legalización de libros

LEGALIZACIÓN DE LIBROS
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LIBROS A LEGALIZAR
INSTRUCCIONES DE PRESENTACIÓN
TASAS Y FORMA DE PAGO
SOLICITUD DE PRESENTACIÓN
LIBROS A LEGALIZAR
Los libros que obligatoriamente han de llevar las fundaciones inscritas en el Registro de
Fundaciones de la Comunidad de Madrid deberán ser legalizados por el Protectorado al que
estén adscritas (Disposición Adicional Sexta y Disposición Transitoria Quinta de la Ley
1/1998).
Las Fundaciones presentarán los libros contables para su legalización ante el
Protectorado, independientemente de que realicen o no actividades mercantiles.
Los libros que obligatoriamente han de llevar las fundaciones son:
§
§
§
El Libro de Actas
El Libro Diario
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Este Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se configura como un libro único, en el
que se integran las transcripciones de los siguientes estados informativos:
1. Balance de comprobación de sumas y saldos (como mínimo uno por trimestre).
2. Las cuentas anuales del ejercicio:
a. balance de situación
b. cuenta de resultados
c. memoria
Obligación de conservar los libros
Las fundaciones conservarán sus libros, correspondencia, documentación y justificantes
debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros,
salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales (artículo 30 del Código
de Comercio).
En el caso de extinción de una Fundación, serán sus liquidadores los obligados a cumplir
el deber a que se refiere el párrafo anterior.
Página número 1
CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES
PROTECTORADO DE FUNDACIONES
O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid)
Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 46
INSTRUCCIONES DE PRESENTACIÓN
§
Libro de Actas
El Libro de Actas deberá presentarse a su legalización necesariamente antes de su
utilización por la fundación. No podrán legalizarse nuevos libros de actas si
previamente no se acreditare la íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere
denunciado la sustracción del mismo o consignado en acto notarial su extravío o
destrucción.
Los requisitos que debe reunir el Libro de Actas son los siguientes:
- Todas sus hojas deberán estar completamente en blanco.
- Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente.
- En el caso de libros formados por hojas móviles, deberán tener, además, el
sello de la fundación en todas las hojas.
- En la hoja en blanco del libro figurará la siguiente declaración del Presidente o
representante de la Fundación:
"Declaro bajo mi responsabilidad que este Libro de Actas de la FUNDACIÓN
(denominación), número (primero, segundo, etc.) de los de su clase, consta de
(número) de folios en blanco, y que presento en el día de hoy para su legalización.
Fecha,
nombre y apellidos
firma
nº de DNI del Presidente o representante de la Fundación
§
Libro diario y el Libro de inventarios y cuentas anuales:
1. Existen dos posibilidades para legalizar estos libros:
a. Mediante la presentación de libros antes de ser utilizados. La
presentación de este tipo de libros obliga a la fundación a que, una vez
legalizados, se transcriban los asientos o anotaciones contables a mano.
No podrán legalizarse nuevos si previamente no se acreditare la
íntegra utilización del anterior, salvo que se hubiere denunciado la
sustracción del mismo o consignado en acto notarial su extravío o
destrucción.
En este caso deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Estar formados por hojas completamente en blanco
- Estar encuadernados de tal forma que no permita la sustitución de
sus hojas (cosidas o encoladas; no se admite canutillo, espiral o
similares).
- Tener el primer folio en blanco y los demás numerados
correlativamente.
- En el folio en blanco figurara la siguiente declaración del Presidente
o representante de la Fundación:
Página número 2
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"Declaro bajo mi responsabilidad que este libro (Diario o Inventarios y cuentas
anuales) de la FUNDACIÓN (denominación), número (primero, segundo, único, etc.)
de los de su clase, consta de (número) de folios en blanco, y que presento en el día de
hoy para su legalización.
