1. OBJETIVO Definir las distintas acciones para la formulación

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1. OBJETIVO
Definir las distintas acciones para la formulación, seguimiento y modificación del Plan
Estratégico Institucional (PEI) de la CGN, mediante el cual se define los proyectos estratégicos
y se despliega los planes de acción tanto estratégico como operativo con sus respectivos
indicadores.
2. DEFINICIONES
ACTIVIDAD ESTRATÉGICA: Son las acciones propuestas para el mejoramiento de los
procesos en cohesión con el cumplimiento de la Política de Calidad.
APLICATIVO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI: Software utilizado
para la aplicación del Sistema Integrado de Gestión de la CGN.
DIAGNOSTICO ESTRATEGICO DOFA: Es el análisis estratégico que recoge información
considerada importante para la entidad y sirve para concretar los objetivos y las estrategias.
Compuesto por análisis externo que se refiere al examen detallado de la competencia y el
entorno; y el interno que analiza todos los aspectos propios de la organización es decir
“Valoración de la cadena de valor en la que opera la Entidad.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO: Es el resultado de un proceso sistemático en el que
participan todos los procesos y que relaciona las oportunidades del entorno con las
capacidades propias de la Entidad para deducir los caminos a seguir y los objetivos a alcanzar
dando como resultado los planes a ejecutar por cada proceso y sus responsabilidades
específicas. Su objetivo principal es el de establecer o revisar los lineamientos fundamentales
de la Entidad tales como Misión Visión Principios y Valores Objetivos y Estrategias
ESTRATEGIAS: Son los cursos de acción que permiten avanzar hacia el cumplimiento de los
objetivos estratégicos. También se pueden definir como la expresión detallada del conjunto de
acciones necesarias para cumplir con los objetivos estratégicos.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR: Es la misma ficha técnica del indicador que registra los
principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyudar
en su interpretación.
INDICADORES: Son la medida del estado y desempeño de un proceso o actividad en un
momento determinado e indican el grado en que se están logrando los objetivos. En
consecuencia, se entiende como indicador el conjunto de variables cuantitativas y cualitativas
que se va a medir o monitorear.
MAPA ESTRATÉGICO: El mapa estratégico de la CGN es el resultado de aplicar la
herramienta de dirección Cuadro de mando Integral (CMI) – Balanced Scorecard (BSC) que
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permite el seguimiento de las estrategias mediante un conjunto equilibrado de indicadores
financieros y no financieros alineados a perspectivas estratégicas en el que es fundamental la
elección de objetivos estratégicos derivados de la visión y de la estrategia y se consideran los
más decisivos y críticos para el éxito.
MISIÓN: Es la razón de ser de la Entidad define su propósito o papel primordial y se
caracteriza por ser especifica.
OBJETIVOS DE CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad estos se
basan en la política de calidad definida por la entidad.
OBJETIVO ESTRÁTEGICO DE LA ENTIDAD: Es la afirmación de compromisos de la entidad
que faciliten el cumplimiento de su misión.
OBJETIVO SECTORIAL: Es el objetivo determinado por cada sector teniendo como
fundamento su contribución al Plan Nacional de Desarrollo.
PLAN DE ACCIÓN ESTRATÉGICO: Se encuentra conformado por los proyectos que se
consideran estratégicos para la CGN y que pueden ir entre 1 a 6 años (proyectos de
continuidad) pueden ser financiados con recursos de funcionamiento o de inversión. Incluye
también la programación anual de las actividades estratégicas definidas para el cumplimiento
de los proyectos de la vigencia fiscal que se esté evaluando.
PLAN DE ACCIÓN OPERATIVO: Definido por las actividades que realizan todos los procesos
en cumplimiento de los objetivos estratégicos a nivel de la gestión que les compete se financian
con recursos de funcionamiento de la vigencia fiscal que se esté evaluando.
PLANES DE MEJORAMIENTO: Documento que formaliza las actividades programadas para
superar las observaciones formuladas por el GIT de Control Interno y los entes de Control
Externo
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL (PEI): Es un instrumento que recoge la información
mínima necesaria para hacer evaluable la gestión de las entidades públicas en torno a
resultados.
POLÍTICA DE CALIDAD: Son las intenciones globales y orientaciones relativas a la calidad tal
como se expresan formalmente por la alta dirección de la entidad.
