MANUAL DE OPERACIONES Procedimientos Internos PROCESOS

SUBSECRETARIA DE
DESARROLLO REGIONAL Y
ADMINISTRATIVO
División de Desarrollo Regional
MANUAL DE OPERACIONES
Procedimientos Internos
Código: PI 7
Edición: segunda
Fecha: Enero 2006
Paginas: 40
PROCESOS Y DIAGRAMA FNDR
Fondo Nacional de Desarrollo Regional
INDICE
1.
Introducción
2.
Siglas y Abreviaturas
3.
Diagrama General FNDR
4.
Formulación y Evaluación de royectos
5.
Análisis Técnico de Proyectos
6.
Selección y Priorización de Proyectos
7.
Asignación Presupuestaria
8.
Convenio Mandato
9.
Licitación y Adjudicación de Proyectos
10. Transferencia de Fondos
11. Ejecución de Proyectos
12. Control Financiero de Proyectos
13.
Termino y Recepción de Obras y
Proyectos
Redactado por: Unidad Control Procedimientos
Aprobado por: Dpto Operaciones
1
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
INTRODUCCIÓN
La Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo
(SUBDERE), a través del Departamento de Operaciones de
la División de Desarrollo Regional, atendiendo la necesidad
de los distintos estamentos con que se relaciona en el nivel
central, regional y comunal, ha actualizado el Manual de
Usuario del Fondo Nacional de Desarrollo Regional (FNDR),
a fin de entregar un conjunto de información y
procedimientos necesarios para agilizar las operaciones
asociadas al fondo, de acuerdo a la actual normativa.
Este manual orienta a los usuarios, principalmente en el nivel
regional y local, quienes recurren a la obtención de
financiamiento para proyectos con recursos de este fondo,
gestionado por los Gobiernos Regionales.
El FNDR es un instrumento financiero netamente de
inversión de decisión regional, es decir opera de forma
descentralizada, a través del cual el gobierno canaliza
recursos presupuestarios a cada una de las 13 regiones del
país, para la materialización de programas y proyectos de
desarrollo regional. Es por esto que la intención de este
Manual no es ser una guía sobre gestión de inversiones, es
un documento de trabajo operativo sobre el desarrollo del
ciclo de un proyecto.
Como una clara señal del proceso descentralizados que se
lleva a cabo, a partir del año 2004 se da inicio al traspaso del
proceso de identificación (asignación) presupuestaria a los
Gobiernos Regionales, comenzando con dos regiones y que
se espera traspasar gradualmente para culminar este año
2005, implementado en todas las regiones del país.
La participación actual de la SUBDERE sobre el FNDR,
corresponde a la de distribuir el fondo entre las regiones,
según lo establecido en la Ley de Presupuestos del Sector
Público, de cada año. Y las operaciones asociadas a los
diferentes créditos entre el Banco Interamericano de
Desarrollo, Banco Mundial y el Gobierno de Chile.
La ejecución de los proyectos y estudios de FNDR es
un proceso que involucra una serie de etapas
asociadas a múltiples actividades y procedimientos con
organismos responsables de desarrollarlos. Dicho
proceso va desde la presentación de iniciativas de
proyectos en servicios públicos y municipalidades
hasta la presentación de estados financieros auditados
a los organismos de crédito que han participado en el
financiamiento (BID-BM).
2
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
El diagrama global de estos
procesos se muestra en las paginas siguientes. Los
principales procesos de este diagrama se agrupan en
los 10 siguientes títulos.
Cada uno de ellos se acompaña con su particular
flujograma y descripción en las paginas siguientes.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
Formulación y evaluación de proyectos
Análisis técnico de proyectos
Selección y priorización de proyectos
Asignación presupuestaria
Convenio-Mandato
Licitación y adjudicación de proyectos
Transferencia de fondos
Ejecución de proyectos
Control financiero de proyectos
Termino y recepción de obras y proyectos
3
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
ABREVIATURAS
BID
Banco Interamericano de Desarrollo
BIP
Banco Integrado de Proyectos
BM
Banco Mundial
CORE
Consejo Regional
DACG
División de Análisis y Control de Gestión
DAF
División de Administración y Finanzas
DIPRES
Dirección de Presupuestos
DO
Departamento de Operaciones
EBI (Ficha)
Ficha de Estadísticas Básicas de Información
FI
Falta de Información
FNDR
Fondo Nacional de Desarrollo Regional
GORE
Gobierno Regional
ITO
Inspección Técnica de Obras
MIDEPLAN
Ministerio de Planificación y Cooperación
OT
No recomendado por Observaciones Técnicas
RS
Recomendación Favorable
SEREMIS
Secretaría Regional Ministerial
SERPLAC
Secretaría Regional Ministerial de Planificación y Cooperación
SUBDERE
Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo
TTR
Términos Técnicos de Referencia
UCN
Unidad de Control Nacional
UCR
Unidad de Control Regional
UT
Unidad Técnica
4
DIAGRAMA GLOBAL DE PROCESOS EN PROYECTOS FNDR
Municipios y
Serv Públicos
Mideplan
Serplac
Unidades
Técnicas
Gobierno
Regional
UCR
Subdere
Dipres
Contraloría
GR
BID-BM
3.Analisis
técnico
económico
inicio
1.Preparación
y formulación
no
de proyectos
2.Incorporación
proyectos a BIP
y ficha EBI
Consejo
Regional
4.
califica
si
6. Intendente
Seleccióna
proyectos
5. Incorporación cartera
proyectos
7.Aprueba y
prioriza
proyectos
8.Elabora
resolución
identif pptaria
10.Visa
resolución
identif pptaria
15.Firma
convenio
mandato
13. Elabora
convenio
mandato
14. Visa
convenio
mandato
16.Elabora
bases técn
licitación
17.Revisa
bases Técn
licitación
18.Recibe
bases técn
licitación
20.Prepara
propuesta
adjudicación
21.Aprueba
propuesta
adjudicación
22.Recibe
copia propues
adjudicación
23.Elabora
resoluciónl o
decreto
24.Recibe copia
resol o Decr
25.Recibe
copia resol o
Decr
11.Copia
resolución
identif pptaria
9.Toma razón
(Región)
12.Visa, autorIza resolución
identif pptaria
19.Proceso
licitación
1
26.Firma
contrato y
recibe Gtías
2
27.Copia
Resol o contr,
custodia gtías
28.Solicita
Fondos
29.Visa y
envia solic a
DOper
3
5
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
DIAGRAMA GLOBAL DE PROCESOS EN PROYECTOS FNDR
Municipios y
Serv Públicos
Mideplan
Serplac
Consejo
Regional
Unidades
Técnicas
Gobierno
Regional
UCR
Subdere
Dipres
3
30.Consolida
envia a Dipres
31.Revisa
Autoriza
2
33.Ejecución
proyectos por
contratistas
36.Solicita
aumento
obras
40.Aprueba
aumento de
obras
41.Recibe
estado de
pagos
44.Recepcion
a obras
terminadas
47.Recibe y
devuelve gtias
a contratistas
Fin
BID-BM
32.Transfiere
fondos a
proyectos
34.Control
financiero
y de obras
1
Contraloría
GR
35.Supervis
financiera
y de obras
no
37.
