+Info - Coneix

CONEIX PROJECT KNOWLEDGE MANAGEMENT.
CONEIX es un sistema integrado de gestión para ingenierías, despachos de
arquitectura y empresas de servicios que trabajen por proyectos.
CONEIX incluye:
- Control económico de la empresa y por proyecto: Cartera de pedidos,
facturación prevista, tesorería, ingresos y costes por proyecto, margen
bruto, etc.
- Gestión de Proyectos: Planificación y seguimiento, carga de trabajo,
gestión de documentos, gestión de tareas, alarmas, comunicación con
clientes, registro del día a día, actas de reuniones, agenda del proyecto,
etc...
- Procesos administrativos: Facturación, albaranes, gestión de cobros,
editor de asientos contables, integración con programas contables.
- Gestión de Clientes: Base de datos compartida de empresas y personas,
seguimiento de acciones comerciales, registro de comunicaciones con
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clientes y proveedores.
- Gestión del Conocimiento: Gestor de documentos con índice de palabras
clave, biblioteca, registro de incidencias, base de datos con histórico de
personas y empresas.
La utilización de CONEIX proporciona:
-
Mejora de la productividad de nuestros equipo de trabajo.
Disminución de los tiempos de busqueda de información, disminución de
errores debidos al uso de la documentación incorrecta.
- Acceso en tiempo real a los datos económicos de la empresa y al estado
de todos y cada uno de los proyectos.
- Mejora de la comunicación interna de la empresa. La herramienta de
Noticias permite a cada persona del equipo conocer la información necesaria
para el correcto desarrollo de su trabajo.
- Mejora de la Organización de la empresa. CONEIX proporciona una
estructura que facilita la sistematización de los procesos de la empresa.
Facilita un sitio para cada cosa y que cada cosa esté en su sitio.
- Aumenta la cantidad de información útil que recogemos en cada
proyecto facilitando los cambios en los equipos de proyectos en marcha.
Características principales:
- Sistema de gestión basado en WEB: para su uso solamente necesitamos
un navegador web y conexión a internet.
- Puede instalarse en un servidor en la propia oficina o utilizarse en modo
SAAS (Software as a Service) instalado en nuestros servidores.
- Es una herramienta con un tiempo de puesta en producción de entre 3 y
10 semanas.
- Permite la importación de históricos de datos.
-
Es
una
encargarse
herramienta
desarrollos
estándar
a
medida
altamente
para
configurable.
adaptarla
a
Pueden
requerimientos
específicos.
- Presupuestos ajustados al alcance de empresas de cualquier tamaño.
Coneix v2.4
1. Funcionalidades.
1.1. Noticias.
Las noticias son probablemente la herramienta más útil e innovadora de CONEIX.
Esta herramienta permite registrar un acontecimiento o un dato y relacionarlo con
un proyecto, una o más empresas y una o más personas.
El
registro
de
noticias
es
una
herramienta
que
mejora
cualitativa
y
cuantitativamente la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto.
El registro de los datos significativos que hacen referencia a una persona, a una
empresa o a un proyecto, nos permitirá disponer de un histórico de la relación de
nuestra empresa con sus clientes, proveedores y colaboradores. También podremos
consultar una bitácora con el día a día de todo el proyecto.
La versión 2.4 incorpora la posibilidad de relacionar tareas y noticias en cualquier
orden. Por ejemplo:
Noticia: - La empresa XXXX S.A. ha decidido invertir en la construcción de una
nueva planta de producción en Barcelona.
Tarea: - Buscar un contacto en la empresa XXXX S.A. y conseguir una visita
comercial.
Noticia: - Hemos conseguido una visita en XXXX S.A. para el día 23 de Febrero.
Noticia: - La visita con el Sr. Pérez de XXXX S.A. ha sido un éxito y nos ha pedido
una oferta para la realización del proyecto.
Tarea: - Confeccionar la oferta.
/.../
1.2. Base de datos de personas y empresas.
Uno de los conocimientos clave de la gestión de proyectos es el de las personas y
empresas
que
participan
en
ellos,
ya
sea
como
clientes,
proveedores
o
colaboradores.
CONEIX permite conocer:
•
Qué personas de mi equipo participaron en un determinado proyecto.
•
Cuáles fueron mis proveedores y con qué personas de cada empresa
tratamos.
•
Con que personas de la empresa cliente tratamos.
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•
Quienes son mis principales prescriptores: quienes me han ayudado a
conseguir un determinado proyecto.
•
Los datos históricos de nuestra relación con estas personas y empresas.
•
La ó las diferentes direcciones dónde se ejecuta el proyecto.
•
Las personas desplazadas en obra.
Estos datos podrán ser compartidos por toda la organización. Por ejemplo, cuando
un
jefe de proyecto encuentra un nuevo proveedor, y este ha ofrecido un buen
servicio, es importante que otras personas que subcontraten el mismo tipo de
trabajo tengan la información accesible.
CONEIX pone al alcance de la organización una completa base de datos compartida
de personas y empresas.
1.3. Control económico del proyecto.
La intranet CONEIX ofrece información sobre:
•
El estado actual del proyecto: económico y de horas dedicadas.
•
La previsión del estado final de cuentas.
•
Resultado del proyecto una vez ha sido cerrado y comparativa con las
previsiones iniciales.
Para obtener este análisis podemos:
•
Registrar pedidos y facturas emitidas y recibidas.
•
Registrar horas realizadas y sus previsiones.
•
Registrar tanto el presupuesto como los costes iniciales.