PRINCIPIOS Y VALORES: Prácticas y creencias que representarán el compromiso de la
Entidad en la sociedad.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar
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valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PROYECTO ESTRATÉGICO: Es una estrategia de acción con la que se busca el logro de
objetivos de la entidad dada la capacidad institucional y los recursos disponibles.
SIMPEI: Sistema Integrado de Medición del Plan Estratégico Institucional de la CGN
VISIÓN: Define el estado futuro deseado de la Entidad concretando un objetivo inspirador que
engloba a los demás a largo plazo.
3. MARCO LEGAL
Constitución Política de Colombia de 1991. Carta magna de la república de Colombia
. Artículos 339 y 343
Ley 87 de 29 de noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 152 de 15 de julio de 1994. Literal n Artículo 3 Capítulo I, artículo 4 capítulo II, literales a,
b, c y d artículo 5 capítulo II, artículo 26 capítulo VI, PARAGRAFO 1 artículo 29 capítulo VII Por
la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
Ley 1474 de 12 de julio de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del
control de la gestión pública.
Ley 1753 de 09 de junio de 2015. Por la cual se expide el plan nacional de desarrollo
2014-2018 todos por un nuevo país
Decreto Decreto 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Decreto 2482 de 03 de diciembre de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos
generales para la integración de la planeación y la gestión
Decreto 143 de 21 de enero de 2004. Por el cual se modifica la estructura de la Contaduría
General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias.
Resolución 148 de 26 de abril de 2004. Por la cual se crean Grupos Internos de Trabajo en la
Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación
Norma Técnica Internacional ISO 9001-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos
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Norma Técnica de Calidad en la Gestión Publica NTCGP 1000-2009. En cumplimiento de lo
establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma especifica los requisitos para la
implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder
público y otras entidades prestadoras de servicios.
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001-2004. Sistema de gestión Ambiental
Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001-2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y
Salud ocupacional
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
FICHA TECNICA PROYECTO A DESARROLLAR_PI19-FOR01
DETALLE DE ACTIVIDAD DE PLANES DE ACCIÓN_PI19-FOR02
REPORTE DE INDICADORES_PI19-FOR04
5. DOCUMENTOS ANEXOS
Actas del Comité Integrado de Gestión Institucional SIGI
Informes finales de auditorías de calidad internas y externas
Revisión por la Dirección
Manual del Sistema Integrado de Gestión Institucional
Manual de Indicadores
DNP Diseño el Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública
(SINERGIA), que constituye una herramienta gerencial para el mejoramiento de la gestión
orientada al cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
6. PROCEDIMIENTO
6.1 FORMULACIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1 Realizar
En
cumplimiento
con
las Contador General
Diagnóstico
directrices del PND vigente, los de La Nación,
objetivos sectoriales y las Responsables de
necesidades de la Entidad para
Proceso,
su desarrollo, es fundamental Coordinador GIT
realizar
el
diagnóstico de Planeación
estratégico
que
recoge
información
considerada
REGISTRO
Acta de Comité
Directivo SIGI
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importante para la Entidad; se
encuentra compuesto del análisis
externo que es el examen
detallado de la competencia y el
entorno, y el análisis interno que
analiza todos los aspectos
propios de la Entidad, es decir,
“Valoración de la cadena de
valor en la que opera la
Entidad”. La CGN para este
ejercicio utilizará la herramienta
de
análisis
DOFA.,
que
comprende los puntos fuertes y
débiles de la Entidad y las
amenazas y oportunidades que
le ofrece el entorno.
2 Realizar reuniones El GIT de Planeación envía la Responsables de Documento DOFA
matriz definida a todos los
Proceso,
consolidado, Acta
procesos
y
mediante
la Coordinador GIT Comité Directivo
realización de reuniones que de Planeación
SIGI
reúna el sentir de todos sus
funcionarios, apoyándose en
documentos, encuestas y otros,
que permitan conocer el estado
actual de le Entidad. Deberán
unánimemente diligenciar la
matriz.
Posteriormente, el GIT de
Planeación consolida, cuantifica
y presenta a todos los procesos
el documento DOFA consolidado
y
realizan
el
cruce
de
Estrategias:
FO:
Uso
de
fortalezas
para
aprovechar
oportunidades;
DO:
Vencer
debilidades,
aprovechando
oportunidades.
FA:
Usar
fortalezas para evitar amenazas;
DA: Reducir a un mínimo las
debilidades y evitar amenazas.