Aumento
de obras
39.
si
38.Recibe copia
recomendación
42.Recibe EP
-Contabiliza
-Paga EdeP
43.Contabiliza
Envia R/gtos a
DO
45.Recibe
obras
46.Recepcion
aantecedentes
termino obras
48.Devuelve
garantías
49.Recibe
rendiciones
financ-contab
50.Consolida
e inform financ
BID-BM
52.Estados
financieros
auditados
51.Efectua
auditoria
Emite opinión
54.Recibe EF
y R/Gastos
53.Rendic
de gastos
Fin
6
I - FORMULACIÓN Y EVALUACION DE PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 1 y 2)
1. Unidades usuarias
Principalmente Municipalidades y Servios Públicos.
Las Instituciones que pueden presentar iniciativas de inversión son las que forman
parte del Sector Público; es decir, los servicios e instituciones definidos por el Sistema
de Administración Financiera del Estado, entre ellos los Municipios, Gobernaciones,
Gobierno Regional y Servicios Públicos (Obras Públicas, Salud, Educación, Vivienda y
Urbanismo, etc.). Solo éstas instituciones están autorizadas para presentar
directamente las iniciativas de inversión al Sistema Nacional de Inversiones para el
proceso presupuestario (MIDEPLAN).
Otras instituciones de servicio público como universidades, bomberos, organizaciones
no gubernamentales, fundaciones, asociaciones, organizaciones de asistencialidad,
organizaciones sociales o de ayuda a la comunidad, podrán presentar iniciativas de
inversión al Sistema Nacional de Inversiones a través de coordinación con el Gobierno
Regional y/o con los municipios pertinentes, para solicitar al financiamiento público
con el propósito que ésta se oriente realmente a apoyar el desarrollo regional o a la
solución del problema que afecta a la comunidad (MIDEPLAN).
2. Objetivos
Realizar análisis y evaluaciones a las iniciativas de inversión que se presenten a
Municipios y Servicios Públicos, que permitan su adecuada formulación para postular
a financiamiento público.
En conformidad a los requisitos señalados en la Ley de Presupuestos del Sector
Público, todos los proyectos que postulen a financiamiento del Fondo Nacional de
Desarrollo Regional (FNDR) necesitarán contar con el análisis y recomendación
técnico-económica que realiza MIDEPLAN, entidad encargada de este proceso. Y que
tiene por objeto cumplir con la normativa del proceso de Inversiones y conocer
cabalmente el proyecto que se formula y presenta a financiamiento público, se
requiere de las especificaciones técnicas solicitadas a través de los Términos
Técnicos de Referencia (TTR) y posteriormente una descripción global en la creación
de la Ficha de Estadísticas Básicas de Información (EBI) y su posterior registro en el
Banco Integrado de Proyectos (BIP) del Sistema Nacional de Inversiones (SNI).
3. Descripción
El Gobierno de Chile para satisfacer necesidades de la población, realiza inversión
pública. Los recursos provienen de aporte fiscal y créditos externos con distintos
organismos, entre ellos el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y Banco
Mundial (BM). Estos recursos constituyen el Fondo Nacional de Desarrollo Regional
(FNDR), fondo que tiene como objetivo financiar iniciativas de inversión o estudios de
pre-inversión. Estos recursos se distribuyen entre las regiones, ejecutando los
programas a través de los Gobiernos Regionales (GORE).
7
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
La formulación y presentación de iniciativas requiere ajustarse a las etapas del
proceso de inversiones de MIDEPLAN, destacando, entre ellas, las cinco siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
Identificación del problema o demanda
Formulación de iniciativa de inversión
Generación de anteproyectos
Ingreso al Sistema Nacional de Inversiones
Solicitud de Análisis técnico-económico
Identificación del problema o demanda
Responsables
Descripción
Comunidad, Municipio, Servicios Públicos (Gobernación, Gobierno Regional,
Servicios Públicos: MOP, MINVU, Salud, Educación, etc.)
Las entidades responsables detectan un problema o necesidad, el cual se
encuentre insatisfecho.
Formulación de iniciativas de inversión
Responsables
Descripción
Municipio, Gobernación, Gobierno Regional, Servicios Públicos (MOP, MINVU,
Salud, Educación, etc.)
En cada una de estas instituciones públicas existe una unidad encargada de
elaborar proyectos (en los municipios generalmente quien realiza esta función es la
Secretaría de Planificación y Coordinación, SECPLAC). De acuerdo a los
antecedentes entregados por la comunidad o los que posea el servicio respectivo,
corresponde analizar y justificar la generación de ideas o perfiles de proyectos.
Generación de anteproyectos
Responsables
Descripción
Municipio, Gobernación, Gobierno Regional, Servicios Públicos (MOP, MINVU,
Salud, Educación, etc.)
Se realiza un análisis detallado de las ideas de proyecto, para luego jerarquizarlas,
seleccionando a aquellas que son factibles de elaborar un anteproyecto, según los
antecedentes con que se cuente hasta ese instante.
Ingreso al Sistema Nacional de Inversiones
Responsables
Descripción
Municipio, Gobernación, Gobierno Regional, Servicios Públicos (MOP, MINVU,
Salud, Educación, etc.), Comisión Nacional de Medio Ambiente.
1. El municipio o servicio ingresan la idea o perfil de proyecto seleccionada al
Sistema Nacional de Inversiones a través del Banco Integrado de Proyecto
(BIP), creando una Ficha de Estadística Básica de Información (Ficha EBI),
para posteriormente enviar oficialmente estos documentos.
2. La Secretaría Regional Ministerial de Planificación y Cooperación (SERPLAC)
–dependiendo del monto que involucre el proyecto debe ser analizado por el
nivel central, es decir, MIDEPLAN- con la finalidad que realice el análisis
técnico-económico del proyecto.
3. Si el sectorialista de la SERPLAC estima necesario, puede requerir mayores
antecedentes para el referido análisis.
4. Para los proyectos considerados en el artículo 10 de la Ley 19.300 de Bases
Generales del Medio Ambiente, deben adicionalmente ingresar al Sistema de
Evaluación de Impacto Ambiental (SEIA) del cual es responsable la Comisión
Nacional de Medio Ambiente (CONAMA), y sus sedes regionales.
5. Una vez realizada la evaluación medioambiental es ponderada en la
evaluación técnico-económica que realiza la SERPLAC.
6. La evaluación técnico-económica que realiza SERPLAC, es según las
metodologías sectoriales de evaluación social de proyectos y de acuerdo a las
8
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
normas y procedimientos del Sistema de Estadísticas Básicas de Inversiones
(SEBI).
