LEGALIZACIÓN DE LIBROS Los libros que obligatoriamente han de llevar las fundaciones inscritas en el Registro de Fundaciones de la Comunidad de Madrid deberán ser legalizados por el Protectorado al que estén adscritas (Disposición Adicional Sexta y Disposición Transitoria Quinta de la Ley 1/1998) Las Fundaciones presentarán los libros contables para su legalización ante el Protectorado, independientemente de que realicen o no actividades mercantiles. ¿ Qué libros es obligatorio legalizar? § § § El Libro de Actas El Libro Diario El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Este Libro de Inventarios y cuentas anuales se configura como un libro único, en el que se integran las transcripciones de los siguientes estados informativos: 1. Balance de comprobación de sumas y saldos (como mínimo uno por trimestre). 2. Inventario de cierre del ejercicio. 3. Las cuentas anuales (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias y memoria). ¿Qué requisitos deben tener los libros? § El Libro de Actas El libro de Actas deberá presentarse a su legalización previamente a ser utilizado por la fundación, debiendo reunir los siguientes requisitos: - Todas sus hojas deberán estar completamente en blanco. - Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente. - En el caso de libros formados por hojas móviles, deberán tener, además, el sello de la fundación en todas las hojas. - En la hoja en blanco del libro figurará la siguiente declaración del Presidente: "Declaro bajo mi responsabilidad que este Libro de Actas de la FUNDACIÓN (denominación), número (primero, segundo, único, etc.) de los de su clase, consta de (número) de folios en blanco, y que presento en el día de hoy para su legalización. Fecha, nombre y apellidos, firma y nº de DNI del Presidente. § El Libro diario y el Libro de inventarios y cuentas anuales: 1. Existen dos posibilidades para legalizar estos libros: a. Mediante la presentación de libros antes de ser utilizados. La presentación de este tipo de libros obliga a la fundación a que, una vez legalizados, se transcriban los asientos o anotaciones contables a mano. En este caso deberán cumplir los siguientes requisitos: - Estar formados por hojas completamente en blanco Página número 1 CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES PROTECTORADO DE FUNDACIONES O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid) Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 30 - - Estar encuadernados de tal forma que no permita la sustitución de sus hojas (cosidas o encoladas; no se admite canutillo, espiral o similares). Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente. En el folio en blanco figurara la siguiente declaración del Presidente: "Declaro bajo mi responsabilidad que este libro (Diario o Inventarios y cuentas anuales) de la FUNDACIÓN (denominación), número (primero, segundo, único, etc.) de los de su clase, consta de (número) de folios en blanco, y que presento en el día de hoy para su legalización. Fecha, nombre y apellidos, firma y nº de DNI del Presidente. b. Mediante la presentación de libros formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones. Este formato permite la realización de anotaciones por cualquier medio técnico existente (Ej.: por impresora). En este caso deberán cumplir los siguientes requisitos: - Estar encuadernados de tal forma que no permita la sustitución de sus hojas (cosidas o encoladas; no se admite canutillo, espiral o similares). - Tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y, en su caso, por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicadas. - Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados. - Presentarse para su legalización por el Protectorado antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. - En el primer folio en blanco del libro figurara la siguiente declaración del Presidente: "Declaro bajo mi responsabilidad que este libro (Diario o Inventarios y cuentas anuales) de la FUNDACIÓN (denominación), número (primero, segundo, único, etc.) de los de su clase, consta de (número) de folios escritos por (una sola cara, dos caras), correspondiente al ejercicio (año, o en caso de ser entre dos años, las fechas de inicio y fin del ejercicio), y que presento en el día de hoy para su legalización. Fecha, nombre y apellidos, firma y nº de DNI del Presidente. ¿Cómo se realiza la presentación de los libros? Previamente a la presentación de la solicitud de legalización de libros, la fundación deberá haber efectuado el pago de la “Tasa por la legalización de libros de fundaciones”. Para el pago de esta tasa ingresará el importe resultante mediante el impreso normalizado 030, que se facilitará a los interesados en la Secretaría General Técnica de la Consejería de Asuntos Sociales y por los Servicios de Atención al Ciudadano de la Comunidad de Madrid; asimismo, podrá obtenerse de Internet, en la página web: http://www.madrid.org/suin_m030/run/j/ListaTasasConsejeria.icm?accionRealizar=Buscar. Página número 2 CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES PROTECTORADO DE FUNDACIONES O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid) Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 30 Para calcular el importe a ingresar por esta tasa se procederá de la siguiente forma: 1. Identificar cada tipo de libro que se quiere legalizar (Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas, etc.). 2. Cada tipo de libro sumará una unidad al total de libros a legalizar. (Independientemente de que estén encuadernados en el mismo libro físico). 3. En los libros que estén encuadernados en varios tomos, cada tomo sumará una unidad al total de libros a legalizar. 4. Con el número total de libros que se quiere legalizar, se cumplimenta el apartado de "TOTAL A INGRESAR " del impreso, con las cantidades obtenidas de la siguiente lista: Nº DE LIBROS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL A INGRESAR 17,15 € 21,71 € 26,27 € 30,83 € 35,39 € 39,95 € 44,51 € 49,07 € 53,63 € 58,19 € Ejemplo 1: Queremos legalizar un libro Diario que tiene dos tomos, un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un libro de Actas. En total se solicita la legalización de cuatro libros, con lo que según la tabla, para cuatro libros: Total a ingresar: 30,51 EUROS Ejemplo 2: Queremos legalizar los siguientes libros, 1 Diario y 1 libro de Balances, ambos libros integrados en un sólo tomo: En total se está solicitando la legalización de 2 libros, con lo que según la tabla, para dos libros: Total a ingresar: 21,49 EUROS: Las modalidades de pago y tramitación que puede utilizar son: · Pago efectivo. Cumplimente el impreso 030. En el caso de cumplimentar el formulario a través de Internet, seleccione la opción "generar documento" e imprímalo. Diríjase con él a una de las siguientes entidades colaboradoras para la oportuna tramitación del ingreso: “Banco Popular”, “Banco Sabadell”, “Banco Santander”, “Bankia (Caja Madrid)”, “BBVA“ y “Caixabank”. Una vez efectuado el pago, la entidad bancaria entregará el “resguardo de ingreso por banco” (ejemplar para la Administración) sellado por el banco. Página número 3 CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES PROTECTORADO DE FUNDACIONES O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid) Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 30 · Pago electrónico (mediante cargo en cuenta o pago con tarjeta). Es necesario un certificado digital reconocido por la Comunidad de Madrid, para su tramitación. Cumplimente el formulario y seleccione la opción "pagar". Una serie de pantallas consecutivas le irán ofreciendo las instrucciones necesarias para efectuar el pago correspondiente, con cargo en cuenta o pago con tarjeta. Finalizado el pago obtendrá un justificante de pago por Internet. Una vez efectuado el pago de la “Tasa por la legalización de libros de fundaciones”, se presentará la solicitud de legalización de libros dirigida al Protectorado de Fundaciones en el Registro de la Consejería de Asuntos Sociales, acompañada de los libros a legalizar y del documento justificativo del pago de la tasa. (VER MODELO DE SOLICITUD EN ÚLTIMA HOJA DE ESTE DOCUMENTO) Obligación de retirar los libros legalizados Transcurridos tres meses desde la presentación de los libros sin que fueran retirados por los responsables de la Fundación, el Protectorado podrá remitirlos, con cargo a la fundación solicitante, al domicilio consignado en la instancia. Obligación de conservar los libros Las fundaciones conservarán sus libros, correspondencia, documentación y justificantes debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales (artículo 30 del Código de Comercio) Página número 4 CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES PROTECTORADO DE FUNDACIONES O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid) Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 30 Etiqueta de registro SOLICITUD DE LEGALIZACIÓN DE LIBROS I. DATOS DE LA FUNDACIÓN Fundación solicitante: Domicilio social: Representada por: (nombre y apellidos) Nº del Documento Nacional de Identidad o Pasaporte: Cargo que ocupa en la fundación: II. DATOS RELATIVOS A LA SOLICITUD · PRESENTACIÓN DEL IMPRESO 030, ACREDITATIVO DEL PAGO DE LA TASA POR LEGALIZACIÓN DE LIBROS · PRESENTACIÓN DE LOS SIGUIENTES LIBROS: CLASE DE LIBRO Número de Libros (1) o Libro Diario o Libro de Inventario y Cuentas Anuales (2) o Libro de Actas Número de folios Fecha de apertura Fecha de cierre Observaciones: (1) Nº de Libros: hace referencia al número de ejemplares que se presentan (Ej.: si el libro diario se compone de dos tomos en este apartado habría que poner un 2) (2) El Libro de Inventario y Cuentas Anuales se configura como un único libro, que debe venir numerado de forma correlativa en todas sus hojas y que estará compuesto de los siguientes documentos: o Inventario o Balances de comprobación de sumas y saldos (como mínimo uno por trimestre) o Balance de Situación o Cuenta de Resultados o Memoria I. DATOS RELATIVOS A LA NOTIFICACIÓN A efectos de notificación, el solicitante señala los siguientes datos Nombre y apellidos: Domicilio de notificación: Localidad: Provincia: Código Postal: Teléfono: Fax: De conformidad con lo establecido en las Disposiciones Adicional Sexta y Transitoria Quinta de la Ley 1/1998, de 2 de marzo, de Fundaciones de la Comunidad de Madrid, solicito la LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS señalados anteriormente. Asimismo, autorizo a la Comunidad de Madrid a, transcurridos tres meses desde la presentación de estos libros sin que fueran retirados, a remitirlos con cargo a la fundación solicitante, al domicilio consignado en la instancia a efecto de notificaciones. Localidad, fecha: , Firma del solicitante: DESTINATARIO CONSEJERÍA DE ASUNTOS SOCIALES (COMUNIDAD DE MADRID) PROTECTORADO DE FUNDACIONES O’Donnell 50, 2ª planta (28009 Madrid) Tfno.: 91 392 55 42 – Fax: 91 392 55 30