Movimientos que no Generan Flujos de Caja Código IGP

Código
IGP-20 v.01
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Movimientos que no Generan Flujos de Caja
1. Objetivo y Alcance
Establecer una guía de orientación que permita establecer los pasos y requisitos que
se deben tener en cuenta, para la presentación de los informes que requiere la
administración y los entes de control.
2. Responsables
El responsable de la implementación adecuada de este instructivo es el líder del
proceso Gestión Presupuestal y Contabilidad.
3. Definiciones
3.1 Devolución de IVA
IVA, es un impuesto al consumo y su nombre completo es Impuesto al Valor Agregado
esto significa que es un impuesto que se estará pagando por el valor que agreguemos
a los productos o servicios que hayamos adquirido.
Según la ley 30 de 1992 en el articulo 92, establece que el IVA que paga las
Universidades Públicas en la adquisiciones de bienes y contratación de servicios es
objeto de devolución por parte de la DIAN.
El calendario para la solicitud del IVA es bimestral teniendo en cuenta la normatividad
vigente sobre las devoluciones realizadas por la DIAN:
3.2 Movimientos que no Generan Flujo de Efectivo
3.2.1
Amortización: proceso financiero mediante el cual se extingue, gradualmente,
una deuda por medio de pagos periódicos, que pueden ser iguales o
diferentes.
3.2.2
Depreciación: mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre
un bien por el uso que se haga de el. Cuando un activo es utilizado para
generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final
lo lleva a ser inutilizable.
3.2.3
Provisiones: Son las reservas que han de realizar las empresas para hacer
frente a las obligaciones futuras contraídas con los Deudores.
3.2.4
Cruce de Costos: procedimiento mediante el cual se trasladan los costos
registrados en la cuenta 7 para la cuenta contable 6, al final del periodo.
3.2.5
SEUD: Servicio Estadístico Unificado de la Deuda, formato mediante el cual se
registran todos los movimientos que genera la adquisición, amortización y pago
de de los Créditos de Corto y Largo Plazo, adquiridas con entidades
financieras.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Yorcley Angarita Rivero
Firma
Mariela Villamizar Vera
Firma
María Victoria Bautista Bochaga
16 de mayo de 2014
Fecha
23 de mayo de 2014
Fecha
27 de mayo de 2014
Código
IGP-20 v.01
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TIEMPOS
RESPONSABLE
FORMATOS
2 días
Líder del
proceso, Técnico
de Presupuesto.
Movimientos que no Generan Flujos de Caja
4. Contenido
Nº DE
ACTIVIDAD
ACTIVIDADES
1
DEVOLUCION DE IVA
1.1
Aspectos Generales Devolución de IVA
Verificar que las cuentas cumplan con los
requisitos de la DIAN, con las facturas que
vienen adjuntos igual a la
información
registrada en los egresos. Con el fin de que
sea devuelto el dinero solicitado.
BIMESTRE
1.1.1
1.2
1.2.1
1.3
FECHA PRESENTADA
Ene-Feb
Ultimo día Hábil de Marzo
Mar-Abr
Ultimo día Hábil de Mayo
May-Jun
Ultimo día Hábil de Julio
Jul-Agos
Septiembre
Ultimo
día
Hábil
de
Sep-Octu
Noviembre
Ultimo
día
Hábil
de
Nov-Dic
Ultimo día Hábil de Enero
Solicitud de comprobantes de egreso que
tengan IVA
Se solicita al proceso de Gestión de Tesorería
y Pagaduría, los comprobantes de egreso que
tengan objeto de devolución de IVA. El técnico
de Pagaduría y Tesorería busca entre el
movimiento
solicitado
del
bimestre
correspondiente, las facturas que cumplan los
requisitos.
2 días
Técnico
Administrativo
Presupuesto.
2 días
Técnico
Administrativo
Presupuesto
Revisión de las facturas
Una vez se tengan el proceso de Gestión de
Tesorería y Pagaduría reporta los egresos
respectivos del bimestre, se procede a sacar
fotocopia del egreso y la factura, se revisa su
diligenciamiento con el fin de verificar que no
presenten
enmendaduras,
tachones
o
borrones, que concuerde el valor facturado y
el pagado. Los Requisitos de la factura son:
1.3.1
1. Estar denominada expresamente como
"Factura de Venta".
2. Apellidos y nombres o razón social y NIT
del vendedor o de quien presta el servicio.
FGT-12
“Memorando”
Código
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Técnico de
Presupuesto y
Contabilidad
FGP-37
“Solicitud
Devolución
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3. Siempre deberá estar expedida a nombre
de la Universidad de Pamplona, NIT.
890.501.510-4
4. Llevar un número que corresponda a un
sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los
artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del
impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del
impuesto sobre las ventas.(régimen
común o simplificado)
10. Al momento de la expedición de la factura
los requisitos de los literales a, b, d y h
deberán estar previamente impresos a
través de medios litográficos, tipográficos
o de técnicas industriales de carácter
similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o
máquinas registradoras, con la impresión.
Efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresión previa.
El sistema de facturación deberá numerar en
forma consecutiva las facturas y se deberán
proveer los medios necesarios para su
verificación y auditoria.
Después de verificadas las facturas se
empieza a digitar la información solicitada por
la DIAN en una hoja de Excel, que contiene la
siguiente información:
1. El número de la factura
2. Fecha de exp. de la factura
3. NIT del vendedor o de quien presta el
servicio
4. nombres y apellidos o razón social quien
presta el servicio
5. Dirección de quien presta el servicio
6. Valor sin IVA
7. IVA
8. Fecha pago del comprobante de egreso
9. Numero de cheque por el cual se canceló
el servicio
10. Cta. bancaria
Posteriormente se ordena alfabéticamente
todos los egresos con sus respectivos
soportes y se hace una relación de los
extractos y conciliaciones mediante el FGT-12
“Memorando” solicitando a la oficina de
Pagaduría y Tesorería copia de los mismos.
1.4
1.4.1
Diligenciamiento del formato
Solicitud Devolución de IVA
FGP-32
Posteriormente el Técnico de Presupuesto y
Contabilidad
diligencia
FGP-37“Solicitud
2 días
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Devolución de IVA“, se tiene en cuenta la
información digitada en el cuadro en Excel, la
cual se extrae de las facturas y soportes
físicos de cada una de las cuentas a las que
se le está solicitando la devolución del IVA.
de IVA“
Con esta información se procede así:
 Se ordena los proveedores por su Nombre
o Razón Social.
 Luego para cada uno de los proveedores,
se ordena las facturas objeto de devolución
del IVA .por la fecha de expedición desde
la más antigua a la más reciente.
 Una vez ordenados por proveedores, se
suma el valor del IVA para cada uno de los
periodos (meses) de cada tercero en que
se haya expedido las facturas y se registra
el valor en una fila adicional. Finalmente, se
registra el valor total de los periodos del
proveedor en una fila adicional que contiene
la sumatoria de todos los periodos.
 En caso de que solo se haya expedido
factura para un solo periodo, se totaliza
directamente el valor de la factura y el
respectivo IVA a descontar en una fila
adicional. Este proceso se hace para cada
una de los proveedores relacionados en el
bimestre para solicitud de devolución de
IVA.
 Finalmente, una vez totalizado el valor de
las facturas de todos los proveedores, se
registra en fila adicional, el valor global del
IVA a solicitar.
 En la última columna con el título de % se
muestra el porcentaje del IVA solicitado que
le corresponde a cada proveedor con
respecto a valor final del IVA solicitado para
el bimestre.
 Se digita el folio del extracto donde se
relaciona el valor de la factura cancelada.
Una vez elaborado el formato de las
facturas discriminadas del impuesto de IVA
pagado se imprime y junto al Formulario
de
solicitud
de
devolución
y/o
compensación en original y dos copias
diligenciados y firmados por la Directora
de Presupuesto y Contabilidad, se envía a
la oficina de rectoría
para que sean
firmados por el rector (a).
1.5
1.5.1
Recopilación de documentación
Una vez se firmados los Formulario de
solicitud de devolución y/o compensación en
original y dos copias y el cuadro de las
facturas discriminadas del impuesto de IVA
pagado y la certificación, se archiva en una
carpeta o en una A Z, recopilando la siguiente
documentación, para ser entregada a la DIAN:
1.
Formulario de solicitud de devolución y/o
compensación en original y dos copias.
2.
Copia de la Cédula del Representante
Legal.
1 día
Líder del
proceso, Técnico
Presupuesto y
Contabilidad
FGP-37
“Solicitud
Devolución
de IVA“
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1.6
1.6.1
1.7
1.7.1
1.8
3.
Constancia del Ministerio de Educación
Nacional MEN, donde certifica la
Representación Legal.
4.
Certificación de que no existe orden de no
pago en los cheques
5.