7. Para el ingreso del proyecto al BIP es necesario identificar la tipología de
proyecto que postula a financiamiento, es decir:
Estudio Básico: solo puede postular a ejecución
Programa: puede postular a diseño y/o ejecución
Proyecto: considera las siguientes etapas del ciclo de vida: idea, identifica el
problema; perfil: precisa información de la etapa anterior e incluye información
adicional; prefactibilidad, conjuntamente con verificar datos de las etapas
anteriores se recoge nuevos datos para poder, mediante múltiples
evaluaciones técnicas y económicas desechar ciertas alternativas (proyectos);
factibilidad, perfeccionar la alternativa que obtuviere el mayor valor actual
neto positivo, VAN; diseño, elaboración del diseño de ingeniería y/o
arquitectura y ajustar detalles asociados a la ejecución de la obra (para
programas y proyectos); ejecución, acciones tendientes a la ejecución física
del proyecto con el fin de concretar los beneficios netos estimados (estudios
básicos, proyectos y programas).
Solicitud de Análisis Técnico Económico
Responsables
Descripción
Municipios y Servicios Públicos
Una vez ingresados los antecedentes al Sistema Nacional de Inversiones a través
del BIP, se envían los TTR y la Ficha EBI a MIDEPLAN (ya sea la SERPLAC en el
nivel regional o MIDEPLAN nivel nacional) solicitando formalmente a través de un
Oficio conductor, que dicha institución efectúe el análisis técnico-económico de (l)
proyecto (s) que se detallan.
4. Diagrama del procedimiento
Municipios
Servicios Públicos
Comunidad
MIDEPLAN
Inicio
Demandas
insatisfechas/
Generación
ideas
Recepciona
iniciativas e ideas
No
Selecciona
ideas
Si
Formula proyecto
Crea Ficha EBI
Envia ant.
solicitando
Análisis Técnico
Económico a
Mideplan
Recepciona
antecedentes
Fin
9
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
5. Responsable de Mantención
Unidad de Estudios ó encargado de Estudios, según corresponda a cada Institución
Pública. En la SUBDERE, existe un encargado por cada División para coordinar la
presentación de los TTR y Ficha EBI ante MIDEPLAN:
6. Vigencias
Ocurre en el momento que la Institución formaliza (oficio) a MIDEPLAN ó SERPLAC el
análisis del proyecto.
7. Anexos
1. Formato Ficha EBI
10
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
ANEXO Nº1
REPORTE FICHA EBI
PROCESO PRESUPUESTARIO 200_
POSTULA: _____
1.
ESTUDIO BÁSICO: 12345678 – 0
2.
ETAPA ACTUAL:
3. SECTOR / SUBSECTOR:
DESCRIPTORES:
4.
LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA:
5. ÁREA DE INFLUENCIA:
6.
ESTUDIO BÁSICO RELACIONADO:
7.
PRIORIDAD (FUENTE):
8.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR: (TEXTO)
9.
CALENDARIO DE FINANCIAMIENTO DE LA INVERSIÓN:
FUENTE
NOMBRE DEL ESTUDIO BÁSICO
GASTADO AL
31/12/2001
M$
SOLICITADO PARA
2002
M$
10. SITUACIÓN:
SALDO POR INVERTIR
M$
TOTAL
Moneda EBI: 31/12/200_
FECHA CREACIÓN SOLITUD: _/_/200_
COSTO
TOTAL
M$
Tipo de Cambio: US$
FECHA ÚLTIMA MODIFICACIÓN: _/_/200_
11. RECEPCIÓN OFICIAL AL SNI
TIPO
FECHA SNI
FECHA SNI INVERSIONES
SELECCIÓN
FECHA
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
INSTITUCIÓN RESPONSABLE
12. RESULTADO DEL ANÁLISIS TÉCNICO ECONÓMICO:
Resultado del Análisis
13.
Fecha del Resultado
Institución Responsable
OBSERVACIONES AL RESULTADO:
14. INSTITUCIONES QUE PARTICIPAN EN LA EJECUCIÓN DEL ESTUDIO BÁSICO
Institución Responsable de la Etapa
Instituciones Financieras
Institución Técnica
15. RESUMEN DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO BASICO
Fecha de la información:
Duración:
Fecha Estimada Inicio Estudio Básico:
Entidades que conforman la contraparte técnica: (Texto)
Resultados esperados del Estudio Básico a contratar: (Texto)
Costo Total Inicial Est. Estudio Básico:
Costo Total Modificado Est. Estudio Básico:
Costo Total Licitación Estudio Básico:
16. ESTRATEGIA DESARROLLO REGIONAL/POLÍTICA SECTORIAL:
11
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
FORMA PARTE DE UNA LÍNEA ESTRATÉGICA / POLÍTICA SECTORIAL:
FORMA PARTE DE UN CONVENIO DE PROGRAMACIÓN:
AÑO DEL CONVENIO EN QUE SE COMPARTIRÁN LOS RECURSOS:
17. CALENDARIO DE INVERSIONES:
NOMBRE DEL ESTUDIO BÁSICO
ÍTEM
APORTE DIRECTO
M$
E
F
M
A
1
M
J
J
A
TOTAL APORTES DIRECTOS
Montos en moneda EBI al 31/12/200_
APORTES INDIRECTOS
FUENTE
TOTAL
APORTE INDIRECTO
Montos en moneda EBI al 31/12/200_
COSTO ETAPA PROGRAMADA
TOTAL
Montos en moneda EBI al 31/12/200_
18. HISTORIAL PRESUPUESTARIO DEL ESTUDIO BÁSICO PARA ETAPA :
A. SOLICITUDES DE FINANCIAMIENTO
AÑO EBI
RATE
GASTADO
M$
SOLICITADO PARA
EL AÑO EBI
M$
SALDO POR
INVERTIR
M$
COSTO TOTAL
M$
Montos en moneda EBI al 31/12/200_
B. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
AÑO ASIGNACIÓN
FUENTE
RATE
ASIGNADO
M$
N° DE
CONTRATOS
GASTADO
M$
Montos en moneda EBI al 31/12/200_
19. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:
NOMBRE
INSTITUCIÓN
CARGO
FONO
CORREO ELECTRÓNICO
12
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
II ANALISIS TECNICO DE PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 3,4 y 5)
1. Unidades usuarias
Ministerio de Planificación y Cooperación (MIDEPLAN)
Secretaría Regional Ministerial de Planificación y Cooperación (SERPLAC)
2. Objetivos
Conocer cabalmente el proyecto que se formula y postula a financiamiento fiscal. Se
requiere de las especificaciones técnicas solicitadas a través de los Términos
Técnicos de Referencia y posteriormente una descripción global en la creación Ficha
EBI en el Banco Integrado de Proyectos del Sistema Nacional de Inversiones.
3. Descripción
Recepción de antecedentes solicitando análisis
Responsables
Descripción
SERPLAC, MIDEPLAN
En cada SERPLAC o MIDEPLAN se recepciona los antecedentes que envía cada
Municipio ó Servicio Público solicitando que se realice el análisis técnicoeconómico del proyecto.
