La Tesorería a corto plazo Previsiones de Tesorería

Previsiones de Tesorería
La Tesorería a corto plazo
Miguel Torán
Torrescassana
Consejero Delegado de
Professional Answer
Fundador de
Areafinanciera.com
Siendo una herramienta fundamental el
presupuesto de Tesorería como vimos en el
artículo anterior, la medición de datos de
forma mensual no es adecuada para el día a
día. Una variación de 15 días arriba o abajo
es demasiado importante en la liquidación
de intereses y por lo tanto de resultados. Pero
más allá de esta causa, la razón principal
es el origen de los datos del presupuesto
que, como hemos visto, en la mayoría de los
casos es el presupuesto económico. Pero si
nos fijamos en el diagrama de procesos del
primer artículo de la serie en este mismo
número, observaremos que podemos
disponer de la información antes de que se
produzca. De hecho es fácil observar que en
la empresa entran facturas de proveedores,
y antes aún albaranes, e incluso antes
realizamos los pedidos. Del mismo modo,
y en sentido contrario, tenemos facturas
a clientes y antes albaranes de entrega e
incluso antes pedidos de clientes. Sabiendo
esto, ¿por qué utilizar como información
de partida el presupuesto económico si
disponemos ya de información real?
El primer trabajo de Pablo consiste en
analizar un análisis de flujos de información
(casi común con la totalidad de empresas) y
la antigüedad con que esos datos son válidos
para contemplar en un informe de Tesorería
a corto.
El diagrama de flujos sería el siguiente:
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Facturas
emitidas
Clientes
Movimientos
confirmados
Contabilidad
Presupuesto
tesorería
Salarios
Impuestos
Tesorería
Seguros Sociales
Gastos generales
Flujos de inversión
financiación
Proveedores
Pablo ha optado por partir desde las facturas,
ya que todavía no dispone de un sistema
informatizado de tesorería, básico para
cualquier pretensión mayor. Los pasos que
va a dar para obtener una buena previsión de
tesorería, son los siguientes:
• Agrupar todas las facturas emitidas y
recibidas por fecha de vencimiento.
• Aplicarles una ley estadística que añada
el float financiero por retraso y el float
financiero por negociación de documentos.
Con ello conseguirá tener previsiones en
fecha de valor. La ley estadística la ha
obtenido comparando las fechas de las
facturas y la fecha de valor bancaria del
cobro.
• Mantener y corregir en su caso el resto
de previsiones del presupuesto, ya que
nadie contabiliza a futuro salarios, seguros
sociales, alquileres y gastos generales,
y todas los vencimientos financieros de
inversión / financiación.
Para aplicar las valoraciones previamente ha
realizado una estadística que le proporciona
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Facturas
recibidas
el volumen de operaciones por tipo de
documento. Es decir, que porcentaje de
ellos son cheques y cuantos de distinto
banco, transferencias, pagarés, letras,
domiciliaciones…. Hay que tener en cuenta
que cada operación tiene su regla de
valoración.
La siguiente problemática consiste en saber
cual es el horizonte temporal en el que es
válido este método. Hemos visto en el ejemplo
que las condiciones establecidas eran 90 días
de crédito a clientes y 30 días de crédito con
proveedores. Por lo tanto este será el horizonte
temporal válido. Pablo lo intentará ampliar
más adelante incorporando los pedidos a
proveedores en vez de las facturas, e incluso
se está pensando la posibilidad de hacer una
regla porcentual para el cálculo de las compras
a 60 y 90 días (compras = 72 % de las ventas),
ya que, al estar en marcha el procedimiento
de compras, estas se realizan de forma
automática, pero por el momento prefiere
esperar. Con estos datos elabora el siguiente
presupuesto de tesorería:
INICIAL
miles de euros
SALDO INICIAL
VENTAS
PREVISIONAL
REVISADO REVISADO
INICIAL
ENE
1ª SEM
2ª SEM
3ª SEM
4ª SEM
FEB
MAR
2º TRIM
0,00
0,00
85,51
-190,46
-136,88
-705,56
-1222,58
-1600,03
456,00
72,96
