PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.03 PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 1 de 28 Revisó: Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Aprobó Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N° 1736 OBJETIVO ALCANCE Asegurar que los productos o servicios no conformes presentados, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional, así como establecer las responsabilidades y autoridades relacionadas con su tratamiento. Este procedimiento aplica a todos los procesos/subprocesos o actividades desarrolladas en cumplimiento de la misión institucional, que han adoptado un Sistema de Gestión en la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Norma NTC GP 1000:2009 Norma NTC ISO 9001:2008 Norma NTC ISO 14001:2004 Norma NTC OHSAS 18001:2007 DEFINICIONES - Producto/ Servicio No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación. - Reproceso: Volverlo a hacer. - Reparación/Corrección: Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propósito. - Reclasificación: Cambiar la tipología de un producto o servicio - Concesión: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto después de su realización. - Desecharlo: Eliminación del producto o servicio. - Permiso de Desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización. -Tratamiento de una No conformidad: La acción emprendida respecto a una no conformidad. - Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados. CONSIDERACIONES Formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme: Reproceso, Reparación, Concesión, Desecharlo, Permiso de Desviación y/o Reclasificación. La actualización del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versión ni descripción de los cambios realizados del documento dado que su contenido son ejemplos que no son restrictivos en su selección. Si el producto o servicio no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/área, quien lo identifica debe informarlo oportunamente al líder para que proceda a dar el tratamiento correspondiente. Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 2 de 28 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1. Identifica el producto o servicio no conforme e informa al Líder. 1. Identifica el producto o servicio no conforme tomando como referente inicial los ejemplos del Listado de Productos o Servicios No conformes (Anexo 1), e informa al Líder para que evalúe su pertinencia. Nota: Si el producto o servicio no conforme es repetitivo se requiere aplicar una acción correctiva, empleando el Procedimiento Acciones Preventivas/Correctivas – PSE.02. Personal involucrado en el Sistema de Gestión, Beneficiarios o partes interesadas 2. Registra el producto o Servicio no conforme. 2. Registra el producto o servicio no conforme en el respectivo formato. 3. Define tratamiento a seguir. 3. De acuerdo a las características del producto o servicio no conforme, define el tratamiento a seguir: Reproceso, Reclasificación, Reparación, Concesión, Desecho, Permiso de Desviación. asignando responsable y fecha límite. 4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme. 5. Verifica el resultado obtenido. DIAGRAMA DE FLUJO Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1 Personal asignado FSE.09 Producto o servicio no conforme. Líder del proceso/ subproceso FSE.09 Producto o servicio no conforme. 4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al producto o servicio no conforme Personal asignado FSE.09 Producto o servicio no conforme. 5. Verifica el resultado obtenido de las actividades ejecutadas. Líder del proceso/ subproceso. FSE.09 Producto o servicio no conforme. Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 3 de 28 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. Reporta periódicamente el estado de los productos o servicios no conformes. 6. Reporta periódicamente el estado de los productos o servicios no conformes a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión . Líder del proceso/ subproceso. FSE.10 Informe de Desempeño de los Procesos. 7. Consolida y presenta informe a la Alta Direccion. 7. Consolida el Informe de Desempeño y lo presenta a la Alta Dirección. Líder del Proceso Seguimiento Institucional. DIAGRAMA DE FLUJO 1 FIN PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Código : PSE.03 Versión : 04 Página 4 de 28 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento 02 Octubre 03 de 2008 Cambio de la Norma de Referencia NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander 03 Marzo 11 de 2009 Modificación de las consideraciones, cambio del nombre del procedimiento Febrero 16 de 2012 Inclusión de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, actualización de la Norma NTC GP 1000:2009. Ajuste del alcance con la inclusión de los subprocesos. Ajustes en las Actividades No. 1, 3, 4, 5,6 y 7. En las Actividades No. 1, 2, 3, 5 y 6 inclusión como responsable del líder de subproceso. 