220-41815, 27 agosto de 2004 REF.

220-41815, 27 agosto de 2004
REF.: Diversos aspectos relacionados con las actas del máximo órgano social y con el libro de actas de
una sociedad.
Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2004-01-095790, mediante el cual expone
dos situaciones que se presentan en una sociedad, y formula una serie de interrogantes relacionados con las
circunstancias que las rodean.
Sobre el particular, me permito dar contestación a las inquietudes en el mismo orden en que fueron planteadas.
A.- "Situación: El presidente o secretario de una Junta de Socios se niega a firmar el Acta correspondiente a la
Junta en que fue designado como tal.
1.
"Que ocurre cuando luego de la celebración de una Junta de Socios el presidente o secretario se negare a
firmar el acta aprobada por la Junta?..."
El artículo 431 del Código de Comercio, norma especial de las sociedades anónimas, pero aplicable
también a las sociedades limitadas por remisión expresa del artículo 372 idem, dispone que lo ocurrido en
las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de
la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Así las cosas, en el evento que el presidente o el secretario de la junta de socios se negaren a suscribir
las actas correspondientes a las reuniones en las que ellos actuaron como tales, estas podrán ser
firmadas por el revisor fiscal de la compañía.
2.
"Hay algún plazo máximo estipulado para que el Acta sea firmada?"
A pesar de que la ley no contempla un término para que se cumpla con el requisito de las firmas, el valor
probatorio que para cualquier efecto poseen las actas de acuerdo con lo preceptuado por el artículo 189
del Estatuto Mercantil, no permite que su suscripción se demore más que el tiempo prudencial que se
utilice para su elaboración y firma, y toda vez que es indispensable contar con las actas debidamente
suscritas y asentadas en el libro correspondiente, con el fin de poder intentar la impugnación de las
decisiones adoptadas en cualquier reunión y para lo cual existe un plazo establecido por la ley de tan solo
dos (2) meses, contados a partir de la fecha de la sesión en la que hubieren sido ellas acogidas, o de la
fecha de la inscripción en la Cámara de Comercio, en el evento que la decisión que se desea impugnar
esté sujeta a registro, es claro que el requisito mencionado debe cumplirse a la mayor brevedad posible.
3.
"Puede designarse un Secretario o Presidente ad-hoc para que firme el Acta como tal?"
Solamente quienes hubieren actuado como presidente y secretario de la reunión, podrán suscribir el acta
que contenga los hechos acaecidos en la sesión en la que hubieren actuado como tales.
Sobre el particular, esta Superintendencia se pronunció acerca de un asunto que si bien no es el puntual
que está siendo tratado en este interrogante, sí trata tangencialmente el tema en cuestión, y es el que se
encuentra contenido en el oficio 220-5552 del 20 de febrero de 2002, que a la letra dice: "Si bien en
términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la
compañía, en este caso en particular se trata de propiciar el ejercicio de un derecho reconocido en la ley y
radicado en cabeza de los socios ausentes o disidentes; lo anterior implica para el administrador una
obligación consistente en valar por la defensa de los derechos de los asociados suministrando un
documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes… "
Y concluye diciendo: "En consecuencia, en opinión de este Despacho siempre que se trate de discutir ante
autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí
consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de
los derechos de los interesados."
4.
"Qué se debe hacer si el secretario, habiendo sido designado para la elaboración del Acta de la Junta de
Socios, se niega luego de la reunión a elaborarla y firmarla?"
Si la persona que actuó como secretario de la reunión se niega a elaborar y firmar el acta correspondiente,
estamos en presencia de un incumplimiento claro de sus funciones y por tanto puede hacer exigible mediante la
iniciación de un proceso ejecutivo de obligación de hacer. Ahora bien, nada obsta para que el máximo órgano
social, nombre a una de las personas que asistieron a la reunión como secretario ad-hoc y proceda a elaborar y
firmar el documento que nos ocupa.
B.- "Situación: Pérdida del Libro de Actas de una Sociedad en Comandita Simple.
1.
Qué implicaciones tiene para la sociedad la pérdida del Libro de Actas?
Al respecto, me permito manifestarle, de manera preliminar, que de conformidad con lo dispuesto por el artículo
19, numeral 2º del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante inscribir en el registro mercantil todos
los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; y concordante con ello, el artículo
28, numeral 7º señala que deben inscribirse, entre otros libros, los de actas de juntas de socios, así como los de
juntas directivas.
En cuanto a las consecuencias jurídicas que conlleva para la sociedad la pérdida del libro de actas, ellas son
principalmente, las descritas en el artículo 67 del Código de Comercio, esto es, en cuanto al valor probatorio de los
libros y papeles del comerciante, pues si él no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta
alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se
proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión.
2. "Cuáles son los pasos para el registro de un nuevo libro
que reemplace el anterior, si es deber de la sociedad
reemplazarlo?"
Como quiera que es indudable que a la sociedad le asiste el deber de reemplazar el libro de actas de junta de
socios de la compañía, para dichos efectos le remito el concepto emitido por este Despacho a través del oficio 22075989 del 2 de diciembre de 1998, el que se encuentra publicado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos de
2000, página 60, y que señala los medios de los que se puede valer una sociedad para reconstruir su libro de
actas.
En todo caso, para la elaboración de las mismas deberán seguirse las instrucciones contenidas en el numeral 7 de
la Circular Externa D-001 de 1991 (anexo copia), y emplearse todas aquellas herramientas que sirvan para tales
fines, como pueden ser los testimonios de los socios asistentes, los documentos que valgan para su preparación y,
en general, todas aquellas herramientas que se enuncian para la reconstrucción de los libros (artículo 135 del
Decreto 2649 de 1993).
3.
"Es necesario luego de reconstruido el libro con los textos de las actas hacerlas firmar nuevamente por el
respectivo presidente y secretario?"
Es absolutamente necesario proceder en tal sentido, puesto que es un requisito esencial conforme con lo
consagrado en el artículo 189 de la Legislación Mercantil.
4.
"Cual es el procedimiento que se debe seguir para que vuelvan a ser firmadas las actas si ello es
procedente?"
No existe ningún procedimiento específico para proceder a hacer firmar las actas reconstruidas por
quienes actuaron como presidente y secretario en las reuniones que les dieron base, simplemente debe
ubicarse a las personas que actuaron en dichas calidades con el fin de conseguir nuevamente sus firmas
en los respectivos documentos.
5.
"Qué ocurre en el caso en que alguno de los presidentes o secretarios de las juntas anteriores no quiera
firmar el acta correspondiente en el libro reconstruido?"
Es obligación tanto de quien actuó como presidente como de quien lo hizo como secretario, volver a
suscribir los documentos que se levanten con el fin de reemplazar las actas extraviadas, así que si no
llegare a cumplir con dicho deber es posible requerirlo para ello a través del mecanismo judicial
mencionado anteriormente.
6.
"Qué sucedería en el caso de que el Libro de Actas original que se había perdido aparezca luego de la
reconstrucción del Libro nuevo? Cuál libro tiene validez?"
En el evento de aparecer el Libro de Actas que se encontraba extraviado, tendrá validez respecto de las actas que
estaban asentadas en él al momento de su pérdida y lo pertinente es anular los Folios que estén en blanco. En
relación con el nuevo libro, es claro que tiene validez respecto a las actas que se han asentado en él y es en este
último libro, donde deben continuar realizándose las anotaciones correspondientes.
En los términos anteriores he dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que el alcance de la misma
es el previsto por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.