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MONTES & ASOCIADOS
Período Auditado:
Fecha auditoria:
Empresa Auditada:
Programa Aprobado por:
PROGRAMA PARA LA REVISIÓN DE DISPONIBLE
OBJETIVO GENERAL: Evaluar el área en cuanto a cumplimiento, control interno,
financiera y gestión
OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Determinar sí:
1. El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con un individuo responsable del
mismo y esta separado de otros fondos.
2. La responsabilidad de los fondos fijos de caja, está separada de las funciones de ingreso y
egresos y de las cuentas por cobrar.
3. Existen límites para los desembolsos, cheques girados contra los fondos de caja y para
cualquier otro desembolso extraordinario, tales como anticipo de sueldos, gastos de viaje, etc.
4. Los desembolsos están amparados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados,
y con la debida identificación fiscal del beneficiario.
5. La auditoria interna u otra persona independiente, práctica arqueos sorpresivos y frecuentes a
los fondos de caja.
OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. Comprobar la autenticidad como la calidad de los fondos de efectivo en Caja y de los depósitos
a la vista de propiedad de la empresa, que se encuentran es su poder, en poder de bancos o
de terceros en tránsito.
2. Determinar si dentro del rubro de Caja y Bancos, se presentan todos lo fondos y depósitos
disponibles que existen y son de la empresa.
3. Determinar si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin
restricción de cualquier índole en cuanto a su uso y destino.
4. Determinar si las divisas en moneda extranjera, incluidas en este rubro, están adecuadamente
evaluadas.
5. Identificar la adecuada presentación del efectivo en caja y bancos en el balance, así como que
éste contenga la debida información en casos tanto de posible restricción a la disponibilidad
inmediata, como de existencias importantes en moneda extranjera.
Elaborado por:
Aprobado por:
Revisado por:
MONTES & ASOCIADOS
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Fecha auditoria:
Empresa Auditada:
Programa Aprobado por:
El examen y los aspectos pertinente se trabajarán de conformidad con lo dispuesto en las normas
internacionales de auditoria y el artículo 57 del Decreto 2649 de 1993 y Decreto 4400 de 2005.
Realizado
PROCEDIMIENTO
SI
Elabore una sumaria que contenga la totalidad de los rubros del
disponible teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas de la Entidad
CODIGO
CUENTA
1105
CAJA
1110
BANCOS
PERIODO
ACTUAL
PERIODO
ANTERIOR
VARIACION
ABSOLUTA
VARIACION
RELATIVA
Procedimientos a Realizar
En coordinación con tesorería y contabilidad efectúe un corte
documental de recibos de caja, comprobantes de egreso, notas de
contabilidad y transferencias a fecha de corte; para este efecto
seleccione los últimos cinco documentos prenumerados y verifique su
imputación y registro dentro del período; de igual forma realice esta
operación para las últimas dos transferencias.
Obtenga la totalidad de los documentos que soportan los
Procedimientos y los Manuales de la Entidad en cuanto a
documentación y normalización de funciones para el Área de
Disponible. Una vez los obtenga verifique y cerciórese de que los
mismos contienen las normas básicas para el manejo, control y
disposición de recaudos y consignaciones así como:
 Atribuciones para efectuar gastos a través de los fondos fijos.
 Procedimientos para el manejo de bases.
 Oportunidad en el control y disposición de gastos.
Atribuciones de los diferentes administrativos para aprobar o improbar
gastos que se realizan a través de este tipo de fondos.
Verifique el cumplimiento de los reglamentos mencionados
anteriormente
Indague sobre la política de realización de arqueos a las cajas general
y menor de la entidad y su respectivo cumplimiento
Indague sobre el saldo arrojado a la fecha de Cierre en la Caja
General, a fin de determinar la procedencia del mismo.
De existir saldos en Caja General establezca si existe a fecha de
cierre una conciliación entre los saldos de tesorería y las cifras
presentadas en el balance. (Esta conciliación de existir debe estar
debidamente firmada y documentada).
Elaborado por:
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Revisado por:
NO
N/A
Papel de
Trabajo
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Realizado
PROCEDIMIENTO
SI
Con base en los arqueos realizados por la entidad, examine si la
totalidad de gastos arqueados quedan incluidos dentro del periodo
sujeto a auditoria.
Realice arqueo de caja menor y caja general y evalúe el cumplimiento
de los reglamentos en cuanto a topes de gastos y autorizaciones.
Realice un análisis breve del procedimiento empleado para el manejo
y custodia del efectivo, incluyendo procedimientos para conservar los
fondos en horas no hábiles, la adecuada constitución de pólizas de
manejo, la permanencia de efectivo en la empresa y el procedimiento
de recaudo y consignaciones del efectivo.
Solicite la conciliación de caja al final del ejercicio y verifique a través
de consignaciones el primer día hábil después del cierre los saldos
que se reportan en caja según los estados financieros. Confronte lo
adecuado de estos recaudos de caja, atendiendo el consecutivo
cronológico y numérico de los recibos de caja.