04 Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 5 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO ACADÉMICO PNC Control Tratamiento Error al generar carnés Revisión por parte del Auxiliar Administrativo encargado Reproceso Error al reportar la información de grados a Secretaría General Revisión por parte del Auxiliar Administrativo encargado Reproceso / Reparación Errores de digitación al ingresar la información al Sistema. Revisión por parte del Auxiliar Administrativo encargado Reproceso / Reparación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 6 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL PNC Control Omisión o incorrecto diligenciamiento de formatos requeridos en el proceso. *Inducción y reinducción al personal de la División en el SGC. *Socialización de los formatos una vez aprobados. Tratamiento Servicio Reproceso Aplica para todo el proceso *Revisión de la calidad de los insumos entregados por el proveedor. *Uso de elementos de protección personal. Incumplimiento en la calidad de los *Cumplimiento de las especificaciones técnicas definidas Reproceso, productos ofrecidos en los servicios en las licitaciones para los servicios de alimentación. Reparación / de alimentación. Corrección *Aplicación de pruebas microbiológicas. *Accesibilidad a la documentación del proceso y subproceso, en medio físico para el personal que no tiene acceso a la intranet. *Reuniones de mejoramiento. *Comunicar al personal la importancia de la puntualidad en la prestación de los servicios de alimentación. Incumplimiento en la hora de *Establecimiento de horario para la solicitud de los Concesión, prestación de los servicios de permiso de servicios de alimentación especial. alimentación. *Comunicación a los proveedores recordándoles el desviación cumplimiento de las condiciones requeridas en los servicios de alimentación (horarios de entrega, calidad de los insumos o productos, etc.). *Realización de reuniones de mejoramiento en las que se incluye el tema del trato amable y cordial en la atención Incumplimiento en el requisito de Reparación del beneficiario. atención amable y cordial. *Aplicación de la Guía de inducción y reinducción del personal de Bienestar Universitario. Servicios de alimentación Servicios de alimentación Aplica para todo el proceso Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 7 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL PNC Control Tratamiento Servicio *Programación de las agendas por parte del personal que Incumplimiento en el horario o fecha Servicios de presta los servicios de Salud. de las consultas programadas en los Reparación/ Salud y *Reuniones de mejoramiento. servicios de Salud o en los Corrección Psicorientación *Reporte de no atención por parte del estudiante o Programas Educativo-Preventivos. secretaria sobre la no atención. Incumplimiento del protocolo de Cumplimiento de los protocolos de limpieza, Reparación/ Servicios de limpieza, desinfección y desinfección y esterilización en los servicios de Corrección Salud esterilización. Enfermería y Odontología, TBE.03 y TBE.34 *Cumplimiento de la Guía para la manipulación de Pruebas microbiológicas no alimentos GBE.32 y la Guía de limpieza y desinfección del Reparación/ Servicios de conformes. servicio de Comedores y Cafetería GBE.28. Corrección alimentación *Capacitación en BPM. *Seguimiento de las actividades de los programas a través del formato de labor educativa y/o el registro de Incumplimiento de las actividades asistencia de los estudiantes a través del lector de código Reparación, Programas programadas en el Cronograma de de barras. Permiso de Educativo Actividades Masivas Programas *Actualización oportuna del Cronograma Actividades Desviación Preventivos Educativo Preventivos. Masivas Programas Preventivos FBE.81, cuando se requiera una modificación *Utilización del correo electrónico a la comunidad Modificación de los menús ofrecidos universitaria. Permiso de Servicios de sin informar oportunamente a los *Comunicación oportuna de los cambios a la(s) Desviación alimentación usuarios. persona(s) encargada de la publicación de los menús. Aplicación de la Guía de manejo de alimentos, Rotulación inadecuada o carencia de medicamentos, sustancias vencidas y productos esta para productos reenvasados. reenvasados GBE.42 Reparación Aplica para todo el proceso Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 