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•
Definir perfiles de coste/hora para cada tipo de trabajador.
1.4. Resumen de datos del proyecto.
CONEIX agrupa todos los datos del proyecto en una sola carpeta:
•
Datos iniciales del proyecto:
•
Referencia
•
Título y descripción
•
Viabilidad
•
Unidad de negocio.
•
Antecedentes (otros proyectos anteriores que hemos hecho y que tienen
que ver con el proyecto actual).
•
Hijos (Proyectos que son continuación de un proyecto determinado).
•
Nivel de acceso.
•
Documentos básicos del proyecto: Oferta, especificaciones técnicas,
planificación.
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•
Resumen gráfico de horas.
•
Día a día: listado de todas las noticias registradas relacionadas proyecto.
Ofrecen un histórico de la evolución del proyecto.
•
Equipo. Resumen de todas las personas y empresas que participan o han
participado en el proyecto: equipo interno, proveedores, clientes,
colaboradores y prescritores.
•
Componentes. Herramienta muy flexible que permite registrar en el
sistema toda la estructura del proyecto, organizada en subgrupos, tareas
y componentes.
•
Horas. Resumen de horas del proyecto.
•
Resumen económico: previsión y resultados.
1.5. Resumen económico global.
A nivel económico, el CONEIX también ofrece:
•
Análisis numérico y gráfico de la facturación de mi empresa en un
periodo determinado.
•
Resumen numérico y gráfico de la facturación por clientes en un
periodo determinado.
•
Resumen gráfico de la facturación de mis proveedores.
•
Análisis gráfico y numérico de horas por proyectos y por tipos de
tarea.
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1.6. CRM. Herramienta de seguimiento de acciones comerciales.
El CRM de CONEIX una herramienta muy sencilla, diseñada a la medida de las
necesidades más habituales del comercial de una empresa de servicios. Dispone de
las siguientes funcionalidades:
•
Clasificación y listado de clientes.
•
Histórico de acciones comerciales y de marketing.
•
Listado de tareas pendientes.
•
Listado de prescritores.
1.7. Gestor documental.
Los documentos son una parte básica en la gestión de todo proyecto.
CONEIX, incorpora un gestor documental diseñado para satisfacer las necesidades
del equipo de proyecto de un modo sencillo y eficaz.
Se ha diseñado una estructura que permite clasificar los documentos a partir de sus
relaciones con: proyectos, personas y empresas. También pueden clasificarse
atendiendo a diferentes taxonomías previamente definidas, al tipo de documento y
a sus palabras clave.
Adicionalmente, CONEIX automatiza el control de las versiones y revisiones de los
documentos.
Desde la versión 2.2 incorpora un procedimiento de revisión y aprobación de
documentos.
1.8. Otras funcionalidades.
a. Registro de llamadas y mensajes.
Herramienta muy sencilla que permite dejar un mensaje a otro usuario de la
intranet del tipo:
Te ha llamado Pedro de la empresa XXX. Llámale en cuanto puedas.
El sistema facilita el registro del mensaje en la base de datos para su posterior
consulta.
También permite enviar mensajes genéricos a los otros usuarios.
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b. Agenda.
Permite consultar la dirección, el teléfono y el histórico o las relaciones de una
persona o una empresa.
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c. Propuesta.
La utilidad de la intranet CONEIX radica en que ha sido diseñada a partir del estudio
de las necesidades de cada uno de los perfiles de usuarios. Para asegurar la
evolución de la herramienta en la dirección adecuada, hacía falta definir un método
que hiciera muy fácil el envío de propuestas al equipo desarrollador.
La funcionalidad Propuesta facilita esta tarea.
1.9. Control de acceso.
Coneix permite configurar perfiles de usuario y definir para cada perfil los accesos a
las diferentes pantallas y funcionalidades.
Puede configurarse un acceso a clientes para que estos puedan acceder a la
información que nosotros queramos.
2. Datos técnicos.
Coneix es una herramienta web implementada en PHP. Utiliza MySQL como base de
datos.
Puede instalarse en un servidor de la propia empresa o utilizarse en modo SAAS
(software as a Service) sobre nuestros servidores.
CONEIX es un sistema actualizable. La posibilidad de actualización de una versión a
la siguiente permite:
•
Disponer de las nuevas funcionalidades que se incorporan al sistema.
•
Aseguran la inversión en la puesta en marcha del sistema.
Actualmente en Coneix se han invertido más de 20.000 horas de programación. En
el año 2009 tenemos previsto dedicar unas 8.000 horas adicionales a su mejora y
perfeccionamiento.
Coneix v2.4
Coneix v2.4
El proyecto CONEIX no hubiera sido posible sin el soporte, el esfuerzo y la
colaboración de: Carles Riba, Judit Coll, Francesc Civit, Adrià Roca, Eduard Ferreró,
Xavier Casanova, Agustí Domènech, Josep Pons, Antoni Sudrià, Albert Sànchez,
Ángel Casanova, David Lampón, Francesc Güell, Juanjo Villanueva, Eli Abad,
Francisco Moya, Ricardo Alonso, Albert Boix, Joan Meya, Enric Codina, Raquel
Alguacil, Albert Moleiro, y Miquel Delclòs.
Contacto:
Miquel Delclòs
[email protected]
Coneix Project Management S.L.
Tel: +34 935.898.580
Fax: +34 936.759.363
Mv: +34 647.530.860
Avda. Cerdanyola 75
08172 Sant Cugat del Vallès
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