Resultado del análisis técnico-económico
Responsables
Descripción
SERPLAC, MIDEPLAN
Consiste en la evaluación de los antecedentes de estudios, programas y proyectos
presentados. Los posibles resultados del análisis técnico – económico (RATE) son:
a) RS: recomendado favorablemente
b) RA: recomendación automática (recomendación favorable otorgada a los
proyectos, programas y estudios básicos de arrastre)
c) FA: Pendiente por falta de información de asignación, contratos y/o gastos
d) FI : Pendiente por falta de información
e) OT: No recomendado por otras razones
f) IN : Incumplimiento de normativa
La recomendación técnica tiene validez por un (1) año. Si el desarrollo de una
etapa del proyecto, estudio o programa pasa de un año a otro, es necesario contar
con una nueva recomendación técnica.
Otra consideración es que como requisito para un proyecto que postula a ejecución
es que cuente con la etapa de diseño aprobado.
Información
relevante
Requisitos de información están condicionados al tipo de inversión a realizar, ésta
a su vez variará según se trate de iniciativas de inversión nueva o de arrastre:
1. Iniciativa Nueva. Una iniciativa de inversión se considerará nueva cuando
cumpla con las siguientes condiciones:
13
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
• Fecha de ingreso registrada oficialmente en el Sistema Nacional de
Inversiones para el año y etapa para la cual solicita financiamiento;
• Fecha de selección registrada por la autoridad competente;
• Sin contrato vigente para la etapa para la cual solicita financiamiento.
2. Iniciativa de Arrastre. Una iniciativa de inversión se considerará de arrastre
cuando cumpla con las siguientes condiciones:
• Fecha de ingreso registrada oficialmente en el Sistema Nacional de
Inversiones para el año y etapa para la cual solicita financiamiento;
• Contrato(s) vigente(s) por ítem de la misma etapa para la cual solicita
financiamiento
3.
Información para estudios básicos: Se entiende por estudio básico aquella
iniciativa de inversión cuyo objetivo es generar información sobre recursos
humanos, físicos o biológicos para ser utilizada posteriormente como un
insumo en el diseño de políticas institucionales, programas o proyectos. A su
vez podrá definirse si un estudio es Nuevo o de Arrastre
La formulación y evaluación de un estudio básico nuevo considerará al menos
las siguientes etapas:
a) Antecedentes y justificación del estudio
b) Términos de Referencia
c) Presupuesto Detallado
Para un estudio básico de arrastre, serán necesarias las siguientes etapas:
a) Antecedentes complementarios
b) Presupuesto detallado
4.
Información para programas: Se define como programa a una iniciativa de
inversión destinada a recuperar o potenciar la capacidad de generación de
beneficios de un recurso humano o físico. Se materializa mediante el desarrollo
de acciones concretas y específicas que deben tener una duración acotada en
el tiempo y diferenciarse claramente de aquellas actividades normales de
funcionamiento de la Institución que plantea el programa. En este caso,
ejemplos de programas, entre otros, serían: alfabetización, capacitación,
nutrición.
Los datos que se requerirán podrán variar dependiendo, si se trata de
programas Nuevos o de Arrastre.
Para programas Nuevos:
a) Diagnóstico de la situación actual
b) Generación de alternativas de solución
c) Identificación del programa
d) Seguimiento y evaluación
Para programas de Arrastre:
a) Antecedentes complementarios
b) Presupuesto detallado
5.
Información para proyectos: la inversión en proyectos se divide en dos etapas,
esto es Preinversión e Inversión.
La etapa de Preinversión corresponde a la elaboración y análisis de un
proyecto, en la cual se debe determinar la conveniencia de implementar o no la
14
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
iniciativa de inversión que está siendo analizada; los requisitos son los
siguientes:
a) Términos de referencia
b) Presupuesto detallado
6.
La etapa de Inversión contempla las acciones destinadas a materializar el
proyecto. En la etapa de ejecución se llevan a cabo las obras físicas y se
incurre en los costos asociados a éstas. La información requerida es:
a) Diagnóstico
b) Análisis de alternativas
c) Evaluación Social de las alternativas
d) Resultado de la etapa de diseño visado por la Unidad Técnica si
procediere
e) Resolución ambiental favorable, cuando corresponda
f) Cronograma de actividades (carta gantt)
g) Presupuesto oficial detallado por ítem y partida
h) Listado de equipamiento y/o mobiliario detallado
4. Diagrama del procedimiento
S e rv ic io s P ú b lic o s /
M u n ic ip io s
M ID E P L A N / S E R P L A C
In ic io
R e c e p c ió n d e
a n te c e d e n te s
E fe c tu a A n a lisis
T é c n ic o
E c o n ó m ic o
R e fo rm u la r y/o
re sp o n d e r
o b s e rva cio n e s
te c n ic a s
D is tin to a R S
E n tre g a R A T E
RS
G e n e ra C a rte ra
p ro ye cto s y
e n via a G O R E
F in
15
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
5. Responsable de Mantención
Departamento de Inversiones de MIDEPLAN y de las SEREMIS de Planificación y
Coordinación
6. Vigencias
A partir de la fecha en que se solicita la recomendación del análisis técnico –
económico.
16
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
III SELECCIÓN Y PRIORIZACION DE PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 6 y 7)
1. Unidades usuarias
El proceso de Inversión Pública ha establecido nuevas prácticas en la priorización de
proyectos, en este sentido intervienen en cada una de las regiones, las siguientes
instancias:
Intendentes
Jefes División Gobierno Regional
Seremi SERPLAC
Consejos Regionales.
2. Objetivos
Fomentar la participación de las distintas entidades subnacionales en el proceso de
priorización de las inversiones regionales y transparentar la selección de los
proyectos que se realizan con financiamiento del Fondo Nacional de Desarrollo
Regional, al mismo tiempo, cumplimiento a las normativas existentes.
3. Descripción
Selección de cartera de proyectos
Responsable
Descripción
Intendentes y equipo técnico
El equipo técnico está básicamente integrado por los Jefes de División del Gobierno
Regional respectivo, más el SERPLAC.
El GORE, conjuntamente con la información que entrega la SERPLAC elabora la
cartera de proyectos para ser seleccionados por el Intendente, para posteriormente
presentarla al Consejo Regional
Priorización de proyectos
Responsable
Descripción
Consejo Regional
Una vez que el Intendente ha presentado la cartera de proyectos seleccionados al
Consejo Regional, éste realiza una revisión en la Comisión que corresponda.
Posteriormente la Comisión respectiva presenta al Pleno del Consejo su opinión,
para que se adopte un Acta de Acuerdo respecto de los proyectos (esta opinión
puede significar aprobación o rechazo de la propuesta).
De ser aprobada la propuesta se continua con la etapa siguiente que es la
Asignación Presupuestaria. En cambio si es rechazada, el Intendente deberá
elaborar una nueva propuesta y volver a presentarla.
17
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
4. Diagrama del procedimiento
GORE / SERPLAC
Consejo Regional (CORE)
Intendente - Pdte. CORE
Inicio
Recepción
Prepara cartera
de proyectos
No
Selecciona
cartera
proyectos para
presentarla
CORE
SI
Recibe y
prioriza cartera
proyectos
Fin
5. Responsable de Mantención
Secretaría Regional Ministerial de Planificación y Cooperación
Gobierno Regional
6. Vigencias
En general el Intendente presenta carteras de proyectos en las fechas que establece
MIDEPLAN para la 1ª y 2ª selección de inversión pública.