Fecha,
nombre y apellidos,
firma
nº de DNI del Presidente o representante de la Fundación
b. Mediante la presentación de libros formados por hojas encuadernadas
con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones. Este
formato permite la realización de anotaciones por cualquier medio técnico
existente (Ej.: por impresora).
En este caso deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Estar encuadernados de tal forma que no permita la sustitución de
sus hojas (cosidas o encoladas; no se admite canutillo, espiral o
similares).
- Tener el primer folio en blanco y los demás numerados
correlativamente y, en su caso, por el orden cronológico que
corresponda a los asientos y anotaciones practicadas.
- Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.
- Presentarse para su legalización por el Protectorado a la vez que se
presentan las cuentas anuales del ejercicio para su depósito.
- En el primer folio en blanco de cada libro figurara la siguiente
declaración del Presidente o representante de la Fundación (en los
libros que estén formados por varios tomos, dicha diligencia deberá
constar en cada uno de los tomos que integran el libro):
"Declaro bajo mi responsabilidad que este libro (Diario o Inventarios y cuentas
anuales) de la FUNDACIÓN (denominación), correspondiente al ejercicio (indicar el
ejercicio económico), número (primero, segundo, único, etc.) de los de su clase,
consta de (número) de folios escritos por (una sola cara, dos caras), correspondiente
al ejercicio (año, o en caso de ser entre dos años, las fechas de inicio y fin del
ejercicio), y que presento en el día de hoy para su legalización.
Fecha,
nombre y apellidos,
firma
nº de DNI del Presidente o representante de la Fundación e.
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TASAS Y FORMAS DE PAGO
Previamente a la presentación de la solicitud de legalización de libros, la fundación
deberá haber efectuado el pago de la Tasa “Por la legalización de libros de fundaciones”.
Para el pago de esta tasa ingresará el importe resultante mediante el impreso normalizado
030, que se facilitará a los interesados en la Secretaría General Técnica de la Consejería de
Asuntos Sociales y por los Servicios de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid;
asimismo, podrá obtenerse de Internet, en la página web:
http://gestiona.madrid.org/suin_m030/run/j/ListaTasasConsejeria.icm?accionRealizar=Buscar
Para calcular el importe a ingresar por esta tasa se procederá de la siguiente forma:
1. Identificar cada tipo de libro que se quiere legalizar (Diario, Inventario y Cuentas
Anuales, Actas, etc.).
2. Cada tipo de libro sumará una unidad al total de libros a legalizar.
(Independientemente de que estén encuadernados en el mismo libro físico).
3. En los libros que estén encuadernados en varios tomos, cada tomo sumará una
unidad al total de libros a legalizar.
4. Con el número total de libros que se quiere legalizar, se cumplimenta el apartado de
"TOTAL A INGRESAR " del impreso, con las cantidades obtenidas de la siguiente
lista:
Nº DE LIBROS
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
TOTAL A INGRESAR
17,32 €
21,93 €
26,54 €
31,15 €
35,76 €
40,37 €
44,98 €
49,59 €
54,20 €
58,81 €
Ejemplo 1:
Queremos legalizar los siguientes libros:
-
1 Libro Diario que tiene dos tomos,
-
1 Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y
-
1 Libro de Actas.
En total solicitamos la legalización de cuatro libros, con lo que según la tabla, para cuatro
libros el TOTAL A INGRESAR será de 31,15 EUROS
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Ejemplo 2:
Queremos legalizar los siguientes libros:
-
1 Diario y
-
1 libro de Balances, ambos libros integrados en un sólo tomo:
En total solicitamos la legalización de 2 libros, con lo que según la tabla, para dos libros el
TOTAL A INGRESAR será de 21,93 EUROS:
Las modalidades de pago y tramitación que puede utilizar son:
·
Pago efectivo.
