Cuentas por pagar

DESCRIPCION DE PUESTO
I. IDENTIFICACION GENERAL.
Clave: DP-02-1
Título: Cuentas por Pagar /Auxiliar de Sistemas
Revisión: 0
II. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL.
1. Puesto al que reporta: Gerente Administrativo
2. Puestos que le reportan directamente: ninguno
3. Ubicación en el Organigrama
Gerente
Administrativo
Cuentas por Pagar/
Auxiliar de Sistemas
III. MISION DEL PUESTO (razón de ser):
Asegurar el registro, control y conciliación, de las obligaciones que la empresa contrajo
con Proveedores de bienes y Servicios.
Control de Caja Chica
Capacitación en SIRE al personal de nuevo ingreso, apoyo a los usuarios sobre las
aplicaciones del SIRE.
Apoyo en la administración de los sistemas de información y configuración de equipos
a usuarios.
IV. FUNCIONES:
Recopila y controla los documentos por Pagar, Facturas y Cuentas por Pagar.
Codifica y programa los vencimientos de las cuentas por pagar.
Elabora en base a su programación o requisición de pago, los cheques o transferencias a
proveedores previa autorización, para solventar las obligaciones de pago de la empresa.
Elabora estados de cuenta de proveedores
Pagos de gastos fijos mensuales de la empresa tales como teléfonos, recibos de la CFE,
renta, pago de servicios de asesoría administrativa, entre otros
Control y manejo de caja chica
Solicita comprobaciones de gastos al personal de la empresa.
RH-01-02 Rev. 0 Jul-09
Control y abastecimiento de papelería, consumibles de equipos de computo e impresoras,
productos de limpieza y garrafones de agua.
Atender a usuarios en las aplicaciones del SIRE
Dar alta de datos de clientes solicitados por área de ventas, alta de colonias y ciudades.
Agregar o quitar permisos a usuarios en el sistema SIRE, de acuerdo a grupos de trabajo o
permisos particulares
Revisión del módulo de cuentas por cobrar.
Coordina la creación de cuentas de correo electrónico y mantenimiento del mismo, via
proveedor de dicho servicio.
Asegurar que los usuarios tengan disponibilidad en sus equipos de cómputo del correo
electrónico.
Verificar que los usuarios están haciendo uso correcto de cada uno de los módulos del SIRE.
Instalar los software requeridos en los equipos de los puestos de trabajo de la empresa.
Verificar que los equipos de cómputo trabajen correctamente en red, que no tengan virus y en
su caso eliminarlos.
Cumplir los lineamientos y políticas internas de la empresa.
Cumplir los procedimientos y procesos establecidos del SGC
Mantener orden y limpieza en las áreas bajo su responsabilidad
V. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES.
1. ASPECTOS ACADEMICOS.
1.1 Nivel Académico Requerido: Contador Publico o carrera similar / Técnico del área de
informática.
1.2 Competencias: Administración de archivo, manejo y control de pagos y depósitos
bancarios. Manejo de sistema Office, Idioma ingles 60 %. Dominio en el manejo y
capacidades del sistema SIRE. Conocimiento en administración de los sistemas de
información y configuración de equipos
2. EXPERIENCIA.
2.1 En puestos Similares: 2 años 2.2 En Otros Puestos : 1 a 3 años
2.3 Tiempo Previsto para adaptación: 3 meses
VI. RELACIONES INTERPERSONALES.
Evaluación general del tipo de relaciones de trabajo que el ocupante del puesto desarrolla con otras
personas, dentro y fuera de la empresa, para obtener y dar información, negociar, convencer, instruir
1. INTERNAS:
¿CON QUIEN?
• Gerente Administrativo
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¿PARA QUE?
Gerente administrativo: informe del estado de
cuentas por pagar. Aprobación de depósitos y
• Director General
• Jefe de compras /Auxiliar de
•
•
•
•
Compras
Gerente Comercial
Jefe de Sistemas
Jefe de Crédito y Cobranza
Todo el personal de la empresa
cheques.
Autorización de Gastos y revisión de
cheques para su firma. Supervisión de funciones.
Director General: autorización de pago, montos y
autorización de cheques.
Jefe de Compras: recibo de facturas de
proveedores
y
condiciones
de
pago,
retroalimentación del estado de cuenta de
proveedores. Informe de devoluciones.
Gerente comercial: Autorización de gastos del
personal de ventas y almacén.
Jefe de Sistemas: definición de actividades de
apoyo a las diferentes áreas de la empresa
referentes a la administración del SIRE.
Jefe de crédito y Cobranza: realizar a su solicitud
los cambios, actualizaciones y ajustes en la
información de los diferentes módulos del SIRE.
Todo el personal de la empresa: control de
comprobantes
de
gastos.
Atención
ante
requerimientos de manejo de hardware y software.
Confirmación del nivel de servicio del área.
2. EXTERNAS:
¿PARA QUE?
¿CON QUIEN?
• Proveedores
Proveedores: depósitos o transferencias a cuentas
de proveedor, informe y aclaraciones de estados de
cuenta, solicitud de notas de crédito. Revisión de
facturas.
