Diapositiva 1 - Contraloría General de la República

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Auditoría Administrativa
LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Dorothy Pérez Gutiérrez
Subjefa de la División de Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
TEMARIO
1. Concepto.
2. Aspectos generales:
- Normativa aplicable (Resolución 759 de 2003, CGR).
- Atributos de la Rendición y requisitos concretos.
- Expediente de Rendición y documentación del expediente.
3. Rendición de Transferencias.
a) Al sector público.
b) Al sector privado.
4. Efectos de la no presentación y observaciones frecuentes.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Rendición de Cuentas
Es el proceso a través del cual se informa documentadamente acerca de la
forma como se ha llevado a cabo el manejo de los fondos públicos.
•Debe comprender la totalidad de las operaciones que se efectúen en las
Unidades Operativas de los Servicios Públicos.
•Debe prepararse mensualmente, dentro de los 5 días hábiles siguientes al
mes que corresponda.
•El expediente debe estar en la Unidad Operativa a disposición de la CGR
para su examen y juzgamiento.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Rendición de Cuentas
Normativa Aplicable
• Ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de CGR
(Art. 85 y ss)
• DL 1.263, Orgánico de Administración Financiera del Estado
(Art. 55 y ss)
• Resolución N° 759 de 2003, de CGR, sobre Rendición de Cuentas.
• Jurisprudencia de Contraloría General
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Normativa Aplicable
Art. 85 Ley N° 10.336
Toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague
fondos públicos sometidos a la fiscalización de la CGR está
obligada a rendir a ésta las cuentas comprobadas de su manejo
debidamente documentada.
Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contraloría, no
presente debidamente documentado el estado de la cuenta de los
valores que tenga a su cargo, se presumirá que ha cometido
sustracción de dichos valores. (*)
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Normativa Aplicable
Art. 85 Ley N° 10.336 (inciso 3°)
…la fiscalización de la inversión de los fondos fiscales que perciban
personas
o
instituciones
de
carácter
privado,
por
leyes
permanentes, a título de subvención o aporte del Estado, para una
finalidad específica y determinada, se limitará a establecer si se ha
dado cumplimiento a dicha finalidad.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Normativa Aplicable
Art. 55 Decreto Ley N° 1.263
Los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán
contar con el respaldo de la documentación original que justifique
tales operaciones y que acredite el cumplimiento de las leyes
tributarias, de ejecución presupuestaria y de cualquier otro requisito
que exijan los reglamentos o leyes especiales sobre la materia.
No obstante, en casos calificados, podrán aceptarse en subsidio de la
documentación
original,
copias
o
fotocopias
debidamente
autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
Normativa Aplicable
RENDICIÓN DE CUENTAS
Art. 60 Decreto Ley N° 1.263
Si las cuentas no fueren presentadas dentro de los plazos legales, el
Contralor General podrá suspender al empleado o funcionario responsable,
sin goce de remuneraciones, …hasta que se dé cumplimiento a dicha
obligación.
…podrá ordenar que se retengan …las remuneraciones, desahucios o
pensiones de aquellos funcionarios o ex funcionarios que no hayan rendido
su cuenta o cumplido reparos de la Contraloría General dentro de los plazos
legales, sin perjuicio de la responsabilidad criminal a que esté sujeto el
obligado a rendir cuenta.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Atributos de la Rendición de Cuentas
• Legalidad: que las operaciones se ajusten a las disposiciones
legales y reglamentarias.
• Acreditación: demostración física o documental de la efectividad del
gasto rendido (existencia bienes, prestación de servicios,
cumplimiento de objetivos, etc.
• Proporcionalidad: que la naturaleza y cuantía de las operaciones
sean equivalentes.
* Documentación de respaldo: serie ordenada de documentos en
soporte de papel o electrónico, que comprueban las cuentas.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Requisitos Concretos
1. Debe efectuarse mensualmente, dentro de los 5 días hábiles
siguientes al mes que corresponda.
2. El expediente debe estar en la Unidad Operativa a disposición de
la CGR para su examen y juzgamiento.
3. Debe comprender la totalidad de las operaciones que se efectúen
en las Unidades Operativas de los Servicios Públicos.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Requisitos Concretos
4. Debe contener documentación auténtica, sea en soporte papel o
electrónico.
