IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA DE LA UNIDAD – 20

IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA DE LA UNIDAD – 20
ADMINISTRACIÓN DE CENTROS
Nº
1
2
3
4
5
ACCIONES DE MEJORA
Mantenimiento de reuniones periódicas para
consensuar y establecer criterios comunes de
procedimientos entre los responsables de los
Centros
FECHA DE GRADO DE
EJECUCIÓN EJECUCIÓN
30 mayo 2009
100%
Unificación de procedimientos para la gestión de
procesos
30 oct. 2008
100%
Desarrollo y aplicación de medios tecnológicos y
mecanización de procesos.
31 dic 2009
11%
mayo 2009
50%
28 feb. 2008
100%
Ofrecer al personal mayores posibilidades de
participación en acciones formativas destinadas
a ampliar los conocimientos específicos de su
trabajo y en gestión de calidad..
Establecimiento de estudios y análisis de los
puestos y sus competencias
ACCIONES REALIZADAS
Se mantienen reuniones con una periodicidad
superior a la mensual de los Responsables de Unidad
de los Centros
Se han mantenido reuniones semanales o
quincenales para la unificación de procesos
El porcentaje de participación del personal del
servicio en cursos de formación y actualización de
procesos de gestión es muy bajo.
El responsable de unidad propone anualmente
nuevos cursos..
Se realizan propuestas anuales de formación a la
Gerencia y al Servicio de Formación, tras el estudio
de necesidades por parte de cada Centro.
Se ha elaborado el cuadro de competencias por
puestos tipo
6
30 oct. 2008
100%
Se ha realizado la cuarta revisión del Mapa de
Procesos Clave
30 junio 2009
80%
Se ha elaborado y publicado la carta de servicios
Extender y mejorar las Encuestas que se realizan
y aprovechar los resultados obtenidos para 20 feb.
2009modificar, si es preciso, las estrategias y las
acciones
Avanzar en la programación anual de los
objetivos de la Unidad, en la adecuación de las
tareas a cada puesto, en el establecimiento de
prioridades necesarias y en el fomento de la
comunicación y el trabajo en equipo para la
consecución
de
objetivos,
revisando
periódicamente las acciones realizadas
20 feb. 2009
100%
Se ha realizado la medición y análisis de encuestas
28 feb. 2009
100%
10 Mejorar la coordinación con otros Servicios y/o
Unidades.
30 dic. 2009
25%
11 Que el personal funcionario pueda participar en
cursos específicos para sus puestos de trabajo
30 dic. 2009
-
12 Fomentar las iniciativas del personal y apoyar su
puesta en marcha.
30 junio 2009
100%
13 Mantener reuniones periódicas de trabajo con los
Jefes de Unidades de Centros
28 feb.2009
100%
7
8
9
Estudiar y debatir el Mapa de Procesos en las
reuniones de equipo de la Unidad de cada
Centro.
Publicar la “Carta de Servicios” de la Unidad y
darla a conocer ampliamente
Se han identificado de Procesos Clave, descrito los
diagramas y fichas y seguimiento de los mismos
Se realizan reuniones (una o dos al año) con los
responsables del Servicio de Alumnos
Se solicita anualmente a la Gerencia y al Servicio de
Formación la realización de cursos específicos para
el personal de la unidad.
Se realizan de forma habitual reuniones de equipos
de trabajo en cada uno de los Centros
Se realizan reuniones, de forma periódica, de los
Responsables de Unidad de los Centros
14 Dotación de personal suficiente y de un
responsable que coordine administrativamente a
todos los centros
15 Revisión y seguimiento de las medidas
necesarias para la adaptación o remodelación de
edificios para la supresión de barreras
arquitectónicas.
16 Plantear y revisar los posibles acuerdos que se
adoptasen para la mejora del Servicio con los
clientes.
17 Establecer acuerdos de colaboración con otros
Centros o Unidades similares
18 Elaboración de reglamento de procedimientos de
gestión.
19 Establecer un sistema fiable de información y
captación de necesidades
20 Mejorar el sistema de captación de información
para conocer el grado de satisfacción de los
clientes
21 Establecer un sistema de medición y
comparativo de la gestión de procesos con los
establecidos en otras Unidades similares de la
Universidad
22 Mejorar el sistema de medición del grado de
satisfacción de los clientes-usuarios de la
Unidad.
23 Análisis de la información recabada como medio
que posibilite el cambio
30 dic. 2009
50%
Se ha solicitado a la Gerencia de la cobertura de
plazas de RPT no cubiertas
30 junio 2009
75%
Se efectúan informes y partes de trabajo de
incidencias y adaptaciones.
30 junio 2009
75%
Se resuelven las demandas y solicitudes de los
clientes dentro de nuestras competencias
30 sep 2009
50%
30 enero 2009
100%
Existen acuerdos firmados para determinados
procesos de la unidad (cursos, prácticas,...)
Se ha elaborado el manual de procesos
30 oct. 2009
10%
30 oct. 2009
75%
Junio 2009
10%
Se han realizado reuniones informales con
responsables de otros servicios para intercambio de
resultados en procesos de calidad
30 nov 2009
10%
Se comenzó a realizar una encuesta específica para
los Centros
Enero 2009
100%
Se han realizado análisis de la encuestas de los
distintos tipos de clientes
Se comenzó a realizar una encuesta específica para
los Centros
Se han establecido buzones de sugerencias.
24 Sistematizar la forma y periodicidad de la
recogida de datos.
25 Conseguir datos comparativos con otra Unidades
26 Desarrollar un sistema de medición de impacto
en la sociedad.
Enero 2009
100%
Se han realizado las fichas modelos de encuestas
Octubre 2009
10%
Febrero 2010
-
Se han realizado algún tipo de transferencia de
información, aunque no datos comparativos.
Se ha debatido sobre la posibilidad de solicitar al
Rectorado estudios sobre la imagen de los Centros
universitarios en la comunidad onubense (está fuera
de nuestras competencias realizarlos por la propia
unidad)