VII. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO.
1. COMPLEJIDAD FUNCIONAL Y TOMA DE DECISIONES:
Evaluación general del tipo de labores que se llevan a cabo, así como la trascendencia de las mismas y la
habilidad que requiere para la toma de las decisiones que implican.
1.1 INICIATIVA Y CRITERIO:
( ) Recibe y sigue instrucciones.
( ) Resuelve problemas sencillos menos del 50 % de su tiempo.
( ) Resuelve problemas sencillos más del 50 % de su tiempo.
( ) Resuelve problemas difíciles menos del 50 % de su tiempo.
( X ) Resuelve problemas difíciles más del 50 % de su tiempo.
( ) Resuelve problemas difíciles y sin antecedentes aplicables como contenido normal del puesto.
1.2 ESFUERZO MENTAL
( ) Atención normal la mayoría del tiempo.
( ) Atención intensa y sostenida solo por periodos cortos.
( ) Atención intensa y sostenida en forma frecuente.
( X ) El trabajo requiere de una gran concentración.
( ) Las distracciones pueden producir consecuencias críticas
1.3. TRABAJO BAJO PRESION
( ) Situaciones más bien relajadas la mayoría del tiempo.
( ) Situaciones sujetas a tensión normal de trabajo.
( ) Eventualmente la tensión es superior a lo normal.
( X ) Frecuentemente la tensión es superior a lo normal.
( ) El puesto implica muy frecuentes tensiones críticas
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2. SUPERVISION EJERCIDA:
NO APLICA ( X )
Evaluación de la responsabilidad que el puesto tiene por la dirección, organización y control de personal subordinado.
2.1 NUMERO DE SUPERVISADOS:
( ) DE 1 A 5 Directos
( ) DE 6 A 10
( ) DE 11 A 15
( ) MAS DE 15
3.
2.2 TIPO DE FUNCIONES QUE REALIZA EL PERSONAL SUPERVISADO:
( ) SIMPLES: como limpieza, jardinería, movimiento de materiales.
( ) SENCILLAS: procedimientos sencillos, técnicos, productivos o
administrativos.
( ) BASICAS: referentes a un Departamento o a varias funciones del mismo.
( ) MEDIANA COMPLEJIDAD: referentes a varios Departamentos o a toda un
área.
( ) COMPLEJAS: varias áreas o toda la empresa.
ALCANCE DEL TRABAJO:
Evaluación del impacto en los resultados que podría producirse por pérdidas o errores.
(
) Mínimo impacto; los errores, pueden descubrirse inmediata y fácilmente, son de baja trascendencia.
(
) Poco impacto; errores se descubren fácilmente. Las pérdidas serían poco importantes y corregibles
(
) Mediano impacto; los errores detectables en trámites posteriores, antes de dejar la unidad de trabajo y
puede corregirse.
( X ) Trabajo que requiere la aprobación de un jefe, evidenciándose sus resultados en informes o reportes
periódicos
(
) Funciones que tienen impacto en toda una área de trabajo, influyendo en su productividad
(
) Funciones que impactan varias áreas de la empresa, influyendo en su productividad o la de la empresa como tal.
4.
DISCRECIONALIDAD POR INFORMACION CONFIDENCIAL.
Evalúa la importancia que para el puesto tiene la no divulgación de información de carácter reservado para la empresa o
el puesto mismo, en base a la frecuencia y grado en que tiene acceso a ella.
6.1 FRECUENCIA DE ACCESO.
( ) ESCASA
( ) OCASIONAL
( X ) CONSTANTE
( ) PERMANENTE
5.
6.2 GRADO DE CONFIDENCIALIDAD
( ) NO CONFIDENCIAL
( ) CONFIDENCIAL
( X ) MUY CONFIDENCIAL
( ) ABSOLUTAMENTE CONFIDENCIAL
CONDICIONES DE TRABAJO.
Considera todos los elementos de las circunstancias en que se realiza el trabajo y que pueden afectar el bienestar, la
seguridad o el esfuerzo que es necesario desarrollar para realizar el trabajo; posibilidades de que el ocupante dañe su
salud con medidas adecuadas de seguridad; y la cantidad y continuidad de esfuerzo físico requerido para desempeñar
el puesto
5.1 CONDICIONES AMBIENTALES
( ) MUY AGRADABLES
( X ) AGRADABLES
( ) SATISFACTORIAS
( ) DESAGRADABLES
( ) MUY DESAGRADABLES
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5.2 RIESGOS
( X ) ESCASOS
( ) ACCIDENTES LEVES QUE NO REQUIEREN
ATENCION MEDICA
( ) DE ATENCION MEDICA
( ) GRAVES
5.2 ESFUERZO FISICO
CANTIDAD:
( X ) POCO
( ) REGULAR
( ) CONSIDERABLE
( ) BASTANTE
CONTINUIDAD
( ) ESPORADICO
( ) PERIODICO
( ) CONSTANTE
( ) PERMANENTE
AUTORIZACIONES
Gerente de Área
RH-01-02 Rev. 0
Coordinador del SGC
Director General