Relación de las facturas discriminadas del
impuesto de IVA pagado FGP-37 solicitud
Devolución de IVA
6.
Copia de las facturas objeto de
devolución del IVA y su correspondiente
comprobante de egreso.
7.
Extractos
solicitado.
8.
Conciliaciones bancarias del bimestre
solicitado
bancarios
del
bimestre
Foliar la documentación
Cuando ya esté el informe con sus respectivos
soportes se debe foliar una a una las copia
que allí se recopilaron, y armar una carpeta
legajada con la información.
0.5 días
Técnico
Presupuesto y
Contabilidad
0.5 días
Técnico de
Presupuesto y
Contabilidad
Archivo y Custodia
Se debe tomar la información del FGP-37
Solicitud Devolución de IVA de las facturas
discriminadas del impuesto de IVA pagado y
copiarlo en un CD.
Enviar a la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales
DIAN (DIAN)
Técnico de
Presupuesto y
Contabilidad
Una vez esté listo el paquete se debe enviar a
la ciudad de Cúcuta para que sea radicada en
la DIAN
“Dirección de Impuestos Y
Aduanas Nacionales”
de la siguiente
manera:
1.8.1
1. Que se presente en forma personal por el
representante legal de la Institución, y si
por alguna circunstancia de fuerza mayor
no puede presentarse, podrá ir un
funcionario de la misma con una
autorización notariada y firmada por el
representante legal para hacer la
respectiva entrega
2. Que se presente dentro del tiempo
estipulado en la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales correspondiente.
3. Y que vaya
documentación.
acompañado
de
la
1 día
FGP-37
“Solicitud
Devolución
de IVA“
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2
2.1
2.1.1
INFORME CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION (CHIP)
Consolidación de Información Financiera
Para la elaboración del CGN se debe tener
cerrados
los
periodos
contables
y
presupuestales, para lo cual la información
financiera debe estar verificada, haber
realizado la depreciación, amortización,
provisiones y cruce de costos respectivos para
cada mes; se verifica que no existan cuentas
sobregiradas y que los egresos generados
hayan afectado correctamente las cuentas por
pagar.
15 días
Se
debe
reportar
dos
formatos
INFORMACION CONTABLE PUBLICA según
el formato anexo establecido por la CGN:
CGN001_ Saldos y Movimientos.
Y CGN002_Operaciones Reciprocas según formato anexo establecido por la CGN.|
Código
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2.2
2.1.1
Generación del Informe
Una vez verificada que la información
financiera está consolidada, se procede a
generar el archivo plano para cargarlo al
sistema CHIP, teniendo en cuenta la ruta
contabilidad-consultas e informes-CGN, en
esta ventana se selecciona el formato a
ejecutar, el periodo, y la cuenta inicial y final
que se requiere.
10 días
Líder del
Proceso.
Código
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3
3.1
SERVICIO ESTADISTICO UNIFICADO DE
LA DEUDA
Recolección
y
Conciliación
de
la
Información
El último día hábil de cada mes se debe
solicitar a las entidades financieras con las
cuales la Universidad suscribió Créditos
Bancarios de corto y largo plazo, certificación
de los saldos a capital a corte de 30 del mes
anterior, y copia de las notas contables en las
cuales se especifica el aporte a Capital e
intereses de cada crédito.
3.1.1
Una vez recibida la anterior información, se
procede a conciliar los datos con los registros
del aplicativo Gestasoft, se verifican los saldos
de cada crédito registrados en la cuenta 2306
Operaciones de Financiamiento Internas de
Corto Plazo y 2307 Operaciones de
Financiamiento Internas de Largo Plazo,
igualmente se verifica que la ejecución
presupuestal de obligaciones financieras
concuerde con los pagos realizados por la
Universidad por capital e intereses.
1 día
Analista de
Contabilidad.
Nota: normatividad aplicable Ley 533 de
1999, Circular 09 de 2011-Ministerio de
Hacienda y Crédito Público.
3.2
Diligenciamiento del Formato
Conciliada la información se procede a
diligenciar el formato externo establecido por
el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y
la Contraloría General del Departamento.
*SEUD MINISTERIO ver enlace.
3.2.1
*SEUD CONTRALORIA ver enlace.
Para el caso del Ministerio de Hacienda se
relacionan cada funcionalidad en los
comentarios del formato:
5 días
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F26
“CGNDS“
“Sistema
Estadístico
Unificado de la
Deuda“.
Se diligencian los siguientes campos:

Descripción del Crédito. Hace referencia
al nombre del crédito que da la Entidad
Financiera.

Código del Crédito: hace referencia al
código que da el Ministerio de Hacienda
cuando autoriza un crédito nuevo o la
refinanciación
de
la
Obligación
Financiera.

Nro. de Tramo: hacer referencia al
consecutivo de los créditos adquiridos.

Fecha de vencimiento: hace referencia a
la fecha en la cual se vence el crédito
bancario.

Fecha de Operación: hace referencia a la
fecha en la cual se adquiere el crédito, se
bona a capital o a intereses.

Tipo Operación: hace referencia al tipo de
transacción que se realiza en el mes,
según los códigos: 05 Desembolso del
Capital Prestado, 06 Amortización Capital,
07 Abono Intereses, 08 Comisión, 11
Prepago, 13 Diferidos, 99 Saldo de
Capital adeudado y Acumulado de capital
pagado.

Tasa de Intereses en números reales:
hace referencia a la tasa efectiva que
aplica el banco.

Valor de operación en monde del Pago:
hace referencia al valor cancelado
dependiendo del tipo de operación que se
realice en el mes.

Acumulado
de
Movimientos:
hace
referencia al acumulado del capital
pagado.

Saldo Deuda: hace referencia al saldo de
la deuda a la fecha.
Y para la Contraloría existe un manual del
usuario el cual se encuentra en la ruta
www.contraloriands.gov.co se ingresa al ítem
SIA-GUIA PARA LA RENDICION DE
INFORMES
3.3
3.3.1
Revisión y Envió de Informes
Una vez consolidado el informe se imprime un
balance de comprobación de la 2306 y 2307,
una ejecución presupuestal del rubro Servicio
de la Deuda Pública del mes a reportar, las
constancias de los bancos y el informe, para
revisión por parte del líder del proceso.
Verificado el informe la líder del proceso
autoriza el envió del informe, el del Ministerio
se envía al e-mail [email protected]
y [email protected]; el de la
2 días
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Movimientos que no Generan Flujos de Caja
Contraloría se debe ingresar a la ruta
www.contraloriands.gov.co, SIA-MENU DEL
SISTEMA seleccionar ADMINISTRADOR DE
EXPEDIENTES dar clic en la opción examinar
y cargar el archivo cvs establecido según el
manual de la Contraloría.
El sistema genera dos archivos un.log y un
.fmt
si
el
archivo
formato_201204_f26_cgdns.log
genera
errores se deben realizar las correcciones y se
vuelve a subir el archivo.
Después de cargados correctamente los
archivos se guardan una copia de los mismos
en el PC.
4
4.1
4.1.1
INGRESO DE NOTAS CONTABLES
Aspectos Generales
Líder del
proceso,
Analista
Contable,
Técnico
Presupuesto,
Analista
Convenios.
Dentro de los procedimientos que desarrolla el
proceso de Gestión Presupuestal y Contable,
se establece la elaboración de Notas de
Contabilidad con las cuales se registra la
Amortización,
Depreciación
Provisiones,
Cruce de Costos, registro de movimientos
contables que no requieren CDP, RP y
causación de pago, y Depuración de la
Información Financiera.
Los cuales son realizados por los funcionarios
del proceso, de acuerdo a la necesidad que se
requiera en el desarrollo de las actividades
que ejecuta el proceso para el logro de los
objetivos.
4.2
4.2.1
Ingreso de Notas Contables
Teniendo en cuenta los soportes que justifican
la Nota de Contabilidad a realizar, se procede
a ingresar al aplicativo Gestasoft, ruta
CONTABILIDAD-REGISTRO
DE
MOVIMIENTOS, seleccionar el periodo en el
cual se va a realizar la NC, se le da agregarcontinuar y en el encabezado se selecciona