8 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO BIBLIOTECA PNC Control Tratamiento Rev isión del código de barras del libro Error en la entrega, préstamo o renov ación de Material Bibliográfico I mposibilidad de consulta en sala o préstamo a domicilio por deterioro físico del material bibliográfico Reparación Socialización de lo ocurrido con los auxiliares de préstamo Mantenimiento primario prev entiv o Reparación Error en el proceso físico del material Verificar la coincidencia del número de bibliográfico (Colocación del código inv entario del libro y el código de de barras en un libro diferente) barras Reparación Dificultad en el fotocopiado de material bibliográfico de colecciones especiales Reparación Mantenimiento prev entiv o por parte del prov eedor del serv icio Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 9 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PNC Control Tratamiento Incumplimiento en el tiempo de entrega del producto o servicio. Registro en los libretos Reproceso Error en la información difundida. Socialización en las fuentes la entrega oportuna de la información Reproceso / Reparación Fallas técnicas, debido a la caída de la señal. Visitas periódicas de los ingenieros a las torres y consolas. Plan de mantenimiento tecnológico Reproceso / Reparación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 10 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO DE CONTRATACIÓN Producto No Conforme No realizar oportunamente el registro presupuestal de un contrato en el sistema de información financiero de la Universidad. No elaborar algunas de las actas contractuales establecidas en la minuta del contrato dentro de los términos establecidos. Falta de alguno de los documentos establecidos para el perfeccionamiento y legalización de un contrato. Falta de alguna de las firmas de evaluadores de los documentos de evaluación de las licitaciones o de convocatorias Control Tratamiento Revisión listado de contratos Vs Registro presupuestal en el Sistema Financiero. Concesión Visitas de control selectivo de órdenes de contratación menores a 50 SMLMV. Manual de Interventoría. Concesión Revisión de Informes de Interventoría. No realizar ningun pago hasta que no este perfeccionado y legalizado el contrato. Concesión Lista de Chequeo. Publicar la evaluación de las Licitaciones y Convocatorias ya firmadas o con la previa aprobación de los evaluadores. Concesión Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 11 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO EXTENSIÓN PNC Control Tratamiento Publicación de información errónea en el portafolio de programas de apoyo para Investigación y Extensión. Revisión y socialización con el equipo de la VIE. Reproceso El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigación y Extensión. Revisión de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador. Concesión La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo aprobación del ente financiador. a la compra o servicio a contratar. Reparación/ Concesión Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 12 de 28 ANEXOS C O N T R O L D E PR O D U C T O O S E R V IC IO N O C O N FO R M E PR O C E S O FIN A N C IE R O PN C Info r m e no o p o r tuno al b anc o d el v alo r d e p ag o s q ue s e r ealiz an m ed iante PIN Er r o r en las tar ifas p ara el p ag o d e ins c r ip c io nes , c ertific ad o s , c arnés , h ab ilitac io nes , exam en d e v alid ac ió n, d erec h o s d e g rad o y reg is tro d e d ip lo m as , en las c ajas d e la U niv ers id ad . Ausenc ia d e senc illo en la c aja p rinc ip al d e la U niv er sid ad . D em o r as en el p ro c es o d e s ub as ta d e lo s b ienes d ad o s d e b aja L iq uid ac io nes g enerad as q ue no inc luy er o n lo s d esc uento s D em o r a en el tr ám ite d e c uentas d el p ro c es o financ ier o Control Rev is ió n p o r p ar te d e la Jefe d e T eso r er ía d el v alo r d e lo s p ag o s q ue se realiz an m ed iante PIN y r ep o rte o p o rtuno p o r p arte la S ec c ió n d e T es o r er ía y al B anc o , d e lo s c am b io s en las tarifas . Rev is ió n p o r p ar te d e la Jefe d e T es o rería y las U AA c o rr es p o nd ientes, d e la ac tualiz ac ió n anual d e las tar ifas p ar a el p ag o d e insc rip c io nes , c ertific ad o s , c arnés , h ab ilitac io nes, exam en d e v alid ac ió n, d erec h o s d e g r ad o y r eg is tr o d e d ip lo m as, en las c ajas d e la U niv er sid ad , s eg ún Ac uerd o N o .0 0 5 d e 2 0 0 3 d el C o nsejo Sup er io r . D efinic ió n d el lineam iento d e m antener un v alo r b ase en senc illo tanto p ar a la c aja p r inc ip al d e la U