Una
vez
culminado
el
diagnóstico DOFA con el cruce
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de estrategias, se revisan si los
elementos del direccionamiento
estratégico
(misión,
visión,
principios y valores y objetivos
estratégicos)
se
encuentran
alineados y son suficientes para
cumplir con las estrategias
definidas.
3 Consolidación
El GIT de Planeación consolida Comité Directivo Direccionamiento
direccionamiento la información y la presenta al
SIGI,
Estratégico
estratégico
comité directivo SIGI para su Responsables de aprobado, Acta
aprobación:
Misión,
visión, Proceso y GIT de Comité Directivo
principios y valores, objetivos
Planeación
SIGI
estratégicos y estrategias que
constituyen los elementos del
Direccionamiento Estratégico.
4 Publicación y
Divulgación
Tanto los actuales proyectos
estratégicos, como los nuevos y
los planes de acción con sus
indicadores pertinentes, deben
alinearse a las nuevas directrices
del Direccionamiento Estratégico
aprobado. El GIT de Planeación
será el coordinador de esta
actividad de acuerdo a lo
determinado en los numerales
6.2, al 6.5 de este documento.
El GIT de Planeación con el GIT de Planeación
soporte del GIT de apoyo de y Responsables
informática
realizará
la
de Proceso
socialización
del
Direccionamiento Estratégico.
6.2 FORMULACIÓN PROYECTOS ESTRATÉGICOS
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1 Analizar PND
vigente y PEI
anterior
RESPONSABLE
Con base al direccionamiento Comité Directivo
estratégico vigente, se realiza el
SIGI
análisis del PND, los objetivos GIT de Planeación
sectoriales,
las
metas
sectoriales, la revisión por la
dirección, las auditorías internas
y externas de calidad, análisis de
resultados históricos y cualquier
Medios de
socialización
REGISTRO
Acta Comité
Directivo SIGI
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información adicional que pueda
ser de carácter estratégico para
la Entidad.
Revisión de losEn el Comité Directivo SIGI se Comité Directivo
Acta Comité
planes para elanaliza si los planes estén
SIGI
Directivo SIGI
Direccionamiento orientados al Direccionamiento GIT de Planeación
Estratégico Vigente.
Formular
Se establecen los proyectos Comité Directivo
Acta Comité
proyectos
estratégicos que harán parte del
SIGI
Directivo SIGI
Estratégicos
PEI,
definiendo
actividades, GIT de Planeación
metas,
indicadores
y
responsables para cada uno de
ellos
(Diligenciando
formato
PI19-FOR01
Ficha
Técnica
Proyectos a Desarrollar y
PI19-FOR02 formato de detalle
de actividades por proyecto o
proceso para el año de la
vigencia)
Formular
Se establecen los proyectos Responsables del
Formatos
proyectos
estratégicos que harán parte del
proyecto
diligenciados:
Estratégicos
PEI,
definiendo
actividades,
PI19-FOR01
metas,
indicadores
y
y PI19-FOR02
responsables para cada uno de
ellos
(Diligenciando
formato
PI19-FOR01
Ficha
Técnica
Proyectos a Desarrollar y
PI19-FOR02 formato de detalle
de actividades por proyecto o
proceso para el año de la
vigencia)
Consolidar PEI
Se consolida el PEI con los GIT de Planeación Documento que
proyectos
estratégicos
consolida el PEI
establecidos. Se analiza que el
PEI formulado asegure el
cumplimiento del PND, las metas
sectoriales y este alineado al
direccionamiento estratégico de
la Entidad.
Presentar el PEI Se presenta ante el Comité Comité Directivo
Acta Comité
Directivo SIGI el PEI consolidado
SIGI,
Directivo SIGI
y se somete a aprobación. Si se GIT de Planeación
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aprueba el PEI, continúa con
paso 7; si se solicitan ajustes
continua con el paso 6.
7 Registrar ajustes Se
registran
los
ajustes GIT de Planeación
Acta Comité
aprobados en Comité Directivo
Directivo SIGI
SIGI, se presenta nuevamente el
PEI consolidado y se solicita
aprobación.
8 Registro Software Una vez aprobado el GIT de GIT de Planeación
Registro del
SIGI
Planeación envía notificación al y Responsable de Proyecto en SIGI
responsable del proyecto para
Proyecto
que sea registrado en la
aplicación SIGI.
