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Informe del Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar
El Centro de Documentación y Archivo de la Universidad Simón Bolívar (CENDA),
fue creado el 7 de noviembre de 1973, como ente centralizador de la documentación
institucional y con carácter experimental.
Desde 1985, funciona bajo la adscripción de la Secretaría de la Universidad y tiene
como Misión recopilar, seleccionar, procesar, preservar, almacenar, recuperar,
normalizar y diseminar información contenida en la documentación que apoya la toma
de decisiones, la docencia, investigación y extensión. Desde el 26 de noviembre de
1986, se estructuró como "Sistema de Archivo".
La Visión del CENDA para el año 2012 es convertirse en la dependencia responsable
de organizar, custodiar, difundir y ampliar el acceso a los documentos
(independientemente del soporte) y a la información que sustenta la toma de decisiones
y la historia institucional, a través del mejoramiento de su infraestructura tecnológica,
física, administrativa, humana y de servicios en consonancia con la demanda de los
nuevos tiempos.
1.-Elementos necesarios para asegurar la operatividad del Centro de
Documentación Y Archivo durante los años 2010 y 2011.
Necesidades
1.-Adquirir
estantería
esquelética rodante
para albergar 3000
cajas
Adquirir
archivadores
rodantes para
expedientes de
egresados y por
asuntos.
Culminar la
remodelación del
área de
almacenamiento de
documentos
Liberación de
espacio. Infraest.
Física
Aplicar el plan de
preservación y
conservación
documental
Descripción
324 módulos
36 módulos.
Limpieza y
desinfección de los
documentos
custodiados.
Grado de importancia Grado de Urgencia
5
5
5
5
5
5
4
Adquisición de
fotocopiadora e
impresora
Reposición de 2
scanner
Reestructuración y
actualización de la
página web del
CENDA.
Para proceso de
digitalización de
documentos
3
4
5
3
5
5
2.-Proyectos en desarrollo.
2.1
Proyecto: Actualización y adecuación de la página web del CENDA.
Situación: Se solicitó a la Dirección de Servicios Multimedia la actualización y
adecuación de la página web del CENDA de acuerdo a necesidades específicas
manifestadas por los usuarios. En tal sentido se plantea que las búsquedas deben ser
más flexibles, permitiendo usar palabras claves, deben permitir enlaces retrospectivos :
Hasta el presente el Sr. Hermes Rodríguez de la DSM, se encuentra trabajando estos
cambios que esperamos estén listos la primera semana de julio.
Prioridad: 4
Grado de Urgencia: 5
Recursos Necesarios: Personal de la DSM y del CENDA
2.2
Consolidación del Plan Integral de Digitalización de Documentos de
Conservación Permanente, Estratégicos para la USB.
Situación: En mayo de 2008 se inició el proceso de digitalización masiva de
documentos por parte de la empresa Hacer Sistemas, para digitalizar 11000 expedientes,
esta actividad debe realizarse dentro de las instalaciones del CENDA por que los datos
contenidos en el expediente se consideran sensibles, dado que desde agosto 2008 hasta
mayo de 2009 se estuvo trabajando en la remodelación del CENDA, la empresa tuvo
que suspender el proceso de digitalización. Hasta el presente se han digitalizado 5000
expedientes con la correspondiente carga de datos.
Prioridad:4
Grado de Urgencia: 4
Recursos Necesarios: Espacio para que los trabajadores de La Empresa puedan realizar
la digitalización y carga de datos.
2.3
Estudio, identificación e integración de las series documentales
incorporadas al cuadro de codificación y elaboración de los instrumentos de
descripción archivística, de acuerdo con la Norma ISO 15489. Adecuación del
actual sistema de información del CENDA a las Normas internacionales de
descripción, registro de autoridades, instituciones y personas, de identificación y
administración de funciones
Situación:
En función de mejorar los procesos del CENDA y ajustarnos a los criterios de calidad
que permiten compartir información con nuestros pares y nuestros usuarios, aparte de
establecer un mínimo de normalización del tratamiento documental para impulsar el uso
del documento electrónico como apoyo a la administración, iniciamos un primer
contacto con FONDONORMA y el CNTI a fin de conformar un Comité técnico que
permita adecuar la norma ISO 15489 de Gestión documental a Venezuela. En este
mismo contexto, desde el mes de abril del presente año, se inició un proceso de
inventario del fondo documental, acompañado de un expurgo, en vista de que por los
problemas de espacio muchos documentos se desubicaron, se inició entonces la
actualización del inventario existente, la identificación de las series documentales y la
realización del cuadro de codificación, de acuerdo a normativas internacionales. Debido
a que este proceso requiere de una gran inversión en horas hombres, se espera finalizar
el mismo en noviembre del presente año.