118,56
141,36
123,12
532,00
512,00
2160,00
IVA
72,96
11,67
18,97
22,62
19,70
85,12
81,92
345,60
OTROS INGRESOS
12,00
1,92
3,12
3,72
3,24
14,00
11,00
27,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
TOTAL INGRESOS
540,96
86,55
140,65
167,70
146,06
631,12
604,92
2532,60
PROVEEDORES
-876,00
0,00
-359,16
0,00
-516,84
-876,00
-730,00
-2044,00
IVA
-140,16
0,00
-57,47
0,00
-82,69
-140,16
-116,80
-327,04
SALARIOS
-90,00
0,00
0,00
0,00
-90,00
-90,00
-90,00
-270,00
SEGUROS SOCIALES
-25,20
0,00
0,00
0,00
-25,20
-25,20
-25,20
-75,60
LIQUIDACIÓN IVA
-57,06
0,00
0,00
-57,06
0,00
0
0
0,00
IRPF
-16,20
0,00
0,00
-57,06
0,00
-16,20
-16,20
-48,60
-1,04
-1,04
0,00
0,00
0,00
-0,68
-4,28
-18,21
-1205,54
-1,04
-416,63
-114,12
-714,73
-1148,14
-982,37
-2783,21
TOTAL EXPLOTACIÓN
-664,58
85,51
-275,98
53,58
-568,68
-517,02
-377,45
-250,61
FINANCIACIÓN NECESARIA
193,84
0,00
190,46
136,88
705,56
1222,58
1600,03
1788,84
85,81
85,51
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1085,51
809,54
863,12
294,44
-222,58
-600,03
-788,84
INGRESOS FINANCIEROS
GASTOS FINANCIEROS
TOTAL PAGOS
INVERSIÓN POSIBLE
DISPONIBLE PARA
DECISIONES
Este es uno de los muchos formatos a aplicar.
No es ideal hacerlo por semanas, pero Pablo
sabe que sin informatizar el área de tesorería,
pretender realizarlo diario es prácticamente
imposible.
Expliquemos el contenido porque difiere
ligeramente del presupuesto:
Se han desplazado los cobros y pagos a su
semana correcta. Ello ha conllevado que
la financiación sea mucho menor de lo
presupuestado porque los pagos se realizan
más tarde que lo que el presupuesto marcaba.
En consecuencia bajan los gastos financieros
a pagar el mes siguiente.
El contenido es el que le interesaba a
Pablo: Divide el periodo que comienza en
semanas, conservando el presupuesto inicial
para comprender por qué se producen las
desviaciones. Con ello puede tomar decisiones
como la de obtener un ratio para el cálculo
Las
desviaciones
de
previsiones
pueden ser
el primer
indicativo de
que algo no
va bien
correcto de los costes financieros mensuales,
por ejemplo. Incorpora los dos siguientes
meses pero va incorporando las facturas
de contabilidad. En el caso de proveedores,
las cifras de febrero y marzo provienen
del presupuesto económico revisado, ya
que al pagar a proveedores a 30 días, no
disponemos todavía de los suficientes
documentos contables. Mantiene además las
cifras medias del siguiente trimestre para ver
la evolución.
Como indicábamos esto es un ejemplo. Las
previsiones de Tesorería pueden mantener
una estructura libre en cuanto a número de
conceptos y periodos. Lo bonito sería incluir
mas detalle en las partidas incluyendo
arrendamientos, reparaciones, servicios….
Pero lo práctico es hacerlo lo más resumido
posible para que su creación, revisión y
seguimiento sea posible.
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ACTIVIDAD DIARIA SOBRE
PREVISIONES
SEGUIMIENTO DE
DESVIACIONES
En el día a día hay que alimentar al sistema
con los movimientos que se produzcan.
Esto se hace capturando los movimientos
registrados en banco que podemos recuperar
mediante un fichero Norma 43 de la AEB
que los bancos nos permiten capturar
(Más adelante veremos como). Una vez
recuperados debemos analizar las distintas
casuísticas que se pueden producir.
Los movimientos estaban previstos.
Basta en este caso con ir descontando de
las previsiones lo realizado y dejar aparte lo
pendiente.
Las desviaciones en presupuesto son en
la mayoría de los casos motivadas por la
desviación en los cálculos iniciales, pero una
desviación en las previsiones de tesorería
indican que algo está funcionando mal (o
bien en algunos casos).
Los movimientos no estaban previstos
por un fallo de previsión.
En este caso hay que integrarlos, ver
que incidencia tendrá en la tesorería a
corto y corregir saldos y previsiones para
reencontrar el equilibrio. Tomar medidas
para que no se vuelva a producir
Los movimientos no estaban previstos
porque eran imprevisibles.