niv ers id ad c o m o p ar a la c aja d e la F ac ultad d e Salud , y s o c ializ ac ió n a lo s c ajer o s . C o m unic ac ió n a lo s ac to r es q ue interv ienen en el p ro c es o p ara q ue red uz c an s us tiem p o s d e resp ues ta So c ializ ac ió n a lo s es tud iantes d e la entr eg a o p o rtuna d e lo s d o c um ento s nec esar io s p ar a la ap lic ac ió n d e d es c uento s en las liq uid ac io nes y c o m unic ac ió n a las unid ad es q ue d eb en rep o r tar la info r m ac ió n p ara d es c uento s a estud iantes . Seg uim iento a tr av és d e ind ic ad o r d el tiem p o p r o m ed io d el to tal d e la c uenta en el Sistem a d e Info r m ac ió n F inanc iero T ra ta m ie nto Rep arac ió n Rep arac ió n Rep arac ió n Rep arac ió n Rep r o c eso C o nc es ió n Retraso s en el p ag o d e las c uentas p o r d em o r as en la auto r iz ac ió n d el o rd enad o r d el g as to E nv ió auto m átic o al c o rr eo d e c uentas p end ientes p o r auto r iz ar al c o r r eo d e lo s o rd enad o r es d el g asto . C o nc es ió n Er r o res en el r eg istr o d e la info rm ac ió n d e lo s d o c um ento s d e c o ntr atac ió n en el S IF p o r p ar te d e las U AA. Co m unic ac ió n a lo s ac to res q ue inter v ienen en el p r o c eso p ar a q ue lo s d o c um ento s entreg ad o s sean leg ib les , r es altand o la resp o nsab ilid ad d e lo s O r d enad o r es d el G as to realic en una v er ific ac ió n en el SIF . Rep arac ió n Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 13 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO FORMACIÓN PNC No publicación o entrega del programa de las asignaturas. No programación en el período académico de las asignaturas obligatorias de un plan de estudios. No disponibilidad de recursos necesarios para el adecuado desarrollo de las asignaturas. Control Entrega de los programas de las asignaturas en la Dirección de la Unidad Académica por parte de los profesores antes de iniciar las clases. Tratamiento El Director de la Unidad Académica debe solicitar al profesor la elaboración y publicación del programa de la asignatura que va a ofrecer (página web, cartelera, etc.). Sensibilización a los profesores que incumplieron la planeación para evitar que esta situación se repita. Sensibilización a los Directores de las Unidades Académicas sobre la importancia de la programación de las asignaturas obligatorias del PEP en los tiempos previstos en el calendario. El Director de Admisiones y Registro Académico informa a la Unidades Académicas las asignaturas no programadas. Programación de las asignaturas. Reparación/concesión: El tratamiento depende del recurso con el cual se tuvo el inconveniente, se estudia la necesidad y se informa a las dependencias responsables para dar respuesta. Planeación de matrícula. La Unidad Académica debe programar o justificar la no programación de las asignaturas. Para equivocaciones en el registro de la información en el sistema dentro del período de registro establecido por ésta Institución, se debe ingresar al sistema y realizar la Los detalles del proceso son publicados en la página web corrección de la información. Equivocaciones en la información registrada o de los estudiantes y durante el proceso se brinda asesoría En el caso que el sistema del ICFES no lo permita, la inconvenientes con la ejecución de las actividades a las personas que lo requieran. Vicerrectoría Académica enviará el reporte por escrito al en los plazos establecidos por la UIS para la ICFES, solicitando el cambio en la información. presentación del examen SABER-PRO. Capacitación periódica a los encargados del proceso en las Para inconvenientes con la ejecución de las actividades en unidades académicas. los plazos establecidos, se debe dar el acompañamiento necesario para solucionarlos, antes de finalizar el período de registro dado por ICFES. Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 14 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA PNC Control Tratamiento Revisión de la información por los diferentes Información para solicitar registro Consejo, así como por Planeación, CEDEDUIS calificado o su renovación que no cumplen y Vicerrectoría Académica, de acuerdo a la con la normatividad nacional o institucional competencia de cada una de las instancias Reproceso Informe de autoevaluación que no cumplen con los lineamientos para la acreditación de programas del CNA Reproceso Revisión del informe por la Vicerrectoría Académica y los pares internos Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 15 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIÓN CULTURAL PNC Control Tratamiento Alteraciones en la programación