- Si es en soporte papel, debe corresponder al documento original.
Excepcionalmente se puede presentar una copia o fotocopia autorizada por el
ministro de fe o el funcionario correspondiente, de acuerdo a los artículos 95 de la
ley N°10.336 y 55 del DL 1.263, de 1975 (dictamen N° 2.984, de 2007).
Salvo excepciones previstas por la ley, como sucede con las boletas de
compraventa, situación regulada por el DL 825, de 1974, (dictamen N°27.663, de
2008)
- Soporte electrónico, se considerarán auténticos aquéllos en formato digital que
cuenten con niveles de resguardo y seguridad que garanticen la autenticidad,
integridad y disponibilidad de la información, de conformidad a la ley N°19.799.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
Expediente de Rendición
RENDICIÓN DE CUENTAS
Resolución N° 759 de 2003.
Deberá estar constituido por comprobantes de ingreso,
egreso y traspaso, acompañados de la documentación
en que se fundamentan, los que constituyen el reflejo de
las transacciones realizadas en el desarrollo de su
gestión en dicho período, que se deriven de sus sistemas
de información.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
Documentación del Expediente
RENDICIÓN DE CUENTAS
a) Comprobantes de ingreso + doc. auténtica que los justifique
b) Comprobantes de egreso + doc. auténtica que acredite los pagos
c) Comprobantes de traspaso + doc. auténtica que demuestre las
operaciones contables que no correspondan a ingresos y gastos
d) Informes mensuales (agregado de variaciones, analítico de
variaciones de la ejecución presupuestaria y analítico de
variaciones de deuda pública)
e) Registros de la ley N° 19.862 (receptores de fondos públicos)
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
¿Qué comprende la revisión del expediente de gastos?
a) Que la documentación sea auténtica.
b) Que las operaciones aritméticas y de contabilidad sean exactas.
c) Que se hayan cumplido las leyes sobre timbres y estampillas, y otros
impuestos y derechos.
d) Que el gasto haya sido correctamente imputado dentro del
presupuesto, ley, decreto o resolución que lo autorice, de modo que
corresponda al objeto(**) para el cual fueron destinados los fondos.
e) Que el gasto haya sido autorizado por funcionario competente, dentro
de los plazos correspondientes.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
¿Qué comprende la revisión de ingresos?
a) Si las liquidaciones de impuestos o de derechos se ajustan a las
normas que fijan sus montos o formas de aplicación.
b) Si se han observado los plazos en que deba producirse el ingreso.
c) Si se han cobrado los intereses penales y multas o aplicado las
sanciones legales por mora o incumplimiento de obligaciones
tributarias.
d) Si los ingresos han sido correctamente imputados.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
FONDOS ENTREGADOS A TERCEROS
Transferencias a otros servicios públicos
• La Unidad Operativa otorgante rendirá cuenta con el comprobante
de ingreso del Organismo Receptor, documento que debe especificar
el origen del aporte.
•El examen de la rendición lo realizará la CGR en la sede de dicho
Servicio.
•El organismo público receptor elaborará un informe mensual que
enviará a la Unidad otorgante, que indicará el monto de los recursos
recibidos en el mes, el detalle de la inversión realizada y el saldo
disponible para el siguiente mes.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
FONDOS ENTREGADOS A TERCEROS
Transferencias al sector privado
•La unidad otorgante rinde con el comprobante de ingreso
de la entidad que recibe.
•La rendición de cuentas es examinada por la CGR en la
sede del organismo otorgante de los fondos.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANISMOS
OTORGANTES
• Exigir la rendición de cuentas de los fondos entregados a las
entidades dentro de los 5 días hábiles siguientes al mes que
corresponda.
• Revisar la rendición de cuenta y determinar si los fondos fueron
invertidos en el cumplimiento de los objetivos pactados.
• No entregar nuevos fondos mientras no se hayan rendido los
anteriores.
• Mantener a disposición de la Contraloría General los antecedentes
que respaldan la rendición de cuentas de las transferencias recibidas.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RESPONSABILIDADES DE LOS ORGANISMOS
RECEPTORES
• Confeccionar y presentar oportunamente, dentro de los
plazos establecidos, la rendición mensual de gastos.
• Ante el requerimiento de la Contraloría General, deben
entregar el expediente de rendición de cuenta para su
examen.