El caso de los impagados. Iniciar
rápidamente el proceso de recobro (el tiempo
de reacción es fundamental), actuar como
en el punto anterior. Por cierto, a nuestro
entender encontrarse con un impagado no
previsto con un porcentaje en previsiones es
un fallo de previsión.
Es un error del banco o un cargo
erróneo.
Reclamar inmediatamente. Vigilar que
se produzca el retroceso y que se haga
en la fecha de valor aplicada en el cargo
inicial, ya que si no se podría producir un
descubierto injusto y sus comisiones y
gastos correspondientes
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Si no se cumplen las previsiones de cobro
es que el ratio de periodo medio de cobro
se está disparando. Si se producen más
impagados de lo normal hay que empezar
a preocuparse, puede ser un indicativo de
que algo no funciona en el departamento
comercial o que empieza a haber una
tendencia negativa en el mercado por
motivos económicos.
Si se producen desviaciones en los gastos
financieros, pero se ha cumplido la posición
de financiación prevista es que estamos
manteniendo cuentas con saldos positivos
y otras con saldos negativos, con lo que la
compensación de liquidación de intereses
es negativa al ser mayor el coste de la
financiación que el beneficio de la inversión.
En definitiva, hay muchos tipos de
desviaciones y todas tienen un motivo
concreto. Si aplicamos todo lo que
aprendamos a partir de este momento, irán
desapareciendo poco a poco. Muchas de
ellas se producen por desorganización.
LA NORMA 43.
La gran desconocida
Hoy en día podemos comprobar los
movimientos que se están produciendo
en los bancos gracias a la evolución de
las bancas electrónicas. Pero para muchas
empresas es desconocida la norma 43.
La norma 43 es un extracto bancario
normalizado que se edito por primera
vez en mayo de 1982 a instancias de la
recomendación hecha por el Consejo
Superior Bancario en su circular 12/82 de ese
mismo año. Posteriormente sufrió diversas
modificaciones que la han llevado a su actual
estructura, que en resumen permitieron
que las entidades y las empresas pudieran
convenir información anexa a incluir en los
ficheros.
Lo que diferencia a la información contenida
en la norma 43, es que puede incluir hasta
5 líneas complementarias de información
sobre el origen del movimiento, que no
vemos en el extracto. Las empresas reciben
esa información posteriormente en papel,
sin saber que cuentan con esa información
desde el primer día.
Pero independientemente de que se puede
mejorar en la calidad de información, el
hecho de que exista un fichero normalizado
que nos podemos descargar, va a facilitar
mucho el estudio de los movimientos
realizados y su origen, y en consecuencia, el
seguimiento de las operaciones realizadas.
Y si lo informatizamos bien, podríamos
hasta ganar un tiempo enorme por la
contabilización automática de muchos
movimientos bancarios.
Si no tienen posibilidad de leer estos ficheros,
les recomiendo se pongan en contacto con
la empresa Professional Answer (www.
respuestaprofesional.com) ya que entre su
oferta de sistemas financieros cuentan con
un módulo denominado PA extractos que
les permite la lectura de los ficheros N43,
conocer la posición a nivel banco, empresa
o grupo, la confección del mapa bancario, el
seguimiento de las liquidaciones de interés y
el negocio bancario entre otras cosas a partir
de 25 /mes.
CONCLUSIÓN
Queremos concluir esta serie de tres artículos con una serie de auto
preguntas para que ustedes se autoevalúen en la necesidad de definir
un sistema de control de Tesorería:
• ¿Nunca se producen descubiertos en cuenta corriente?
• ¿Conoce con bastante aproximación cuales van a ser su saldos
bancarios y los costes bancarios asociados del próximo mes?
• Conoce cual va a ser su disponible en las líneas de financiación en los
próximos tres meses?
• ¿Conoce cual va a ser el coste de esa financiación o, en su caso, que
puntas de tesorería va a disponer en los próximos tres meses?
• ¿Está seguro de que no puede recortar sus trámites comerciales y
administrativos para recortar el float comercial y financiero de su
empresa?
• ¿Conoce su balance banco-empresa?
Si la mayoría de sus respuestas es no, y esto le preocupa, necesita
especializar a alguien de su departamento en gestión de Tesorería,
por no hablar de la necesidad de contar con un sistema de Tesorería
especializado. Si su respuesta es si, felicidades, sólo me queda
agradecerle la lectura de estos artículos esperando haberles aportado
algunas ideas nuevas.
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