18
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
IV ASIGNACION PRESUPUESTARIA
(Procesos de Diagrama Global Nos. 8,9,10,11 y 12)
1. Unidades usuarias
El proceso de Identificación Presupuestaria involucra a varios actores a nivel regional
y central:
Gobierno Regional
UCR
SUBDERE
DIPRES
Contraloría General de la República
2. Objetivos
Asignar recursos al proyecto y dar cumplimiento a los procedimientos establecidos en
la Identificación presupuestaria, según la normativa vigente.
3. Descripción
Generar Solicitud de Identificación Presupuestaria
Responsable
Descripción
División Análisis y Control de Gestión - GORE
Una vez que el CORE ha aprobado una cartera de proyectos, la División de
Análisis y Control de Gestión genera una Solicitud de Identificación
Presupuestaria, la cual es firmada por el Intendente antes de ser enviada a la
UCR.
La Solicitud de Identificación Presupuestaria puede requerir la modificación de
presupuesto y la creación, modificación (aumento o reducción) y/o la
eliminación de asignaciones identificatorias de estudios, proyectos y programas
de inversión regional en la Región, tanto de FNDR tradicional como de FNDR
BID.
VºBº y Firma de Solicitud
Responsable
Descripción
Intendente Regional
El Intendente revisa la Solicitud de Identificación presupuestaria (más los resúmenes
de proyectos del GORE y de la UCR) y firma la solicitud, dirigida a la UCR.
Visar solicitud de identificación presupuestaria
Responsable
Descripción
UCR
La Unidad de Control Regional (UCR) revisa la Solicitud de Identificación
Presupuestaria, previo a su envío a DIPRES para la generación de la resolución de
asignación de fondos. Puede generar observaciones.
Elaboración Resolución de Asignación de Fondos
Responsable
Descripción
División Análisis y Control de Gestión – GORE
Una vez que se ha enviado la Solicitud de Asignación Presupuestaria, la UCR la
visa, la División de Análisis y Control de Gestión del GORE elabora una Resolución
de Asignación de Fondos firmada por el Intendente Regional, como respaldo a la
Solicitud del GORE.
19
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Visa resolución de Asignación de Fondos
Responsable
Descripción
DIPRES
La DIPRES recibe la Resolución de Asignación de Fondos del Gobierno Regional y
revisa los antecedentes con el presupuesto disponible. Puede generar
observaciones o dar su V°B°, devolviendo la documentación al GORE.
Envío a Contraloría y Copia a SUBDERE
Responsable
Descripción
División Análisis y Control de Gestión – GORE
Una vez que la DIPRES ha dado su visto bueno, el GORE envía la Resolución de
Asignación de Fondos a Contraloría.
Al mismo tiempo debe enviar una copia a SUBDERE.
Realiza Toma de Razón
Responsable
Descripción
Contraloría
Contraloría realiza toma de razón de la resolución.
4. Diagrama del procedimiento
GORE
Intendente
UCR
DIPRES
Contraloría
SUBDERE
Inicio
Elabora
solicitud
identificación
pptaria.
Elabora
resolución
asignación
fondos
Da VºBº y firma
solicitud ident.
Pptaria.
Visa solicitud
identificación
pptaria
Visa y autoriza
Resolución
asig. Fondos
Remite res.
Asign fondos
Toma razón
res. Asign.
Fondos
Recibe copia
res. Asign.
Fondos
Fin
20
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
5. Responsable de Mantención
Gobierno Regional
6. Vigencias
Las solicitudes de Identificación Presupuestaria ocurren en el transcurso del año
21
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
V CONVENIO MANDATO
(Procesos de Diagrama Global Nos. 13,14 y 15)
1. Unidades usuarias
Departamento Jurídico Gobierno Regional
Intendente Regional
Unidad Técnica
Unidad de Control Regional
2. Objetivos
Elaborar documento (Convenio Mandato) suscrito por el GORE y la UT, y
responsabilizar a la Unidad que actuará como contraparte de la ejecución del
proyecto. Cuando el GORE es la Unidad Técnica existe una Resolución exenta del
Intendente hacia el GORE y cuando el GORE no es la Unidad Técnica se genera un
convenio-mandato respaldado por una Resolución, entre el GORE y la UT
correspondiente.
En los casos en que el GORE no actúa como UT, se genera el convenio mandato con
la resolución que lo acompaña, esta resolución está exenta de pasar por la
contraloría.
3. Descripción
Generar Resolución de Convenio Mandato
Responsable
Descripción
Departamento Jurídico – GORE
Se confecciona el convenio mandato que establece la responsabilidad de la Unidad
Técnica designada y del GORE para el cumplimiento de los compromisos del
Proyecto.
Firma Convenio Mandato
Responsable
Descripción
Intendente Regional
Unidad Técnica
El intendente y La Unidad Técnica firman el convenio mandato que autoriza a este
último a realizar el proyecto.
Firma Resolución Convenio Mandato
Responsable
Descripción
Intendente Regional
El Intendente firma la resolución que aprueba el convenio.
Visación Convenio Mandato
Responsable
Descripción
Unidad de Control Regional
Cuando se trate de la ejecución de proyectos con financiamiento BID, será
necesario que la Unidad de Control Regional realice una Visación al Convenio
Mandato.
22
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
4. Diagrama del procedimiento
Departamento Jurídico
GORE
Intendente Regional
Unidad Técnica
UCR
Inicio
Genera
Convenio
Mandato
Firma Convenio
Mandato
Resolución
Convenio
Mandato
Firma
Resolución que
aprueba
Convenio
Mandato
Firma Convenio
Mandato
Visa Convenio
Mandato
Fin
5. Responsable de Mantención
Gobierno Regional
6. Vigencias
La Generación de Convenios Mandato ocurren en la medida que se comienza la
realización de un proyecto.
23
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
VI LICITACION Y ADJUDICACION DE PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 16 al 27)
1. Unidades usuarias
Gobierno Regional
Intendente Regional
Unidad Técnica
SUBDERE
Municipio
Unidad de Control Regional
Contratistas/Proveedores
2. Objetivos
Describir el proceso de una licitación y adjudicación de proyecto, de acuerdo
con disposiciones legales chilenas y normas de instituciones internacionales de
crédito que financian programas.
3. Descripción
El proceso de licitación o cotización de un proyecto, va desde que se generan las
Bases de Licitación (o documento técnico, en el caso de las cotizaciones) hasta
que se contrata (o compra) a un contratista / consultor. Este proceso puede ser
externo como interno al GORE (por ejemplo, cuando el GORE es UT).
La Ley 19.886 (Artículo 7°) establece 3 mecanismos de adjudicación de contratos:
Licitación pública, Licitación privada o contratación directa.
Para el proceso de adjudicación el GORE revisa los antecedentes y si son
validados, procede a remitirlos al Intendente, quien debe ratificar al oferente
propuesto.