cultural por factores internos al proceso Lista de chequeo de eventos Reproceso /Desecharlo Revisión del contenido por parte del Lider del proceso previo a la divulgación Reparación /reproceso/ Información publicitario errada en el material Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 16 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL PNC Control Tratamiento Documento Extraviado Se lleva un registro de los documentos no entregados por la DCGD y firmado por la persona que lleva el documento. Los documentos recomendados se entregan a la mano y se firma el recibido, en el formato FGD.06. Los documentos enviados a presupuesto se relacionan en la planilla FGD.11. La correspondencia externa devuelta por las empresas de mensajería se registran en el formato FGD.25. La entrega de correspondencia se registra en el formato FGD.27. La entrega de correspondencia a las empresas de mensajería externa se registra en el formato FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el formato FGD.32. La correspondencia recibida por DCGD se registra en el formato FGD.33 Reproceso Correspondecia entregada destinatario equivocado La correspondencia externa devuelta por las empresas de mensajería se registran en el formato FGD.25. La entrega de correspondencia se registra en el formato FGD.27. La entrega de correspondencia a las empresas de mensajería externa se registra en el formato FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el formato FGD.32. La correspondencia recibida por DCGD se registra en el formato FGD.33 Reproceso Documento mal microfilmado El operador microfilma el simbolo 0080 imagen repetida para asegurar su legibilidad y nuevamente microfilma el documento. Cuando un rollo microfilmado posee imagenes mutiladas, se realiza un apendice al mismo rollo, es decir se microfilman nuevamente los documentos entre las actas comienzo y final de apendice. Reproceso Duplicado y revelado de rollos con errores. Una vez revelado el rollo original si poseen muchos errores nuevamente se repite el proceso de microfilmar toda la información de ese rollo y se revela. Para los rollos duplicados si poseen errores nuevamente se duplica. Reproceso Radicación errada de un documento Si es correspondencia recibida se corrige cuidadosamente y se da la numeración correcta. Si es correspondencia despachada y no se puede corregir se solicita a la UAA que nuevamente elabore eldocumento. Reproceso al Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 17 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO INVESTIGACIÓN PNC Control Tratamiento Publicación de información errónea en el portafolio de programas de apoyo para Investigación y Extensión. Revisión y socialización con el equipo de la VIE. Reproceso El incumplimiento parcial o total de los contratos o convenios para desarrollo de proyectos de Investigación y Extensión. Revisión de los informes parciales y finales antes de ser enviados al ente financiador. Concesión La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo aprobación del ente financiador. a la compra o servicio a contratar. Reparación/ Concesión Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 18 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO JURÍDICO PNC Control Tratamiento Productos que no cumplen con la reglamentación y normatividad vigente. Actualización base de datos - Capacitaciones a los abogados sobre Reglamentación y Normatividad Reproceso Entregas del producto fuera del tiempo establecido para su trámite. Formato de control de correspondencia FJU.01 Desecharlo / Permiso de Desviación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 19 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PNC Control Tratamiento Errores en el diligenciamiento de los formatos del proceso Socialización de los formatos una vez aprobados Reproceso / Desecharlo / Permiso de Desviación Seguimiento de la fecha establecida para el reporte. Para el caso en que la información a reportar deba ser Incumplimiento en las fechas solicitada a otra unidad, la fecha solicitada de reporte establecidas para entrega de informes a deberá ser de aproximadamente 8 días antes de la fecha de Entes Externos reporte al ente externo siempre y cuando el periodo entre la recepción de la solicitud y la fecha de reporte lo permita Concesión / Permiso de Desviación Mantener Información desactualizada en Intranet, referente al Proceso Revisión de la información al menos una vez cada 3 meses Reparación Copias de seguridad no realizadas o incompletas Establecimiento de fechas para realización de copias de seguridad y revisión de la información copiada Reproceso / Reparación Envío de observaciones