Como administrar el tiempo

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Cómo administrar el tiempo de manera efectiva
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Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Documento para descargar. Noviembre de 2008.
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1
Tabla de contenido
1. ¿QUÉ ES EL TIEMPO?
3
2. PROBLEMAS MÁS COMUNES A LA HORA DE ADMINISTRAR EL
TIEMPO
3
3.
¿CÓMO APROVECHAR MÁS EL TIEMPO?
3
3.1
Establecer claramente metas y objetivos
3
3.2
Organizar y programar todas las actividades
4
3.3
Delegación eficaz
4
3.4
Controlar las interrupciones
4
4. HERRAMIENTAS PARA POTENCIAR LA ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO
6
4.1
6
Cree nuevos hábitos
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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1. ¿Qué es el tiempo?
Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil definirlo, sin embargo es algo con lo
cual tenemos que ver todos los días. El tiempo es “el período durante el cual
continúa una acción o un proceso”, según el diccionario. El tiempo es sólo una
medida, una dimensión. Y si esto es así, entonces cuando hablamos de la
administración del tiempo, el problema no está en éste, sino en la administración de
nosotros mismos.
2. Problemas más comunes a la hora de administrar el tiempo
Los problemas más comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para
administrar el tiempo1 son:
Poca o nula planeación en los estimados de tiempo que van a necesitar para
el desarrollo de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o
tomar decisiones.
Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tiempo
corto.
No saber decir no a las distracciones externas.
Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia,
dejando lo urgente para después.
Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas.
No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide
administrar eficientemente el tiempo.
No planear el tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar
alternativas de soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de
acción más efectiva.
3. ¿Cómo aprovechar más el tiempo?
La única manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo
más posible el que nos queda. Algunas estrategias para optimizar al máximo el
tiempo, son:
3.1 Establecer claramente metas y objetivos
Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar
prioridades. Para valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe
considerarse en función de la consecución de los objetivos planteados. Lo más difícil
1
Basado en:
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
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en la clasificación de las actividades es decidir cuáles son importantes y cuáles son
las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los asuntos realmente importantes
rara vez son urgentes y los asuntos más urgentes rara vez son importantes.
Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario
jerarquizarlas de acuerdo con un orden de prioridades y esta priorización depende
del papel que la actividad cumple en el logro de los objetivos.
3.2 Organizar y programar todas las actividades
Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y
prioridades sino que se requiere también de una programación cuidadosa de
actividades.
Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a
cabo, cuándo, cómo, quién, con qué y en dónde deben efectuarse para poder lograr
los objetivos del puesto que desempeña.
3.3 Delegación eficaz
La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la
administración del tiempo. Delegar es el acto de transferir autoridad y
responsabilidad de una persona o grupo a otra. La delegación efectiva facilita el
trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización, a la vez que ayuda
en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona
tiempo al líder para otras cosas que sólo él puede realizar. Además genera
confianza y compromiso.
3.4 Controlar las interrupciones
Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Llamadas
telefónicas, visitas sin previa cita, reuniones y atención de problemas, son algunas
de ellas. Si son llamadas telefónicas o si son visitas inesperadas, fíltrelas mediante
la ayuda de la secretaria, o limite el tiempo de acuerdo con la situación. Si se trata
de reuniones de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su
agenda sin programar para atender estas interrupciones.
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En el día a día, básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques
de actividades:
Matriz de la administración del tiempo
Urgente
No urgente
II.
I.
Actividades:
Actividades:
Prevención
Crisis
Construir relaciones
Importante
Problemas apremiantes
Reconocer nuevas
Proyectos cuyas fechas
oportunidades
vencen
Planificación recreación
III.
IV.
Actividades:
Actividades:
Interrupciones
Trivialidades
No importante
Correo
Ajetreo inútil
Algunas reuniones
Algunas cartas
Informes
Pérdidas de tiempo.
Actividades populares
Actividades agradables
Fuente: Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N.º 4, 1999
Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante.
Urgente significa que necesita una atención inmediata. Las cosas urgentes actúan
sobre nosotros, el timbre del teléfono es urgente, por ejemplo; las materias
urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atención.
La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una
aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.
Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más
proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer
que las cosas ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los
resultados que deseamos obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos
desviados hacia la respuesta ante lo urgente.
Los resultados de vivir en el cuadrante I son:
Estrés, agotamiento, administración de las crisis.
Hay otras personas que dedican mucho tiempo al cuadrante III, urgente pero no
importante pensando que están en el cuadrante 1, continuamente reaccionan a las
cosas urgentes suponiendo que también son importantes.
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Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes III
urgente pero no importante y IV no urgente no importante llevan vidas básicamente
irresponsables.
Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque,
urgentes o no, no son importantes.
El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva, trata de las
cosas que son no urgentes, pero sí importantes, por ejemplo: construir relaciones,
planificación de largo alcance, el mantenimiento preventivo, la preparación, todas
esas cosas que sabemos que hay que hacer, pero que solemos eludir, porque no
son urgentes.
Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las
oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los
problemas. Piensan preventivamente, tienen auténticas crisis del cuadrante I pero
su número es comparativamente más pequeño.
4. Herramientas para potenciar la administración del tiempo
Descubra en qué malgasta el tiempo. Saber qué es en lo que más invierte
tiempo y si es realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la
manera como va a organizar su plan de actividades de un modo mucho más
productivo. Ingéniese un formato de registro de sus actividades para tener un
cuadro más realista sobre lo que usted hace.
Fije objetivos de administración del tiempo. Lo realmente importante dentro
del tema de gestión del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo.
Póngase como objetivo cambiar sus comportamientos para conseguir todos los
objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto, usted necesita no solamente
establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta cumpliendo.
Habitúese
a
fijar
límites
de
tiempo
para
las
actividades.
Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder emails puede
consumir su día entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una
hora diaria para esa tarea y apéguese a ese límite.
4.1 Cree nuevos hábitos2
Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos
hábitos. Hay que empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el
2
Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd
=1&gl=co
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hábito de actuar ahora. Hágalo ahora, en el momento en que una idea positiva
cruce su mente para probar un método nuevo de hacer su trabajo.
Para saber manejar mejor el tiempo se deben crear nuevos hábitos. Para ello,
construya una lista diaria de cosas para hacer y refiérase a ella frecuentemente.
Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificación. Durante la
primera revisión de su planificador en la mañana, haga una lista de todo lo que
tiene que hacerse durante ese día. Mantenga la lista relativamente corta, por
ejemplo, de 5 a 10 cosas que atender, de tal forma que pueda tener éxito al
completar toda su lista.
Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un día y recuerde programar
algún tiempo personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los
ítems. Haga una lista de acciones específicas en vez de conceptos vagos.
Ejercicio práctico:
Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades:
Tome dos hojas de papel.
Encabece una de ellas con el rótulo TENGO QUE HACER, y la otra con un
CONVIENE QUE HAGA.
En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista solamente de aquellas cosas
que deba hacer hoy.
En la otra hoja, bajo el rótulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas
cosas que cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a
cabo.
Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras
referencias.
Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE.
5. Claves para lograr reuniones eficientes3
Los pasos a seguir para organizar una reunión son:
A. Identifique las metas y objetivos de la reunión:
¿Qué desea lograr en la reunión?
Considere cuánto tiempo tiene.
¿Qué cantidad de trabajo guarda relación con el tiempo que tiene?
3
Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection
Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf
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B. Elija los participantes adecuados:
Invite y publicite anuncie la reunión en forma anticipada de modo que el los
invitados sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para
planificarla. Piense en cuáles son las mejores formas de informar a la gente
sobre la reunión (por ejemplo, invitaciones por escrito, correo electrónico,
llamadas por teléfono).
C. Elabore una agenda:
De ser pertinente, sería bueno distribuir la agenda antes de la reunión.
La agenda debería entregar la siguiente información:
Declaración de metas y objetivos para la reunión.
Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarán a lograr sus metas y
objetivos.
Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (líder,
facilitador, secretario).
Logística: ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por cuánto tiempo?
D. Revise la agenda y las normas básicas:
Las normas básicas son importantes de modo que todos se sientan cómodos
para participar activamente en el debate.
Por ejemplo:
La reunión comenzará y terminará en forma puntual.
Sólo una persona hablará a la vez.
Los participantes escucharán activamente al expositor.
Los temas que no se relacionen con la agenda serán aplazados para otro
debate.
E. Planifique tiempo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunión,
contemple que haya tiempo para:
Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunión
futura).
F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunión:
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Este documento ayudará a los participantes de la reunión a recordar qué se
ha debatido y decidido en ella. Debería haber un secretario que tome notas
durante la reunión para mantener un registro histórico de los debates.
G. Evalúe la reunión, pregúntese:
¿Se abordaron todos los puntos de la agenda?
¿Asistió la gente adecuada a la reunión?
¿Se tomaron y aprobaron decisiones?
¿Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir?
H. Hágale seguimiento a los compromisos, responsables,
presupuestos establecidos dentro del desarrollo de la reunión:
tiempos
y
¿Se cumplieron las metas y objetivos?
¿Que ha faltado para cumplir con tiempos?
¿Qué se puede mejorar o cambiar dentro del desarrollo de las tareas?
Referencias bibliográficas
Administración del tiempo
http://www.geocities.com/perfilgerencial/administracion_del_t iempo.html>
Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of
Place,
U.S.
Environmental.
Protection
Agency.
En:
http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_
Realizar_Reuniones_Efectivas.pdf
Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N.º 4, 1999
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tiempo+
que+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso/Lecc5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+maneras+de+hacer+las+cosas+desarroll
ando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co
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