procedimiento de participación y consulta

PROCESO DE TALENTO HUMANO/ SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Versión : 02
PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Revisó: Coordinación HSEQ
Coordinación SYSO
Aprobó:
Código : PTH.57
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Fecha de aprobación: Marzo 30 de 2012
Resolución No. 499
Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la participación y
consulta de profesores, estudiantes, administrativos, contratistas, respecto al
Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad Industrial de
Santander.
Este procedimiento aplica para proceso de participación y consulta de
profesores, estudiantes, administrativos y contratistas de la Universidad
Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
·
·
·
·
·
Norma NTC OHSAS 18001:2007
Resolución 1016 de 1989 Ministerio de la Protección Social,
Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social
Decreto 1295 de 1994 Ministerio de la Protección Social
Resolución 2013 de 1986 Ministerio de la Protección Social
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
·
·
·
·
·
Participación: Las medidas adoptadas para que los profesores, estudiantes, administrativos y contratistas tomen parte en temas relacionados con la Seguridad y
Salud Ocupacional para garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión.
Consulta: Opinión o parecer que se solicita a las partes interesadas en temas relacionados con la Seguridad y Salud Ocupacional.
UAA: Unidad Académico Administrativa.
SGI: Sistema de Gestión Integrado
SYSO: Seguridad y Salud Ocupacional
SNPAD: Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres
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PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
Código : PTH.57
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CONSIDERACIONES
§
Las actividades de participación y consulta están relacionadas con los siguiente temas:
- Políticas y objetivos SYSO
- Representantes en asuntos de SYSO
- Establecimiento de los peligros y riesgos
- Investigación de Incidentes o Accidentes
- Plan de Emergencias
- Temas, lineamientos o cambios que afecten la SYSO de profesores, estudiantes, administrativos y contratistas
§
Los mecanismos para garantizar la participación y consulta (Cómo lo vamos hacer):
Validación de Matrices SYSO, Elecciones de Representantes del COPASO, Reporte de investigación de incidentes y accidentes, Publicación y difusión de Políticas y
Objetivos, Simulacros, Grupos Primarios, Claustro de Profesores, Comité Técnico SYSO y CGI.
§
En caso de ser necesario se realizará consulta acerca de asuntos relacionados con SYSO a las partes interesadas externas pertinentes.
§
La División de Recursos Humanos – Oficina de Seguridad y Salud Ocupacional facilita la participación y consulta del personal contratado a través del operador
externo realizando actividades de interventoria
§
Los contratistas podrán realizar participación y consulta durante el proceso de licitación y dentro de los tiempos establecidos para tal fin.
§
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
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Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Identifica los temas que requieran la participación y consulta
de partes interesadas frente al Sistema de Seguridad y Salud
Ocupacional.
1. Identifica temas de
participación
Son de
generalidades de
SYSO?
No
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
1
Pág 4
GENERALIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Si
2. Selecciona temas
2. Selecciona los temas que requieran de la participación y consulta.
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
3. Determina
mecanismo para
presentar tema
3.Determina el mecanismo para presentar el tema seleccionado a
los profesores, estudiantes, administrativos y contratistas.
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
4. Presenta el tema a
estudio
4. Presenta el tema a estudio a profesores,
estudiantes,
administrativos y contratistas, para garantizar la participación y
consulta.
Coordinador HSEQ
5. Realiza ajustes
requeridos
5. Realiza los ajustes requeridos de acuerdo a los aportes
realizados por profesores,
estudiantes, administrativos y
contratistas.
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
FIN
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
COPASO
1
¿Es de COPASO?
No
Si
6. Publica resolución
6. Publica la resolución rectoral con los requisitos para las
votaciones de elección de los representantes al comité.
Secretaría General
7. Convoca a candidatos elegibles para conformación del comité.
Jefe de División de
Recursos Humanos
8. Envía comunicación para dar a conocer planchas, fecha,
horarios y mesas de votación
Jefe de División de
Recursos Humanos
7. Convoca
candidatos
8. Envía comunicación
Planchas, fecha,
horarios, etc...
9. Garantiza que los funcionarios a su cargo participen de la
jornada de elección
9. Garantiza
participación
Jefes de UAA
FIN
PLAN DE EMERGENCIAS
¿Es de plan de
emergencias?
Si
1
No
2
Pág 5
¿Es de plan de emergencias?
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
1
10. Convoca
trabajadores
en la
Jefe de División de
Recursos Humanos
11. Divulga el plan de emergencias y comunica las fechas
establecidas para la realización de los simulacros.
Coordinador SYSO
10. Convoca la participación de los trabajadores
conformación de las brigadas de emergencia.
11. Divulga plan de
emergencia
12. Participa en la ejecución del simulacro
12. Participa en
simulacro
FIN
Comunidad Universitaria
Visitantes
Contratistas
SNPAD
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRABAJO
2
¿Es de Incidentes
y accidentes de
trabajo?
No
3
Pág 6
¿Es de investigación de incidentes y accidentes de trabajo?
Si
13. Convoca
integrantes
14. Participa en
investigación
15. Participa en
elaboración de planes
FIN
13. Convoca a integrantes del COPASO, Brigadistas, Jefe
Inmediato, trabajador accidentado y testigos
Coordinador SYSO
14. Participa en la investigación de incidentes y accidentes de COPASO-Brigadistas-Jefe
trabajo
Inmediato-Trabajador
Accidentado-Testigos
Equipo SYSO
15. Participa en la elaboración de los planes de acción
resultantes de la investigación de incidente y accidentes de
trabajo.
COPASO
Brigadistas
Jefe Inmediato
Equipo SYSO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
CONSULTAS
3
¿Es de consultas?
No
¿Es de consultas?
Si
16. Realiza consulta
17. Responde
consulta
FIN
FIN
16. Realiza consulta en temas relacionados con Seguridad y Salud
Ocupacional
17. Responde la consulta mediante correo electrónico, medio
escrito u otro medio de comunicación institucional.
Trabajadores
Estudiantes
Visitantes
Contratistas
Entes de Control
Comunidad en General
Jefe de División de
Recursos Humanos
Coordinador HSEQ
Coordinador SYSO
Profesionales SYSO
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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PROCEDIMIENTO DE PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
1
Marzo 30 de 2012
Creación del documento
2
Agosto 27 de 2012
Inclusión del nombre del Subproceso.
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