Verifique el adecuado control de los cheques posfechados, cheques
devueltos y cheques entregados a vendedores para ser consignados
en la sucursal correspondiente.
Indague si los cheques posfechados son controlados en cuentas de
orden.
Verifique que los gastos de caja menor se presenten tal como lo
dispone el reglamento de éste fondo fijo.
Indague acerca de las fechas que la entidad tiene establecidas para
realizar los reintegros de caja menor, y su adecuado cumplimiento.
Verifique que los pagos realizados por caja menor se encuentren
debidamente aprobados por los funcionarios respectivos.
Indague si la entidad dio cumplimiento de lo relacionado con la
obligación de expedir “Documento Equivalente” según lo dispone el
Decreto 380 de 1996 Artículo 4.
Para probar la razonabilidad de los saldos mostrados en el balance
general, verificamos a fecha de corte la existencia del efectivo,
observando el corte de documentos y las consignaciones posteriores en
bancos. (Artículo 57 del 2649 de 1993)
Solicite a la Entidad el detalle de las cuentas bancarias en entidades
Nacionales como Extranjeras y verificar que las mismas están en los
registros contables.
Verifique las firmas autorizadas para las cuentas bancarias
Realice circularización de la totalidad de las cuentas bancarias
Obtenga directamente de los bancos los extractos bancarios
correspondientes al mes de la revisión y crúcelos con el saldo al fin del
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NO
N/A
Papel de
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Realizado
PROCEDIMIENTO
SI
mes anterior según conciliación bancaria.
Efectúe una prueba de conciliaciones para el 100% de las cuentas
corrientes y de ahorros a la fecha de corte, verifique la cuantía de las
partidas conciliatorias y como afectan los resultados de los ejercicios
bajo examen.
Investigue sobre la antigüedad y veracidad de las partidas
conciliatorias, tales como Notas Débito, Notas Crédito, Cheques
Girados No Cobrados, Consignaciones no registradas, etc.
Cerciórese que los cheques pendientes al principio del período y no
pagados por el banco, durante el mes del examen, están todavía
pendientes al fin del mes.
Con respecto a los dineros que se encuentran en caja y que son de
moneda extranjera, verifique su razonabilidad y su adecuado ajuste de
acuerdo a la tasa representativa del mercado.
Verifique los promedios diarios de los bancos y analice la posibilidad
de obtener alguna rentabilidad con estos dineros.
Verifique que las otras partidas de conciliación, tales como errores y
correcciones en libros o del banco, están correctamente aclaradas y
registradas.
Investigue, con referencia a documentación y autorizaciones, etc. Los
cheques más importantes que están pendientes de cobro durante un
período y que no parezcan razonables, para verificar que representen
partidas legitimas
Obtenga una explicación satisfactoria de todas las demás partidas de
conciliación que no hayan sido correspondidas por el banco en el
estado de cuenta posterior al balance.
Verifique que las partidas en conciliación son de naturaleza rutinaria y
que no correspondan a deterioro de los procedimientos.
Compare los cortes de Caja y Bancos efectuados previamente, tales
como números de importes de los últimos cheques expedidos, con su
registro en libros, estados de cuenta bancarios y conciliaciones
bancarias.
Exprese una conclusión por de lo adecuado de estos saldos al cierre
del ejercicio y verifique si existen restricciones o embargos sobre el
uso de los mismos, bien a través del examen de las respuestas de los
abogados ó mediante la confirmación de saldos de bancos.
Realice prueba de desembolsos con base en un muestreo para ciertos
atributos
Realice arqueo de chequeras y formas continuas en blanco,
indagando en lo relacionado con su manejo, sobre los mecanismos de
seguridad implementados por la entidad para la el giro de cheques y
autorización de operaciones bancarias.
Elaborado por:
Aprobado por:
Revisado por:
NO
N/A
Papel de
Trabajo
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PROCEDIMIENTO
SI
NO
N/A
Papel de
Trabajo
Indague a cerca de la forma de salvaguarda de los cheques y formas
continuas y el manejo que se le da a las cuentas bancarias
Realice un arqueo de los sellos que utiliza la entidad para el giro de
cheques y transferencias electrónicas.
Indague a cerca de la custodia y periodicidad del cambio de clave de
la caja fuerte de la entidad
Verifique como hecho posterior que el saldo a la fecha de auditoria se
haya consignado oportunamente en las cuentas bancarias de la
entidad
De la aplicación de los procedimientos anteriores surgieron las
siguientes observaciones
Referencia Papel de
Trabajo
Conclusión
Muestra de documentos:
Para la prueba de desembolsos se debe examinar 96 documentos si el control interno es confiable, 49 si es
moderado y 30 si es malo. Esta decisión debe partir del Senior del Trabajo, quién evaluará y detallará las
desviaciones más representativas.
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