de PAG a UAA Control de observaciones en una copia diferente al sistema errónea donde se registran Reparación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 20 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RECURSOS FÍSICOS PNC Control Incumplimiento de requisitos en los servicios Definición previa de los requisitos con el de mantenimiento beneficiario en la Visita de Diagnóstico Planes de distribución del personal. Establecimiento de lineamientos específicos en los turnos, porterías y puntos de vigilancia. Error en la ejecución del servicio de seguridad Planes de seguridad para el tránsito de personas, y vigilancia bienes y vehículos dentro de las instalaciones de la Universidad. Tácticas de seguridad en caso de situaciones especiales. Incumplimiento de requisitos en la fabricación Definición previa de los requisitos con el de bienes. beneficiario en la Visita de Diagnóstico. Definición previa de los requisitos con el beneficiario en la Visita de Diagnóstico. Revisión del cumplimiento de requisitos y especificaciones del diseño y presupuesto por Incumplimiento de requisitos y parte del Profesional asignado. especificaciones en el diseño y/o ejecución de Verificación del cumplimiento de requisitos y obras especificaciones del diseño y presupuesto por parte del Jefe de Planta Física. Validación del diseño y presupuesto por parte del Jefe de la Unidad solicitante Planes de mantenimiento preventivo y Fallas en el suministro de los servicios correctivo a las instalaciones eléctricas e públicos. hidrosanitarias. Tratamiento Reproceso / Reparación / Concesión Reclasificación Reproceso / Reparación / Concesión Reproceso / Reparación / Concesión Reparación Programación de las órdenes de trabajo por área. Incumplimiento en la prestación del servicio. Seguimiento a la ejecución de las órdenes de trabajo por parte de los supervisores de grupo. Reparación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 21 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS PNC Control Tratamiento Registro incompleto de entrada de equipos a la División de Mantenimiento Tecnológico Diligenciamiento del formato FRT01 por parte del auxiliar de bodega de la DMT para el control y registro de la entrada de los equipos donde se reporta las condiciones de entrega de los equipos y sus accesorios. Reproceso Demora en la prestación de servicios de mantenimiento Ejecución de las solicitudes de servicios conforme a la fecha de su registro. Establecimiento de un canal de comunicación directo con el usuario para notificar las posibles causas en la demora de la prestación del servicio de mantenimiento Concesión Demora en la entrega de los conceptos técnicos de compra según el tiempo establecido Revisión diaria y registro de los conceptos técnicos de compra solcitados por las UAA y control continuo por medio del formato FRT07 Concesión Demora en la realización del mantenimiento preventivo a un equipo aprobado dentro del plan de trabajo Establecimiento de un canal de comunicación directo con el ususario para elaborar el plan de trabajo de mantenimiento preventivo en la UAA solicitantes mediante el registro en el formato FRT04 Concesión Adquisición de repuestos que no cumplen las especificaciones de compra Control en la adquisición de repuestos realizando su compra deacuerdo a la marca y modelo de los equipos atendidos en las solcitudes de mantenimiento Reparación Emisión del concepto de baja de equipos conforme a la fecha de su solicitud. Realización de los registros de Demora en la emisión del concepto técnico conceptos técnicos de baja mediante los formatos FRT02 de baja y FRT06. Entrega de copia del concepto técnico de baja al usuario solicitante. Permiso de desviación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 22 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO PNC Control Tratamiento Seguimiento al cumplimiento del cronograma de las convocatorias Permiso de Desviación/ Concesión Información incorrecta respecto movilidad y subcripción de convenios suministrada a los beneficiarios. Verificación de la información suministrada. Seguimiento al cumplimiento de cronograma. Reparación Direccionamiento incorrecto a las UAA del proyecto de convenio Asesoría constante del procedimiento PRI 01 y el formato FRI 12 Planeación y Seguimiento de Convenios. Reproceso Mal diligenciamiento de los formatos del proceso. Capacitación Reparación / Reproceso Incumplimiento de la programación de las convocatorias establecidas. Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 23 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PNC Control Incumplimiento en el seguimiento periódico Cronograma de Seguimientos a los Planes de a los Planes de Mejoramiento y Planes de Mejoramiento Acción formulados por las UAA Devolución repetitiva (más de dos veces) Asesoría y acompañamiento a las UAA, previa de los Planes de Mejoramiento formulados construcción del PM por las UAA Errores en el diligenciamiento formatos del proceso de los Socialización de los formatos una vez aprobados Tratamiento Reparación / Concesión Reparación / Concesión Reproceso / Desecharlo / Permiso de Desviación Reunión de Apertura No comunicación a la UAA auditada, de los Agendas de Trabajo concertadas con la UAA a Concesión / Permiso de Desviación cambios en el cronograma de auditorías auditar Incumplimiento en las fechas establecidas para entrega de informes a Entes Externos Matríz de Informes a Entes Externos Plan 3A Concesión Socialización del Plan de Auditorías a las partes interesadas Incumplimiento en la ejecución del Plan de Agendas de Trabajo de los Auditores Internos Auditorías Carta de Notificación a las UAA, procesos o laboratorios a auditar Permiso de Desviación Asignar responsables de revisar y mantener Mantener Información desactualizada en el actualizada la información Portal Web y/o en Intranet, referente al Comunicar oportunamente los cambios en la Proceso información Reparación No atender solicitudes presentadas ante la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión Control Correspondecia DCIEG Delegación de la atención a la solicitud Se define según el caso Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 24 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES PNC Copias de seguridad programadas, realizadas en fechas no establecidas. Control Tratamiento Realización de las copias de seguridad según la Guía para la realización de Backup GSI.02 y diligenciamiento de los formatos: FSI.20 Entrega de Backup al Bucarica FSI.21 Control de Backup DSI Nivel 0 FSI.22 Control de Backup DSI Nivel 1 Permiso de desviación (a cargo del Líder del subproceso Administración de Servidores y Base de Datos Institucional) Ejecución de las actividades según el PSI.01 Procedimiento para la Elaboración de un No cumplimiento del tiempo de entrega en Diseño de Red de Datos LAN y registro de los la instalación de puntos de red. resultados en el formato FSI.01 Solicitud para la Elaboración de un Diseño de Red de Datos LAN Permiso de desviación Enlaces erróneos en el Portal Web con información enviada a la DSI para su publicación en el servidor web institucional (se excluyen enlaces a servidores externos a la DSI). Revisión por parte del Líder del área Web y su equipo. Reproceso Atención de un soporte a usuarios fuera del tiempo estipulado. Realización de las actividades según el PSI.02 Procedimiento Soporte a Usuarios y diligenciamiento del formato FSI.02 Solicitud de Soporte Permiso de desviación Cumplimiento de los procedimientos PSI.06 Elaboración de Software y No cumplimiento del tiempo de entrega de PSI,07 Mantenimiento de Software y registro en un mantenimiento o de un nuevo software. los formatos FSI.05 Elementos de Entrada y FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software Concesión o Permiso de desviación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 25 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO TALENTO HUMANO PNC Control Error en la información digitalizada en el Sistema Verificación de la información digitada antes de de Información de Recursos Humanos guardar los cambios en el SIRH Error en el procedimiento de liquidación Aplicación de la lista de chequeo para la revisión de individual de devengados, aportes, deducidos y la liquidación de nóminas novedades de los mismos. Revisión de la proforma del contrato antes de la Error en el contrato de vinculación de docentes impresión en cuanto al tipo de docente a contratar y cátedra la reglamentación vigente Error en el puntaje registrado en la resolución de Revisión detallada y comparativa del proyecto de otorgamiento de puntaje. resolución con respecto a lo consignado en el acta Error en la resolución de otorgamiento de Revisión detallada y comparativa del proyecto de puntaje por no inclusión de algún docente o algún resolución con respecto a lo consignado en el acta trabajo de productividad. Revisión minuciosa del documento previo envío a su Error en resoluciones de asuntos administrativos trámite. Revisión detallada de la cuenta de cobro antes de Error en las cuentas de cobro tramitar las firmas correspondientes Solicitud al operador externo de la programación del Actividad de formación impartida no coherente curso a impartir acorde a lo programado en el plan con el contenido propuesto de formación Error en