Prioridad:3
Grado de Urgencia: 4
Recursos necesarios: Archivólogos y Asistentes de Archivo.
2.4. Definición, desarrollo e implementación del archivo de Historia Oral de la
USB a través de la Oficina del Cronista.
Situación: Este proyecto se está iniciando este mes con la primera actividad de rescate
de la historia oral como fuente alternativa para la reconstrucción de la memoria
histórica.
Prioridad: 3
Grado de Urgencia: 3
Recursos necesarios: Refrigerios.
2.5. Plan de Formación Continua del Personal del CENDA.
Situación: Con el recorte presupuestario se suprimió todo lo relativo a la formación del
recurso humano del CENDA.
Prioridad:5.
Grado de Urgencia: 4
Recursos necesarios: 12.000 Bs. F.
3.
Proyectos que deberían iniciarse y completarse en un Plazo Breve:
3.1
Recuperación, preservación y conservación del patrimonio documental de
la Universidad Simón Bolívar.
Los problemas de espacio que confronta el CENDA ha traído como consecuencia el
deterioro progresivo de los documentos que soportan la información institucional tanto
en el mismo CENDA como en toda la Universidad. Por lo tanto es urgente el desarrollo
del plan integral de recuperación, conservación y preservación de los mismos.
Para ello se requiere de una inversión seria en materia de equipos tanto de alojamiento
como de registro y control ambiental.
Prioridad:5
Grado de Urgencia: 4
Recursos necesarios: Archivólogos y Asistentes de Archivo.
3.2. Liberación, ampliación, adecuación e instalación de nuevos depósitos para
la custodia y conservación de documentos y adquisición de equipos de
almacenamiento de documentos.
Debido a que en la actualidad el crecimiento del CENDA en materia de almacenamiento
documental es nulo se requiere a la brevedad tomar decisiones para liberar los espacios
de las zonas adyacentes que en la actualidad están ocupados por cubículos del Litoral
que tienen un uso casi nulo.
Prioridad:5
Grado de Urgencia: 5
3.3
Valoración desde el punto de vista de la temporalidad jurídica ,
administrativa, tecnológica, científica y cultural de los procesos administrativos de
la USB.
Este constituye uno de los primeros pasos para poder definir e implantar un modelo de
requisitos para el uso del documento electrónico en la USB.
Prioridad:5
Grado de Urgencia: 4
3.4
Renovación de los equipos de computación del CENDA.
En la actualidad 4 funcionarios del CENDA no poseen computadoras para trabajar y
por el uso intensivo que se da a los scanners el deterioro de los mismos es muy
acelerado.
Prioridad:5
Grado de Urgencia: 4
4
Proyectos estratégicos a largo plazo que la Universidad debería desarrollar:
4.1
Programa de Gestión de la Información Documental: Provee lineamientos,
políticas y adiestramiento en la Institución para el abordaje del uso, normalización y
conservación de los documentos y permitirá el desarrollo de un plan estratégico de
carácter corporativo para la administración de documentos administrativos de la USB.
Tiempo: Permanente. Debería iniciarse en septiembre del presente año.
Prioridad:5
Grado de Urgencia: 4
Recursos Humanos, refrigerios.
4.2- Definir los criterios e impulsar los mecanismos necesarios para la
utilización de la firma electrónica como el primer paso para el uso del documento
electrónico como elemento probatorio y de apoyo a la gestión.
Permitirá la definición, desarrollo, implantación y puesta en producción de un sistema
corporativo de administración de documentos y prestación de servicios en el ámbito de
la USB, así como la transferencia de los documentos desde las unidades sectoriales a los
centros de archivo correspondientes y el establecimiento de un work-flow corporativo
para la carga automatizada de documentos e información. Ya se dieron unos primeros
pasos con la realización del Primer Coloquio Internacional en Gestión de archivos y
administración electrónica de documentos y se establecieron algunos mecanismos de
trabajo con la DII..
Tiempo: se estima que el modelo de requisitos esté listo para el mes de diciembre de
2009.
Prioridad: 5
Grado de Urgencia: 5
Recursos necesarios: Equipo humano de la DII y del CENDA.
4.3
Proveer la infraestructura física definitiva para la adecuada conservación
del fondo documental.
Es necesario que la institución piense definitivamente en espacios para ubicar al
CENDA con un carácter permanente.
Prioridad:4
Grado de Urgencia: 3
Recursos necesarios: Planta Física
4.4
Desarrollo de un Diplomado en Gestión de Documentos, aprovechando las
alianzas estratégicas existentes con la Universidad Carlos III de Madrid y la
Universidad Internacional de Andalucía.
Sartenejas, 11 de junio de 2009.