Universidad Piloto de Colombia Bogotá, Colombia www.unipiloto.edu.co Industria: Educación La Universidad Piloto de Colombia dio un salto en sus sistemas de correo y colaboración gracias a la plataforma Live@edu de Microsoft. La Universidad Piloto de Colombia es una institución de educación superior fundada en 1962, la cual ha definido y adoptado su estructura, sus propios estatutos y demás regulaciones para el cumplimiento de sus funciones institucionales. La Universidad Piloto de Colombia tiene el término Renovación dentro de sus bases más profundas. Solución Implementada: Microsoft Live@Edu Situación Beneficios claves: La Universidad Piloto de Colombia contaba con un sistema de correo electrónico en una plataforma propietaria Oracle, dispuesto para el uso de los estudiantes. No obstante, el esfuerzo por brindarles a sus alumnos este servicio era desaprovechado, ya que los estudiantes presentaban inconformidades por la baja capacidad del buzón (de tan solo 10MB) y su poca interacción con los demás servicios en línea provistos por la institución. Capacidad de 5GB de buzón de correo electrónico y 5GB de disco duro virtual para cada estudiante. Identificación única de los estudiantes mediante un solo usuario y contraseña. Calendarios compartidos, servicios integrados con MSN, acceso móvil y manejo de contactos, entre otro. “La plataforma servía para hacer ciertos procesos, pero hacerlos separados. Para el sistema de matriculas, por ejemplo, los estudiantes hacían la auto matricula desde Internet, pero este proceso no tenía ninguna relación con el sistema de correo para notificaciones pertinentes”, comenta Orlando Perez Patiño, Director de Gestión Informática de la Universidad Piloto de Colombia. Desde el punto de vista administrativo, la plataforma era difícil de controlar porque había caídas periódicas del servicio. Además, al tener un acceso con usuario y contraseña diferente ocasionaba constantes llamadas al centro de soporte para la restauración de contraseñas en cada uno de los sistemas. Solución La plataforma Windows Live@edu le proporciono a la Universidad conjunto de servicios en línea para estudiantes con una cuenta correo individual y personalizado la cual permite tener una clave acceso a las diferentes herramientas Windows Live y la facilidad un de de de integración con otros servicios prestados por la universidad. "Es muy importante para la comunidad Universitaria en general, contar con sistemas de correo robustos y que adicionalmente tengan prestaciones de valor agregado como los que proporciona Live@edu." Orlando Pérez Director de Gestión Informática Universidad Piloto de Colombia “Es posible, por ejemplo, enviar un correo para los estudiantes de sistemas de primer semestre, y este le llegará automáticamente a todo este grupo”, comenta el directivo. Bogotá Cra 7 # 71 – 52 Torre B Of 1302 Teléfono: +57 (1) 317 0049 Fax: +57 (1) 317 0052 Medellín Cra 43ª # 7 – 50ª Of 1609 Centro empresarial Dann Carlton Teléfono: +57 (4) 354 0333 Cali Teléfono: +57 (2) 524 2530 Fax: +57 (2) 488 5026 Live@edu le dio a la universidad la capacidad de asignarle cuentas de correo de 5GB a cada uno de los estudiantes, bajo un dominio específico, con un control continuo sobre la gestión de las credenciales de sus estudiantes y con filtros anti-spam y anti-phishing que pueden ser consultados desde cualquier lugar. Otros de los servicios de Live con los que cuenta la universidad son: La mensajería instantánea, espacio para blog, el acceso por medio de dispositivos móviles y el correo electrónico. Durante todo el proceso de implementación, Visión Software en trabajo conjunto con la universidad lograron la integración de plataformas conocidas como MIIS 3.1.1046.0 para que el sistema de registro y control académico conocido como Universitas XXI (que está desarrollado en otra plataforma) se integrara con Active Directory de Microsoft. “La mayoría de los servidores de la entidad funcionan con Microsoft Windows 2003 Server y los usuarios de la universidad trabajan bajo el esquema de Terminal Server. Utilizamos una gran cantidad de productos Microsoft definidos en el Campus Agreement. Adquirimos un servidor dedicado a la parte de integración, ya que el hosting de Live@edu lo hace directamente Microsoft”, explica Orlando Perez Patiño, Director de Gestión Informática de la Universidad Piloto de Colombia. Adicionalmente, los directivos encuentran que para este proyecto se utilizaría Microsoft Identity Lifecycle Management (ILM), por lo que ven la posibilidad de atacar otra problemática importante: El manejo de la identidad. ILM es una herramienta que permite la integración de diferentes directorios o infraestructuras para tener una sola identidad dentro de la organización, permitiendo unir los sistemas de recursos humanos, de contabilidad, de directorio activo y cualquier otro, con un solo punto de cambio de identidad y de los atributos. La integración de Live@edu con Microsoft Exchange, permite que los docentes y el cuerpo administrativo puedan verlos como grupos de contactos, y de esta forma comunicarse con ellos y enviarles mensajes de correo electrónico directamente.