El Intendente puede: Ratificar, Rechazar, Solicitar más Antecedentes, Solicitar
revisión del proponente adjudicado o declarar la licitación desierta.
Elaboración de Bases
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
Municipio
SUBDERE
En conjunto con las Bases Técnicas también se especifican las Bases
Administrativas que contemplan:
Normas Generales: Contiene los conceptos de la licitación, y los documentos
exigibles que se deben presentar en la apertura. Estos aspectos son comunes a
tipos de proyectos, por ejemplo, obras.
Normas Especiales: Contiene el calendario, el Formato de la Solicitudes de Boleta
de Seriedad de la Oferta, las Multas por atraso, entre otros. Estas normas son
específicas para cada proyecto y pueden modificar o especificar con mayor detalle
las normas generales.
24
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Generar Bases Técnicas
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
SUBDERE
Municipio
Una vez que el proyecto ha sido aprobado por el CORE, se informa a la UT
respectiva que se puede comenzar con la confección de las Bases de Licitación.
En las bases técnicas aparece la descripción de los Términos de Referencia del
proyecto.
Revisión Bases Administrativas
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
Una vez que la Resolución de Asignación de Fondos ha sido ingresada a Contraloría
(según información proveída por la SUBDERE), se da aviso a la UT
correspondiente, para que hagan envío de las Bases de Licitación al GORE para su
revisión.
Las Bases Administrativas son revisadas por un analista del Departamento de
Gestión de Proyectos, quien verifica el calendario de la licitación, las boletas de
garantía exigidas y los antecedentes adjuntos a la licitación. En este punto se
pueden generar observaciones o aprobar las bases.
Se revisan que los documentos exigidos y los procedimientos establecidos en las
bases sean concordantes con el tipo de proyecto a licitar
Publicación
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
Si las Bases son aprobadas, se procede a la publicación del calendario de la
licitación en el diario. Normalmente, los diarios de publicación son el Diario Oficial, y
uno de circulación nacional y/o local.
Al mismo tiempo es necesario realizar la publicación en el sistema Chile Compra.
(www.chilecompra.cl)
Venta de Bases, Consultas y Aclaraciones
Responsable Unidad Técnica
Descripción La UT lleva a cabo el proceso de venta de bases, con la duración
establecida en las bases de licitación. Se realizan visitas a terreno en caso
que las bases de licitación así lo estipulen y en la fecha que establezca el
calendario de licitación.
Durante un período establecido en el calendario de la licitación, los oferentes
proceden a realizar consultas a la UT correspondiente.
Posteriormente, la UT tiene un plazo para generar las aclaraciones a esas
consultas, que son agrupadas en un documento de Aclaraciones, que debe
ser puesto a disposición de los oferentes.
Recepción de propuestas y apertura
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
En la fecha y hora establecidas en las Bases de Licitación, se realiza el acto de
Recepción y Apertura de Propuestas, donde son aceptados los proponentes que
cumplan con los requisitos de documentación establecida.
25
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
En este mismo proceso se recibe la Boleta de Garantía por seriedad de la oferta de
cada uno de los oferentes.
Evaluación de Propuestas
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
Gobierno Regional
Se evalúa las propuestas, asignando un ranking de proponentes que considera
aspectos técnicos y administrativos.
El mejor ranking pasa a constituirse en el “Oferente Adjudicado Propuesto”. La UT
prepara un informe de evaluación técnica y un informe de adjudicación, que será
enviado vía oficio al GORE
Adjudicación
Responsable
Descripción
Intendente Regional
Unidad Técnica
Gobierno Regional
1. El GORE revisa los antecedentes y si son validados, procede a remitirlos al
Intendente, quien debe ratificar el oferente propuesto.
2. El Intendente puede: Ratificar, Rechazar, Solicitar más Antecedentes, Solicitar
revisión del proponente adjudicado o declarar la licitación desierta.
3. Luego la Unidad Técnica genera el Decreto o Resolución de Adjudicación, que
ratifica al proponente seleccionado. Se envía una copia de este informe al
GORE.
4. Posteriormente la UT correspondiente procede a realizar la confección del
Contrato y de la Resolución que lo acompaña.
5. Para el caso de proyectos donde la UT es el GORE, se procede a enviar un
Memorando al Departamento Jurídico para proceder a la confección de ambos
documentos.
6. Desde la fecha de la Resolución de Contrato, el adjudicado está autorizado para
comenzar con los trabajos o servicios.
7. En el caso de los municipios se realiza un Decreto de Aprobación de Contrato
Canje y devolución de Boleta de Garantía
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
El proponente adjudicado debe proceder a realizar el canje de Boleta, llenando la
solicitud para recuperar al Boleta de Garantía de Seriedad de la Oferta y entregando
la Boleta de Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato.
A los proponentes que no fueron adjudicados, se les devuelve su Boleta de Garantía
por Seriedad de la Oferta.
Firma del Contrato
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
Proponente adjudicado
Se procede a la firma del contrato entre ambas partes (UT y Proponente
Adjudicado). Se debe enviar copia del Contrato al GORE (Cuando no es UT).
26
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Entrega de terrenos
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
Para las obras que lo requieren, se realiza la entrega de terrenos, que genera un
acta, que es firmada por el Inspector Técnico de Obras (ITO) y el Contratista
4. Diagrama del procedimiento
U nidad Técnica
GORE
UCR
O ferentes
Adjudicatario
Inicio
Elaboracion de
Bases Técnicas
y
A dm inistrativas
R evisa Bases
Técnicas y
Adm inistrativas
R evisa Bases
Publicación
Bases en
periodico
Venta bases, se
reciben y
responden
C onsultas
C om pra Bases
licitación
R ecepcion y
Apertura de
Propuestas
P repara y
presenta
propuesta
E valuacion
propuestas y
prepara inform e
adjudicación
R ecibe inform e
adjudicación
R evisa y valida
antecedentes
para rem itirlos
al Intendente
Prepara
D ecreto o
R esolución de
A djudicación
R ecibe copia
NO
R esuelve
Adjudicación
SI
A prueba
decreto o
resolución
R ecibe copia
C om ienza la
ejecución
E labora contrato
y R esolución
aprueba contrato
R ecibe copia
R ecibe copia
C anje y
devolución
B oleta de
G arantía
Firm a C ontrato
con P roponente
Adjudicado
Firm a C ontrato
- R ecibe copia
- C ustodia
garantías
H ace entrega
de terrenos si
corresponde
Fin
27
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
5. Responsable de Mantención
Unidad Técnica
Gobierno Regional
6. Vigencias
Según lo establecido en el contrato respectivo, para la ejecución de cada
proyecto.
28
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
VII TRANSFERENCIA DE FONDOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 28,29,30,31 y 32)
1. Unidades usuarias
Gobierno Regional
Intendente Regional
Unidad de Control Regional
SUBDERE
DIPRES
Tesorería General de la República
2. Objetivos
Describir el proceso a través del cual la SUBDERE transfiere los fondos a los
Gobiernos Regionales, para que éstos, a su vez, procedan a pagar los Estados de
Pago de Contratistas, Consultores y Proveedores, de los distintos proyectos en
ejecución.
