Cotizaciones con Peticiones de Oferta

Manual para Registro de
Cotizaciones con Peticiones de
Oferta.
Índice
1.- Introducción .................................................................. 3
2.- Configuración del Internet Explorer
3.- Ingresar al sistema
........... 4
.................................................. 5
4.- El módulo “Peticiones de Oferta” ................. 6
• Peticiones de Oferta ............................................................ 6
• Ofertar con Petición de Oferta ............................................ 7
• Modificar ............................................................................ 10
• Visualizar/Imprimir.............................................................. 10
• Eliminar .............................................................................. 10
• Exportar............................................................................... 11
5.- El módulo “O/Servicios Pendientes” .......
11
1.- Introducción
El presente manual está enfocado a las 2 funcionalidades nuevas
agregadas a la Web del PROVEEDOR: “Peticiones de Oferta” y “Órdenes de
servicio pendientes”.
El módulo de “Peticiones de Oferta” brinda al proveedor la posibilidad de
registrar peticiones de oferta relacionadas a Órdenes de Mantenimiento (OM).
Toda petición de oferta quedará almacenada de manera tal que servirá,
posteriormente, como historial de las cotizaciones realizadas.
El módulo de “Órdenes de Servicio Pendientes” muestra el listado de las
órdenes de servicio (también llamados pedidos de servicios) los cuales han sido
procesadas en el sistema de ALICORP. En esta opción se podrá visualizar los
números de pedidos, peticiones de ofertas que originaron dichos pedidos, órdenes
de mantenimiento, y números de hojas de aceptación (necesarios para registrar
las facturas).
2.- Configuración del Internet Explorer.
Puede darse el caso que el sistema no funcione correctamente, esto es
debido a que posiblemente el “Internet Explorar” necesita una modificación en la
configuración. Dicha modificación es simple y se resume en 3 pasos:
PASO 1: En el menú de archivo ir a
Herramientas, luego a Opciones de
Internet…
PASO 2: En la pestaña “Privacidad”
haga clic en “Opciones Avanzadas”
PASO 3: Marcar las opciones tal como
figura en la figura adjunta y presionar
“Aceptar”.
Debe cerrar el INTERNET EXPLORER y volver a ingresar para tener el sistema listo para
el registro de sus Peticiones de Oferta.
3.- Ingresar al sistema
Para poder acceder al cotiweb ingresamos a
la pagina de ALICORP: www.alicorp.com.pe y
hacemos clic en el botón “ALICORP B2B”.
Luego, en la ventana
siguiente hacemos clic en el
link:
“ACCESO
B2B
PROVEEDORES”.
Accederemos a la pagina inicial del B2B (Business to Business) donde
ingresamos nuestro código de usuario, seleccionamos la compañía con la cual
trabajamos (por ejemplo: ALICORP) y escribimos nuestra contraseña.
Presionando el botón “DATOS GENERALES” comprobamos que ya estamos dentro del
sistema dado que nos mostrará los datos generales de nuestra empresa.
4.- El módulo “Peticiones de Oferta”.
•
Peticiones de Oferta.
Para ingresar peticiones de oferta deberá presionar el botón con el texto
PETICIONES DE OFERTA ubicado en el menú izquierdo.
Al ingresar podrá visualizar la información de peticiones de oferta ya
registradas por el proveedor. Si es la primera vez que ingresa el sistema mostrará
el listado en blanco. El listado mostrará el número de petición de oferta, solicitante
y el estado de la oferta, entre otros datos. Adicionalmente, se cuenta con cuatro
filtros - uno por fechas, otro por estado de Oferta, otro por Orden de
Mantenimiento y otro por Número de Petición de Oferta.
Para filtrar la información debe presionar el botón “REFRESAR”.
Ejemplo: Si tiene ya registradas varias Peticiones de Oferta y desea buscar
una en particular puede colocar el número de dicha Petición de Oferta, o parte de
dicho número (tal como muestra la imagen siguiente) y presionando el botón
REFRESCAR el sistema buscará todo número que contenga dicho filtro.
Se puede usar más de un filtro a la vez para un mejor filtrado, siempre
presionando el botón REFRESCAR para que el filtro se ejecute.
Ofertar con Petición de Oferta
Para registrar una Petición de Oferta (PO en adelante) buscamos en la lista
una PO que se encuentre en estado Por Ofertar como se muestra a continuación,
la seleccionamos y hacemos clic en el boton Ofertar PO.
Seleccionamos dicha PO y hacemos clic en el botón
El sistema nos mostrará un formulario en el que podrá registrar los
siguientes campos:
- Solicitado por
(Obligatorio)
- Representante
(Obligatorio)
- Descripción breve
(Obligatorio)
- Descripción extendida
(Opcional)
- Tiempo de Ejecución
(Opcional)
- Tiempo de Garantía
(Opcional)
- Moneda (Obligatorio).