9 Publicar PEI
El GIT de Planeación con el GIT de Planeación Publicación página
soporte del GIT de apoyo de y soporte del GIT
web CGN
informática
realizarán
la
de apoyo
publicación en la página web de
la entidad del Plan Estratégico
Institucional (PEI)
6.3 FORMULACION DE PLANES DE ACCION E INDICADORES
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1 Solicitud AnalizarSolicitud a los líderes de proceso GIT de Planeación Comunicación
Plan
Estratégicode analizar el Plan Estratégico
ORFEO solicitud
Institucional
Institucional para construir el
plan de acción
Plan de Acción con sus
vigencia
respectivos indicadores.
2 Analizar resultadosLos
responsables
de
los Responsables de
Ayuda de
históricos
procesos analizan con sus
Proceso
memoria
equipos de trabajo los resultados
de
la
vigencia
anterior,
fundamentado en el resultado de
los
planes
de
acción
e
indicadores, el nivel de ejecución
de los planes de mejoramiento,
el grado de mitigación del mapa
de riesgos y la medición de la
satisfacción de cliente.
3 Definir actividades Los responsables de procesos Responsables de Ayuda de memoria
estratégicas
en conjunto con sus equipos de
Procesos y
trabajo
determinan
las Equipos de trabajo
estratégicas que permitan el
mejoramiento de los procesos
del Sistema de Gestión de
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calidad de la entidad y el
cumplimiento de la Política de
Calidad.
Elaborar Plan de Formular el Plan de Acción Responsables de
PI19-FOR02
Acción preliminar preliminar del proyecto o proceso
Procesos y
en el formato PI19-FOR02
equipos de
detalle de actividades por trabajo, GIT de
proyecto o proceso y los datos
planeación
de la hoja de vida según el
aplicativo SIGI. Deben programar
las actividades a realizar para el
año de la vigencia solicitada, con
sus respectivas, fechas e
indicadores
de
gestión
necesarios que midan las
actividades programadas. Para
la
construcción
de
los
indicadores deben consultar el
Manual
de
Indicadores
PI19-MAN01. La información se
envía al GIT de Planeación por
correo electrónico.
Analizar Plan de Se analiza que el Plan de Acción GIT de Planeación
Correo
Acción
preliminar formulado con sus
institucional
respectivos
indicadores
que
cumpla con la política de calidad,
los objetivos de calidad y el
mejoramiento de los procesos
institucionales. Posteriormente,
si es necesario se envían las
observaciones y comentarios a
los líderes de proceso
Consolidar Plan de Análisis
y
consolidación GIT de Planeación Documento Plan
Acción
preliminar de la entidad teniendo
de acción
en cuenta las observaciones
consolidado
generadas en la actividad
anterior del Plan de Acción e
indicadores.
Aprobación Plan Se presenta ante el Comité GIT de Planeación
Acta Comité
de Acción
directivo
SIGI
la
versión
Directivo SIGI
preliminar del plan de acción e
indicadores y se somete a
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aprobación. Si hay ajustes pasa
actividad No.8; si no hay ajustes
pasa actividad No.9
8 Registrar ajustes Se
registran
los
ajustes GIT de Planeación
PEI ajustado
aprobados en Comité Directivo
SIGI.
9 Registro Software Una vez aprobado el GIT de GIT de Planeación Registro Proyecto
SIGI
Planeación envía notificación al y Responsable de e indicadores en
responsable del proyecto y/o
Proyecto
SIGI
proceso para que sea registrado
en el software SIGI.
10 Publicar Plan de El GIT de Planeación con el
GIT de
Publicación página
acción en la WEB soporte del GIT de apoyo de
Planeación,
web CGN
informática
realizará
la
GIT Apoyo
publicación en la página web de
Informático
la entidad del plan de Acción.
6.4 SEGUIMIENTO DE PROYECTOS, PLANES DE ACCION E INDICADORES
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1 Diligenciar y enviarLos
responsables
de
los Responsable de
Formatos
formato
deproyectos diligencian y envían el los proyectos
diligenciados
seguimiento
formato PI19-FOR02 Detalle de
PI19-FOR02
actividades por proyecto o
y
proceso y PI19-FOR04 Reporte
PI19-FOR04
de evaluación de indicadores al
Aplicativo SIGI
GIT de planeación con el avance
y análisis obtenido
con
periodicidad trimestral.
Con respecto a los indicadores,
el aplicativo automáticamente
envía
notificaciones
á
los
responsables, para que ingresen
los datos de las variables de los
indicadores para el cálculo de
resultado,
los
reportes
cualitativos de los indicadores y
sus metas.
