Configuración y Aplicación de la Nueva Asistente Automática (AA)

Configuración y Aplicación de la Nueva Asistente
Automática (AA)
La nueva Asistente Automática (AA) adopta el diseño de capas (20 grupos de menús AA), que permite al
administrador de VigorIPPBX cambiar en diferentes menús de AA rápidamente a través de Asistente de
Atención Automática. Por lo tanto, si una empresa tiene muchos departamentos, el administrador puede
configurar AA específica para cada departamento y programar la marcación rápida a la extensión de cada
departamento.
Explicación para el Ajuste de Asistente Automática(Auto Attendant Setting)
El Ajuste de Asistente Automática le permite configurar los ajustes detallados de la Asistente Automática.
Artículos
Descripción
Repetición rápida de aviso
de bienvenida
(Greeting prompt repeat)
Las veces que el aviso de bienvenida se puede reproducir.
Pausar entre
cada repetición de
bienvenida
(Pause between each
greeting playing)
El intervalo para reproducir el aviso de bienvenida repetidamente.
Tiempo de Espera Inactivo
(Idle timeout)
El tiempo de inactividad será calculado una vez terminada la
reproducción de bienvenida. Escriba el tiempo para que el sistema
espere para ingresar el primer tiempo DTMF.
Tiempo de espera DTMF
(DTMF timeout)
El tiempo transcurrido desde que se presiona DTMF a enviar el
aviso (al igual que pulsando #).
Reintento de error
máximo de entrada:
(MAX input error retry:)
Las veces que el error de entrada es aceptado por el sistema.
El Asistente para la nueva Asistente Automática admite hasta 20 grupos (desde el menú del 1
al Menú 20). Consulte la siguiente figura.
1
Seleccione cualquiera de los artículos del menú. Después de acceder el menú de la asistente
automática (AA) del, el administrador de VigorIPPBX puede realizar las configuraciones de AA,
respectivamente, de acuerdo a las diferentes requisitos de los departamentos.
2
Vamos a tomar la siguiente figura como ejemplo para explicar la aplicación y la configuración de AA. A
continuación se muestra la estructura del entorno para su referencia:
1. En primer lugar, grabar la asistente automática para horario de oficina y fuera de horario de oficina,
y luego grabar los otros avisos para los diferentes departamentos (Ventas, Producción y R&D). Utilice la
Utilidad de Aviso Draytek (Draytek Prompt Utility) para realizar el trabajo.
Aviso
Contenido
Aviso de usuario # 5
Gracias por llamar a DrayTek Corporation. Para el departamento de
3
(horario de oficina/office hour)
ventas, por favor, marque 1; para el departamento de fabricación, por
favor, marque 2; para R&D, por favor marque 3; para hablar con la
operadora, por favor, marque 9.
Aviso de usuario # 6 (Horas fuera Porfavor llame en horas de oficina.
de oficina/ Non-office Hour)
Aviso de usuario #7
(User Prompt #7)
Aviso de usuario #8
(User Prompt #8)
Preguntar al usuario #9
(User Prompt #9)
Este es el departamento de Ventas, para Jonny, por favor, marque 1;
para Tom, por favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor
marque 8; para la operadora, por favor, marque 9.
Este es el departamento de Manufactura, para Alex, por favor
marque 1; para David, por favor, marque 2, para volver al menú
anterior, por favor marque 8; para la operadora, por favor, marque 9.
Este es el departamento R&D, para Justin, por favor, marque 1;para
Harry, por favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor
marque 8, para la operadora, por favor, marque 9.
2. Una vez finalizada la grabación, por favor cargue los archivos de aviso a VigorIPPBX2820. Dé los
nombres de estos mensajes, respectivamente, para su administración (el número total de avisos de
usuario del sistema se han incrementado de 11 a 50).
4
Ejemplos de la operación, configuración de la Asistente Automática (Auto
Attendant) de VigorIPPBX
1.
2.
3.
4.
Al marcar desde el Troncal hacia VigorIPPBX, se escuchará el IVR de la Asistente Automática, la
voz del aviso en horario de oficina (Aviso #5). Por ejemplo, "Gracias por llamar a DrayTek
Corporation. Para el departamento de Ventas, por favor, marque 1; para el departamento
de Manufactura, por favor, marque 2; para R&D, por favor marque 3; para la operadora, por favor
marque 9".
Si escribe un número equivocado o un número que no existe, el sistema reproducirá las palabras de
bienvenida (# 5) otra vez.
Después de terminar la reproducción de AA (Asistente Automática), el sistema comenzará a calcular
el tiempo de inactividad. Si el sistema no detecta ningún número (DTMF) marcado, reproducirá las
palabras de bienvenida otra vez.
Después de pasar el tiempo de inactividad, si todavía no marca algún número, VigorIPPBX
lo remitirá a la operadora (Ext.901).
Consulte la siguiente figura para la configuración de los ajustes:
5
Caso 1.
Ken quiere ponerse en contacto con Jonny en el Departamento de Ventas en horas de oficina a
través VigorIPPBX.
1. Ken marca desde el Troncal en VigorIPPBX, oye el IVR de la Asistene Automática, el aviso de voz
en horario de oficina (Aviso #5).Por ejemplo, "Gracias por llamar a DrayTek Corporation. Para el
departamento de Ventas, por favor, marque 1; para el departamento de Manufactura, por favor, marque
2; Para el Departamento R&D, por favor marque 3; para la operadora, por favor marque 9”.
2. A continuación, Ken presiona 1 para acceder al Menú 3. El aviso de usuario #7 se reproducirá
automáticamente, "Este es el departamento de Ventas, para Jonny, por favor, marque 1; para Tom, por
favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor marque 8; para la operadora, por favor marque
9".
3. Ken presiona 1 y se conecta a Jonny.
Consulte la siguiente figura para la configuración de los ajustes:
6
Caso 2.
Ken quiere ponerse en contacto con David en el Departamento de Manufactura en horas de oficina a
través VigorIPPBX. Él marca el número equivocado y se conecta al Departamento R&D. Sin embargo,
finalmente regresa al Departamento d Manufactura.
1. Ken marca desde el Troncal en VigorIPPBX, oye el IVR de la Asistente Automática, el aviso de voz
en horario de oficina (Aviso #5).Por ejemplo, "Gracias por llamar a DrayTek Corporation. Para el
departamento de Ventas, por favor, marque 1; para el departamento de Manufactura, por favor, marque
2; Para el Departamento R&D, por favor marque 3; para la operadora, por favor marque 9".
2. A continuación, Ken presiona 3 para acceder al Menú 5. El Aviso de usuario 9 se reproduce
automáticamente, "Este es el departamento R&D, para Justin, por favor, marque 1; para Harry, por
favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor marque 8, para la operadora, por favor
marque 9".
3. Debido a que David no está en este departamento. Por lo tanto, Ken presionará 8 para regresar al menú
anterior y volverá a seleccionar el número correcto para comunicarse con el
Departamento Manufactura.
4. A continuación, Ken presiona 3 para acceder al Menú 5. El Aviso de Usuario #8 se reproduce
automáticamente, "Este es el departamento de Manufactura, para Alex, por favor marque el 1; para
David, por favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor marque 8; para la operadora, por
favor marque 9".
5.
Ken presiona 2 y se conecta con David en el Departamento de Manufactura.
Consulte la siguiente figura para la configuración de los ajustes:
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Caso 3.
Ken quiere ponerse en contacto con Justin en el Departamento R&D de horario de oficina a
través VigorIPPBX.
1. Ken marca desde el Troncal en VigorIPPBX, oye el IVR de la Asistente Automática, el aviso de voz
en horario de oficina (Aviso #5).Por ejemplo, "Gracias por llamar a DrayTek Corporation. Para el
departamento de Ventas, por favor, marque 1; para el departamento de Manufactura, por favor, marque
2; Para el Departamento R&D, por favor marque 3; para la operadora, por favor marque 9".
2. A continuación, Ken presiona 3 para acceder al Menú 5. El Aviso de Usuario 9 se reproduce
automáticamente, "Este es el departamento R&D, para Justin, por favor, marque 1; para Harry, por
favor, marque 2, para volver al menú anterior, por favor marque 8, para la operadora, por favor
marque 9".
3. Ken presiona 1 y se conecta con Justin en el Departamento R&D.
Consulte la siguiente figura para la configuración de los ajustes:
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