Nota Contable, se procede a diligenciar el
FGP-36
Nota
Contable
según
los
requerimientos de la información que se vayan
a legalizar según lo citado en el ítem 4.1.
1 día
Líder del
proceso,
Analista
Contable,
Analista
Convenios,
Técnico
Presupuesto.
FGP-36
“Nota Contable“
Código
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Movimientos que no Generan Flujos de Caja
4.2.2
4.2.3
Se imprime teniendo en cuenta la siguiente
ruta:
CONTABILIDAD-CONSULTAR
MOVIMIENTOS CONTABLES, selecciona el
modulo
Contabilidad,
Tipo
Documento
Contable Nota Contable, el periodo inicio y fin
que en la que se realizó la nota.
Se anexan los soportes de la Nota
Contabilidad y se entrega al líder del proceso
para su revisión y firma, posteriormente se
archiva según tablas de retención.
Nota: Los soportes de las Notas Contables
relacionados con la Depuración de la
información financiera, se imprimen
directamente del sistema TNS o el
Aplicativo Gestasoft, por lo tanto no están
firmados por las personas que elaboraron
o aprobaron ya que los archivos originales
reposan en el proceso de Gestión de
Tesorería y Pagos, o en el archivo central;
lo cual generaría que la depuración sea
dispendiosa;
por
otra
parte
los
funcionarios responsables en la mayoría
de casos ya no laboran con la Universidad
de Pamplona.
Código
IGP-20 v.01
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Movimientos que no Generan Flujos de Caja
5
5.1
IDENTIFICACION Y REGISTRO DE
CONTINGENCIAS
Identificación Contingencias.
El analista contable solicita al proceso de
Asesoría
Jurídica,
la
relación
de
contingencias a la fecha mediante oficio,
memorando o e-mail.
5.1.1
5.2
EL proceso de Asesoría Jurídica remite el
listado de las contingencias existentes a la
fecha, especificando
el nombre del
demandante
y
demandado
con
sus
respectivos datos básicos, tipo de proceso,
estado en que se encuentra el proceso, monto
exacto de las pretensiones.
8 días
Analista
Contable
FGP-36
“Nota contable“
Con el listado se realiza un proceso de
conciliación entre la relación y libros de
contabilidad, registrando mediante FGP-36
v.00 Nota Contable las variaciones que se
presenten como resultado de la conciliación.
Registro Contingencias.
Se ingresa al aplicativo Gestasoft, al módulo
de Contabilidad- Movimientos-Registro de
Movimientos- selecciona el periodo en el cual
se va a registrar las contingencias, y se
agrega la nota contable.
En este se registra el concepto, detalle,
documentos soporte, valor y el nombre del
tercero a quien corresponde la contingencia.
5.2.1
5 días
Una vez diligenciado se procede a imprimir el
FGP-36 Nota Contable, para verificación y
firma de la líder del proceso, y se adjuntan los
soportes remitidos por el proceso de Asesoría
Jurídica.
Nota: Para el registro se debe tener en cuenta
el Manual de Procedimientos de la Contaduría
General de la Nación.
5.2.2
Analista
Contable
FGP-36
“Nota contable“
Código
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5
Documentos de Referencia:




6
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad.
NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Ley 962 Antitrámites
Historia de Modificaciones
Versión
00
7
Anexos
“No Aplica”
Naturaleza del
Cambio
Actualización del
documento según
consta en el Acta N.
11 del 23 de mayo
de 2014
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
23 Mayo del 2014
27 de mayo de 2014