PROYECTO INSTITUTO DE ESTUDIOS HUMANITARIOS JUSTIFICACIÓN La Oficina para la Coordinación de Asuntos Humanitarios ha venido avanzando en la optimización de las actividades de asistencia humanitaria en Colombia, actualmente cuenta con una base de datos en su sistema de información que permite por medio de herramientas como el Índice de Riesgo de Situación Humanitaria desarrollado con la Universidad Santo Tomás facilitar el trabajo de los analistas y tomadores de decisiones de tipo humanitario. Como complemento a todo el trabajo realizado por OCHA, se propone la creación de un Instituto de Estudios Humanitarios, el cual será multidisciplinario y contará con la participación de diversos actores dispuestos a realizar trabajos no sólo de análisis estadísticos, sino también de investigación y divulgación de los resultados obtenidos durante su gestión. Dicho instituto servirá como espacio de coordinación para los diferentes actores que intervienen en las labores de carácter humanitario, ya sean organizaciones e instituciones del Estado, ONG’s, instituciones religiosas e instituciones académicas entre otras. La conformación de un Instituto de Estudios Humanitarios pretende, mediante sus diferentes investigaciones y estudios, servir de herramienta para el conocimiento y análisis de las diferentes situaciones que vive cada una de las zonas del país, así, se facilitarán y agilizarán los procesos de toma de decisiones de las partes que intervienen directamente con ayuda para estas zonas. OBJETIVOS Objetivo General Promover la investigación en temas humanitarios, entre la academia, ONG y las Naciones Unidas, enfocada a mejorar la toma de decisiones y la calidad en la asistencia humanitaria. Objetivos Específicos 1. Promover estudios, análisis e investigaciones de carácter humanitario tomando como base la información con la que se cuenta para difundirlos a todas las organizaciones que realizan labores en este ámbito, y con un enfoque transversal de derechos humanos. 2. Gestionar la participación de los diferentes actores y analistas de información de base de situación humanitaria en Colombia para la conformación del equipo de trabajo del Instituto de Estudios Humanitarios, el cual funcionará basado en los conceptos de los principios de las acciones humanitarias. 3. Promover la capacitación a personas de las diferentes disciplinas en el ámbito humanitario y en su significado e importancia, para obtener una mayor concientización en lo referente a la situación colombiana actual y siguiendo los principios humanitarios. 4. Proponer soluciones a las diferentes situaciones humanitario a partir de los trabajos realizados en el realizar procesos de toma de decisiones de una coordinada entre los actores interesados y ciñéndose que tienen los principios de las acciones humanitarias. de carácter instituto para manera más al significado LOGÍSTICA DEL IEH El IEH está concebido como un espacio para la investigación sobre temas humanitarios, el cual requiere un mínimo de recursos, en cuanto a su financiación. Así mismo, el IEH será un canalizador de fondos para todos los proyectos que hagan parte de sus actividades. Para efectos del funcionamiento operativo del IEH, se contará con un director encargado de presidir las reuniones y gestionar las actividades del instituto; un coordinador logístico encargado de gestionar y organizar los eventos del instituto entre otras funciones; un coordinador de investigación encargado de gestionar las actividades de investigación y publicación de documentos del IEH, según anexos de este documento (ver TOR). Este grupo humano se ubicará en el espacio físico donado para el funcionamiento del instituto (II). I. Espacios de toma de decisiones. En la medida que el IEH sea un espacio abierto a la comunidad humanitaria para incorporar una variedad de actores de los sectores ONG, académico y SNU, tendrá mayores posibilidades de servir la función de llenar la brecha que muchas veces ha existido entre la investigación académica en temas humanitarias y la práctica. Por este motivo, los espacios de toma de decisiones también deben incorporar estos mismos actores. Las diferentes organizaciones asociadas al Instituto de Estudios Humanitarios podrán participar de dos maneras diferentes en el proyecto: IA. Comité Interino Este comité estará conformado por una variedad de actores que quieren tomar parte en la creación y planeación del proyecto IEH. Temporalidad: dos reuniones multilaterales, posiblemente si se crean sub-comités los cuales podrán convertirse en una red de apoyo posteriormente. Membresía: Estará abierta a todas las ONG, universidades (a través de sus grupos de investigación) y agencias SNU trabajando en el campo humanitario. Tareas: Hará sugerencias acerca de la formación de la propuesta IEH Los sub-grupos tendrán la posibilidad de estar presentes indefinidamente Recogerá las propuestas de proyectos iniciales del IEH Tendrá la posibilidad de transformarse en una red de apoyo IB. Mesa Directiva Temporalidad: La mesa directiva existirá por el periodo de 1 año, así en línea con la financiación anual del IEH Membresía: el objetivo será tener aproximadamente 3 organizaciones de cada ámbito IEH, entendido así: ONG (donde se incluye iglesia y fundaciones del sector privado, y ONG tanto internacional como nacional), agencias SNU y universidades (a través de sus grupos de investigación). La organización se debe firmar el compromiso a su nivel más alto: es decir rectoría si es una universidad, o representante si es ONG o Agencia SNU. La mesa directiva podrá poner en consideración proyectos por medio de sus contrapartes, es decir, mediante alianzas con otras instituciones que no hagan parte de la mesa directiva, sin embargo, los recursos para el desarrollo de los proyectos serán administrados por la contraparte. Criterios para membresía (10 puntos para evaluar posibles candidatos – estos criterios se evalúan a base de la respuesta hecha en el formulario de vinculación): Criterio Puntaje Nivel de compromiso - ¿A qué nivel 5 puntos se compromete la organización (desde la Rectoría, Representante, Decanatura)? ¿Cual es el nivel y calidad del compromiso adquirido, en términos de tamaño de evento, calidad de espacio físico? ¿Hay compromisos cuales van más allá del mínimo compromiso? Se entrega 5 puntos a una organización cual propone ir más allá de lo mínimo. Experiencia en temas humanitarias 2 puntos - ¿La organización ya ha trabajado en temas humanitarias? Experiencia en investigación - ¿La 2 punto organización ha producido investigaciones aplicada en el campo humanitario? Lazos con otras organizaciones - 1 punto ¿Esta organización traerá más participación en las actividades del IEH? ¿Distribuirá convocatorias? ¿Invitará nuevas organizaciones a la Red? ¿Trabajará sobre eventos y proyectos con más org? Tareas: Revisión de propuestas de investigación, con derecho a un voto por cada integrante de la mesa directiva. Planeación de un evento IEH por año por miembro de la Mesa Directiva (o provisión de espacio de planta físico) Una reunión mensual con el Director adonde se planeará las actividades del IEH IC. Red de Estudios Humanitarios (REH) Durante el proceso de formación del Instituto de Estudios Humanitarios, se hizo latente la existencia de una gran cantidad de instituciones académicas interesadas en una participación más amplia en las actividades propuestas para el IEH. Por este motivo, se propone la conformación de la Red de Estudios Humanitarios como un elemento estructural bajo el auspicio del IEH, la cual servirá como un espacio donde la comunidad podrá comunicar sus iniciativas y los proyectos que lleva a cabo apoyándose en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). En consecuencia, esta red servirá como una estructura articuladora entre el IEH y las universidades con el propósito de facilitar la coordinación desde las regiones. El resultado esperado es una comunidad de prácticas en temas de investigación humanitaria. Temporalidad: La membresía en la REH depende de la voluntad e iniciativa de cada participante. No existe un límite en el tiempo de participación. Membresía: Universidades o entidades que realicen trabajos de investigación humanitaria. En cada región se busca una universidad la cuál será ‘nodo’ en su respectiva región, este miembro asumirá responsabilidades especiales cuales se detallan por nodo. Nodos regionales: Un nodo regional se concibe como un punto articulador en la región, el cual tiene la responsabilidad de convocar a las universidades y miembros en la REH un mínimo de una vez por semestre. Esta convocatoria puede ser en forma de reunión de planeación de actividades, un simposio o una capacitación. La invitación debe ser extendida a todas las universidades miembros de la región. Cada nodo regional puede integrarse a las actividades humanitarias de la región a su propia manera, priorizando sus actividades como los miembros regionales mejor creen conveniente. Actividades: Difundir los resultados de investigación en el campo humanitario. Compartir los resultados de investigación de los diferentes grupos de investigación. Promover herramientas educativas, entre