2 Análisis
deSe
realiza
el
seguimiento
GIT de
Informe de
resultados de losmediante
la
revisión
del
Planeación
Gestión
planes de acción ecumplimiento de las actividades
indicadores
planeadas tanto en los proyectos
estratégicos
como
en
las
actividades
de
gestión
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contenidas en los planes de
acción inscritos en el PEI con
periodicidad trimestral. Se evalúa
el desempeño ejercido en la
ejecución de los proyectos y
planes,
las
justificaciones
expresadas
por
posibles
dificultades y el impacto de estas
desviaciones. Se analiza el
porcentaje de cumplimiento de
los objetivos estratégicos, se
analizan el resultado de los
indicadores de cada proceso
frente a la Política y los Objetivos
de Calidad en términos de
eficacia, eficiencia y efectividad
por parte del GIT de Planeación,
insumo
fundamental
para
generar el informe de gestión
trimestral que contenga las
conclusiones
y
recomendaciones.
Registro SoftwareUna vez analizados y revisados GIT de Planeación Registro Proyecto
SIGI
los resultados el GIT de y Responsable de
en SIGI
Planeación envía notificación al
Proyecto
responsable del proyecto y/o
proceso para que la información
de avance sea registrado en el
software SIGI.
Construir informeSe
elabora
el
informe GIT de Planeación
Informe de
consolidado
deconsolidado de seguimiento al
Gestión y CMI
seguimiento al PEI PEI de la Entidad llamado
informe de Gestión y el Cuadro
de Mando Integral (CMI) con
periodicidad trimestral
Presentar informe Presenta el informe al Comité GIT de Planeación Informe ejecutivo
Directivo SIGI
Análisis y toma deSe analiza y se toman decisiones Comité Directivo Acta Comité SIGI
decisiones
basadas en los resultados y se
SIGI
aprueba
Publicar
InformeEl GIT de Planeación con el
GIT de
Publicación página
de Gestión
soporte del GIT de apoyo de Planeación, GIT
web CGN
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CÓDIGO:
VERSIÓN:
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informática publicaran en la Apoyo Informático
página web de la entidad el
Informe de Gestión y el Cuadro
de Mando Integral (CMI).
8 Análisis
deEl GIT de Planeación a través
Líder del
Aplicativo SIGI
resultado
dedel aplicativo SIGI, en forma
proceso
indicadores
porperiódica, solicita al Líder de
cada proceso
proceso el análisis de cada
indicador el cual ingresará previa
reunión con el equipo de trabajo.
En el análisis revisarán el
resultado del indicador, si se está
cumpliendo la meta en el tiempo
y que acciones se tomaran.
Estas acciones y su seguimiento
se tramitarán a partir del
procedimiento PI-PRC16 “No
conformidades,
acción
correctiva, preventiva y planes
de Mejoramiento”.
6.5 MODIFICACIÒN A PROYECTOS, PLANES DE ACCION E INDICADORES
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1 Solicitar
El responsable del proyecto y/o Responsable del Comunicación por
modificaciones alproceso envía en comunicación proceso, Comité
ORFEO
PEI
formal por ORFEO al GIT de Directivo SIGI,
PI19-FOR01,
planeación
la
solicitud
de GIT de Planeación
PI19-FOR02
modificación bien sea por
traslado, eliminación o inclusión
de nuevas actividades en los
planes o proyectos o suspensión
de los proyectos incorporados al
PEI. Diligenciando los formatos:
PI19-FOR01 ficha técnica y
PI19-FOR02
detalle
de
actividades. Para modificación,
inclusión o eliminación de
indicadores se utiliza la hoja de
vida indicadores del aplicativo
SIGI.
2 Ajustes del PEI
El GIT de planeación en conjunto GIT de Planeación
Acta Comité
con los responsables de los Responsables de
Directivo SIGI
procesos informa al Comité los procesos
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Integrado
de
Gestión
Institucional SIGI los cambios
solicitados con las respectivas
justificaciones para su análisis y
aprobación.
3 Entregar el PEISi el comité aprueba se repiten GIT de Planeación
para ser publicado las actividades 7 y 8 numeral 6.2 GIT de Apoyo
y 9 y 10 numeral 6.3, según
Informático
corresponda.
PAG.
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Página Web y
aplicativo SIGI
Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema
de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional,
Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo
que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito
sostenido del SIGI.
Revisado por:
LIDER DEL PROCESO
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
Aprobado por:
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN