BENCHMARKING Estrategia para elevar la productividad

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Vol. #55, noviembre, 1998
BENCHMARKING
Estrategia para elevar la productividad
L.R.C. Luis Gómez Hernández
Licenciado en Relaciones Comerciales por la ESCA. Director General
de Profeve, Grupo Escorpión, S.A. de C.V., y de la Asociación de
Libreros Mexicanos. Asesor y consultor de empresas.
Desde la aparición de la especie humana, ésta ha buscado constantemente nuevas maneras de hacer
las cosas, lo que ha impulsado el avance tecnológico que disfrutamos en la actualidad. Gracias a esa
búsqueda continua de mejoras tanto en los procesos industriales como en los comerciales, se llegan
a encontrar nuevas formas de aplicación que se traducen generalmente en resultados más positivos.
Tal es el caso del Benchmarking, que nació a raíz de la necesidad de saber cómo se están
desempeñando otras empresas, con el fin de obtener información que sirva para mejorar los
procesos y poseer un amplio nivel de competitividad.
Existen dos proverbios que justifican la existencia del Benchmarking. Uno de ellos es de origen
chino y tiene más de 2,500 años, lo escribió el general Sun Tzu: “Si usted conoce a su enemigo y se
conoce a si mismo, no tiene por qué temer el resultado de cien batallas” y el otro se originó en
Japón y aunque no se ha determinado su antigüedad proviene de la palabra “dantotzu” que significa
“luchar por ser el mejor de los mejores”
Al proceso de investigar consistentemente nuevas ideas para métodos, practicas y procesos y
adoptar las prácticas o adaptar las características buenas de las mismas y ponerlas en practica para
obtener lo mejor de lo mejor, es lo que ahora se le conoce como Benchmarking. Se puede llevar a
cabo tanto en las áreas industrial, comercial como administrativa. No se limita a alguna en especial.
Se basa firmemente en contemplar y comprender no sólo el mundo interno de la compañía sino más
importante aún, evaluar constantemente el externo. Es una forma de comparar lo que usted realiza
contra lo que otras empresas de éxito reconocido hacen para evaluar el desempeño y determinar los
cambios. La palabra Benchmarking proviene del inglés bench mark que significa marca o punto de
referencia, es decir, un punto de comparación para medir lo hecho por nosotros y los demás.
El propósito del Benchmarking es asegurar esa probabilidad de éxito. Para iniciar un proceso de
Benchmarking y asegurar el éxito, se debe tomar en cuenta:
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Querer realizar una inversión en tiempo, dinero y esfuerzo.
Estar seguros de que realmente se quiere aplicar.
Convencer a la organización de las bondades y beneficios de implementar este proceso.
Diseñar un buen plan de comunicación dentro de la empresa con el fin de involucrar al personal.
Lograr la aprobación y compromiso del personal para su aplicación.
Adoptarlo como un proceso de mejora continua para alcanzar la superioridad.
Además de centrar la atención en los siguientes puntos:
• Conocer su operación
Evalúe sus puntos débiles y fuertes dentro de su empresa. Recuerde que la competencia
también lo hará para descubrir sus puntos débiles, y si usted no los conoce no estará en
posibilidad de defenderse.
• Conocer a los dirigentes de la industria o a los competidores
Sólo estará preparado para diferenciar sus posibilidades en el mercado si conoce la fuerza y
la debilidad de la competencia. Más importante aún, se verá con claridad que sólo la
comparación y la comprensión de las mejores prácticas de la industria o de los dirigentes
funcionales asegurarán la superioridad.
• Incluir lo mejor
Aprenda de los dirigentes y de la competencia en la industria, si son fuertes en determinadas
áreas, descubra por qué lo son y cómo lo lograron. Encuentre esas mejores prácticas en
cualquier lugar y no dude en imitarlas, modificarlas o incorporarlas a su propia operación.
Adopte sus puntos fuertes.
• Obtener la superioridad
Si se han llevado a cabo investigaciones cuidadosas de las mejores prácticas y las ha
incorporado a su operación, entonces usted habrá aprovechado los puntos fuertes existentes,
habrá llevado los puntos débiles a igualar el mercado, utilizando lo mejor de lo mejor. Es
evidente que esta es una posición de superioridad.
Ahora ya estamos en posibilidad de dar una definición más concreta de lo que es Benchmarking.
De acuerdo con David T. Kerns, director general de Xerox Corporation y principal iniciador del
Benchmarking, se define como:
"El proceso continuo de medir productos, servicios y practicas contra competidores más duros o
aquellas compañías reconocidas como líderes de la industria."De igual manera, Robert C. Camp,
autor del libro Benchmarking, lo define como: "La búsqueda de las mejores prácticas de la industria
que conducen a un desempeño excelente." Ésta puede ser una definición más general, ya que no se
enfoca sólo a la competencia, sino a las empresas de mayor éxito, sin importar su giro o sector, y
que pueden representar una valiosa aportación en cuanto a sus procesos para aplicar dentro de
nuestra empresa.
Es importante definir también qué es y qué no es Benchmarking, por lo que a continuación haremos
una breve descripción de lo que puede o no ser, partiendo de la necesidad de no confundir el
concepto para no cometer errores en su aplicación.
Benchmarking
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No es un mecanismo para determinar reducciones de recursos, aunque pueda ocurrir debido
a que muchas de las operaciones no imitan las mejores practicas, no significa por necesidad
una reducción. Dependerá únicamente del grado de satisfacción que requieran los clientes.
No es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de administración que
requiere una actualización constante.
No es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes
para aplicarlas y obtener un resultado. Benchmarking es un proceso de descubrimiento y
una experiencia de aprendizaje; deben observarse cuales son las mejores prácticas y
proyectarlas al desempeño del futuro.
No es una moda pasajera, sino una estrategia de negocios ganadora. Es una nueva forma de
hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de vista externo que asegure la corrección de la
fijación de objetivos. Es un nuevo enfoque administrativo.
Es básicamente un proceso de fijación de objetivos puestos en la obtención de los mejores
resultados, con base en la aplicación de las mejores prácticas vistas a un futuro inmediato.
OBJETIVOS DEL BENCHMARKING
Primeramente, Benchmarking es un proceso de fijación de metas, pero más que eso es un medio
que permite descubrir y comprender otras prácticas que se realizan en otras empresas y que pueden
ser necesarias en la nuestra para mejorar los procesos y aumentar la productividad, estableciendo de
esta manera nuevas metas con mejores perspectivas. además del objetivo de fijación de metas, su
valor motivacional también es importante. Cuando se integra por completo en las
responsabilidades, procesos de trabajo y sistemas de recompense en la organización, les da el poder
necesario y les estimula para avanzar hacia las metas realistas y cambiar las practicas de trabajo
existentes, que de lo contrario tendrían que ser impuestas. Benchmarking legitimiza las metas y los
blancos al basarlos en una orientación externa. El siguiente cuadro muestra la manera en que hay
que aplicar el Benchmarking:
Planeación
Análisis
Integración
Acción
Madurez
1. Identificar qué se va a someter
2. Identificar compañías comparables
3. Determinar el método para recopilar datos
4. Precisar la brecha de desempeño actual
5. Proyectar los niveles de desempeño
6. Comunica los hallazgos de Benchmark y obtener aceptación
7. Establecer metas funcionales
8. Desarrollar planes de acción
9. Implementar acciones especificas y supervisar el proceso
10. Recalibrar los Benchmarks
• Lograda una posición de liderazgo
• Practicas completamente integradas a los procesos
Quizá todavía no están claras las razones de por qué utilizar Benchmarking; sin embargo, a
continuación expondremos algunas:
Razones fundamentales para usar BENCHMARKING
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SIN BENCHMARKING
CON BENCHMARKING
Definición de las necesidades del cliente
• Realidad del mercado
Con base en el historial o en sensaciones
propias
• Evaluación objetiva
Percepción
• Alta conformidad
Baja adaptación
Establecimiento de metas y objetivos efectivos
• Creíble, indiscutible
Carencia de un centro de atención
externo
• Proactivo
Reactivo
• Industria líder
Industria retrasada
Desarrollo de verdaderas mediciones de productividad
• Solución de problemas reales
Perseguir los proyectos preferidos
• Comprensión de los resultados
Falta de comprensión de los puntos
fuertes y débiles
• Basado en la mejor practica
Vía de solución más fácil
Hacerse competitivos
• Comprensión concrete de la competencia
Centro de atención interno
• Nuevas ideas de practicas y comprobadas
Cambio evolutivo y tecnología
• Alto compromiso
Bajo compromiso
Las mejores practicas de la industria
• Búsqueda proactiva al cambio
No fue inventado aquí
• Muchas opciones
Pocas soluciones
• Descubrimientos de la practica de
Promedio del progreso de la industria
negocios
• Desempeño superior
Actividad frenética de seguir a la
competencia
Seguramente después de esto consultara a los expertos para su implementación o la bibliografía
necesaria para iniciar, por ello lo felicitamos y lo invitamos a obtener la superioridad
mercadológica.
Recuerde: Si no quiere ser el mejor de los mejores, ¡Olvídese del Benchmarking!