ellas cátedras y seminarios, en el esfuerzo para expandir los estudios humanitarios. Convocar una reunión, por lo menos una vez cada dos meses, para revisar y coordinar futuras actividades en la región. A través de actores en cada nodo, subir documentación sobre el proceso regional. Espacio Físico. El espacio físico será donde los funcionarios (no más de tres – ver TOR adjunto), desempeñan sus tareas diarias. Estos incluyen reuniones bilaterales, planeación, preparación para eventos y redacción de documentos producidos directamente por parte del IEH. Dentro de las expectativas para el inicio del funcionamiento del instituto, se confía en que una de las organizaciones integrantes de la mesa directiva facilite por un período no menor a un año las instalaciones en donde habrán de desarrollarse las actividades. Esto incluirá costos de mantenimiento e Internet más no costos de teléfono o celular. II. Eventos. Los eventos son una pieza clave del IEH, y están directamente vinculados a las actividades de los miembros de la Mesa Directiva. Se considera la contribución de un evento sea una actividad tanto en promoción de la institución miembro como para el IEH en general. El dinamismo que se espera generar a través de los eventos IEH pueden desencadenar en más actividades prácticas, además de ser espacios para dar publicidad a proyectos IEH, mejores prácticas en la comunidad humanitaria, y exposiciones y conferencias sobre temas de importancia para la comunidad humanitaria. Cada uno de los 9 integrantes de la mesa directiva, adquiere el compromiso de organizar y realizar por lo menos un evento de carácter local, regional o nacional, compromiso que la institución anfitriona asumirá. Estos costos incluirán gastos relacionados con el espacio para el evento; la publicidad, la cual debe ir con el logo de todo miembro de la mesa directiva y el logo del IEH; y costos relacionados con traer presentadores (i.e., honorarios o viáticos), si estos existen. III. Proyectos. Además de los eventos, los proyectos del IEH son una pieza clave del concepto IEH. El grueso de la financiación del IEH se espera sea invertido directamente en proyectos de investigación de alto impacto sobre temas transcendentales para la comunidad humanitaria en hoy día, inicialmente en Colombia, pero sobre el tiempo para la región y el mundo en general. De acuerdo a los criterios expuestos en la matriz de evaluación abajo, todo proyecto de investigación debe tomar en cuenta los objetivos del IEH, el uso práctico o directo de la investigación por parte de la comunidad humanitaria, una contribución académica de importancia (incluyendo publicación), una buena táctica de difusión para que el público se entera de los resultados, y la importante tarea de incluir contrapartes tanto en la esfera ONG como académica y SNU, en lo posible. Los proyectos funcionarán de la siguiente manera: Convocatoria: Dos veces al año, habrá una convocatoria general, difundida por parte de todos miembros del IEH. Este proceso debe iniciar tan pronto que el IEH cuente con recursos, y no debe demorar más de un mes. Procedimiento para aprobación: se creará un formulario de pre-proyecto evaluado por el equipo del IEH. Ninguna propuesta de investigación puede ser hecha directamente por miembros de la Mesa Directiva, sin mayor participación, pero sí por contrapartes de estas. También cabe anotar que un miembro de la Mesa no debe votar para un proyecto en el cual esta directamente vinculado.1 Un ejemplo: Universidad x, miembro de la Mesa Directiva, busca recursos para financiar una investigación sobre desplazamiento en la Costa Pacífica. Se crea una alianza con ONG y, cual presenta una propuesta para la investigación, en donde también participará activamente. La propuesta llega a la Mesa Directiva después de ser evaluada, adonde la Universidad x se recusa durante la votación 1 Después de que los pre-proyectos han sido depurados y cumplen con los criterios mínimos de investigación del IEH y de la convocatoria en particular, la propuesta completa será solicitada para una evaluación más detallada. Si estos concuerdan con los criterios del IEH, serán pasados a la Mesa Directiva para una evaluación final. La propuesta deberá ser presentada utilizando el formulario de COLCIENCIAS.2 Se debe regir por las normas de esta organización en cuanto a requisitos financieros, rubros cuales se puede financiar y otros. Las propuestas inicialmente revisadas por el plantel del IEH finalmente se entran para serán consideradas directamente por parte de la Mesa Directiva, donde se espera que cada miembro (delegado) de esta Mesa otorgue un puntaje a cada proyecto. Las propuestas con el mejor puntaje promedio serán las escogidas. Cada presentador de una propuesta debe recibir los resultados de esta evaluación, junto con los comentarios pertinentes. Matriz de evaluación: Se creará un sistema de puntaje para la evaluación de los proyectos con las siguientes posibles categorizaciones: Criterio De objetivos - ¿El proyecto contribuye a mejorar la asistencia humanitaria? De uso práctico - ¿El proyecto creará una herramienta de uso general para el desarrollo de las actividades de la comunidad humanitaria? De uso académico - ¿El proyecto generará una publicación encaminada a enriquecer el conocimiento sobre temas humanitarios en el ámbito académico? De difusión - ¿El proyecto estará traducido a inglés? ¿tendrá un componente de presentación multimedia? De generar redes - ¿El proyecto 2 Puntaje 4 puntos 1 punto 2 puntos 1 punto 1 punto Ahora COLCIENCIAS exige que se rellena los formularios en línea, aunque conforman a los campos en el siguiente formulario: http://cidc.udistrital.edu.co/ftp/FORMATO_PRESENTACION%20DE%20PROYECTOS%202004.doc contará con la participación de miembros ONG, académicos y Sistema de Naciones Unidas? Transversalidad entre objetivos 1 punto IASC - ¿El proyecto podría tener aplicación en las 3 líneas de investigación IEH – protección – servicios básicos – recuperación temprana? ¿Considera la transversalidad de los derechos humanos? Financiación: Para iniciar las actividades del IEH, se espera contar con la participación de entre 5 y 10 proyectos durante el primer año, cada uno de ellos con un presupuesto propio que estará entre US$25.000 y US$50.000. Cada proyecto aprobado debe tener sus recursos en dos desembolses, uno al inicio del proyecto, y uno a su final. La contratación y los demás requisitos entre el proyecto deben ser manejados directamente por los ganadores de los concursos. IV. Publicidad y gestión de fondos. Publicaciones. Al finalizar cada año de actividades, se publicará un anuario dirigido a donantes e integrantes del IEH, en el cual se observarán las actividades realizadas, los resultados obtenidos, así como las fuentes y usos de los recursos. Por otra parte, el Instituto de Estudios Humanitarios contará con los siguientes mecanismos de comunicación y difusión: Una página de Internet, la cual hará parte de una de las páginas principales de alguna organización que haga parte del IEH. Dentro de esta página deberá existir una intranet a la cual tendrán acceso los miembros del IEH (investigaciones y eventos), así mismo en esta se podrán encontrar los formatos y las convocatorias publicadas por el Instituto. Folletos en formato PDF en versiones imprimibles. Gestión de Fondos. La gestión de fondos para el IEH es una función clave del mismo instituto. A su inicio, OCHA y otros miembros de la Mesa Directiva inicial se encargarán de solicitar a donantes financiación para iniciar actividades en el IEH, pero en siguientes años, será la responsabilidad de la misma IEH mantener su sostenibildad. El Director del IEH tendrá entre sus actividades (ver TOR Anexo A) la preparación de una estrategia para levantar recursos para el IEH y la consecución de estos fondos. El plan estratégico del IEH debe ser concordado con los miembros de la Mesa Directiva, y la responsabilidad para su manejo será debajo del Director del IEH. OIM administrará los fondos del IEH, más no será el responsable para continuar la financiación del mismo. VI. Administración. La administración del Instituto de Estudios Humanitarios, estará a cargo de la Organización Internacional para las Migraciones (OIM), cuyas funciones esenciales se concentrarán en: Recepción de fondos y manejo de desembolsos de los proyectos aprobados por la mesa directiva del Instituto, con un punto focal en administración OIM (tiempo parcial o completo dependiendo de la cantidad de fondos). Contratación del personal del IEH. Únicamente personal directamente afiliado con el IEH estarán contratado por OIM, personal adquirida con los fondos de proyectos deben ser administrados por cada contraparte. Además de estas responsabilidades básicas por parte de OIM, también podrá participar en la formulación del proyecto del instituto, así como en la mesa directiva, donde se aprobarán los proyectos. A su vez, las contrapartes de OIM, podrán presentar proyectos al IEH. Dentro de las responsabilidades administrativas del IEH estará mantener un archivo de resultados, incluyendo toda la documentación completa tanto de eventos como de proyectos de investigación.