Los expertos del sector privado (representantes de la sociedad civil

REEMBOLSO DE LOS GASTOS DE LOS EXPERTOS
Esta ficha informativa es un resumen de la Normativa* sobre el reembolso de los gastos
efectuados por personas ajenas a la Comisión invitadas a participar en reuniones en calidad de
expertos.
Los expertos del sector privado (representantes de la sociedad civil) y los expertos
gubernamentales (representantes de las administraciones de un Estado miembro) invitados a
dar una opinión profesional específica en un comité o en un grupo de expertos, o con carácter
personal, tienen derecho, donde quiera que se celebre la reunión, al reembolso de los gastos
de los expertos (incluidos los de los acompañantes de personas discapacitadas invitadas a
participar en una reunión en calidad de expertos).
Los gastos de los expertos consisten en:
GASTOS DE VIAJE
Todos los expertos tendrán derecho al reembolso de los gastos de viaje desde el lugar indicado en
la invitación hasta el lugar de la reunión. El desplazamiento deberá organizarse sobre la base del
medio de transporte más adecuado e intentando conseguir las tarifas de viaje más económicas.
Los servicios encargados de los reembolsos tendrán derecho a llevar a cabo todas las
verificaciones que resulten necesarias y a solicitar al experto con ese fin cualquier justificante.
También podrán, si se considera justificado, limitar el reembolso a las tarifas aplicadas
normalmente en el trayecto usual entre el lugar de trabajo o de residencia del experto y el lugar de
la reunión.
Se ruega, por lo tanto, organizar cuidadosamente el viaje.
Medios de transporte:
• Viaje en tren en primera clase para las distancias de hasta 400 km (por trayecto).
• Viaje en avión en clase económica para las distancias superiores a 400 km; se permiten los
viajes en clase preferente para vuelos de cuatro o más horas de duración, sin escalas.
• Los gastos de viaje en vehículo privado se reembolsarán con arreglo a la misma tarifa que el
billete de ferrocarril en primera clase o, por defecto, a un coste de 0,22 € por kilómetro.
Los gastos de viaje se reembolsarán previa presentación de los siguientes justificantes: billetes y/o
facturas.
MUY IMPORTANTE:
En los documentos suministrados deberán estar indicadas la clase en la que se ha viajado, la
duración del viaje y la cantidad abonada.
Las facturas de combustible o los comprobantes de peajes de viajes en vehículo privado en
distancias superiores a 1.000 km.
No se reembolsarán los gastos de taxi. * Decisión de la Comisión de 5 de diciembre de 2007 2
GASTOS DE ESTANCIA
Expertos del sector privado y gubernamentales
Salvo que se indique lo contrario en la carta de invitación y en la solicitud de organización de la
reunión, los expertos del sector privado tendrán derecho a dietas por cada día de reunión y, en
su caso, a una asignación por alojamiento, siempre y cuando declaren por su honor que no reciben
asignaciones similares de la misma institución o de ninguna otra por el mismo viaje.
Los expertos gubernamentales recibirán dietas por cada día de reunión y una asignación por
alojamiento, siempre y cuando así se establezca en las normas de procedimiento del comité o
del grupo de expertos y con la condición de que declaren por su honor que no reciben
asignaciones similares de su administración por el mismo viaje.
Asignación de alojamiento
Si los expertos deben pasar una o más noches en el lugar de la reunión porque los horarios de esta
sean incompatibles con los de los vuelos o trenes, tendrán derecho también a una asignación por
alojamiento, previa presentación de una prueba de la agencia de viajes o la compañía aérea.
Esta asignación será de 100 € por noche. El número de noches no podrá exceder del número de
días de reunión + 1.
Dietas
Las dietas consisten en una cantidad global. Cubren todos los gastos de comida, desplazamientos
locales (autobús, tranvía, tren, metro, taxi, aparcamiento, peajes de autopistas, etc.) y los seguros
de viaje y accidentes.
Ascienden a 92 € por día de reunión.
Si la distancia entre el punto de partida citado en la invitación (ya sea una dirección privada o
profesional) se encuentra a 100 km o menos del lugar en que se va a celebrar la reunión, las dietas
se reducirán en un 50%. Se elevarán entonces a 46 € por día de reunión. * Decisión de la Comisión
de 5 de diciembre de 2007 3
PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO
Es preciso conectarse al sistema informático con un nombre de usuario y una contraseña ECAS
para rellenar el formulario electrónico y añadir los documentos necesarios para el reembolso,
según las normas financieras aplicables en la Comisión, antes de que transcurran 30 días
naturales desde el último día de la reunión.
Una vez transcurrido ese plazo, la Comisión no tendrá obligación alguna de reembolsar los
gastos de viaje ni de pagar las dietas.
Los reembolsos se efectuarán en euros, en su caso al tipo de cambio vigente el mes de la reunión.
Todos los reembolsos se efectuarán en una única y misma cuenta bancaria. Para los expertos
gubernamentales, los reembolsos se abonarán en una cuenta a nombre del Estado miembro, uno
de sus Ministerios o un organismo público.
Para su información:
La Comisión no se hace responsable de ningún tipo de daño material, no material o físico sufrido
por los expertos invitados o por las personas responsables de acompañar a los expertos
discapacitados que se produzca durante el viaje o la estancia en el lugar de celebración de la
reunión, a menos que dicho daño sea directamente atribuible a la Comisión.
En particular, los expertos invitados que utilicen sus propios medios de transporte para
desplazarse a la reunión serán enteramente responsables de los accidentes que puedan
ocasionar.