3. Descripción
Solicitud de Fondos
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
1. De acuerdo a la Programación de caja que se haya efectuado el Gobierno
Regional realiza la solicitud de fondos respectiva a la SUBDERE.
2. Una vez que el Jefe División de Administración y Finanzas del GORE elabora el
documento de solicitud de fondos, el Intendente Regional da su aprobación
firmando dicho documento.
3. Posteriormente esta solicitud es remitida a la UCR para que efectue la visación y
la envíe a la Unidad de Control Nacional.
4. La solicitud de recursos se realiza a través de un documento enviado por la
Unidad de Control Regional vía fax.
Consolidación solicitudes de Fondos
Responsable
Descripción
Departamento Operaciones – SUBDERE
Depto. Administración y Finanzas – SUBDERE
1. El Departamento de Operaciones recepciona y consolida las solicitudes de
fondos de cada uno de los gobiernos regionales, para realizar la solicitud a
DIPRES. (Este proceso se realiza vía telefónica de SUBDERE a DIPRES)
2. Al mismo tiempo el DO remite un Memorándum al Departamento de
Administración y Finanzas solicitando formalizar la petición de giro a
TESORERIA y el detalle de recursos por región.
3. Posteriormente el Departamento de Administración y Finanzas remite un Oficio a
Tesorería solicitando los fondos.
29
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Autorización y Transferencia de recursos a SUBDERE
Responsable
Descripción
DIPRES
Tesorería General de la República
1. Al recibir la solicitud de fondos, DIPRES verifica la disponibilidad de recursos
conjuntamente con la programación de caja existente, procediendo a autorizar la
transferencia de recursos.
2. Una vez emitida la autorización comunica a Tesorería para que proceda a
transferir los recursos a la cuenta de SUBDERE, informando de esto a UCNSUBDERE.
3. Tesorería al recibir dicha autorización, verifica los datos con la petición que
realiza el Departamento de Administración y Finanzas, para luego depositar los
recursos en la cuenta corriente de SUBDERE.
Recepción y Transferencia de recursos a GORES
Responsable
Descripción
Departamento de Administración y Finanzas- SUBDERE
Al recepcionar los recursos el Departamento de Administración y Finanzas deposita
en cada una de las cuentas corrientes de los Gobiernos Regionales, la cantidad que
corresponde conforme a la distribución señalada por Memorándum.
A su vez informa de este proceso al DO y las UCRs.
Recepción, contabilización de recursos
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
En el momento que el Departamento de Administración y Finanzas deposita los
recursos en cada una de las cuentas corrientes de los gobiernos regionales, estos
reciben y contabilizan los recursos ingresados.
Posteriormente utiliza los fondos pagando los estados de pago programados y
pendientes.
Luego prepara la rendición de gastos e inversión (balance mensual) para ser
remitido a la DIPRES, Tesorería y DO.
30
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
4. Diagrama del procedimiento
GORE
UCR
DO
SUBDERE
DAF
Tesorería
General.
DIPRES
Inicio
-consulta
progr.de caja
-solicita fondos
Solicitud de
fondos
-verific petición
-envia solicitud
a DO
-consolida
peticiones
-consult Dipres
-verifica ppto.
-solicita
formalmente a
DAF
-Recibe petición
-Autoriza
Formaliza
petición de giro
a Tesorería
Gral
-Verifica
-Efectua
transferencia
-Recepciona $
-Transfiere a
GOREs
-Informa a DO
-Recepciona
-Contabiliza
-Utiliza fondos
-Rinde cuenta
Fin
5. Responsable de Mantención
Gobierno Regional
UCN
DIPRES
Tesorería General de la República
6. Vigencias
Las solicitudes de caja se realizan cada 15 días, según programación.
31
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
VIII EJECUCIÓN DE PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 33 al 43)
1. Unidades usuarias
Unidad Técnica
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
2. Objetivos
Describir las actividades asociadas a la Administración de Proyectos del
FNDR y el proceso de supervisión de convenios.
El concepto de Administración se asocia a la ejecución del proyecto, al control
del avance y de los estados de pago (o transferencias) y a las visitas a
terreno. El término Supervisión se asocia a control de avance mediante
informes de las UT y visitas a terreno.
3. Descripción
Envío de Estados de Pago y documentación
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
Al cumplirse los plazos establecidos en las Bases de Licitación, el contratista envía
una o más facturas (generalmente en forma mensual), para proceder a su pago.
La UT recibe estas facturas y las consolida en un estado de pago, que es enviado al
GORE.
En el caso que se requiera realizar Visita a Terreno para cursar el pago, se procede
a la realización de ésta y luego el curso descrito en el párrafo anterior.
Recepción e Informe de Estado de Pago
Responsable
Descripción
División de Análisis y Control de Gestión GORE
En la División de Análisis y Control de Gestión del GORE se recibe el Estado de
Pago.
El analista correspondiente de esta Unidad revisará y procederá a elaborar un
informe autorizando el pago, si corresponde; de lo contrario solicitará mayores
antecedentes.
Posteriormente remite todos estos documentos a la División de Administración y
Finanzas del GORE
32
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Generación del Pago
Responsable
Descripción
División Administración y Finanzas GORE
1. El Encargado de Presupuesto del GORE visa el Estado de Pago en relación al
presupuesto disponible para el proyecto.
2. En esta actividad puede darse el V°B° o detener el pago (por falta de
presupuesto).
3. Posteriormente la Unidad Contable verifica la documentación del estado de
pago, y de existir los recursos necesarios para realizar el pago, los recursos que
cubren el egreso son comprometidos presupuestariamente, generando la
reserva de ellos.
4. El egreso es revisado por el Jefe del Departamento Contable, quien otorga su
Visto Bueno a la salida de los recursos, para luego enviarlo a la Unidad de
Tesorería para la confección del cheque, comprometiendo los fondos en la
cuenta corriente del FNDR.
5. Finalmente el cheque es firmado por los cuentacorrentistas autorizados,
quedando disponible para el pago.
4. Diagrama del procedimiento
Contratista
Unidad
Técnica
GORE
DACG
UCR
DAF
inicio
Ejecución del
proyecto
Remite facturas
- Consolida
EºPº y remite a
GORE
Supervisión
financiera y de
obras
Elabora informe
autoriza pago.
Remite Informe
documentos
-Visa EºPº
-Elabora egreso
-Genera cheque
Dispone pago
de facturas
Fin
33
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Casos de excepción
Se podrá solicitar un aumento de obra de hasta el 10% del total del valor que
figure en la ficha EBI, sin requerir un nuevo análisis técnico-económico.