Cumplimente el impreso 030. En el caso de cumplimentar el formulario a través
de Internet, seleccione la opción "generar documento" e imprímalo. Diríjase con él
a una de las siguientes entidades colaboradoras para la oportuna tramitación del
ingreso: “Banco Popular”, “Banco Sabadell”, “Banco Santander”, “Bankia”, “BBVA“
y “Caixabank”. Una vez efectuado el pago, la entidad bancaria entregará el
“resguardo de ingreso por banco” (ejemplar para la Administración) sellado por el
banco.
·
Pago electrónico (mediante cargo en cuenta o pago con tarjeta).
Es necesario un certificado digital reconocido por la Comunidad de Madrid, para
su tramitación. Cumplimente el formulario y seleccione la opción "pagar". Una
serie de pantallas consecutivas le irán ofreciendo las instrucciones necesarias
para efectuar el pago correspondiente, con cargo en cuenta o pago con tarjeta.
Finalizado el pago obtendrá un justificante de pago por Internet.
SOLICITUD DE PRESENTACIÓN
Una vez efectuado el pago de la Tasa “Por la legalización de libros de fundaciones”, se
presentará la solicitud de legalización de libros dirigida al Protectorado de Fundaciones en el
Registro de la Consejería de Asuntos Sociales, acompañada de los libros a legalizar y del
documento justificativo del pago de la tasa.
(VER MODELO DE SOLICITUD)
Obligación de retirar los libros legalizados
Transcurridos tres meses desde la presentación de los libros sin que fueran retirados por los
responsables de la Fundación, el Protectorado podrá remitirlos, con cargo a la Fundación
solicitante, al domicilio consignado en la instancia.
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Etiqueta de registro
SOLICITUD DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS
I. DATOS DE LA FUNDACIÓN
Fundación solicitante:
Domicilio social:
Representada por:
DNI o Pasaporte:
Cargo que ocupa en la fundación:
II. DOCUMENTOS QUE SE PRESENTAN CON ESTA SOLICITUD
CLASE DE LIBRO
Número
de Libros
(1)
Número
de folios
o Libro Diario
o Libro de Inventario y
Cuentas Anuales (2)
o Libro de Actas
En blanco
SI
NO
o
o
o
o
Fecha de
apertura
Fecha de
cierre
Fecha de cierre
del anterior libro
(3)
o
o Impreso 030, acreditativo del pago de la tasa por legalización de libros de fundaciones
Observaciones:
(1) Nº de Libros: hace referencia al número de ejemplares que se presentan (Ej.: si el libro diario se compone de
dos tomos en este apartado habría que poner un 2)
(2) El Libro de Inventario y Cuentas Anuales se configura como un único libro, que debe venir numerado de forma
correlativa en todas sus hojas y que estará compuesto de los siguientes documentos:
o Balances de comprobación de sumas y saldos (como mínimo uno por trimestre)
o Balance de Situación
o Cuenta de Resultados
o Memoria (incluyendo el Inventario)
(3) Esta fecha se indicará solamente cuando se presenten libros en blanco para su legalización
I. DATOS RELATIVOS A LA NOTIFICACIÓN
A efectos de notificación, el solicitante señala los siguientes datos
Nombre y apellidos:
Domicilio de notificación:
Localidad:
Código Postal:
Provincia:
Teléfono:
Fax:
De conformidad con lo establecido en las Disposiciones Adicional Sexta y Transitoria Quinta de la Ley 1/1998, de
2 de marzo, de Fundaciones de la Comunidad de Madrid, solicito la LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS
señalados anteriormente.
Asimismo, autorizo a la Comunidad de Madrid a, transcurridos tres meses desde la presentación de estos
libros sin que fueran retirados, a remitirlos con cargo a la fundación solicitante, al domicilio consignado en la
instancia a efecto de notificaciones.
Localidad, fecha:
,
Firma del solicitante:
DESTINATARIO
CONSEJERÍA DE POLÍTICAS SOCIALES Y FAMILIA (COMUNIDAD DE MADRID)
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