar su cuenta para fines laborales.
b. Respaldar en sus equipos la información de los correos que requieran, con el fin de no saturar el
servidor con datos del correo electrónico.
c. No enviar ni contestar cadenas de correos.
d. Realizar la limpieza de las bandejas en donde se almacenan los correos.
e. No hacer uso de la cuenta para fines comerciales o personales.
f. Respetar las cuentas de otros usuarios internos y externos.
g. Conservar en secreto su contraseña de ingreso, es una falta grave facilitar y ofrecer su cuenta de
correo electrónico (e-mail) a personas no autorizadas, su cuenta es personal e intransferible.
h. Usar apropiadamente el lenguaje y la ortografía en sus comunicaciones.
i. Responder en forma oportuna las consultas realizadas por este medio.
3. La corporación se reserva el derecho de monitorear la operación de los recursos y/o registros generados a
través de este tipo de comunicación, de acceder y de retener o destruir tales registros, según se considere
necesario.
4. Es totalmente prohibido enviar correos electrónicos con material de carácter ofensivo y/o pornográfico, así
como mantener fotografías inadecuadas al lugar de trabajo u otros(as) empleadas como fondos y/o
protectores en la pantalla del computador personal. Se debe considerar falta grave.
5. Está prohibida la utilización del medio de correo electrónico para cometer cualquier insinuación y/o acto de
hostigamiento o acoso sexual, de acuerdo a la DEGAF-07 Ley No. 74765 del 3 de Febrero de 1995, “Ley
Contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia”.
6. Cualquier funcionario que envíe, aunque sea con buena intención, material que pueda ser considerado
como ofensivo por parte del receptor, está sujeto a las sanciones de ley que correspondan según lo
determine la investigación del caso.
7. El correo electrónico es un medio de comunicación formal dentro del Colegio, por lo tanto, es
responsabilidad del funcionario leer los correos en tiempo oportuno (diario)que le son enviados y darse por
comunicado formalmente a través de éstos, si el usuario procede a borrarlos sin antes leerlos será
responsable de asumir las consecuencias del hecho.
8. Está totalmente prohibido el envío de correos electrónicos con “archivos adjuntos”, excesivamente grandes,
que provoquen problemas en el rendimiento de la red de comunicación. El máximo permitido es de 8Mb, en
caso que se requiera enviar alguno que supere ese tamaño pueden solicitar al departamento de T.I la
asistencia.
9. El usuario de cada cuenta de correo electrónico es completamente responsable de la administración que se
le dé a la misma, de modo tal que si da a conocer su “contraseña” (password) a otro usuario, será
responsabilidad del uso indebido que pudiese dársele.
10. Todo funcionario que haga uso de Internet deberá respetar las siguientes políticas:
a.
El uso de la herramienta de Internet es para trabajos oficiales del Colegio, por lo tanto está
prohibido la utilización de ésta para la recreación, causas políticas, asuntos personales de
cualquier tipo: lucrativo, no lucrativo, entre otras. Cualquier excepción deberá ser
autorizada por la Dirección Ejecutiva salvo consultas rápidas debidamente monitoreadas por su jefatura,
por ejemplo acceso a internet banking.
b.
Los accesos a Internet deben ser creados para ser aprovechadas de acuerdo con las
necesidades del puesto de trabajo y será completa responsabilidad del usuario por
otro tipo de uso que se le otorgue.
A través del medio proporcionado por el consorcio, queda totalmente prohibido el
c.
acceso a sitios de Internet que se encuentren en las siguientes categorías:
Sexo
Drogas y alcohol
Hackeo
Violencia/Armas
Juegos
Piratería (Música, videos y/o películas, software, entre otros).
Habilidades criminales
Lenguaje obsceno o violento
Archivos de video o audio no relacionados con asuntos de trabajo
Chateo (exceptuando los canales oficiales de comunicación del Colegio)
Redes sociales
Todo aquel que atente contra los valores y buenas costumbres de nuestra
Organización y Nación.
d.