Cuando, para el desarrollo de la ejecución del proyecto, sea necesario un aumento
de obras por sobre el 10% del valor estipulado en la ficha EBI, este deberá contar
con una nueva recomendación técnico-económica realizada por MIDEPLAN. En
cuyo caso
Unidad
Técnica
GORE
CORE
MIDEPLAN /
SERPAC
Inicio
Solicita
aumento de
obras
Solicita nueva
recomendación
técnico-económ
Autoriza
NO
1
Solicita
informes
Aprueba
aumento de
recursos
SI
Fin
5. Responsable de Mantención
Gobierno Regional
6. Vigencias
Depende de la periodicidad de los envíos de Estados de Pago, generalmente se
hacen en forma mensual.
34
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
IX CONTROL FINANCIERO DE PROYECTO
(Procesos de Diagrama Global Nos. 49 a 54)
1. Unidades usuarias
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
SUBDERE
Contraloría General de la República
Banco Interamericano de Desarrollo BID
2. Objetivos
Registrar contable y financieramente los actos que se lleven a cabo en la ejecución
de proyectos y programas, para así dar sustento y respaldo a la(s) rendiciones de
gastos e inversión y presentación de estados financieros por programas.
3. Descripción
Creación de carpeta de proyectos
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
El GORE será responsable de abrir una carpeta para cada uno de los proyectos
FNDR que se comience a ejecutar, archivando posteriormente todos los informes y
antecedentes asociados a dichos proyectos.
En el caso de los Proyectos con financiamiento FNDR-BID, la Unidad de Control
Regional deberá realizar el mismo procedimiento que el GORE, es decir, abrir una
carpeta para cada uno de los proyectos que se comiencen a ejecutar bajo esta
modalidad.
Recepción de informes y otros antecedentes
Responsable
Descripción
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
Tanto en el GORE como en la UCR, deberá quedar respaldo físico de cada uno de
los documentos que se emitan o recepcionen, esto considera informes de visitas a
terreno, proceso contable y rendición regional a la Unidad FNDR, para su posterior
validación ante el Banco Interamericano de Desarrollo
Validación ante el Banco Interamericano de Desarrollo
Responsable
Descripción
SUBDERE – Unidad FNDR
Consiste en acreditar ante el BID, que los proyectos que son financiados con
recursos del Programa, cumplan con los requisitos establecidos en el Reglamento
Operativo.
35
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
Elaboración y envío Informes Financieros
Responsable
Descripción
SUBDERE – Unidad FNDR
Esta actividad consiste en acreditar ante el BID, que los proyectos que son
financiados con recursos del Programa, cumplan con los requisitos establecidos en
el Reglamento Operativo.
Así procede a confeccionar los Informes Financieros, los que deberán estar listos los
30 días siguientes a terminado el ejercicio presupuestario del año anterior. Una vez
elaborados los informes Financieros, del Contrato de Préstamo, son enviados a la
Contraloría General de la República, para que proceda a auditarlos.
Recepción y auditoria a Informes Financieros
Responsable
Descripción
Contraloría General de la República
Al recibir los Informes Financieros, la Contraloría procede a su auditoria, para
posteriormente emitir un pronunciamiento o dictamen.
Luego devuelve con este dictamen los Informes Financieros auditados para que
SUBDERE – Unidad FNDR los envíe al BID.
Recepción de Informes Financieros auditados y envío al BID
Responsable
Descripción
SUBDERE – Unidad FNDR
SUBDERE recibe de la Contraloría General de la República los Informes Financieros
auditados, con su respectivo dictamen para enviarlos al Banco Interamericano de
Desarrollo, con fecha 30 de abril de cada año.
Carta cumplimiento a cláusula de Contrato por el BID
Responsable
Descripción
Banco Interamericano de Desarrollo
Envía carta de aceptación del cumplimiento de cláusula que establece el Contrato
de Préstamo, sobre el envío de los Informes Financieros auditados.
36
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
4. Diagrama del procedimiento
UCR
GORE
SUBDERE / DO
CONTRALORIA
GRAL.
BID
Inicio
Valida proyecto
factibles financiar
con cargo a
programas
Crea carpeta
por proyecto
Crea carpeta
proyecto con
cargo a
programas
Envía rendición
gastos
Recepciona y
envia rendición
de gastos
Recepciona
rendición
gastos
Consolida y
confecciona
informes
financieros
audita informes
financieros
emite dictamen
y devuelve
informes
financieros
recibe informes
financieros con
dictamen y
remite doctos.
envia carta
aceptación
cumplimiento
clausula
prestamo
Fin
37
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
5.
Responsable de Mantención
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
SUBDERE
Contraloría General de la República
6. Vigencias
Confección de Informes Financieros: 30 días siguientes al termino del ejercicio
presupuestario del año anterior.
Contraloría requerirá los Informes Financieros para auditarlos, con a lo menos 60 días
de anticipación al envío al Banco Interamericano de Desarrollo.
Envío de Informes Financieros auditados al Banco Interamericano de Desarrollo el 30
de abril de cada año.
38
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
X TERMINO Y RECEPCION DE OBRAS Y PROYECTOS
(Procesos de Diagrama Global Nos. 44 a 48)
1. Unidades usuarias
Unidad Técnica
Gobierno Regional
Unidad de Control Regional
2. Objetivos
Recepcionar la obra, por parte de la Unidad Técnica, a entera conformidad y de
acuerdo a lo establecido en el contrato, en el sentido de contar con los certificados
municipales de recepción satisfactoria de la obra, correspondientes.
3. Descripción
Termino de la Obra
Responsable
Descripción
Unidad Ejecutora
Terminada la Obra, la Unidad Ejecutora deberá contar al momento de recepcionar la
obra de manera definitiva, con el permiso de edificación y recepción municipal final
correspondiente, el que se enmarca dentro del proceso administrativo de
fiscalización que va desde el otorgamiento del permiso de edificación hasta la
recepción final. De contar con este documento, la Unidad Técnica asegura
responsabilidades que sobrepasan las garantías contractuales.
Recepción de Obras
Responsable
Descripción
Unidad Técnica
1. La Unidad Técnica deberá supervisar y velar por el cumplimiento de lo que
establezca el contrato de obras respectivo, en atención al término de obras.
2. Posteriormente, la misma Unidad Técnica será la responsable de realizar la
recepción de la obra respectiva. Se realizará una recepción provisioria, de la
cual se levantará un acta, consignándose los días de atraso que tuviese el
Contratista y su calificación conforme a lo establecido en el contrato.
3. Finalmente la Unidad Técnica realiza la recepción definitiva de las obras,
enviando un Certificado de Recepción al GORE.
39
__________________________________________________________Procesos y Diagramas FNDR
4. Diagrama del procedimiento
Unidad Ejecutora
Unidad Técnica
UCR
GORE
Inicio
Reune
documentación
recepción obra
Remite
antecedentes
termino de
obras
Supervisa
según contrato
-Recepción
provisoria obra
-levanta acta
recepción
-Recepción
definitiva obra
-Remite certificado
recepción obra
Recibe y
devuelve
garantias a
contratistas
Recibe certificado
recepción obras
conforme
Recepcion
antecedentes
termino de obra
Devuelve garantias
Fin
5. Responsable de Mantención
Unidad Técnica
6. Vigencias
Depende de la duración del proyecto.
gts/dr
40