• Invertir los fondos de acuerdo a la finalidad de éstos.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
EFECTOS DE LA NO PRESENTACIÓN
• Si las cuentas no fueren presentadas dentro de los
plazos legales, el Contralor General podrá suspender al
empleado o funcionario responsable, sin goce de
remuneraciones, …hasta que se dé cumplimiento a dicha
obligación.
• El incumplimiento hará presumir que se ha cometido
sustracción de dichos valores.
• No se pueden transferir nuevos fondos hasta que no
estén rendidos los previos.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Observaciones frecuentes
• Beneficiarios que no corresponden a los establecidos
en los proyectos (Ej: beneficiados jóvenes en programa
de adultos mayores).
• Falta de documentación original de respaldo.
• Carencia de antecedentes como: garantías por fiel
cumplimiento de convenios, listados de beneficiarios,
actas
de
recepción
de
beneficios,
respaldos
(audiovisuales o fotográficos) de las actividades
ejecutadas, en conformidad a lo estipulado en los
respectivos convenios.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Observaciones frecuentes
•
Gastos que no corresponden al proyecto.
• Documentación de respaldo de fechas diferentes a la
del período de ejecución de las actividades.
•
Atrasos en la ejecución de las iniciativas de inversión.
•
Gastos de funcionamiento en exceso a lo convenido.
•
Montos rendidos difieren de los recursos entregados.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Observaciones frecuentes
• Presentación de la rendición de cuentas fuera de los
plazos establecidos.
• Falta de aprobación de las autoridades competentes
de los informes presentados como respaldos.
• Omisión de supervisión y verificaciones en terreno de
las actividades desarrolladas.
• Carencia de revisión de la documentación de
respaldo, por parte del organismo otorgante de los
fondos.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Observaciones frecuentes
a) Informe Final N° 126 de 2011
Los fondos están pendientes de rendición luego de transcurrido el plazo y pese a
ello, se entregaron nuevos fondos.
b) Informe Final N° 163 de 2010
Falta de exigencia de rendición de cuentas por parte del organismo otorgante de
los fondos, los ejecutores le rendían una vez al año.
c) Informe Final N° 64 de 2011
Rendiciones de gastos con montos en negativo por $ 1.778.453.458, sin el análisis
y correspondiente respaldo documental.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
Observaciones frecuentes
RENDICIÓN DE CUENTAS
d) Informe Final N° 38 de 2011
Falta de control sobre las rendiciones (no se exigen, no se exige documentación
original, no se realiza supervisión, se adjunta documentación incorrecta, entre
otros).
Fondos pendientes de rendición a la Unidad Otorgante por M$ 1.300.879, el
Ministerio reconoce solamente MS 1.124.477, originándose una diferencia de M$
176.402, que corresponde a transferencias de fondos no reconocidos.
e) Informe Final N° 59 de 2011
Fotocopias como documentación de respaldo.
Rendición con boletas de honorarios por persona sin iniciación de actividades.
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Observaciones frecuentes
f) Informe Final N° 193 de 2011
Durante el primer semestre de 2011, las SEREMIs respectivas no presentaron
rendiciones al nivel central del Ministerio
Falta de documentación de respaldo
g) Informe Final N° 57 de 2011
Documentación no inutilizada. Norma de buena administración.
h) Informe N° 47 de 2011
Entrega de nuevos fondos pese a existir saldos pendientes
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
RENDICIÓN DE CUENTAS
Jurisprudencia
Dictamen N° 12.088 de 2007
Pronunciamiento jurídico en orden a que los respaldos originales de las
rendiciones de las corporaciones y fundaciones pueden ser guardados en
sus dependencias.
“…se deberá analizar en cada caso particular si se presentan motivos
calificados
que
justifiquen
que
los
documentos
originales
sean
reemplazados por fotocopias autentificadas, en cuyo caso no se avizoran
inconvenientes para que la documentación original sea mantenida en las
dependencias de las fundaciones o corporaciones receptoras de los
recursos.”
Dorothy Pérez G. – División Auditoría Administrativa
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
División de Auditoría Administrativa
LA CONTRALORÍA GENERAL Y LA RENDICIÓN DE
CUENTAS
Dorothy Pérez Gutiérrez
Subjefa de la División de Auditoría Administrativa