Monedas:
PEN = Nuevos
Soles
USD = Dólares
En la segunda mitad de la pantalla se registra el detalle de costos:
Podrá registrar el detalle diferenciando el costo de :
o Materiales/Repuestos.
o Materiales Consumibles.
o Servicios
o Mano de Obra
o Herramientas/Equipos
En cada caso deberá registrar:
o Descripción
o Unidad
o Precio Unitario
o Cantidad
Es importante presionar la tecla ENTER luego de registrar cada cantidad para que el
sistema automáticamente calcule el Costo Parcial (Precio Unitario x Cantidad), y los
Subtotales y Totales.
En la parte final del formulario podrá registrar:
o Gastos Administrativos
o Utilidades
o Descuento
Es importante presionar la
tecla ENTER luego de
registrar los costos para que
el sistema automáticamente
calcule el Total.
Una vez ingresados los datos para la cotización tenemos 2 opciones:
“GRABAR” ó “ENVIAR”. Si GRABAMOS la petición de oferta podremos modificarla
posteriormente antes de enviarla. Si ENVIAMOS la petición de oferta pasará a
poder del cliente (por ejemplo ALICORP) para su evaluación, y sólo podremos
visualizarla mas no realizar modificaciones. Luego de GRABAR ó ENVIAR el
sistema indicará el número de la Petición de Oferta, por ejemplo: 6000125553.
Una vez GRABADA la Oferta se mostrará el listado con la nueva Petición de
Oferta en estado “PRE-OFERTADO”: Si la Oferta es ENVIADA, el nuevo estado
será “OFERTADO”. Para el ejemplo se GRABÓ la Petición de Oferta:
Si presiona GRABAR el estado de la Petición de Oferta será “PRE-OFERTADO” y podrá realizar
modificaciones para posteriormente enviarla. Si presiona ENVIAR el estado de la Petición de Oferta
será “OFERTADO” y pasará a poder del cliente para su evaluación y asignación o descarte.
IMPORTANTE: Dado que es un módulo Web las primeras veces que entre al sistema y presione
Grabar ó Enviar deberá esperar unos segundos mientras se actualizan automáticamente archivos
temporales en su computador los cuales permitirán una mayor velocidad en próximas grabaciones y
manejo del sistema
•
Modificar
En el listado de Peticiones de Oferta podrá modificar una oferta sólo cuando
está en estado PRE-OFERTADO con el fin de revisar y modificar datos para
posteriormente ENVIARLA. Para esto debe marcar la petición de oferta que desea
modificar (y que esté en estado PRE-OFERTADO) y presione el botón “Modificar”:
Una vez terminada nuestra
modificación podrá GRABAR la petición
de oferta (para posteriormente continuar
modificando dicha cotización) o podrá
ENVIARLA.
•
Visualizar/Imprimir.
Se podrá visualizar una Petición de Oferta que está en cualquier estado.
Esto se realiza seleccionando la cotización deseada y haciendo clic en el botón
“VISUALIZAR”. También podrá imprimirla, seleccionándola y presionando el botón
“IMPRIMIR”.
•
Eliminar
Si deseamos podemos eliminar
una Petición de Oferta en estado “PREOFERTADO”, esto permitirá marcar
dicha cotización con el estado
“ANULADO” y ya no podrá enviarla al
cliente.
Los estados de la Petición de Oferta son:
Los estados de la Petición de Oferta son:
PRE-OFERTADO: El proveedor la grabó pero aún no la envió.
OFERTADO :
El proveedor la envió y está en poder del cliente.
ASIGNADO:
El cliente la seleccionó y la asignó a la Orden de Mantenimiento.
DESCARTADO:
El cliente la descartó para la Orden de Mantenimiento.
ANULADO:
El proveedor ó el cliente decidió eliminarla.
•
Exportar
Así como podemos importar datos de un Excel para nuestras
cotizaciones también podemos exportar la data de los formularios a una hoja
de Excel, para esto lo siguiente:
Entramos a Visualizar/Modificar una OM, luego damos clic en el botón
Importar y clic en el botón con el diskette
los pasos ya mencionados (Pág. 10).
(Descargar Formato), Seguimos
5.- El módulo “O/Servicios Pendientes”.
El módulo “Ordenes de Servicio Pendientes” permite realizar seguimiento a
los pedidos creados por el cliente desde que se crea la orden de compra de
servicios (también llamad pedido servicios) hasta su facturación.
De esta forma visualizaremos los pedidos (número, descripción, monto, fecha), las
Hojas de Aceptación (número, % aceptado, monto) y el número de Factura
(número y monto).
Por ejemplo: en la primera fila de la imagen visualizamos un pedido (4530090450)
el cual fue creado por 300 soles el 08.06.2007 y ya tiene Hoja de Aceptación
(5003002592):
En el siguiente ejemplo el mismo pedido ya figura con una factura respectiva por
cada hoja de aceptación.