Los accesos a sitios restringidos solo podrán ser otorgados por la Jefatura inmediata
siempre y cuando esta justifique su uso para beneficio del colegio según las necesidades del puesto, el
Departamento de T.I otorgará los accesos a internet debidamente justificados por escrito, siempre y
cuando el acceso solicitado no ponga en riesgo evidente la seguridad del colegio.
11. El usuario que incumpla con el buen uso de su cuenta de correo electrónico o servicio de internet, estará
expuesto a:
a. La suspensión del acceso a correos externos y/o al servicio de internet.
Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.
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b. La suspensión de su cuenta de correo electrónico.
c. Medida disciplinaria.
Específicas
1. Se podrán descargar solamente los siguientes tipos de archivo, según su extensión: PDF, TXT, GIF, JPG;
además de documentos Word, Excel y PowerPoint. En caso que se requiera descargar algún otro tipo de
archivo, el interesado deberá tramitar dicha gestión ante la Unidad de Soporte Técnico.
2. Todo usuario es responsable por el contenido del texto, audio, video o las imágenes que él remita o
conserve en su sistema de correo.
3. En los casos de ausencias mayores a tres días la cuenta de correo electrónico quedará suspendida y al
recibir un correo el usuario deberá configurar la opción de remitir un mensaje que indica la ausencia del
colaborador o definir un usuario que reciba copia de los correos que requieran seguimiento. Es prohibido
suplantar una identidad por correo.
4. En los casos de renuncia o despido, el Departamento de Tecnologías de Información eliminará la cuenta
de correo en forma inmediata, previo respaldo del mismo; en estos y anteriores casos el Departamento de
Recursos Humanos informará la condición del colaborador al Departamento de Tecnologías de
Información.
5. El colaborador no deberá enviar correos electrónicos al grupo COLYPRO, salvo cuando sea estrictamente
necesario para asuntos laborales; además, deben respetarse los niveles jerárquicos establecidos en la
Corporación.
6. El espacio de las cuentas de correo electrónico será definido por el Departamento de Tecnologías de
Información, de acuerdo con los recursos disponibles.
7. El Departamento de Tecnologías de Información monitoreará el comportamiento de las cuentas de correo
electrónico y/o de acceso a internet, en caso de detectarse alguna irregularidad informara a su Jefatura
Inmediata.
8. Todo usuario que reciba un correo electrónico con la solicitud de confirmación de lectura, tiene la
obligación de ratificarlo al emisor correspondiente. Ningún usuario podrá suplantar la identidad de otro
usuario o entidad, engañar o confundir sobre el origen de las comunicaciones u otro contenido. Si se
comprobara esta situación, el Colegio aplicará las sanciones establecidas en estos casos.
9. El Departamento de TI mantiene una serie de controles automáticos para la detección y eliminación de
virus y correos “spam” (no deseado), pero es responsabilidad del usuario hacer un uso adecuado de los
mismos y no deshabilitarlos.
10. Para los sitios de internet que consuman un ancho de banda que puedan afectar el tráfico normal del
internet (por ejemplo canales de video, música, radio o sitios para bajar archivos de gran tamaño) para las
operaciones del Consorcio el Departamento de T.I se reserva el derecho de bloquearlas para lograr un
buen desempeño de los recursos de internet. Se limitara el acceso solo a aquellos usuarios cuyos
requerimientos del puesto lo necesiten a solicitud de su Jefatura inmediata por escrito siempre.
*** FIN DE LA POLITICA ***
Histórico de Versiones
Versión
4
Fecha de
cambio
22-05-2015
Breve descripción del cambio
Solicitado por
Asuntos de forma en puntos 7, 8, 10 y 11 de las
políticas generales.
Inclusión del punto 3 de las políticas específicas
Jefe T.I.
Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.
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