el resultado de informes de formación Verificación de los resultados incluidos para el cálculo de personal (Aprendizaje, reacción e in situ) Solicitud a los formadores que cualquier desviación Incumplimiento en el inicio de una actividad de en el horario pactado sea informado con anticipación formación programada al Subproceso FP Verificación de la categoría y el sueldo previa elaboración de la constancias. Error en constancias o certificados Revisión del certificado antes de entregarlo al Jefe de la DRH para su firma. Tratamiento Reparación Reparación Reproceso Reproceso Reproceso Reproceso Reproceso Permiso de desviación Reproceso Permiso de desviación Reproceso Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 26 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO CONSULTORIO JURÍDICO Y SUBPROCESO CENTRO DE CONCILIACIÓN PNC CONTROL TRATAMIENTO * Se realiza memorando al estudiante Incumplimiento en el desarrollo de un * Se estudia la causa por la cual el estudiante incumple en el desarrollo del convenio con una entidad externa. convenio. * Se decide si el estudiante continua en el convenio o se reasigna a otra entidad. Reproceso/Concesión/Desecharlo * Se realiza memorando al estudiante Incumplimiento de una cita o reunión * Se analiza las consecuencias de dicho incumplimiento por parte del asesor del con el beneficiario. área correspondiente y se tiene en cuenta para la evaluación. * El asesor del área formula las instrucciones sobre el caso. Reproceso/concesión Entrega de documento(s) fuera del tiempo establecido. No acompañamiento en la realización de una audiencia de conciliación o trámite. * Se comunica con el estudiante para indagar la situación, se realiza el memorando. * Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente. * Se envia comunicación al estudiante realizando el llamado de atención. * Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente. *Se presenta excusa por parte del estudiante ante el usuario. *Se programa nueva fecha de audiencia o se asigna a otro estudiante, dependiendo de la situación. Reproceso/Concesión Reproceso/Concesión/Desecharlo/P ermiso de Desviación Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 27 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME PROCESO DE EXTENSIÓN - SUBPROCESO INSTITUTO DE LENGUAS PNC CONTROL TRATAMIENTO Inconsistencias en la matricula Ajustes en el sistema para minimizar error humano Reproceso Incumplimiento en el protocolo Metodológico para la clase con mas del 40% Obsevaciones de clase Encuestas de satisfacción Corrección Incumplimiento del Mantenimiento preventivo de equipos Revisión y seguimiento al cronograma del mantenimiento preventivo Reproceso Código : PSE.03 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME Versión : 04 Página 28 de 28 ANEXOS CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME IPRED – Modalidad Educación a Distancia y Virtual PNC Control Tratamiento No programación en el período Sensibilización a los Coordinadores de Programas sobre la importancia de académico de las asignaturas la correcta programación de las asignaturas en los tiempos previstos según Reparación/Corrección obligatorias que hacen parte del plan el calendario académico de estudios Publicación de información incompleta o errada en la página Web con respecto a los programas académicos Información errada en el material de promoción Errores en la tabulación de las encuestas de satisfacción Errores de tipo financiero que se presenten en el proceso de matrícula de los estudiantes Fallas técnicas en la plataforma Moodle Cancelación oportuna de los contratos de los tutores a los que no le fueron asignados grupos en los diferentes programas académicos Solicitar al personal responsable del programa académico la verificación de Reproceso/Reparación la información a publicar Socializar en las fuentes la entrega oportuna de información Reparación/Corrección Revisión del contenido por parte del Líder del Proceso previo a la Reproceso / Reparación divulgación Supervisión de la información por parte de la Subdirección Académica Reparación/Corrección Revisar oportunamente los resultados de las encuestas de satisfacción con Reproceso el fin de verificar la correcta tabulación de las mismas Revisión de las tarifas para el pago de inscripciones, revisión del sistema de liquidación y del proceso de generación de matrículas Revisión y controles oportunos de la plataforma para evitar fallas Reproceso Reparación/Corrección Revisión y aviso oportuno por parte de los programas académicos a la Subdirección Administrativa para cancelación de los contratos ante la Reparación/Corrección División de Recursos Humanos